1) Tarjouspyynnössä kerrotaan, että alkuvaiheessa mukaan tulee konserniyhtiöistä Raahen Vesi Oy ja Raahepolis Oy. Tuleeko kiinteään tarjoushintaan kuulua laskujen erilaiset ulkoasut kyseisten yhtiöiden osalta (laskujen tulostuspalvelut)? Vastaus: Jokaiselle yhtiölle tulee erilainen laskujen ulkoasu. 2) Mikäli on tarvetta useammalle eri laskun ulkoasulle, niin kuinka monta erilaista ulkoasua tarjouksen tulee pitää sisällään? Vastaus: Tarjouksen tulee sisältää seuraavat erilaiset laskujen ulkoasut; Raahen kaupunki, Raahen Seudun hyvinvointikuntayhtymä, Raahen Vesi Oy ja Raahepolis Oy. 3) Tuottavatko laskutusjärjestelmät; Effica, Intime, ProE, VesikantaPlus, valmiit laskut esim. pdf muodossa, jotka on linkitetty verkkolaskuun tai tuleeko toimittajan muodostaa laskun kuva (pdf) saadun verkkolaskusisällön perusteella? Vastaus: Laskutusjärjestelmät tuottavat laskun pdf-kuvan. 4) Tuleeko toimittajan sisällyttää tarjoukseen laskujen sähköinen näyttöpalvelu (laskun katselu linkin kautta selaimella esim. pdf muodossa) Vastaus: Tarjoukseen ei sisällytetä laskun katselua linkin kautta. 5) Tämä tarjouspyyntö ei ilmeisesti liity tarjouspyynnössä mainittujen järjestelmien valmiuteen lähettää ja/tai vastaanottaa verkkolaskuja? Tarjouspyynnössä haetaan ainoastaan operaattoria, joka toteuttaa verkkolaskujen välityspalvelun? Vastaus: Tarjouspyynnössä haetaan ainoastaan operaattoria verkkolaskujen välityspalvelun hoitamiseen. 6) Tarjouspyynnön kohdan 15 mukaan hankinnassa noudatetaan sekä JYSE 2009 ehtoja että JIT2007 ehtoja. a. Tämä ei ole millään tavoin tarkoituksenmukaista taikka selkeää hankintasopimuksen kannalta sillä JYSE2009 ja JIT2007 ehdot ovat keskenäänkin ristiriitaisia. Sopimuksen liitteenä ei voi olla kaksia keskenään ristiriitaisia yleisiä ehtoja vaan hankintasopimuksen selkeyden kannalta tulee päätyä ainoastaan yksiin yleisiin ehtoihin. b. JYSE2009-ehdot on laadittu vastaamaan julkisen hankinnan yleiseen palveluhankintaan, ei IT-palvelujen hankintaan, toisin kuin markkinoilla yleisesti sovelletut JIT2007 ja IT 2010-ehdot. Tästä johtuen palveluehdot ottavat puutteellisesti kantaa IT-palvelujen toimitukseen. Siksi ehdotamme, että hankinnassa päädytään soveltamaan yleisinä ehtoina ainoastaan JIT2007-ehtoja taikka IT2010-ehtoja ja, että JY- SE2009-ehdot poistetaan tarjouspyynnöstä. Voitteko täsmentää tarjouspyyntöä edellä kuvatulla tavalla?
2 Vastaus: a) JYSE 2009 ja JIT2007 ehtoja noudatetaan soveltuvin osin ja järjestyksessä: 1. JYSE 2009 ja 2. JIT 2007. Ehdot eivät siten ole keskenään ristiriitaisia. Jos kummastakaan ehdosta ei löydy ratkaisua asia ratkaistaan osapuolten kesken neuvottelemalla. Vastaus: b) Kuten edellä. 7) Tarjouspyynnön kohdan 15 mukaan hankinnassa noudatetaan JIT2007 ehtoja. Kohdassa on kuitenkin ainoastaan merkintä JIT 2007. JIT2007 ehdot muodostuvat kuitenkin Yleisistä ehdoista (JIT2007 Yleiset ehdot) sekä viidestä erityisehdosta ( Sovellukset, Palvelut, Konsultointi, Valmisohjelmistot ja Laitteet ). Näitä kaikkia erikoisehtoja ei ole tarkoitus soveltaa kaikkiin toimituksiin. Ehdotamme, että tarjouspyyntöä täsmennetään sen osalta, mitä JIT2007-erikoisehtoja sovelletaan. Ottaen huomioon sen, että tarjouspyynnössä hankitaan ainoastaan palveluita, ehdotamme, että tarjouspyyntöön sovelletaan JIT2007 Yleisiä ehtoja sekä JIT2007 Palvelut ehtoja. Voitteko täsmentää tarjouspyyntöä edellä kuvatulla tavalla? Vastaus: JYSE 2009 ja JIT2007 ehtoja noudatetaan soveltuvin osin. (JIT2007 lisäyksenä ko. kohtaan tarjouspyynnössä) 8) Tarjouspyynnön kohdan 15 asiakirjojen tulkintajärjestyksen mukaan tarjouspyyntö tulee sopimuksen soveltamisjärjestyksessä toiseksi, heti sopimuksen/hankintapäätöksen jälkeen ja Toimittajan tarjousta sovelletaan viimeisenä vasta JIT2007/JYSE2009-ehtojen jälkeen. Tämä ei ole millään tavoin loogista, sillä Toimittajan tarjous sisältää sen, mitä toimittaja tarjoaa ja pystyy toimittamaan ja siksi on kohtuutonta, että tarjouspyyntö asetetaan näin etusijalle. Ristiriitatilanteessa ratkaisua epäselvään tulkintaan haettaisiin siis tarjouspyynnöstä eikä siitä asiakirjasta, johon Toimittaja on sitoutunut ja jossa luvattu toimitus kuvataan tarkasti, eli tarjouksesta. Vielä kun Yleiset ehdot (JIT/JYSE) ovat molemmat etusijalla Toimittajan tarjoukseen nähden, ei tarjouksessa sovitulla ole enää mitään virkaa. Toimittaja katsoo, että tarjouspyyntöä ja tarjousta ei tule lainkaan ottaa sopimuksen liitteiksi, vaan kaikki olennaiset palveluun liittyvät asiat, kuten palvelukuvaukset, hinnat, yms tulee liittää ja sopia itse sopimuksessa. Voitteko täsmentää tarjouspyyntöä edellä kuvatulla tavalla? Vastaus: Asiakirjojen tulkintajärjestys pidetään ennallaan tarjouspyynnön mukaisena. Jos sopimusaikana ilmenee seikkoja, joihin ei löydy ratkaisua tarjouspyynnössä mainituista asiakirjoista esitetyssä tulkintajärjestyksessä, niin asia ratkaistaan osapuolten kesken neuvotteluin. 9) Tarjouspyyntö ei sisällä sopimusluonnosta, jonka pohjalta hankintasopimus tullaan tekemään. Tarjouspyyntö ei myöskään sisällä poikkeamaluetteloa yms. johon Toimittaja voisi kirjata poikkeamia tarjouspyyntöön sekä siihen sovellettaviin yleisiin ehtoihin (JY- SE2009/JIT2007). Miten Toimittajan tulee edetä kommenttiensa ja muutosehdotustensa
3 kanssa vai edellyttääkö Raahen kaupunki, että tarjouspyyntö ja siihen sovellettavat yleiset ehdot (JYSE2009/JIT2007) tulee hyväksyä sellaisenaan? Mikäli edellyttää, muodostaa tämä Toimittajalle tarjoamisen esteen. Voitteko täsmentää tarjouspyyntöä tähän liittyen? Vastaus: Katso tarjouspyynnön kohta 13. Muut ehdot 10) Voitteko täsmentää JYSE2009-ehtojen kohtaa 6.4 lisäämällä lauseen Tarkastuksen tekijä ei voi kuitenkaan olla palveluntuottajan suora kilpailija. Vastaus: Sopimuksessa ei sovelleta JYSE2009 PALVELUT -ehtojen kohtaa 6.4. 11) JYSE2009-ehtojen 7.3 kohdan perusteella palvelutuottaja voi joutua vastuuseen tilaajan asiakkaiden vahingoista. Tällaiset vahingot ovat välillisiä vahinkoja ja niitä ei yleisen markkinakäytännön mukaisesti korvata. Pyydämme täsmentämään tarjouspyyntö siten, että kohtaa 7.3 ei sovelleta. Mikäli tilaajan asiakkaiden vahingot voivat tulla korvattavaksi, muodostaa tämä palveluntuottajalle tarjoamisen esteen. Voitteko täsmentää sopimusta edellä kuvatulla tavalla? Vastaus: Sopimuksessa sovelletaan JYSE2009 PALVELUT -ehdon kohtaa 7.3. 12) JYSE2009 -ehtojen 7.4 kohdan perusteella palveluntuottajan on pidettävä kirjaa vahinkotapauksista, joissa vahinko on aiheutunut tilaajalle tai kolmannelle. Palveluntuottaja ei voi kuitenkaan aina olla tietoinen mitä vahinkoa on voinut syntyä tilaajalle tai kolmannelle osapuolelle. Kohta on epäselvä ja esitämme, että se poistetaan. Voitteko täsmentää sopimusta edellä kuvatulla tavalla? Vastaus: Tilaaja kirjaa ko. vahingot. 13) JYSE2009 -ehtojen 11.6 kohdan perusteella tilaajalla on oikeus virheen perusteella pidättäytyä maksamasta palvelun hintaa. Palveluntuottaja ei voi hyväksyä tällaista ehtoa. Mikäli palvelussa on virhe, tulee tilaajan esittää siitä reklamaatio ja virheen seuraamukset käsitellään erikseen. Esitämme, että kohta 11.6 poistetaan. Voitteko täsmentää sopimusta edellä kuvatulla tavalla. Vastaus: Sopimuksessa noudatetaan JYSE2009 PALVELUT -ehdon kohtaa 11.6. 14) JYSE2009 -ehtojen 16 kohdan perusteella vastuuta sopimusrikkomuksen aiheuttamista välittömistä vahingoista ei ole rajoitettu. Tämä poikkeaa merkittävästi markkinakäytännöstä. Ehdotamme, että vastuu rajataan 15 % arvoon kuuden kuukauden palvelun hinnasta. Mikäli vastuuta ei rajata kohtuulliselle tasolle, muodostaa tämä palveluntuottajalle tarjoamisen esteen. Voitteko täsmentää sopimusta edellä kuvatulla tavalla? Vastaus: Koska JYSE2009 ei määrittele vahingonkorvauksen määrää, sovelletaan JIT2007 -ehdon kohtaa 21.
4 15) Ehdotamme, että JYSE2009 -ehtojen kohtaa 19 lisätään lause kolmansien osapuolten vakio-ohjelmiin ja -aineistoihin sovelletaan aina kolmansien osapuolten ehtoja. Mikäli palveluun sisältyy kolmansien osapuolten materiaali, ei toimittaja voi antaa näihin laajempaa oikeutta kuin mitä kolmas osapuoli on alun perin myöntänyt. Voitteko täsmentää sopimusta edellä kuvatulla tavalla? Vastaus: Edellä esitetty lause voidaan hyväksyä lisäyksenä JYSE2009 PALVELUT ehtojen kohtaan 19. 16) Viitaten tarjouspyynnön hintaliitteen kohtaan tulostuspalvelujen kautta menevien laskujen hinnoittelu; Hinnoittelutietojen antamiseksi laskukohtaisesti tarvitsisimme tiedot: a. voidaanko tulostettavien laskujen hinnoittelu antaa 1-sivuiselle laskulle sisältäen tulostuksen, kuorituksen, materiaalit (kuori, arkki) ja erillinen hinta lisäsivujen tulostukselle ja kuoritukselle per lisäsivu? Tulostushintaan vaikuttaa merkittävästi laskujen sivumäärä, jossa lisäsivun tulostus ja kuoritus tulisi voida hinnoitella erikseen. Vastaus: Tulostettavien laskujen hinta annetaan 1-sivuiselle laskulle sisältäen tulostuksen, kuorituksen ja materiaalin sekä postimaksun. Lisäsivun hinta ilmoitetaan erikseen. Tarjousvertailu tehdään oletuksella että kaikki laskut ovat yksisivuisia. b. Voidaanko em. hinnoittelu antaa oletuksella, että tulostus on mustavalkoista valkealle arkille ja kuorena käytetään blancoa C5-isoikkunakuorta (ei esipainettuja lomakkeita tai kuoria)? Vastaus: Hinta ilmoitetaan mustavalkoiselle tulosteelle ja blanco kirjekuorelle. c. Tuleeko hinnoittelun sisältää postimaksut? Jos hinnoittelun tulee sisältää postimaksu, onko jakeluluokkana Economy vai Priority, vai onko käytössä molempia postimaksuluokan sisältäviä kirjeitä? Vastaus: Hinnan tulee sisältää postimaksu Priority jakeluluokassa. Kaikki laskut samassa postimaksuluokassa. 17) Kuluttajien e-laskuissa on mahdollista tarjota esilläpitopalvelu, jossa kuluttaja voi siirtyä verkkopankistaan katsomaan linkin avulla esilläpitopalvelun ns. näköislaskua. Esilläpitopalvelun laskun visuaalisuus on pdf-muotoinen esitystapa ja visuaalisuus sama kuin mitä Raahen kaupungin laskuille toteutettaisiin paperilaskuille ja B2B-verkkolaskujen välitykseen. Haluaako kaupunki, että tarjous sisältää myös esilläpitopalvelun käyttöönoton ja hinnoittelun? Vastaus: Tarjouksen ei tarvitse sisältää esilläpitopalvelun hinnoittelua. 18) Halutaanko myyntilaskujen arkistointipalvelua tarjottavaksi optiona? Vastaus: Arkistointipalvelua ei tarvitse tarjota optiona. 19) Käyttöönottosuunnitelman osalta toteutuksen ja valmistumisen aikataulu on hieman epätarkka; tavoiteaikataulu sopimuskauden aloittamiseksi on 1.10.2012 mutta tarjous on oltava
5 voimassa 31.12.2012 saakka. Mikä on arvioitu ajankohta päätökselle sopimuskumppanista, että toteutusaikatauluun voidaan käyttöönottosuunnitelmassa varautua? Vastaus: Tavoiteaikataulun mukaisesti päätös operaattorista tullaan tekemään 15.6.2012 mennessä. Sopimus operaattorin kanssa voidaan allekirjoittaa 15.8.2012 mennessä. 20) Onko Raahen kaupungin tietoturvapolitiikassa määritelty tietoliikenneyhteyksien osalta määrätyt yhteystavat ja tiedonsiirtoprotokollat, joita aineistojen siirrossa on huomioitava? Esim. pakolliset VPN-tunneloitu FTP / SFTP / HTTPS / tai vastaava, kumpi osapuoli on aktiivinen laskuaineistojen siirrossa tms. seikat. Vastaus: Suojattu tietoliikenneyhteys vaaditaan. Kumpi osapuoli on aktiivinen siirrossa ratkaistaan käyttöönoton yhteydessä. 21) Paljonko myyntilaskuissa on erilaisia lomakepohjia käytössä? Voidaanko tarjous tehdä oletuksella, että myyntilaskun lomakepohjana käytetään kaikille yksiköille ja organisaatioille samanlaista laskun tietosisältöasettelua, vai tuleeko tarjouksessa huomioida organisaatiokohtainen laskupohjatoteutus? Vastaus: Jokaiselle yhtiölle (4 kpl) tulee erilainen laskujen ulkoasu ja lomakepohja. 22) Tarkoitetaanko kohdassa käyttöönoton jälkeisiä tukipalveluja vai lisäksi käyttöönottoprojektiin liittyviä teknisiä tukipalveluja (esim. laskutusjärjestelmän ohjelmistopäivitykset ym), vai hoitaako kaupunki yhdessä ohjelmistotoimittajien kanssa käyttöönottoon liittyvät projektit? Vastaus: Pakollisten kuvausten kohta 3.1.4. tarkoittaa käyttöönoton jälkeistä tukipalvelua. 23) Onko Tarjoajan mahdollista ottaa hankintasopimuksen liitteeksi omat palvelua koskevat ehdot, jotka eivät ole ristiriidassa tarjouspyynnön kanssa? Vastaus: Katso tarjouspyynnön kohta 13. Muut ehdot. 24) Voidaanko hankintasopimuksen yhteydessä neuvotella JYSE Palvelut 2009 ja JIT 2007 ehdoista siten, että selkeästi pankkipalveluille soveltumattomista ehdoista luovutaan (esimerkiksi viivästyssakkoa, sopimussakkoa, vakuuksia ja palvelun laadun valvontaan liittyvää auditointioikeutta koskevat ehdot) Vastaus: Viivästyssakko ja sopimussakko ratkaistaan soveltaen edellä mainittuja ehtoja ilmoitetussa tulkintajärjestyksessä. Vakuuksia ei vaadita, koska laskutus ja maksaminen tapahtuu palvelun toimittamisen jälkeen. Auditoinnissa ei sovelleta JYSE2009 PALVELUT -ehtojen kohtaa 6.4.
6