Loppuraportointi Erasmus+ KA219 strategiset kumppanuushankkeet
Raportointiaikataulu Tarkista oman hankkeesi raportointiaikataulu hankesopimuksesta! Loppuraportti jätetään viimeistään 2 kk kuluttua hankkeen päättymisestä. Huom! Vuonna 2015 alkaneiden hankkeiden partnerikoulujen raportointiaika on 30 päivää hankkeen päättymisestä. Esim. hankekausi 1.9.2016 31.8.2018 (24 kk) loppuraportin viimeinen jättöpäivä 31.10.2018. 2
Yleistä loppuraportista (1) Raportoinnin lähtökohtana on hakemus/sopimus Loppuraportti on laadullinen kuvaus hankkeen toiminnoista, eri vaiheista ja mahdollisista muutoksista peilattuna hakemukseen, siten että myös ulkopuolinen voi saada selkeän kuvan hankkeen toteutumisesta o raportoi kaikki hankkeen toiminnot riippumatta siitä onko niihin saatu E+ rahoitusta vai ei o anna kokonaiskuva toiminnasta KA219-hankkeissa jokainen partneri raportoi omaa toimintaansa ja jättää raporttinsa omaan kansalliseen toimistoonsa Koordinaattorin raportin tulee kattaa koko hankkeen toteutus ei pelkästään koordinaattorin tekemää työtä Liitteet täydentävät raporttia, muista ainakin www-sivujen osoite, some-kanavat, myös sisäisen työtilan osoite ja salasanat kannattaa liittää mukaan 3
Yleistä loppuraportista (2) Loppuraportti tehdään Mobility Tool+ -raportointialustalla sekä sisällön että talouden osalta. Talouden ja sisällön raportointi kytkeytyvät tiiviisti yhteen; toimintojen ja taloustietojen osioissa kuvataan myös toiminnan sisältöä. Raportointikausi kattaa koko hankkeen toimintakauden. Raportti tehdään hankkeen yhteistyökielellä. Mobility Tool+ -raportointialusta: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/ Erasmus+ Projects Results Platform: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/ Mobility Tool+ -tekninen täyttöohje (pdf) Osallistujalle-sivulla 4
FI koordinoidut hankkeet Hankkeen sisältö arvioidaan ja pisteytetään ulkopuolisen arvioijan toimesta. Arviointikriteerit julkaistaan Osallistujalle-sivulla. Hankkeen talous arvioidaan kansallisessa toimistossa Osaan hankkeista tullaan loppuraportin arviointivaiheessa tekemään tarkastuskäynti tai pyydetään tarkempia dokumentteja talousraporttiin liittyen. Huolehdi että hankkeen tiivistelmä on julkaisukelpoinen. 5
FI partnerihankkeet Osaan hankkeista tullaan loppuraportin arviointivaiheessa tekemään tarkastuskäynti tai pyydetään tarkempia dokumentteja talousraporttiin liittyen Talous ja toimintaosiot eri välilehdillä täytetään kuten FI koordinoiduissa hankkeissa, mutta ns. sisältöosuus saa olla erittäin tiivis: raportissa 2 kysymystä hankkeen hallinnosta ja toteutuksesta: Project management: Miten hankkeen onnistumista, tavoitteiden toteutumista ja toiminnan laatua seurattiin ja arvioitiin? Miten partneriyhteistyö, yhteydenpito ja kommunikaatio sujui? Implementation: Oppilaitoksesi vastuulla olleiden aktiviteettien laadun arviointi peilattuna suunnitelmiin ja miten aktiviteetit edistivät koko hankkeen tavoitteita? 6
Tarkista hankkeesi tiedot Mobility Toolissa Valitse Home -etusivulla raportoitava hanke (mikäli olet useamman hankkeen EUhankkeen yhteyshenkilö, näet kaikkien hallinnoimiesi hankkeiden hankenumerot profiilissasi). Tarkista välilehdeltä Contacts, että organisaatioiden tiedot ovat oikein. Jos tiedoissa on puutteita, ota yhteyttä OPH:een. Et voi itse muokata tietojasi MT:ssa, muutokset tehdään toisten tietokantojen kautta (muista muutoslomakkeet). Täytä alustalle osallistujat ja muut tiedot toteutuneen mukaisesti, ei myönnetyn tuen mukaan. Ei haittaa vaikka syötetyt summat ylittävät myönnön, loppumaksu tehdään myönnetyn hanketuen perusteella. Näin saamme kansallisessa toimistossa kokonaiskuvan hankkeiden toiminnasta. 7
Hankenäkymä ja valikot Pääset päivittämään hankkeen tietoja. Jokaiselle hankkeen budjettikategorialle on oma osio. Raportit -välilehti
Päivitä hankkeen toteutuneet toiminnot eri välilehdillä: Tarkista, että Kaikkien oppimis- opetus ja koulutusjaksojen (LTT) aloitus- ja päättymispäivämäärät ovat toteutuneen mukaiset. Olet käyttänyt matkojen raportoinnissa oikeaa välimatkakategoriaa LTT: Kuvaile kohdassa Description of the activity, mitä olette kullakin jaksolla tehneet (mm. jakson sisältö/ohjelma pääpiirteissään, osallistujat, oppimistavoitteet-ja -tulokset; mahdollisten accompanying persons rooli/tehtävät) TPM: Kokoustiedot syötetään TPM-välilehdelle. Todelliset kulut (exceptional cost/special needs support) on eritelty ja että kuvauksista käy selkeästi ilmi käyttötarkoitus ja muut perusteet (muista lisätä kulutositteet liitteiksi). 9
Transnational project meetings (TPM) Kokoustiedot syötetään TPM-välilehdelle Jokaisesta kokouksesta: o o o Kuvaava otsikko, kokouspaikka, ajankohta, osallistujien lkm per kokous ja lähettävä organisaatio. Kuvaus kokouksesta kohtaan Description (2017 alkaen). Muista kokousten dokumentointi, ja voit liittää ne raporttiin (muistiot jne.). Aloita tietojen syöttäminen +Create-painikkeesta
Learning Teaching and Training activities LTT 1. Päivitä koulutusjaksojen kuvaus LTT välilehdellä kohdassa Description: o o o o o o o Tapahtumien suunnittelu ja valmistelu (myös esim. opiskelijoiden valmistautuminen liikkuvuuteen) Osallistujien roolit (opettajat ja/tai opiskelijat) Jaksojen sisältö ja toteutus Työskentely opiskelijoiden kanssa virtuaalisesti/omassa oppilaitoksessa Osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen käytännöt Tulokset ja arviointi (mm. osallistujien palaute) Miten jakso tukee hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen 1 2 2. Osallistujien tiedot pääset syöttämään Create-painikkeesta Osallistujien tiedot syötetään yksitellen
Reports -välilehti Report-välilehdeltä pääset työstämään loppuraportin laadullista sisältöosuutta. Muilla välilehdillä päivittämäsi tiedot muodostavat osan loppuraporttia ja vaikuttavat raportin rakenteeseen.
Loppuraportin sisältö 1. Context tiedot tulevat raporttiin automaattisesti 2. Project summary kuvaus Erasmus+ - hanketietokantaan, muokkaa! 3. Description of the project 4. Project management 5. Implementation 6. Follow-up 7. Budget 8. Annexes Partnerihankkeet: 1. Context 2. Project summary 3. Project management 4. Implementation 5. Budget 6. Annexes 13
Täydennä raportti 1. Submission -painike pysyy epäaktiivisena siihen asti, kunnes tarvittavat kentät ovat täytetty. 2. MT huomauttaa, jos joitain tietoja puuttuu tai korjattavaa ilmenee. 1 2 3. Pääset palaamaan raporttiin, printtaamaan tai esikatselemaan raportin luonnosversion. 3 14
Project summary (koordinaattori) Päivitä hankekuvaus päättyneestä hankkeesta (=summary of the completed project) ja toimita partnereille Hanketiivistelmä julkaistaan Erasmus+ Project Results -hanketietokannassa ja sitä voidaan käyttää myös muihin kansallisen toimiston tai komission viestintätarkoituksiin. Kuvaus toimii myös hankkeen ja oman organisaatiosi markkinointitekstinä panosta siihen! Tee kuvauksesta mahdollisimman selkeä, kiinnostava ja konkreettinen. Luetuta teksti vaikka oppilaitoksesi viestinnästä vastaavalla henkilöllä jos mahdollista. Voi rytmittää kuvausta seuraavien otsikoiden/aiheiden alle: o Hankkeen tausta ja konteksti o Tavoitteet o Yhteistyöryhmän kokoonpano Muista päivittää hankekuvaus ennen raportin jättämistä! o o Kuvaus keskeisistä toiminnoista; mitä hankkeessa on tehty Mitä on saatu aikaan: tulokset ja tuotokset sekä vaikuttavuus ja hyödyt käyttäjille ja kohderyhmille o Pitkän ajan vaikutukset ja hyödyt 15
Description of the project (vain FI koordinoidut) Kuvaus hankkeen tavoitteista ja teemoista: saavutettiinko hankkeen tavoitteet ja missä määrin? Jos kaikkia asetettuja tavoitteita ei saavutettu, niin kerro miksi ei mitä mahdollisia haasteita/esteitä tavoitteiden saavuttamisessa ilmeni hankkeen aikana? Kuvaa hankkeen saavutuksia ja tuloksia. Saatiinko aikaiseksi jotain sellaista mitä ei hankkeen alkuperäisessä tavoitteenasettelussa ollut? Opinto- ja koulutustilaisuuksien kuvaus tulee omaan kohtaansa. Hankkeen innovatiivisuus: mitä uutta hankkeessa on tehty/saatu aikaiseksi verrattuna aiempaan kehittämistyöhön/hankkeisiin? Mihin painopisteisiin hanke on liittynyt (voit valita useamman vaihtoehdon, mutta valitse vain olennaisimmat). Jos valitset eri painopisteet kuin hakemuksessa, niin kerro miksi. Mitkä olivat hankkeen keskeiset teemat (voit valita useamman vaihtoehdon). Jos valitset eri teemat kuin hakemuksessa, niin kerro miksi. 16
Project management Miten hankkeen onnistumista, tavoitteiden toteutumista ja toiminnan laatua seurattiin ja arvioitiin? Millaisia laadullisia ja määrällisiä mittareita käytettiin? Millaista arviointitietoa kerättiin? Ketkä osallistuivat arviointiin? Kerro myös miten budjetin seuranta ja ajanhallinta hoidettiin hankkeessa (hallinnon näkökulma seurantaan). Kuvaa mahdollisia hanketyössä eteen tulleita haasteita ja millaisia ratkaisuja niihin löydettiin. Millaisia riskienhallintamenetelmiä käytettiin (esim. konfliktien ratkaiseminen ym.)? 17
Implementation Kuvaa hankkeen toimintoja (työsuunnitelmaa) ja millaisia toimintoja rahoitettiin hankkeen hallinto ja toteutus -budjettiluokasta. Kuvaa partneriyhteistyötä ja partnereiden roolia hankkeessa. Millaista osaamista partnerit toivat yhteiseen kehittämistyöhön? Mitä opittiin toisilta? Haasteet? Kuvaa hankkeen kohderyhmiä. Tuliko kohderyhmiin muutoksia hankkeen aikana? 18
Participants with fewer opportunities Oliko hankkeessa mukana erityisryhmiä? Millaisia erityistarpeita osallistujilla oli? Miten näiden ryhmien osallistumista hankkeeseen tuettiin? Kuinka monta erityisryhmien edustajaa hankkeeseen osallistui? 19
Transnational project meetings Kuvaa hankekokouksia: kokousten tavoitteet/keskeiset sisällöt Osallistujat Miten kokoukset tukivat hankkeen toteuttamista? Mikäli kokoukset eivät toteutuneet alkuperäisen suunnitelman mukaan, kerro miksi. 20
Learning/teaching/training activities (LTT) Kuvaa järjestettyjä opinto- ja koulutustilaisuuksia: Tapahtumien keskeinen sisältö ja toteutus kuvaa riittävän tarkasti Tapahtumien suunnittelu ja valmistelu (myös esim. opiskelijoiden valinta ja valmistautuminen liikkuvuuteen) Osallistujat (opettajat ja/tai opiskelijat) ja heidän roolinsa Osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen käytännöt Tulokset ja arviointi (mm. osallistujien palaute) Miten tilaisuudet tukivat hankkeen tavoitteiden toteutumista? HUOM! Opinto- ja koulutustilaisuuksien kuvaukset (Activity Description) päivitetään LTT-välilehdellä. Kuvaa myös työskentelyä opiskelijoiden/oppilaiden kanssa virtuaalisesti/omassa oppilaitoksessa Ovatko toiminnot olleet suunnitelman mukaisia (sisältö, määrät)? Jos on muutoksia, kuvaa millaisia muutoksia on tehty ja miksi? Ohjelmat tms. tulee liittää osaksi raporttia 21
Follow-up: Impact Kuvaa hankkeen hyötyjä ja vaikutuksia partnereihin ja muihin hankkeeseen osallistuneisiin tahoihin. Kuvaa hankkeen kohderyhmiä ja sidosryhmiä. Miten ne ovat ottaneet hankkeen tulokset/tuotteet käyttöön ja miten he ovat hyötyneet hankkeesta ja sen tuloksista? Miten hanke on edistänyt valitun/valittujen painopisteiden mukaisia tavoitteita? Arvioi miten hyvin hanke on pystynyt tuottamaan niitä vaikutuksia ja hyötyjä mitä hankesuunnitelmassa tavoiteltiin. Kuvaa hankkeen todennettuja ja/tai potentiaalisia vaikutuksia paikallisesti, alueellisesti ja EU-/kv-tasolla. Millaiset laadulliset ja määrälliset mittarit todentavat vaikutuksia? Mikä muuttui? Vaikutukset eri tasoilla? 22
Follow-up: Dissemination and use of project s results Kuvaa levityksen kohderyhmiä partneriorganisaatioissa ja niiden ulkopuolella. Mitkä ovat olleet levityksen kohderyhmät paikallisella/alueellisella/kansallisella/eu-tasolla? Miksi ko. kohderyhmät valittiin? Millaisia levitystoimenpiteitä hankkeessa toteutettiin ja millaisia kanavia hyödynnettiin? Kerro myös millaista palautetta saatiin kohderyhmiltä ja käyttäjiltä. Kuvaa tuotteiden/tuotosten saatavuutta. Miten on varmistettu, että hankkeen tulokset ja tuotteet ovat kohderyhmien/loppukäyttäjien saatavilla? Mikäli tuotteiden saatavuutta on osin rajoitettu, kerro miksi. Arvioi, miten hankkeen tuloksia voidaan hyödyntää muissa hankkeissa tai konteksteissa. Mitä jää elämään? Kuka käyttää ja miten? 23
Sustainability Mitkä toiminnot/käytännöt, tulokset ja tuotteet jäävät elämään hankerahoituksen päätyttyä osallistuvissa organisaatioissa ja niiden ulkopuolella? Miten jatkuvuus on varmistettu? Jatkuvuuden varmistaminen: miten jatketaan tulosten hyödyntämistä? Jatkokehittely? 24
Annexes Liitteet (1) Max 10 liitettä Max 10 MB 25
Liitteet (2) Allekirjoitettu Declaration of Honour Mahdolliset tuotteet, elleivät ole saatavilla hankkeen verkkosivuilta/oppimisalustalta tms. (liitä tarvittaessa mukaan salasanat) Talousraportin liitteet: Tositteet poikkeuksellisista kuluista (exceptional costs) Matkustusdokumentit (matkalippu, matkatoimiston lasku) mikäli matka on kohdistunut muualle kuin partneriorganisaation sijaintipaikkaan ja distance band on muuttunut verrattuna hyväksyttyyn budjettiin 26
"Start Submission Process 1/3 Kun olet täyttänyt raportin ja kaikissa kentissä on vihreä -merkki, Start Submission Process -painike aktivoituu ja voit edetä raportin lähettämisvaiheeseen. 1. Lataa ja tulosta laillisen edustajan allekirjoitus "Beneficiary Declaration of Honour and Signature ja 2. liitä allekirjoitettu (skannattu) dokumentti raporttiin. Lisää viimeistään tässä vaiheessa myös muut pakolliset ja/tai raporttia tukevat liitteet. 27
"Start Submission Process 2/3 1. Päästäksesi jatkamaan, klikkaa Contains declaration of honour -linkkiä 2. Etene klikkaamalla Next Step -painiketta. Lisäksi voit liittää mukaan dokumentteja, jotka tukevat raporttia ja joista lukija saa kokonaiskuvan mitä hankkeessa on tehty. Mukaan voi liittää esim. LTT-ohjelmat, hankekokouksien muistiot/kokousraportit tms., jos hankkeesta on julkaistu lehtijuttuja esim. paikallismediassa, liitä skannatut artikkelit mukaan, oppilaiden tekemät 28 hankejutut jne.
"Start Submission Process 3/3 1. Lue ja hyväksy Data Protection Notice, järjestelmä ei anna edetä ellei kohta ole hyväksyttynä. 2. Käy Check list läpi ja tarkista, että kaikki kohdat ovat valmiit Not done Done ja painikkeet muuttuvat vihreiksi. 29
Submission 1. Kun raportti on jätetty, sen muokkaaminen ei ole enää mahdollista. Jätä raportti klikkaamalla Submit Beneficiary Report. 2. Raportin lähetys "Submission in progress" voi kestää normaalisti n. 15 min. Ole yhteydessä OPH:een, jos raportin jättö ei ole onnistunut 24 h sisällä. Selaimen voi sulkea, vaikka raportti jäisikin Submission in progress -tilaan. 3. Kun raportti on jätetty onnistuneesti, statukseksi vaihtuu Submitted. Valmis! 30
Erasmus+ -hanketietokanta levityksen ja käyttöönoton tukena
Mikä on Erasmus+ -hanketietokanta? Hanketietokanta kaikille Erasmus+ -hankkeille ja Luova Eurooppa-ohjelmalle Perustiedot kaikista rahoitetuista Erasmus+ -hankkeista Julkinen tietokanta levityksen tukena Tietokannan raportointipuoli hankkeiden tuloksille o o o Promoters/Beneficiaries dashboard KA2 hankkeiden sopimuksellinen velvoite KA1 hankkeille vapaaehtoinen Julkisen tietokannan hakuominaisuudet o Ohjelma, kohderyhmä, vuosi, maa, alue, avainsana, hankenumero, projektikriteeristö TAI organisaatiokriteeristö Raportointipuolen kirjautuminen EU Login-tunnuksilla 32
Hankkeen tiedot tietokannassa Hankkeille lähtee viesti perustietojen siirtymisestä Erasmus+ hanketietokantaan sopimusvaiheessa Tietokantaan siirtyy hankkeen englanninkielinen kuvaus Hankkeen kuvausta (summary) voi muokata vasta loppuraportoinnin yhteydessä Hankkeen aikana voit lisätä hankkeen logon ja www-osoitteen, muita tietoja ei voi muuttaa. Panosta hankkeen yhteenvedon ja tuotteiden kuvauksiin! Ne ovat hankkeen käyntikortti muille toimijoille, jotka etsivät tietoa hankkeista ja niiden tuloksista sekä mahdollisista uusista yhteistyökumppaneista. 33
Kirjautuminen hankkeiden alustalle Kirjautuminen EU Login-tunnuksilla http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/ 34
Hankkeen tiedot (näkymä) Hankenumero Muokkausvalikko 35
Tulosten raportointi, julkaiseminen ja hyödyntäminen Loppuraportoinnin yhteydessä KA2 -hankkeiden tulee ladata hankkeen tulokset tietokannan raportointipuolelle (dashboard) Hankkeiden koordinaattorille lähtee automaattinen viesti loppuraportointivaiheessa Ohjevideo: www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hanketietokanta/osallistujalle Tulokset julkaistaan osana loppuraporttia, tuloksia ei voi muokata loppuraportin hyväksymisen jälkeen. Kansallinen toimisto hyväksyy tulokset raportointialustalla, minkä jälkeen ne julkaistaan. 36
Näkyvyyttä ja vaikuttavuutta hankkeiden tuloksille Vuosittain loppuraporttien perusteella valitaan hyviä käytäntöjä (good practice) ja ehdotetaan Komissiolle menestystarinoita (success stories). Hyvät käytännöt ja menestystarinat on merkitty tietokannassa erikseen Komissio tekee hyvistä käytännöistä ja menestystarinoista juttuja, uutisia, videoita jne. Hankkeita kutsutaan erilaisiin tilaisuuksiin kertomaan tuloksista Opetushallitus hyödyntää tietokantaa mm. kokemustarinoiden materiaalina Tietokanta on hyvä tietolähde uusien hankkeiden ideoinnissa ja tulosten käyttöönotossa. 37
Tietokannan käytön tuki Tietokannan ohjevideo Tietokannan esite Hankkeiden UKK-lista www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hanketietokanta 38