Opas budjetoinnin ja ennustamisen automatisoinnista Harkitsetko rullaavien ennusteiden hyödyntämistä liiketoimintasi ohjauksessa? Yhdistämällä raportoinnin, budjetoinnin ja ennustamisen saat tehokkuutta seurantaan.
Tämä opas on koottu budjetoinnin ja ennustamisen asiantuntijayksikkömme kanssa ja mainitut neuvot perustuvat aitoihin asiakkaidemme kanssa käytyihin keskusteluihin. Miksi siirtyä rullaavaan ennustamiseen ja talousseurannan automatisointiin? Liian usein yrityksen avainhenkilöt joutuvat käyttämään liikaa aikaa esimerkiksi lukemattomien Exceleiden pyörittelyyn ja inhimillisten virheiden ratkomiseen. Näissä tilanteissa automatisoidun budjetointi- ja ennustejärjestelmän käyttöönotto on varsin varteenotettava ratkaisu. Perinteisen vuosibudjetoinnin tarkoituksena on asettaa taloudelliset tavoitteet ja ohjata yrityksen toimintaa haluttuun suuntaan. Vuosibudjetti perustuu tietyn hetken näkemykseen tulevasta ja pysyy usein muuttumattomana seuraavaan budjetointikauteen saakka. Muuttuva toimintaympäristö vaatii kuitenkin yrityksiä reagoimaan nopeasti, jolloin voi olla aiheellista seurata vuosibudjetin rinnalla rullaavaa ennustetta. Ennustamisella tarkoitetaan jatkuvasti päivitettävää realistista näkemystä tulevaisuudesta. Budjetointiprosessin uudistamista harkitaan usein siinä vaiheessa, kun aiempi toimintatapa koetaan tehottomaksi ja työlääksi. Miksi kannattaisikaan tehdä muutoksia, jos kaikki sujuu tutuilla toimintatavoilla kuten pitääkin, eli vaivattomasti ja liiketoimintaa tukien? Vuosibudjetin ja rullaavan ennusteen hyödyntäminen ja näiden vertailu toteumaan auttaa yrityksiä havaitsemaan mahdolliset pullonkaulat ja tehostamaan toimintaa. Tällöin on tärkeää kyetä raportoimaan ongelmat selkeällä ja luotettavalla tavalla eteenpäin. On myös syytä analysoida voidaanko haasteet ratkoa omin voimin, esimerkiksi uuden järjestelmän avulla vai tarvitaanko ulkopuolista tukea? Tässä oppaassa: Tehokkaampaa päätöksentekoa - konkreettiset hyödyt s. 2 Analysoi nykytila ja tehostamistarpeet s. 3 Usein kysytyt kysymykset budjetointi- ja ennustejärjestelmää valittaessa s. 4 Riittääkö pelkkä järjestelmä vai tarvitaanko myös palvelua? s. 5 Palveluntarjoajan valinta s. 6 Ensimmäiset askeleet, kun päätös budjetointi- ja ennustejärjestelmään siirtymisestä on tehty s. 7 Miten Azets voi auttaa s. 8
Tehokkaampaa päätöksentekoa konkreettiset hyödyt Tuki päätöksentekoon ja tavoitteiden saavuttamiseen Budjetti ja rullaavat ennusteet ovat johdon työkaluja talouden suunnittelua, seurantaa ja päätöksentekoa varten. Tehokas järjestelmä auttaa päättäjiä muun muassa rahoituksen kartoittamisessa sekä tuloksen ja kassavirran kehityksen ennustamisessa. Päättäjien lisäksi myös operatiiviset tekijät kannattaa ottaa mukaan budjettien laatimiseen ja ennusteiden päivittämiseen, sillä silloin saadaan sitoutettua kaikki avainhenkilöt ja yksiköt vahvemmin yrityksen toiminnan tavoitteisiin. Budjetointiin ja ennusteiden laatimiseen tarkoitettua järjestelmää hyödyntäen luvut voidaan koota organisaatiosta alhaalta ylöspäin, sen sijaan, että budjetti annettaisiin vain valmiina ylhäältä käsin. Tällöin avainhenkilöt myös näkevät suoraan oman toimintansa vaikutukset kokonaisuuteen. Järjestelmää valitessa kannattaakin kiinnittää huomiota käytettävyyteen ja työntekijöiden perehdyttämiseen, jotta myös operatiivinen henkilöstö kykenee osallistumaan sujuvasti budjetointiin ja ennusteiden laatimiseen. Budjetoinnin, ennustamisen ja raportoinnin työkalut sekä palvelut yhdistettynä reaaliaikaiseen taloustietoon mahdollistavat nopean reagoinnin ja vaihtoehtoisten päätösten vaikutusten analysoinnin. Valitse avuksesi ammattimainen kumppani mieluiten sellainen, jolla on kokemusta taloushallinnon tehostamisesta ja automatisoinnista. Vuosibudjetti antaa yritykselle taloudelliset raamit ja tavoitteet. Ennuste puolestaan on jatkuvasti päivitettävä realistinen näkemys liiketoiminnan kehityksestä. Joustavasta budjetointi- ja ennustejärjestelmästä hyötyvät: Päättäjät: Talousjohtajat Toimitusjohtajat Controllerit Operatiiviset tekijät: Yksiköiden, liiketoimintaalueiden ja tiimien vetäjät Tuote- ja projektipäälliköt Myymäläpäälliköt Myynti- ja markkinointi Näin hyödyt järjestelmästä: Säästät aikaa sekä budjetoinnissa että raportoinnissa Laskentamahdollisuuksien laajuuden ansiosta budjetointi automatisoituu Kertaalleen valmiiksi rakennetut räätälöidyt raportit päivittyvät automaattisesti ja luvut siirtyvät kirjanpitojärjestelmästä budjetointi- ja ennustejärjestelmään Pystyt rajaamaan sopivat luku- ja muokkausoikeudet yrityksesi kunkin eri tason käyttäjille Viet budjetoinnin ja ennusteiden laatimisen operatiivisemmalle tasolle Voit vertailla budjettia, toteumaa ja ennusteita samanaikaisesti Ennusteiden päivittäminen lyhyemmissä jaksoissa keventää työtaakkaa 2
Analysoi nykytila ja tehostamistarpeet Seuraavat kysymykset kannattaa käydä läpi oman organisaation avainhenkilöiden kanssa ja punnita kriittisesti onko muutoksella mahdollista saada aikaan haluttuja hyötyjä. Jokaiseen kysymykseen ei tarvitse löytää heti vastausta, vaan tärkeintä on nykytilan kuvaaminen. Millä tarkkuudella on tarve budjetoida ja ennustaa? Budjetin tarkkuus riippuu kunkin yrityksen tarpeesta seurata taloudellista toimintaansa ja sen kehitystä. Budjettia voidaan laatia esimerkiksi yhtiö- ja kustannuspaikkatasolla tai vaihtoehtoisesti muilla laskentakohteilla, kuten projekteilla. Useat yritykset tarvitsevat toimintansa ohjaamiseen vuositason budjetin lisäksi myös lyhyemmän ennusteen, esimerkiksi kuukausi- tai kvartaalitasolle. Pyöritelläänkö useita irrallisia tiedostoja? Vastaako yrityksen budjetoinnista useampi eri henkilö? Hidastuuko prosessi esimerkiksi sen vuoksi, ettei samaa Exceliä pysty päivittämään useamman henkilön toimesta yhtäaikaisesti? Miten ollaan varauduttu budjetointiin osallistuvien henkilöiden sairauspoissaoloihin tai henkilöstövaihdoksiin? Ovatko tärkeät tiedostot vain tiettyjen henkilöiden kovalevyillä, vai onko samoihin tietoihin pääsy kaikilla? Yhteiskäyttöisessä järjestelmässä lukujen päivittäminen on sujuvampaa, avoimempaa ja käyttäjästä riippumatonta. Kuinka inhimillisten virheiden riskit hallitaan? Onko joskus sattunut niin, että pitkään väännetty budjetti joudutaan tekemään lähes alusta asti uudelleen, kun Excel-budjetista on havaittu virheellisiä kaavoja tai soluviittauksia? Yksikin virhe voi vaikuttaa usean eri tahon tekemiin päivityksiin merkittävästi. Voisiko rutiineita virtaviivaistaa automatisoimalla? Pystytäänkö nykyisellä ratkaisulla hyödyntämään automaattista laskentaa budjetoinnissa? Tarvitaanko taloushallinnon järjestelmään valmiiksi integroitu raportointijärjestelmä? Nykyaikaisissa ratkaisuissa kirjanpidon toteumatiedot saadaan automatisoidusti suoraan järjestelmään. Tällöin taloustiedot ovat jatkuvasti käytettävissä ja pystytte seuraamaan liiketoimintanne kehitystä reaaliajassa. Kaivataanko raportointiin joustavuutta? Riittävätkö pelkät euromääräiset luvut vai olisiko hyödyllistä budjetoida esimerkiksi kappale- tai henkilömääriin perustuen? Raportointiin suunnitelluissa järjestelmissä useita eri laskentakohteita (kuten kustannuspaikkoja ja projekteja) voidaan raportoida joustavasti. Raportointikausi pystytään myös määrittämään vapaasti ja eri tietotasoja (toteuma, budjetti, ennuste) voidaan verrata keskenään vaivattomasti. Raportteja voidaan räätälöidä tarpeen mukaan, huomioiden esimerkiksi vain tietyt kustannuspaikat ja tiliryhmät. Kuinka henkilöstö sitoutetaan toimimaan budjetissa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi? Budjetoinnin tarkoituksena on asettaa taloudelliset tavoitteet ja ohjata yrityksen toimintaa haluttuun suuntaan. Onko operatiivinen henkilöstönne otettu mukaan tavoitteiden asetantaan ja siten sitoutettu yhteisiin tavoitteisiin? Mahdollistaako nykyiset järjestelmänne tämän, vai tarvitsetteko joustavamman ratkaisun? Onko nykyiseen budjetointijärjestelmään sidottu tavoitteita? Mikäli nykyiseen budjettiin on sidottu tavoitteita ja palkitsemista on syytä huomioida kuinka ne siirretään uuteen rullaavaan toimintatapaan. Tarvitaanko toisinaan neuvonantajaa? Talousosaston tehtävänä on tulkita lukuja ja huolehtia, että yritysjohdon taloutta koskevat päätökset perustuvat oikeaan tietoon yrityksen kulloisestakin tilanteesta. Mikäli budjetointi ja ennusteiden laatiminen hoidetaan täysin omin voimin, onko huolehdittu siitä, että vastaavilla henkilöillä on mahdollisuus kouluttautua ja pitää osaamistasonsa ajan tasalla? Liiketoimintaympäristö muuttuu jatkuvasti ja pystyäkseen vastaamaan nykypäivän ja tulevaisuuden haasteisiin, on budjetoijan pystyttävä näkemään rutiinien yli ja olemaan valmis ottamaan käyttöön uusia työskentelymalleja ja työkaluja. Talousjohtamiseen erikoistunut kumppani voi toimia neuvonantajananne ja tarjota laajempaa näkemystä alan parhaista käytännöistä. Asiantuntijayrityksissä yksittäisten asiantuntijoiden tukena on myös tiimi, joka tuntee liiketoimintanne ja reagoi nopeasti tilanteen niin vaatiessa. 3
Usein kysytyt kysymykset budjetointi- ja ennustejärjestelmää valittaessa Miten voin yksinkertaistaa ja automatisoida budjetointia ja ennusteiden päivittämistä? Budjetointia ja ennustetta voidaan tehostaa jakosääntöjen ja automaatiolaskennan avulla. Jakosäännöt määrittävät, miten vuositasolle syötetyt luvut jakautuvat kuukausille ja tiliryhmätasolle lisätyt arvot yksittäisille tileille. Järjestelmään voidaan rakentaa erinäistä automaatiolaskentaa, kuten henkilösivukululaskenta. Minkäkokoiselle yritykselle järjestelmä soveltuu? Markkinoilla on useita budjetointi- ja ennustejärjestelmiä erikokoisten yritysten tarpeisiin. Selvitä lisääntyvätkö järjestelmän toiminnallisuudet yrityksen liiketoiminnan laajentuessa. Onko järjestelmä nopea ottaa käyttöön? Järjestelmän käyttöönotto riippuu asiakaskohtaisen räätälöinnin tarpeesta. Mitä enemmän järjestelmää/ palvelua tarvitsee räätälöidä, sitä enemmän käyttöönottokin vie aikaa. Automaatiojärjestelmän käyttöönotto toteutetaan parhaassa tapauksessa nopeasti asiakkaan toivoman aikataulun puitteissa. Onko järjestelmä integroitu taloushallinnon järjestelmiin? Useimmiten budjetointi- ja ennustejärjestelmissä on integraatio kirjanpitojärjestelmään sekä mahdollisesti ajastettu tiedonsiirto ohjelmistojen välillä. Tämä ominaisuus on hyvä selvittää erikseen palveluntarjoajalta. Integroiduissa ratkaisuissa tilit, tilien nimet ja kustannuspaikat saadaan suoraan siirrettyä kirjanpidosta budjeteille ja ennusteille automaattisesti ja manuaalisesti. Toisaalta tällaisen ohjelman pitää palvella erityisesti sisäisen laskennan tarpeita ja näin ollen kustannuspaikkoja ja tilikarttarakennetta tulisi pystyä muokkaamaan erilaiseksi kuin kirjanpitojärjestelmässä. Tehokkaalla työkalulla voidaan luoda useampia tietotasoja (esim. budjetti, ennuste A, ennuste B) ja skenaarioita toiminnan tueksi. Tietoa pystytään tällöin myös kopioimaan tietotasosta toiseen. Esimerkiksi alkuvuoden toteumatietoa voidaan kopioida ennusteen pohjalle. Pitääkö lukuja syöttää tilitasolla ja kuukausitasolla, vai voiko syöttää tiliryhmille? Tietoa voidaan syöttää tili- tai vaihtoehtoisesti tiliryhmätasolla, jolloin arvot jakautuvat yksittäisille tileille määritettyjen jakosääntöjen perusteella (esim. tasajako tai edellisen vuoden toteuman suhteessa). Toimivassa järjestelmässä myös kuukausitasolle syötetyt luvut summautuvat vuositasolle samoin kuin vuositason arvot jakautuvat kuukausille jakosääntöjen perusteella. Milloin pysyä vanhassa toimintamallissa? Muutosprojektiin ei välttämättä kannata ryhtyä, jos liiketoiminta pysyy muuttumattomana eikä yrityksellä ole kasvutavoitteita. Yhtiötason vuosibudjetti voi olla myös riittävä talouden seurannan tueksi, jolloin ei ole tarpeellista laatia väkisin liian tarkkaa kustannuspaikkatasoista budjettia. Hoidetaanko yrityksessänne budjetointi totutulla rutiinilla, mutta manuaalisesti ja siten aikaa vievästi? Haluatteko nopeuttaa toimintaa ja ottaa käyttöönne nykyaikaiset työkalut ja samalla virtaviivaistaa toimintaa? Asiantuntijakumppani voi monessa tapauksessa luoda lisäarvoa uudelleenorganisoimalla prosesseja alan parhaiden käytäntöjen mukaan. 4
Riittääkö pelkkä järjestelmä vai tarvitaanko myös tukea ja palvelua? tarvitaanko myös tukea ja palvelua? Käyttöönoton tuki Budjetointi- ja ennustejärjestelmissä voidaan hyödyntää valmiita malleja, mutta käyttöönotossa tarvitaan aina myös jonkin verran yrityskohtaista räätälöintiä. Kokeneen asiantuntijan avulla käyttöönotto käy huomattavasti sujuvammin. Konsultointi ja parhaat käytännöt Yritykselle voi riittää uudet tehokkaat työkalut toimintansa mallintamiseksi, mutta usein tarve on myös laajemmalle tuelle ja konsultoinnille budjetoinnin tehostamisessa ja ennusteiden hyödyntämisessä. Mikäli järjestelmän käyttöönoton lisäksi on tarvetta myös uudistaa toimintamalleja, kannattaa kääntyä asiantuntijoiden puoleen ja pyytää näkemystä sekä vinkkejä esimerkiksi siitä miten ennusteita kannattaa tehdä tai millaisia raportteja hyödyntää. Parhaat tulokset syntyvät silloin, kun roolit, vastuut ja työnkulku jaetaan selkeästi asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä sekä tavoitteet asetetaan ja kirjataan yhdessä. Taloushallinnon asiantuntijayritys tarjoaa konsultointia mm. seuraavissa aiheissa: Budjetoinnin ja ennustamisen automatisointi laskennan avulla Ennustamisen laajentaminen tulosennustamisesta tase- ja kassaennustamiseen Keskittyminen yrityksen toiminnan kannalta olennaisiin tekijöihin ja mittareihin Räätälöityjen raporttien ja graafien suunnittelu ja toteutus esim. johtoryhmää varten 5
Palveluntarjoajan valinta Tällä sivulla mainitut asiat ovat askarruttaneet useita yrityksiä, jotka ovat päättäneet ottaa käyttöön uuden budjetointi- ja ennustejärjestelmän. Näiden kysymysten joukosta kannattaakin valita omaan liiketoimintaan vaikuttavat seikat ja hyödyntää niitä palveluntarjoajia kartoittaessa. taessa. Voiko tehdä nimenomaan ennusteita vai vaan raportointia? Kannattaa valita ratkaisu, joka mahdollistaa rinnakkaisten ennusteiden ja budjettien sekä vertailuraporttien tekemisen, joissa on lisäksi mukana sekä toteuman että ennusteen luvut. Kuinka yhteiskäyttö onnistuu? Budjetti- ja ennustejärjestelmässä useat henkilöt voivat syöttää samanaikaisesti lukuja toisin kuin Excelissä. Syötetyt luvut tallentuvat automaattisesti pohjaan ja ovat välittömästi näkyvillä kaikille käyttäjille. Pystyykö ohjelman käyttöoikeuksia rajaamaan tarpeeksi hyvin? Usein yrityksillä on tarve määrittää eri käyttäjäryhmille erilaiset näkymät ja muokkausoikeudet. Yrityksellä voi esimerkiksi olla useita eri myymälöitä tai toimipisteitä, jolloin vastuuhenkilölle tulee pystyä asettamaan näkyviin vain omaa yksikköä koskevat tiedot. Onko järjestelmässä vakioraportteja? Hyvässä järjestelmässä vakioraportit vastaavat sellaisinaan useimpien yritysten yleisimpiin tarpeisiin ja niitä pystytään esittämään myös graafisesti. Joustavassa ratkaisussa vakioraporttien tarkasteluaikavälit voi määrittää itse ja samalle raportille voidaan valita useita eri kustannuspaikkoja tai esim. projekteja. Onko mahdollista määritellä yritykselle omia raportteja ja graafeja? Tehokkaassa järjestelmässä raporttien räätälöinti ja myöhempi muokkaus on mahdollista. Raportteja voidaan myös suojata, jotta vain tietyillä henkilöillä on oikeus raportille. Automaatiojärjestelmässä raportit ja graafit päivittyvät automaattisesti uusimman kirjanpitotiedon mukaan. Mahdollisuus graafiseen tarkasteluun helpottaa kokonaisuuden hahmottamista ja päätöksentekoa. Raporttien muokkaus tulee olla vaivatonta myös käyttäjälle. Millainen käyttäjätuki on saatavilla? Käyttäjien tulee saada riittävä perehdytys järjestelmään toiminnan tehostamiseksi. Järjestelmätuki tulee myös olla helposti tavoitettavissa mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi. Huomioi nämä valintavaiheessa Vertaile ja kilpailuta: Käy keskustelua vaihtoehtoisten palveluntarjoajien kanssa ja haasta heidät kertomaan, kuinka heidän ratkaisunsa voivat auttaa yritystäsi saavuttamaan halutut liiketoiminnalliset hyödyt. Palveluntarjoajan osaaminen: Tarkista toimialatuntemus ja asiantuntemus omalle yrityksellesi tärkeimpien tarpeiden kannalta. Konsulttien osaaminen: Mikäli mahdollista, tapaa toimittajan puolelta myös projektiin liittyviä henkilöitä ennen lopullista valintaa heidän asiantuntemuksensa varmistamiseksi. Integraatiomahdollisuudet: Mikäli järjestelmä halutaan yhdistää muihin yrityksesi tärkeisiin järjestelmiin, pyydä toimittajalta tietoa järjestelmän integrointimahdollisuuksista. 6
Ensimmäiset askeleet, kun päätös budjetointi- ja ennustejärjestelmään siirtymisestä on tehty 1. Sitouta yrityksen johto ja avainhenkilöt prosessiin. Punnitkaa nykyisten toimintatapojen hyvät ja huonot puolet ja analysoikaa kehittämiskohdat. 2. Määrittäkää yhteistyön tärkeimmät osa-alueet. Mitkä ovat kriittisimmät asiat onnistumisen kannalta? 3. Määrittäkää yhteistyölle selkeät tavoitteet ja mittarit. Se on tärkeää, jotta yhteistyön menestystä pystytään arvioimaan realistisesti. 4. Valitkaa työntekijät, jotka ovat vastuussa projektista ja edustavat yhtiönne näkemyksiä sekä ovat sitoutuneet budjetointiin ja ennusteiden laatimiseen. 5. Valitkaa järjestelmä ja kumppani, joihin luotatte ja joka välittää aidosti yrityksenne menestyksestä. Yhteistyö on sujuvinta silloin, kun voitte avoimesti keskustella kumppanin kanssa yrityksenne haasteista, vahvuuksista, strategiasta ja kulttuurista. 6. Päättäkää aikatauluista, välitavoitteista ja vastuualueista. 7
Neuvot ja avun teille tarjoaa Azets Toivomme tämä oppaan vastanneen kysymykseen siitä, miten vuosibudjetti eroaa rullaavista ennusteista ja kuinka niiden laatiminen onnistuu molempia toimintoja tukevalla järjestelmällä. Asiakkaamme ovat olleet tyytyväisiä ratkaisumme seuraaviin ominaisuuksiin: selkeisiin hyviin raportteihin budjetin automaatiolaskentoihin ja jakosääntöihin järjestelmän helppokäyttöisyyteen, joustavuuteen ja muunneltavuuteen ratkaisun mahdollistamaan yhteiskäyttöön sekä reaaliaikaisuuteen nopeaan ja tehokkaaseen käyttöönottoon palvelutasoon Tutustu tarkemmin: www.azets.fi/taloushallinto/budjetointi/ Azets & Navita - tuki parempien päätösten tekemiselle Azets Insight Oy tarjoaa työkalut ja palvelut päätöksentekoon. Navita on tehokas budjetointiin, ennusteiden laadintaan, liiketoiminnan seurantaan ja raportointiin kehitetty selainpohjainen työkalu. Meillä on vankka kokemus erilaisten yritysten budjetointi-, raportointi ja ennusteprosessien kehittämisestä sekä olemme auttaneet useita asiakkaitamme siirtymään helpompaan talouden suunnitteluun Navitan avulla. Järjestelmän mahdollistamat laskennat automatisoivat ja tehostavat budjetoinnin ja ennustamisen prosessia. Se tarjoaa pohjan myös kassavirtaennusteen laadinnalle. Ratkaisu on integroitu suoraan taloushallinnon palveluihimme, jolloin Navitan tiedot ovat aina ajan tasalla. Meidän tehtävämme on varmistaa asiakasyritystemme menestys. Teemme sen toteuttamalla heille lisäarvoa tuottavia palveluita, jotka aidosti mahdollistavat yrityksen eri toimintojen automatisoinnin ja integroinnin. 8
Varmistamme menestyksesi Tutustu meihin osoitteessa azets.fi. Keskustelemme mielellämme kanssanne ota yhteyttä. Azets-myynti: +358107564500 myynti@azets.com