Tampereen kaupunki Helmin automatisointi Loppuraportti
Sisällysluettelo Aamu- ja iltapäivätoiminta Helmi-toiminnanohjausjärjestelmässä Projektin toimitussisältö Projektin läpivienti Projektin tulokset 2
Aamu- ja iltapäivätoiminta Helmi-toiminnanohjausjärjestelmässä Tampereen kaupunki käyttää aamu- ja iltapäivätoiminnan haun välineenä Helmitoiminnanohjausjärjestelmää. Prosessi on digitalisoitu 2017. Huoltajat hakevat paikkoja lomakepohjaisella palvelulla. Helmi-järjestelmän kautta tulleita hakemuksia on käsitelty lomake kerrallaan joko hyväksyen tai hyläten hakemuksen valintakriteereihin pohjautuen. CGI toteutti Tampereen kaupungille ratkaisun, jonka avulla automatisoidaan hakemuksen hyväksyntäprosessia niin, että Tampereen kaupungin loppukäyttäjien ei enää tarvitse käydä läpi hakemuksia manuaalisesti. 3
Projektin toimitussisältö Helmi-automaatioprojektin tavoitteena oli automatisoida aamu- ja iltapäivätoiminnon hakulomakkeiden käsittely niin, että manuaalisesta hyväksyntäprosessista voidaan luopua. Hakemuksia aamu- ja iltapäivätoimintaan tehdään yli tuhat kappaletta ja näiden käsittely manuaalisesti lyhyessä ajassa on kuormittavaa. Tarkoitusta varten rakennettiin automaatiotyönkulku hakulomakkeiden käsittelyyn ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäen. 4
Projektin toimitussisältö Projektityö sisälsi seuraavat kokonaisuudet: Työnkulun ja käsittelyprosessin määrittely Automaatioprosessin suunnittelu, toteutus sekä testaus Automatisoinnin käyttöönotto sekä käyttöönoton tuki Toteutuksen dokumentointi Ohjelmistorobotiikkaympäristön rakentaminen ja tämän konsultointi Automatisointi sekä automaatioympäristön rakennettiin pohjautuen UiPath ohjelmistorobotiikkatuotteeseen. 5
Toteutettu työnkulku Ohjelmistorobotti ohjelmoitiin tekemään vain myönteisiä päätöksiä, joita on n. 90% päätöksistä. Kielteiset päätökset tehdään rehtorin / asiakaspalvelupäällikön toimesta Helmin käyttöliittymässä. 6
Projektin läpivienti Projektin aikataulutavoitteena oli kevään 2018 AP-IP-hakemusten käsittely toukokuussa. Projekti käynnistyi huhtikuun alussa automaatioprosessin määrittelyllä ja ratkaisu saatiin käyttöön aikataulun ja budjetin mukaisesti toukokuussa. TEHTÄVÄ / VIIKKO 14 VALMISTELUT ROBOTISOINTI TUOTANTOKÄYTTÖ PÄÄTTÄMINEN 15 16 17 18 19 20 21 22 23. Käyttöympäristö, Työnkulun suunnittelu Robotisointi, testaus, asiakastestaus Työn tulokset, päättäminen ja jatkotoimenpiteet Hakemusten prosessointi Tuotannon seuranta Projekti toteutettiin yhteistyössä Tampereen kaupungin ja CGI:n kesken. Tampereen kaupungilla oli päävastuu hakemuskäsittelyprosessista sekä hyväksymistestauksesta. CGI vastasi automatisoinnin suunnittelusta, toteuttamisesta sekä ohjelmistorobotiikan konsultoinnista.
Tietoja robotin toiminnasta 25.5.2018 mennessä Keskimääräinen hyväksyttyjen hakemusten käsittelyaika: 00:02:26 / hakemus Automaatioaste robotille oli 89% (automaattisesti käsiteltyjä hakemuksia) Hakemuksia käsitelty: 1253 Hyväksyttyjä hakemuksia yhteensä: 1113 Hyväksytty huoltajien tilanteen perusteella: 936 Hyväksytty erityisin perustein: 125 Hyväksytty erityisopetuksen perusteella: 52 Jätetty hyväksymättä: 54 Jätetty kesken prosessivirheen takia: 84 Kohdistusvirhe / Oppilaitoksesta ei löydy huoltajaa: 61 Kohdistusvirhe / Oppilasta ei löydy hetulla: 6 Kohdistusvirhe / Hetulla löytyy oppilas useasta oppilaitoksesta: 13 Virhe huoltajan valintojen tuonnissa: 1 APIP-sähköpostin lähetysvirhe: 3 8
Robotin käsittelyaikataulut 9
10
Our commitment to you We approach every engagement with one objective in mind: to help clients succeed