Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä

Heljä Strömberg Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä Osa 3. Case Stora Enso Aton-projektin julkaisu nro 3 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Informaatio- ja mediatekniikan laitos 31.7.2007 MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULU PL 181, 50101 MIKKELI Puh. (015) 355 61 www.mikkeliamk.fi

SISÄLLYSLUETTELO 11 CASE: STORA ENSO... 3 11.1 Tietoa Stora Ensosta... 3 11.2 Tällä hetkellä käytössä olevia järjestelmiä... 4 11.2.1 Taustaa... 4 11.2.2 Fenix... 4 11.2.3 SAP R/3... 5 11.2.4 PartnerWeb... 5 11.2.5 Dokumenttienhallintajärjestelmä taltioida... 5 11.2.6 Tehdasjärjestelmä SEITTI... 5 11.2.7 Intranet... 6 11.2.8 Muita järjestelmiä... 6 11.3 Järjestelmätoimittajia... 7 11.3.1 TietoEnator... 7 11.3.2 SAP... 7 11.3.3 Domasoft... 7 11.3.4 ABB... 7 11.4 Talletetaanko mitään?... 7 11.5 Sähköisen aineiston vertailua paperiarkistoon... 9 11.6 Onko Stora Ensossa tahtoa/tarvetta sähköisen aineiston säilyttämiseen?... 9 11.7 Mahdollisuudet ja uhkat... 10 12 LÄHTEET... 10 13 ASIAIN TILA... 13 Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 2 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

11 CASE: STORA ENSO Tässä osiossa selvitetään kuinka paljon Stora Ensolla on käytössään asiankäsittelyjärjestelmiä ja onko niissä otettu huomioon asiakirjojen pitkäaikainen säilytys. Tähän asti yhtiö on luovuttanut pysyvästi säilytettäviä, ns. historiallisia asiakirjojaan päätearkistoonsa, Elkaan paperimuodossa. Sähköisen asiankäsittelyn lisääntyessä on syytä selvittää, katoavatko sähköisen asiakirjat sen jälkeen kun niiden aktiivinen aika on ohitse, vai tuleeko Elkaan tulevaisuudessakin Stora Enson asiakirjoja myös sähköisessä muodossa. 11.1 Tietoa Stora Ensosta Stora Enso syntyi, kun suomalainen Enso ja ruotsalainen Stora yhdistyivät vuonna 1998. Enson toiminta alkoi vuonna 1872, kun norjalainen Hans Gutzeit perusti sahan Kotkaan. Storan historia alkaa tuhat vuotta sitten Faluniin perustetusta kaivoksesta. Stora aloitti puunjalostuksen 1860-luvulla. Molemmat yhtiöt kehittyivät vuosikymmenien kuluessa maailman suurimpien metsäyhtiöiden joukkoon. Yhdistymisen jälkeen Stora Enso on yksi maailman johtavista metsäyhtiöistä. Se on pitkälle integroitunut metsäteollisuusyhtiö, joka valmistaa aikakauslehtipaperia, sanomalehtipaperia, hienopaperia ja pakkauskartonkeja. Lisäksi Stora Enso omistaa metsämaata ja sillä on useita sahateollisuuslaitoksia. Konsernin palveluksessa oli vuonna 2004 noin 45 000 henkilöä yli 40 maassa viidellä mantereella. (Stora Enso, vuosikertomukset 1998, 2-3 ja 2004, 2) Varsinaisen tuotantotoiminnan lisäksi maailmalla toimii useita aluekonttoreita, myyntiyhtiöitä ja tukkureita. Erilaisia yksiköitä ja toimintaa Stora Ensolla on Euroopassa, Etelä- ja Pohjois- Amerikassa sekä Aasiassa. Seuraava kaavio (Stora Enso 2003) kuvaa hieman yrityksen toimintaa ja tuotantoprosessin kulkua metsästä myyntikonttoriin. Kuva 1 Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 3 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

11.2 Tällä hetkellä käytössä olevia järjestelmiä 11.2.1 Taustaa Stora Enson syntyessä vuonna 1998 yhdistyi myös suuri määrä erilaisia hallintojärjestelmiä, joiden avulla hoidettiin muun muassa tilausten käsittelyä, tuotannonsuunnittelua, raportointia, logistiikkaa ja laskutusta. Varsinkin myyntikonttoreissa oli ongelmia, kun oli hallittava jopa yli kymmentä erilaista järjestelmää kyetäkseen hoitamaan eri tehtäväalueisiin liittyvät rutiinityönsä. (Munter 2003.) Kansainvälisessä organisaatiossa tietohallinto kohtaa vielä suurempia haasteita kuin yhdessä maassa toimivan pienemmän organisaation tietohallinto. Yhtenäisen järjestelmän on toimittava jokaisessa maassa ja tuettava toimintaa samalla tavalla oltiin sitten Kiinassa, Brasiliassa tai Suomessa. Samoin henkilökunnan on hallittava toiminnot useimmille käyttäjille vieraalla kielellä, sillä Stora Enson konsernikielenä on englanti. Aineiston arkistointiin kansainvälisyys tuo myös oman värinsä. Järjestelmän on huomioitava jokaisen maan lainsäädäntö. Useimmiten on toimittava tiukimpien lakien mukaan, jotta järjestelmä olisi hyväksyttävissä jokaisessa maassa. Seuraavissa luvuissa tarkastellaan hieman minkälaisten järjestelmien avulla Stora Ensossa toimitaan. Mukana on sekä hallintojärjestelmiä (mm. Fenix ja SAP) että esimerkki tehdasjärjestelmistä. Tehdasjärjestelmän mukaan ottaminen on perusteltua, sillä yrityksissä tuotetaan arkistoitavaa aineistoa myös varsinaisten asiakirja- ja dokumentinhallintajärjestelmien ulkopuolella. Tehdasjärjestelmän kautta nähdään se monimutkainen kokonaisuus, jollaista tänä päivänä vaaditaan suuren organisaation pyörittämisessä. Lisäksi tehdasjärjestelmät tuottavat runsaasti dokumentteja, joita löytyy tämän hetken paperisista yritysarkistoista. Kaikista näistä syntyy kokonaisuus, joka kattaa JHS 156:n (2004) määritelmän asiankäsittelyjärjestelmästä: Asiankäsittelyjärjestelmä on tietojärjestelmä, jonka avulla organisaation käsittelemät asiat voidaan hallita ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Järjestelmä sisältää tai siihen on integroitu toiminnallisesti tai loogisesti toisiinsa liittyviä sovelluksia, sisäisiä tietovarantoja, palveluita ja toimistotyökaluja. 11.2.2 Fenix Fenix on tietojärjestelmä, joka kattaa tilausten käsittelyn, logistiikan, laskutuksen ja liiketoiminnan suunnittelun. Se sisältää erilaisia työkaluja Stora Enson myynnin ja tuotannon suunnittelun tarpeisiin sekä paperi-, kartonkija selluliiketoiminnan tavaravirtojen hallintaan. (Munter, 2003). Kuva 2. (Stora Enso, 2003) esittelee Fenix-järjestelmän toiminnot kaaviomuodossa. Kuva 2 Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 4 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

11.2.3 SAP R/3 SAP R/3 on liiketoiminnan ohjausjärjestelmä, joka sisältää talous- ja henkilöstöhallinnon sekä kunnossapito- ja ostotoiminnan (Åkerman, 2005). Stora Enson SAP-järjestelmä on hyvin pirstaleinen kokonaisuus, josta mm. on vaikea koota selkeää prosessikaaviota. SAP-toiminnanohjausjärjestelmään on liitetty erilaisia ohjelmistoja eri toimintoja varten. Esimerkkinä voi mainita OpusCapita-maksuliikenneohjelmiston, johon kuuluvat maksujen nouto ja vastaanotto, tiliotteiden ja viitteiden käsittely sekä sähköinen Aktiiviarkisto, johon aineistot siirretään lyhytaikaiseen säilytykseen (OpusCapita, 2006). Parhaillaan (2006) on käynnissä SEAAP (Stora Enso Administrative Application Program), jossa SAP R/3 järjestelmäalustalle kehitetään koko konsernille yhtenäisiä systeemejä ja samansisältöisiä toimintatapoja (Mäkeläinen 2005). 11.2.4 PartnerWeb PartnerWeb on TietoEnatorin kehittämä käyttöliittymä, jonka avulla asiakkaat voivat seurata tilaustensa kulkua Stora Enson järjestelmissä. Asiakas pystyy näkemään mm. tilastoja omista tilauksistaan, tuotannonsuunnittelutietoja ja reaaliaikaisia varastotietoja. Järjestelmää voidaan käyttää mistä tahansa. (TietoEnator, 2006.) 11.2.5 Dokumenttienhallintajärjestelmä taltioida Esimerkkinä dokumenttienhallintajärjestelmästä on Stora Enson Enocellin tehtaiden taltioida. Se on kehitetty yhteistyössä Domasoftin kanssa johtamisjärjestelmän laatuohjeiden ja laatutallenteiden hallitsemiseen (Domasoft 2002). Tarkoituksena on laajentaa taltioidaa edelleen Enocellin muiden dokumenttien hallintaan (Toivonen 2003, 22-24). 11.2.6 Tehdasjärjestelmä SEITTI Vuoden 2006 aikana käyttöön otettava Imatran tehtaan tehdasjärjestelmä on nimeltään SEITTI. SEITTI:in on liityntöjä kymmenistä eri järjestelmistä, mm. automaatio-, logistiikka- ja laboratoriojärjestelmistä. Tietoja kerätään tai niitä lähetetään mm. konserni- ja divisioonatason järjestelmiin Fenixiin ja SAP:iin. (Suikkanen et al., 2006). Fenixistä SEITTI vastaanottaa tiedot tilauksista ja niihin liittyvistä matkavarauksista. Tietojen pohjalta toteutetaan tuotannon Kuva 3 Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 5 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

ja lähetyksen suunnittelu. SEITTI lähettää Fenixille tiedot tuotantosuunnitelmista, toteutuneista tuotannoista ja tuotannon luokittelumuutoksista sekä tehtaalta lähetetyistä rullista. (Suikkanen et al., 2006). Kuva 4 SAP:iin tehtävän liitynnän toteutus ei vielä (2006) ole käynnistynyt. Tarkoituksena on kuitenkin siirtää SEIT- TI-järjestelmästä SAP:iin tuotekustannuslaskennan lähtötietoja, tuotantotarvikkeisiin liittyviä tietoja, laitteisiin liittyviä kunnossapitotapahtumia sekä seisokkien suunnittelun lähtötietoja. (Suikkanen et al., 2006). Kuten kuvasta 3 voi nähdä, SEITTI on nimensä veroinen. Verkko ulottuu laajalle tehtaan trukeista Fenixin kautta koko konsernin myyntiorganisaatioon. (Suikkanen et al, 2006). Seuraavassa kuvassa 4 tarkastellaan SEITTI:ä osana prosessitietojen hallintaa (Suikkanen et al., 2006). 11.2.7 Intranet Intranet-sivut ovat tärkeä tiedonjakelukanava tämän päivän suuryrityksessä. Stora Ensossa intranet-sivuilta löytyy muun muassa toimintaa ohjaavat laatukäsikirjat. Stora Ensossa kaikilla yksiköillä, tehtailla ym. on omat intranet-sivunsa ja niiden lisäksi on vielä konsernin yhteiset Insite-sivut. Yksiköiden omille sivuille pääsee vain kunkin yksikön oma henkilöstö. (Kaakinen 2006.) 11.2.8 Muita järjestelmiä Stora Enson koko organisaatiossa on erilaisia tietojärjestelmiä varmasti satoja tai enemmänkin. Tähän kappaleeseen on poimittu Stora Enson eri yksiköiden Staffin-lehdistä ja Stora Enson internet-sivuilta (Stora Enso 2006) muutamia esimerkkejä erilaisista järjestelmistä, jotka voisivat tuottaa arkistoinnin arvoisia sähköisiä dokumentteja. Stora Enso Metsällä ja Stora Enso Timberillä on olemassa emetsä- ja etimber-järjestelmät asiakkaiden online-palvelua varten. emetsän avulla metsänomistaja seurata puukauppaansa reaaliaikaisena. Verkossa voi käydä myös puukauppaneuvottelut. Puunkorjuu- ja kuljetusyrittäjät saavat emetsän palvelusta selville työkohteensa ja voivat seurata tehtyjen työsuoritustensa toteutumista. etimber on vastaava palvelu puutavara-asiakkaille. Digitaalisessa asiakaspalvelussa asiakkaiden saatavilla on kaikki heidän toimituksiaan koskevat asiakirjat. e-metsä ja etimber ovat esimerkkejä yrityksen ekstranet-palveluista, kuten myös jo aiemmin mainittu PartnerWeb. Ekstranet-palveluihin asiakkaat pääsevät internetin kautta omilla käyttäjätunnuksillaan. Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 6 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

Anjalankoskella on riskienhallintaan kehitetty ohjelma ASKEL, joka sisältää mm. raportointi- ja tilastotoimintoja turvallisuusasioista. Saman aihepiirin aineistoa sisältää TURVA-järjestelmä, johon voi tehdä vaaratilanneilmoituksia ja turvallisuusideoita. Ympäristöturvallisuudesta huolehtii UKKO, uuden kemikaalin hankinta- ja käyttöönottojärjestelmä. UKKO on sekä uuden kemikaalin käyttöönottoprosessi, että siihen liittyvä lomake. Henkilökunnan koulutusta varten on Imatran tehtaille kehitetty sähköinen Oppimisympäristö. Tietoverkon kautta voi opiskella yleistietoja tehtaasta, ohjeistuksia ja toimintatapoja. Oppimisympäristöön on mahdollista viedä koko henkilöstöä koskevia koulutuksia, rakentaa kurssikokonaisuuksia ja tehtäväosioita. Vastaavanlaisia sähköisiä koulutuskokonaisuuksia on muissakin Stora Enson yksiköissä. 11.3 Järjestelmätoimittajia 11.3.1 TietoEnator TietoEnator Oyj on alunperin suomalaisen Tiedon ja ruotsalaisen Enatorin yhdistymisen seurauksena vuonna 1999 syntynyt yhtiö (TietoEnator, 2006). TietoEnator Forest kehittää tietojärjestelmiä sellu-, paperi- ja puutuoteteollisuuteen sekä metsätoimintoihin (TietoEnator, 2006). TietoEnator on kehittänyt yhteistyössä Stora Enson kanssa Fenix-toiminnanohjausjärjestelmän ja on ollut mukana useiden Stora Enson tehdasjärjestelmien kehittämisessä. 11.3.2 SAP Kansainvälinen SAP toimittaa integroituja liiketoimintaratkaisuja kaiken kokoisille yrityksille. SAP perustettiin vuonna 1992 Mannheimissa Saksassa. SAP:llä on tytäryhtiöitä yli 50 maassa. SAP Finland on toiminut vuodesta 1996. Stora Enso on käyttänyt SAP:n ratkaisuja vuodesta 1998 alkaen. SAP-järjestelmää kehitetään ja laajennetaan koko ajan. Tavoitteena on kaikkien Stora Enson Euroopan yksiköiden yhteinen järjestelmäpohja (SAP, 2006.) 11.3.3 Domasoft Domasoft on perustettu 1.1.2001. Se kehittää ja markkinoi ohjelmistoja mm. dokumenttien hallintaan ja asianhallintaan. Sen IDA-dokumenttien hallintajärjestelmä on tarkoitettu kaikenkokoisille organisaatioille. IDA sisältää asiakirjojen versioinnin, arkistoinnin, hakutoiminnot, tiedonjakamisen ja käyttöoikeuksien hallinnan. 11.3.4 ABB ABB on sähkövoima- ja automaatioteknologiayhtymä, joka toimii yli 100 maassa. ABB muodostettiin tammikuussa 1988 sulauttamalla yhteen ruotsalaisen Asean ja sveitsiläisen Brown Boverin sähkötekniset liiketoiminnot.(abb, 2006.) SEITTI-järjestelmän prosessitietokanta on ABB:n toimittama. Industrial-tuotannonsuunnittelu-, tuotannonhallinta-, laadunhallinta- ja prosessi-tiedonhallintajärjestelmät kattavat linjojen koko tuotantoprosessit suunnittelusta varastoon. (ABB, 2005.) 11.4 Talletetaanko mitään? Tällä hetkellä Stora Enson järjestelmissä ei talleteta sähköistä aineistoa pysyvästi (Laapotti 2006). Arkistointi mainitaan esimerkiksi Fenixin järjestelmäkuvauksessa useassa kohdassa (kuvat 5.- 7). Tässä tapauksessa se tarkoittaa kuitenkin vain lyhytaikaista tallettamista tarpeen mukaan. Tilapäisesti arkistoidaan mm. laskuja ja tilauksia. (Stora Enso 2003.) Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 7 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

Kuva 5 Kuva 6 Kuva 7 Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 8 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

Aiemmin kappaleessa 3.5 mainitussa OpusCapita-järjestelmässä on olemassa Aktiiviarkisto, johon aineistoa siirretään tilapäiseen säilytykseen. Laapotin (2006) mukaan sähköpostien kanssa kukin henkilö toimii parhaaksi katsomallaan tavalla. Postilaatikoissa muistikapasiteetti on rajattu, joten niitä ei voi käyttää pitempiaikaiseen säilytykseen. Tietohallintopuolella talletetaan muistiot Microsoftin Sharepointille avattuihin kansioihin, joihin eri henkilöt pääsevät sen mukaan, mihin organisaatioon kuuluvat. Esimerkiksi järjestelmätasolla Fenix-järjestelmän kehittämiseen liittyvät dokumentit ovat tallessa toimittajan (TietoEnator) kanssa yhteiskäytössä olevalla serverillä. (Laapotti 2006.) 11.5 Sähköisen aineiston vertailua paperiarkistoon Tarkasteltaessa esimerkiksi edellä mainittuja kaaviokuvia, voidaan todeta, että lähes kaikki tällä hetkellä yrityksissä oleva asiakirja-aineisto on muuttumassa sähköiseksi. Monen vanhan yritysarkiston peruskivet, pöytäkirjat, kirjeenvaihto, muistiot ja tiliasiakirjat, pyörivät bittivirtana sähköisessä maailmassa. Tuotantoa ja henkilöstöhallintoa koskeva aineisto samoin. Stora Ensossa pöytäkirjat syntyvät sähköisesti mutta Rouhunkosken (2006) mukaan ne vielä tulostetaan paperille säilytystä varten. Kirjeenvaihdon avulla vanhoista arkistoista voi saada hyvinkin tarkan kuvan yrityksen toiminnasta ja toiminnassa mukana olleista henkilöistä. Mitä tämän päivän sähköposteista jää jäljelle? Kuten aiemmin mainittu, sähköpostien tallettamiseen ei Stora Ensossa ole minkäänlaista ohjeistusta. Kuitenkin paljon arvokasta päivittäiseen toimintaan liittyvää tietoa liikkuu sähköpostitse. Tällä hetkellä Elkassa tallessa olevat Stora Enson luovuttamat paperiset yritysarkistot ovat hyvin erilaisia. Jostakin arkistosta on säilynyt vain pari pöytäkirjakopiota, kun taas toisesta saattaa olla aineistoa sata hyllymetriä, kattaen kaiken yrityksen perustamisasiakirjoista lähtien, sisältäen tuotantotoiminnan ja hallinnon, myynnin ja jopa henkilöstön yksityisasioita. Elkassa on tällä hetkellä erittäin hyvä Stora Enson valokuva-arkisto. Se sisältää henkilökunnan lehdissä käytettyjä kuvia vv.1936-1996. Kun arkistossa on myös henkilökunnan lehdet ja hyvä artikkelihakemisto, tutkijoiden käytössä on oivallinen historiallinen aineisto. Tähän verrattuna tämän hetkinen tilanne vaikuttaa hieman huolestuttavalta. Tarja Hännisen (2006) mukaan Stora Enson sähköisiä valokuvia on osittain poltettu CD:lle, mutta pääosaa kuvista ei ole pysyvästi talletettu mitenkään. Voi olla, että tulevaisuudessakin eri tehtaiden ja yksiköiden aineistot ovat hajanaisia ja sattumalta talteen jääneitä tulosteita. Eri tehtailla ja yksiköissä todennäköisesti työskentelee nyt ja tulevaisuudessa henkilöitä, jotka tulostavat varmuuden vuoksi talteen mielestään tärkeät ja tarpeelliset dokumentit, sähköpostit ja erilaiset raportit ym.. Tällä tavalla tehty satunnaisotanta ei liene tulevaisuuden historian tutkijoille todennäköisesti kovin hyvää aineistoa. 11.6 Onko Stora Ensossa tahtoa/tarvetta sähköisen aineiston säilyttämiseen? Stora Enson tietohallinnossa toimivan Anita Laapotin (2006) mukaan minkäänlaista ohjeistusta arkistointiin ei ole olemassa. Ainoastaan IT Manager Merja Sokura tunnusti, että arkistointia on ajateltu. Sokura on Stora Enson SAP-asiantuntija. Sähköisen aineiston arkistointi on kuitenkin vasta ajatuksen asteella. Arkistointitapaa ei ole vielä sen kummemmin mietitty eikä Stora Enson SAP-järjestelmässä ei ole vielä työkaluja pitkäaikaiseen arkistointiin. Suuressa kansainvälisessä organisaatiossa on paljon erilaisia muuttujia, jotka on otettava huomioon, kuten esimerkiksi aiemmin mainittu eri maiden erilainen lainsäädäntö. (Sokura 2006.) Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 9 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

TietoEnatorin Seppo Mutta on ollut kehittämässä Stora Enson Fenix-järjestelmää. Hänen mukaansa tämän päivän asiakkaat eivät tilaa järjestelmiinsä arkistointiratkaisuja. Järjestelmäsuunnittelussa otetaan huomioon ainoastaan tilapäiset toiminnalliset arkistointitarpeet ja kirjapitolain (1336/1997 10 ) vaatimukset. Hän vahvisti myös sen, että Fenixissä ei ole edellytyksiä pysyvään arkistointiin. (Mutta, 2006). 11.7 Mahdollisuudet ja uhkat Mahdollisuuksia on. Sähke-määräyksestä (2005) saa varmasti hyviä ohjeita pysyvästi säilytettävien sähköisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen. Kuinka monen yrityksen resurssit kuitenkaan riittävät yksityiskohtaisen arkistonmuodostussuunnitelman avulla tehtävään asiakirjahallinnon ja tietojärjestelmien läpikäymiseen sähköisen arkistoinnin aloittamiseksi? Jonkinlainen typistetty versio sähkemääräyksestä tai muita yksinkertaisempia ohjeita sähköisen arkistoinnin aloittamiseksi voisi varmaankin kehittää. Erikseen olisi huomioitava uudet perustettavat järjestelmät, joihin arkistointijärjestelmä voidaan liittää jo aloitusvaiheessa. Näissä voitaisiin todennäköisesti Sähke-määräyksen ohjeita ja AMS:aa käyttää enemmänkin. Tällä hetkellä jo käytössä olevien järjestelmien sähköisen arkistoinnin on perustuttava yrityksen toiminnallisiin vaatimuksiin, liiketoimintaprosesseihin ja järjestelmien suomiin mahdollisuuksiin. Yrityksissä arkistoinnin lähtökohtana voisi olla jonkinlainen arvonmääritys. Selvitetään, mitkä juuri kyseisen yrityksen kannalta ovat tärkeitä säilytettäviä dokumentteja ja minkälaisia mahdollisuuksia käytössä oleva järjestelmä sisältää. Jos on jo olemassa käytäntöjä tilapäiseen arkistointiin, voitaisiinko niitä muuttaa pysyvämpään suuntaan. Viranomaisethan eivät kovin pitkälle voi määrätä, mitä säilytetään, ennemminkin neuvoa ja ohjeistaa. Huomiota olisi kiinnitettävä myös siihen, että sähköistä aineistoa on liiankin helppo muuttaa ja muokata. Varsinkin yritysten intranetit sisältävät runsaasti päivittäistä toimintaa koskevaa tärkeätä tietoa, toimintaohjeita ja muuta informaatiota. Olisi syytä varmistaa, etteivät kaikki vanhentuneet tiedot katoa päivitysten mukana. Stora Ensossa näin valitettavasti on käymässä. Uudet tiedot päivitetään entisten päälle ja historiatieto katoaa bittiavaruuteen. (Laapotti 2006.) Liikearkistoyhdistyksen Pureeko ajan hammas -julkaisun mukaan internet-, intranet- ja extranet-sivujen ylläpidosta vastaavien täytyy huolehtia ainutkertaisten ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä. Tärkeää on säilyttää ensimmäiset sivut ja otokset merkittävistä muutoksista. Otoksia olisi otettava vähintään kerran vuodessa. Helsingin yliopiston kirjasto tallettaa kaikki.fi-loppuiset kotisivut vuoden välein. (Liikearkistoyhdistys 2000.) Tämänkin mahdollisuuden ulkopuolelle jäävät Stora Enson.com-loppuiset internet-sivut. Yksi arkistoalan tärkeä vaikuttaja on edellä mainittu Liikearkistoyhdistys. Liikearkistoyhdistys on arkistoalan äänitorvi yksityisellä sektorilla. Sen toiminta-ajatuksena on kehittää mm. yritysten tietojen hallintaa, palvelua ja arkistointia. Kesäkuussa 2006 yhdistykseltä on ilmestymässä uusi julkaisu, jossa käsitellään mm. sähköisen asiakirjahallinnon kannalta keskeisiä asioita. (Liikearkistoyhdistys 2006.) Tässä kohdassa voisi myös miettiä tällä hetkellä niin muodikasta yritysten yhteiskuntavastuuta. Mitä jää jäljelle 2000-luvun yritystoiminnasta? Tyhjiä tehdasrakennuksia kenties? Tarvitaan viranomaisten tai jonkin muun yhteisön taholta liikkeelle pantavaa äänekästä herätysliikettä ja enemmän julkista keskustelua sähköisestä säilyttämisestä.. 12 LÄHTEET ABB, 2005. Lehdistötiedotteet 2005. WWW-dokumentti. http://www.abb.fi/. Luettu 9.5.2006. ABB, 2006. Suomalaiset juuret. WWW-dokumentti. http://www.abb.fi/. Luettu 9.5.2006. Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 10 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

Arkistolaitoksen määräys. Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien kirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. KA 1486/40/2005, 20.12.2005. www-dokumentti. http://www.narc.fi/arkistolaitos/pdf-ohjeet/akj_maarays.pdf. Luettu 15.5.2005 Domasoft Oy, 2002. Lehdistötiedote 6.2.2002. Domasoft toimittaa dokumentinhallintaa Enocellille. WWW-dokumentti. http://www.domasoft.com/arkisto/06022002.html. Luettu 16.5.2006 Hänninen, Tarja 2006. Sähköpostikeskustelu 30.5. 1.6.2006. Marketing Communications Officer. Stora Enso Oyj. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta, 2004. JHS 156. Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittely tiedonhallinnassa. WWW-dokumentti. http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs156. Luettu 15.5.2006. Kaakinen, Taina 2006. Puhelinkeskustelu 19.5.2006. Information Specialist. Stora Enso Oyj. Kirjanpitolaki 1336/1997. WWW-dokumentti. http://www.finlex.fi. Luettu 16.5.2006. Laapotti, Anita 2006. Sähköpostikeskustelu 9.5.2006. IT Manager EACC Quality & Security Coordinator. Stora Enso Oyj. Lakio, Matti 2006. Esipuhe. Elkan tavoitteet ElkaD-projektissa. Teoksessa Palonen, Osmo et al. (toim.) ELKAD Puheenvuoroja sähköiseen arkistointiin, Mikkelin Ammattikorkeakoulu, A: Tutkimuksia Research Reports. Mikkeli. Liikearkistoyhdistys 2000. Pureeko ajan hammas. Arkistointi ja asiakirjojen säilytysajat. Helsinki. Liikearkistoyhdistys, 2006. WWW-dokumentti. http://www.liikearkistoyhdistys.fi/index.htm. Luettu 17.5.2006. Lybeck, Jari et al. 2006. Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja. Arkistolaitos. WWW-dokumentti. http://www.narc.fi/arkistolaitos/oppikirja/asiakirjahallinnon_oppikirja.pdf. Luettu 29.5.2006. Munter, Sami 2003. Tehokas Fenix lyö laudalta kymmenkunta vanhaa tietojärjestelmää. Staffin 5, 24-27. Mutta, Seppo 2006. Puhelinkeskustelu 29.3.2006. Department Manager, Sales & Logistics Solutions. TietoEnator Forest. Mäkeläinen, Esko 2005. Yhteinen systeemialusta tarpeen. Staffin 4, 8. OpusCapita, 2006. Stora Enso siirtyi palvelukeskusympäristöön. WWW-dokumentti. http://www.opuscapita.fi/fi/caset/cm-caset/stora+enson+case.htm. Luettu 9.5.2006. Rouhunkoski, Yrjö 2006. Puhelinkeskustelu 15.5.2006. Office Manager. Stora EnsoOyj. Toivonen, Ritva 2003. Stora Enso / Enocell Oy taltioida, johtamisjärjestelmän sähköinen muoto. Faili 2, 22-24. SAP, 2006. SAP Finland. WWW-dokumentti. http://www.sap.com/finland/index.epx. Luettu 8.5.2006. Sokura, Merja 2006. Puhelinkeskustelu 29.3.2006. IT Manager. Stora Enso Oyj. Stora Enso 2006. WWW-dokumentti. http://www.storaenso.com/cdavgn/main/0,,1_-1000-3218-,00.html. Luettu 29.5.2006. Stora Enso, TietoEnator, FenixPresentation 2003. Fenix, sales & customer service information system. Stora Enso, vuosikertomukset 1998, 2-3 ja 2004, 2. Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 11 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

Suikkanen, Jari et al. 2006. Tehtaan tietojärjestelmä ja prosessitietojen hallinta. Staffin Vuoksi 1, 14-15. Suikkanen, Jari et al. 2006. Liitynnät tehtaan tietojärjestelmään. Staffin Vuoksi 2, 20-21. TietoEnator, 2006. Asiakasratkaisuja. Stora Enso ottaa toimitusketjun haltuunsa. WWWdokumentti. http://www.tietoenator.fi/default.asp?path=408;415;22437. Luettu 3.5.2006. TietoEnator, 2006. Historia. WWW-dokumentti. http://www.tietoenator.fi/default.asp?path=408,409,2624. Luettu 3.5.2006. TietoEnator, 2006. Metsäteollisuus. WWW-dokumentti. http://www.tietoenator.fi/default.asp?path=408,410,16095,1123. Luettu 3.5.2006. Åkerman, Kjell 2005. Mitä myyntiyhtiöissä tapahtuu? Staffin 5, 11. Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 12 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

13 ASIAIN TILA Kirjastot näyttävät olevan valmiimpia sähköiseen arkistointiin kuin arkistot. Kuvailevaan metatietoa varten on olemassa valmis standardi (MARC-formaatti) ja sähköisen aineiston kuvailua ja siirtoa varten rakenne (METS). Myös aloite kehittää suositus pitkäaikaisessa säilytyksessä tarvittavasta metatiedoista lähti alun perin kirjastomaailmasta. Kirjastomaailmassa sähköinen arkistointi nähdään kokonaisuutena ja mm. OAIS-malli tunnetaan kirjastoissa ehkä paremmin kuin arkistoissa. Sähköiseen arkistointiin liittyy joukko erilaisia määrityksiä ja projekteja. Osin saatetaan tehdä päällekkäistä työtä, esim. JHS 143:n, Sähkeen ja Puolustusvoimien metatietomääritykset. Myös erilaisia digitointihankkeita on käynnistetty ja sähköistä pitkäaikaissäilytystäkin selvitetään Suomessa kahdessa hankkeessa (Aton- ja Vapa-projektit). Toisaalta eri hankkeissa on valittu yleisiä toimintatapoja ja standardeja, mikä luo edellytyksiä yhteistyölle ja samalla vähentää riskiä erillisten, uniikkien järjestelmien syntymisestä. Yritysmaailmassa pitkäaikaisen sähköisen arkistoinnin toimintamallin aikaansaaminen vaatii monen tekijän toteutumista. Riittävien taloudellisten resurssien saamiseksi jouduttaneen vaikuttamaan julkiseen hallintoon, mutta myös muita rahoituskanavia on selvitettävä, esim. erilaisten elinkeinoelämää lähellä olevien säätiöiden hyödyntäminen ja omaehtoinen rahanhankinta sähköisen arkistoinnin liiketoiminnan kautta. Yritysten sähköisten järjestelmien kehittämisessä ollaan siirtymässä toimintokohtaisista sovelluksista kohti keskitettyjä järjestelmiä, joissa otetaan huomioon organisaation toiminnan kokonaisuus sekä aineistojen pitkäaikainen säilyttäminen. Tällaisten järjestelmien kehittäminen edellyttää yhtenäisiä toimialasta riippumattomia metatietoja ja standardirajapintoja samoin kuin ohjelmistosovelluksiakin. Tällaisia standardeja tulisi määritellä yhteistyössä eri sähköisiä järjestelmiä kehittävien toimijoiden kanssa. Sähköistä tiedonhallintaa koskevaa asiantuntemusta on runsaasti tarjolla. Järjestelmien kehittämisessä mukana olevia toimijoita voisivat olla esimerkiksi Elka ja Mikkelin ammattikorkeakoulu, joilla on käytännön kokemusta sähköistä pitkäaikaissäilytystä koskevien standardien ja ohjelmistorajapintojen määrittelystä. Toinen tärkeä kysymys on yhtenäisten toimialasta riippumattomien sähköistä aineistoa koskevien säilytysaikasuositusten kehittäminen. Liikearkistoyhdistyksen suositus ottaa osaltaan kantaa sähköisen aineiston säilyttämiseen, mutta tarvitaan yhä pitemmälle menevää ohjeistusta. Myös eri laitteisto- ja ohjelmistotoimittajat tulisi saada mukaan standardien ja suositusten kehittämistyöhön. Eri standardien ja ohjelmistojen kehittämisen lisäksi yritysten henkilöstön koulutuksessa tulee korostaa sähköisen aineiston erityispiirteitä verrattuna paperimuotoiseen aineistoon. Sähköisen aineiston myötä arkiston käsite saa uuden merkityksen, kun aineiston aktiiviaikainen käsittely ja pitkäaikaissäilytys tapahtuvat samassa sähköisessä järjestelmässä. Sähköisiä asiakirjoja ja muuta tietoaineistoa ei ehkä mielletä samalla tavalla asiakirjoiksi kuin paperisia dokumentteja. Luultavasti yrityksistä on tietotekniikan kehityksen rinnalla kadonnut arkistoalan tietotaito. Päätoimisia arkistonhoitajia ei ole enää yrityksissä kovinkaan monia ja sähköinen asiakirjahallinto mielletään tietotekniikan ammattilaisten osaamisalueeksi. Taloudellisten resurssien puute on varmaankin yksi syy, miksei pysyvää sähköistä arkistointia harkita yrityksissä. Stora Enson tapaisessa yhtiössä monia eri tietojärjestelmiä sisältävän verkoston kehittäminen perusteellisen arkistonmuodostussuunnitelman avulla vaikuttaa ajatuksenakin melko mahdottomalta tehtävältä. Pienempien kokonaisuuksien taivuttamisen arkistonmuodostussuunnitelmaan luulisi kuitenkin olevan mahdollista, jos vaan tahtoa ja taitoa riittää. Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 13 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu

Yksi syy on tietenkin sama, mikä koskee myös paperimuotoista aineistoa. Mikään ei velvoita yritystä säilyttämään aineistoaan pysyvästi. Ainoastaan kirjanpitolaki (1336/1997 10 ) asettaa vaatimuksia aineiston säilytykselle. Kun vaatimukset on täytetty, voidaan painaa deleteä. Todennäköisesti, toivottavasti, näin ei kuitenkaan tehdä, vaan ymmärretään sähköisen aineiston arvo ennen kuin on liian myöhäistä. Nyt eletään tässä hetkessä ja mietitään vain ja ainoastaan tulevaisuutta. Kiireisessä globalisoituneessa yritysmaailmassa eilisen asiat eivät ole niitä tärkeimpiä. Tietojärjestelmiä uusitaan ja tekniikkaa kehitetään tulevaisuutta, ei menneisyyttä, varten. Vanhat paperiset asiakirjat ovat säilyneet tehtaiden ja konttoreiden kellareissa niin kauan, kun ne eivät ole olleet kenenkään tiellä. Sähköisten säilyttäminen vaatii jo erityisiä toimenpiteitä. Kuten Jari Lybeck (71, 2005) kirjassaan toteaa: Paperiasiakirja säilyy, ellei sitä erityisesti hävitetä, sähköinen asiakirja häviää (itsestään), ellei sitä erityisesti säilytetä. Ja tällä hetkellä vaikuttaa siltä, että ei erityisesti säilytetä. Strömberg: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä, 14 / 14 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu