Ikäihminen toimijana -hanke. Kiireen katkaisu Kainuun kotihoidossa

Transkriptio

1 Ikäihminen toimijana -hanke Kiireen katkaisu Kainuun kotihoidossa Toiminnallisen osakokonaisuuden toimeenpanosuunnitelma Marja-Liisa Ruokolainen 3.10.

2 1. YLEISTIEDOT 1.1 Taustatiedot Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta ja iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista, vanhuspalvelulaki, tuli voimaan Lain ensisijaisena tavoitteena on kotona asumisen tukeminen ja asiakkaiden osallisuuden vahvistaminen. Sosiaali- ja terveysministeriö on myöntänyt kunnille ja kuntayhtymille ylimääräistä valtionavustusta lain toimeenpanon tukemiseksi. Ikääntyneiden kotona asumisen mahdollistavat osaltaan palvelut. Kun ikääntyvä väestö lisääntyy, palvelujen tarve todennäköisesti kasvaa. Taloudelliset tekijät ja työvoimapula rajoittavat resurssien lisäämistä, joten kysynnän kasvuun on vastattava tehostamalla nykyresurssien käyttöä ja lisäämällä siten kotihoitojärjestelmän tuottavuutta. PARETO -Palvelujärjestelmän rakennemuutos ja uudet toimintatavat -kehittämishankkeen, Espoon osahankkeessa , tutkittiin, miten tuottavuutta on mahdollista lisätä. Tutkimuksessa pyrittiin osoittamaan tekijöitä, jotka rajoittavat Espoon kaupungin kykyä hyödyntää nykyresurssejaan. Espoon tuottavuushaastetta ja sen taustalla olevia ydinongelmia ja tuottavuutta rajoittavia tekijöitä kuvataan hankkeen loppuraportissa ja laajemmin Groopin väitöstutkimuksessa v Tutkimustietojen mukaan palvelujärjestelmän tuottavuus on kotihoidossa usein alhainen eikä nykykapasiteettia osata hyödyntää täysimääräisesti. Tutkimuksessa tuottavuutta rajoittavia tekijöitä pystyttiin paljastamaan TOC-teorian eli kapeikkoteorian (engl. TOC, Theory of Constrains) kautta. Yhdeksi tekijäksi tutkimuksessa osoittautui asiakkaiden palvelutarpeiden aikakriittisyys. Jos sitä ei ole riittävästi hyödynnetty työn ruuhkahuippujen tasaamisessa, on kotihoidossa aamulla ruuhkahuippu ja iltapäivällä työntekijäkapasiteettia on kysyntään nähden liikaa. Tällaiset kotihoidolle ominaiset toimintatavat ja itsestäänselvyyksinä pidetyt käytännöt heikentävät tutkijan mukaan tuottavuutta samalla kun ne aiheuttavat työntekijöissä kiireen tunnetta. Työntekijän palvelutilanteessa kokema kiire heikentää asiakkaan kohtaamisen ja sitä kautta koko palvelun laatua sekä työntekijöiden työhyvinvointia. Kainuussa on aikaisemmin tehty työajan seurantaa mm. STM:n rahoittamassa SORAKE -hankkeessa, jossa kehitettiin sosiaalialan tehtävärakenteita. aikana seurattiin työajan seurannalla henkilöstön työajan kohdentumista. Kainuu on osallistunut Tampereen Ikälain pilotointihankkeeseen Hankkeessa on tuotettu arvioituja toimintamalleja asiakkaan palvelutarpeen arviointiin, kunnan vastuutyöntekijän rooliin, osallisuuden vahvistamiseen palveluprosessissa ja vanhusneuvoston toimintaan. Kainuussa pilotoinnissa on mallinnettu asiakkaan osallisuutta itseään koskevissa palveluissa esimerkiksi kotihoidossa ja hoivakodissa. 1.2 Kohteen kuvaus / tavoitteet Kehittämistyö toteutetaan kuntayhtymän vastuualueella ja siihen osallistuu henkilöstö, yhteensä n. 350 työntekijää. Kotihoidon palveluja sai vuonna vanhuskotitaloutta, asiakkaita 1790 hlöä, asiakkaista 71 % oli yli 80-vuotiaita. Kotihoidon käyntejä vanhuskotitalouksiin tehtiin vuoden 2012 aikana (omat) kpl ja ostot kpl. Tilapäisiä käyntejä tehtiin vain 842 käyntiä. Yhteensä käyntejä kpl. Palvelusetelin saaneita asiakkaita oli

3 Kotisairaanhoidon käynnit v oli yhteensä kpl ja asiakkaiden määrä oli 4126 henkilöä. Kainuun vanhuspalvelujen palvelurakenne on sekä 1.7. voimaan tulleen vanhuspalvelulain että Laatusuositus hyvän ikääntymisen turvaamiseksi ja palvelujen parantamiseksi asiakirjan mukainen. Tämän kehittämishankkeen päämääränä on turvata toiminta nykyisillä resursseilla myös tulevaisuudessa avaamalla palveluprosesseja ja tehostamalla palvelujen tuottavuutta. Ikääntyvän väestön määrä kasvaa myös Kainuussa vuoteen Palvelujen tuottavuutta joudutaan myös Kainuussa lisäämään. Kehittämishankkeessa hyödynnetään Groopin (2012) väitöstutkimuksen TOC-teoriaan perustuvaa lähestymistapaa. Tutkimus osoittaa, että teoria on käyttökelpoinen palveluprosessien tutkimuksessa ja sitä on hankkeessa tarkoitus soveltaa Kainuun analyysissa. tavoitteena on selvittää em. TOC-teorian avulla toimintataparajoitteet, ydinongelmat ja välillisen ja välittömän työn osuudet. Hankkeessa optimoidaan toimintajärjestelmää, palvelun tuottamista ja sen logistiikkaa. Kehittämishankkeen tavoitteet ja mittarit Tavoite Kotihoidon tuottavuuden lisääminen ja toimintatapojen uudistaminen. Ikälaki 14 Työhyvinvoinnin paraneminen Ikälaki 20 Kotihoidon palvelulaadun paraneminen Mittarit (Täsmentyvät vielä) Asiakkaiden määrä Välittömän työajan osuus kokonaistyöajasta % Nykyarvo ja tavoitearvo Nykyarvo: Lisäys: Tavoite 60 % Työhyvinvointi kysely kyselyn tulos paranee 0,5pistettä Sairauspoissaolot vähenevät 3 % Asiakastyytyväisyys kyselyn tulos kysely paranee 0,5 Asiakaspalautteet Toteutuma ja mittausajankohta 1.3 Ympäristökuvaus Kainuuseen kuuluu yhdeksän kuntaa; Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi ja Vaala. Kainuussa on n asukasta. erityispiirteitä ovat harva asutus, pitkät välimatkat taajamien välillä sekä erityisesti väestön ikääntyminen. Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon (sote) kuntayhtymä vastaa, varhaiskasvatusta lukuun ottamatta, perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon sekä sosiaalihuollon palveluiden järjestämisestä seitsemän Kainuun kunnan alueella (asukkaita n ). Kuntayhtymä järjestää Puolangan erikoissairaanhoidon, erityishuoltopiirin- ja ympäristöterveydenhuollon toiminnan ja ei ollenkaan Vaalan sosiaali- ja terveyspalveluja. Kainuun sosiaali- ja terveyspalvelut on organisoitu ihmisen elämänkaarimallin mukaisesti ja palvelujen sektorirajat rikkoen. Palvelut järjestetään kuudella tulosalueella. Vanhuspalvelujen 2

4 tulosalue järjestää kotona asumista tukevia palveluja (kotihoito, kotisairaanhoito, tukipalvelut, omaishoito, sosiaalihuoltolain mukaiset kuljetuspalvelut yms.) ja ympärivuorokautisia hoivapalveluja (tehostettu palveluasuminen sekä vuodeosastohoito joko sosiaali- tai terveydenhuoltolain mukaisena) sekä palveluohjaus ja ostopalvelut palveluja. Vanhusväestön palveluja järjestetään myös terveyden- ja sairaudenhoitopalvelujen sekä sairaanhoitopalvelujen ja perhepalvelujen tulosalueilla; lääkäreiden vastaanottotoiminnassa, vuodeosastoilla, nopean diagnoosin yksikössä, ensihoidossa ja sairaankuljetuksessa, vammaispalvelujen kuljetuksissa yms. 1.4 Sidosryhmät Kainuussa Hanke toteutetaan yhdessä Lapin kuntien (20), Oulunkaaren kuntayhtymän ja Kuusamon kanssa. Hanke toimii yhteistyössä asiakasosallisuutta lisäävän kehittämishankkeen (Tampereen hallinnoima Hyvinvointia ja laatua) toimijoiden kanssa. Ko. hankkeessa kehitetään asiakkaiden osallisuutta niin hoivayksiköissä kuin kotihoidossa huomioimalla asiakkaan palvelutarpeet aktiivisemmin. Muita sidosryhmiä ovat muut kehittämishankkeet tarpeen mukaan. Vanhusneuvosto, asiakkaat ja kehittäjäkylä Vieksi ovat oleellinen osa kehittämistyön sidosryhmiä. 2. Kehittämistyön määrittely 2.1 Kehittämisen toteuttaminen Hanke käynnistyy nykytila-analyysista, jossa kuvataan nykyiset työkäytännöt, työajan käyttö, asiakasprofiilit sekä hoidossaoloajat. Hankkeessa toteutetaan vanhuspalvelujen johdon strategisen skenaariotyön/vaihtoehtolaskennan mahdollistava kotihoitotyön optimointipalvelu ostopalveluna. Ostopalvelusta laaditaan hankintalain ja sote kuntayhtymän ohjeiden mukainen tarjouspyyntö. Alustava toimenpidesuunnitelma, täsmentyy kun hankepäällikkö aloittaa työnsä ja toiminta käynnistyy Tavoite, tarkoitus eli mitä halutaan saada aikaan Tuottavuuden lisäys, toimintatavan muutos Toimenpide Kenen vastuulla? Varattu budjetti Asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmien analysointi ja aikaikkunoiden tarkistaminen, osaamisvaateet ja lukujen syöttäminen tietojärjestelmään. *) Henkilöstön ohjeistaminen, konsultaatiot n. 3-4 pv Hoito- ja palvelusuunnitelmia tekevät ja niiden toteutumista arvioivat työntekijät, esimiehet Työajan seuraaminen. Hankekehittäjä Yritys x, Aika syksy 2-4 viikkoa syksy Aika 3

5 Toimintatavan muutos Uuden toimintatavan juurtuminen Työhyvinvoinnin lisääntyminen Asiakkaiden kokema palvelulaadun paraneminen Optimointilaskenta ja skenaariotyöskentely n. 25 työpäivää, ostopalvelu Työvoiman käyttö päivän eri aikoina siten, että aamuruuhkahuippuja ei ole ja välitön työaika iltapäivällä on lisääntynyt ja vastaa nykyistä paremmin asiakkaiden tarpeita. Uuden toimintatavan pilotointi Viestintäsuunnitelman laatiminen ja toteuttaminen. Henkilöstön osallistaminen kehittämistyöhön, esimiesten ja kehittämisyksikön tuki kehittämiselle sekä työnohjaus. Vanhusneuvosto arvioi uutta toimintatapaa. Kiireen tunteen vähentäminen työssä ruuhkahuippuja madaltamalla työaikoja ja kulkureittejä uudelleen jakamalla Henkisen ja fyysisen väkivallan ennaltaehkäisyn ja hallinnan keinojen kehittäminen Selvitetään vaihtoehtoisia toimintamalleja asiakaspuheluihin/ turvapuheluihin vastaamisesta työpäivän aikana Selvitetään työnohjauksen tarve ja tehdään toimintasuunnitelma Uusilla työaika- ja välimatkajärjestelyillä sekä kokonaisvaltaisen Yritys x Kotihoidon työntekijät, esimiehet, hankehenkilöstö Kotihoidon työntekijät, esimiehet, hankehenkilöstö Kotihoidon työntekijät, esimiehet, työntekijät Työntekijät, esimiehet syksy Kevät Syksy Kevät Kevät Syksy Kevät Syksy 4

6 työotteen (pois tehtävälistoista) osaamista vahvistamalla mahdollistetaan työntekijän ja asiakkaan kiireetön kohtaaminen ja varmistetaan asiakkaalle entistä laadukkaampi palvelu. Asiakasarviointi, vanhusneuvoston arvio uudenlaisesta toimintatavasta. * Excel-taulukko: Asiakkaat - asiakkaan tunnusnumero - nimi - osoite - sukupuoli - käyntikohtaisesti määriteltynä: käyntimäärä viikossa/ käynnin aikaikkuna / käynnin kesto / käynnin vähimmäisosaamisvaatimukset / mahdolliset tarkemmat osaamisvaatimukset Työntekijät: - työntekijän tunnusnumero - nimi - tiimituvan osoite - nykyinen toiminta-alue - työsuhteen laatu ja muut työn teettämisen vaikuttavat rajoitteet - työntekijän kotiosoite - ajokortti tieto - sukupuoli - ammattinimike - muut mahdolliset tekijät, joilla on merkitystä työn teettämisen kannalta Toteutuma - toteutuma kuukauden ajalta: tehdyt työvuorot ja työaika sekä asiakaspalveluajat 5

7 3. Toiminnallisen osakokonaisuuden talousarvio Ikäihminen toimijana - Kiireen kesytys Kainuun kotihoidossa Kainuun toiminnallilnen osakokonaisuus Vuosi Vuosi Yhteensä Henkilöstömenot, joista Projektiin palkattava henkilöstö Työpanoksen siirto kunnalta* Palvelujen ostot yhteensä, josta Toimisto-, pankki- ja asiantuntijapalvelut Painatukset ja ilmoitukset Majoitus- ja ravitsemuspalvelut Matkustus- ja kuljetuspalvelut Koulutus- ja kulttuuripalvelut Muut palvelujen ostot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Vuokrat Investointimenot yhteensä, josta Aineettomat hyödykkeet Koneet ja kalusto Muut investointimenot Muut menot 0 Menot yhteensä = Kokonaiskustannukset - Valtionavustukseen oikeuttamattomat kustannukset - Tulorahoitus - Muu kuin julkinen rahoitus Valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset Kunnan/kuntayhtymän oma rahoitusosuus Muu julkinen rahoitus Haettava valtionavustus

8 3.2. Henkilöstö Kainuussa Kehittämistyö toteutetaan ajalla Hankkeeseen palkataan Kainuuseen hankepäällikkö sekä 1-3 hankesuunnittelijaa ja 0,25% työpanos vastaamaan hankesihteerin tehtävistä. Tavoitteena on saada kehittäjätyöntekijät omasta organisaatiosta. Kehittäjätyöntekijöiden määrä vaihtelee määräaikaisesti kehittämistyön tarpeen pohjalta. Henkilöstökulut ovat Kehittämistoiminnan organisoiminen Kainuussa 4.1 Seuranta ja raportointi Vanhuspalvelujen tulosalueen täydennettynä kehittämisen ja suunnitteluyksikön edustuksella toimii hankkeen ohjausryhmänä seuraten hankkeen etenemistä. Hankepäällikkö esittelee asian lle ja raportoi kirjallisesti työn etenemisestä. Hankepäällikkö on vastuussa talousarviosta ja tulosten saavuttamisesta. päätyttyä osakokonaisuudesta laaditaan oma raporttinsa. Hankkeesta raportoidaan myös sote hallitukselle keväällä ja syksyllä hankkeen loputtua. 4.2 Kokoustyöskentely, työmuodot ja katselmukset Kokouksista laaditaan muistiot. Asioista tiedotetaan kuukausittain vanhuspalvelujen lle esim. kirjallisesti, ja virallisena kokouksena toimii joka toinen kuukausi. 4.3 Dokumentointi ja asiakirjojen hallinta/ laadinta ja arkistointi Noudatetaan normaalia Kainuun soten kehittämistyön asiakirjojen hallinnan ohjeistoa ja arkistonmuodostussuunnitelmaa 7

9 4.4 Tiedotussuunnitelma, alustava, täsmentyy hankkeen edetessä kohderyhmä Sisäinen: Hankehallinto Vanhuspal velujen työntekijät Yhteistyöta hot Asiakkaat Ulkoinen: Hallitus Muu väestö tavoite Hanketyön onnistuminen, päällekkäisyyksie n välttäminen, hyvien käytäntöjen leviäminen Osallistaa työntekijät mukaan kehittämiseen, saada työntekijät hyväksymään uusi malli toimia, juurruttaa malli käyttöön Sisäisten yhteistyökumppaneiden saaminen kehittämiseen mukaan Saada asiakkaat mukaan kehittämiseen ja hyväksymään tavoitteet Hakea hyväksyntä kehittämistyölle Kertoa kehittämistyöstä laajalle yleisölle. Vahvistaa uskoa palvelujärjestelmä än ja luoda turvallisuuden tunnetta keinot/ toimenpiteet Kesuyksikön palaverit, Hanketiimi, esittely ja yhdessä kehittäminen työntekijöiden kanssa, oma kehittämisryhmä, vapa jory hankkeen alueellisena nä esittely. Yhteisiä work shoppeja Tiedottaminen asiakkaille uudesta ikälaista, hankkeesta ja muuttuvista käytännöistä, laadun parantuminen Uutiskirje Info Hallituksen kokouksessa Uutiskirje. Lehtiartikkeli Radiohaastattelu Asian esittely vanhusneuvostol le sisältö eteneminen, sisällöt, haasteet, hidasteet ja ratkaisuehdotuk set tavoitteet ja toimenpiteet. hyödyt ja haasteet. Arviointi tulosten saavuttamisesta Kehitettävät osa-alueet, haasteet ja toimenpiteet Tulokset Uusi Vanhuspalvelula ki, Kehittämishankkeen sisältö. Muuttuvat käytännöt esim. puhelinjärjestel mä/toiminta tavoitteet, tavoitellut tulokset ja tuotokset. Arviointi tavoitteet, saadut parannukset, tapauskertomuk sia aikataulu Koko hankkeen ajan Syyskuu Toukokuu Lokakuu Toukokuu Lokakuu Helmikuu Elokuu Lokakuu Helmikuu Elokuu Lokakuu Helmikuu Elokuu vastuuhenkilö kehittämisjohtaj a, hankkeen asiantuntijakum mi vastuualuepäällikkö hanketyöntekijä t, työntekijät hanketyöntekijä t, työntekijät, vastuualuepäällikkö kehittämisjohtaj a vastuualuepäällikkö seuranta Kaikki 8

10 4.5 Riskit ja niiden hallinta Riski Miten voidaan ehkäistä? Miten toimitaan jos toteutuu? Aikapula Hyödynnetään Tarkennetaan kehittämisyksikössä olevaa toimintaa. Priorisoidaan substanssin ja kehittämisen tehtäviä. asiantuntijuutta hankkeen käynnistymisvaiheessa ja sen aikana. Varmistetaan hankkeelle tarpeeksi selkeä tavoite ja tarkka toimenpidesuunnitelma sekä aikataulutus. Resurssipula, henkilöstön vaihdokset, sairastuminen Sitoutumattomuus Muutosväsymys Nykytilan mittaaminen ei onnistu /tarjouspyynnöllä ei saada sopivaa toimijaa Muutosten pysyvyys toiminnoissa Rekrytoidaan huolella ja perehdytetään uudet työntekijät hyvin (hankekummit), kootaan tehokkaasti toimiva operatiivinen ja turvataan sille ja koko hankkeelle kehittämisyksikön tuki. Henkilöstöä osallistetaan laajasti muutosprosesseihin. Tiedotetaan ja keskustellaan yhdessä saatavissa olevista hyödyistä ja kehittämistuloksista. Otetaan käyttöön henkilöstön kokemus ja asiantuntijuus dialogisia työskentelymenetelmiä apuna käyttämällä. Järjestetään työnohjausta tarvittaessa. Laaditaan tarkka tarjouspyyntö, varmistetaan tarjouksen mukainen toiminta tarkalla seurannalla Toimitaan avoimesti, asiakaslähtöisesti ja dialogisesti yhdessä palvelun saajien ja heidän lähiverkostonsa kanssa. Jatketaan henkilöstön sairauspäivien seurantaa ja muuta työhyvinvoinnin mittaamista. Keskustelujen lisääminen työntekijöiden ja johdon kanssa. Tehdään nopeita uusia rekrytointeja, seurataan työn etenemistä kokoaikaisesti. Johto toimii näkyvästi ja sitoutuneesti hankkeessa ja on tarvittaessa hankkeen toteuttajien käytettävissä. Käydään dialogeja työntapojen muuttamismahdollisuuk sista ja tarpeista. Johto tuo esille hankkeen strategiaperustaa. Kriisipalaveri, toiminnan uudelleen suuntaaminen Otetaan vastaan asiakaspalautetta ja käydään sen pohjalta dialogia työyksiköissä. Käydään muutoinkin avointa ja luottamuksellista vuoropuhelua työntekijöiden ja asiakkaiden kanssa. Vastuuhenkilö Hankepäällikkö Kehittämisjohtaja Hanketyöntekijät, Nimetyt asiantuntijat, hankekummit Hankepäällikkö, Kehittämisjohtaja, Vanhuspalvelujen esimiehet, Nimetyt asiantuntijat, hankekummit Vanhuspalvelujen johto ja esimiehet, Työntekijät Kaikki Kehittämisjohtaja, sosiaalialan erikoissuunnittelij a, hankepäällikkö Vanhuspalvelujen johto, esimiehet, työntekijät Talousarviossa Valmistellaan hankkeen toteutus Seurataan talousarvion Hankepäällikkö ja 9

11 pysyminen huolellisesti ja tarkasti, ohjeistetaan hankepäällikkö hyvin, ylittämisen riski on pieni toteutumista jatkuvasti. työntekijät, 5. PROJEKTIN RAPORTOINTI JA LOPPURAPORTTI Täsmentyy hankkeen aikana. Noudatetaan koko hankkeelle suunniteltua arviointisuunnitelmaa 5.1 Tulokset ja kriittiset kohdat 5.2 Kriittiset onnistumiset ja opit 5.3 Mitä tekisin toisin 10