HSL:N HALLITUKSEN SELVITYS YHTYMÄKOKOUKSELLE TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUKSEN 2017 JOHDOSTA

Transkriptio

1 1 (7) HSL:N HALLITUKSEN SELVITYS YHTYMÄKOKOUKSELLE TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUKSEN 2017 JOHDOSTA Helsingin seudun liikenne kuntayhtymän yhtymäkokous on käsitellyt tarkastuslautakunnan arviointikertomusta vuodelta HSL:n hallintosäännön 35 :n mukaan tarkastuslautakunta esittää hallitukselle ja yhtymäkokoukselle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. Selvityksenään tarkastuslautakunnan arviointikertomukseen vuodelta 2016 hallitus esittää syysyhtymäkokoukselle seuraavaa: 1. TALVILIIKENTEEN ONGELMAT Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota vuoden 2016 alkutalven yllättämiseen ja sen aiheuttamiin ongelmiin bussi- ja raideliikenteessä. Saadun selvityksen mukaan suurilla bussiyhtiöillä oli lumen ja pakkasen aiheuttamia ongelmia pieniä liikennöitsijöitä enemmän. Tarkastuslautakunnan mielestä tulisi pohtia kuinka järjestelmää voisi kehittää siihen suuntaan, että pienten yhtiöiden hyvät käytännöt saataisiin laajempaan käyttöön. Lisäksi tulisi pohtia pitääkö vuorojen ajamatta jättämisestä seurata suurempi rangaistusmaksu. Bussiliikenne Tarkastuslautakunnalla on oikea käsitys tammikuun 2016 bussiliikenteen ongelmista. Tammikuun 2016 liikennöitsijästä johtuvat ajamattomat lähdöt olivat kokonaisuudessaan 0,44 % tilatusta liikenteestä. Vastaavan ajankohdan ajamattomat lähdöt olivat vuonna ,18 %, ,15 % ja ,15 %. Vuoden 2016 tammikuun suuremmat ongelmat ajoittuivat pääosin kahdelle päivälle 7.1. ja 8.1. Lämpötila laski nopeasti -25 asteeseen torstaina 7.1., mikä aiheutti suuria ongelmia bussiliikenteen kalustolle. Kaluston tekniset viat aiheuttivat paljon ajamattomia lähtöjä, joihin liikennöitsijät eivät voineet merkittävästi vaikuttaa. Pakkanen alkoi jo kiristyä loppiaisena, jolloin iso osa busseista seisoi varikolla vähäisemmän liikenteen takia. Tämä seisottaminen lisäsi teknisiä ongelmia. Kaluston tekniset ongelmat aiheutuivat pääosin diesel-polttoaineen väärästä laadusta sekä ilmalaitteiden jäätymisestä. Alkutalvi oli lauhaa ja bussiliikennöitsijät pystyivät ajamaan dieselin välikausilaadulla varsin pitkään. Ilmalaitteiden jäätymistä sekä akkujen varausasteen heikkenemistä lisäsi edellä mainittu kaluston seisottaminen. Pakkasen aiheuttamat haasteet vaikuttivat liikennöitsijöihin eri tavoin. Tarkastuslautakunnan saaman selvityksen mukaan pienet liikennöitsijät selviytyivät

2 2 (7) suuria liikennöitsijöitä paremmin. Alla on vuoden 2016 koko tammikuun ajamattomien määrät liikennöitsijöittäin. Liikennöitsijä Ajamattomien määrä % Oy Pohjolan kaupunkiliikenne Ab 0,59 Nobina Finland Oy 0,48 Transdev Finland Oy 0,47 Helsingin bussiliikenne Oy 0,20 Åbergin linja Oy 0,05 Tammelundin liikenne Oy 0,01 Suuremmilla liikennöitsijöillä haasteet olivat suuremmat suuremman kalustomäärän sekä erilaisen polttoaineen tankkausmallin takia. Kalustosta ja varikon polttoainesäiliöistä olisi pitänyt poistaa välikausi-laadun polttoaine ja vaihtaa tilalle pakkasta paremmin kestävä versio. Pienemmillä liikennöitsijöillä ei ole omia tankkeja, ja he turvautuvat yleisiin tankkausasemiin, joista pakkasenkestävän diesel-laadun saanti onnistui ketterämmin. Pienemmillä liikennöitsijöillä osa kalustosta oli vielä säilytettynä halleissa, kun suurempien liikennöitsijöiden bussit olivat ulkona kentällä. Liikennöintisopimusten mukaan HSL voi periä sanktioita ajamattomista lähdöistä. Jos liikennöitsijä kykenee ylläpitämään ajamattoman lähdön järjestelmään ennen lähdön alkua, liikennöitsijää sanktioidaan lähdön suoritekorvauksen verran. Jos ilmoitus tehdään lähdön alkamisen jälkeen, sanktio on 1,5-kertainen. Ongelmapäivinä ajamattomia lähtöjä oli niin paljon, ettei niitä pystytty kirjaamaan lainkaan. Näistä sopimuksen mukaan voidaan sanktioida 4-kertaisesti. Liikennöitsijät toivat esille loppiaisen jälkeisten päivien haasteelliset keliolosuhteet, ja pyysivät sanktioiden kohtuullistamista. HSL myöntyi helmikuussa 2016 tehdyllä yleispäätöksellä sanktioimaan kaikkia ajamattomia lähtöjä kertoimella yksi. Päätöksessä korostettiin, että se koskee vain tätä tapausta, eikä siihen voi vedota myöhemmin vastaavissa tilanteissa, vaan tällöin noudatetaan sopimuksessa määriteltyjä sanktioita. Liikennöitsijät sitoutuivat huomioimaan sääennusteet jatkossa paremmin ja varautumaan niiden tuomiin haasteisiin. Polttoainelaatu on vaihdettava ajoissa kalenterin mukaan. HSL on jo nyt miettimässä uusia kannustemalleja liikenteen luotettavuuden parantamiseksi. Käyttöönotettu LIJ-järjestelmä tulee tarjoamaan paremmat liikenteen toteutumisen seurantamenetelmät, ja uusia bonus-/sanktiomalleja voidaan rakentaa niiden varaan. Junaliikenne Loppiaisena 2016 oli kovia pakkasia, joka aiheutti kaluston jäätymisiä sekä ratainfran häiriöitä. Tämän lisäksi Kauklahdessa oli vakava infravika (ajolankavaurio ja opastinvika sekä sähköt poikki), josta aiheutui useita perumisia ja myöhästymisiä. Perumisten syynä olivat henkilökunta sekä kalustovaje myöhästymisten takia sekä kaluston vikaantuminen.

3 3 (7) varauduttiin lumimyräkän aiheuttamiin ongelmiin liikennettä supistamalla supistamissuunnitelman mukaisesti: Aamusta alkaen A-, E-, Y- ja K-junat peruttiin. I- ja P-junat ajettiin 20 minuutin välein. K-junat ajettiin 30 minuutin välein. Jäljelle jääneisiin juniin lisättiin kalustoa lähiliikennettä ajettiin supistetulla liikenteellä poikkeuksellisesta sääolosuhteista johtuen. Ennakkoon suunnitelluilla peruutuksilla pyrittiin varmistamaan ajattavien junien sujuva kulku. Rantaradalla peruttiin päivän kaikki Y-, E- ja A-junat. S- ja U-junat kulkivat normaalisti. Kehäradalla P- ja I-junat kulkivat 20 minuutin välein. Keravalle kulkevat K-junat peruttiin ja niiden tilalla ajettiin N-junia 30 minuutin välein. R- ja H-junat Riihimäelle ja Z-junat Lahteen kulkivat normaalisti. Riihimäen ruuhka-ajan lisäjunat pysähtyivät normaalista poiketen Tikkurilassa ja Keravalla Kehäradalla oli palohälytys ja vaihdevikoja, jotka aiheuttivat paljon myöhästymisiä ja perumisia. 2. STRATEGIAN TOTEUTUMINEN Tarkastuslautakunta arvioi, että strategian toteutuksessa on kokonaisuutena onnistuttu kohtuullisesti. Kuitenkin osassa strategisia tavoitteita löytyi edelleen parannettavaa ja erityisesti henkilöstökyselyn mukaan osastojen välinen yhteistyö oli ennakoitua heikompaa. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että nyt saavuttamatta jääneiden tavoitteiden parempaan toteutumiseen kiinnitetään jatkossa erityistä huomiota. Strategian toteutumisen yhteydessä voisi tuoda esiin, miten lasketaan tavoitteen toteumaprosentti ja mittareiden tulkintaa voisi avata tilinpäätöksessä enemmän. Lisäksi olisi hyvä selvittää syitä tavoitteiden huonoon tai hyvään toteutumiseen. Henkilöstöltä on vuosittain kysytty yhteistyön sujumisesta. Tulosten mukaan työntekijät antavat toistuvasti erittäin hyvää palautetta yhteistyön sujumisesta lähimpien työkavereiden kanssa, mutta suhtautuminen muun yhteistyön toimivuuteen on kriittisempää. HSL:n kyselyn tulos vastaa muiden organisaatioiden tilannetta: lähellä olevaa arvioidaan yleensä positiivisemmin. Henkilöstön palautteen perustella on vuosittain valittu konkreettiset toimenpiteet yhteistyön ja tiedon jakamisen kehittämiseen. Vuonna 2016 toimenpiteenä oli kuntayhtymän organisaatiorakenteen uudistamisen valmistelu. HSL:n yhtymäkokous hyväksyi marraskuussa 2016 HSL:n uuden organisaatiorakenteen, joka tuli voimaan vuoden 2017 alussa. Uudistamisen tavoitteena on rakenteeltaan ja vastuiltaan selkeä organisaatio, joka erityisesti tukisi osastojen ja ryhmien välistä yhteistyötä. Uudistuksen tavoitteiden varmistamiseksi käynnistettiin myös koko organisaation läpäisevä Sisäisen yhteistyön kehittämisen projekti (SYTY), jonka lopputuloksia ja suosituksia käsitellään koko henkilöstön kanssa syyskuussa 2017.

4 4 (7) Strategian toteutumisen ja mittareiden tulkintaan kiinnitetään enemmän huomiota seuraavassa tilinpäätöksessä. 3. HENKILÖSTÖ Tarkastuslautakunnalle jäi epäselväksi, miksi matkalippujen tarkastajia ei ole ollut töissä haluttua määrää. Henkilöstöön liittyvistä olennaisista muutoksista olisi hyvä saada enemmän tietoa. Henkilöstölle meni maksuun tulospalkkioita vuoden 2016 hyvän tuloksen ansiosta mitä voidaan pitää osaksi HSL:n ulkoisten tekijöiden ansiona. Tulospalkkajärjestelmän tulisi tarkastuslautakunnan mielestä perustua pääosin henkilöstön tuloksellisen työntekemisen palkitsemiseen eikä siihen saisi liikaa vaikuttaa ulkoiset tekijät kuten öljyn hinnan kehitys maailmanmarkkinoilla. Henkilöstön lukumäärä vaihtelee HSL:ssä pääosin sen mukaan, paljonko asiakaspalvelussa ja operatiivisissa tutkimuksissa kulloinkin tarvitaan määräaikaista henkilöstöä. Toinen henkilöstömäärään kerralla enemmän vaikuttava asia on matkalippujen tarkastajien rekrytointi. Henkilöstön määrään vaikuttavat myös normaali vaihtuvuus ja erilaiset lakisääteiset poissaolot. Matkalippujen tarkastustyössä ei pystytä korvaamaan tällaisia muutoksia samalla tavalla kuin muissa HSL:n tehtävissä. Poissaolevan tai pois lähteneen työntekijän tilalle pystytään rekrytoimaan vain tarkastajan pätevyyden omaava henkilö. Matkalippujen tarkastajien rekrytointi sisältää varsinaisen rekrytoinnin lisäksi tarkastajakurssin, jonka HSL järjestää itse. Rekrytointi, uusien tarkastajien kouluttaminen ja työharjoittelu kestävät noin vuoden. Rekrytoinnit tehdään siten, että yhdellä kertaa rekrytoidaan enemmän uutta henkilöstöä. Viimeisin tarkastajakurssi on järjestetty alkuvuodesta Kurssilta valmistui 13 uutta matkalippujen tarkastajaa maaliskuussa Tulospalkkiojärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2011 ja HSL:n hallitus tarkensi vuonna 2012 tulospalkkion maksamisperusteita. Tulospalkkiojärjestelmällä tuetaan HSL:n strategisten tavoitteiden suunnassa etenemistä ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamista. Sillä kannustetaan ja sitoutetaan henkilöstöä toiminnan ja tuloksellisuuden kehittämiseen. Henkilöstölle maksettavissa tulospalkkioissa HSL:n yhteisillä tulostavoitteilla on 80 %:n painoarvo ja osastokohtaisilla tulostavoitteilla 20 %:n painoarvo. Yhteisten tulostavoitteiden korkealla painoarvolla pyritään edistämään organisaation keskeisten strategisten päämäärien toteuttamista ja organisaation yhtenäisyyttä. Tulospalkkiojärjestelmässä määritellään palkkion perusteena olevat tulostekijät, tavoitetasot ja tulostekijöiden keskinäiset painoarvot. Tulostekijät määritellään ns. tasapainotetussa tuloskortissa, jotta toiminnan eri näkökulmat ovat monipuolisesti mukana tulospalkkion perusteena.

5 5 (7) Hallitus esittää yhtymäkokoukselle vuosittain HSL-tason tavoitteet toiminta- ja taloussuunnitelman yhteydessä. Syysyhtymäkokous hyväksyy talousarvion, taloussuunnitelman ja strategian sekä sitovat tavoitteet sisältävän toimintasuunnitelman. Tulospalkkiotekijöiden on oltava yhdensuuntaisia talousarvion toiminnallisten tavoitteiden kanssa. Tulospalkkiota maksetaan normaalitavoitteiden ylittämisestä. Tuloskorteissa määriteltyjä tavoitteita ja mittareita seurataan osana toiminnan osavuosiraportointia. Tulospalkkion maksaminen on riippuvainen tuloskortissa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta, eikä esim. operointikustannuksissa syntyvästä mahdollisesta säästöstä. Tulospalkkio rahoitetaan kustannussäästöstä. Tulospalkkion maksamisen kynnysehtona on, että HSL:n tulos on vähintään talousarvion mukainen ja kustannuksissa saavutetaan vastaavaa säästöä. 4. ASIAKASTYYTYVÄISYYS Tarkastuslautakunta totesi tyytyväisenä, että asiakaskyselyiden perusteella mitattuna asiakastyytyväisyys on pysynyt hyvällä tasolla huolimatta vuoden 2016 alun talven aiheuttamista ongelmista ja huolimatta länsimetron viivästymisestä. 5. TALOUSARVION 2016 TOTEUTUMINEN Kaikki investoinnit jäivät talousarvion tavoitteestaan. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota investointien epärealistiseen suunnitteluun. Näistä alituksista tulisi olla paremmat selvitykset tilinpäätöksessä. Tarkastuslautakunta on huolissaan jo toista vuotta myöhässä olevan LIJ-hankeen toteutuksesta, vaikka siihen suunniteltujen palvelujen karsiminen tehtiin vuonna 2014 jotta aikataulussa pysyttäisiin. Vuonna 2015 LIJ-hankkeeseen varatut investoinnit toteutuivat 29 milj. euroa liian alhaisina. Sama linja on jatkunut ja vuonna 2016 jäätiin 27 miljoonaa suunnitellusta. Talousarvioprosessia tulisi kehittää ja tulo- ja menoarvioita tarkistaa tilanteen muuttuessa vuoden aikana. Toiminnan muutosten johdosta on tehtävä tarvittavat talousarviotarkistukset, etteivät tilinpäätösluvut heittäisi niin voimakkaasti talousarviosta. Tarkastuslautakunta pitää hyvänä, että joukkoliikenteen tuotantokustannukset matkustajakilometriä kohden ovat edelleen laskeneet metroa lukuun ottamatta. LIJ-hankkeen myöhästyminen on ollut suurin syy eroon investointien talousarvion ja toteuman välillä. Seuraavat asiat ovat syynä siihen, miksi LIJ-budjetoinnissa on ollut haasteita: 1. HSL on sidottu projektisopimukseen ja toimittajan esittämiin toimitussuunnitelmiin, joiden realistisuutta on ollut etukäteen hyvin vaikea ennakoida. LIJ-projektin osalta tarkka valmistumisaika on edelleen epävarma.

6 6 (7) Toimituserien aikataulunmukaisuuteen liittyneestä epävarmuudesta huolimatta on talousarviossa kuitenkin varauduttu myös siihen, että toimitukset toteutuvat aikataulussa. Tämän vuoksi LIJ-budjetointia on jouduttu täsmentämään kussakin osavuosikatsauksessa käsillä olevan tilanteen mukaan. Budjetoinnissa ei myöskään ole huomioitu HSL:n pidättämiä sopimussakkoja. 2. Edellisestä seuraten on useana vuonna peräkkäin jouduttu muokkaamaan budjettia ja varaamaan rahaa seuraavalle vuodelle, kun toimituserät ovat myöhästyneet. Myös asennusten laskutus on siirtynyt johtuen ajoneuvoasennusten hitaasta etenemisestä. 3. Ohjelmistojen osalta testaus ja korjaukset ovat vieneet huomattavasti enemmän aikaa kuin toimittaja on esittänyt. Ohjelmistotoimitukset voidaan hyväksyä vasta kun niiden toimintavarmuus on todettu. Useat testaus- ja korjauskierrokset ovat siirtäneet maksujen aikataulua. 4. Muiden järjestelmien kehittäminen on edennyt suunniteltua hitaammin, koska kaikki keskeiset resurssit ovat olleet kiinni LIJ-projektissa. Lisäksi esimerkiksi uuden Reittioppaan käyttöönotto on ollut osin sidoksissa LIJ-projektin tuloksiin (reaaliaikainformaatio). Talousarviota seurataan vuoden aikana osavuosikatsauksissa, joita tehdään kolmesti vuoden aikana. Yhtymäkokous on hyväksynyt talousarvion sitoviksi määrärahoiksi toimintamenot ja investointimenot yhteensä sekä sitovaksi tuloarvioksi kuntaosuudet. Vuonna 2016 sitovista eristä sitova tuloarvio eli kuntaosuudet alittuivat länsimetron viivästymisen vuoksi hyvitettyjen infran käyttökorvausten vuoksi ja tästä tehtiin hallitukselle sekä edelleen yhtymäkokoukselle talousarvion muutosesitys. Muiden kuin sitovien erien muutoksista ei ole tehty talousarvion muutosesityksiä (talousarviotarkistuksia). Vuoden 2016 (ja 2017) aikana erityisesti länsimetron ja LIJ-hankkeen aikataulujen viivästyminen on aiheuttanut (ja aiheuttaa) eroja HSL:n talousarvion ja toteumien välillä. 6. LÄNSIMETRON VIIVÄSTYMINEN Tarkastuslautakunta on huolissaan suurten liikenneprojektien läpiviennin organisoinnista. Länsimetron piti käynnistyä , mutta arviointikertomusta kirjoitettaessa huhtikuussa 2017 ei tiedetä, koska metroliikenne pääsee alkamaan. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota Länsimetro Oy:n ja HSL:n välisen tiedonkulun hitauteen, mistä syntyi selvä imagotappio johtuen mm. suuresta kesällä 2016 toteutetusta markkinointikampanjasta. Lisäksi viivästymisestä on aiheutunut reilun miljoonan euron kuukausittainen lisäkulu, kun on jouduttu ylläpitämään metroliikennettä korvaavia bussivuoroja. Näin ollen kokonaistappio noussee yli 10 miljoonaan euroon. On tärkeää, että vastuut ja kulujen oikea kohdistaminen selvitetään huolellisesti.

7 7 (7) HSL ei ole osallisena Länsimetro Oy:ssä. Espoon kaupunki omistaa Länsimetro Oy:stä noin 85 % ja Helsingin kaupunki noin 15 %. HSL:n tiedonsaanti on riippuvainen Länsimetro Oy:n tiedottamisesta. HSL:ssä on perustettu Länsimetro Task Force -projekti varmistamaan, että joukkoliikennepalvelukokonaisuus toimii, kun metroliikenne laajenee länteen ja Espoossa, Kauniaisissa, Kirkkonummella ja Lauttasaaressa siirrytään liityntäbussiliikenteeseen. Projektiin on nimetty jäsenet myös HKL:stä, Länsimetro Oy:stä ja Espoon kaupungilta. Projektin ohjausryhmän puheenjohtajana toimii HSL:n toimitusjohtaja Suvi Rihtniemi. Tiedonkulkua on pyritty kehittämään mm. tämän projektin puitteissa. Ylimääräisen bussiliikenteen kustannukset maksetaan HSL:n budjetista ja ne jaetaan HSL-jäsenkunnille HSL:n kuntaosuuksissa. Viivästymisestä aiheutui vuonna 2016 ylimääräisiä kustannuksia noin 4,1 milj. euroa. Toisaalta metroliikenteen operointikustannuksissa syntyy säästöä ja metron operointikustannukset jäivät 6,2 milj. euroa talousarviossa arvioidusta vuonna 2016.