Hyviin hankintoihin! Käytännön työkaluja lähiruuan kilpailutukseen julkisissa hankinnoissa

Transkriptio

1 Hyviin hankintoihin! Käytännön työkaluja lähiruuan kilpailutukseen julkisissa hankinnoissa Ahlman instituutti

2 Kati Myllyniemi Basware Oyj Tuotepäällikkö (Basware tuotekehitys), strategisen hankintatoimen sovellusten kehittäminen Kilpailutusjärjestelmä Sopimustenhallintajärjestelmä Johdon konsultti Pro-hankinta Oy / Julkisten hankintojen konsultointi ja koulutus Asiakkaina yrityksiä ja julkisyhteisöjä - Julkisyhteisöt: tarjouspyyntöjen määrittely ja kilpailutukset - Yritykset: Myyntijohdon sparraus, tarjousten valmistelu ja auditointi ennen tarjouksen lähettämistä Työskennellyt julkisten hankintojen parissa valtionhallinnossa vuodesta 1997 Pro-hankinta Oy

3 Hankintalaki 2007 keskeiset periaatteet Hankintalaki 1 Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa Toiminta avointa ja vaatimukset suhteutettuja otavoitteena EU:n kilpailukyvyn nostaminen (lähtökohta mm. Lissabonin strategiasta) ovanha hankintalaki (1505/1992) Pro-hankinta Oy

4 Hankintalaki 2007 Hankintalain keskeiset periaatteeet Hankintalaki 2 Hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet kohdeltava tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen Toiminta on suunniteltava taloudellisesti, hankintojen toteutus tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. o KOKO MATERIAALIHALLINTO ON SUUNNITELTAVA TEHOKKAAKSI EI VAIN KILPAILUTTAMISEN VUOKSI! Pro-hankinta Oy o VASTUU TOIMIVISTA MARKKINOISTA?

5 Kilpailutus tarjouspyynnöstä hankintapäätökseen

6 Kilpailutusprosessin vaiheet M a r k k i n a o i k e u s Hankintojen suunnittelu Hankinnan valmistelu ja markkinatilanteen kartoittaminen Hankintamenettelyn valinta ja hankinnasta ilmoittaminen HILMAan Tarjouspyynnön laatiminen ja lähettäminen Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen Ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden selvittäminen Tarjousten vertailu Hankintapäätöksen tekeminen Hankintapäätöksen tiedoksianto jälki-ilmoitus HILMAan Sopimuksen / Tilauksen tekeminen Sopimuksen / Tilauksen valvonta ja tavaran/palvelun vastaanotto Laskujen käsittely ja maksaminen Budjetissa pysyminen / määrärahojen seuranta Pro-hankinta Oy

7 Tarjouspyyntö Tarkka määrittely hankinnasta Ehdokkaille asetetut vaatimukset Valintaperusteet, kokonaistaloudellisesti edullisin tai halvin Saako tarjoaja tarjota vain osaa kokonaisuudesta? Saako tarjoaja tarjota vaihtoehtoista toteutustapaa? Toimitusaika Tekniset tms. vaatimukset Maksuehdot ja vakuudet Selvitys vaadittavista asiakirjoista Tarjouksen jättöaika, voimassaoloaika Lisätiedot ja tarkennukset kaikille samanaikaisesti TARJOUSPYYNTÖ ON HANKINTAPROSESSIN TÄRKEIN ASIAKIRJA! Pro-hankinta Oy

8 Toimittajien kelpoisuusehtojen täyttyminen ja tarjousten vertailu Lähi- ja luomutuottajien/-toimittajien tulee täyttää toimittajille asetetut vaatimukset Lähi- ja luomuruoankin tulee täyttää tuotteille asetetut laatuvaatimukset Vertailun on AINA tapahduttava niillä perusteilla, jotka on esitetty tarjouspyynnössä Tasapuolisuus, syrjimättömyys ja objektiivisuus pitää säilyttää

9 Valtioneuvoston periaatepäätös 2009 Kestävän kehityksen huomioiminen kaikissa julkisissa hankinnoissa Ruokapalveluiden konkreettiseksi tavoitteeksi (velvoite valtionhallintoon, ohjeena kunnille) on asetettu : Kasvisruoan, sesongin mukaisen ruoan ja luomuruoan tarjoaminen vähintään 1 krt viikossa 5 v. Päästä: 2 krt viikossa

10 Lähiruoan määritelmä Lähiruokatyöryhmän määritelmän mukaan (YTR 6/2000) lähiruoka on ruoantuotantoa ja kulutusta, joka käyttää oman alueensa raaka-aineita ja tuotantopanoksia edistäen oman alueensa taloutta ja työllisyyttä Julkisissa hankinnoissa alueen talouden ja työllisyyden korostaminen ei ole kuitenkaan sallittua. Hankintalainsäädännön vastaista ei sen sijaan ole toimitusketjun lyhyyteen liittyvien kriteerien huomioiminen silloin, kun toimitusketjulla on vaikutusta elintarvikehankintojen laatuun ja ympäristövaikutuksiin

11 Lähiruoka - kilpailuttamisen näkökulmasta Suomi ja sen alueet Keinotekoiset km-rajoitteet tuottajille vai tarkempi tuotteen laadun määrittely Mallia muiden tarjouspyynnöistä muokaa omalle alueelle sopivaksi Alueellinen erilaisuus Tuottajat ja tarjonta Asiakaskunta Taloudelliset mahdollisuudet Minkälaisia kriteereitä LÄHI sanalle, julkisssa hankinnoissa... suomalaista käsityönä tehtyä Mikäli mahdollista: maakunnassa tuotettu Maakunnassa jatkojalostettu

12 Mistä rahat lähiruokaan...? Periaatepäätökset lähiruoan määrän kasvattamiseen poliittisilta päättäjiltä Määrärahalisäys: esim. 5 senttiä / ateria (muutaman vuoden ajan) Hävikin vähentäminen asiakkaiden kanssa yhteistyössä Seurataan biojätteen määrää ja siitä kerrotaan käyttäjille Kerrotaan, että pienentämällä hävikkiä, tarkentamalla kulutusmääriä, voidaan saada säästöä ja varoja parempiin raaka-aineisiin Esimerkkikunta Vaala; koululaisille ja opettajille tietoiskuja biojätteiden määrästä ja hinnasta

13 Muut askeleet kohti lähiruokaa... Päättäjien ja johdon sitouttaminen Ruokapalveluhenkilöstön ja asiakkaiden informointi ja sitouttaminen Lähituottajien tarjontaan perehtyminen Reseptiikan tarkastelu ja kehitys Lähituottajien informointi miten tuotteita keittiöillä tarvitaan Logistiikkaketjujen suunnittelu ja kehitys Hankintakokonaisuuden suunnittelu (ml. Tarjouspyyntö)

14 Periaatepäätöksestä toteutukseen Lähiruoan osuuden kasvattaminen saattaa vaatia ALUKSI lisätyötä keittiöillä Tarvitaan tuotekehitysprojekti, jossa ruokalistat muokataan lähi- ja luomuruokaan sopiviksi Tarjouspyynnöt muotoillaan siten että lähialueen toimijat pystyvät vastaamaan tarjouspyyntöön joko yksin tai muiden kanssa verkostoituen

15 Ostetaanko tuloksia vai vaikuttavuutta? Tarpeet Resurssit / Panokset Tuotokset Vaikutukset Tavoitteet Toteutus Tulokset Vaikuttavuus Ostetaanko ravintoarvoja vai makua? Millä keinoin vaikutetaan laadun paranemiseen?

16 Hankinnan arvo - oikea hinta ja kokonaiskustannukset Kokonaistaloudellisesti edullisin Hankinnan arvoon vaikuttavat hankintahinnan ja esim. kuljetuskustannusten lisäksi - Hankintakustannukset - Palvelun tai tuotteiden vaikuttavuus - Tarvetta vastaava jalostusaste ja pakkauskoko - Tuotteen helppous ja soveltuvuus suoraan tarjoiluun - Keittiön työaikaa säästävät ominaisuudet ja ratkaisut - Vastaanotto- ja käsittelykustannukset - Reklamaatiot: myöhästyminen, virheellinen tai puutteellinen toimitus, sopimusrikkomukset - Ympäristökuormitus (logistiikka, pakkaus) - Jätteenkäsittely (esim. kierrätys, pakkaus, ongelmajätteet ) - Varastointi - Hallinto ja laskujen käsittely, tilausprosessin sujuvuus Pro-hankinta Oy

17 Hankinnan arvo - Hankinnan ennakointi ja arviointi Hankintaa ei saa pilkkoa o ei saa jakaa eriin, osittaa tai laskea poikkeuksellisin menetelmin lain säännösten soveltamisen estämiseksi o Hankintalaki 20 Esimerkki: Perunan, kasvisten paikalliset toimittajat osatarjousten tekeminen mahdolliseksi Huom! Ero hankintojen pilkkominen > < osatarjousten salliminen Pro-hankinta Oy

18 Käytännön ensi-työkalut lähiruokaan Laadun painottaminen ja määrittely Osatarjousten salliminen Puitejärjestely Kokeiluerät pienhankintoina / Tuotekehityserät suorahankintoina

19 Laatukriteereitä tarjouspyyntöön Tarjouspyynnön laatukriteerit tulee miettiä alueen tarjonnan kannalta mahdollisiksi Löytyykö alueelta tarjoaja, joka pystyy taipumaan ehtoihin Leivän ikä (esim. aika 6 h paistamisesta) Kuoritun perunan säilöntäaineettomuus ja säilytysaika Kuoritun perunan toimitus (esim. vedessä, tai 6 h kuorimisesta, jolloin toimitetaan väistämättä tuoreena ja läheltä)

20 Hallittu irtautuminen keskitetystä kilpailuttamisesta Hyödynnetään hankintaverkosto- tai yhteishankintayksikkökilpailutuksista ne tuotealueet, joille ei vielä löydy lähituotantoa Mikäli yhteishankintayksikkö vastaa hankinnoista, on yhteishankinnasta mahdollista irroittaa osakokonaisuuksia ja hankkia (kilpailuttaa) ne itse (Isoista) Kilpailutuskokonaisuuksista otetaan erilleen esim. Peruna, Muut kuoritut vihannekset, Marjat, Kala ja Leipä Asteittain omiksi kilpailutuksikseen Esimerkkikunta Vaala: Kuuluu Kainuun hankintarenkaaseen Hankintarenkaan tarjouspyynnöistä on erotettu Vaalan osalta - Tehdään yhteishankintana Utajärven kunnan kanssa - Varmistetaan tuoretuotteiden saatavuus mahdollisimman tuoreena ja lähiseudulla tuotettuna Leipä Peruna Juurekset Kala

21 Osatarjousten salliminen kilpailutuksissa Osatarjoukset hyväksytään tuoteryhmittäin Tuoteryhmän, josta osatarjouksen voi antaa, muodostaa tuotekori tai tuotekorin sisällä numeroitu tuoteryhmä Vähäisen tuotevalikoiman tuottajat, kuten luomutuottajat, voivat tarjota myös yksittäisiä tuotteitaan mihin tahansa tuotekoriin Osatarjukset hyväksytään myös kunnittain esim. yhteishankintayksikön kilpailuttaessa hankintaa, pienleipomot toimittavat pehmeää leipää oman kuntansa keittiöille

22 Puitejärjestely Hankintasopimuksen perusteet kilpailutetaan Sopimustoimittajiksi valitaan useampia toimittajia Sopimuksen yksityiskohdat, kuten ostettavat tavaramäärät tarkentuvat sopimuskauden aikana Hankintakokonaisuuden jakautuminen: Suorat tilaukset sovittujen ehtojen perusteella tai Kevennetty kilpailutus valittujen toimittajien kesken

23 Pienhankinnat Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat Hankintalain ulkopuolella Tarkoituksenmukainen, hankinnan laatuun ja laajuuteen soveltuvien hankintatapojen soveltaminen jää hankintayksiköiden omaan harkintaan Organisaation oma hankintaohjeistus Selkeiden hankintayksikkökohtaisten ohjeiden laatiminen pienhankintoihin on tehokkaan ja tarkoituksenmukaisesti toimivan hankintatoimen näkökulmasta tärkeää Hankintatoimi tulisi olla johdettu siten, että yksittäisiä, pieniä hankintoja tehdään vain poikkeuksellisesti ja määrällisesti mahdollisimman vähän

24 Suorahankinta Hankintalaki 27, tuotekehittely tai tieteellinen tarkoitus Hankintalain väljä tulkinta: Kokeiluerät pientoimittajilta / lähituottajilta: - raaka-aineiden soveltumisen testaaminen teollisessa keittiössä - logistiikkaketjun kehittäminen tmv. perustelu

25 Esimerkkikuntia ja yhteyshenkilöitä: Mikkeli Ruokapalvelujohtaja Marjut Kuosma 20% ruokamenoista paikalliseen ruokaan Vaala ruokapalvelupäällikkö Leena-Kaisa Pärkkä-Hietala KETJU hanke (Kestävät julkiset ruokapalvelut, 8 kuntaa (mm. Eura ja Naantali + 2 KKY) Kiuruvesi Ruokapalvelupäällikkö Helena Laitinen 2009 hankinnat: lähiruoan osuus 40%, luomuruoan osuus 17% Lahti Toimitusjohtaja Lahden Ateria, Tuulia Pelli Peloton hanke Helsinki Ruokakulttuuristrategia : Ville Relander Helsingin kaupungin hankintakeskuksen palvelupäällikkö, Reima Kettumäki Ruokapalvelupäällikkö (Opetusvirasto) Airi Rintamäki

26 Konkreettisia esimerkkejä sopimusaikaisesta yhteistyöstä Mikäli laatu ei täytä vaatimuksia REKLAMOI KIRJALLISESTI Mikkeli: perunantuottajalle lahjoitettiin käytöstä poistettu perunanpesukone Tuottaja pesi, säkitti ja toi perunat keittiölle Tuottaja innostui aiheesta ja investoi lisää jatkojalostuslaitteistoihin Nykyään: pesee, kuorii keittoperunat Kiuruvesi: LIHA: Lähiruokatoimittaja valmistaa lihapyörykät yhdessä kehitetyllä reseptillä Lihapitoisuus 87% KALA: oman alueen järvistä parhaimmillaan lämmin kalamureke yrittäjältä suoraan oppilasruokailuun

27 Hyviin hankintoihin Kiitos! Pro-hankinta Oy Kati Myllyniemi

28 Lisämateriaalia ja artikkeleita aiheesta Hyviä lukuhetkiä!

29 Lisää aiheesta: lahiruoka/Lahiruoka.pdf ut/default.aspx sivut (Vaala)

30 Lisää aiheesta: FCG Efeko Oy, Kuntaliitto ja Maa- ja metsätalousministeriö ovat tehneet opassarjan lähiruoan käytön edistämiseksi julkisissa keittiöissä sekä julkisten ruokapalveluiden laatukriteereistä. Oppaat ovat vapaasti ladattavissa. Julkisten_ruokapalvelujen_laatukriteerit_web.pdf

31 Lisää aiheesta: Ruoka-Suomi Lähiruoan käyttö julkisen sektorin ammattikeittiöissä Ruoka-Suomi / Oppaat ja ohjeet: an_kaytto_julkisissa_ammattikeittioissa2010.pdf we_objectid=148