PMO johdon kumppanina kuntaorganisaatiossa

Transkriptio

1 PMO johdon kumppanina kuntaorganisaatiossa Projektipäivät Tuuli Karjalainen, ICT-kehittämispäällikkö Tuusulan kunta

2 Tuusulan kunta Tuusulan kunta on perustettu lukujen taitteessa Suomen kansallisidentiteetti muovautui vahvasti Tuusulanjärven Rantatien taiteilijayhteisössä asukasta, työntekijää Kasvava Helsingin seudun kehyskunta Kolme keskustaa: Hyrylä, Jokela ja Kellokoski Uusi Rykmentinpuiston asuinalue asukkaalle rakentuu Etelä- Tuusulaan vanhan varuskunnan alueelle. Puustellinmetsän Asuntomessut avaa alueen asukkaille 2020

3 Projektikulttuurin kehittäminen aloitus IT:stä Projektikulttuurin kehittäminen alkoi vuonna 2014, jolloin otettiin käyttöön IT-projekteja koskeva projektimalli salkutettiin kaikki IT-ratkaisuja sisältävät projektit perustettiin ICT-johtoryhmä, jossa käytiin läpi kaikki ITratkaisuja sisältävät projektisuunnitelmat ja annettiin niille ns. toteutuslupa Mitä saatiin aikaan? IT-projektien läpinäkyvyys yli toimialarajojen parani Päällekkäisiä investointeja onnistuttiin välttämään

4 Tekniset haasteet Excel-pohjainen projektisalkku oli haastava hallinnoida Käyttöoikeudet Tietokenttien määrä Päätösvaltaisuuteen liittyvät haasteet ICT-johtoryhmään oli ryhmän päätösvallan vuoksi nimetty kaikki toimialajohtajat Toimialan ICT- ja tietohallinnon paras asiantuntijuus ei ollut ICT-johtoryhmässä Päätösvaltaa projektien käynnistämisestä ei haluttu antaa ICTjohtoryhmälle Rajallinen näkökulma kehittämiseen Yhteistä tekemistä vaativien projektien kehitysehdotuksia oli välillä vaikea viedä eteenpäin, koska meillä on niin paljon muitakin muutoksia läpivietävänä. Näkymää näihin muutoksiin ei ollut yksittäisen toimialan ulkopuolella. IT-lähtöinen ajattelu tuntui rajalliselta, sillä muutoksilla kehitetään ensisijaisesti toimintatapoja

5 Projektikulttuurin tilanne muutoin... Sana "projekti" tarkoitti puhujasta riippuen eri asioita Useimmiten, kun piti saada jotain uutta aikaan, perustettiin "työryhmä" Onko työryhmä ohjaus- vai projektiryhmä? "Salkunhallinta" oli käsitteenä uusi Sanoja "projektipäällikkö" ja "omistaja" ei osattu erottaa toisistaan. "Olen itse tämän vastuuhenkilö."

6 Projektikulttuurin kehittäminen Yhtenäinen malli kaikille kehittämisprojekteille luotiin syksyllä 2015, osallistaen henkilöstöä toimialoilta ja johdosta Taustalla kunnanhallituksen päätös uusista johtamisen työkaluista Kunnan käyttöön haluttiin yhtenäinen projektimalli ja isojen hankkeiden johtamisen malli, sekä tukea nopeiden kokeilujen toteuttamiselle Projektit luokitellaan mallissa laajoihin projekteihin ja perusprojekteihin Pienkehittämisen saa projektoida toimialan oman valinnan mukaan Mahdollisimman yksinkertainen projektisalkku suoraan Intranetiin, luku- ja päivitysoikeudet kaikille

7 Projektisalkkujen johtaminen Kunnan johtoryhmälle ja toimialojen johtoryhmille on määritelty omat projektisalkkunsa, jossa on kaikki kyseisen johtoryhmän jäsenten omistamat projektit Laajojen projektien omistajuus on ylimmällä johtoryhmätasolla Johtoryhmät on koulutettu projektisalkun johtamiseen Salkut katselmoidaan kuukausittain johtoryhmissä ja keskustellaan strategian toteutumisesta ja priorisoinnista Ohjelmajohtaminen Ohjelmajohtamisen malli on luotu täydentämään projektimallia Ohjelmajohtamista hyödynnetään tällä hetkellä yhdessä aluekehitysohjelmassa

8 Projektikulttuurin kehittäminen Tavoitetila : Tasojen 3-4 välissä Nykytila: Noin tasolla 2 Otteita salkkuraporteista

9 Kulttuurin kehittäminen käytännössä... Jalkatyötä johtoryhmissä ja johtoryhmäjäsenten luona - muistuttamista, haastamista Projektipäälliköiden koulutuksia Projektipäälliköinä toimii mm. liikunnanopettaja, hammashygienisti, perusopetuksen rehtori, nuoriso-ohjaaja, lukion rehtori, iltapäiväkerhotoiminnan koordinaattori, arkistosihteeri, kirjastotoimen esimies... Ohjausryhmien ja omistajien herättelyä Omistajat saa kuulolle parhaiten vierailemalla johtoryhmissä Työryhmä-toimintamallin haastamista

10 Miten projektipäälliköt ovat suhtautuneet? "Parasta pitkään aikaan." Kiitos avusta! Esittelin tänään X projektisuunnitelman Y johtoryhmälle. Se sai kiitosta selkeydestään ja luettavuudestaan. Tuikemallia pidettiin hyvänä tapana tehdä suunnitelma. Suunnitelma hyväksyttiin kiittäen. Tämä [malli] haastaa miettimään, mitä muutosta oikeasti tavoittelemme." "Olen ainakin pikkuisen parempi projektipäällikkö nyt." "Ai onko projektini tilanne edelleen kriittinen [salkkuraportissa]? Ehdottomasti on, jos kerrot sen johtoryhmälle." "En ehtinyt koulutukseen. Dokumenttipohja on huono, en pysty tiivistämään projektiani näin lyhyeksi tekstiksi. Samaa asiaakin kysytään monta kertaa."

11

12 On niin kiire juosta, ettei ehdi hypätä pyörän selkään.

13 PMO:n rooli Tuusulan kuntaorganisaatiossa PMO toimii konsernipalveluissa Strategisen suunnittelun ja kehittämisen yksikössä PMO vastaa projektimallin ja ohjelmajohtamisen mallin kehittämisestä dokumenttipohjien päivityksistä projektipäälliköiden, omistajien ja johtoryhmien koulutuksista PMO tuottaa raportit eri johtoryhmille, nostaa johtoryhmälle esiin kriittiset haasteet projekteissa ja keskusteluttaa johtoryhmiä salkun tasapainosta ja priorisoinnista Viestii kunnanhallitukselle projektikulttuurin edistymisestä Vahvasti mukana strategiatyön ja toteutuksen suunnittelussa

14 Miten johtoryhmäläiset kuvailevat PMO:n ja projektikulttuurin vaikutuksia tähän mennessä? Toiminnan läpinäkyvyys on parantunut hurjasti. Tiedämme nyt paremmin, mitä on meneillään. Emme kuitenkaan osaa vielä aidosti johtaa salkkua. Saadaksemme projektikulttuurin toimimaan, meidän pitäisi osata myös luopua vanhoista toimintatavoista. Projektisalkku on paljastanut kehittämisresurssien kuormittumisen ja riittämättömyyden. Tämä on pahin pullonkaulamme. "Nyt meidän täytyy oikeasti miettiä, mitä me teemme."

15 Kuntaorganisaation erityishaasteet Läsnäolon seurantakulttuurista työn tulosten ja vaikuttavuuden seurantaan? Oma työ on samaan aikaan ns. ilmaista, toisaalta kehittämiseen ei erikseen allokoida aikaa. Kehittäminen tapahtuu oman työn ohessa Priorisointimahdollisuudet Toimintaympäristöstä tulee kunnille useita samanaikaisia muutosvaatimuksia. Läkähdymmekö? Onko meillä kykyä ja mahdollisuutta priorisoida? Kaikki kuntalaiset ovat asiakkaitamme. Pienimmillä ja heikoimmilla on usein hiljaisin ääni. Strategiaprosessin aikataulutus ja ohjaavuus Strategia uudistetaan valtuustokausien vaihtuessa. Strategiaprosessissa kuullaan kuntalaisia, lautakuntien jäseniä, kunnanhallitusta, valtuustoa, johtavia virkamiehiä ja henkilöstöä. Erottuvatko keihäänkärjet? Päättäjät ja kuntalaiset ovat pienessä kunnassa lähellä, mikä on samaan aikaan haaste ja vahvuus

16 Mitä pelkoja projektimallin ja salkun johtamisen käyttöönottoon on liittynyt? Vastuun delegointi onko luottamusta? Case "Olen sekä tämän projektin omistaja, että projektipäällikkö." Case Riittää, että tiedämme itse, mitä teemme. Case "Eivätkö kaikki projektit enää raportoi johtoryhmällemme? Case Miksi kysytte asiakkaalta ettekä meiltä [palvelumuotoiluprojektissa]? Ketteryys vähenee ja byrokratia lisääntyy, kokeilukulttuurin vastaista? Projektisuunnitelman kirjoittamisessa ja päätöksentekoprosessissa kallista aikaa valuu hukkaan." Ratkaisut? Salkkuraportoinnin lisääminen (ylemmälle tasolle) Yksinkertaiset, helpot dokumentti/raportointipohjat Luottamuksen vahvistaminen eri toimijoiden välillä Myös kokeiluilla on tavoite ja aikataulu, vaikka lopputulos ei olekaan selvillä. Kokeilut ja projektit eivät ole toisiansa poissulkevia?

17 PMO ja johtamismallit nopeamman ja joustavamman päätöksenteon tukena Ohjelmajohtamisella ketteryyttä aluekehittämiseen Ohjelmajohtamista sovelletaan Etelä-Tuusulaan rakentuvan uuden, Rykmentinpuisto-nimisen asuin- ja työpaikka-alueen suunnittelun ja toteutuksen johtamiseen Tavoitteena on pitkäaikaisen aluekehittämisohjelman hyötyjen johtaminen, päätöksenteon sujuvuuden varmistaminen ja kokonaisuuden hallinta Uuden kunnan kehittämiseen liittyvä kokonaisuus johdetaan projektisalkun kautta Maakuntauudistuksen jälkeisen uuden kunnan kehittämistä johdetaan projektisalkun kautta Ohjelmajohtamista voidaan tarvittaessa hyödyntää uuden strategian määrittelyn jälkeen

18 PMO:n tavoitteet ja haasteet lähitulevaisuudessa Kuntaorganisaatiot historiansa suurimman muutoksen edessä Kunnan roolit ja tehtävät muuttuvat Salkku- ja ohjelmajohtamista voidaan hyödyntää työvälineinä tässä muutoksessa Maakuntauudistuksessa kunnan vastuulle jää "terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen" Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut siirtyvät maakuntaorganisaation järjestämisvastuulle Missä on tieto siitä, mitä yhteisen tavoitteen osalta kehitetään eri organisaatioissa? Kenellä on ohjaus- ja päätösvaltaa terveyden- ja hyvinvoinnin edistämiseen liittyvissä yhteisissä projekteissa?

19 Kiitos Tervetuloa Tuusulaan Kuva: