Lautakuntapäätösten ennakkoarviointi

Transkriptio

1 Lautakuntapäätösten ennakkoarviointi Käytännön tarkoitus Kunnallisessa päätöksenteossa virkamiehet arvioivat päätösesityksiä valmistellessaan, minkälaisia eri vaihtoehtojen vaikutukset ovat ja luottamus henkilöt puolestaan arvioivat päätöksiä tehdessään ovatko vaikutukset toivottavia. Arviointi tehdään vertaamalla eri ratkaisuvaihtoehtoja keskenään ja kuvaamalla vaihtoehtojen hyviä ja huonoja puolia. Ennakkoarvionnissa päättäjät tarkastelevat useita erilaisia vaikutuksia samanaikaisesti ja kokonaisvaltaisesti. Päätöksiä valmisteltaessa tulee ottaa huomioon vaikutukset kuntalaisiin, organisaatioon, henkilöstöön ja talouteen. Vaikutuksia tulee arvioida sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Lautakuntapäätösten ennakkoarviointi-käytännön tarkoituksena on kuvata ennakkoarvioinnin käyttöönottoprosessi kunnassa ja tuoda näkyväksi eri vaiheet ja edellytykset, joita ennakkoarvioinnin käyttöönotto edellyttää. Käytännön tausta ja kehittämisen perusteet Ennakkoarvioinnin kehittäminen Salossa aloitettiin osana TEJO-hanketta ( ). TEJO-hankkeen tavoitteena oli auttaa erikokoisia kuntia löytämään toimivat järjestelyt terveyden edistämisen toimeenpanorakenteen vahvistamiseksi ja selventää terveyden edistämisen asemaa kunnallisessa hallinnossa. Kuntalaisten hyvinvoinnin seuranta, hyvinvointiohjelmat ja ennakkoarviointi olivat keskeisiä menetelmiä, joita TEJO-hankkeessa Salossa kehitettiin. Hankkeen päättymisen jälkeen tätä kehittämistyötä on jatkettu yhdessä Salon kaupungin ja Turun ammattikorkeakoulun kanssa. Käytännön tyyppi Johtamiskäytäntö ja päätöksenteko käytäntö Käytännön alue Kunnan päätöksenteko Vastuuhenkilö Marita Päivärinne, Irmeli Leino, Tapani Kauppinen Vastuuhenkilön sähköposti Hankkeen tai organisaation www-sivu Mallinnuksen tila Mallinnus valmis Käytännön toimeenpanomalli Lautakuntapäätösten ennakkoarvioinnin toteuttaminen ja käyttöönotto kunnassa toteutuu seuraavien askelten kautta: 5.Menetelmän kehittäminen ja seuranta 4.Valmistelu menetelmää soveltaen 3.Päätös käyttöönotosta 2.Kokeilu lautakuntapäätöksessä 1.Tutustuminen ennakkoarvioiontiin 1)Ennakkoarviointi menetelmään tutustumisessa ovat keskeisiä toimijoita kunnan johtoryhmä, esittelijät ja valmistelijat sekä kuntapäättäjät. Tutustumisvaiheessa perehdytään lautakuntapäätösten ennakkoarvioinin hyötyihin ja edellytyksiin sekä ennakkoarvionnin toteutukseen käytännössä. 2) Päättäjät perehtyvät ennakkoarvioinnin ideaan ja sen merkitykseen. Esittelijät ja valmistelijat perehtyvät menetelmän tekniikkaan tarkemmin ja kokeilevat sitä lautakuntapäätöksen valmistelussa. Tämän kokeilun jälkeen kerätään esittelijöiltä ja valmistelijoilta kokemukset

2 ennakkoarvioinnin toteuttamisesta ja päätöksen käsittelystä lautakunnassa. 3) Päätös ennakkoarvioinnin jatkuvasta käyttöönotosta lautakuntatyöskentelyssä tehdään kunnanhallituksessa kunnanjohtajan esittelystä. Tämän jälkeen toimijoita ovat kunkin lautakunnan päätösesityksiä valmistelevat viranhaltijat ja esittelijät sekä lautakuntien jäsenet. Lautakuntiin asioita valmistelevien viranhaltijoiden ja esittelijävastuussa olevilla tulee olla tietoa siitä, keiden asiantuntijoiden kanssa asiaa voi tarkemmin selvittää. Ennakkoarviointien toteuttaminen edellyttää myös yhteisen ennakkoarvioionnin ohjeistuksen laatimista. Toiminnan kehittämiseksi ja seuraamiseksi nimetään vastuuhenkilö. 4) Lautakuntapäätösten valmistelussa esittelijä käyttää paikallista ja seudullista hyvinvointia kuvaavaa tietoa, hyödyntää paikallisten olosuhteiden tuntemusta ja kansallisten terveyden edistämisen ohjelmia ennakkoarvioinnin pohjana. Päätöksenteossa ja suunnitelmien toteutuksessa terveysnäkökohdat tehdään näkyviksi käyttämällä ennakkoarvioinnin menetelmiä seuraavien vaiheiden kautta: ennakkoarvioinnin tarpeellisuuden kartoittaminen ja suunnittelu, perustietojen hankinta, vaihtoehtojen kuvaaminen,vaikutusten tunnistaminen ja rajaus,vaihtoehtojen vertailu sekä raportointi ja päätös ja seuranta. 5) Kokemuksia toteutetuista ennakkoarvioinneista seurataan ja toimintaohjetta kehitetään tarpeen mukaan. Kun itse tekniikka on tullut tutuksi kehittämisessä keskitytään hallinnonrajat ylittävien konsultaatioden hyödyntämiseen ja päätösten valmisteluun yhdessä lautakuntien kanssa. Toteutettuja ennakkoarviointeja seurataan ja pidetään yhteisiä seminaareja tai koulutuksia, joissa kokemuksia eri hallinnoaloilla toteutetuista ennakkoarvioinneista voidaan puida yhdessä ja oppia toisten kokemuksista. Prosessikuvaus ennakkoarvioinnin käyttöönotosta. Näkökulmat ja aihealueet Tehtävät ja työnjako Asiakasnäkökulma: Kuntalainen Ammattilaissnäkökulma: Esittelijät ja valmistelijat eri hallinnonaloilla Organisatorinen näkökulma: Lautakunnat ja hallintokunnat. Eri hallintokuntien asiantuntijat Toimijat Asiakasnäkökulma: Luottamushenkilöt ja lautakunnan jäsenet tekevät päätöksiä ja valvovat valmistelun laadukkuutta Ammattilaissnäkökulma: Valmistelee päätökset. Tekee ennakkoarvioinnin vuorovaikutuksessa eri hallinnonalojen asiantuntijoiden kanssa. Organisatorinen näkökulma: Luo strategiat päätöksenteon pohjaksi ja valvoo niiden toteutumista käytännön päätöksenteossa. Tiedot, taidot ja välineet Asiakasnäkökulma: Hyvin valmisteltu esitys, jossa on vertailtu eri vaihtoehtojen vaikutuksia. Päätöksentekokäytännön avoimuus ja perustelut päätöksille. Ammattilaissnäkökulma: Tietoja kunnan strategioista, kuntalaisten hyvinvoinnista, palveluista ja mahdollisuuksia suunnitella yhdessä eri alojen asiantuntijoiden kanssa. Ennakkoarvioinnin menetelmän hallitseminen ja kunnan päätös toimintamallista ennakkoarvioinnin toteuttamiseksi. Organisatorinen näkökulma: Toimiva tiedon keräämisen ja raportoinnin järjestelmä(hyvinvointikertomus ja strategiat). Päätös ennakkoarvioinnin toteuttamisesta,koulutuksen järjestämisestä ja ennakkoarviointien seuraamisesta ja kehittämisestä. Periaatteet ja säännöt Asiakasnäkökulma: Kuntalaisen äänen kuuleminen ja osallistumisen mahdollistaminen päätöksenteossa. Eri ikäisten ja eri tilanteessa olevien kuntalaisten huomioiminen, eriarvoisuuden vähentäminen. Ammattilaissnäkökulma: Tasapuolisuus ja faktoihin perustuva valmistelu ja päätöksenteon avoimuus ja läpinäkyvyys. Strategioiden ja ohjelmien huomioiminen, eriarvoisuuden vähentäminen. Organisatorinen näkökulma: Kunta on kuntalaisia varten. Tietoon ja strategioihin perustuva päätöksenteko. Organisaation toimintatapa päätöksenteossa.

3 Lait ja asetukset Asiakasnäkökulma: Katso Tapani Kauppinen Ammattilaissnäkökulma: Lainsäädännön tunteminen Organisatorinen näkökulma: Perustuslaki, yhdenvertaisuuslaki. Lakimuutoksista tiedottaminen Talous Asiakasnäkökulma: Tutustumismahdollisuus valmisteltavaan asiaan. Ammattilaissnäkökulma: Resursoitava tarpeen mukaan valmisteltavaan asiaan aikaa ja työtä. Koulutusmahdollisuus. Organisatorinen näkökulma: Vastuuhenkilön nimeäminen ja lupa käyttää työaikaa valmisteluun ja yhteistyöhön. Tiedonkeruun resurssointi.

4 Käyttöönoton seuranta ja arvointi: Käyttöönottava kunta Salon kaupunki Käytännön sovellusympäristö Salon kaupungin lautakuntapäätösten valmistelu Käyttöönoton yleiset tavoitteet ja aikataulu Ennakkoarviointimenetelmää sovelletaan lautakuntapäätöksissa kaupungin ohjeistuksen mukaisesti ja toimintaa seurataan ja kehitetään yhdessä. Käyttöönoton ja arvioinnin resurssit Ennakkorvioinnin toteutuksen koordinointiin on nimetty vastuuhenkilö Käyttöönoton vastuuhenkilö Terveyden edistämisen koordinaattori Marita Päivärinne. Salon kaupunki. marita.paivarinne(at)salo.fi Käyttöönoton arvioinnin vastuuhenkilö Terveyden edistämisen koordinaattori Marita Päivärinne. Salon kaupunki. Käyttöönoton arvioinnin tulokset Käyttöönoton vaihe tai tila Suunittelussa Tilan tai vaiheen valmistuminen (arvio/toteutunut) Osatehtävä 1: Nyky- ja tavoitetilan analyysi Salossa on laadittu lautakuntapäätösten ennakkoarvioinnin toimintaohje ja tehty päätös ennakkoarvioinnin soveltamisesta lautakuntapäätöksissä, mikäli valmistelussa oleva asia on strategisesti tai talaudellisesti tärkeä tai sillä on vaikutuksia hyvinvointiin tai yrittäjyyteen tai se merkitsee merkittävää muutosta palveluiden järjestämisessä. Vastuuhenkilö on nimetty kehittämään ja seuraamaan ennakkoarviointien toteutusta. Esittelijät ja valmistelijat on perehdytetty menetelmän toteutukseen ja kokemuksia menetelmän toteuttamisesta seurataan. Kehittämistyötä jatketaan toimintamallin mukaisesti ja tehdyt arvioinnit toimitetaan Strategisen kehittämisen yksikölle ja sieltä ne viedään kaupungin intranettiin. Ennakkoarviointien toteuttamista seurataan ja järjestetään yhteisiä seminaareja toiminnan kehittämiseksi. Osatehtävä 2: Koulutus ja perehdytys Kunnan esittelijät ja valmistelijat perehdytetään ennakkoarvioinnin toteuttamiseen ja tekniikkaan. Kokemuksia jaetaan ja toimintamallia kehitetään yhdessä. Uusien esittelijöiden perehdytyksessä hyödynnetään aikaisempaa osaamista ja mentorointia. Uudet lautakuntien jäsenet perehdytetään ennakkoarvioinnin ideaan ja merkitykseen. Kunnan esittelijät ja valmistelijat sekä kuntapäättäjät. Kuntapäättäjille järjestetään koulus aina uusien lautakuntien alkaessa toimintansa. Uusi työntekijä perehdytetään ennakkoarviointiin osana yleistä perhehdytystä. Esittelijöille ja valmistelijoille ja kuntapäättäjille järjestetään seminaareja

5 toimintamallin kokeusten hyödyntämiseksi ja toiminan kehittämiseksi. Osatehtävä 3: Käytännön toimeenpano Arviointikysymykset Ennakkoarvioinnin teosta vastaa kunkin toimielimen esittelijä ja ennakkoarviointiprosessin kehittämisesta ja seuraamisesta vastaavat ennakkoarviointien vastuuhenkiö ja strategisen kehittämisen osasto. Tehdyt arvioinnit talletetaan kaupungin intranettiin. Esittelijöiden ja valmistelijoiden sekä lautakuntien kokemuksia seurataan. Tiedonkeruusta ja analyysista vastaavat ennakkoarvioinnin vastuuhenkilö ja strategisen kehittämisen osasto. Enakkorviointien soveltaminen ja toiminnan arviointi on jatkuvaa. Ensimmäinen yhteinen kehittämisseminaari ennakkoarviointien käyttöönoton jälkeen toteutui Osatehtävä 4: Nykytilan analyysi toimeenpanon jälkeen Ennakkoarvioinnin teosta vastaa kunkin toimielimen esittelijä. Ennakkoarviointien vastuuhenkilö seuraa toteutuneita arviointeja ja järjestää koulutus- ja kehittämistilaisuudet. Tehdyt arvioinnit talletetaan kaupungin intranettiin ja niiden analysoinnista vastaavat ennakkoarvioinnin yhdyshenkilö ja strategisen kehittämisen osasto. Ennakkoarvioiniten käyttöönoton jälkeen ensimmäinen yhteinen seminaari järjestettin Osatehtävä 5: Loppuanalyysi ja johtopäätökset

6 Muutoksen seuranta ja arviointi: Yhteyshenkilön tiedot Marita Päivärinne, terveyden edistämisen koordinaattori, Salon kaupunki marita.paivarinne(at)salo.fi Sovellusympäristö ja toimeenpanon vastuuhenkilö Salon kaupunki Toimeenpanon tavoitteet ja aikataulu Päätöksenteon arviointimenettelyllä pyritään parantamaan valmistelun laatua ja lisäämään valmistelun avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Arvioinnin resurssit Arvioinnin vastuuhenkilö tai toteuttaja tai koordinaattori Marita Päivärinne, terveyden edistämisen koordinaattori, Salon kaupunki marita.paivarinne(at)salo.fi Tapaukset, joita arvioidaan Tehdyt arvioinnit ja esittelijöiden ja valmistelijoiden kokemukset. Muutoksen seurannan ja arvioinnin tila tai vaihe Nykytilan analyysi toimeenpanon jälkeen Tilan tai vaiheen valmistuminen (arvio/toteutunut) Yhteenveto tuloksista Osatehtävä 1: Nyky- ja tavoitetilan analyysi Osatehtävä 2: Käytännön toimeenpano Arviointikysymykset

7 Osatehtävä 1: Nyky- ja tavoitetilan analyysi Osatehtävä 2: Käytännön toimeenpano Arviointikysymykset