Parku-projekti Päivähoidon hallinnon ja asiakasrajapinnan hallinnan prosessien arviointi kuntaliitosnäkökulmasta KAmenetelmää

Transkriptio

1 Parku-projekti Päivähoidon hallinnon ja asiakasrajapinnan hallinnan prosessien arviointi kuntaliitosnäkökulmasta KAmenetelmää hyödyntäen

2 Tavoitteena Löytää kehittämiskohteita päivähoidon hallinnon ja asiakasrajapinnan väliseen sähköiseen asiointiin Hyödyntää KA-menetelmää (siitä lähinnä ICT-muutososioita) kuntaliitosten toteutusvaiheessa päivähoidon hallinnon prosessissa Testata KA-menetelmää päivähoidon hallinnon nykytilan ja tavoitetilan kuvaamisessa menetelmäkokemusten kartuttamiseksi Antaa kehitysehdotuksia KA-menetelmästä

3 Mikä on KA eli kokonaisarkkitehtuuri? Kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne. Kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, organisaatioyksiköt, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena.

4 Kaupungin lähtökohdat KA-työhön Viitearkkitehtuuri luonnosteltu vuonna 2009 (työtä tehty vuodesta 2007) Huomioitava kansalliset ICT-ratkaisut Arkkitehtuuriperiaatteet valmiina hyväksyttäväksi (tehty vuonna 2013) Palvelualueuudistuksessa tunnistettu ydinprosessit ja ydinprosessien alaiset rakenteet (avainprosessit ja palveluprosessit) - > työn pohjalta uudistettu organisaatio käynnistyi Prosesseja kuvattu runsaasti (tavoitteet usein projektikohtaisia..) Kaupungilla ollut käytössä prosessikuvausväline vuodesta 2004

5 Tehtyyn kansalliseen KA-työhön tutustuminen KA-aineistoa on internetissä todella paljon Suositukset Viitearkkitehtuurit (hyväksytyt ja tekeillä olevat) Esittelymateriaalit KA-kehyksen mukaiset kansalliset ICT-ratkaisut sekä tekeillä olevat ratkaisut Esimerkkejä www-sivustoja: muiden ministeriöiden sivut, yhteentoimivuus.fi, kuntarakenne.fi, avoindata.fi sekä eri liittyvien hankkeiden sivut, esim. SADe ohjelman osalta Kaikkien aineistojen osalta ei ollut varma, oliko juuri löytynyt materiaali viimeinen versio ao. aineistosta -> Kansallisella tasolla tehty työ voisi olla yhdessä paikassa (ja hahmotettavissa visuaalisesti, mille tasolle ao. ohje, viitearkkitehtuuri tai hanke kuuluu). Myös työn alla olevat materiaalit tai ICT-ratkaisut olisivat löydettävissä tätä kautta.

6 JHS 179 suositus ja liittyvät suositukset (esim. JHS 152) Erityisesti JHS 179 oli varsin laaja ja tuntui, että sitä saattaisi olla edullista pilkkoa osiin Suositukset ovat varsin teknisiä (vaikka kokonaisarkkitehtuuri on tarkoitettu koko organisaation työvälineeksi) Käsitteitä ei ole kovin hyvin avattu eikä ollut riittäviä esimerkkejä, jotta soveltaminen tuntuisi selkeältä Päätietoryhmä, tietoryhmä, tieto, palvelu, käsiteryhmä, käsitemalli.. -> Käsitteistö olisi hyvä avata ja suositukset pilkkoa aihealueittain esim. strategia ja kehittämisen hallinta, projektityöskentely, kokonaisarkkitehtuuri (sisältäen prosessien kuvaamisen)

7 Kokonaisarkkitehtuurityöväline Kokonaisarkkitehtuurityötä voidaan edistää JHS 179 suosituksen liitteenä olevien excel-taulukoiden avulla, mutta ne soveltuvat korkeintaan kartoitusvaiheisiin (tietojärjestelmien ja välisten integraatioiden luettelointi) Tarvitaan visuaalinen väline, joka auttaa hahmottamaan prosessit, tiedot, tietojärjestelmät ja teknologiat - ja niiden väliset kytkökset Osa on hankkinut organisaatiokohtaisen työvälineen, osa käyttää yhteisesti yhtä välinettä Kuopiossa on esitetty, että alueellinen ICTpalveluntuottaja Istekki tarjoaisi keskitetysti työvälinepalvelua asiakkailleen

8 Muutamia esimerkkejä projektimateriaalista TOIMINTANÄKÖKULMA

9 Varhaiskasvatuspalvelujen järjestämisen prosessi (kuvattu vm:n EA-välineellä)

10 Varhaiskasvatuspalvelujen järjestämisen prosessi (kuvattu vm:n EA-välineellä) Järjestämisen prosessissa kuvattu koko varhaiskasvatuspalvelujen toimintaketju ja palveluvaihtoehdot pelkän päivähoidon sijasta (viestinnästä palvelun päättymiseen)

11 Varhaiskasvatuspalvelujen järjestämisen prosessi (kuvattu vm:n EA-välineellä) Prosessissa huomioitu tiedonohjaussuunnitelman (ja hallintolain) mukaiset käsittelyvaiheet

12 Varhaiskasvatuspalvelujen järjestämisen prosessi (kuvattu vm:n EA-välineellä) Prosessissa huomioitu jatkuvan parantamisen malli (suunnittelu, toteutus, arviointi ja kehittäminen)

13 PROSESSIKUVAUS (6.1) Projektin tavoitteena ollut sähköisten asiointipalvelujen kehittäminen tuli esille työnkulkutasolla Punaisella merkityt tietojärjestelmäpalvelut ovat uusia

14 Muutamia esimerkkejä projektimateriaalista -> tietovirroista käsitemalliin TIETONÄKÖKULMA

15 KÄSITEMALLI (3.1)

16 Käsitemallista voi nähdä, mitä tietoa kukin tietojärjestelmä pitää sisällään ja miten tiedot kytkeytyvät toisiinsa (joko toiminnallisesti tai teknisesti) KÄSITEMALLI (3.1)

17 Muutamia esimerkkejä projektimateriaalista -> Toiminnasta ja tiedosta kohti kokonaisuutta TIETOJÄRJESTELMÄ- NÄKÖKULMA

18 LOOGINEN JÄRJESTELMÄJÄSENNYS

19 Järjestelmäjäsennyksestä näkee ketjun tietojärjestelmien käyttäjistä/ prosessin vaiheesta palvelimelle asti LOOGINEN JÄRJESTELMÄJÄSENNYS

20 Yhteenveto Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä ja menetelmää tukeva tietojärjestelmä muodostavat tehokkaan työvälineen, jolla pystyy mallintamaan visuaalisesti toiminnan muutokset teknisiksi muutoksiksi ja päinvastoin Vähän kehittämistä ja paljon harjoitusta lisää