TEMAATTISET TORSTAIT-KOHTAAMINEN HANKETUOTTEISTAMINEN

Transkriptio

1 UUDENMAAN ELY-KESKUS TEMAATTISET TORSTAIT-KOHTAAMINEN HANKETUOTTEISTAMINEN TEMAATTISET TORSTAIT Uudenmaan ELY-keskuksen Temaattiset Torstait - kohtaamissarjan vuoden 2011 viimeinen kohtaaminen järjestettiin Sokos Hotelli Presidentin Sylvi-salissa Keskustelun aiheena oli Hanketuotteistaminen. Mitä hanketuotteistaminen on käytännössä? Kun hanke loppuu onko toiminta ollut kannattavaa ja miten siitä eteenpäin tulisi jatkaa? Kuinka helpotetaan hankkeen jatkoelämään jalkauttamista? Entä kenellä on intressi hankkeista syntyneiden tuotteiden ja palveluiden jatkokehittämiseen? Muun muassa näitä kysymyksiä pohdimme koolle saapuneiden hanketyöntekijöiden ja projektipäälliköiden voimin. Temaattiset Torstait - nimellä kulkevat kohtaamiset kokoavat yhteen hanketoimijoita Uudeltamaalta synnyttämään uutta sekä ennen kaikkea oppimaan toinen tosiltaan.

2 TILAISUUDEN ALUSTAJAT Tilaisuuden alusti Business Arena Oy:n yhdessä case valmentaja Rauli Sorvarin kanssa. Business Arena on vuonna 2000 perustettu asiantuntijayritys, joka tuottaa innovaatioita, uusia yrityksiä ja työllistymistä edistäviä prosesseja. Nämä prosessit koostuvat BA:n kehittämistä kohtaamistuotteista sekä viestintä- ja myyntipalveluista. Lisäksi Rauli Sorvarin pitkän uran taustoihin kuuluvat muun muassa työskenteleminen ohjelmapäällikkönä Keski-Suomen liitolla sekä työ EduCluster Finlandin taustajoukoissa. Kokemus hankkeiden johtamisesta ja hankevaikuttamisesta on Raulilla työvuosissa mitattuna useita kymmeniä. KERTAUSTA EDELLISESTÄ - HANKE STRATEGISENA VAIKUTTAJANA Aloitimme kohtaamisen lyhyellä kertauksella edellisestä kerrasta. Rauli johdatteli ajatukset johtamiseen. Tuotteistuksen onnistuminen on pitkälti tulosta myös onnistuneesta johtamisesta. Johtaminen on voimavarojen ja pyrkimysten yhteen sovittamista sovittujen tulosten saavuttamiseksi. Se on myös tekemistä, jonka avulla päätetään mitä tehdään ja valvotaan tavoitteiden saavuttamista. Tuotteistamisen kannalta on ensisijaisen tärkeää, että jo hankkeen määrittelyssä annetaan edellytykset synnyttää hankkeesta jotain pysyvää. Tulee siis panostaa siihen, etteivät tavoitteet ole laiskasti tai epäoleellisesti määriteltyjä. Rauli Sorvari: Johtaminen on voimavarojen ja pyrkimysten yhteen sovittamista sovittujen tulosten saavuttamiseksi HANKETUOTTEISTAMINEN Keskustelu hanketuotteistamisesta aloitettiin ennakkoon Temaattisten Torstaiden Facebook-ryhmässä. Sosiaalisessa mediassa kysyttiin, kenellä on intressi hankkeista syntyneiden tuotteiden ja palveluiden jatkokehittämiseen? Jotta pääsisimme kunnolla tämän ilmiön taakse, pyysimme kohtaamisosallistujilta aluksi kuvailemaan ja kertomaan kuka on kunkin hankkeen asiakas. Huomasimme, että aina hankkeissa välittömän asiakkaan kuvaileminen ei ole helppoa. Emo-organisaatiot hyödyntävät toki hankkeita organisoimalla erityisiä voimavaroja tai resursseja ketterästi, mutta varsinaisten asiakasongelmien pohtiminen saattaa jäädä vähemmälle huomiolle hankkeissa. Yritysmaailmassa tuotteistaminen taasen lähtee liikkeelle asiakkaan ongelman määrittelystä. Ilman ratkaisua johonkin asiakasta askarruttavaan polttavaan ongelmaan on turha lähteä tuotteistamaan mitään pysyvää tuotetta tai palvelua. Jari Parantaisen mukaan (Tuotteistaminen, 2007) tuotteistaminen kiteyttää palveluista ja/tai tuotteista markkinointi ja myyntikelpoisen täsmäratkaisun. Tätä peräänkuulutimme myös hankkeilta.

3 Mitä on tuotteistaminen? Parantaisen kehottaa tarkkailemaan myös tuotteista ja palveluista löytyviä tunnusmerkkejä, jotka täyttyessään kuvaavat onnistunutta tuotteistusta. Näitä tunnusmerkkejä on seitsemän (7) kappaletta: 1. Ratkaise polttava ongelma 2. Anna törkeä (tai edes jämerä) lupaus 3. Anna toiminnallesi takuu 4. Tee aineeton hypisteltäväksi 5. Hinnoittele helpoksi 6. Anna tuotteelle / palvelulle napakka nimi 7. Tuotteista tuote / palvelu vertailukelvottomaksi Pohdimme mahdollisia rajapintoja hankkeiden ja liike-elämän välillä, ja tulimme siihen lopputulokseen, että lähes kaikki tunnusmerkit on mahdollista löytää myös hanketuotteistamisessa. Peruselementit löytyvät listan ensimmäisistä kohdista. Ilman asiakkaan polttavan ongelman tunnistamista on vaikea ellei mahdoton lähteä liikkeelle. Myös palvelun laatua kuvaavan törkeän lupauksen, siitä miten palvelu tai tuote ratkaisee polttavan ongelman, on syytä olla tarpeeksi jämäkkä. Haasteelliseksi tämä koettiin esimerkiksi yhteiskunnallisia ongelmia ratkovissa hankkeissa. Kuinka asettaa mittarit, jotka takaavat toimintaa?

4 Jatkokehitimme Parantaisen mallia tuotteistamiseen liittyen. Voisiko hanketuotteistaminen näyttää yksinkertaisena mallinnuksena tältä? Hankkeen aikana nousevat esiin ne piilevät tarpeet, joita ei välttämättä ole edes tiedostettu. Kokemuksen karttuessa hanketyönaikana on helpompi nähdä uusia mahdollisuuksia ja tuottaa niihin uusia ideoita. Tämän jälkeen kiteytetään törkeä lupaus ongelman ratkaisusta ja myydään palvelua / tuotetta tai syntynyttä mallia eteenpäin. On kuitenkin hyvä tiedostaa, että alussa määritellyt tavoitteet voivat muuttua myös matkalla. Jokainen hanke kulkee mutkittelevaa reittiä ja parhaassakin tapauksessa se mitä on seuraavan kaarteen takana, voidaan vain yrittää arvata. Mitä tuotteistaminen voi tarkoittaa hankkeissa?

5 DE BONON KUUSI AJATTELUHATTUA Iltapäivän loppuosion käytimme yhdessä ajatteluun. Tässä hyödynsimme Edward De Bonon kehittämää kuuden ajatteluhatun metodia. Hattuja käytetään yleensä ryhmätyössä, mutta niitä voi käyttää myös yksistään. Ajattelun hatut voisi suomalaisittain kääntää myös mietintämyssyiksi. Rinnakkaisessa ajattelussa koko ryhmä käyttää aina samaa ajattelutapaa yhtä aikaa. Hatut ovat: VALKOINEN - Tiedot esiin (faktat) Mitä meillä on? Mitä meillä ei ole? Mitä tarvitaan? Miten se saadaan mitä tarvitaan? VIHREÄ - Uudet ratkaisut (provosointi, ideointi) Mitä uusia ideoita näette? Mitä mahdollisuuksia? Mitä vaihtoehtoisia malleja voisi olla? Miten asia ratkaistaisiin luovasti? PUNAINEN - Tuntemukset asiasta (fiilikset) Millaisia aavistuksia asiaan liittyy? Millaisia tuntemuksia asiaan liittyy? Jaa kokemuksiasi aiheesta. Voit kertoa tuntemuksistasi ilman, että sinun täytyy perustella asiaa sen kummemmin MUSTA -Uhat ja ongelmat Miksi jokin ei toimi? Ei sovi faktoihin koska... Ei sovi kokemuksesta koska... Ei sovi käytäntöihin koska... Ei sovi systeemiin koska... Ei sovi arvoihin koska... Mitä heikkouksia asiassa on? KELTAINEN - Mahdollisuudet Mikä on asian käyttökelpoisuus? Mikä on sovellettavuus?

6 Mitä hyötyjä löytyy? Mitä etuja on havaittavissa? SININEN - Tarkkailee ja johtaa keskustelun kulkua (Fasilitaattorin hattu) Suunnittelee toimintaa ja ajankäyttöä, tekee yhteenvetoja ja johtopäätöksiä Fasilitaattori valvoo, että sääntöjä noudatetaan Fasilitaattori ottaa käyttöön sinisen hatun ja esittelee ideoinnin aiheen. Hän kertoo kokonaiskuvan ja taustoittaa ideointityötä. Tätä työkalua hyödynsimme yhteisessä ajattelussa. Otimme suunnaksi lavean otsikon: Hanketuotteistaminen - Toimenpiteitä joilla hanke jää elämään. Alla purettuja hattuja : Edward De Bonon kuusi ajatteluhattua

7 PUNAINEN - TUNTEMUKSET ASIASTA (FIILIKSET) - liian pienet hankkeet vs.vaikuttavuus - hankerahoituksen jälkeinen epävarmuus - eri toimijoiden voimavarojen yhdistäminen isommiksi hankkeiksi - tarvitaan lisää konkretiaa - ohjausryhmien haastaminen ongelman miettimiseen - toiminta on kallista & tehotonta - aavistus päällekkäisistä hankkeista - mahdollisuus - pelkät eurot eivät saa puhua, toiminnan eettisyys - hyvät hankkeet löytävät toisensa - tuotteistamisessa potentiaalia (lisäarvoa) - määräaikaisten työntekijöiden hiipuva motivaatio - turhautuminen & epävarmuus - luottamus - onnistumisen iloa - kiire

8 KELTAINEN - MAHDOLLISUUDET - uskottavuuden parantaminen - pakottaa julkista sektoria miettimään asiakkuutta -> asiakkaiden parempi huomioiminen hankesuunnittelussa - tuotteistettu tuote helpompi markkinoida ja myydä - ESR-hankkeiden verkottuminen helpottaa tuotteistamista -> EU-projektien maine paranee - hanke tuo lisäarvoa ja vaikuttavuutta tuotteistuksen myötä - hankekaudella hankitut tulokset ja osaaminen jäävät eloon -> - markkinointi ja hankkeen jälkeisen rahoituksen saanti helpottuu -> - luo konkreettisen tavoitteen hankkeelle ja jäsentää hanketyötä - mahdollistaa toimintamallin siirtämisen muihin konteksteihin - tulokset konkretisoituvat - tuotteen myynti jatkossa vahvistaa tuotteen kehityksessä mukana olleiden toimijoiden toiminta mahdollisuuksia - uusia työmahdollisuuksia - mainetta ja kunniaa

9 VIHREÄ - UUDET RATKAISUT (PROVOSOINTI, IDEOINTI) - kumppanit / loppukäyttäjät mukana tuotteen suunnittelussa alusta asti -> Pilotointi - ohjausryhmän / verkostojen käyttäminen markkinoinnissa (jatkuva tuotteen markkinointi!) - haetaan ideoita eri sektoreilta - ohjausryhmä- ja KV-verkostot aktiivisesti mukaan tuotteistamiseen - omat työtiimit + ulkopuoliset kouluttajat mukaan tuotteistamiseen (työn kehittäminen) - yhteistyötä yli hallintarajojen - muiden hankkeiden kokemusten hyödyntäminen lähtökohdaksi suunnittelulle - tuotteistaminen ja henkilökohtainen myyntityö pakolliseksi osaksi hanketta - tuotteen muokattavuus -> soveltaminen toiselle alalle - nykymääritelty ohjausryhmä romukoppaan, tilalle innostunut juuri sopivista henkilöistä koostuva ryhmä joka sparraa huimiin suorituksiin - tuotteistaminen osaksi hanketta ja onnistumisesta palkitseminen rahoittajan taholta ( ) - projektilla on oltava tulospaine! - tuotteistaminen asiakkaiden tarpeiden mukaisesti -> ostajan löytäminen helpottuu - perinteestä poikkeava tuotteen tarjoaja esim. 3.sektori - Hanketyöntekijöiden Vanhainkoti Oy

10 MUSTA -UHAT JA ONGELMAT - todellista tarvetta hankkeelle tai tuotteistukselle ei ole ollut alunperinkään - raha - tuotteistaminen ei ole osa hanketta - julkisen sektorin hankkeille usein vaikea löytää maksavaa asiakasta / rahoittajaa - keskenään ristiriitaiset totutut viranomaiskäytännöt (ELY, TEM) - hankkeeseen sitoutuminen ontuu emo-organisaatiossa - asiakaslähtöisyys jää systeemin jalkoihin (tietojärj. hallintomenettelyt, byrokratia) - hanketuotteistaminen ei ole kirjoitettu / suunniteltu / sidottu hankkeen konkreettisiin tavoitteisiin, tuloksiin. Ei seurantaa eikä mittareita - hankkeelle ei ole määritelty konkreettista maalia, hankkeen jälkeistä ideaalitilaa -> jäsentymätön hanketoiminta - hanketyöntekijöiden määräaikaiset työsuhteet - miten motivoida hankkeen jälkeiseen suunnitteluun? - hanke ja sen jatkuminen riippuvainen projektipäälliköstä / hankevetäjästä ja hänen verkostostaan - hankkeen tulokset liian mullistavia / uusia vallitseville rakenteille -> muutosvastarinta - maailma muuttuu hankekauden aikana - väärin resursoitu (esim. liian vähän väkeä tai osaamista) - järjestelmä ruokkii hyvin hallinnoituja, teknisesti / määrällisesti onnistuneita projekteja sisällön / laadullisesti onnistuneiden sijaan - kaikilla projektiin tarvittavilla henkilöillä ei ole yhtä paljon aikaa käytettävissä projektille

11 VALKOINEN - TIEDOT ESIIN (FAKTAT) Tarvitaan: - hyvät verkostot (on tai ei), osaavat tekijät (substanssi, tekninen osaaminen), aikataulut ja suunnitelmat koko projektin ajalle, asiakkaan maailman tunteminen (käyttäjälähtöinen suunnittelu) Ei ole: - hankkeilta ei edellytetä hanketuotteistamista - vaikuttavuuden mittareita On: -rahaa (oikein suunnattuna) Tarvitaan: - ulkopuolinen hanketta tukeva arvioija / tutkija (yhteinen tieto kerääntyy) - isompia hankkeita - selkeä rahoittajan vastuu Kun on tuotteistettu, meillä on silloin: - hyvä valmis tuote (tuotteita) joille on tarve / tilaus, voi olla myös oppimiscase epäonnistuneesta prosessista noin ei ainakaan kannata tehdä.., palveluosaamista, myyntiosaamista - kilpailija - taitoa resursoida oikein - ei välttämättä ole ostajaa - maksava asiakas, palvelumalli (yksinkert.), rahoitus, taho, joka ottaa vastuun palvelun tuottamisesta - polttavan tarpeen lämmitys

12 SININEN - FASILITAATTORIN HATTU Tilaisuus päättyi lyhyeen paneelikeskusteluun hanketuotteistamisen eri näkökulmista (käyttäen hyväksi ajatteluhattujen pohdintaa). Suunnittelemattomuus nousi esiin usean panelistin suusta kysyttäessä miksi hankkeissa ei ole seurantaa tuotteistusten aikaan saamiseksi. Yleisenä ratkaisuna tähän haasteeseen ehdotettiin hakemuksiin sisällytettyä arviointirahaa ( EUR), jonka avulla arvioidaan hankkeessa syntyneet parhaat käytännöt. Myös vertaisarviointia ehdotettiin mikäli rahoitusta ei ole mahdollista järjestää. Joka tapauksessa, hankkeilla tulisi olla selvä tavoite. Pitää luvata jotain. Tämä toisi painetta tekemiseen. Aloitusvaiheen tavoitteen asetanta ja aktiivinen keskustelu pystyisivät viemään hankkeiden tavoitteita jo siihen suuntaan, että tuotteistukset tulisivat pysyväksi toimintamalliksi ja täten saataisiin hyvät käytännöt elämään. Toinen panelisteja askarruttanut teema oli osaamisen puute. Miten suuri ongelma on että osaamista uupuu? Hankkeisiin tulisi hakea aina ihmiset, jotka ovat tiedoiltaan ja taidoltaan sopivia projektiin. Ei oteta vain olemassa olevia ihmisiä. Rekrytointi ja osaamisen johtaminen nousevat arvostukseen. Esiin nostettiin myös väite siitä, että hankkeissa pelataan liikaa hankkeen resursseilla. On olemassa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka voivat auttaa hankkeita tehokkaammin saavuttamaan tavoitteensa. Tuotteistaminen on myös oma erityistaitonsa, ja hyvä kysymys onkin, tuleeko hankkeen projektipäällikön edes osata tämä prosessi.

13 KIITOS KAIKILLE AKTIIVISESTA OSALLISTUMISESTA. SEURATKAA TIEDOTUSTA JA ILMOITTAUTUKAA MUKAAN MYÖS JATKOSSA JÄRJESTETTÄVIIN KOHTAAMISIIN. KESKUSTELU JATKUU