1 MIKÄ ON ENTERPAYN YRITYSLASKU? KIRJAUTUMINEN PALVELUUN KÄYTTÄJIEN HALLINNOINTI: KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMINEN MYYNNIN SIIRTO

Transkriptio

1

2 1 MIKÄ ON ENTERPAYN YRITYSLASKU? KIRJAUTUMINEN PALVELUUN KÄYTTÄJIEN HALLINNOINTI: KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMINEN MYYNNIN SIIRTO LASKUTUKSEEN LASKUTUSPÄIVÄN MUUTTAMINEN OSTOKSEN PERUUTTAMINEN JA HYVITTÄMINEN PERUUTUS HYVITYS TELESALES ALOITUS PUHELIMESSA MYYMÄLÄSSÄ LASKUN JAKAMINEN

3 1 MIKÄ ON ENTERPAYN YRITYSLASKU? Enterpayn yrityslaskulla voit myydä verkossa kaikille y-tunnuksellisille yrityksille ja yhteisöille. Yrityslaskun piiriin kuuluu erinimisiä palveluita, mutta ne kaikki perustuvat samaan teknologiaan. Kirjautumalla palveluun sisään voit tarkastella myyntejäsi (ja myös mahdollisia yrityksesi tekemiä ostoja), muuttaa myyntien laskutuspäiviä ja peruuttaa tai hyvittää ostoksia. Voit myös tehdä ostoksia kaupoista, joissa maksutapa on käytössä. Käyttöoikeuksista riippuen palvelussa voi myös hallinnoida omia tai koko yrityksen tietoja, ostoja ja myyntejä sekä muiden käyttöoikeuksia. Yrityksesi nimenkirjoitusoikeudellisella henkilöllä (prokuristi) on automaattisesti täydet käyttöoikeudet palvelussa, eli hän voi tarkastella koko yrityksen tietoja ja jakaa käyttöoikeuksia eteenpäin. Käyttöoikeudet kannattaa myöntää kaikille relevanteille henkilöille, jotta he voivat esimerkiksi muuttaa myyntien laskutuspäiviä tai tehdä hyvityksiä. Kukin käyttäjä voi myöntää eteenpäin enimmillään yhtä laajat käyttöoikeudet, kuin hänellä itsellään on. Jos oppaan lukemisen jälkeen jää edelleen kysymyksiä palvelun käytöstä, olettehan ystävällisesti yhteydessä asiakaspalveluumme. Kysymykset voi lähettää osoitteeseen Tämä on oppaan viimeisin versio päiväyksellä KIRJAUTUMINEN PALVELUUN Kauppiaan ensimmäisen käyttäjän tulee olla yrityksen prokuristi, jotta hän voi käyttää kaikkia kauppiastoiminnallisuuksia. Hän voi sitten luovuttaa käyttöoikeuksia muille työntekijöille. Ensimmäinen kirjautumiskerta poikkeaa hieman seuraavista käyttökerroista. Jokainen palvelua ensikertaa käyttävä tunnistautuu henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla. Pankkitunnistautuminen tehdään vain kerran. Järjestelmä tunnistaa automaattisesti prokuristin ja myöntää hänelle täydet käyttöoikeudet. Myös prokuraton kirjautuu samalla tavalla, mutta hänellä ei ole pääsyä hallinnoimaan yrityksen myyntejä, ennen kuin hänelle on myönnetty siihen oikeudet. Seuraavilla käyttökerroilla palveluun kirjaudutaan vain puhelinnumerolla ja siihen saapuvalla kertakäyttöisellä salasanalla. 3

4 1. Siirry osoitteeseen 2. Syötä matkapuhelinnumerosi ja klikkaa Lähetä. Vastaanotat puhelimeesi kertakäyttöisen pääsykoodin. 3. Syötä tekstiviestissä vastaanottamasi koodi ja Kirjaudu palveluun. 4. Valitse LISÄÄ UUSI ORGANISAATIO 4

5 5. Valitse haluttu organisaatio ja klikkaa VALITSE ORGANISAATIO. 6. Siirryt rekisteröintivaiheeseen. Syötä sähköpostiosoitteesi ja hyväksy ehdot. Kun hyväksyt ehdot, pankkitunnistautumisnäkymä aktivoituu. Klikkaa haluamaasi pankkia ja tunnistaudu henkilökohtaisilla pankkitunnuksillasi. 7. Kun olet tehnyt tunnistautumisen, palaat palveluun. Asiakkuutesi on nyt rekisteröity. Tässä vaiheessa järjestelmä tunnistaa automaattisesti nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön ja myöntää hänelle täydet käyttöoikeudet palveluun. 5

6 3 KÄYTTÄJIEN HALLINNOINTI: KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMINEN Prokuristin tai vastaavat oikeudet saaneen kannattaa myöntää käyttöoikeudet kaikille yrityksen työntekijöille, joiden tehtäviin kuuluu myyntien hallinnointi. 1. Kirjaudu normaalisti palveluun osoitteessa Ks. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirryt etusivulle eli Yrityspaneeli-sivulle. Valitse Lisää käyttäjä. 3. Avautuvassa näkymässä syötä oikeuksien saajan puhelinnumero. Sen jälkeen valitse, mitkä oikeudet haluat hänelle myöntää: 6

7 a. HALLINTA: Täydet oikeudet valinnalla annetaan käytännössä oikeuden saajalle täydet oikeudet hallinnoida yrityksen ostoja Enterpayn palvelussa. b. OSTOKSIEN TEKEMINEN: valitaan osto-oikeuden laajuus saa tehdä ostoksia ilman rajoituksia, jolloin osto-oikeuden saaja voi tehdä ostoksia yrityksen luottotason sallimissa rajoissa. Kun valitsee vaihtoehdon saa tehdä ostoksia rajoitetusti, aukeaa lisävalinta jossa määritellään kertaostoksen enimmäismäärä ja osto-oikeuden raukeamisajankohta. c. HALLITSE MYYNTEJÄ: saa katsoa myyntiraportteja ja muokata myyntejä (esim. hyvittää). d. KAIKKI KÄYTTÄJÄT: määritetään osto-oikeuden saajan valtuudet muuttaa yrityksen ja muiden käyttäjien tietoja. e. ALAISET: valitaan esimiehen oikeudet katsella alaistensa käyttäjätilejä ja muuttaa yrityshierarkiaa oman vastuualueensa piirissä. f. OIKEUKSIEN DELEGOINTI: antaa oikeuden myöntää edelleen oikeuksia siinä laajuudessa, kuin ne on itselle myönnetty. g. RAPORTIT: kohdassa määritetään millä tasolla oikeuden saaja voi tarkastella yrityksen ostoja tämän palvelun osalta. 7

8 4 MYYNNIN SIIRTO LASKUTUKSEEN Mikäli myynnit eivät siirry automaattisesti laskutukseen, pitää kauppiaan asettaa niille manuaalisesti laskutuspäivä Enterpayn online-palvelussa. Tässä tapauksessa myynti näkyy maksamattomana eikä sillä ole laskunumeroa. 1. Kirjaudu normaalisti palveluun osoitteessa Ks. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirry yläpaneelin Raportit-osiosta kohtaan Myynnit. 3. Myyntiraportti-näkymässä näet kaupastasi tehdyt ostot. Valitse myynti, jolle haluat asettaa laskutuspäivän. 8

9 4. Klikkaa Laskutustiedoista Muokkaa ja valitse avautuvasta kalenterista haluamasi laskutuspäivä. Laskutuspäivä voi olla aikaisintaan seuraava arkipäivä. 5. Klikkaa tallena. Laskutuspäivä on asetettu. 9

10 5 LASKUTUSPÄIVÄN MUUTTAMINEN Laskutuspäivää voi muokata viimeistään laskutuspäivää edeltävänä päivänä. 1. Kirjaudu normaalisti palveluun osoitteessa Ks. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirry yläpaneelin Raportit-osiosta kohtaan Myynnit. 3. Myyntiraportti-näkymässä näet kaupastasi tehdyt ostot. Valitse myynti, jonka laskutuspäivää halua muokata. 4. Klikkaa laskutustiedoista muokkaa. 10

11 5. Valitse avautuvasta kalenterista haluamasi laskutuspäivä. Laskutuspäivä voi olla aikaisintaan seuraava arkipäivä. Valitse Tallenna. Laskutuspäivä on siirretty. 11

12 6 OSTOKSEN PERUUTTAMINEN JA HYVITTÄMINEN Ostoksen tai sen osan peruuttaminen ja hyvittäminen tehdään Enterpayn online-palvelussa. Alla on kuvattu laskun peruuttaminen, mutta hyvitys toimii samalla tavalla. Laskutuspäivämäärän jälkeen laskua ei voida enää peruuttaa, vaan tarvittaessa osto on hyvitettävä. 6.1 PERUUTUS 1. Kirjaudu normaalisti sisään osoitteessa Ks. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirry yläpaneelin Raportit-osiosta kohtaan Myynnit. 3. Myyntiraportti-näkymässä näet kaupastasi tehdyt ostot. Valitse myynti, jonka haluat hyvittää. 4. Avautuvassa näkymässä valitse joko KOKO LASKUN PERUUTUS tai OSITTAINEN PERUUTUS. a) KOKO LASKUN PERUUTUS peruuttaa koko laskun. Järjestelmä kysyy vielä, haluatko varmasti peruuttaa koko laskun. 12

13 b) Valitsemalla OSITTAINEN PERUUTUS pääset peruuttamaan vain halutun osan laskusta. Voit peruuttaa halutun tuotteen SUMMAN tai MÄÄRÄN perusteella. Kun klikkaat PÄIVITÄ, näkymän alareunan summa muuttuu. Kun olet peruuttanut halutut tuotteet, valitse TALLENNA. 13

14 5. Tallentamisen jälkeen palaat laskunäkymään, jossa voit vielä tarkastella peruutuksia. 14

15 6.2 HYVITYS Laskutuspäivämäärän jälkeen laskua ei voida enää peruuttaa, vaan tarvittaessa osto on hyvitettävä. Laskun hyvitys toimii samalla tavalla kuin peruutus: voit hyvittää joko koko laskun tai osan siitä. Alla esimerkkikuvat, miltä hyvitys näyttää. Valitse KOKO LASKUN HYVITYS tai OSITTAINEN HYVITYS Jos hyvität osan laskusta, valitse TYYPPI-valikosta MÄÄRÄ tai SUMMA ja syötä haluttu arvo. PÄIVITÄ lasku ja valitse lopuksi TALLENNA. Hyvitys on tallennettu. 15

16 7 TELESALES Asiakas voi ostaa Enterpay-laskulla myös puhelimessa ja kivijalkamyymälässä. Tällöin asiakkaan puolesta tiedot täyttää myyjä. 7.1 ALOITUS Halutessanne puhelimessa ja myymälässä myynti-palvelun, tulee teidän ottaa yhteyttä Enterpay:n asiakaspalveluun. Teille luodaan oma salasana, joka on kaikille yrityksen myyjille yhteinen. Sivustolle kirjaudutaan syöttämällä organisaationne salasana siihen varattuun kenttään. Tämän jälkeen aukeaa sivu, jossa myyjä valitsee onko asiakas puhelimessa vai myymälässä. 16

17 7.2 PUHELIMESSA 1. Myyjän valittua kumman välityksellä kauppaa käydään, tulee esiin info, mitä tietoja asiakkaalla tulee olla ostosta tehtäessä. 2. Nämä tulee kertoa myös asiakkaalle, jonka jälkeen kauppaa voi jatkaa. 3. Seuraavaksi aukeaa ostossivu, johon asiakaspalvelija täyttää ostettavien tuotteiden tiedot. Tilauksen tunnus on myyjän määrittämä kirjain-numero-yhdistelmä, jolla tilauksen tunnistaa. Usein muissa järjestelmissä kutsutaan tilausnumeroksi. Määrä-kohtaan laitetaan kuinka paljon tuotetta myydään. Esim 3,5 kg tai 8 kpl Yksikköhinta kuvastaa yhden (kg/kpl) yksikön hintaa. ALV kohdasta valitaan verokanta. 17

18 Tuoterivejä voi lisätä plus-merkistä. 4. Kun kaikki tuotteet, määrät ja hinnat on merkitty painetaan JATKA 18

19 5. Kun tilaus on tehty, tulee ostajan organisaatio ja ostaja kirjata sisään. Asiakas kertoo organisaationsa nimen tai Y-tunnuksen, joka kirjataan siihen varattuun kenttään. Palvelu suosittelee nimen perusteella yritystä, näistä valitaan oikea. 6. Jonka jälkeen lisätään asiakkaan puhelinumero siihen varattuun kenttään. 7. Ja painetaan LÄHETÄ 19

20 Tämä lähettää kertakäyttöisen koodin asiakkaan puhelimeen tekstiviestinä, joka pyydetään asiakkaalta ja se kirjataan sille varattuun kenttään. 8. Tämän jälkeen painetaan KIRJAUDU HUOMIO! Jos asiakas EI OLE kirjautunut palveluumme käyttäjäksi, tulee tämä tehdä ennen kuin voitte myydä hänelle palvelumme kautta. Tämä tapahtuu ohjeita seuraamalla: Asiakkaalle tulee kertoa, että hänen tulee rekisteröityä käyttäjäksi. Se tapahtuu sähköpostiin saapuvan linkin kautta ja siihen tarvitaan myös HENKILÖKOHTAISET nettipankkitunnukset. Pyytäkää asiakkaan sähköpostiosoite ja kirjatkaa se siihen tarkoitettuun kenttään. Rekisteröitymisen ajaksi puhelun voi katkaista tai sitä voi jatkaa, mutta itse tilauksen teko tulee aloittaa alusta. Meiltä lähtee asiakkaalle rekisteröitymislinkki, jonka avulla hän voi kirjautua palveluun käyttäjäksi. 20

21 Jos asiakas on rekisteröitynyt palveluumme, aukeaa PÄÄSYKOODIN syöttämisen jälkeen seuraavanlainen ikkuna: Ylin rivi kertoo kauppiaan tiedot ja tilauksen tiedot. Lisätietoja saa painamalla +-merkistä. Seuraavalla rivillä on yrityksen tiedot, lisää tietoa saa +-merkistä. Laskutustavan voi valita kolmesta seuraavasta: verkko-, sähköposti- ja paperilasku. Laskun vastaanottaja on ostaja. Tallennetut laskutusosoitteet löytyvät luettelosta tallennetut osoitteet. Laskupäivä, eräpäivä ja maksuehto tulevat annettuina. 21

22 Vapaaehtoiset laskun lisätiedot saa auki painamalla +-merkkiä. Näihin tietoihin voi lisätä esimerkiksi viitteen, kustannuspaikan ja/tai viestin Kun kaikki tiedot ovat täytetty, painetaan VAHVISTA OSTOS, näin ostos on saatu tehtyä. 7.3 MYYMÄLÄSSÄ Kun ostaja on MYYMÄLÄSSÄ, tulee asiakkaalla olla mukana kuvallinen henkilötodistus. Muuten kaupanteko käy samalla tavalla kuin puhelimessakin. 22

23 HUOMIO! Tällöinkin asiakkaan tulee olla kirjautunut meidän palveluumme, jos asiakas EI OLE kirjautunut, tulee teidän kirjata asiakas asiakkaan henkilötunnusta käyttäen. Huomaathan, että asiakkaan tulee lukea ja hyväksyä käyttöehdot ennen kuin tunnistautumisen voi tehdä. 1. Syötä asiakkaan sähköpostiosoite 2. Anna asiakkaan lukea käyttöehdot ja hyväksyä ne. 23

24 3. Täytä asiakkaan tiedot alla oleviin kenttiin. 4. Ostajan on hyväksyttävä käyttöehdot ja sen jälkeen ostoksen tekoa voi jatkaa. 5. Painamalla JATKA aukeaa sama laskutussivu kuin puhelimessa tehdyissä ostoksissa ja tiedot täytetään samoin tavoin. (s.21) 8 LASKUN JAKAMINEN Enterpay-palvelussa voi myös jakaa laskun. Laskun jakaminen tarkoittaa, että lasku voidaan jakaa useammaksi laskuksi, esimerkiksi jos osa tuotteista olisi lähetys valmiina, mutta osa tuotteista puuttuu vielä. Tällöin jo valmiit tuotteet voidaan lähettää etukäteen ja laskuttaa heti, kun taas loput tuotteet voi laskuttaa kun ne ovat lähteneet asiakkaalle. Laskun jako tapahtuu ennen kuin ostos on laskutettu, eli jo lähtenyttä laskua ei voi jälkeenpäin jakaa. 1. Avaa haluttu ostos myynnit välilehdeltä. 24

25 2. Ostos aukeaa omaan ikkunaansa, oikeassa yläkulmassa lukee JAA OSTOS 3. Napista painamalla aukeaa uusi sivu, jossa on tuotteet esillä 4. Tilauksen tunnukseen kirjataan JÄLKEENPÄIN LÄHTEVÄN tilauksen tunnus. 25

26 5. HUOM! Jaettava määrä-kohtaan laitetaan se määrä tuotteita, joita halutaan laskuttaa JÄLKEENPÄIN. 6. Kun olet merkinnyt määrät, jotka haluat siirtää myöhempäälaskutusta varten paina VALITSE JAETTAVAKSI. 7. Sivun alaosaan tulee vielä yhteenveto valituista tuotteista 26

27 8. Jos tuotteet ovat oikein paina JAA OSTOS 9. Aukeaa ikkuna, josta näkee NYT laskutetut ostokset ja oikealla yläkulmassa tieto ostokseen liittyvistä jaetuista ostoksista. 27

28 10. Myöhemmin laskutettaviin ostoksiin pääsee painamalla Liittyvät jaetut ostokset -tekstin alla olevaa numeroyhdistelmää. Tästä aukeaa uusi sivu, jossa voi taas joko jakaa laskun jos on tarvetta tai lisätä laskutuspäivä. HUOM! Jaettujen ostosten myöhemmin lähtevät tuotteet tulee muistaa laskuttaa, sillä näihin ei tule automaattisesti laskutuspäivää. 28