Laskuaineiston siirtotiedosto

Transkriptio

1 Sivu 1(15) Laskuaineiston siirtotiedosto Laskuaineiston siirtotiedostolla voidaan tuoda ProCountoriin erityyppisiä laskuja ja muistioita. Laskutietoja voidaan lukea sisään kolmessa erilaisessa tiedostomuodossa: CSV, DDE ja ZIP. CSV on normaali siirtotiedosto, jossa eri tiedot on erotettu toisistaan puolipisteellä. DDE on Docusend-ohjelmiston luoma erityinen siirtotiedosto, joka sisältää skannattujen ostolaskujen perustiedot ja kuvat. ZIP-tiedoston tulee aina sisältää laskujen tiedot sisältävä CSV-tiedoston. Lisäksi ZIP-pakettiin voidaan sisällyttää muita tiedostoja, jotka tulevat laskujen liitetiedostoiksi. Liitetiedoston nimi kerrotaan vastaavan laskutietueen kentässä 34 (AH). -tiedosssa olevien tiedostojen nimissä ei saa käyttää skandinaavisia merkkejä (åäö). Laskun kohdistus liikekumppanille tapahtuu järjestyksessä: 1. Y-tunnus/HETU/ALV-tunnus, kenttä 5 (E) 2. Pankkitili (ei myyntilaskuilla), kenttä 4 (D) 3. Asiakasnumero, kenttä 32 (AF) Laskurivin kohdistus tuoterekisteriin tapahtuu järjestyksessä: 1. Tuotteen koodi, kenttä 3 (C) Laskun tiliöinti tapahtuu järjestyksessä: 2. Tuotteen oletustilin mukaisesti, mikäli lasku tiliöidään riveittäin 3. Liikekumppanin oletustilien mukaisesti 4. Yrityksen oletustilien mukaisesti Laskun dimensiointi tapahtuu järjestyksessä: 1. Dimensiotietueiden mukaisesti 2. Tuotteen oletusdimensioiden mukaisesti

2 Sivu 2(15) 3. Liikekumppanin oletusdimensioiden mukaisesti Tiedosto Aineiston siirtotiedosto on tekstitiedosto, jossa yksi rivi muodostaa tietueen. Tietueen kentät erotetaan toisistaan puolipisteellä. Tämän johdosta kentissä ei saa esiintyä puolipistettä. Tiedostossa ei käytetä erillistä otsikkoriviä eli tietueet alkavat heti tiedoston ensimmäiseltä riviltä. Tiedoston tunnisteena käytetään CSV-päätettä, muuten tiedoston voi nimetä vapaasti. Jos tiedoston tekee Excel-taulukossa ja tallentaa CSV-muodossa (ei CSV (Macintosh) tai CSV (MS-DOS)), tulee kentän erotin ja pääte automaattisesti oikein. Jos tiedoston tekee OpenOfficen taulukkolaskennalla, tarjoaa se CSV-muodossa tallennettaessa merkkijonojen ympärille lainausmerkkejä. Se asetus on tyhjennettävä. Aineiston siirtotiedostossa voi olla yhden tai useamman tyyppisiä tietueita. Alla olevassa tietuekuvauksessa on tietuetyypeittäin kenttäkohtaisesti seuraavat tiedot: Nro - kentän järjestysnumero Excel solu kentän sarake Excel taulukossa Kentän nimi / Tieto mistä tiedosta on kyse Pakollisuus - X = pakollinen, (X) = pakollinen tilanteesta riippuen, tyhjä = vapaaehtoinen Muoto - teksti, desimaaliluku, kokonaisluku, päivämäärä tai muu erikseen määritelty Sallitut arvot / Tarkistus - arvot jotka ovat sallittu tai suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus arvo jonka kenttä saa jos tyhjä Laskuaineiston siirtotiedostossa voi olla kolmenlaisia tietueita: Laskutietue, joka sisältää laskun perustiedot. Laskurivitietue, joka sisältää tiedot yllä olevan Laskutietueen laskuriveistä (suositellaan käytettäväksi, ei pakollinen). Laskurivitietueita voi olla rajaton määrä Laskutietuetta kohden. Dimensiotietue, jossa kerrotaan mille dimensioille ja nimikkeille kohdistuu joko yllä oleva Laskutietue tai Laskurivitietue (ei pakollinen). Laskutietueisiin ja Laskurivitietueisiin kohdistuvia Dimensiotietueita voi olla rajaton määrä.

3 Sivu 3(15) Laskutietue Sisältää laskun perustiedot. 1kpl jokaista laskua kohden. Nro 1 A Laskutyyppi X Teksti, 1 merkki O = Ostolasku M = Myyntilasku T = Matkalasku K = Kululasku N = Muistiotosite 2 B Valuuttakoodi Teksti, 3 merkkiä Koodin löydyttävä EUR ProCountorin valuuttarekisteristä. 3 C Viitenumero Kokonaisluku, 2-20 merkkiä Muoto tarkistetaan Myynti-, matka- ja kululaskuilla muodostetaan laskun numerosta. Jos myynti-, matka- tai kululasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin käytetään liikekumppanin vakioviitettä. 4 D Pankkitili nnnnnn-nnnnnnnn tai IBAN Muoto tarkistetaan Haetaan rekisteristä, jos Mikäli myyntilasku ei kohdistus, haetaan yrityksen perustiedoista tili laskulla. 5 E Y-tunnus/HETU/ALVtunnus Teksti, 40 merkkiä, Y- tunnustyypin (maatunnuksen) kanssa tai ilman. Pakollinen laskutietueella. Jos tyhjä, käsitellään rivi laskun rivi- tai dimensiotietueena. Valuuttakurssi ilmoitetaan kentässä 23 (W) Ostolaskulla voi olla tyhjä vaikka maksutapa, kenttä 6 (F) olisi tilisiirto. Tietoa käytetään ostolaskun kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. Virheellinen tilinumero tyhjennetään. Haetaan rekisteristä, jos Tietoa käytetään laskun kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. Jos

4 Sivu 4(15) Nro 6 F Maksutapa Teksti tilisiirto, suoraveloitus, tilisiirto suoramaksu, clearing, luottokorttiveloitus, ulkomaanmaksu, muu tai tyhjä 7 G Liikekumppanin nimi (X) Teksti, 80 merkkiä Haetaan rekisteristä, jos tieto on hyväksyttävän muotoinen ALV-tunnus, sijoitetaan se laskun ALVtunnus. Ostolaskulla voi olla tyhjä. Muilla laskuilla voi olla tyhjä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. 8 H Toimitustapa Teksti postitus, verkossa, rahtikuljetus, kuriiripalvelu, vr cargo, linja-auto, noudettava tai tyhjä 9 I Laskun alennus % Desimaaliluku tai tyhjä 0 Huomioidaan 2 desimaalin tarkkuudella 10 J Sis. alv koodi Teksti, 1 merkki t tai f = f. Jos laskulla ei ole rivejä, niin summa on aina arvonlisäverollista eli tällä kentällä on arvo t. Matka ja kululaskulla tämä tieto käsitellään Koodi kertoo, sisältävätkö laskun rivit arvonlisäveron vai eivät. t = sisältää alv:n ja f = ei sisällä alv:tä. aina t- kirjaimena. 11 K Hyvityslaskukoodi Teksti, 1 merkki t tai f t Koodi kertoo, onko kyseessä veloitus- vai hyvi-

5 Sivu 5(15) Nro tyslasku. t = veloituslasku ja f = hyvitysmaksu 12 L Viivästyskorko % Desimaaliluku ,5 ( =>) 13 M Laskun päivämäärä Päivämäärä pp.kk.vvvv Kuluva päivä Laskua ei voi kirjata suljetulle tilikaudelle. Jos näin kuitenkin yritetään, laskun päivämääräksi annetaan seuraava mahdollinen avoin päivämäärä. 14 N Toimituspäivämäärä Päivämäärä pp.kk.vvvv 15 O Eräpäivämäärä Päivämäärä pp.kk.vvvv Laskun päivämäärä + maksuehto 16 P Liikekumppanin osoite Teksti, 255 merkkiä. Muoto: Tarkenne\Katuosoite\ Postinumero\ Kaupunki\Maakoodi tai Katuosoite\Postinumero\ Kaupunki\Maakoodi 17 Q Laskutusosoite (X) Teksti, 255 merkkiä. Muoto: Nimi\Tarkenne\Katuosoite\ Postinumero\Kaupunki\ Maakoodi tai Nimi\Katuosoite\Postinumero\ ProCountor tarkastaa kentän sisällön siten, että kenttään on kirjattu 3 tai 4 \ - merkkiä. Jos näitä merkkejä on 4, ensimmäinen annettu tieto on tarkenne. Jos taas 3, ensimmäinen annettu tieto on katuosoite. ProCountor tarkastaa kentän sisällön siten, että kenttään on kirjattu 4 tai 5 \ - merkkiä. Jos näitä merkkejä on 5, toinen Haetaan rekisteristä, jos Ensisijaisesti haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. Toissijaisesti tyhjä osoite muodostetaan liike- Oltava suurempi kuin laskun päivämäärä, kenttä 13 (M). Laskutusosoitetiedot ovat käytössä vain myyntilaskuilla. Pakollinen jos laskukanava, kenttä 26 (Z), on 2 (Posti).

6 Sivu 6(15) Nro Kaupunki\Maakoodi annettu tieto on tarkenne. Jos taas 4, toinen annettu tieto on katuosoite. 18 R Toimitusosoite Teksti, 255 merkkiä. ProCountor tarkastaa Muoto: kentän sisällön siten, Nimi\Tarkenne\Katuosoite\ että kenttään on kirjattu Postinumero\Kaupunki\ 4 tai 5 \ - Maakoodi tai merkkiä. Jos näitä Nimi\Katuosoite\Postinumero\ merkkejä on 5, toinen Kaupunki\Maakoodi annettu tieto on tarkenne. Jos taas 4, toinen annettu tieto on katuosoite. kumppanin osoitteesta (kenttä 7 (G) + kenttä 16 (P)). Haetaan rekisteristä, jos 19 S Laskun lisätiedot Teksti, 500 merkkiä Haetaan rekisteristä asiakkaan oletuslisätiedot, jos myyntilasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. Jos liikekumppanilla ei ole oletuslisätietoa tai myyntilasku ei kohdistu liikekumppanirekisteriin haetaan yrityksen oletuslisätiedot. Toimitusosoitetiedot ovat käytössä myynti- ja ostolaskuilla. Lisätiedot näkyvät asiakkaalle lähtevällä laskulla. 20 T Muistiinpanot Teksti, 500 merkkiä Muistiinpanot eivät näy asiakkaalle lähtevällä laskulla. 21 U Sähköpostiosoite Teksti, 80 merkkiä Muoto tarkistetaan. Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liike- Jos tyhjä ja laskukanava, kenttä 26 (Z), on 1 (Säh-

7 Sivu 7(15) Nro 24 X Laskun loppusumma (X) Desimaaliluku Oltava jos ei ole laskurivejä. 25 Y Alv-% (X) Kokonaisluku 0, 8, 9, 12, 13, 17, 22 tai Z Laskukanava Kokonaisluku 1 = Sähköposti 2 = Posti 3 = Verkkolasku 6 = Ei lähetetä kumppanirekisteriin. köposti) muutetaan laskukanavaksi 2 (Posti). 22 V Maksupäivämäärä Päivämäärä pp.kk.vvvv Ei vaikuta laskun tilaan. 23 W Valuuttakurssi Desimaaliluku Haetaan laskun päivän perusteella ProCountorin valuuttakursseista. Haetaan rekisteristä, jos Jos lasku ei kohdistu niin 2. Summa on laskun valuutassa. Jos laskulla ei ole laskurivejä muodostetaan yksi laskurivi jonka summa on tämä tieto. Jos laskulla on laskurivejä verrataan että tämä summa täsmää rivien summan kanssa. Käytetään jos laskulla ei ole laskurivejä. Mikäli laskulla on laskurivejä, on tämä tieto tarpeeton. Jos arvo on 1 (Sähköposti), kentän 21 (U) on oltava oikein. Jos arvo on 2 (Posti), kentän 17 (Q) on oltava oikein. Jos arvo on 3 (Verkkolasku), kentän 27 (AA) tai 38 (AL) on oltava oikein. Mikäli kentät 27 (AA), 37 (AK) ja 38 (AL) ovat tyhjiä, muutetaan laskukanavaksi

8 Sivu 8(15) Nro 27 AA Verkkolaskutunnus (X) Teksti Muoto tarkistetaan. Haetaan rekisteristä, jos 28 AB Tilausviite Teksti, 255 merkkiä 29 AC Kirjanpito riveittäin - koodi 30 AD Finvoice-osoite 1 (ei enää käytössä) 31 AE Finvoice-osoite 2 (ei enää käytössä) Teksti, 1 merkki t tai f Haetaan yrityksen perustiedoista laskutyypin mukaan. 32 AF Asiakasnumero Teksti, 40 merkkiä Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liike- 33 AG Automaattinen lähetys tai maksettu muualla tieto 2 (Posti) Pakollinen, jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Koodi kertoo tehdäänkö kirjanpito riveittäin vai vienneittäin. t = riveittäin ja f = vienneittäin. Teksti Asiakkaan Finvoiceosoitteen operaattoriosa (eli pankin SWIFTtunnus). Erillinen Finvoice laskukanava ei enää ole käytössä, joten tieto siirretään kenttään 37 (AK). Teksti Asiakkaan Finvoiceosoitteen toinen osa, tämä vastaanottaja on ilmoittanut. Erillinen Finvoice laskukanava ei enää ole käytössä, joten tieto siirretään kenttään 27 (AA). Tietoa käytetään laskun kohdistamiseen liikekumppanirekisteriinkumppanirekisteriin. Teksti, 1 merkki X tai M X tarkoittaa, että lasku merkitään lähetettäväksi. M tarkoittaa, että laskulle tehdään maksutapahtuma

9 Sivu 9(15) Nro ja sen tilaksi asetetaan maksettu muualla. Kun kentässä on X, Myyntilaskut lähetetään asiakkaalle, mikäli laskukanava on muu kuin Ei lähetetä. Mikäli myyntilaskun laskukanava on Ei lähetetä laitetaan lasku tilaa Lähettämätön. 34 AH Liite tiedoston nimi ZIP-paketissa Teksti Kun kentässä on X, Ostolaskulle lisätään asiatarkastaja ja hyväksyjä tiedot ja lähetetään sähköposti ilmoitus, mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä. Jos Ostolaskulla kentässä ei ole X, ei laskulle lisätä asiatarkastaja ja hyväksyjä tietoja. ZIP-paketissa oleva tiedosto, jonka nimi vastaa tämän kentän sisältöä, liitetään kyseisen laskun liitetiedostoksi. Liite, joka on muotoa txt, lähetetään myyntilaskun mukana, muita ei lähetetä myynti-

10 Sivu 10(15) Nro 35 AI Yhteyshenkilö Teksti, 255 merkkiä Haetaan rekisteristä, jos 36 AJ Liikekumppanin pankin SWIFT-tunnus (X) Teksti, 8-11 merkkiä Muoto tarkistetaan Haetaan rekisteristä, jos ostolaskun maksutapa (kenttä 6(F)) on ulkomaanmaksu ja kohdistuu liikekumppanirekisteriin. Haetaan rekisteristä, jos 37 AK Verkkolaskuoperaattori (X) Teksti OVT- tai SWIFT tunnus. Muoto tarkistetaan. 38 AL Liikekumppanin OVTtunnus (X) Kokonaisluku, merkkiä Muoto tarkistetaan. Haetaan rekisteristä, jos laskun mukana. Yhdellä laskulla voi olla yksi liitetiedosto ja yksi tiedosto voi liittyä yhteen laskuun. ZIP-tiedosssa olevien tiedostojen nimissä ei saa käyttää skandinaavisia merkkejä (åäö). Ei huomioida matka- ja kululaskuilla. Pakollinen jos maksutapa (kenttä 6 (F)) on ulkomaanmaksu. Pakollinen, jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Voi olla tyhjä jos liikekumppanin tiedot löytyvät Verkkolaskutunnuksen (kenttä 27 (AA)) tai OVT-tunnuksen (kenttä 38 (AL)) avulla verkkolaskuosoitteistosta. Pakollinen, jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Voi olla tyhjä jos liikekumppanin tiedot

11 Sivu 11(15) Nro 39 AM Laskuttajan laskunumero 40 AN Faktoringrahoitussopimuksen numero 41 AO ALV-käsittelyn maakoodi 42 AP Kielikoodi Kokonaisluku 1 = Englanti 2 = Suomi 3 = Ruotsi 4 = Eesti löytyvät Verkkolaskutunnuksen (kenttä 27 (AA)) avulla verkkolaskuosoitteistosta. Teksti Laskuttajan laskunumero (ostolaskulla) tai ulkopuolisen järjestelmän laskunumero (myyntilaskulla, käytöstä sovittava erikseen ProCountorin kanssa). Teksti Löydyttävä rahoitussopimuksistapuolisen Lasku kohdistetaan ulkopimukseen rahoituksen so- tämän tiedon avulla. Käytössä vain myyntilaskuilla. Teksti, 2 merkkiä Täytyy olla valittuna Tämä tieto on käytettävissä ALV-käsittely säännöissä. vain, jos siitä sovitaan erikseen ProCountorin kanssa. Vaikuttaa laskurivitietueen ALV-%:n sallittuihin arvoihin. Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin muutoin 2. Jos arvo ei ole sallittu, käytetään oletusta. Jos lasku kohdistetaan liikekumppaniin, niin seuraavat tiedot haetaan liikekumppanirekisteristä:

12 Sivu 12(15) Maksuehto. Tiedolle ei ole kenttää tiedostossa. Jos tiedoston eräpäivä (kenttä 15 (O)) on tyhjä, lasketaan liikekumppanirekisterin perusteella eräpäivä. Jos myyntilasku ei kohdistu liikekumppanille, käytetään yrityksen myyntilaskujen oletusmaksuehtoa. Jos eräpäivä on tiedostossa, lasketaan eräpäivän ja laskunpäivän (kenttä 13 (M)) perusteella maksuehto. Kenttäkohtaisesti on kuvauksen sarakkeessa kerrottu, mikäli tieto haetaan laskulle rekisteristä, jos kenttä on tiedostossa tyhjä. Mikäli kentän tieto on tullut rekisteristä, on kenttä korostettu keltaisella sisäänluvun esikatselussa. Laskurivitietue Jos laskulla on rivitietoja, ne kirjataan laskun perustietojen alla olevalle riville siten, että jätetään ensimmäinen kenttä (A) tyhjäksi. Loput kentät täytetään alla olevan taulukon mukaisesti. Rivejä voi olla 0-n kpl / lasku. Jos laskuilla ei ole laskurivitietueita, muodostetaan laskutietueen loppusumman (kenttä 24 (X)) ja alv:n (kenttä 25 (Y)) avulla yksi laskurivi. Jos laskutietueella on ilmoitettu laskun loppusumma ja sen ei täsmää rivien summan kanssa, menee lasku virheeseen eli näytöllä punaiseksi. Nr o Kentän nimi / Tieto Pakollisuus Muoto Sallitut arvot / Tarkistus 1 A TYHJÄ Tyhjä 2 B Tuotteen kuvaus Teksti, 80 merkkiä Muu kuin DI- MENSIO. Haetaan tuoterekisteristä Jos aineistossa -, haetaan tuoterekisteristä, jos tuote kohdistuu tuoterekisteriin. jos tuote kohdistuu tuoterekisteriin, muutoin -. 3 C Tuotteen koodi Teksti, 80 merkkiä Käytetään tuotteen kohdistamiseen tuoterekisteriin. 4 D Määrä Desimaaliluku 1

13 Sivu 13(15) 5 E Yksikkö Teksti, 3 merkkiä kpl, kg, g, km, m, l, kk, pv, h, m2, m3, erä, jm, tb, rll, sk, prk, tn, me, tn, s., hlö, pl, vk, vrk tai tyhjä 6 F Yksikköhinta Desimaaliluku 0 Laskun valuutassa. 7 G Rivin alennusprosentti Desimaaliluku tai tyhjä 0 Huomioidaan 2 desimaalin tarkuudella 8 H Rivin ALV-% Kokonaisluku 0, 8, 9, 12, 13, 17, 22, 23 tai tyhjä. Jos käytössä 0 on ALVkäsittelyn maakoodi, niin kyseisen maan mukaiset prosentit. 9 I Rivikommentti Teksti, 255 merkkiä 10 J Tilausviite (ei käytössä) Teksti Tämä rivitason tieto on käytettävissä vain, jos siitä sovitaan erikseen ProCountorin kanssa. Käytössä vain myyntilaskuilla. 11 K Asiakkaan ostotilausnumero Teksti Tämä rivitason tieto on käytettävissä vain, jos siitä sovitaan (ei käytössä) erikseen ProCountorin kanssa. Käytössä vain myyntilaskuilla. 12 L Tilausvahvistusnumero (ei käytössä) Teksti Tämä rivitason tieto on käytettävissä vain, jos siitä sovitaan erikseen ProCountorin kanssa. Käytössä vain myyntilaskuilla. 13 M Lähetysluettelonumero (ei käytössä) Teksti Tämä rivitason tieto on käytettävissä vain, jos siitä sovitaan erikseen ProCountorin kanssa. Käytössä vain myyntilaskuilla. 14 N Kirjanpitotili Teksti, 4 merkkiä Löydyttävä tilikartasta Mikäli laskun kirjanpito tehdään riveittäin, voidaan tässä kentässä antaa laskuriviä vastaavan kirjanpitotilin nelinumeroinen tilinumero.

14 Sivu 14(15) Dimensiotietue Jos laskulla tai laskurivillä on dimensiotietoja, ne kirjataan laskun perus- tai rivitietojen alla olevalle riville siten, että jätetään ensimmäinen kenttä (A) tyhjäksi. Loput kentät täytetään alla olevan taulukon mukaisesti. Rivejä voi olla 0-n kpl / lasku tai laskurivi. Nr o Kentän nimi / Tieto Pakollisuus Muoto Sallitut arvot / Tarkistus 1 A TYHJÄ Tyhjä 2 B DIMENSIO X Teksti, 8 merkkiä DIMENSIO Sanan on oltava kirjoitettuna isoilla kirjaimilla. 3 C Dimensiorivin tyyppi Teksti, 1 merkki R tai L L R = Laskurivikohtainen dimensio dimensiointi kohdistuu dimensiorivin yläpuolella olevaan laskuriviin. L = Laskukohtainen dimensio dimensiointi kohdistuu dimensiorivin yläpuolella olevaan laskuun. Jos laskulla on sekä L- että R-rivi, niin L-rivin tiedot siirtyvät kaikille muille laskuriveille, paitsi R-riveille. 4 D Dimensio X Teksti, 255 merkkiä Löydyttävä ProCountorista Jos laskulle on annettu yksikin dimensiorivi, kirjanpito tehdään automaattisesti riveittäin. Jos dimensiota ei löydy ja dimensionin tyyppi (kenttä 3(C)) on laskukohtainen dimensio (L) niin lasku näkyy punaisena virheellisenä rivinä importin esikatselu-sivulla eikä laskua tallenneta järjestelmään. Jos dimensiota ei löydy ja dimensionin tyyppi (kenttä 3(C)) on laskurivikohtainen dimensio (R) niin laskurivi näkyy punaisena virheellisenä rivinä importin rivitietojen esikatselu-sivulla. Tällöin lasku tallennetaan järjestelmään ilman dimensiointia. 5 E Nimike X Teksti, 255 merkkiä Jos nimikettä ei löydy, se luodaan.

15 Sivu 15(15) 6 F Prosentti X Desimaaliluku, 2 desimaalia Prosenttien yhteenlaskettu määrä laskun/laskurivin ja yhden dimension sisällä pitää olla 100. Jos yhteenlaskettu määrä on erisuuri kuin 100, niin lasku ei tallennu järjestelmään, vaan se näkyy punaisena virheellisenä rivinä importin esikatselu-sivulla.