Liikekumppaniaineiston siirtotiedosto

Transkriptio

1 Sivu 1(9) Liikekumppaniaineiston siirtotiedosto Liikekumppaniaineiston siirtotiedostolla voidaan liikekumppanirekisteriä täydentää tai muuttaa olemassa olevien liikekumppanien tietoja. Kohdistus liikekumppanirekisteriin tapahtuu järjestyksessä: 1. Y-tunnus/HETU (kenttä 2 (B)) 2. Pankkitilin numero (ei asiakkaalla) (kenttä 14 (N)) 3. Asiakasnumero (kenttä 53 (BA)) Tiedosto Aineiston siirtotiedosto on tekstitiedosto, jossa yksi rivi muodostaa tietueen. Tietueen kentät erotetaan toisistaan puolipisteellä. Tämän johdosta kentissä ei saa esiintyä puolipistettä. Tiedostossa ei käytetä erillistä otsikkoriviä eli tietueet alkavat heti tiedoston ensimmäiseltä riviltä. Tiedoston tunnisteena käytetään CSV-päätettä, muuten tiedoston voi nimetä vapaasti. Jos tiedoston tekee Excel-taulukossa ja tallentaa CSV-muodossa (ei CSV (Macintosh) tai CSV (MS-DOS)), tulee kentän erotin ja pääte automaattisesti oikein. Taulukon ensimmäinen sarake ei saa olla tyhjä, muuten Excel jättää sen pois eivätkä sarakkeet osu kohdalleen. Laittamalla taulukon soluun A1 välilyönnin ei näin tapahdu. Jos tiedoston tekee OpenOfficen taulukkolaskennalla, tarjoaa se CSVmuodossa tallennettaessa merkkijonojen ympärille lainausmerkkejä. Se asetus on tyhjennettävä. Aineiston siirtotiedostossa voi olla yhden tai useamman tyyppisiä tietueita. Alla olevassa tietuekuvauksessa on tietuetyypeittäin kenttäkohtaisesti seuraavat tiedot: Nro - kentän järjestysnumero Excel solu kentän sarake Excel taulukossa Kentän nimi / Tieto mistä tiedosta on kyse Pakollisuus - X = pakollinen, (X) = pakollinen tilanteesta riippuen, tyhjä = vapaaehtoinen Muoto - teksti, desimaaliluku, kokonaisluku, päivämäärä tai muu erikseen määritelty Sallitut arvot / Tarkistus - arvot jotka ovat sallittu tai suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus

2 Sivu 2(9) Oletus arvo jonka kenttä saa jos tyhjä Lisätietoja Liikekumppaniaineistonsiirtotiedostossa voi olla kahdenlaisia tietueita: Liikekumppanitietue, joka sisältää liikekumppanin tiedot. Liikekumppaniryhmätietue, joka sisältää tiedot mihin ryhmiin liikekumppani kuuluu (ei pakollinen). Liikekumppaniryhmätietueita voi olla rajaton määrä Liikekumppanitietuetta kohden. Liikekumppanitietue Liikekumppanin perustiedot. 1 kpl / liikekumppani. Nro Excel Kentän nimi / Tieto Pakollisuus Muoto Sallitut arvot / solu Tarkistus 1 A Yrityksillä Y-tunnuksen Teksti, 4 merkkiä ja henkilöillä henkilötunnuksen tyyppi. Oletus Lisätietoja FI (Suomalaiset yritykset), HETU (Henkilöt), YHD (Yhdistykset) tai tyhjä (Ei haluta käyttää tätä kenttää.). Jos tähän laitetaan FI tai HETU, niin sarake2 (B) syöte tarkastetaan. Henkilöillä myös tyhjällä tarkistetaan sarake 2 (B). 2 B Y-tunnus/HETU Teksti, 40 merkkiä Muoto tarkistetaan Yrityksillä Y-tunnus ja henkilöillä henkilötunnus tai syntymäaika. Tietoa käytetään liikekumppanin kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. 3 C Liikekumppani-tyyppi X Teksti, 1 merkki C = Asiakas S = Toimittaja P = Henkilö 4 D Liikekumppanin nimi X Teksti, 80 merkkiä (henkilöillä sukunimi).

3 Sivu 3(9) 5 E Henkilön etunimi Teksti, 80 merkkiä Huomioidaan vain liikekumppanityypillä Henkilö (sarake 3 (C) = P). 6 F Katuosoite Teksti, 255 merkkiä Osoitetietojen nimen tarkenne-tieto annetaan kentässä 54 (BB). 7 G Postitoimipaikka Teksti, 80 merkkiä 8 H Postinumero Teksti, 20 merkkiä 9 I Maakoodi Teksti, 2 merkkiä Koodin löydyttävä ProCountorin maarekisteristä tai maa jätetään tyhjäksi. 10 J Puhelinnumero Teksti 11 K Matkapuhelinnumero Teksti 12 L Telefax Teksti 13 M Osasto Teksti, 80 merkkiä Huomioidaan vain liikekumppanityypillä Henkilö (sarake 3 (C) = P). 14 N Pankkitilin numero nnnnnn-nnnnnnnn tai IBAN Muoto tarkistetaan Vain henkilöille ja toimittajille. Asiakkailla ei tarvita tilinumeroa. Tietoa käytetään liikekumppanin kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. 15 O Maksuehto Kokonaisluku, 3 merkkiä Muoto tarkistetaan Jos kyseessä asiakas ja käytössä Myyntilaskujen oletusmaksuehto, käytetään sitä ja nollaa, muutoin 100. Kaksi ensimmäistä merkkiä kertovat päivien lukumäärän (10 = 10 päivää, 14 = 2 viikkoa ja 30 = 1 kuukausi). Kolmas merkki on maksuprosentin suuruus. Suosittelemme lukuja 0,1,2,3,4 ja 5. Esimerkkejä: 104 = 10 päivän maksuaika 4 % käteisalennuksella. 000 = Heti maksuun, ei alennusta.

4 Sivu 4(9) 16 P Maksutapa Teksti tilisiirto, suoraveloitus, tilisiirto suoramaksu, clearing, luottokorttiveloitus, ulkomaanmaksu tai muu 17 Q Valuuttakoodi Teksti, 3 merkkiä Koodin löydyttävä EUR ProCountorin valuuttarekisteristä. 18 R Sähköpostiosoite (X) Teksti, 80 merkkiä Muoto tarkistetaan Jos laskukanava, kenttä 26 (Z), on sähköposti (1) tieto on pakollinen 19 S Yhteyshenkilö Teksti, 80 merkkiä 20 T Kotikunta Teksti, 40 merkkiä Huomioidaan vain henkilöillä (kenttä 3 (C) = P) 21 U Verotuskunta Teksti, 40 merkkiä Huomioidaan vain henkilöillä (kenttä 3 (C) = P) 22 V Toimitustapa Teksti postitus, verkossa, rahtikuljetus, kuriiripalvelu, vr cargo, linja-auto, noudettava tai tyhjä 23 W Viivästyskorkoprosentti Desimaaliluku ( =>) 24 X Laskun kielioletus Kokonaisluku, 1 merkki 1 = Englanti 2 2 = Suomi 3 = Ruotsi 4 = Eesti 25 Y Kotisivu Teksti, 255 merkkiä

5 Sivu 5(9) 26 Z Laskukanava Kokonaisluku 1 = Sähköposti 2 = Posti 3 = Verkkolasku 6 = Ei lähetetä 27 AA Passiivisuuskoodi Teksti, 1 merkki P = Passiivinen 28 AB Oletusnimike dimensioluokassa 1 mension nimikkeis- Teksti, 255 merkkiä Löydyttävä 1. ditä 29 AC Oletusnimike dimensioluokassa 2 30 AD Oletusnimike dimensioluokassa 3 31 AE Oletusnimike dimensioluokassa 4 32 AF Oletusnimike dimensioluokassa 5 33 AG Oletusnimike dimensioluokassa 6 Teksti, 255 merkkiä Löydyttävä 2. dimension Teksti, 255 merkkiä Löydyttävä 3. dimension Teksti, 255 merkkiä Löydyttävä 4. dimension Teksti, 255 merkkiä Löydyttävä 5. dimension Teksti, 255 merkkiä Löydyttävä 6. dimension 34 AH Ostojen debet-oletustili 35 AI Ostojen kredit-oletustili 2 Jos arvo on 1 (Sähköposti), kentän 18 (R) on oltava oikein. Jos arvo on 2 (Posti), kentän 48 (AV) on oltava oikein. Jos arvo on 3 (Verkkolasku), kentän 50 (AX) tai 57 (BE) on oltava oikein. Mikäli kentät 50 (AX), 56 (BD) ja 57 (BE) ovat tyhjiä, muutetaan laskukanavaksi 2 (Posti) Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 2880 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään

6 Sivu 6(9) 36 AJ Ostojen täsmäytyksen oletustili 37 AK Myyntien debetoletustili 38 AL Myyntien kreditoletustili 39 AM Kululaskujen debetoletustili 40 AN Kululaskujen kreditoletustili 41 AO Kululaskujen täsmätyksen oletutili 42 AP Matkalaskujen debetoletustili 43 AQ Matkalaskujen kreditoletustili 44 AR Matkalaskujen täsmäytyksen oletustili 45 AS Muistioiden kreditoletustili 46 AT Muistioiden debetoletustili 47 AU Muistioiden täsmäytyksen oletustili 8890 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 1700 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 3000 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 8450 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 2880 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 8890 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 7800 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 2880 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 8890 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 8450 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 8450 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään 8890 Mikäli tiliä ei löydy tilikartasta käytetään

7 Sivu 7(9) 48 AV Laskutusosoite Teksti, 255 merkkiä. Muoto: Nimi\Tarkenne\Katuosoite\ Postinumero\Kaupunki\ Maakoodi tai Nimi\Katuosoite\Postinumero\ Kaupunki\Maakoodi 49 AW Toimitusosoite Teksti, 255 merkkiä. Muoto: Nimi\Tarkenne\Katuosoite\ Postinumero\Kaupunki\ Maakoodi tai Nimi\Katuosoite\Postinumero\ Kaupunki\Maakoodi ProCountor tarkastaa kentän sisällön sillä tavalla, että kenttään on kirjattu 4 tai 5 \ -merkkiä. Jos näitä merkkejä on 5, niin toinen annettu tieto on tarkenne. Jos taas 4, niin toinen annettu tieto on katuosoite. ProCountor tarkastaa kentän sisällön sillä tavalla, että kenttään on kirjattu 4 tai 5 \ -merkkiä. Jos näitä merkkejä on 5, niin toinen annettu tieto on tarkenne. Jos taas 4, niin toinen annettu tieto on katuosoite. Tyhjä osoite muodostetaan liikekumppanin osoitteesta (kentät 4-9 (D-I) + kenttä 54 (BB)). 50 AX Verkkolaskutunnus (X) Teksti Muoto tarkistetaan Oltava jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Voi olla tyhjä jos liikekumppanin tiedot löytyvät OVT-tunnuksen (kenttä 57 (BE)) avulla verkkolaskuosoitteistosta.

8 Sivu 8(9) 51 AY Finvoice osoite 1 (ei enää käytössä) 52 AZ Finvoice osoite 2 (ei enää käytössä) Teksti Teksti 53 BA Asiakasnumero Teksti, 40 merkkiä Asiakasnumeron tulee olla uniikki Asiakkaan Finvoice-osoitteen operaattoriosa (eli pankin SWIFTtunnus). Erillinen Finvoice laskukanava ei enää ole käytössä, joten tieto siirretään kenttään 56 (BD). Asiakkaan Finvoice-osoitteen toinen osa, tämä vastaanottaja on ilmoittanut. Erillinen Finvoice laskukanava ei enää ole käytössä, joten tieto siirretään kenttään 50 (AX). Tietoa käytetään liikekumppanin kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. 54 BB Tarkenne Teksti, 80 merkkiä Liikekumppanin osoitteen nimen tarkenne. Ei huomioida henkilöillä (kenttä 3 (C) = P) 55 BC Pankin SWIFT-tunnus (X) Teksti, 8-11 merkkiä Muoto tarkistetaan Pakollinen jos maksutapa (kenttä 16 (P)) on ulkomaanmaksu. 56 BD Verkkolaskuoperaattori Teksti, verkkolaskuoperaattorin OVT- tai SWIFT-tunnus Muoto tarkistetaan Oltava jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Voi olla tyhjä jos liikekumppanin tiedot löytyvät Verkkolaskutunnuksen (kenttä 50 (AX)) tai OVTtunnuksen (kenttä 57 (BE)) avulla verkkolaskuosoitteistosta.

9 Sivu 9(9) 57 BE Liikekumppanin OVTtunnus 58 BF Faktoringrahoitussopimuksen numero Kokonaisluku, merkkiä Muoto tarkistetaan Oltava jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Voi olla tyhjä jos liikekumppanin tiedot löytyvät Verkkolaskutunnuksen (kenttä 50 (AX)) avulla verkkolaskuosoitteistosta. Teksti Liikekumppaniryhmätietue Liikekumppanin ryhmä tiedot. 0-n kpl / liikekumppani Nro Excel Kentän nimi / Pakollisuus Muoto Sallitut arvot / Tarkistus solu Tieto 1 A Teksti, GROUP 5 merkkiä 2 B Ryhmän nimi Teksti Jos saman nimistä ryhmää ei löydy, niin Pro- Countoriin luodaan uusi ryhmä. 3 C Pääryhmän nimi Teksti Jos saman nimistä pääryhmää ei löydy, niin ProCountoriin luodaan uusi pääryhmä. 4 D Raportointiryhmä Teksti, X 1 merkki Oletus Lisätietoja Jos liikekumppanilta löytyy yksikin GROUP rivi, niin sen kaikki ryhmätiedot poistetaan ja uudet importin mukaiset tiedot korvaavat olemassa olleet tiedot. Tähän kenttään tulee merkki X, jos kyse on raportointiryhmästä. Näitä voi olla liikekumppaneilla vain yksi. Jos liikekumppanilla on useassa rivissä X, niin näistä ylin valitaan raportointiryhmäksi.