Hyvien käytäntöjen vakiinnuttaminen. Timo Aro 2013

Transkriptio

1 Hyvien käytäntöjen vakiinnuttaminen

2 SISÄLTÖ 1. Lyhyt kertaus aikaisempaan 2. Hyvien käytäntöjen vakiinnuttamisen vaiheet 3. Tehtävä

3 1. Lyhyt kertaus aikaisempaan

4

5

6 Hyvät käytännöt prosessina Vakiinnuttaminen Tunnistaminen Arvioiminen (työkäytännöt ja tuote-, menetelmä- ja prosessikäytännöt) A Tuotteistaminen (kuvaaminen/ mallintaminen) B Viestintä ja markkinointi Levittäminen Vaikuttaminen Miten hankkeessa: a) tunnistetaan hyvät käytännöt b) kuvataan ja mallinnetaan tuotokset c) miten ja minne ne sen jälkeen siirretään hyödynnettäväksi ja käyttöönotettavaksi? C

7 Projektituotokset = hankkeen aikana kehitetyt uudet tuotteet, palvelut, mallit, menetelmät, prosessit jne. + hyvät käytännöt

8 1. Tarve 2. Panos 3. Tuotokset Tavoitteet 4. Tulokset 5. Vaikutukset 6. Vaikutusketjuajattelu

9 2. Hyvien käytäntöjen vakiinnuttaminen ja vaiheistus

10 Käsitteistä ja terminologiasta muutama sana TUOTTEISTAMINEN = tuotteen tai palvelun suunnittelua, määrittelyä ja kuvaamista LEVITTÄMINEN = suunniteltua, systemaattista ja aktiivista toimintaa, jolla viedään määritetyillä resursseilla ja välineillä tietoa projektin tuotoksista valituille toimijoille pyrkimyksenä vaikuttaa toimijoiden ajatteluun ja toimintaan. VAIKUTTAMINEN = vaikuttaa ja muuttaa epävirallisia tai virallisia kanavia käyttäen kohteena olevan henkilön, ryhmän, päätöksentekijän jne. käsityksiä jostakin asiasta tai ilmiöstä VAKIINNUTTAMINEN (TAI JUURRUTTAMINEN TAI VALTAVIRTAISTAMINEN) = kaksisuuntaista vuorovaikutusta, jossa sekä projektin tuotoksia (esim. käytäntöä) muokataan vastaanottajalle sopivaksi että vastaanottavaa organisaatiota valmistetaan ottamaan vastaan projektin tuotoksia. Vakiinnuttamiseen osallistuvat useat eri toimijat (projekti, emo-organisaatio, hyödynsaajat, kumppanit). Edellyttävät aina lähtökohtaisesti projektituotosten/hyvien käytäntöjen tunnistamista, määrittelemistä ja kuvaamista

11 Ensimmäinen sääntö Hyvä käytäntö on myytävä emoorganisaation johdolle etu- eikä jälkikäteen. Jos johtajilta/avainhenkilöiltä puuttuu elävä ja reaaliaikainen yhteys kehkeytymässä olevaan hyvään käytäntöön, niin

12 Toinen sääntö Hyvä käytäntö ei ole esine tai malli, jonka voi sellaisenaan ottaa varastohyllystä ja alkaa soveltaa. Hyvää käytäntöä ei sellaisenaan siirretä, vaan hyvää käytäntöä koskevaa tietoa

13 Kolmas sääntö Hyvien käytäntöjen tunnistaminen, määrittely ja kuvaaminen eivät riitä, vaan ne on saatava myös toimimaan käytännössä! Toimivuuden arviointi edellyttää ajallisen viiveen huomioimista sekä suunnitelmallista oppimis- ja levittämisprosessia

14 Neljäs sääntö Hyvien käytäntöjen levittäminen, hyödyntäminen ja käyttöönotto edellyttävät asiakkaan, vertaisten, johtajien ja päättäjien näkökulmien yhteen sovittamista

15 3. Aktiivinen ja passiivinen levittäminen 2. Viestintä ja markkinointi HYVIEN KÄYTÄNTÖ- JEN VAKIIN- NUTTAMINEN 4. Vaikuttaminen (lobbaus) 1. Tuotteistaminen 5. Juurruttaminen ja käyttöönotto

16 Tästä on kyse Vakiinnuttaminen Vaikuttaminen Tunnistaminen Arvioiminen (työkäytännöt ja tuote-, menetelmä- ja prosessikäytännöt) Tuotteistaminen (kuvaaminen/ mallintaminen) Viestintä ja markkinointi Levittäminen

17 Tuotteistaminen

18 Kolme sääntöä tuotteistamiselle 1. Toimintamallin, tuotteen tai palvelun suunnittelua, määrittelyä ja kuvaamista siten että tilaaja- tai käyttäjäasiakas ymmärtää mitä se sisältää 2. Toimintamallilla, tuotteella tai palvelulla on oltava nimi, sisältö ja asiakas (sisäinen tai ulkoinen) 3. Tuotteistaminen ei ole myyntiä, hinnoittelua eikä markkinointia!!!!

19 Projektituotteistamisen erityispiirteet 1. Toimintamallin, tuotteen tai palvelun suunnittelua, määrittelyä ja kuvaamista mutta myös rakenteiden luomista ja siihen liittyvää jatkuvaa kehittämistä hankkeen elinkaaren alun ideasta tai aihiosta valmiiseen projektituotteeseen saakka 2. Toimintamallilla, tuotteella tai palvelulla on oltava nimi, sisältö ja asiakas (sisäinen tai ulkoinen) jolloin hankkeen/toimijan tehtävä on paketoida omat tuotoksensa hyödynnettävissä ja siirrettävissä olevaan muotoon

20 Sisäinen tuotteistaminen Ulkoinen tuotteistaminen

21 Sisäinen tuotteistaminen Omien toimintojen täsmälliset kuvaukset esim. prosessiajattelun keinoin ja osaamisen/asiantuntemuksen erittely Tarvekartoitukset, tausta- ja toimintaympäristöanalyysit jne. Tuki- ja taustamateriaalit: laatukäsikirjat, palautteet, arvioinnit, kartoitukset, referenssit jne. Palvelu- ja tuotepaketin luonti (nimi, sisältö, resurssit, vastuuhenkilö(t), palaute- ja seurantajärjestelmät jne.)

22 Ulkoinen tuotteistaminen Tuotoksen paketoiminen siirrettävään ja hyödynnettävään muotoon (ja ymmärrettävään muotoon) Täsmällinen tuoteseloste Ulkopuolisten palveluiden/asiantuntijoiden tarve ja lisäarvo Palvelulupauksen antaminen (lupauksessa on oltava näkyvillä, kenelle palvelu on tarkoitettu ja mihin tarpeisiin se vastaa, mistä palvelu löytyy ja mitä palvelun käyttö asiakkaalta itseltään vaatii)

23 Käyttäjä- asiakas Tilaaja- asiakas

24

25 Kenelle?

26 Miten?

27

28 Projektituotteistamisen kuolemansynnit Lähde: mukaillen Jari Parantainen 2005

29 Viestintä

30 Sisäinen markkinointi Ulkoinen markkinointi

31 Projekti tai hanke nimenä ei itsessään kiinnosta ketään eikä varsinkaan hankeretoriikan liirumlaarum Tiedottamisen perusyksikkö on aina Pihtiputaan mummo tai 15-vuotias teini jne. eli liian vaikea jää aina varjoon Hankkeen on hoksattava aina uudelleen ja uudelleen mikä on kiinnostavaa uutisena: syntymä, kuolema, uusi, vanha, ensimmäinen, viimeinen, kilpailu, vastakohtaisuus, muutos, murtuma, kasvu, vastakkainasettelu, törmäys, tuho, ero, liitto, salaisuus, paljastus, lähtö, paluu, kauneus, eksotiikka, raha, valta, seksi, tavallinen tekee epätavallista, epätavallinen tekee tavallista.

32 Mikä on paras tai mieleenpainuvin viestintä-, tiedotus- tai markkinointikeino hankkeista, joka tulee ensimmäisenä mieleen? Mikä siitä teki erityisen hyvän?

33 Epätyypilliset ja sovinnaiset tiedottamiskeinot: maksimaalinen hyöty minimaalisin panoksin! Rahan sijasta panostetaan luovuuteen, innovointiin, provosointiin, huumoriin, oivalluksiin ja hankkeen kohderyhmään soveltuvaan viestintään.saattavat joko ihastuttaa tai vihastuttaa!!!! Keinoja: puskaradio, bannerit epätavallisissa paikoissa, omalla käsialalla kirjoitetut henkilökohtaiset kirjeet, rivi-ilmoitukset paikallislehdessä, nettiyhteisöt, T-paidat, käyttöesineet, kaupunkilegendat, muut hyvät tarinat jne.

34 Sopranos- TV-sarjan viimeisen tuotantokauden ennakkomainos New Yorkissa!

35 Tupakoinnin vastainen kampanja. Kadulle levitettiin savukkeita, joiden sisältä paljastui viesti: näyttää siltä ettet tarvitse vain savuketta, vaan tarvitset myös apua

36 Saksalainen hyväntekeväisyysjärjestö Malteser etsi uusi vapaaehtoisia katukampanjoinnin avulla

37 Tukholmassa lumiukot kehottavat ottaa lainaa ympäristöystävällisiin autoihin

38 Amnesty Internationalin kampanja sananvapauden puolesta Puolassa

39 Unicefin lastensuojelukampanja Be a Mom for a Moment, jossa tyhjät YK:n sinisen väriset lastenvaunut jätettiin yksinään julkisiin paikkoihin

40 Passiivinen ja aktiivinen levittäminen

41 I. Kannattaako projektituotosta tai hyvää käytäntöä levittää oman hankkeen/taustaorganisaation ulkopuolelle? II. III. Mitkä eri toimijat ja tasot tulevat levittämisessä kysymykseen?: oma organisaatio, yhteistyökumppanit ja sidosryhmät, muut saman toimialan toimijat, paikallinen, alueellinen vai kansallinen taso jne. Kenen intressejä ja motiiveja levittäminen palvelee? IV. Millainen toimintastrategia valitaan levittämisen edistämiseksi?: resurssointi, väline, vastuuhenkilö(t), aikataulu jne. V. Miten kyetään ylittämään siirtäjien ja vastaanottajien kehittämis- ja hankeväsymyksen aiheuttama hylkimisreaktio?

42 Kevyt levittäminen Vaativa levittäminen Oma organisaatio (jatkuva sisäinen markkinointi, johdon informointi, avainhenkilöiden jatkuva kiusaaminen ) Yleinen viestintä- ja markkinointimateriaali (esitteet, nettisivut, uutiskirjeet, sähköpostikontaktointi jne.) Seminaari-, koulutus-, verkostotilaisuudet, työkokoukset jne. Portaalit, tietopankit jne. Julkaisut jne. Suunnitelmalliset, pitkäjännitteiset toimenpiteet Riittävät resurssit Makropilottiparadoksi eli dokumentointi, dokumentointi ja dokumentointi Tuettu levitys- ja verkostotuki, konsultatiivisuus, vuorovaikutteisuus Help-Deskit, fasilitointi Opettaja- ja asiantuntijavaihto Systemaattinen vertailukehittäminen, johdetut oppimis- ja kokemustenvaihtofoorumit yms.

43 Kenelle hankkeen tuotokset (ml. hyvät käytänteet)? Innovaattorit (2,5 %) Varhaiset omaksujat (12,5 %) Vitkastelijat (16 %) K E N E L L E? Myöhäinen enemmistö (34 %) Lähde: Carl Rogers 1983 Lähde: Rogers 1983 Varhainen enemmistö (34 %)

44 Ei toimenpiteitä i toimenpiteitä??? Saatava lähemmäksi Teidän hanke Pitää lähellä Saatava lähemmäksi Ei toimenpiteitä Pidettävä lähellä Ei toimenpiteitä

45 Vaikuttaminen

46 Lobbaaminen = alkup. harjoittaa käytäväpolitiikkaa, vaikuttaa epävirallisia kanavia pitkin politiikkaan tai päätöksentekijöihin Lobbari = Epävirallinen vaikuttaja Vaikuttamisessa tärkeintä on: Asiantuntemus ja kriittinen informaatio Suhteet oikeisiin tahoihin Pelisääntöjen ja päätöksentekorakenteiden tuntemus Julkisuuden hallinta

47 Keitä teidän hankkeen/organisaation pitää lobata?? Miksi ja miten?

48 Informaation välittäminen (tutkimukset, selvitykset, mielipidekyselyt jne.) Julkiseen mielipiteeseen (mediaan) vaikuttaminen (asiantuntija- ja mielipidekirjoitukset, yhteydet toimittajiin, kohdennettu markkinointi ja mainonta jne.) Tietoinen toiminta päämiehen lukuun Suorat kontaktit päätöksentekijöihin (henkilökohtaiset tapaamiset, kutsut tilaisuuksiin, tiedon epäsuora ja suora välittäminen jne.) Avainkysymys tunnistaa vaikuttamisen kannalta keskeiset organisaatiot ja organisaatioiden sisältä keskeiset avainhenkilöt sekä ymmärtää päätöksentekoketjun kaikki vaiheet

49 Avainorganisaatio Sondip Turun ja Tampereen kaupungit Turun työvoimatoimisto Työvoiman palvelukeskus Pirkanmaan TE-keskus Tampereen mamuneuvottelijat Tampereen viranomais- ja mamuneuvottelukunta Turun ja Tampereen kaupunkien lautakunnat ja muut luottamushenkilöt Avainhenkilö(t) Yhdistyksen kaikki henkilöt Turku: Marja Nyrhinen, Antti Kirkkola, Kaija Hartiala, Regina Ruohonen, Maija Kyttä Tampere: Päivä Sillanaukea, Eskonen Veli-Matti Vesterinen, Jaana Hernelahti ja muut toimialajohtajat Turku: Hanna Liski, K. Rämö Maiju Huttunen Ryhmän jäsenet Ryhmän jäsenet Erikseen määritellyt lautakunnat ja luottamushenkilöt

50 1. Tunne ihmiset käsipäivätuttavuutta paremmin 2. Tunne päätöksentekoketju titteleiden sijaan 3. Pyri asiantuntija-asemaan 4. Muista, että ensimmäisen luonnoksen kirjoittaja käyttää suurinta valtaa! - Jussi Kekkonen -

51 Vakiinnuttaminen

52 Hyvien käytöntöjen vakiinnuttaminen edellyttää oppimista ja oppimiselle otollisten foorumien järjestämistä!!!! 1. Hyvään käytäntöön liittyvä palautetieto (asiakkaat, vertaiset, johtajat ja päättäjät)

53 Nämä ainakin huomioon: Nyky- ja tavoitetilan kuvaus Vakiinnuttamisen kannalta olennaisten osapuolten määrittely, reunaehdot ja sitouttaminen sidosryhmäanalyysit ja vastaavat Kohteena olevien organisaatioiden ja järjestelmien toiminnan (päätöksenteon) ymmärtäminen Tavoitteiden, toimenpiteiden, resurssien ja aikataulujen määritys Hyvän käytännön/tuotoksen mukauttaminen ja sopeuttaminen ennen käyttöönottoa

54 Vakiinnuttamista edistäviä ja rajoittavia tekijöitä

55 PROSESSI A. Hanketiimi B. Johtajat/avainhenkilöt C. Henkilöstö/ käyttäjät 1. Aloitus 1a: Valitse ja valmistele tiimi 1b: Luo malli 1c: Luo tietoisuutta 2. Suunnittelu 2a: Toteuta levittämis- ja käyttöönotto suunnitelmat 2b: Sitouta johto ja avainhenkilöt 2c: Ota mukaan suunnitteluun/ kehittämiseen

56 1. Auktoriteettia omaava avainhenkilö(t) hankittu (ylimmästä johdosta) 99. Palaute- ja mittausjärjestelmät otettu käyttöön 2. Muutosta tukeva ryhmä muodostettu organisaatiossa 8. Muutosvastarintapesäkkeet tunnistettu, soveliaat taktiikat otettu käyttöön 3. Avainhenkilö(t) osallistuvat aktiivisesti ja näkyvästi toimintaan 7. Viestintä, tuki, valmennus ja koulutus kunnossa 4. Avainhenkilö(t) kertovat kasvotusten, miksi muutos tarpeellinen Lähde: Janne Marniemi Arvio muutostarpeesta ja organisaation muutosvalmiudesta tehty 5. Avainhenkilö(t)/keskijohto johtavat tehokkaasti. Muutosvastarinnan minimointi

57 Sitouttaminen usean vuoden päässä häämöttävään tuotokseen!!!! Raha: voi johtua myös ylisubventoidusta palvelusta pilotointivaiheessa Muutosvastarinta kaikkea uutta kohtaan Johdon tuen saaminen Testialustana toiminut koordinaatiohanke ja sen osahankkeet voivat olla hyödyllisiä (=aikaansaada kustannussäästöjä), vaikka niiden tuotoksista ei syntyisikään välittömästi hyödyntämiskelpoisia uusia tuotteita tai palveluita!!!!!

58 Tehtävä

59 K I I TO S! Yhteystiedot: timokaro@gmail.com