Käyttöohje. Sopimuslomake Net Rakennustieto Oy PL Helsinki

Transkriptio

1 Käyttöohje Sopimuslomake Net Rakennustieto Oy PL Helsinki

2 SISÄLTÖ 1. Palvelun käyttöönotto Palvelun kuvaus Ohjelmistovaatimukset ja -asetukset Palvelun toiminnot Yhteystietoja Asiakirjavalikoima Lomakkeen täyttö Lomakkeen valinta Uuden tyhjän lomakkeen valinta Aiemmin tallennetun lomakkeen valinta muokattavaksi Aiemmin tallennetun lomakkeen kopioiminen Lomakkeen täyttäminen Lomakkeen tunnistetiedot Lomakkeen tallentaminen palvelimelle Lomakkeen esikatselu Valmiin lomakkeen lataaminen Muiden pdf-tiedostojen lataaminen Maksutavat Vuosilisenssi Arvolisenssi Verkkopankkimaksu Käyttäjätietojen hallinta Käyttäjätiedot (rekisteröinti yksityishenkilönä tai yhden käyttäjän yrityksenä) Yritystiedot (rekisteröinti useamman käyttäjän yrityksenä) Käyttötilasto Omat asiakirjat... 19

3 1. Palvelun käyttöönotto 1.1. Palvelun kuvaus Sopimuslomake Net -palvelussa voit täyttää ja tallentaa lomakkeita sekä tulostaa niihin liittyviä sopimusehtoja ja tehtäväluetteloita. Asiakirja ladataan omalle työasemalle pdftiedostona, joka voidaan sitten tulostaa ja tallentaa. Pdf-tiedoston lataaminen omalle työasemalle on maksullista. Palvelu sisältää rakentamisen sopimuslomakkeet, sopimusehdot, tehtäväluettelot ja asiakirjamallit. Keskeiset asiakirjat löytyvät myös ruotsiksi, englanniksi ja venäjäksi. Palvelun käyttäjiä ovat mm. rakennuttajat, suunnittelijat, urakoitsijat ja isännöitsijät. Se sisältää myös omatoimirakentajan tarvitsemia asiakirjoja. Sopimuslomake Net -palvelu on käytettävissä kaikkialla, missä on toimiva Internet-yhteys: matkalla, työmaalla, neuvottelussa jne. Palvelu on käytössä 24 h vuorokaudessa. Rekisteröidyttyäsi palveluun pääset tutustumaan aina ajantasaiseen asiakirjavalikoimaan. Rekisteröintitietoja ja sähköpostiosoitteita käytetään ainoastaan palvelusta tiedottamiseen. Asiakkaan salasana ja selainyhteys lomakepalvelimelle on suojattu. Rakennustieto Oy hallinnoi lomakepalvelinta. Rakennustieto Oy:llä ei ole pääsyä palvelimen tietokantaan asiakkaan tallentamiin asiakirjoihin. Vain palvelun käyttöön liittyvät asiakkaan maksu-, kirjautumis- yms. tapahtumat ovat Rakennustieto Oy:n tarkasteltavissa. Asiakasyrityksen käyttäjät näkevät kaikki yrityksensä nimissä tehdyt asiakirjat. Lisäpalveluna on saatavissa Käyttäjäoikeuksien hallinta -työkalu, jolla usean käyttäjän yritykset voivat rajoittaa asiakirjojen näkymistä Ohjelmistovaatimukset ja -asetukset Ohjelmistovaatimukset Windows-käyttöjärjestelmä Microsoft Internet Explorer selain (HUOM! ei toimi Mozilla Firefoxilla) Adobe Reader 5.0 tai uudempi pdf-tiedostojen käsittelemiseksi Laajakaistayhteys (ADSL tms.) Tarkista palvelun käyttöönottovaiheessa Internet Explorer 7.0:n palomuuriasetukset (IE 7.0) Valitse Työkalut > Internet-asetukset > Suojaus-välilehti Napsauta vihreää Luotetut sivustot -pallukkaa > Napsauta Sivustot-painiketta Lisää internet-osoite muodossa ylempään tyhjään kenttään. Napsauta Lisää-painiketta, jolloin osoite siirtyy Web-sivusto -kenttään. Napsauta sen jälkeen OK-painiketta. Varmista, että Luotetut sivustot väkänen on yhä valittuna (HUOM! Älä muuta tietoturvatasoa Internet-vyöhykkeellä). Napsauta Oletustaso-painiketta Säädä liukukytkimellä vyöhykkeen oletussuojaustaso kohtaan melko heikko. Napsauta Käytä-painiketta. Valitse Lisäasetukset-välilehti Poista rasti kohdasta: 'Älä tallenna salattuja sivuja levylle' Sulje internet-asetukset OK-painikkeilla Tarkista Adobe Readerin asetukset: Muokkaa > Oletusarvot > Internet: Rasti kohdassa 'Näytä pdf selaimella' 3

4 1.3. Palvelun toiminnot Sopimuslomake Net -palvelun käyttö edellyttää rekisteröitymistä. Rekisteröityminen tapahtuu osoitteessa Palveluun kirjaudutaan luomallasi käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Kirjautumisen jälkeen avautuva etusivu koostuu vasemman reunan valikosta ja keskellä olevasta Uutiset-palstasta. Uutiset-palstalla tiedotetaan mm. uusista lomakkeista ja palvelussa tapahtuvista muutoksista. Vasemman reunan valikon päätoiminnot ovat seuraavat: Alkuun - Palveluun sisäänkirjautumisen jälkeen avautuva etusivu Rakennushanke Palvelun asiakirjat hankevaiheittain luokiteltuina Lomakkeet Täytettävät ja ladattavat lomakkeet aakkosjärjestyksessä Sopimusehdot Tulostettavat lomakkeisiin liittyvät sopimusehdot pdf-tiedostoina Asiakirjamallit Tulostettavat lomakkeiden täyttömallit pdf-tiedostoina Tehtäväluettelot Täytettävät ja ladattavat lomakkeet sekä pdf-tiedostot Voimassaolo Sopimusasiakirjat voimassaolon mukaisesti luokiteltuina Valmiit asiakirjavalikoimat - Luettelo eri vuosilisenssivalikoimiin liitetyistä asiakirjoista Omat asiakirjat - Käyttäjän lomakepalvelimelle tallentamat lomakkeet Yritystiedot/Käyttäjätiedot Yrityksen tai yksityishenkilön käyttäjätietojen muokkaaminen Käyttötilasto Asiakirjojen käytön tarkastelu yrityksessä 4

5 Valikon alalaidasta löytyvät painikkeet: Ohjeet, Asiakirjavalikoimat, Käyttöehdot, Anna palautetta, Yhteystiedot, Kirjaudu ulos suorittavat vastaavat toiminnot Yhteystietoja Julkaisijat Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI Rakennustietosäätiö RTS Rakennustieto Oy Kustantaja Myynti Rakennustieto Oy, PL 1004, Helsinki, Rakennustieto Helsinki Rakennustieto Kuopio Rakennustieto Lappeenranta Rakennustieto Oulu Rakennustieto Tampere Digitaalisten tuotteiden asiakastuki ja asiakaspalaute arkisin , (keskus) Internet

6 2. Asiakirjavalikoima Sopimuslomake Net sisältää rakennusalan yhteisesti laatiman sopimuskäytännön mukaiset luotettavat RT-sopimusasiakirjat. Asiakirjoihin liittyvät tekijänoikeustiedot tulostuvat valmiisiin asiakirjoihin. Keskeisistä asiakirjoista on myös käännöksiä ruotsiksi, englanniksi ja venäjäksi. Ladatut asiakirjat ovat kirjoitussuojattuja pdf-tiedostoja. Rakennushanke-valikossa asiakirjat on ryhmitelty rakennushankkeen vaiheiden mukaisesti. Rakennussuunnittelu Rakentamisen valmistelu Rakentamisvaihe Käyttöönotto Lomakkeet-valikossa on palvelun sisältämät täytettävät lomakkeet. Lomakkeet-otsikkoa napsauttamalla avautuu luettelo, jossa lomakkeet ovat nimen mukaan aakkosjärjestyksessä. RT-tunnusta tai nimeä napsauttamalla aukeaa Asiakirjan tiedot -ikkuna. Siinä on lisätietoja asiakirjasta, kuten hinta, käyttökohde, julkaisupäivä ja liittyvät asiakirjat. Kynä-symbolin napsauttaminen avaa täytettävän html-lomakkeen. Sopimusehdot -valikossa on palvelun sisältämät sopimusehdot. Sopimusehdot-otsikkoa napsauttamalla avautuu luettelo, jossa sopimusehdot ovat nimen mukaan aakkosjärjestyksessä. RT-tunnusta tai nimeä napsauttamalla aukeaa Asiakirjan tiedot -ikkuna. Siinä on lisätietoja asiakirjasta, kuten hinta, käyttökohde, julkaisupäivä, liittyvät asiakirjat ja ladattavat tiedostot (pdf). 6

7 Asiakirjamallit-valikossa on palvelun sisältämät lomakkeiden laatimisohjeet sekä muita asiakirjamalleja. Asiakirjamallit-otsikkoa napsauttamalla avautuu luettelo, jossa asiakirjamallit ovat nimen mukaan aakkosjärjestyksessä. RT-tunnusta tai nimeä napsauttamalla aukeaa Asiakirjan tiedot -ikkuna. Siinä on lisätietoja asiakirjasta, kuten hinta, käyttökohde, julkaisupäivä, liittyvät asiakirjat ja ladattavat tiedostot (pdf). Tehtäväluettelot-valikossa on palvelun sisältämät tehtäväluettelot. Tehtäväluettelot-otsikkoa napsauttamalla avautuu luettelo, jossa tehtäväluettelot ovat nimen mukaan aakkosjärjestyksessä. RT-tunnusta tai nimeä napsauttamalla sivun sisältöalueelle aukeaa Asiakirjan tiedot -ikkuna. Siinä on lisätietoja asiakirjasta, kuten hinta, käyttökohde, julkaisupäivä, liittyvät asiakirjat ja ladattavat tiedostot (pdf). Voimassaolo-valikossa on asiakirjat ryhmitelty seuraavasti: Kaikki: sisältää luettelon kaikista esitettyihin ryhmiin kuuluvista asiakirjoista Uudet: sisältää viimeisen puolen vuoden aikana ilmestyneet asiakirjat Voimassa olevat: sisältää vain voimassa olevat asiakirjat Korvatut: sisältävät asiakirjat, jotka on korvattu uudemmilla Vanhentuneet: sisältävät vanhentuneet asiakirjat, korvatut ja poistetut Merkkien selitykset = Täytä lomake (avaa suoraan lomakkeen täyttönäkymän) = Lataa Pdf -lomake (kuluttaa arvolisenssiä tai käynnistää verkkopankki maksutoiminnon, virhenapsautuksen voi perua Peruuta-painikkeella) = Esikatsele pdf -lomaketta (ei tulostusoikeutta) = Vuosilisenssiasiakkaan asiakirjavalikoimaan kuuluva asiakirja Hakutoiminto Jokaisella hakemistosivulla on Haku-toiminto. Haun voi suorittaa hakusanalla, jolloin sanaa etsitään kentistä nimi, koodi ja täyttöpäivämäärä. Tähtimerkillä (*) voi katkaista hakusanan ja haku voi joko alkaa, sisältää tai päättyä *-merkkiin. Haku-toiminto kohdistuu avoinna olevaan hakemistoon. Asiakirjan nimeä napsauttamalla päästään edelleen Asiakirjan tiedot -ikkunaan, jossa voidaan tarkastella asiakirjan tietoja. Yksittäisen asiakirjan tietoihin päästään käsiksi napsauttamalla sen nimeä hakunäkymässä. 7

8 3. Lomakkeen täyttö 3.1. Lomakkeen valinta Asiakirjat valitaan käyttötarkoituksen mukaan Rakennushanke-valikosta tai suoraan asiakirjan tyypin mukaan Uuden tyhjän lomakkeen valinta Valitse etusivulta Lomakkeet-valikko. Valitse aakkosjärjestyksessä olevasta luettelosta haluamasi lomake. Napsauta lomakkeen RT-tunnusta tai nimeä. Näytöllesi avautuu Asiakirjan tiedot -ikkuna. Napsauta vihreää Täytä-painiketta, jonka jälkeen näytöllesi avautuu html-lomake. Hakemistossa kynä-symbolin napsautus vastaa Täytä-painikkeen valintaa. Asiakirjan tiedot -ikkunassa tarkastellaan tietyn asiakirjan yleisiä tietoja: Nimi - Lomakkeen nimi Tunniste - Asiakirjan RT-tunnus Avainsanat - Asiakirjaan liittyvät avainsanat Ingressi - Asiakirjan kuvaus Tyyppi - Lomakkeen tyyppi: lomakkeet, sopimusehdot, asiakirjamallit, tehtäväluettelot, uudet asiakirjat, käännökset Työvaihe - Rakennushankkeen vaihe, johon asiakirja kuuluu Hinta - Asiakirjan yksikköhinta euroina, sis. alv 22%. Veloitetaan asiakkaan arvolisenssin saldosta latauksen yhteydessä. Ostettaessa lomake yksittäin verkkopankin kautta lisätään hintaan pankin palkkio. Kieli - suomi, ruotsi, venäjä tai englanti Korvaa - Lomake, jonka asiakirja korvaa Liittyy - Lomake, johon asiakirja liittyy Tiedosto - Asiakirjaan liittyvä tiedosto (pdf, txt jne.) Julkaistu - Julkaisupäivämäärä Liittyvät tiedostot - Asiakirjaan liittyvä ladattava pdf-tiedosto Liittyvät asiakirjat - Linkkejä asiayhteyteen kuuluvista muista lomakkeista tai asiakirjoista 8

9 Aiemmin tallennetun lomakkeen valinta muokattavaksi Omat asiakirjat -valikossa pystytään tarkastelemaan, muokkaamaan ja lataamaan yrityksen käyttäjien täyttämiä ja tallentamia lomakkeita. 1. Napsauta etusivun valikosta Omat asiakirjat -painiketta. 2. Valitse joko Kaikki tai haluamasi Projektitunnus. 3. Napsauta muokattavaksi haluamasi asiakirjan nimeä. 4. Näytöllesi avautuu Asiakirjan tiedot -ikkuna ja alareunaan valikoima vihreitä painikkeita: Muokkaa, Kopioi, Esikatsele, Lataa, Poista 5. Napsauta Muokkaa-painiketta ja html-lomake avautuu 9

10 Aiemmin tallennetun lomakkeen kopioiminen Voit hyödyntää aiemmin täyttämiäsi lomakkeita kopioimalla tiedot uuteen asiakirjaan. 1. Napsauta etusivun valikosta Omat asiakirjat -painiketta 2. Valitse joko Kaikki tai haluamasi Projektitunnus 3. Napsauta kopioitavaksi haluamasi asiakirjan nimeä 4. Napsauta Kopioi-painiketta 5. Hetken kuluttua Asiakirjan tiedot -ikkunan Oma tunniste -kenttään ilmestyy teksti: Kopio_alkuperäisen asiakirjan nimi 6. Napsauta Muokkaa-painiketta ja html-lomake avautuu 7. Anna asiakirjalle uusi tallennusnimi Oma tunniste -kenttään ja tarvittaessa muuta myös projektitunnus Lomakkeen täyttäminen Lomakkeissa on täyttökentät, joihin voi kirjoittaa tai tuoda tekstiä toisista sovelluksista (word, excel) "kopioi-liitä" -toiminnoilla. Täytettäviä html-lomakkeita voi olla vain yksi kerrallaan avoinna. Pakolliset täyttökentät - on merkitty punaisella tähdellä *. Asiakirjaa ei voi ladata, jos näitä kenttiä ei ole täytetty. Valintaruudut - Valinta tehdään napsauttamalla hiirellä haluttu vaihtoehto Pudotusvalikot - Valinta suoritetaan aukaisemalla valikko valintanuolesta ja aktivoimalla haluttu vaihtoehto Kentissä käytetty fontti on vakio, tasalevyinen courier. Valmiissa asiakirjassa täytetyn tekstin erottaa kiinteästä tekstistä tekstityypin perusteella. Osa kentistä venyy tarvittaessa pituutta tekstin määrän mukaan. Tällöin kentän reunassa oleva vierityspalkki alkaa näkyä. Htmltäyttötila ei tarkoitettu tulostettavaksi. Osassa asiakirjoja on esimerkkitäyttö tuotu valmiiksi täyttökenttään ja sen voi muokata tarpeisiin sopivaksi. Huom! Joillain näytönresoluutioilla on tarpeen kaventaa html-ikkunaa kapeammaksi, vastaamaan tulostuksen pdf-tiedostoa. 10

11 3.3. Lomakkeen tunnistetiedot Napsautettuasi Täytä-painiketta näytöllesi avautuu html-lomake. Täytettävälle lomakkeelle annetaan tunnistetiedot, joiden perusteella lomake voidaan myöhemmin hakea muokattavaksi. Tunnistetietoja ovat: Asiakirjan nimi - näkyy automaattisesti vasemmassa yläkulmassa (esim. Urakkasopimus) Oma tunniste -tallennusnimi ilman erikoismerkkejä, vältä erityisesti kauttaviivan (/)käyttöä, max. 40 merkkiä, (pakollinen tieto) Diaari - vapaamuotoinen ja -ehtoinen asiakirjakohtainen tunnus (esim. viimeisin muokkauspäivä ja muokkaaja), tulostuu lomakkeen etusivun oikeaan yläkulmaan Projektitunnus - Projektitunnuksen (kansio) alle kerätään samaan projektiin kuuluvat asiakirjat ja sopimukset. Vasemmanpuoleiseen kenttään kirjoitetaan uusi projektitunnus tai oikeanpuoleisesta alasvetovalikosta valitaan jo olemassa oleva projektitunnus. (pakollinen tieto) Tunnistetiedoista Oma tunniste ja Projektitunnus ovat pakollisia täytettäviä tietoja tallennusta varten. Erikoismerkit, kuten kauttaviiva, voivat estää asiakirjan tallentumisen Lomakkeen tallentaminen palvelimelle Täytettyäsi html-lomakkeeseen vähintään omat tunnistetiedot (katso 4.2.) ja pakolliset täyttökentät (punaisella tähdellä * merkityt), voit tallentaa lomakkeen vihreällä Talletapainikkeella. Täytetyt tiedot tallentuvat lomakepalvelimen tietokantaan. Tallennetut asiakirjan tiedot säilyvät palvelun tietokannassa, josta ne voi palauttaa muokattavaksi. Muista odottaa vahvistusta lomakepalvelimelta 'Asiakirja talletettu' ja kuittaa napsauttamalla OK. Tallentaminen saattaa kestää joitain sekunteja riippuen tietoliikenneyhteyksistä. Muista käyttää aina Microsoft Internet Explorer -selainta. Tallentaminen ei onnistu Mozilla Firefoxselaimella. Tallenna asiakirja riittävän usein ja aina poistuessasi palvelusta. Palvelussa on automaattinen aikakatkaisu tietoturvasyistä, joka sulkee yhteyden palvelimelle jos lomaketta ei tallenneta tai esikatsella 4 tuntiin. 11

12 3.5. Lomakkeen esikatselu Lomakepalvelimelle tallennettua lomaketta voidaan esikatsella ja tallentaa omalle työasemalle pdf-tiedostomuodossa. Täytettävä html-lomake ei vastaa tulostusasua. Esikatseluversioon (ns. työversioon) tulostuu TÄMÄ ASIAKIRJA ON MITÄTÖN JA SPECIMEN -tekstit. Esikatselu ei kuluta arvolisenssin saldoa. 1. Täytettyäsi tunnistetiedot ja vähintään pakolliset täyttökentät, talleta lomake ja odota palvelimen kuittaus 'Asiakirja talletettu' 2. Vihreiden Talleta- ja Sulje -painikkeiden rinnalle ilmestyy Esikatsele-painike 3. Napsauta Esikatsele-painiketta (painike löytyy myös Oma asiakirja -valikosta halutun asiakirjan kohdalta) 4. Napsauta avautuvasta Windows-ikkunasta Esikatsele-painiketta, jolloin pdf-tiedoston lataaminen jatkuu 5. Tiedostojen lataaminen -ikkunasta valitaan Avaa-painike. Vaihtoehtoisesti voit myös tallentaa pdf-tiedoston työasemallesi Talleta-painikkeella. 6. Esikatseluversio avautuu Adobe Reader -ohjelmaan, josta sen voi tulostaa sekä tallentaa omalle työasemalle Readerin painikkeilla. 7. Sulje Adobe Reader oikeasta yläkulmasta ja olet taas muokattavassa html-lomakkeessa Esikatseluversiota ei voi muokata. Pdf-tiedoston sisällön muokkaaminen on estetty kirjoitussuojauksella. Mikäli pdf-tiedoston avautumisessa on ongelmia, tarkista koneellasi olevat Internet Explorerin palomuuriasetukset kohdasta 1.2. Esikatselu ei kuluta arvolisenssin saldoa. Pdf-tiedoston voi myös lähettää sopimuskumppanille kommentoitavaksi sähköpostin liitetiedostona (Adobe Reader: Tiedosto - Sähköposti). Tiedoston avaamiseksi sopimuskumppani tarvitsee vain ilmaisen Adobe Reader-ohjelman. Lähetettyä pdf-tiedostoa ei voi muokata Valmiin lomakkeen lataaminen Valmiiksi täytetystä lomakkeesta ladataan lomakepalvelimelta maksullinen pdf-tiedosto omalle työasemalle napsauttamalla Lataa-painiketta. Pdf-tiedosto avautuu Adobe Reader -ohjelmaan, josta sen voi tulostaa sekä tallentaa omalle työasemalle myöhempää käyttöä varten. Ladattua pdf-tiedostoa ei voi muokata. Pdf-tiedoston sisällön muokkaaminen on estetty kirjoitussuojauksella. Tallennetut html-lomakkeet säilyvät palvelun tietokannassa, josta ne voi palauttaa muokattavaksi myöhemmin. Lataaminen kuluttaa arvolisenssin saldoa Muiden pdf-tiedostojen lataaminen Spimusehdot ja asiakirjamallit ovat pdf-tiedostoja. Palvelun etusivulla on linkit asiakirjojen hakemistoihin. Napsauttamalla hakemistossa asiakirjan RT-tunnusta tai nimeä avautuu Asiakirjan tiedot-ikkuna. Ikkunassa on ladattavissa kaksi pdf-tiedostoa: esikatselu-pdf (harmaa Adobe Reader-kuvake) ja maksullinen pdf-tiedosto (punainen Adobe Reader-kuvake). Tulostettavan pdf-tiedoston lataaminen kuluttaa arvolisenssin saldoa. = lataa pdf-tiedosto, kuluttaa arvolisenssin saldoa = lataa esikatselu pdf-tiedosto, ei kuluta arvolisenssin saldoa 12

13 4. Maksutavat 4.1. Vuosilisenssi Asiakirjojen maksamiseen on kolme vaihtoehtoa. Vuosilisenssi on järkevä vaihtoehto silloin, kun asiakirjojen käyttö on jatkuvaa ja runsasta. Vuosilisenssiasiakas voi ladata omaan käyttöönsä rajoittamattoman määrän asiakirjoja lisenssisopimuksen voimassaoloaikana ja lisenssisopimuksessa sovitusta valikoimasta. Vuosilisenssin käyttöönotosta laaditaan lisenssisopimus. Valikoimia on neljä: RT-sopimusasiakirjat - koko valikoima RatiLOM -asiakirjat kiinteistönpitoon RT-konsultti - asiakirjat suunnitteluun RT-kuluttaja - omatoimirakentajan asiakirjavalikoima RatiLOM-, RT-konsultti - ja RT-kuluttaja -valikoiman käyttäjät voivat ladata valikoimaan kuulumattomia asiakirjoja hankkimalla arvolisenssiä näiden asiakirjojen lataamista varten. Lisenssiasiakkaiden pääkäyttäjä vastaa yrityksessä lisenssisopimuksen ajantasaisuudesta, käyttäjämääristä ja käyttäjäryhmien perustamisesta. 13

14 4.2. Arvolisenssi Arvolisenssi on vaivaton vaihtoehto silloin, kun vuosilisenssin valikoimat eivät sovellu. Esimerkiksi kun käytät vain tiettyjä asiakirjoja. Arvolisenssin voi hankkia etukäteen joko ottamalla yhteyttä Rakennustiedon myyntipalveluun tai maksamalla itse verkkopankkimaksuna. Asiakirjoja käytettäessä arvolisenssin saldo vähenee käytön mukaan. Verkkopankkimaksu toimii Nordean, Sammon ja OKOn verkkopankeissa. Maksamiseen tarvitset henkilökohtaiset tai yrityksesi verkkopankkitunnukset. Usean käyttäjän yrityksissä toiminto on vain pääkäyttäjien käytettävissä. Napsauta sivun vasemmasta laidasta Yritystiedot-painiketta tai yksityishenkilöiden kohdalla Käyttäjätiedot-painiketta. Painamalla Näytä-painiketta kohdassa 'Arvolisenssin saldo', päästään tarkastelemaan yrityksen/käyttäjän arvolisenssin käyttöhistoriaa. Näkymässä (kts. kuva alla) on listattu kaikki arvolisenssin saldoon vaikuttava käyttö ja arvon lisäykset. Lisäksi jokaisesta tapahtumasta näytetään myös sanallinen kuvaus, päiväys ja muokkaaja. Arvolisenssiin voidaan ostaa arvoa näkymässä, johon päästään käyttötilaston Ostapainikkeesta tai myös sivulta yrityksen tiedot. Kenttiin tulee syöttää ostettavan arvon määrä sekä pankkiyhteys, jolla maksu halutaan suorittaa. Osta-painike avaa uuden näkymän, josta voidaan siirtyä valitun pankin verkkopalveluun suorittamaan maksu. Arvolisenssin yksikö 1=1e. Jotta maksu kirjautuisi järjestelmään oikein, pitää maksusuoritus toimittaa siihen asti, että pankin palvelu pyytää palaamaan "asiakkaan järjestelmään". 14

15 4.3. Verkkopankkimaksu Verkkopankissa on mahdollista maksaa yksi asiakirja kerrallaan. Pankki perii palkkion voimassaolevan hinnaston mukaisesti. Ladattaessa arvolisenssiä palkkiota ei peritä. Omat asiakirjat -valikosta avautuvat kaikki tallennetut asiakirjat. Valitsemalla taulukosta ostettava asiakirja (palvelimelle tallennettu lomake), avautuu Oma asiakirja -ikkuna. Napsauttamalla Osta asiakirja -painiketta avautuu linkki verkkopankkimaksuun. Verkkopankkimaksu toimii Nordean, Sammon ja OKOn verkkopankeissa. Pankin valinta tapahtuu pudotusvalikosta. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä ostamaan arvolisenssiä. Katso ohje 4.2. Kun verkkopankkimaksu on maksettu, Osta asiakirja -painikkeen tilalle vaihtuu Lataa-painike. Tällä käynnistetään maksullisen pdf-tiedoston lataustoiminto. Huom! Onnistuneesti suoritettua arvolisenssin latausta ei palauteta, joten varmista sopimuksen sisällön virheettömyys tulostamalla esikatseluversio kohdan 3.5. mukaisesti. Varmista myös Internet Explorer-asetuksesi, jotta lomakkeen lataaminen palomuurin läpi onnistuu. 15

16 5. Käyttäjätietojen hallinta 5.1. Käyttäjätiedot (rekisteröinti yksityishenkilönä tai yhden käyttäjän yrityksenä) Yksityishenkilönä tai yhden käyttäjän yrityksenä palveluun rekisteröityneet käyttäjät voivat muokata tietojaan aloitussivun vasemman reunan Käyttäjätiedot-painikkeella. Napsauttamalla Muokkaa-painiketta pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan omia tietojasi. Yrityksen nimi Osoite Käyttäjätunnus Etunimi Sukunimi Salasana (min. 5 merkkiä) Sähköposti Puhelinnumero Käyttäjätunnus ja salasana ovat vapaasti muutettavissa. Mikäli käyttäjätunnus on jo käytössä, palvelin ilmoittaa tästä tallennuksen yhteydessä. Salasana syötetään kahdesti ja se tallennetaan järjestelmään salattuna. Jos kenttiin ei kosketa, vanha salasana jää voimaan. Salasana on käyttäjäkohtainen. Unohtuiko salasana -palveluun on linkki sisäänkirjautumissivulla. Lomakkeella voit tilata unohtuneen käyttäjätunnuksesi ja/tai salasanasi sähköpostilla. Lähetämme salasanan vain siihen sähköpostiosoitteeseen, joka palveluun on rekisteröity. Jos tunnus on rekisteröity yritykselle, täytä ehdottomasti myös yrityksen nimi, jotta löytäisimme tietosi helpoimmin. Lähetämme salasanan viimeistään seuraavana arkipäivänä. Erikoistapauksissa ota yhteys asiakastukeen. Usean käyttäjän yrityksissä pääkäyttäjä antaa salasanan kadonneen tilalle Yritystiedot (rekisteröinti useamman käyttäjän yrityksenä) Usean käyttäjän yritys voi olla lisenssisopimusasiakas tai arvolisenssiasiakas. Yrityksenä palveluun rekisteröityneet käyttäjät voivat muokata tietojaan aloitussivun vasemman reunan Yritystiedot-tai Käyttäjätiedot-painikkeella. Yrityksen pääkäyttäjillä on etusivun vasemmassa reunassa Yritystiedot-painike, jolla he voivat muokata niin yrityksen tietoja kuin eri käyttäjien tietoja. Pääkäyttäjä antaa mm. uuden salasanan unohtuneen tilalle. Muokkaa-painiketta napsauttamalla muutetaan yrityksen 16

17 tietoja. Valitse-sarakkeen käyttäjätunnusta napsauttamalla muutetaan yksittäisen käyttäjän tietoja. Käyttäjästä ilmoitetaan nimen lisäksi onko hän pääkäyttäjä (K/E) sekä viimeisimmän järjestelmään kirjautumisen päivämäärä. Nimi - Yrityksen virallinen nimi Aakkostusnimi - Aakkostusnimi muodostetaan jättämällä yrityksen nimen alusta mahdollinen Oy, Oyj, Ab jne. liite pois. Esim. Oy Putkiliike Ab:n aakkostusnimeksi tulee Putkiliike Ab. Rautakauppa Oy:n nimeä ei tarvitse muuttaa. Aakkostusnimi tulee automaattisesti, mikäli sitä ei ole asetettu. Yhteyshenkilö Sähköposti Osoite Puhelinnumero Arvolisenssin saldo - Näytä-painikkeella päästään selaamaan arvolisenssin käyttöhistoriaa tarkemmin ja ostamaan lisää arvoa. Lisenssejä Luotu - Yrityksen tietojen luontipäivämäärä. Arvoa ei voi muuttaa. Yrityksen paketit 17

18 Käyttäjillä on etusivun vasemmassa reunassa Käyttäjätiedot-painike, jolla he voivat muokata ainoastaan omia tietojaan. Osoite Käyttäjätunnus Etunimi Sukunimi Salasana (min. 5 merkkiä) Sähköposti Puhelinnumero Käyttäjätunnus ja salasana ovat vapaasti muutettavissa. Mikäli käyttäjätunnus on jo käytössä, palvelin ilmoittaa siitä tallennuksen yhteydessä. Salasana syötetään kahdesti ja se tallennetaan järjestelmään salattuna. Jos kenttiin ei kosketa, vanha salasana jää voimaan. Salasana on käyttäjäkohtainen. Unohtuiko salasana -palveluun on linkki sisäänkirjautumissivulla. Lomakkeella voit tilata unohtuneen käyttäjätunnuksesi ja/tai salasanasi sähköpostilla. Lähetämme salasanan vain siihen sähköpostiosoitteeseen, joka palveluun on rekisteröity. Jos tunnus on rekisteröity yritykselle, täytä ehdottomasti myös yrityksen nimi, jotta löytäisimme tietosi helpoimmin. Lähetämme salasanan viimeistään seuraavana arkipäivänä. Erikoistapauksissa ota yhteys asiakastukeen. Usean käyttäjän yrityksissä pääkäyttäjällä antaa salasanan kadonneen tilalle. 18

19 5.3. Käyttötilasto Käyttötilasto-painike avaa näkymän, jossa voidaan tarkastella yrityksen suorittamia muokkaus- ja lataustapahtumia järjestelmässä. Napsauttamalla kentän tunnusta (käyttäjä, asiakirja, tapahtuma, aika, arvolisenssi) voidaan tiedot lajitella uudestaan kyseisen kentän mukaan aakkostaen. Eri tapahtumatyyppejä ovat: Lataus - Täytetyn lomakkeen lataus omalle koneelle Muokkaus - Täytetyn lomakkeen muokkaus Arvolisenssi - Kuinka paljon arvolisenssin saldoa tapahtuma on kuluttanut. Järjestelmässä ei ole hälytysrajaa arvolisenssin saldolle, joten pääkäyttäjän tulee huolehtia saldon riittävyydestä Omat asiakirjat Omat asiakirjat -valikkoon arkistoituvat käyttäjän täyttämät ja tallentamat lomakkeet. Ne voivat olla joko keskeneräisiä tai lopullisia lomakkeita. Lomakkeiden muokkausaikaa ei ole rajoitettu. Voit valita lomakkeet listattavaksi joko 'Kaikki'-linkillä tai napsauttamalla asianomaista projektitunnusta.. Vinkki! Laadi Omat asiakirjat -kansioon valmiita lomakepohjia, joissa omat perustiedot ovat valmiina. Kopiointi-toiminnon avulla nopeutat asiakirjojen laatimista. Asiakirjat nimetään projektitunnuksella, joka voi olla esim. projektin nimi tai numerotunnus, jotta asiakirjojen haku olisi helppoa. Vaihtoehtoisesti usean käyttäjän yrityksissä projektitunnus voi olla myös henkilön nimi, jolloin käyttäjä löytää omat lomakkeensa nopeimmin. Projektitunnus poistuu automaattisesti, jos kansion sisältö tyhjennetään poistamalla asiakirjat kansiosta. Suosittelemme tarpeettomien lomakkeiden poistoa palvelimelta ajoittain. Lomakepalvelin ei ole tarkoitettu yrityksen pysyväksi asiakirjojen arkistoksi, vaan jokainen ladattu pdf-tiedosto tulee AINA tallettaa asiakkaan omalle työasemalle tai yrityksen palvelimelle. Palvelun ylläpitäjällä on oikeus rajoittaa käyttäjäkohtaista levytilaa. 19