Projektin suunnittelu - TIE TULOKSIIN

Transkriptio

1 - TIE TULOKSIIN Urpo Jalava & Kari J Keinonen 2008 Koulutus

2 Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Urpo Jalava ja Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Käyttöoikeus oikeuttaa materiaalin hankkinutta organisaatiota (käyttöoikeuden haltija) asentamaan opintomateriaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville (työntekijät ja opiskelijat) voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaaleista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright Urpo Jalava & Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. ISBN Sähköiset opintomateriaalit Ornanet Koulutus on tuottanut PDF-muotoisia opintomateriaaleja seuraavasti: Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Word Eng - Käytön perusteet (versio 2007) Microsoft Excel Eng - Käytön perusteet (versio 2007) Microsoft Project - Käytön perusteet (versio 2000) Microsoft Project Käytön perusteet (versio 2003) Microsoft Project Käytön perusteet (versio 2007) Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1) Microsoft Access - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Excel - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft PowerPoint - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Word - Edistynyt käyttö (versio 2007) Tutustu opintomateriaalien sisältöihin tarkemmin napsauttamalla seuraavaa linkkiä ornanet-koulutus.fi -sivustolle. Tilaa organisaatioosi suuremmat erät tai tarjouksen materiaaleista -osoitteesta: kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi Hanki materiaaleista edulliset yksittäiskappaleet Ellibs e-kirjakaupasta. Napsauta seuraavaa, alla olevaa linkkiä: Urpo Jalava & Kari J Keinonen

3 Sisällysluettelo Alkusanat... 1 Johdanto... 2 Miksi projektisuunnittelua tarvitaan?... 4 Joustava yritys osaava työntekijä...5 Mikä on projekti?... 6 Epävarmuudessa eläminen... 6 Monimuotoinen projektitoiminta: teknis-tuotannollinen ja innovatiivinen projekti... 7 Teknis-tuotannolliset projektit...8 Innovatiiviset projektit...10 Projektien jako tyypeittäin...11 Millainen on toimiva projekti?...13 Mitä on projektisuunnittelu?...16 Määritelmä...16 Perussuunnittelu...16 Kokeileva suunnittelu...18 Yhteenveto: Huomioi seuraavat asiat...22 Miten vaikutat projektisuunnittelulla tuottavuuteen ja laatuun?...23 Projektityömalli...24 Tarkentuva, iteroiva suunnittelu...25 Projektin suunnittelun kokonaismalli...26 Miten aikaansaat projekti-idean?...27 Miten valmistelet projektin?...28 Projektialoite eli -ehdotus...28 Suunnitteluryhmän kokoaminen...28 Esitutkimukset...28 Hankesuunnittelu...28 Projektin määrittely...29 Esiprojektit...29 Projektiesitys...29 Projektin asettaminen...30 Projektiorganisaatio...30 Miten suunnittelet projektin?...34 Projektiryhmän kokoaminen...34 Tutkimuksen toteutus...34 Suunnittelu...35 Miten toteutat toimivan projektin?...37 Projektitehtävät...37 Projektivalvonta...37 Projektiohjaus...38 Suunnitelman muuttaminen...39 Miten lopetat projektin?...40 Testaus...40 Keskeyttäminen...40 Lopettaminen...41 Urpo Jalava & Kari J Keinonen

4 Miten seuraat projektia?...42 Aikataulu ja laatu...42 Talousarvio...42 Seurannan järjestäminen...43 Mitä dokumentoidaan?...43 Dokumentoinnin vaiheet...44 Seurantatietojen dokumentointi...46 Arkistointi...46 Miten tuet projektin lopputuotteen käyttöönottoa?...47 Miten arvioit projektia?...47 Seurantatietojen arviointi...47 Palaute ja reklamaatiot...48 Miten ylläpidät projektin lopputuotetta?...49 Projektin jälkihoito...49 Miten kehität suunnittelua jatkuvasti tarkentuvaksi?...49 Miten huomioit laadun projektisuunnittelussa?...50 Miten teet projektin laadunohjaussuunnitelman?...51 Miten hallitset projektisi riskit?...52 Päätöksentekoriskit...52 Riskien analysointi...54 Miten asetat vastuut?...55 Miten teet projektisi laadunohjausta?...56 Miten päätät laatuohjauksen?...56 Laadun varmistaminen...57 Millaisia ovat projektisuunnittelun työvälineet?...58 Millaisia ovat projektisuunnittelun perinteiset menetelmät?...58 Millaisia ovat projektisuunnittelun tietokonepohjaiset menetelmät?...59 Atk-ohjelmat...59 Johtaminen projektitoiminnassa...62 Projektikokonaisuuden rakentaminen...62 Strategiaa toteuttava projektisalkku...62 Projektisalkun rakentaminen...64 Projektijohtaminen on erityislaatuista...68 Mitä on johtajuus?...68 Projektin johtajuusroolit...69 Mihin johtajan pitäisi keskittyä?...69 Roolikehys...71 Millaisia taitoja projektityöntekijä tarvitsee?...73 Ammatilliset taidot...73 Projektityötaidot...73 Projektin yhteistyötaidot...74 Miten kehität projekteja verkostoitumalla?...75 Peruskäsitteitä - sanasto...76 Yleistermit...76 Projektitermit...78 Suunnittelutermit...80 Hakemisto...81 Lähdeviittaukset...83 Urpo Jalava & Kari J Keinonen

5 Alkusanat Projektin suunnittelu Olemme kirjoittaneet tämän oppimateriaalin koska projektiosaamisella on tänään kysyntää. Projektitoiminta on laaja ja kasvava alue työelämässä. Voidaan sanoa että projektivalmiudet ovat työelämässä toimimisen perusosaamista. Projekteissa korostuu tavoitteiden mukaisten tulosten aikaansaaminen. Tärkeää silloin ovat aikataulut, kustannusten hallinta ja lopputuloksen laatu. Kaikki tämä vaatii osaamista jota voidaan saada aikaan projektiajattelulla. Materiaalin keskeinen tavoite on selventää projektinhallintaa ja projektisuunnittelua - ei ole projektia jota et voisi suunnitella. Useimmat projektit tuottaisivat hyvin suunniteltuina laadullisesti paremman lopputuloksen edullisemmin ja nopeammin. Materiaalin tavoitteena on myös motivoida sinua projektinhallintaan ja oppimaan projektisuunnittelun perusteet sekä huomioimaan koko projektin ajan seuranta ja laatunäkökulmat. Materiaalimme johtoajatuksena on pysyminen projektiajattelun perusasioissa. Tom Lundberg 1 sanoo, että "juuri perusasioiden kanssa me operoimme koko ajan alasta riippumatta". Hän toteaa myös, että "tiedon, osaamisen ja ymmärryksen lisääminen luo kirjoittamiselle lisäarvoa". Pyrimme tällaiseen ymmärrystä kehittävään lisäarvoon kirjoittaessamme projektinhallinnan perusasioista. Materiaali ei pyri kattamaan tai kertomaan sinulle kaikkea projektinhallinnasta tai -suunnittelusta. Pyrimme antamaan kattavan kuvan määrällisesti suurimmasta projektinhallinnan alueesta eli pienten projektien suunnittelusta ja hallinnasta. Tämä opintomateriaali pyrkii etenemään projektityömallin (sivu 24) mukaisesti vaiheittain. Materiaalissa esitämme sinulle projektin jäsentämistä eri tehtäväkokonaisuuksiin. Tärkeää ei mielestämme ole suunnittelun viitekehyksen, projektityömallin noudattaminen orjallisesti. Tärkeää on se että opit käyttämään mallia joustavasti pitäen projektissasi mukana kaikki ja vain ne vaiheet joita projektissasi tarvitset. Projekti toteutetaan kyseisen vaiheistuksen mukaan vain kun se on mielekästä. Materiaaliamme lukiessasi sinun kannattaa edetä joko alusta loppuun tai valita projektisi etenemisen ja oman osaamisesi kannalta mielenkiintoinen otsikko. PDF-tiedostoa lukiessasi pääset haluamasi otsikon kohdalle ikkunan vasemmassa reunassa olevaa otsikon kirjanmerkkiä napsauttamalla. Esitä lukiessasi kysymyksiä ja seuraa lukemaasi. Pyri luettuasi miettimään saitko esittämiisi kysymyksiin vastauksen. Olemme koonneet materiaalin loppuosaan käsitteiden määrittelyluvun - sanaston. Olemme havainneet, että ilman käsitteitä ja niiden ymmärtämistä kirjan kuin kirjan lukeminen on todella tuskallista. Suosittelemme että tutustut aluksi termeihin lukemalla ne nopeasti läpi. Termin tullessa vastaan tässä sähköisessä tiedostossa on se merkitty linkiksi (sininen) jolla pääset sanastossa kyseiseen kohtaan. Kun sitten lukiessasi tarvitset jonkin termin tarkennusta, siirry linkkiä napsauttamalla sanastoon. Alkuperäiseen kohtaan palaat napsauttamalla WEB-painiketta Takaisin. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Urpo Jalava ja Kari J Keinonen Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 1

6 Johdanto Projektin suunnittelu Haluamme tuoda projektinhallinnassa esiin erään hieman uudemman näkökulman. Projektinhallinta on yksinkertainen tavalliselle ihmiselle tarkoitettu toimintamuoto. Opit hallitsemaan projektit kunhan ensimmäiset projektit, joilla projektitoimintaa harjoittelet, ovat tarpeeksi pieniä ja yksinkertaisia. Otamme näkökulman esiin sen tärkeyden vuoksi. Kun projekteissa toimivat oppivat viemään tyylikkäästi läpi pienet projektit, voi heistä kasvaa suuremmat projektit hallitsevia projektiosaajia. Tom Lundberg 2 siis korostaa kirjassaan, että toimimme perusasioiden kanssa toimialasta riippumatta. Hänen mielestään perusasioiden osaaminen vie meidät kaikki menestykseen. Olemme tuosta hänen kanssaan samaa mieltä. Ilman perusasioiden osaamista ei nimittäin voi syntyä vaativampienkaan asioiden osaamista eikä ammattitaitoisia projektipäälliköitä. Puuhunkaan ei kiivetä latvasta, ellei se ole lahoamisen vuoksi kaatunut. Silloinkin tulee miettiä onko puuhun kiipeäminen enää edes tarpeen ja onko se tavoittelemisen arvoinen haaste. Mielestämme siis ennen suurten projektien hallintaa sinun on hallittava pienempien projektien johtaminen ja -suunnittelu hyvin. Suuremmat projektit voit ja sinun tuleekin jakaa pienempiin osakokonaisuuksiin eli aliprojekteihin tai työvaiheisiin. Suuret kokonaisuudet on hallittavissasi jos opit hoitamaan pienemmät osakokonaisuudet kunnolla. Suurissa projekteissa sinulla on tämän jälkeen enää vain yksi erityinen ongelma-alue; osien liittäminen toisiinsa eli rajapintojen hallinta. Suurten projektien rajapintojen hallinta on erittäin vaativa tehtävä. Pyrkiessämme opastamaan sinua projektinhallinnan ja -suunnittelun perusasioihin olemme joutuneet rajaamaan materiaalia siten, ettei suurten projektien rajapintojen hallintaan paneuduta. Erottelemme projektit seuraavien taulukoiden mukaisesti. Käytämme pohjana euromääräistä kustannusjakoa. Tällainen jako antaa projekteista vain suuntaa antavan kuvan. Jako osoittaa kuitenkin projektien vaativuutta edes jollakin mittarilla mitattuna. Taulukko 1 Esimerkkejä suurista projekteista. Toimiala Rakennusala IT-ala Kasvatus ja opetusala Laivanrakennus Tuote Atomivoimalan rakentaminen Windows Vista käyttöjärjestelmän toteuttaminen/ohjelmointi Valtakunnallinen koulu-uudistus Loistoristeilijän rakentaminen Maailmalla tehdään suuria projekteja joiden kustannusvaikutukset ovat yli 200 miljoonaa euroa. Projekti on suuri jos sen laajuus on yli 1000 miestyövuotta. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 2

7 Taulukko 2 Esimerkkejä keskisuurista projekteista. Toimiala Rakennusala IT-ala Kasvatus ja opetusala Laivanrakennus Tuote Asumalähiön rakentaminen Metsäteollisuusyrityksen toiminnanohjausjärjestelmän toteuttaminen Valtakunnallinen tutkintouudistus Yhteysaluksen rakentaminen Keskisuuren projektin kustannusvaikutukset ovat miljoonaa euroa. Projekti on keskisuuri jos se on laajuudeltaan yli kymmenen miestyövuotta. Taulukko 3 Esimerkkejä pienistä projekteista. Toimiala Rakennusala IT-ala Kasvatus ja opetusala Laivanrakennus Tuote Autotallin-, omakotitalon tai kerrostalon rakentaminen Laskutussovelluksen tai varastovalvontaohjelman tekeminen Kurssi- tai tutkintokokonaisuuden tuottaminen Purjeveneen tai proomun rakentaminen Projektit ovat pieniä jos niiden kustannusvaikutukset ovat tuhansista euroista aina miljoonaan euroon. Pieni projekti on laajuudeltaan muutamasta päivästä aina kymmeneen miestyövuoteen kestävä kokonaisuus. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 3

8 Miksi projektisuunnittelua tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu ja projektityöskentely tuottaa useammin käyttökelpoisen työtuloksen tai lopputuotteen. Hallittu projekti toteutetaan aikataulullisesti oikeaan aikaan ja ennalta budjetoiduilla kustannuksilla - jopa alle. Mitä suurempi tai merkittävämpi projektion on sitä tärkeämpää ja myös vaativampaa on suunnittelu. Työn organisoiminen projektiksi on tehokas ja taloudellinen tapa toimia. Hallitsemalla projektitaidot voit suunnitella, organisoida ja vetää projektit laadukkaasti sekä kustannustehokkaasti. Projektitaidot hallitsemalla voit noudattaa aikatauluja ja jopa alittaa ne. Organisaatiot ja niiden työntekijät, tarvitsevat projektinhallinnan osaamista muun muassa seuraavien seikkojen vuoksi: Asiakkaat vaativat laadukasta tuotantoa, tuotteita ja palvelua. Asiakkaat vaativat tuotteen helppokäyttöisyyttä ja toimivuutta. Asiakkaat kaipaavat toiminta- ja toimitusvarmuutta. Asiakkaat odottavat tehokasta päätöksentekoa. Asiakkaat vaativat joustavuutta kaikkeen toimintaan. Asiakkaat vaativat yksilölliseksi räätälöityjä tuotteita. Asiakkaat odottavat taloudellista toimintaa, kustannussäästöjä. Työntekijät pysyvät tyytyväisempinä koska projektityöskentely on inhimillistä, usein ryhmässä tapahtuvaa työtä. Kaikki yhteisöt joutuvat kilpailutilanteeseen ja laadullisesti parhaat kilpailijamme ovat soveltaneet jo pitkään projektityötapoja. Projektin tekniset ongelmat voidaan välttää jos projektin johto kartoittaa ja tiedostaa mahdollisimman varhain riskialueet ja ryhtyy toimenpiteisiin riskien välttämiseksi. Projektin määrittelyn ja suunnittelun laatuongelmat ovat minimoitavissa jos projektinhallinta ja -johtaminen ovat kunnossa. Suunnittelun kautta luodaan tie tavoitteeseen. Eri tutkimuksissa on todettu muun muassa seuraavaa: TOM DE MARCO:n Controlling Software Projects tutkimus osoitti että 15 % atkprojekteista ei tuota käyttöönotettavaa lopputulosta. US AIR FORCE:n tutkimus osoitti että 60 % projekteissa epäonnistumisista ja aikataulu- sekä kustannusylityksistä on johtunut projektin organisoinnin, hallinnan ja johtamisen puutteista ja virheistä. Heikosta määrittelystä johtuvia laatuongelmia on 30 % kaikista virheistä ja vain 10 % epäonnistumisista on seurausta projektin teknisistä ongelmista (suorituskyky ja tekninen luotettavuus). Hyvä suunnittelu ja projektinhallinnallinen osaaminen voivat auttaa parhaiten kunnollisen lopputuotteen aikaansaamisessa. Materiaalin lähestymistapa projektinhallinnassa on "laatuguru" Edward G. Demingin laatuympyrän ajatusta mukaileva projektityömalli (sivu 24). Tällainen malli helpottaa projektien suunnittelua ja toteutusta. Kaikista malleista on kuitenkin muistettava, etteivät ne ole itsetarkoitus. Mallia tulee käyttää soveltaen, usein mm. töiden etenemisvaiheiden järjestys vaihtelee. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 4

9 Joustava yritys osaava työntekijä Tarkoituksemme on antaa sinulle yleiskuva projektityöskentelystä eli projektinhallinnasta. Projektityöskentelyä tapahtuu lähes kaikissa nykyisissä työtehtävissä. Näin meistä lähes jokainen tarvitsee myös projektinhallinnallista osaamista. Sinun kannattaakin paneutua aiheeseen vakavasti. John Atkinson on laatinut joustavan yrityksen mallin. Malli perustelee hyvin projektiosaamisen tärkeyden. Yrityksen ydintyövoima Avainhenkilöt Vähemmän tärkeät työntekijät (osa- tai määräaikaiset) Freelancerit, etätyöntekijät ja alihankkijat Kuva 1 Yrityksen työvoiman jakautuminen. Tulevaisuudessa ydintyövoimaa ovat ehkä enää yritysten omistajat. Tällä hetkellä useissa maissa yli 60 % uusista työpaikoista on määräaikaisia ja ne toteutetaan pääosin jonkinlaisina projekteina. Näin meidän jokaisen on hallittava projektit jotta voimme kuulua osana johonkin organisaatioon. Eri ennusteiden mukaan myös alihankinnat ja etätyön määrä tulee tulevaisuudessa joko kasvamaan tai pysyy vähintäänkin ennallaan. Jalavan 3 ja Virtasen mukaan Stewart toteaa että tulevaisuudessa projektityö on keskeisin työn organisoitumisen muoto: kun meillä oli ennen kiinteitä työpaikkoja, on meillä nyt runsaasti projekteja. Projektiperustainen työura eroaa huomattavasti aikaisemman tyylisistä uraputkista, ja muutos näkyy ainakin seuraavilla tavoilla: Jatkossa työura on sarja määräaikaisia työsuhteita eikä uraputki. Projektisuunnittelun, -ohjauksen ja projektinhallinnan taidot ovat kaiken osaamisen peruskivi. Edellisistä johtuen tulevaisuuden työorganisaatioissa valta perustuu osaamiseen, ei organisatorisiin asemiin. Työorganisaatioissa useimmat työtehtävät ja -roolit voidaan ulkoistaa, voit myydä palvelujasi ostopalveluperiaatteella. Hierarkiat eivät säätele uralla etenemistä vaan osaaminen ja kysyntä (projekti)markkinoilla. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 5

10 Mikä on projekti? Aluksi on hyvä määritellä se käsite josta puhumme. Tässä materiaalissa määrittelemme projektin seuraavasti: Projekti on hyvin organisoitu, luonteeltaan harvoin samanlaisena toistuva, määritelty ja suunniteltu, ajallisesti ja sisällöllisesti rajattu ja tiettyyn tilannekohtaiseen tavoitteeseen tähtäävä tehtäväkokonaisuus jota toimeenpanemaan muodostetaan oma projektiorganisaatio. Projekti on siis työskentelymalli jossa työn tavoite, kesto ja resurssit ovat ennalta määriteltyjä ja suunniteltuja. Projektilla on myös selvä alku ja loppu sekä tehtäviä ja välitavoitteita (virstanpylväitä). Kaikille projektitehtävillekin on asetettu tavoitteita. Projektia hoitaa sille luotu erillinen, usein määräaikainen oma projektiorganisaatio. Määritelmän mukainen projekti on usein varsin vaativa toimintaympäristö. Projekti ei yleensä ole jatkuvaa toimintaa vaan se etenee tehtävän määrittelystä suunnittelun ja toteutuksen kautta projektin päättämiseen sekä kertaluonteisen organisaation purkamiseen. Tällainen kokonaisuus sisältää pienoiskoossa käytännössä kaikki ne kysymykset joita organisoidun toiminnan perustamisessa ja ohjaamisessa voi eteen tulla. Projekti soveltuu erittäin hyvin kertaluonteisiin uusiin ja vaativiin töihin joissa eri alojen tietämystä yhdistetään. Kirjoittajien mielestä tuo määritelmässämme oleva "luonteeltaan harvoin samanlaisena toistuva" on parempi ilmaus työtehtävän ominaisuudeksi kuin usein määritelmiin kirjattu "ainutkertainen" tai "kertaluonteinen". Tämä siksi että projektitoiminnan kenttä on hyvin laaja. Käytännössä usealla alalla nimenomaan samankaltaisia töitä tehdään projekteina, mutta toisaalla projektit saattavat olla hyvinkin erikoistuneita ja toteutus tapahtuu vain kerran Epävarmuudessa eläminen Kaikkeen organisoituun toimintaan liittyy tietty määrä epävarmuutta mutta erityisen luonteenomaista epävarmuus on projektitoiminnassa. Epävarmuus liittyy tavallisesti tilanteiden uutuuteen tai monimutkaisuuteen. Kun tilanne on uusi sen etenemisestä tai erilaisten ongelmien ratkaisujen toimivuudesta ei voida olla varmoja. Kun tilanne on monimutkainen, epävarmuus syntyy vaikeasti arvioitavista yhteisvaikutuksista. Kun monimutkaisessa tilanteessa tartutaan johonkin ongelmaan, sen mukana näyttää nousevan koko joukko riippuvuuksia ja uusia ongelmia joihin tarttuminen taas tuo mukanaan yhä uusia. Epävarmuus voidaan jakaa vaihteluun, riskeihin ja kaoottiseen, ennakoimattomaan epävarmuuteen. Vaihtelu voi olla esimerkiksi sitä, että tietty työ vie kokemuksen mukaan tietyn ajan mutta tässäkin ilmenee tavallisesti vaihtelua. Esimerkiksi muurari tekee neliömetrin tiiliseinää ennakoitavassa ajassa mutta siihen voi liittyä vaikkapa tekijän kokeneisuudesta johtuvaa vaihtelua. Toisaalta tiedetään että hyvin todennäköisesti projektin työntekijät alkavat noin vuoden vaihteen tienoilla sairastua erilaisiin hengitystietulehduksiin tai influenssaan, vaikka epidemian vakavuudesta ei ole vielä projektia suunniteltaessa tietoa. Tämä on kuitenkin järkevää ottaa pelivaroissa jotenkin huomioon. Vaihtelu ei ole oikeastaan edes epävarmuustekijä sillä sen olemassaolo voidaan yleensä aina ennakoida ja siihen voidaan tavallisesti myös tehokkaasti varautua. Meillä voi olla tiedossa esimerkiksi muurarin tekemään tiiliseinäneliömetriin liittyvä työajan vaihtelu Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 6

11 vaihteluvälinä tai keskihajontana. Vaihtelu ei siis ole luonteeltaan riski joka on ennakoitavissa oleva, mutta epävarma tapahtuma. Sellaisissa tuotannollisissa projekteissa joissa työ tehdään kerta toisensa jälkeen hyvin samanlaisena, kannattaa vaihtelua pyrkiä hallitsemaan ja vähentämään projektin sisäisiin työtapoihin vaikuttamalla. Tehtävän toistaminen ja seuranta mahdollistaa vaihtelun lähteille pääsemisen ja sellaisiin toimiin ryhtymisen joka tulevissa projekteissa vähentävät vaihtelua. Vaihteluun varautuminen tarkoittaa usein pelivaran jättämistä aikatauluun ja budjettiin. Projektin johtamisen näkökulmasta vaihtelun hallinta tarkoittaa myös vaihtelun seurantaa ja siihen liittyvää ongelmien ratkaisemista. Vaihtelu on varmaa epävarmuutta. Riskeistä sen sijaan puhutaan kun epävarmuus johtuu jollakin todennäköisyydellä mahdollisista tapahtumista, jotka voivat vaikuttaa projektin tavoitteiden saavuttamiseen. Tällaiseen mahdollisten ja nähtävissä olevien, mutta ei suinkaan varmojen tapahtumien aiheuttamien ongelmien ennakoimiseen perustuu mm. riskien analyysi, jota pyritään kaikissa hyvin suunnitelluissa projekteissa tekemään. Vaihtelu muodostuu tavallisesti varsin pienistä tapahtumista, kun taas riskin laukeaminen merkitsee jonkin merkitykseltään suuremman ja epätoivotun tilanteen toteutumista. Riskin laukeaminen on kuitenkin ennakoitavissa olevaa epävarmuutta. Näiden tekijöiden selvittäminen perustuu siihen havaintoon että usein epävarmuustekijän identifioinnin jälkeen saattaa olla jopa varsin helppoa tehdä alustavaan suunnitelmaan sellaisia muutoksia, jotka estävät riskin toteutumista tai ainakin varasuunnitelmana osoittavat toimintatavan silloin, kun riski on lauennut. Kun tilanteet muuttuvat sillä tavoin, että niiden ennakointi on hyvin vaikeata tai mahdotonta, puhutaan turbulenssista, kaaoksesta tai ennakoimattomasta epävarmuudesta. Ennakointi nojaa toisaalta omaan kokemusmaailmaamme ja toisaalta siihen, että ulkomaailman toiminta ja pelisäännöt säilyvät samanlaisina. Mikäli meillä on laaja ja pitkä kokemus, voimme ennakoida tulevia tapahtumia ja tehdä oikeita päätelmiä pienistäkin vihjeistä joita kokemattomampi ei edes huomaisi. Tämä edellyttää kuitenkin sitä että pelikenttä pysyy muuttumattomana. Mikäli se muuttuu voimakkaasti, kokemuksestakin on vain hyvin rajallista hyötyä ja asiat voivat tapahtua tilaamatta ja yllätyksenä. Projektin hallinnan ja suunnittelun perustarkoituksena on ennakoida tulevaa ja ottaa aina läsnä oleva epävarmuus mahdollisimman hyvin hallintaan. Seuraavassa esitellään kaksi projektityyppiä jotka ovat tässä suhteessa varsin erilaisia. Monimuotoinen projektitoiminta: teknistuotannollinen ja innovatiivinen projekti Kun puhutaan projektitoiminnasta, puhutaan joukosta epävarmuuden suhteen varsin erilaisissa tilanteissa toimivia projekteja. Projektien suunnittelun, toteutuksen ja johtamisen lähtökohtana tulisi siis olla ajatus, että kaikki projektit eivät ole samanlaisia. Yksi keskeinen jaottelu rakentuu kahdesta pääulottuvuudesta, teknisestä epävarmuudesta ja ihmisten toimintaan liittyvästä epävarmuudesta. Tekninen epävarmuus liittyy siihen onko projektin tavoitteiden toteuttamiseen olemassa keinoja, ts. toimivia ammatillisia tai teknisiä menetelmiä. Ihmisiin liittyvä epävarmuus on epävarmuutta yleensä kahdesta tekijästä, ihmisten osaamisesta ja/tai sitoutumisesta suhteessa hankkeen tavoitteisiin. Seuraavassa kuvattavat puhtaat teknis-tuotannollisen ja innovatiivisen projektin tyypit lienevät melko harvinaisia. Tavallisesti projektit sijoittuvat epämääräisemmin johonkin paikkaan näiden tyyppien väliselle jatkumolle. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 7

12 Teknis-tuotannolliset projektit Ideaalityyppisen tai puhtaan teknis-tuotannollisen projektin ominaisuuksia ovat vähäinen tekninen epävarmuus ja vähäinen ihmisten toimintaan liittyvä epävarmuus. Nämä ovat projekteja joissa epävarmuustekijät ovat harvinaisia ja tavallisesti varsin hyvin tunnettuja. Tunnettuus johtuu perimmältään siitä, että projekti tai ainakin sen osatekijät ovat itse asiassa toistettu aikaisemmin monta kertaa. Näin tulevaa voidaan ennakoida ja pääosa ongelmista alkaa olla jo valmiiksi ratkaistuja. Epävarmuus on luonteeltaan pääasiassa - ei tosin pelkästään - vaihtelua. Näiden projektien toteuttamisessa voidaan käyttää hyväksi kaikkia perinteisiä projektin suunnittelun menetelmiä. Yleensä kaikki organisaatiot pyrkivät minimoimaan epävarmuustekijöitä suunnittelun avulla. Varsin keskeinen ennakoitavuuden lisäämisen menetelmä on standardointi. Toimintaa pyritään standardoimaan mm. työmenetelmien suunnittelun, laatuun keskittymisen, työntekijöiden koulutuksen ja osaamisen sekä projektin lopputuloksen määrittelyn avulla. Teknis-tuotannollisessa projektissa työntekijät ovat usein koulutettuja ja itsenäistä työtä tekeviä ammattilaisia. Sillä on runsaasti toimintaa ohjaavia ammatillisia periaatteita ja sääntöjä. Erityistä tällaisen projektin ohjautumisessa on se, että ainakin osa sen säännöistä annetaan ulkoa päin. Sen tekevät pääasiassa yhteisöt jotka kouluttavat työntekijät ja ammatilliset yhteisöt, jotka antavat ohjeita ja eettisiä sääntöjä, jotka ohjaavat työntekijöiden käyttäytymistä. Ammattilaiset tarvitsevat tavallisesti paljon itsenäisyyttä monimutkaisessa työssään ja tässä tapauksessa toiminnan koordinaatiota toteutetaankin koulutuksen avulla pyrkimällä muokkaamaan organisaation jäsenten työtaidot sekä etiikka ja moraali mahdollisimman samanlaisiksi. Näin käsitellyille työntekijöille voidaan antaa huomattavasti enemmän vaikutusvaltaa oman työnsä suorittamiseen, koska heidän toimintaansa kyetään ennakoimaan paremmin. Standardointia tai standardoitumista voidaan tarkastella myös toisesta näkökulmasta. Ammattilaistyö ei voi lähteä siltä pohjalta että kaikki asiat olisivat ainutkertaisia ja yksilöllisiä. Silloin kenelläkään ei olisi tietoa siitä miten tehtävät suoritetaan eikä kokemusta niistä. Tavoitteena onkin luokitella ja jäsentää ilmiöitä siten, että voidaan havaita toistuvuutta. Tämän toistuvuuden pohjalta rakennettujen ammatillisten toimintamallien pohjalta työntekijä sitten kohtaa työtehtävänsä. Tavallisesti tätä pidetään edullisena tilanteena, sillä jos kaikki ammatilliset ongelmat olisivat todella ainutlaatuisia, niiden ratkaisut alkaisivat olla sattumanvaraisia ja sellainen on huonoa ammattilaistoimintaa. Teknis-tuotannolliset projektit ovat varsin voimakkaasti sääntöohjattuja. Voimakkaasti sääntöjen avulla ohjatut organisaatiot sopivat parhaiten melko vakaaseen, muuttumattomaan maailmaan. Muutoksien tapahduttua nämä organisaatiot eivät pysty reagoimaan niihin kovinkaan nopeasti. Tämä johtuu niiden kaavamaistetuista työtavoista ja ulkoisesta valvonnasta joka ei salli riskien ottamista. Paremminkin tällainen projektibyrokratia pyrkii säännöttämään itseään yhä yksityiskohtaisemmin tilanteessa jossa ilmenee poikkeuksia joiden takia sääntöohjausta itse asiassa tulisi purkaa. Myös muuttuvan tilanteen tuottamille poikkeuksille pyritään löytämään toimintasääntöjä mikä johtaa vähitellen yhä kirjavampaan ja vaikeammin hallittavaan sääntökokoelmaan joka myös rajaa toimintaa voimakkaasti. Tällaisten organisaatioiden voima nousee juuri toistuvien tehtävien hoitamiseksi laadituista tarkkaan säädellyistä työtavoista. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 8

13 Esimerkki 1 Kaupunkien lähiöihin on rakennettu usein elementtitaloja lähes samoilla piirustuksilla. Erään rakennusliikkeen kaikissa elementtitaloissa oli joitain eroja mutta pääpiirtein ne noudattivat samaa pohjapiirrosta ja kerrokset toteutettiin vastaavanlaisilla elementeillä. Jokainen näistä taloista oli kuitenkin aikataulutettu erikseen ja joskus työssä oli kaksi, jopa kolme työryhmää tekemässä yhtaikaa eri rakennusten elementtien pystytystä. Kun elementtiryhmä sai valmiiksi kohteen, aloitti se seuraavan rakentamisen. Uusi kohde saattoi olla toisella puolella kaupunkia. Tämä ytimeltään lähes samanlaisena toistuva työ teki tilanteesta kokonaisprojektin kannalta erinomaisen. Toistosta seurasi se että elementtiryhmien jäsenet, vastaavat mestarit (projektien vetäjät) ja yritys oppivat jatkuvasti. He pystyivät omaksumaan tehokkaat työtavat ja yhteistoimintamuodot tällaisen tehtävän hoitamista varten. Tästä seurasi se että elementtiryhmät suoriutuivat viimeisistä osaprojekteista yli kaksi kertaa nopeammin kuin ensimmäisistä työn laadun siitä kuitenkaan kärsimättä. Esimerkki 2 Toinen kirjoittaja toimii tietotekniikan opettajana. Vuodesta 1995 alkaen hän on suunnitellut pitämänsä koulutukset luvun alussa neljä suurinta koulutuskokonaisuutta olivat tietojenkäsittelyn ammattitutkintoja. Tällainen pitkä tutkintotavoitteinen koulutus vaatii jo tarjousta tilaajalle tehtäessä melko kattavat suunnitelmat. Kaksi ensimmäistä tutkintoa olivat samalla "otsakkeella" varustettuja, eli työvälineohjelmistotukikursseja. Ensimmäinen jos olisi jäänyt ainoaksi, olisi ollutkin ainutkertainen. Teimme kuitenkin tilaajalle toisen työvälineohjelmistotukikoulutuksen ja samanlaisuutensa vuoksi suunnitteluvaiheesta tulikin paljon helpompi. Tärkeää oli tietysti ollut ensimmäisen koulutuksen jatkuva seuranta ja arviointi - oppiminen. Toisen kurssin suunnittelussa ja toteutuksessa myös onnistuttiin oppilaitoksen laatujärjestelmän mittareilla mitaten ja oppilaspalautteen mukaan paljon paremmin kuin ensimmäisen kurssin toteutuksessa. Tietotekniikan ammattitutkintojen uudistumisen myötä kolmas tutkinto ei enää ollut työvälineohjelmistotukea vaan järjestelmätukea. Tämän kurssin suunnittelu olikin taas hieman vaikeampaa kuin edellisen. Viimeisen kurssin suunnittelu oli taas helpompaa seurannasta ja edellisestä kurssista saaduista kokemuksista johtuen. Näistä esimerkeistä havaitset että operatiiviseen tehokkuuteen ja laatuun pyrittäessä on usein järkevää pyrkiä saamaan tilauksia samankaltaisista projekteista tai ainakin käyttää soveltuvin osin vanhaa osaamista tai moduuleja hyväkseen. Mitä enemmän vanhassa ja uudessa on yhteisiä osia, sitä enemmän projektissa voidaan hyödyntää kokemusta. Kokemuksen ja oppimisen kautta saadaan aikaan lopputuote nopeammin, tehokkaammin ja jopa laadullisesti paremmin tuloksin. Hietala 4 toteaa myös, että projektin ei tule esimerkiksi työllisyysvaikutuksen kannalta olla kertaluonteinen. Hänestä olennaista on se että projekti käynnistää jatkoprojekteja yrityksessä. Hietala kiteyttääkin tuloksen seuraavasti: "projektin ei pitäisikään päättyä hetkellä b vaan vasta kun on riittävän suuri todennäköisyys siitä, että jatkoprojektit todella ovat käynnistyneet". Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 9

14 Innovatiiviset projektit Huolimatta tehokkuudestaan samanlaisina toistuvien työongelmien hoitamisessa teknistuotannollinen projektiajattelu ei ole erityisen hyvä ratkaisemaan uusia ongelmia. Sen vahvuudet ovat tilanteissa joissa ongelmat ovat suurelta osin jo valmiiksi ratkaistuja. Tilannekohtaisten ja muuttuvien vaatimusten pohjalta innovatiivisuuteen ja uuden luomiseen tähtäävä toiminta sen sijaan ei voi rakentua vanhojen ratkaisumallien vähäriskiseen toistamiseen. Ennen kaikkea sen tulee olla joustavaa. Teknis-tuotannollinen toiminta soveltaa suppenevaa ajattelua jonka tavoitteena on ammatillisten ja toistuvien tilanteiden mahdollisimman hyvä hallinta. Innovatiivisten projektien tarkoituksena taas on soveltaa laajenevaa ajattelua jonka tavoitteena on innovaatio, uusi ratkaisu. Ideaalityyppinen tai puhdas innovatiivinen projekti toimii olosuhteissa joissa tyypillistä on suuri tekninen epävarmuus ja suuri ihmisten toimintaan liittyvä epävarmuus. Esimerkiksi välttämättömän kehitysinnovaation toteutusta varten ei ole olemassa työtapoja eikä osaamista eikä niitä ole mistään saatavissakaan. Esimerkki 3 Taaksepäin katsoen bakelliittipuhelimien aikana ei ollut olemassa ketään, joka olisi tiennyt, miten 3G-puhelin rakennetaan ja jos olisi ollutkin, häntä olisi pidetty outona haihattelijana. Vastaavalla tavalla eteenpäin katsoen me emme tiedä mikä on seuraava todellinen kehitysaskel ja siksi sekä tekninen että osaamiseen liittyvä epävarmuus on suuri. Me emme osaa asettaa täsmällisiä ja yksiselitteisiä tavoitteita tällaisen keksinnön toteuttamiseksi. Koska emme tiedä mikä keksintö on, emme myöskään voi määritellä sen tekemiseksi selkeitä työtapoja, budjettia tai aikataulua. Tietysti voimme yrittää tehdä näin, mutta tehtävän mahdottomuus tekee sen turhauttavaksi. Innovatiivinen projekti on joustava, tilannekohtainen organisaatio. Eräs tällaisen projektitoiminnan merkittäviä etuja on, että projektin on aidosti määriteltävä tavoitteensa ja työongelmansa projekti- ja tehtäväkohtaisesti ts. joka kerta uudelleen. Projekti asetetaan tai perustetaan aina erikseen jonkin tietyn ongelman ratkaisua varten tai tavoitteen toteuttamiseksi. Aito uuden ongelman asettaminen on tärkeä innovatiivisen projektitoiminnan osa. Tähän liittyvät sekä tekninen että ihmisten toimintaan liittyvä epävarmuus. Kun ongelma tai projektin tavoite asetetaan joka kerta aidosti uudelleen, saatetaan hyvinkin joutua tilanteeseen jossa ei ole olemassa valmiita työtapoja, eikä ehkä edes sellaista tietoa jonka pohjalta työtapoja voi rakentaa. Myös valmiiksi osaavien ihmisten löytäminen on vaikeaa tai mahdotonta. Tällainen projekti joutuu rutiininomaisesti luomaan uutta tietoa ja kehittämään henkilöstönsä yhteistoimintaa ja osaamista. Innovatiivisen projektin eteneminen pohjautuukin tiedon vähittäiselle rakentelulle etenevän ongelmanratkaisun periaatteen avulla. Ratkaistuamme yhden ongelman tiedämme enemmän. Samanaikaisesti eteemme avautuu taas uusia ja usein yllättäviä kysymyksiä jotka on ratkaistava. Lähtökohtana on se, että uutta toimintaa on vaikea tyhjentävästi suunnitella, koska meillä ei ole päteviä ajatusmalleja joiden avulla ennakoisimme tulevaa. Silloin meillä on oltava visio johon tähtäämme ja kyky ratkaista eteen tulevia ongelmia. Kun eteen tulee ennakoimaton tilanne johon ei ole ratkaisua, meiltä puuttuu tarpeellinen tieto ongelman ratkaisemiseksi. Kun olemme sitten ongelman ratkaisseet, olemme tuottaneet uutta tietoa, jonka pohjalta voimme jälleen rakentaa seuraavan olettamuksen etenemisen konkreettisesta suunnasta. Etenevänä prosessina tämä tarkoittaa sitä, että kaiken aikaa tuotamme uutta tietoa johon etenemisemme perustuu. Tätä peri- Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 10

15 aatetta kuvaa tuttu vertaus: Rakennamme siltaa samalla kun kävelemme sillä. Innovatiivisen projektin haastavuus johtuu siitä että mitään ei ole ratkaistu ennakolta. Innovatiivisessa projektitoiminnassa saattaa olla vain vähän työn suorittamista koskevia todellisia suunnitelmia, sääntöjä tai määräyksiä. Projekteihin osallistuvat henkilöt rekrytoidaan yleensä tarve- ja asiantuntemuspohjalta. Tehtävänsä suorittaakseen nämä projektit rekrytoivat asiantuntijoita, joiden tiedot ja taidot on tavallisesti hiottu tavanomaisten koulutusohjelmien kautta. Kuitenkaan tavanomaiset työtaidot eivät tässä tilanteessa riitä, koska niillä on taipumus johtaa uuden tuottamisen sijasta vanhan toistamiseen. Näitä tietoja ja osaamista on paremminkin pidettävä hyvänä perustana jolle voi rakentaa uutta. Tavanomaisen organisoinnin ominaisuutena oleva työn ja tehtävien pysyvyys korvautuu esimerkiksi aktiivisesti valmentavalla esimiestyöllä ja muuttuvilla pienillä ongelmanratkaisuryhmillä. Puhtaasti innovatiivisen projektin organisaatiorakenne on kuin joustava solukko. Se muotoutuu jatkuvasti ympäristön vaatimusten mukaisesti. Muovautuminen perustuu ongelmia ratkaisevaan ja erilaisia näkökulmia yhteen sovittavaan keskusteluun. Turbulentti, vaikeasti ennakoitava ympäristö ja projektin johdon ja henkilöstön tulkinnat tästä ympäristöstä pitävät organisaation jatkuvassa muutoksen tilassa, joustavana ja reagointikykyisenä. Innovatiivinen projektiorganisaatio on erityisen tehokas, mikäli tehokkuuden kriteerinä pidetään kykyä sopeutua muuttuviin olosuhteisiin ja erilaisten asiakkaiden erilaisiin tarpeisiin. Innovatiivinen projekti ei aina ole kovin pysyvä orientaatio. Tällaisen projektin elämä saattaa jäädä lyhyeksi siksi, että se epäonnistuu, tai siksi, että se onnistuu. Epäonnistuvat projektit hajoavat eikä niistä aina jää edes muistoa jäljelle. Menestyvä projektiorganisaatio taas saa mainetta siitä mitä se tekee parhaiten. Tämä rohkaisee sitä toistamaan tiettyjä projekteja ja toimintamalleja, itse asiassa kiinnittämään huomionsa tiettyihin vakiotapauksiin ja vakioprosesseihin. Siten innovatiivinen projektiorganisaatio ajautuu vähitellen ja ehkä huomaamattaan kohti teknis-tuotannollista tilaa keskittyessään niihin toimintoihin, joissa se on erityisen hyvä ja pyrkimällä kaavamaistamaan tällaisen toiminnan toistettavissa olevaksi työprosessiksi tai suunnitelmiksi. Kaikkiin tehtäviin ei tietenkään voida käyttää innovatiivisen projektin tai tuotannollisteknisen projektin orientaatiota, vaan valinta riippuu olosuhteista ja tehtävästä. Virheellinen valinta on luonnoton ja haitallinen. Eräs sen seurauksista on pyrkimys käyttää projektisuunnittelua jäykällä ja sitovalla tavalla tarkoituksena koordinoida monimutkaista toimintaa. Projektien jako tyypeittäin Seuraavaksi jaamme projektit hieman tarkemmin projektityypeittäin jotta huomaat miten moninaista projektityöskentely lopulta on. Useimmille projekteille yhteistä on kuitenkin se, että: ne toistuvat melko harvoin ne ovat ajallisesti rajattuja ne ovat muidenkin resurssien osalta rajattuja niissä on tavoitteellisia tehtäviä ja välitavoitteita niiden tekemiseen luodaan oma organisaatio. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 11

16 Tutkimusprojekti Tutkimusprojektin 5 tarkoituksena on hankkia uutta tietoa tai vahvistaa vanhan olemassa olevan tiedon oikeellisuus. Tutkimusprojekteina toteutetaan niin tieteelliset tutkimustyöt, erilaiset väitöskirjat, opinnäytteet kuin diplomityötkin. Kehitysprojekti Tuotekehitys-, työmenetelmäkehitys-, koulutuksen kehitys- ja systeemikehitysprojektit toteutetaan tehokkaimmin kehitysprojekteina. Tavoitteena 6 on kohentaa jotain toiminta-aluetta tavoitteiden suuntaisesti niin, että itsekin kehitytään. Tuotekehitysprojektiin 7 sisällytetään usein markkinatutkimus, markkinointi, prototyypin valmistus ja mahdollinen 0-sarjan valmistus sekä koekäyttö, testaus ja koemyynti. Suositeltava tapa kehittää tuote asiakkaan tarpeiden ja lähtöarvojen mukaan on asiakaslähtöinen QFD-menetelmä (DOE, Laadun talo-menetelmä). Kehitysprojektin lopputuotteen elinkaari voi olla muutaman vuoden mittainen. Toiminnan ja hallinnon kehittämisprojekti Projektin tavoite on kehittää vanhoja tai aikaansaada uusia toiminta- ja hallinnointitapoja. Yhteisön 8 työmenetelmät ja toiminta sekä yrityksen niin sisäiset kuin ulkoiset palvelutehtävät kannattaa toteuttaa toiminnan ja hallinnon kehittämisprojektina. Testausprojekti Testaus on jonkin ratkaisun käytännöllisen toimivuuden toteamista ja korjattavien ongelmakohtien paikantamista. Testausprojekti on usein aliprojektina tuotekehitys- tai toteutusprojektissa. Testaus voi olla myös oma itsenäinen projekti. Testausprojekteja toteutetaan paljon tietojenkäsittelyn toimialalla, elintarvike-, kemian- ja lääketeollisuudessa sekä bio- ja lääketieteessä. Toteutusprojekti Toteutusprojektin 9 tavoite on aina tarkasti määritelty ja helposti kuvattavissa, myös suunniteltavissa. Toteutusprojekteina tehdään niin laivoja, öljynporauslauttoja kuin paperikoneita. Useimpien toteutusprojektien kustannukset ovat 5-30 % tuotteen koko elinkaaren aikana kulutettavasta rahamäärästä. Investointiprojekti Investointiprojekteissa 10 liikutellaan usein suuria resursseja. Tyypillisesti talonrakennuskohteet ovat tällaisia projekteja. Investointiprojekteille on myös ominaista se että kohteeseen kohdennetaan hyvin monen eri alan asiantuntemusta ja työsuorituksia. Projektituotteen elinkaari alkaa määrittelystä ja suunnittelusta, tuote rakennetaan ja sen jälkeen tuotetta käytetään useita kymmeniä vuosia. Näin investointiprojektin kustannukset ovat usein vain 5-15 % projektituotteen koko elinkaaren kustannuksista. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 12

17 Millainen on toimiva projekti? Projektin suunnittelu Toimiva projekti koostuu moninaisesta osaamisesta. Toimivassa projektissa on mukana usean alan ammattilaisia ja projektiryhmän henkilöstö hallitsee oman alansa laajaalaisesti. Henkilöt pystyvät parhaimmillaan ylittämään oman erikoisalansa rajat ja ymmärtävät toisten alueiden perusteet niin, että osaavat sijoittaa itsensä kokonaisuuteen. Projektinhallinnan osaajat hallitsevat niin toimintojen suunnittelun, toteutuksen kuin tulosten arvioinninkin. Projektiryhmä muodostaa yhteen hiileen puhaltavan kokonaisuuden. Seuraava kuva kertoo tästä kokonaisuudesta: Työsuunnitelma Organisaatio Aikataulut Resurssit Johtajuus Vetäjän tehtävät Vuorovaikutus VISIO TAVOITTEET Tiimityö Yhteistyö Vuorovaikutus Työkalut Suunnittelumalli Suunnitteluvälineet Riskianalyysi Kuva 2 Toimivan projektin ulottuvuudet. Kuvion keskiössä on se asia joka projektin on saatava aikaan. Sitä kutsutaan projektin visioksi tai tehtäväksi ja se tavallisesti jaetaan tavoitteiksi, jotta tehtävää voidaan paremmin ymmärtää ja siihen saadaan lisää konkretiaa. Toimiva projekti perustuu todelliselle tarpeelle, joka voi liittyä jonkin tunnetun asian aikaansaamiseen tai toiminnan kehittämiseen. Projektilla tulee olla selkeät, kaikkien ymmärtämät tavoitteet. Tavoitteiltaan hyvä projekti on rajattu oikein ajallisesti, laadullisesti ja resurssien osalta. Kaikki muut ulottuvuudet on suhteutettava projektin tehtävään. Kuviossa pystyakselilla on projektin tekninen ja vaaka-akselilla inhimillinen ulottuvuus. Molemmat ovat yhtä tärkeitä toimivan projektin osatekijöitä. Työsuunnitelma on projektin runko. Projektin keskeinen suunnittelutehtävä on saada aikaan mahdollisimman toimiva työsuunnitelma ja tarvittaessa myös muuttaa sitä. Suunnittelu on siis jatkuva tehtävä, ei vain alkuvaiheen ponnistus. Projektin tulee aina perustua suunnitelmaan ja tuo suunnitelma on laadittava huolellisesti. Vain huolellinen suunnittelu mahdollistaa asiallisen ja laadullisesti hyvän projektijohtamisen. Suunnitelmaa sinun tulee mahdollisuuksien mukaan noudattaa, mutta se ei saa orjuuttaa. Muuta suunnitelmaa aina kun siihen on tarvetta. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 13

18 Hyvin suunniteltu projekti etenee suunnilleen suunnitelmien mukaan ja parhaimmillaan alittaa hieman aikataulun ja kustannusarvion. Jos projektiaikataulu tai kustannusarvio alitetaan tai ylitetään reilusti, teknis-tuotannollisissa toistuvissa projekteissa se tarkoittaa yleensä sitä, että projektin suunnittelija ei ole täysin hallinnut tehtäväänsä. Innovatiivisissa projekteissa suunnittelun haasteet ja väljyys ovat yleensä erilaiset kuin teknistuotannollisissa projekteissa. Toteutusvaiheessa suunnitelma on tärkeä työväline. Hyvin toteutettua projektia seurataan koko sen elinkaaren ajan. Projektista tulee saada palautetta ja projektin tuloksia on aina arvioitava. Uuden projektin suunnittelussa on käytettävä apuna kaikkea saatavilla olevaa arviointitietoa. Olennaista on hahmottaa, millainen organisaatio joka koostuu ammattilaisista tarvitaan, miten paljon aikaa ja erilaisia resursseja tehtävän suorittamiseen tarvitaan. Suunnittelussa tarvitaan erilaisia työkaluja tai työmalleja ja hyvä suunnittelumalli onkin keskeinen lähtökohta. Se kertoo, millaisiin asioihin tulee kiinnittää huomiota. Suunnittelutyökalut voivat liittyä esimerkiksi toimivan aikataulun tai budjetin laadintaan. Riskianalyysi on projekteihin liittyvän epävarmuuden poistamista. Riskit on viisasta tunnistaa ja lisäksi niihin tulee reagoida. Inhimillinen ulottuvuus on tärkeä sekä projektin suunnittelun että toteuttamisen kannalta. Kaikki nimittäin nojaa ihmisten työhön. Projektin vetäjän on tunnettava omat tehtävänsä ja on hyvin edullista, jos myös projektityöntekijät ymmärtävät vetäjän tehtäväkenttää. Silloin syntyy huomattavasti vähemmän virheellisiä odotuksia ja väärinkäsityksiä Projektia johtaa aina yksi henkilö ja hänellä tulee olla riittävästi sekä vastuuta että valtaa. Projektin vetäjällä on aina kokonaisvastuu kaikista yllä olevassa kuviossa ilmenevistä ulottuvuuksista. On huomattava, että johtajuus on tärkeä osa kaikenlaisten organisaatioiden toimintaa. Tämä koskee myös projekteja. Toiseksi projektin työntekijät on varsin usein viisasta nähdä tiiminä jolla on yhteinen tehtävä. He suunnittelevat ja toteuttavat projektia yhdessä. Silloin projektin toiminnan koordinaatio tapahtuu tiimissä niin että erilaisista asioista ja yksityiskohdista keskustellaan ja tehdään jatkuvasti toimintaa koskevia sopimuksia. Tämä on käytännössä välttämätöntä innovatiivisissa projekteissa. Toinen vaihtoehto on se, että projekti rakennetaan henkiöistä ja heidän tehtävistään. Tehtävät toteutetaan ammattitaidon varassa hyvin itsenäisesti. Tämä tapa on mahdollinen silloin, kun projekti on luonteeltaan teknistuotannollinen ja tekijöillä on siitä kokemusta. Tällainen järjestely tuottaa kuitenkin usein rajapintaongelmia. Esimerkki 4 Ohjelmoijien tuottamien ohjelmapalojen yhteensovittaminen saattaa olla vaikeata tai syntyy kiistaa siitä kenen oikeastaan piti hoitaa jokin yksityiskohta ja mihin valmiusasteeseen. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 14

19 Hyvin toimivan projektin tunnusmerkkejä ovat: Projekti on huolellisesti määritelty ja suunniteltu tehtäväkokonaisuus. Se vastaa olemassa olevaan ongelmaan, haasteeseen tai kehittämistarpeeseen. Se on hyvin jäsennetty ja kurinalaisesti hoidettu kokonaisuus. Projektissa tähdätään selkeään, ymmärrettävään tavoitteeseen ja välitavoitteisiin. Projekti jaetaan pienempiin osakokonaisuuksiin, helposti hallittaviin aliprojekteihin tai työtehtäviin Käynnissä olevan projektin eräs tavoite on luoda toiminnan jatkuvuutta. Jokainen osallistuja tuntee projektin tavoitteet. Suorittajilla on yhteinen arvoperusta ja laatunäkemys. Projektissa tarvittavat resurssit on oikein kohdennettu. Projektia johdetaan ammattimaisesti ja tinkimättömästi. Projektilla on vain yksi vastuullinen vetäjä, projektipäällikkö. Se suoritetaan tehokkaasti, nopeasti ja hallitusti. Se suoritetaan vuorovaikutteisella yhteistoiminnalla, tiimityönä. Tärkeää on ihmisten kyky toimia yhdessä, vuorovaikutustaidot. Projekti valmistuu aikataulun mukaan määräajassa ja kustannusarvion mukaisilla kustannuksilla laadusta tinkimättä. Toimivassa projektissa saatetaan hyvinkin suunniteltu kustannusarvio ja aikataulu jopa alittaa niin, ettei laatu siitä kärsi. Projekti opettaa suorittajilleen, johdolle ja koko organisaatiolle jotain uutta. Sitä seurataan jatkuvasti ja itsearvioidaan sekä saadaan ulkopuolista palautetta. Projekti on innovoiva kokonaisuus. Projektin etenemistä ja laatua seurataan jatkuvasti. Projekti lopetetaan kun tuote on valmis. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 15

20 Mitä on projektisuunnittelu? Määritelmä Projektisuunnittelu on eräs suunnittelun muoto, joka johtaa tuotannon valmistumiseen tai kehitystavoitteen saavuttamiseen. Ilman suunnittelua projekti on vaikeasti hahmotettava ja hajanainen, kuin palapeli ilman kokonaiskuvaa. Projektin tehtävät on aina asetettava 11 tärkeysjärjestykseen, ensin suunnitellaan ja vasta sitten aloitetaan toteutus. Määrittelemme ensiksi suunnittelun: Suunnittelu on tulevan toiminnan ennakointia, jonka avulla pyritään luomaan polku kohti asetettua tavoitetta. Suunnittelussa pyritään katsomaan eteenpäin. Suunnittelu on usein huomattavasti vaikeampaa kuin esimerkiksi menneen kirjaaminen, koska tulevaa ei ole vielä tapahtunut. Koska tulevaisuutta ei oikeastaan voida tietää, suunnittelun tarkoituksena on ennakoida tulevia tapahtumia. Samalla pyritään siihen että oma toiminta johtaa ennakoitujen tapahtumien toteutumiseen ja siten tavoitteiden saavuttamiseen. Suunnittelun ongelmana on puutteellinen kykymme nähdä eteenpäin eikä suunnitelma olekaan sama asia kuin tulevaisuuden tapahtumat. Vaikka suunnittelisit huomenna meneväsi elokuviin, voikin käydä niin, että eteen tulee este eikä suunnitelmasi toteudukaan. Suunnitelma on aina epävarma, koska tulevaisuus sisältää monenlaisia tapahtumia. Sellaisia tapahtumia, jotka ovat haitallisia hankkeesi toteutukselle, kutsutaan riskeiksi. Projektisuunnittelu on siis yhden kokonaisen projektin onnistuneeseen toteuttamiseen tähtäävä pyrkimys määrätä tulevaisuutta tai toteuttaa tulevaisuus. Projektin suunnittelu sisältää useita osa-alueita kuten resurssien käytön; aikataulun, henkilöstön, budjetin, laitteet ja kaluston. Perussuunnittelu Projektin suunnittelu ja toteutus rakentuu kolmen keskeisen ydintekijän varaan. Nämä tekijät ovat tulos, aika ja resurssit. Kuva 3 Projektin ydintekijät Tulos on se asia joka projektin on tarkoitus tuottaa. Se on suunnittelussa ja luonnollisesti myös toteutusvaiheessa pidettävä kirkkaana mielessä. Tulos tuotetaan resurssien avulla tietyn aikakehyksen puitteissa. Resursseja ovat kaikki ne tekijät joita tuloksen aikaansaamiseksi tarvitaan. Tähän luokkaan kuuluvat projektin organisaatio, henkilöstö, heidän osaamisensa ja tarvittaessa sen kehittäminen, palaverit, koneet ja laitteet, tarvittavat tilat ja kaikki muu tarvittava materiaali. Urpo Jalava & Kari J Keinonen Sivu 16