Word Juha-Pekka Ruuska Nokian lukio

Transkriptio

1 2008 Word 2007 Juha-Pekka Ruuska Nokian lukio

2 MICROSOFT WORD WORDIN KÄYNNISTÄMINEN... 4 WORD - OHJELMAN NÄYTTÖTILAT... 5 Tulostusasettelu... 5 Koko näytön lukutila... 5 Web-asettelu... 5 Jäsennystila... 5 Luonnosnäkymä... 5 UUDET TYÖKALUT... 6 Office painike... 6 Pikatyökalurivi... 6 Uudet tallennusformaatit... 7 VALINTANAUHAN ERI NÄKYMÄT... 7 Aloitus-toiminnot... 7 Tekstin muotoilu... 7 Kappaleen muotoilu... 7 Tyylit sekä niiden muokkaaminen... 7 Lisää-toiminnot... 7 Lisätään sivuja ja kansilehtiä sekä sivunvaihdot... 7 Taulukon lisäys... 7 Kuvien lisäys... 7 Linkkien lisäys... 7 Ylä- ja alatunnisteiden lisäys... 7 Tekstiobjektit... 7 Sivun asettelu toiminnot... 8 Teemat... 8 Sivun asetukset... 8 Sivun tausta... 8 Kappalemuotoilu... 8 Objektien järjestäminen... 8 Viittaukset-toiminnot... 8 Sisällysluettelot... 8 Ala- ja loppuviitteet... 8 Lainaukset ja lähdeluettelo... 8 Kuvatekstit... 8 Hakemisto... 8 Postitukset toiminnot... 8 Luo kirjekuoret ja tarrat... 8 Yhdistäminen (kirjeet, sähköpostit, tarrat, kirjekuoret jne.)... 8 Kirjoita ja lisää kenttiä... 8 Esikatsele tuloksia... 8 Valmis viimeistele yhdistäminen... 8 Tarkista toiminnot... 9 Tekstintarkistus... 9 Kommentit... 9 Seuranta... 9 Muutokset... 9 Suojaa asiakirja... 9 Näytä-toiminnot... 9 Asiakirjanäkymät... 9 Näytä tai piilota... 9 Näytön zoomaus... 9 Ikkuna... 9 Makrot... 9 Kehitystyökalut-toiminnot (täytyy ottaa erikseen käyttöön Wordin asetuksista)... 9 Koodi mm. makrojen nauhoittaminen... 9 Ohjausobjektit Copyright Juha-Pekka Ruuska

3 XML-työkalut... 9 Asiakirjan suojaus... 9 Asiakirjamallit... 9 Kuvatyökalut valintanauhalla (tulevat näkyviin valintanauhalle kun kuvaa klikataan) Kuvan säätö mm. kirkkaus, kontrasti, värit, pakkaus jne Kuvatyylit. Paljon erilaisia valmiita tyylejä Elementtien järjestäminen Kuvan koon säätäminen Taulukkotyökalut näkyvät valintanauhalla kahtena eri näkymänä Asettelunäkymä Rakennennäkymä PERUSTEKSTIN VALINTA TEKSTIN MUOTOILEMINEN TEKSTIN SISENTÄMINEN TEKSTIN TASAUS SARKAIMET TAULUKON LISÄÄMINEN YLÄ- JA ALA - TUNNISTEET ASIAKIRJAN KÄSITTELY TALLENTAMINEN ESIKATSELU TULOSTAMINEN KUVIEN, MUOTOJEN JA KAAVIOIDEN LISÄÄMINEN JÄSENNYKSET JÄSENNELLYN TEKSTIN KÄSITTELY SISÄLLYSLUETTELO Copyright Juha-Pekka Ruuska

4 Microsoft Word 2007 Microsoft on muuttanut Office-tuotepakettinsa täysin uudenlaiseksi. Uusi Word 2007:n Office Fluent käyttöliittymä on tehty nopeuttamaan eri toimintoja. Jonkin verran opettelua uusi tapa toimia kuitenkin vaatii. Wordin käynnistäminen Käynnistettyäsi tietokoneen löydät Word - ohjelman pikakuvakkeen työpöydältäsi nimellä WINWORD. Kuvake näyttää tältä. Tuplaklikkaamalla sitä käynnistät Wordin. Eteesi aukeaa uudenlainen Windows - ikkuna työkaluineen. Uudessa Office-paketissa on alasvetovalikot korvattu ns. tehtäorientoituneella valintanauhalla (Ribbon). Pystysuuntaiset valikot on siirretty vaakasuoraan ja näkyvissä on aina kulloinkin tarvittavat työkalut. Eli jos esim. valitset asiakirjasta kuvan aktiiviseksi niin valintanauhaan aukeavat kuvankäsittelyyn tarvittavat työkalut. Uutta on myös se, että maalatessasi tekstiä niin tekstinmuokkaustyökalut aktivoituvat suoraan valitun tekstin yläpuolelle. 4 Copyright Juha-Pekka Ruuska

5 Word - ohjelman näyttötilat Word-ohjelmassa on viisi erilaista näyttötilaa (esikatselua ei ole laskettu mukaan). Ne ovat TULOSTUSASETTELU, KOKO NÄYTÖN LUKUTILA, WEB-ASETTELU, JÄSENNYSNÄKYMÄ JA LUONNOSNÄKYMÄ. Näyttötilaa voit vaihtaa alhaalta löytyvältä tilariviltä, jossa on eri vaihtoehdot. Tulostusasettelu Perustekstin muokkaamista ja kirjoittamista varten. Asiakirja näytetään tulostuvassa muodossaan. Käyttökelpoisin näyttötila. Koko näytön lukutila Lähinnä pitkien asiakirjojen tutkimista ja kommentointeja varten. Tarjoaa paljon eri vaihtoehtoja. Web-asettelu Internet-sivujen luomiseen ja muokkaamiseen. Jäsennystila Luonnosnäkymä Jäsennystila on tarkoitettu pitkien asiakirjojen kirjoittamiseen. Tässä tilassa näytölle tulee uusi työkalurivi JÄSENNYSTYÖKALUT. Erilaiset otsikkotasot, sisällysluettelot ja hakemistot on helppo luoda jäsennystilassa. Näkymä, jossa näkyvät tekstin muotoilu ja yksinkertaistettu sivun asettelu. Luonnosnäkymä on käytännöllinen muokkaus- ja muotoilutehtävissä. 5 Copyright Juha-Pekka Ruuska

6 Uudet työkalut Office painike Office-painikkeen takaa löytyvät kaikki vanhan TIEDOSTO valikon takaa löytyneet toiminnot ja paljon muuta. Klikkaamalla kuvaa saat valikon esiin. Täältä löytyvät kaikki tallentamiseen ja tulostamiseen liittyvät asiat. Lisäksi Wordin asetukset löytyvät alareunan painikkeen takaa. Sieltä löytyy mm. valinta jolla saadaan valintanauhalle näkyviin uusi toimintonäkymä KEHITYSTYÖKALUT. Pikatyökalurivi Pikatyökalurivi on hyödyllinen työkalu. Sen muokkaamiseen kannattaa käyttää hieman aikaa. Pikatyökaluriville sijoitetut työkalut ovat aina näkyvillä ja käytettävissä. Sinne kannattaakin lisätä eniten käyttämänsä työkalut. Voit lisätä minkä tahansa työkalun riville napsauttamalla sitä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla komennon LISÄÄ PIKATYÖKALURIVILLE. Oikealla olevan nuolen alla on lisää vaihtoehtoja. 6 Copyright Juha-Pekka Ruuska

7 Uudet tallennusformaatit Word2007 käyttää täysin uusia tallennusformaatteja, jotka eivät ole yhteensopivia aikaisempien versioiden kanssa. Normaalin asiakirjan formaatti on DOCX ja asiakirjamallin formaatti on DOTX. Makroja käyttävän asiakirjan tarkennin on DOCM ja makroja käyttävän asiakirjamallin tarkennin DOTM. Lisäksi Microsoft on kehittänyt uuden Acrobat-tiedostoa muistuttavan XPS-formaatin, joka tosin ei ainakaan vielä pääse lähellekään PDF-tiedoston tasoa. Yhteensopivuusongelmien vuoksi on hyvä tietää, että asiakirjat voi tallentaa myös Word yhteensopivuustilassa, jolloin vanhemmatkin Word-ohjelmat pystyvät niitä lukemaan. Tällöin tosin menetetään joitakin uuden version uusista ominaisuuksista. Vanha hyväksi havaittu RTF-formaatti on myös edelleen varteen otettava vaihtoehto. Valintanauhan eri näkymät Aloitus-toiminnot Tekstin muotoilu Kappaleen muotoilu Tyylit sekä niiden muokkaaminen Lisää-toiminnot Lisätään sivuja ja kansilehtiä sekä sivunvaihdot Taulukon lisäys Kuvien lisäys Linkkien lisäys Ylä- ja alatunnisteiden lisäys Tekstiobjektit 7 Copyright Juha-Pekka Ruuska

8 Sivun asettelu toiminnot Teemat Sivun asetukset Sivun tausta Kappalemuotoilu Objektien järjestäminen Viittaukset-toiminnot Sisällysluettelot Ala- ja loppuviitteet Lainaukset ja lähdeluettelo Kuvatekstit Hakemisto Postitukset toiminnot Luo kirjekuoret ja tarrat Yhdistäminen (kirjeet, sähköpostit, tarrat, kirjekuoret jne.) Kirjoita ja lisää kenttiä Esikatsele tuloksia Valmis viimeistele yhdistäminen 8 Copyright Juha-Pekka Ruuska

9 Tarkista toiminnot Tekstintarkistus Kommentit Seuranta Muutokset Suojaa asiakirja Näytä-toiminnot Asiakirjanäkymät Näytä tai piilota Näytön zoomaus Ikkuna Makrot Kehitystyökalut-toiminnot (täytyy ottaa erikseen käyttöön Wordin asetuksista) Koodi mm. makrojen nauhoittaminen Ohjausobjektit XML-työkalut Asiakirjan suojaus Asiakirjamallit 9 Copyright Juha-Pekka Ruuska

10 Kuvatyökalut valintanauhalla (tulevat näkyviin valintanauhalle kun kuvaa klikataan) Kuvan säätö mm. kirkkaus, kontrasti, värit, pakkaus jne Kuvatyylit. Paljon erilaisia valmiita tyylejä. Elementtien järjestäminen Kuvan koon säätäminen Taulukkotyökalut näkyvät valintanauhalla kahtena eri näkymänä Asettelunäkymä Rakennennäkymä 10 Copyright Juha-Pekka Ruuska

11 Perustekstin valinta Word-ohjelmassa on ns oletusfontti ja tyyli, jota ohjelma tarjoaa aina uuden asiakirjan yhteydessä. Tyyli käsittää kaikki asiakirjaan tulevat muotoilut ja korostukset kuten sisennykset, tasaukset, otsikot, palstoitukset jne. Oletusfontin koko ja laji on myös osa asiakirjan tyyliä. Oletustyylinä on NORMAALI. Uuden Word2007:n mukana on tullut myös kaksi uutta fonttia (Cambria on tarkoitettu lähinnä otsikoihin ja Calibri perustekstiin). Normaalityyliin ohjelma tarjoaakin oletusfontiksi Calibria. Tekstin muotoileminen Fontti eli kirjasinlaji on tärkein tekstin ulkonäköön vaikuttava seikka. Wordiin on tullut näppärä työkalu sitä varten. Kun maalaat tekstin, niin tekstin päälle ilmestyy pikatyökalurivi. Tehtävänauhalta löytyy toki myös muotoilutyökalut. Jos haluaa käyttää vanhaa perinteistä muotoilua niin sen saa näkyviin klikkaamalla oikean alakulman nuolipainiketta. 11 Copyright Juha-Pekka Ruuska

12 Tekstin sisentäminen Wordissa voit sisentää rivin, sanan, valitun kappaleen tai vaikka koko asiakirjan. Huomaa, että sisennykset koskevat aina vain valittua kohdetta. Wordissa on kolme erilaista sisennystapaa: Tavallinen sisennys sisentää koko halutun tekstin niinkuin näet tästä esimerkistä. Ensimmäisen rivin sisennys tarkoittaa sitä, että vain valitun kappaleen ensimmäinen rivi sisennetään ja muut ovat normaalisti. Riippuva sisennys eli ns. negatiivinen sisennys tarkoittaa sitä että ensimmäistä riviä ei sisennetä, mutta kaikki muut rivit sisennetään. Wordissa on monta tapaa tehdä nämä sisennykset, mutta ehkä kaikkein helpoin on käyttää viivainta. Alla on kuva edellisestä tekstistä ja viivaimesta. Ensimmäisen rivin sisennys on tehty siten, että ensin on valittu kappale ja sen jälkeen siirretty hiirellä viivaimen ylempää nipsua haluttuun sisennyskohtaan. Ylempi nipsu siirtää siis vain ensimmäistä riviä. Alempi nipsu koskee muita rivejä. Siirtämällä molempia yhtäaikaisesti saat sisennettyä koko halutun alueen Alempi nipsu negatiiviseen sisennykseen Oikeanpuoleinen nipsu oikean reunan sisennykseen Ylempi nipsu ensimmäisen rivin sisennykseen Toinen tapa on valita kappalemuotoilut tehtävänauhalta. Perinteinen DIALOGI - ikkuna avautuu KAPPALE - työkalun oikeasta alakulmasta. Sieltä löytyvät samat toiminnot ja hiukan enemmänkin asioita kappaleen käsittelystä. Valmiit 2,3 sentin sisennyksen oikealle tai vasemmalle saat valitsemalla pikapainikkeista toisen. Painikkeet sisentävät aina 2,3 cm joka painalluksella. 12 Copyright Juha-Pekka Ruuska

13 Tekstin tasaus Tekstin tasaus tarkoitta sitä miten teksti sijoittuu marginaalien väliin. Tasaustapoja on neljä erilaista: Vasen tasaus tarkoittaa sitä, että vasen reuna on tasainen ja oikea on epätasainen. Yleisimmin käytetty ja Wordin oletusarvo. Keskitys tarkoitta sitä, että teksti tasataan keskelle. Erittäin hyvä apukeino esim. otsikoita sijoitettaessa. Hyvä tehokeino muutenkin säästeliäästi käytettynä. Oikea tasaus tasaa tekstin oikeaan reunaan siten, että vasen reuna on epätasainen ja oikea on tasainen. Hiukan harvinaisempi, mutta joskus käyttökelpoinen. Molempien reunojen tasaus on nykyään kohtalaisen yleinen ja siisti tasaustapa. Teksti ulottuu marginaalista toiseen paitsi viimeisen rivin kohdalla jossa se noudattaa vasemmalle tasattua käytäntöä. Tasaus tapahtuu helpoiten käyttämällä tasauspainikkeita. Valitset vain haluamasi kappaleen ja painat tasauspainiketta. Vasen Keskitetty Oikea Molemmat reunat Sarkaimet Sarkainten asettaminen käy helposti hiiren avulla. Klikkaamalla ykköspainikkeella viivaimen päällä saat sijoitettua sarkaimet haluamaasi kohtaan. Esim taulukon tekeminen on helppoa. Huomaa mustat väkäset viivaimella. Niiden välillä on helppo liikkua tabulaattorin avulla. Sarkainten poistaminen on yhtä helppoa. Ota ykköspainikkeella kiinni sarkaimesta ja vedä alaspäin ja sarkain on kadonnut. Kaikki nämä toiminnot käyvät toki myös KAPPALEMUOTOILUISTA - KOHDASTA SARKAIMET. 13 Copyright Juha-Pekka Ruuska

14 Taulukon lisääminen Erilaisten listojen ja taulukoiden tekemiseen on kätevää käyttää Word - ohjelman taulukkotoimintoa. Voit luoda asiakirjaasi taulukon, jonka soluihin sinun on helppoa lisätä tietoja. Esim. ilmoittautumiskaavakkeen tekeminen on vaivatonta. Aloita taulukon tekeminen valitsemalla LISÄÄ kohta valintanauhalta. Klikkaa kohtaa TAULUKKO. Etunimi Sukunimi Osoite Ammatti Aku Ankka Ankkalinna Sarjakuvasankari Hessu Hopo Ankkalinna Sarjakuvasankari Batman Gotham City Sarjakuvasankari Soluissa voit liikkua vapaasti nuolinäppäimillä ja tekstien muotoilu on aivan samanlaista kuin tavallisessakin tekstissä. Esim sanojen tasaus solun sisällä käy samoilla pikapainikkeilla. Luotuasi taulukon saat TAULUKKO-työkalut näkyviin klikkaamalla taulukkoa. Valintanauhalle tulee kaksi työkalua. Sarakkeiden ja rivien koon muuttaminen onnistuu joko vetämällä solun reunasta ykköspainikkeella tai valitsemalla TAULUKKO - valikosta SOLUN KORKEUS JA LEVEYS. Ylä- ja ala - tunnisteet Jokaisella sivulla toistuva ylä- tai alatunniste on kätevä varsinkin pitkiä asiakirjoja luotaessa. Ylä- ja alatunnisteen luominen tapahtuu valintanauhalta kohdasta LISÄÄ. Sieltä löytyy kohta Ylä- ja alatunniste. 14 Copyright Juha-Pekka Ruuska

15 Asiakirjan käsittely Tallentaminen Ennen tulostamista on asiakirja aina hyvä tallentaa. Jos asiakirja on tallennettu aikaisemmin niin nopein tapa tallentamiseen on Pika-työkalurivin pikapainike. Sitä klikkaamalla saat asiakirjan nopeasti talteen. Toinen tapa on valita OFFICE - painike ja komento TALLENNA NIMELLÄ. Sieltä valitset kohteen mihin haluat tallentaa, millä nimellä ja missä muodossa. Esikatselu Ennen paperitulosteiden ottamista on järkevää tarkastella asiakirjaa ESIKATSELU - tilassa. Siinä näet miltä tuloste näyttää paperilla. Esikatselua käyttämällä vältät mm. turhaa paperin tuhlausta. Esikatselutilaan pääset Pikatyökalurivin pikapainikkeella, jos olet sen sinne lisännyt. Tulostaminen Jos olet tyytyväinen asiakirjaan ja haluat tulostaa sen niin siihenkin löytyy pikapainike jos olet sen lisännyt pikatyökaluriville. Jos haluat tarkentaa tulostusmäärityksiä niin se tapahtuu OFFICE-painikkeen kohdasta TULOSTA. Jos sinulla on vaikeuksia saada tuloste mahtumaan paperille niin tulosteen reunuksia ja paperin kokoa voit vaihtaa Valintanauhalta kohdasta SIVUN ASETUKSET. Kuvien, muotojen ja kaavioiden lisääminen Voit lisätä asiakirjaasi erilaisia valmiskuvia elävöittämään tekstiäsi. Muista kuitenkin jälleen että liika on liikaa eikä tekstin sisältö saa jäädä kuvasekamelskan varjoon. Sinulla on useita erilaisia tapoja hakea kuvia ja liittää niitä asiakirjaasi. Valitse valintanauhalta LISÄÄ ja sieltä haluamasi kuvatyyppi tai muoto. Kuvien kokoa voi muuttaa napsauttamalla kuvan päällä ykköspainikkeella. Kuvan ympäröi tämän jälkeen neliö jonka koon muuttokahvoista voit muuttaa kuvan kokoa. Samalla valintanauhalle ilmestyvät kuvatyökalut. Kaikki kuvat eivät säilytä laatuaan varsinkaan jos niitä suurennetaan kovasti. Kuvan suhteellinen koko säilyy parhaiten nurkista vetämällä. 15 Copyright Juha-Pekka Ruuska

16 Jäsennykset Pitkiä tekstejä kirjoitettaessa voidaan työ aloittaa sisällysluettelosta käyttämällä jäsentelyä ja erilaisia otsikkotasoja. Asiakirjan runko muodostuu lähes automaattisesti ja sen rakenne tulee selkeäksi alusta lähtien. Esimerkiksi tämä opas on tehty jäsentelemällä ja sisällysluetteloa hyväksi käyttäen. Jäsennystilassa asiakirjan kappaleita ja otsikoita voidaan siirtää toiseen paikkaan ja niitä voidaan nostaa tai laskea jäsentelytasoissa. Jotta jäsentelynäytöstä on hyötyä, niin sinun pitää käyttää otsikoissasi tyylinä jotain OTSIKKO - tyyliä. Word osaa jäsentää sellaisia otsikoita joissa on käytetty tyylinä OTSIKKO 1, OTSIKKO 2 jne. Esim sisällysluetteloon tulee mukaan siis vain näillä tyyleillä muotoillut otsikot. Siirry aluksi jäsennystilaan joko pikapainikkeella tai NÄYTÄ - valikon JÄSENNYS - komennolla. Kuvassa näkyy uusi työkalurivi sekä tekstiä, jossa huomaa kaksi otsikkotasoa. TEKSTIN MUOTOILEMINEN on ensimmäisen tason otsikko ja FONTTI on toisen tason otsikko. Myös jäsennystyökalut ilmestyvät valintanauhalle. 16 Copyright Juha-Pekka Ruuska

17 Jäsennellyn tekstin käsittely Jokaisen tekstikohdan vieressä näet jäsennyssymbolin. Tätä symbolia napsauttamalla voit valita otsikon esim. siirrettäväksi eri paikkaan. Jos vedät symbolia ylös tai alaspäin niin otsikon mahdolliset alaotsikot seuraavat mukana. Symbolin siirtäminen oikealle tai vasemmalle muuttaa jäsentelytasoa. Valmiin tekstin muokkaaminen työkalurivin painikkeiden avulla on nopea tapa muuttaa tekstiä ja sen rakennetta. Halutessasi tarkastella asiakirjan runkoa ilman tekstejä voit valita jäsennystilassa, että näytetään vain ensimmäisen ja toisen tason otsikot jolloin saat hyvän kuvan asiakirjan rakenteesta. Harmaa viiva otsikon alla tarkoittaa sitä, että otsikon alla on tekstiä joka on piilotettu. Kuvassa on tämän oppaan runkoa jäsennystilassa näytettynä. Sisällysluettelo Sisällysluettelon lisääminen valmiiksi jäsenneltyyn tekstiin on helppoa. Tee asiakirjasi alkuun tyhjä sivu ( CTRL + ENTER tekee pakotetun sivunvaihdon). Valitse sen jälkeen VIITTAUKSET VALINTANAUHALTA ja kohta SISÄLLYSLUETTELO. Valitse sen jälkeen SISÄLLYSLUETTELON tyyli. Valitse OK ja Word luo sinulle sisällysluettelon jäsennellyistä otsikoista. Tässä on pätkä tämän oppaan sisällysluettelosta joka on tehty jäsentelyn avulla. 17 Copyright Juha-Pekka Ruuska