15 Asianro HUS/3497/2021. Laitoshuoltopalvelujen palveluntuottajien valinta Helsinki soten asumispalvelujen kohteisiin (HUS )

Transkriptio

1 15 Asianro HUS/3497/2021 Laitoshuoltopalvelujen palveluntuottajien valinta Helsinki soten asumispalvelujen kohteisiin (HUS ) Selostus Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri on vuosittain kilpailuttanut laitoshuoltopalveluja erityisesti pienten ja maantieteellisesti erillään olevien toimintayksiköidensä osalta. Määräajoin tehtävien kilpailutusten tarkoituksena on saada mahdollisimman toimiva ja asiakaskohteita palveleva ratkaisu, kun tavoitteena on huolehtia potilaan turvallisesta hoitoympäristöstä tuottamalla laadukkaita ja nykyaikaisia laitoshuoltopalveluja tartuntojen leviämistä ehkäisevällä toimintatavalla (hygieeninen ja aseptinen työskentely). HUS Asvia tulosalue käynnisti julkaistussa hankintailmoituksessa EU-kynnysarvon ylittävän avoimen hankintamenettelyn eräistä laitoshuoltopalveluista. Kilpailutuksen kohteina olivat eräät Helsingin soten asiakasyksiköt, joille Asvia tuottaa laitoshuoltopalvelut ja jotka sijaitsevat maantieteellisesti hajallaan siten, että Asvian ei ole mahdollista tuottaa palveluja kustannustehokkaasti. Kohteissa on nykyisin tuotettu palveluja omana toimintana tai alihankintana tai sekä että. Kohdeyksikköjen voimassa olevat palvelusopimukset päättyvät joko tai Tarjouspyyntöä varten kilpailutettavat kohteet on ryhmitelty yhdeksään (9) maantieteelliseen palvelualueeseen (A-I): A. Puistola B. Hopeatie C. Kinapori D. Madetoja E. Munkkiniemi F. Roihuvuori G. Laajasalo H. Kannelmäki I. Vuorensyrjä Tarjouspyynnön hintaliitteessä (liite 3) on kuvattu palvelualueittain tiedot kohteista (mm. kohteiden nimet, osoitteet, neliöt, lyhyt kuvaus kohteesta). Koska palvelukohteet sijaitsevat maantieteellisesti laajalla alueella, on kohteiden sijoittamisella palvelualueisiin muodostettu laitoshuoltopalvelujen tuottamisen kannalta mahdollisimman toimivia alueellisia kokonaisuuksia. Kilpailutuksen tavoitteena on valita kokonaistaloudellisimmat palveluntuottajat, joilta hankitaan em. palvelualueiden kohteille laitoshuoltopalvelut seuraavasti: ylläpitosiivous ja huoltopalvelut (siivouksen yhteydessä kuljetettava jäte) perussiivous ja asukashuoneiden ikkunoiden pesut (ei sisällä erikoisikkunoita) astiahuolto (astioiden kattaminen ja tiskaus) Laadun varmistamiseksi on tarjouspyynnössä kuvattu minkälaisia ylläpito- ja perussiivous- sekä ikkunoiden ja lasipintojen puhdistuspalveluja sekä astiahuoltoa tarjouspyynnön kohteille edellytetään (tarjouspyynnön liite 2, palvelukuvaus) sekä mitkä ovat laitoshuoltopalveluille asetetut ehdottomat vaatimukset (tarjouspyynnön liite 1), jotka on ryhmitelty kokonaisuuksiin: järjestelmät ja raportointi

2 henkilöstön ammattitaito ja kelpoisuus henkilökunnan työskentely ja työvälineet palveluntuottajan työnantajavelvoitteet yhteistyö palvelussa käytettävä kieli Kaikilla palvelutuotantoon osallistuvilla siivoojilla tulee olla suoritettuna puhtaus- ja kiinteistöpalvelualan osatutkinto, joka sisältää vähintään Ylläpitosiivouspalvelut- ja Perussiivouspalvelut-tutkinnonosat. Vähimmäisvaatimuksia paremmasta siivoojien pätevyydestä ja osaamisesta on palveluntuottajalla ollut mahdollisuus saada laatupisteitä. Osatarjoukset otetaan huomioon siten, että tarjoaja voi tarjota laitoshuoltopalveluja valintansa mukaan joko kaikille alueille (A-I) tai vain osalle niistä. Sopimukset ovat kaksi (2) ensimmäistä vuotta määräaikaisia, jonka jälkeen ne jatkuvat toistaiseksi voimassa olevina tilaajan kolmen (3) kuukauden ja palveluntuottajan kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tarjousten toimittamisen määräaika oli klo Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta seitsemältä (7) yritykseltä: 1. ISS Palvelut Oy ( ) 2. Palmia Oy (FI ) 3. RTK-Palvelu Oy (FI ) 4. Services Netto Oy ( ) 5. Siskon Siivous Oy (FI ) 6. Sodexo Oy ( ) 7. SOL Palvelut Oy ( ) Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi a) Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset on esitetty tarjouspyynnössä. Tarjouspyynnössä on muun ohella soveltuvuusvaatimuksena esitetty seuraava referenssivaatimus: Ammatillisen pätevyyden ja teknisen suorituskyvyn vaatimuksena on, että tarjoajalla on edellisen kolmen (3) vuoden aikana (tarjousten jättöajasta taaksepäin laskettuna) ollut vähintään yksi (1) yhtäjaksoinen vähintään kahden (2) vuoden eli 24 kk:n mittainen relevantti kokemus ja näyttö sisällöltään vastaavanlaisten laitoshuoltopalvelujen tuottamisesta sekä toiminnaltaan ja kooltaan vastaavanlaisista kohteista, jotka on kuvattu tarjouspyynnön Palvelukuvauksessa (Liite 2) ja Hintaliitteessä (Liite 3). Yhtäjaksoisen ajanjakson tulee muodostua yhtäjaksoisesta palvelutuotannosta. Tällaiseksi ei katsota esim. sopimuskauden aikana satunnaisesti tehtyä tai keikkaluonteista työtä tai pätkäsijaisuuksia. Alueiden A, B, C, D, E, F, G, H ja I kaikissa kohteissa edellytetään kokemusta, tuntemusta ja osaamista sisällöltään vastaavanlaisten laitoshuoltopalvelujen tuottamisesta sosiaalija terveydenhuollon toimintaympäristössä ja kohteissa. Toiminnallisesti vastaavilla kohteilla tarkoitetaan tässä esim. palvelutaloja, palvelukeskuksia, vanhainkoteja, seniorikeskuksia ja ryhmäkoteja tai vastaavia, joissa tarjotaan sekä päivätoimintaa että eri tavoin tuettua ympärivuorokautista asumista ikääntyneille asukkaille. Kooltaan vastaaviksi kohteiksi lasketaan kohteet, joiden siivottava pinta-ala on vähintään 2000 neliötä.

3 Tarjouspyynnön mukaisesti referenssi tiedot tuli antaa tarjouspyynnön liitteessä 13 (referenssit) liitteen mukaisesti. Referenssikohteista tuli ilmoittaa seuraavat tiedot: toimeksiantajan virallinen nimi ja referenssikohteen osoite kohteen yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot sopimuksen kesto (alku- ja loppupäivämäärä) lyhyt kuvaus kohteesta ja tuotetun palvelun sisällöstä, sekä kohteen koko (neliöt) 1. Services Netto Oy ei ollut ilmoittanut vaadittua tietoa referenssikohteen koosta (neliöt). Tarjouspyynnön liitteessä 13 (referenssit) oli ilmoitettu, että tarjoaja, jolla ei ole vaatimuksen mukaista referenssiä, suljetaan tarjouskilpailusta. Services Netto Oy:n tarjouksessa ilmoittaman referenssikohteen vaatimuksen täyttymistä ei voida arvioida puuttuvan tiedon osalta. Näin ollen Services Netto Oy on suljettava pois tarjouskilpailusta soveltumattomana tarjoajana. 2. SOL Palvelut Oy:n tarjouksessaan toimittama referenssit-liite (tarjouspyynnön liite 13) ei koskenut kyseessä olevaa tarjouspyyntöä. Tarjoajan oli ilmoitettava ammatilliselle pätevyydelle ja tekniselle suorituskyvylle asetetun vaatimuksen täyttävä referenssitoimeksi-anto kyseisellä tarjouspyynnön liitteellä. SOL Palvelut Oy:n tarjouksen liitteeksi lataama liite oli väärä ja sen tiedot näin virheellisiä. Tarjoajalla ei näin ole vaatimuksen mukaista referenssiä. Näin ollen SOL Palvelut Oy on suljettava pois tarjouskilpailusta soveltumattomana tarjoajana. Muut tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset. b) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjousten tulee olla tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisia ja tarjouksiin tulee olla liitetty pyydetyt selvitykset. Myös kaikkien ehdottomien vaatimusten tulee täyttyä. Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Tarjousten arviointi ISS Palvelut Oy Palmia Oy FI RTK-Palvelu Oy FI Siskon Siivous Oy FI Sodexo Oy Liite 1 Liite 3 Liite 11 lomake Vaatimusmäärittely Hintaliite Laatuliite ohjelma ohjelma OK OK OK OK OK OK Perehdytys- Ympäristö- Tarjous- OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK Puuttuu vastaus, kohta 4 OK OK OK OK 1. Liitteessä 1 (Vaatimusmäärittely) oli ilmoitettu, että asetetut vaatimukset ovat pakollisia vähimmäisvaatimuksia. Jos vastaus on Ei yhdenkin vaatimuksen kohdalla tai ruksi puuttuu, ei tarjousta käsitellä, vaan se suljetaan pois tarjouskilpailusta. Sodexo Oy ei ollut vastannut kaikkiin liitteen

4 1 (vaatimusmäärittely) kohtiin. Näin ollen Sodexo Oy:n tarjous tulee hylätä tarjouspyynnön vastaisena ja tarjoaja on suljettava pois tarjouskilpailusta. Tarjoajien soveltuvuuden sekä tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin jälkeen varsinaiseen hintavertailuun pääsivät seuraavat tarjoukset: A. Puistola B. Hopeatie C. Kinapori D. Madetoja E. Munkkiniemi F. Roihuvuori G. Laajasalo H. Kannelmäki I. Vuorensyrjä ISS Palvelut Oy X X X X X X X X X Palmia Oy X X X X X X X X X RTK-Palvelu Oy X X X X X X X X X Siskon Siivous Oy X X X X X X Tarjousten vertailuperusteet Ne tarjoukset, jotka täyttivät tarjoajalle sekä tarjoukselle asetetut vaatimukset, vertaillaan palvelualueittain (A I) seuraavasti: Laatu Vertailun ylläpitosiivous perussiivous yms. ammattitaito enimmäis- max. pisteet pisteet Painoarvo 77 pistettä 9 pistettä 14 pistettä = 100 pistettä Hinta Alin vertailuhinta 1 (ylläpitosiivous) saa 77 hintapistettä. Muut tarjoukset saavat vertailuhinta 1 -pisteitä seuraavan kaavan mukaisesti: [alin vertailuhinta 1 / tarjottu vertailuhinta 1] x 77 Alin vertailuhinta 2 (perussiivoukset yms. ja ikkunanpesut) saa 9 hintapistettä. Muut tarjoukset saavat vertailuhinta 2 -pisteitä seuraavan kaavan mukaisesti: [alin vertailuhinta 2 / tarjottu vertailuhinta 2] x 9 Laatu Jos tarjoaja tarjoaa palvelualueelle siivoajia, joilla kaikilla on vähimmäistasoa enemmän osaamista, on tarjoajalla mahdollisuus saada laatupisteitä (5 p. / 1o p. / 14 p.) seuraavasti: 5 laatupistettä: arvon edellytyksenä on, että alueen kaikilla siivoojilla on puhtaus- ja kiinteistöpalvelualan perustutkinto, joka sisältää sekä Ylläpitosiivouspalvelut- ja Perussiivouspalvelut-tutkinnonosat. 10 laatupistettä: arvon edellytyksenä on, että alueen kaikilla siivoojilla on puhtaus- ja kiinteistöalan ammattitutkinto, joka sisältää mm. Asiakaslähtöisten puhtaus- ja kiinteistöpalvelujen tuottaminen- ja Laitoshygieniapalvelut tai Ylläpitosiivouspalvelut-tutkinnon osat. 14 laatupistettä: arvon edellytyksenä on, että alueen kaikilla siivoojilla on puhtaus- ja kiinteistöalan ammattitutkinto, joka sisältää mm. Asiakaslähtöisten puhtaus- ja kiinteistöpalvelujen tuottaminen- ja Laitoshygieniapalvelut tai Ylläpitosiivouspalvelut-tutkinnon osat ja vähintään kahden (2) vuoden työkokemus puhtausalla koulutusta vastaavien töiden suorittamisesta. Palvelualuekohtainen laatupistemäärä lisätään sellaisenaan ko. palvelualueen hintapisteisiin. Tarjouskilpailun voittaja Vertailuhintojen 1 ja 2 sekä laatupisteet lasketaan yhteen.

5 Hankittavan palvelun valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus eli kunkin palvelualueen osalta tarjouskilpailun voittaa eniten yhteispisteitä saanut tarjous. Jos tarjousvertailussa kaksi tai useampi tarjoaja voittaa eli niiden tarjoukset saavat saman, suurimman pistemäärän/palvelualue, ratkaistaan tarjouskilpailun voittaja arvalla. Tarjousten vertailu ja hankintaesityksen perustelut Alla oleviin taulukoihin (A I) on koottu palvelualueittain tarjousten vertailuhinnat (1 ja 2) ja niistä saadut sekä ammattitaidosta saadut laatupisteet. A. Puistola Tarjoaja ISS Palvelut Oy Palmia Oy FI RTK-Palvelu Oy FI Ylläpitosiivous Perussiivous yms. Laatupisteet ammatitaidosta Pisteet yhteensä Alue A , , , , , , kriteerien mukaisesti valitaan palvelualueen A. Puistola laitoshuoltopalvelujen B. Hopeatie Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Palmia Oy, joka sovittujen kriteerien mukaisesti valitaan palvelualueen B. Hopeatie laitoshuoltopalvelujen C. Kinapori kriteerien mukaisesti valitaan palvelualueen C. Kinapori laitoshuoltopalvelujen D. Madetoja

6 Tarjoaja ISS Palvelut Oy Palmia Oy FI RTK-Palvelu Oy FI Siskon Siivous Oy FI Ylläpitosiivous Perussiivous yms. Laatupisteet ammatitaidosta Pisteet yhteensä Alue D , , , , , , , , kriteerien mukaisesti valitaan palvelualueen D. Madetoja laitoshuoltopalvelujen E. Munkkiniemi Tarjoaja ISS Palvelut Oy Palmia Oy FI RTK-Palvelu Oy FI Siskon Siivous Oy FI Ylläpitosiivous Perussiivous yms. Laatupisteet ammatitaidosta Pisteet yhteensä Alue E , , , , , , , , kriteerien mukaisesti valitaan palvelualueen E. Munkkiniemi laitoshuoltopalvelujen F. Roihuvuori Tarjoaja ISS Palvelut Oy Palmia Oy FI RTK-Palvelu Oy FI Siskon Siivous Oy FI Ylläpitosiivous Perussiivous yms. Laatupisteet ammatitaidosta Pisteet yhteensä Alue F , , , , , , , , kriteerien mukaisesti valitaan palvelualueen F. Roihuvuori laitoshuoltopalvelujen G. Laajasalo kriteerien mukaisesti valitaan palvelualueen G. Laajasalo laitoshuoltopalvelujen

7 H. Kannelmäki Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki ISS Palvelut Oy, joka sovittujen kriteerien mukaisesti valitaan palvelualueen H. Kannelmäki laitoshuoltopalvelujen

8 I. Vuorensyrjä kriteerien mukaisesti valitaan palvelualueen I. Vuorensyrjä laitoshuoltopalvelujen Hankinnan arvo Kahden (2) vuoden määräaikaisen hankintasopimuksen hankinta-arvo on noin euroa (alv 0 %) ja neljän (4) vuoden noin euroa (alv 0 %). Hallintosäännön 62 :n mukaan talous- ja konsernijaosto päättää rakennusinvestointeja lukuun ottamatta hankinnoista, joiden kokonaiskustannusarvio on yli 2 miljoonaa euroa ja enintään 10 miljoonaa euroa. Tarjouspyyntö ja tarjousasiakirjat ovat nähtävänä kokouksessa sekä talous- ja konsernijaoston sähköisessä työtilassa. Päätösesitys Talous- ja konsernijaosto päättää 1. hylätä Services Netto Oy:n, SOL Palvelut Oy:n sekä Sodexo Oy:n tarjoukset, 2. valita laitoshuoltopalvelujen palvelutuottajat seuraavasti: a) palvelualueen A. Puistola laitoshuoltopalvelut Palmia Oy:ltä b) palvelualueen B. Hopeatie laitoshuoltopalvelut Palmia Oy:ltä c) palvelualueen C. Kinapori laitoshuoltopalvelut Palmia Oy:ltä d) palvelualueen D. Madetoja laitoshuoltopalvelut Palmia Oy:ltä e) palvelualueen E. Munkkiniemi laitoshuoltopalvelut Palmia Oy:ltä f) palvelualueen F. Roihuvuori laitoshuoltopalvelut Palmia Oy:ltä g) palvelualueen G. Laajasalo laitoshuoltopalvelut Palmia Oy:ltä h) palvelualueen H. Kannelmäki laitoshuoltopalvelut ISS Palvelut Oy:ltä i) palvelualueen I. Vuorensyrjä laitoshuoltopalvelut Palmia Oy:ltä, 3. oikeuttaa HUS Asvia tulosalueen toimialajohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset Palmia Oy:n ja ISS Palvelut Oy:n kanssa sekä 4. hyväksyä kokouksen pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa. Päätös ei sido kuntayhtymää ennen kuin on selvinnyt, käyttääkö ylempi toimielin asiassa kuntalain 92 :n mukaista otto-oikeutta. Päätös on ehdollinen, kunnes tarjouspyynnössä mainitut todistukset ja selvitykset on tarkistettu. Sopimus ei synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan erikseen myöhemmin tehtävällä hankintasopimuksella. Päätös

9 Päätösesitys hyväksyttiin. Lisätiedot Tukipalvelujohtaja Tuula Lasander, HUS Asvia tulosalue, s-posti tuula.lasander(at)hus.fi Palvelupäällikkö Maarit Roininen, HUS Asvia tulosalue, s-posti maarit.roininen(at)hus.fi Palvelupäällikkö Minna Höckert, HUS Asvia tulosalue, s-posti minna.hockert(at)hus.fi Jakelu Tarjoajat Toimialajohtaja Tuula Lasander Palvelupäällikkö Maarit Roininen Palvelupäällikkö Minna Höckert Suunnittelija Outi Höglund

10