SISÄISEN TARKASTUKSEN RAPORTTI VUODELTA 2015

Transkriptio

1 RAPORTTI 1 (6) SISÄISEN TARKASTUKSEN RAPORTTI VUODELTA Yleistä 1.1. Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Sisäinen tarkastus järjestettiin kuntayhtymän hallituksen hyväksymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen mukaisesti. Kuntayhtymän johtajan ja sisäinen tarkastajan laatima sisäisen tarkastuksen työsuunnitelma vuodelle 2015 hyväksyttiin kuntayhtymän hallituksen kokouksessa tammikuussa Resurssit Kuntayhtymän johtaja vastasi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta koulutuskuntayhtymän tasolla. Sisäinen tarkastaja avusti kuntayhtymän johtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Sisäinen tarkastaja toimi tarkastuslautakunnan sihteerinä ja pöytäkirjanpitäjänä. Lautakunnalla oli kuusi kokousta tilikaudella Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman toteutuminen vuonna Tarkastuksen laajuus ja kohteet Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman sisältöä ja tarkastusten kohdentumista valmisteltiin yhteistyössä tilintarkastajien kanssa. Sisäinen tarkastus toteutettiin Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän oppilaitoksissa ja yhteisissä palveluissa: helmikuu: Ammattiopisto Lieksa maaliskuu: Aikuisopisto huhtikuu: Ammattiopisto Valtimo toukokuu: Ammattiopisto Kitee kesäkuu: Yhteiset palvelut elokuu: Ammattiopisto Nurmes syyskuu: Ammattiopisto Niittylahti syyskuu: Ammattiopisto Outokumpu lokakuu: Ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuuri marraskuu: Ammattiopisto Joensuu palvelut.

2 RAPORTTI 2 (6) Aloituskeskustelussa käsiteltiin: 1. edellisen sisäisen tarkastuksen suositukset ja 2. tarkastettavan yksikön odotukset sisäisessä tarkastuksessa käsiteltävistä asioista. Sisäinen tarkastus kohdistui seuraaviin osa-alueisiin: toiminnan tuloksellisuus; strategiset ja toiminnalliset tavoitteet, opetuksen järjestäminen; erityisesti valmentavan pedagogiikan ja valmennuksellisten käytäntöjen kehittäminen ja käyttöönotto, hallinnon tarkastus; säännösten, määräysten, päätösten ja ohjeiden noudattaminen ja esimiesten ja toimielinten sisäisen tarkkailun toimivuus. Tarkastuksiin osallistui yhteensä 146 henkilöä. Lisäksi sisäinen tarkastaja toteutti kuntayhtymän johtajan toimeksiannosta selvityksiä Parhaiden käytäntöjen tunnistaminen ja levittäminen Sisäinen tarkastaja osallistui toiminnan kehittämiseen keräämällä ja jakamalla tietoa kuntayhtymän parhaista käytännöistä. Sisäinen tarkastaja toteutti kahdessa oppilaitoksessa sekä Tilapalvelut-yksikössä Sisäinen valvonta ja riskienhallinta käytännössä-koulutuksen. Sisäinen tarkastaja järjesti yhteistyössä Kesäyliopiston kanssa Pohjois-Karjalan kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien jäsenille ja sihteereille suunnatun Kuntahallinnon riskienhallinta-koulutuspäivän Keskeiset havainnot Sisäisen tarkastuksen 2014 vuosiraportin suositusten toteutuminen Suositukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen: Esimiehet ovat jatkaneet oman henkilöstönsä tietoisuuden lisäämistä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan merkityksestä, tehtävistä ja vastuista osana työtehtäviään mm. henkilöstökokouksissa ja kehityskeskusteluissa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan edellyttämän asiantuntemuksen kehittämistä on jatkettu mm. oppilaitosten henkilöstölle ja tarkastuslautakunnan jäsenille suunnatuilla koulutuksilla. Oppilaitokset ovat raportoineet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta ja vaikutuksista toimintaan johtokunnan kokouksessa, johdon katselmuksessa ja sisäisessä tarkastuksessa.

3 RAPORTTI 3 (6) Toiminnan tuloksellisuus Tilinpäätökseen liittyvän ennakkotiedon mukaan toiminnan ja talouden yhteensovittamiseen liittyneet toimenpiteet ovat olleet taloudellista suorituskykyä mittaavien tulosten mukaan onnistuneita tilikaudella Opiskelijoiden työllistyminen ja korkea-asteen jatko-opintoihin sijoittuminen sekä opintojen keskeyttämistä ja eroamista ehkäisevissä toimenpiteissä onnistuminen vaikuttavat jatkossa merkittävästi oppilaitosten toiminnalliseen ja taloudelliseen tuloksellisuuteen. Tarkastushavainnon mukaan toiminnalliset tulokset vaihtelivat oppilaitosten sekä koulutusja opintoalojen välillä erityisesti: työllistymisessä, opintojen keskeyttämisessä, tutkinnon läpäisyasteessa ja erityisopetuksen onnistumisessa. Henkilöstön valmennuksellisen osaamisen ja sitä tukevan organisaatiokulttuurin kehittämiseksi aloitettujen toimenpiteiden systemaattisella toteutuksella varmistetaan osaltaan myös opiskelijan opintojen henkilökohtaistamiselle asetettujen tavoitteiden toteutumista. Sisäisen tarkastajan suosituksen mukaisesti oppilaitokset ovat jatkaneet verkko-opintojen toteutuksen kehittämistä yhteistyössä Verkko-opiston kanssa tilikaudella Tilojen käyttöön liittyvän kokonaissuunnitelman laatiminen opetus- ja muussa käytössä tarvittavista tiloista erityisesti Joensuu-Niittylahti-Outokumpu-alueelle edistää koulutuskuntayhtymän kehittämisasiakirjassa määritetyn tavoitteen toteutumista: Luomme innostavia ja osallistavia oppimisympäristöjä. Pidämme työskentelytilat laadukkaina ja parannamme niiden käyttöastetta. Tyhjentyvien tilojen realisointi on määritetty yhteisten palvelujen riskimatriisissa todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan merkittäväksi riskiksi. Tilojen käytön tehostamiseen liittyvien toimenpiteiden valmistelua ja toteutusta on jatkettu erityisesti Joensuussa, Kiteellä, Lieksassa ja Outokummussa. PKKY:llä oli vuoden 2015 lopussa oppilaitosten käytöstä poistuneita tiloja noin m 2, joista oli ulosvuokrattuna noin m 2. Tarkastushavainnon mukaan investointien takuukorostuksen poistuminen, indeksien jäädytys vuosille ja vuodelle 2017 suunniteltu prosentin leikkaus ammatillisen koulutuksen yksikköhintaan edellyttävät koulutusprosessien ja resurssien käytön merkittävää tehostamista sekä koulutuksenjärjestäjä- että oppilaitostasolla.

4 RAPORTTI 4 (6) Vuodelle 2017 suunniteltujen ammatillisen koulutuksen säästöjen kohdentamiseen sekä vuosien tulostavoitteiden asettamiseen liittyvä valmistelu on käynnistetty tammikuussa Mitä aikaisemmin oppilaitoksilla on tiedossa tulevan vuoden tulostavoite, sitä paremmin taloudellisten tavoitteiden saavuttamista edistävät toimenpiteet voidaan huomioida tulevan lukuvuoden valmistelussa. Opetuksen järjestäminen Tarkastushavainnon mukaan opiskelijan opintojen henkilökohtaistamiseen liittyvien merkintöjen tekemistä opiskelijahallintojärjestelmään (wilma) on ohjeistettu koulutuksen järjestäjän ja oppilaitosten omilla ohjeilla. Merkintöjen tekemistä on tuettu myös koulutuksella ja työpajatyöskentelyllä. Erilaisten opintopolkujen esittely opiskelijoille hops:in laatimisen yhteydessä vaatii tuekseen konkreettisia malleja opintopolkujen toteutumisesta myös käytännössä; esim. Taitaja-polun toteutuminen opiskelijan ja ohjaajan sekä oppimisen näkökulmasta-case. Tarkastushavainnon mukaan osalla opettajista oli puutteita opiskelijoiden arviointitietojen, opintojen edistymisen ja läsnäolon seurantaan liittyvien merkintöjen tekemisessä opiskelijahallintojärjestelmään. Mikäli opetus jakautuu usealle lukuvuodelle, on erityisen tärkeää että oppimisen aikaista arviointitietoa kirjataan säännöllisesti opiskelijoittain opiskelijahallintojärjestelmään. Pistokokein läpikäydyissä henkilökohtaistamissuunnitelmissa oli puutteita mm. opiskelijan omien koulutustarpeiden ja -toiveiden ja opiskeluvalmiuksien sekä ammattitaidon hankkimiseen liittyvien ohjaustoimenpiteiden ja niiden toteutumiseen liittyneissä merkinnöissä. Erityistä huomiota on kiinnitetty opiskelijoiden työpaikalla tapahtuvan opiskelun ja oppimisen dokumentointiin ja sopimusten tarkentamiseen. Lisääntyvä työpaikalla tapahtuva oppiminen asettaa kasvavia vaatimuksia oppimiselle ja osaamisen arvioinnille asetettujen tavoitteiden toteutumista edistävien toimenpiteiden suunnittelulle, toteutukselle ja kehittämiselle. Tarkastushavainnon mukaan valmentavan työotteen lisääntyminen on helpottanut vaikeiden asioiden esillä ottamista ja ratkaisemista sekä opiskelijan että opettajan näkökulmasta. Toiminnallisiin opetus- ja ohjausmenetelmiin perustuvan lähiopetuksen käyttöönotossa ja kehittämisessä tulee kiinnittää jatkossa erityistä huomiota valmentavan työotteen yhdessä tekemällä-osatekijään. Hallinnon tarkastus Sisäisessä tarkastuksessa alkuvuodesta 2014 käytettävissä olleisiin asiakirjoihin pohjautuvan havainnon mukaan pistokokein valittujen oppisopimusten liitteenä olleet hakeutumisvaiheen henkilökohtaistamiseen liittyvät asiakirjat olivat puutteellisia.

5 RAPORTTI 5 (6) Oppisopimusasiakirjoissa havaittujen puutteiden korjaamiseksi sovittujen toimenpiteiden, aikataulun ja resurssien toteutumista on seurattu ja ohjeistettu säännöllisesti Pohjois-Karjalan aikuisopistolla järjestetyissä seurantapalavereissa tilikauden 2015 aikana. Lisäksi sisäinen tarkastaja on seurannut työn etenemistä. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallitusta on informoitu asiasta hallituksen kokouksissa huhti- ja joulukuussa Tarkastushavainnon mukaan henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevan suunnitelman (hojks) perustamisen yhteydessä toteutettavan opiskelijan ja tämän huoltajan tai laillisen edustajan kuulemiseen liittyvän toimintatavan ja sitä todentavan kirjauskäytännön kehittäminen on kesken. Tarkastuksissa läpikäytyjen autojen ajopäiväkirjoissa oli puutteita. Ajopäiväkirjojen täyttämiseen, seurantaan ja arkistointiin liittyviä toimintaohjeita on tarkennettu verottajan ohjeen edellyttämällä tavalla. Keväällä 2015 opetushallitukselle ilmoitettuja kesäyliopistokoulutuksen tietoja korjattiin poistojen ja arvonalentumisten sekä valtiolta saatujen muiden tukien ja avustusten osalta syyskuussa toteutetun sisäisen tarkastuksen aikana. Opiskelijatietojen oikeellisuuden varmentamiseksi tuloksellisuusmittarien laskennassa käytettävien tietojen kokoamiseen ja ilmoittamiseen liittyvää prosessia on muutettu sisäisen tarkastajan suosituksen mukaisesti tilastointipäivästä alkaen. Tiedot kerätään keskitetysti yhteisten palvelujen toimesta. Hallinto- ja tukipalvelujen tehtävien ja roolien määrittämistä on tehtävä rajapintojen osalta jatkuvasti. Keskeisiin prosesseihin liittyvien toimintakuvausten päivittämistä ja kuvauksiin sisältyvien, toiminnan tuloksellisuutta ja lainmukaisuutta varmentavien valvontatoimenpiteiden määrittämistä tulee jatkaa. Esimiesten ja toimielinten sisäisen tarkkailun toimivuus Oppilaitosten sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma tilikaudelle 2015 hyväksyttiin johtokunnissa. Oppilaitosten riskimatriisi on käsitelty johdon katselmuksissa. Tarkastushavainnon mukaan kuntayhtymän yhteisten palvelujen riskimatriisi päivitetään johdon katselmusten jälkeen helmikuussa Samassa yhteydessä päätetään myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan painopistealueista tilikaudella Sisäilmariskien ennaltaehkäisyä edistävänä toimenpiteenä sisäisessä tarkastuksessa pyydettiin tiedot riittävän siivouksen toteutumisen kannalta ongelmallisista tiloista Otsolan ja Peltolan kampuksilla. Sisäilmariskien ennaltaehkäisemiseksi päätettyjen toimenpiteiden toteutumiseen liittyvä seuranta toteutetaan huhtikuussa 2016.

6 RAPORTTI 6 (6) Tarkastushavainnon mukaan käyttöomaisuuden luettelointi ja merkitseminen on kesken, näin ollen omaisuuden hoidon järjestämisen asianmukaisuuden arviointia; ml. väärinkäytösten ennaltaehkäisy, jatketaan sisäisissä tarkastuksissa. Tarkastushavainnon mukaan uusien vastuualuejakojen ja -henkilöiden myötä valvontatoimenpiteiden toteuttaminen ja vastuut ovat jatkuvan muutosprosessin kohteena. Muutosprosessin seurauksena myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumiseen liittyvien seuranta- ja raportointikäytäntöjen sekä tuloksellisuuden arvioinnin kehittäminen on kesken. Toukokuun alussa 2015 voimaan tulleen uuden kuntalain siirtymäsäännösten mukaan koulutuskuntayhtymän valtuuston tulee hyväksyä konserniyhteisöjä koskeva konserniohje toukokuun loppuun 2017 mennessä. Konserniohjeessa määritetään mm. konsernivalvonnan ja raportoinnin sekä riskienhallinnan järjestäminen Raportointi ja seuranta Tarkastusten raportit toimitettiin kuntayhtymän johtajalle, rehtorille tai yhteisten palvelujen vastuuhenkilölle ja tilintarkastajalle. Sisäinen tarkastaja raportoi sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman toteutumisesta ja havainnoista koulutuskuntayhtymän hallitukselle ja tarkastuslautakunnalle. Tarkastuksissa annettujen suositusten toimeenpanon seuranta toteutetaan puolen vuoden kuluttua tarkastuksesta. Varsinainen suositusten toimeenpanon ja vaikuttavuuden arviointi tehdään seuraavan sisäisen tarkastuksen yhteydessä. 3. Suositukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan edellyttämän asiantuntemuksen kehittämistä jatketaan säännöllisellä koulutuksella ja perehdytyksellä. Koulutuskuntayhtymän valtuusto hyväksyy konserniyhteisöjä koskevan konserniohjeen tilikauden 2016 aikana. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta ja kehittämistarpeista raportoidaan osana kuntayhtymän raportointikäytäntöjä. Sisäinen tarkastaja Tuomo Hurskainen