SISÄISEN TARKASTUKSEN RAPORTTI VUODELTA 2016

Transkriptio

1 SISÄISEN TARKASTUKSEN RAPORTTI VUODELTA Yleistä 1.1. Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Sisäinen tarkastus järjestettiin kuntayhtymän hallituksen hyväksymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen mukaisesti. Kuntayhtymän johtajan ja sisäisen tarkastajan laatima sisäisen tarkastuksen työsuunnitelma vuodelle 2016 hyväksyttiin kuntayhtymän hallituksen kokouksessa Resurssit Kuntayhtymän johtaja vastasi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta koulutuskuntayhtymässä. Sisäinen tarkastaja avusti kuntayhtymän johtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Yt-neuvotteluprosessin tuloksena päätoimisen sisäisen tarkastajan työvelvoite päättyi Tehtävien uudelleenjärjestelyjen jälkeen johdon assistentti ja sisäisestä tarkastuksesta vastaava suunnittelija toimivat tarkastuslautakunnan sihteerinä ja pöytäkirjanpitäjänä loppuvuonna Lautakunnalla oli kaikkiaan seitsemän kokousta tilikaudella Raportointijakson 2016 aikana kuntayhtymän johtajan virkaa hoidettiin seuraavasti: kuntayhtymän johtaja Ilkka Pirskanen vt. kuntayhtymän johtaja Pia Hiltunen alkaen kuntayhtymän johtaja Esa Karvinen 2. Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman toteutuminen vuonna Tarkastuksen laajuus ja kohteet Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman sisältöä ja tarkastusten kohdentumista valmisteltiin yhteistyössä tilintarkastajien kanssa. Tilintarkastajina toimivat KPMG Oy:n Kaija Pakkanen (JHT, KHT), Niina Sinkko (KHT) ja Emma Nikkonen. Sisäinen tarkastus toteutettiin Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän yksiköissä seuraavasti: helmikuu: ammattiopisto Lieksa huhtikuu: ammattiopisto Valtimo huhtikuu: ammattiopisto Kitee toukokuu: ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuuri kesäkuu: yhteiset palvelut syyskuu: ammattiopisto Nurmes syyskuu: aikuisopisto lokakuu: ammattiopisto Niittylahti lokakuu: ammattiopisto Outokumpu.

2 Yhteistoimintaneuvotteluiden tuloksena päätetystä sisäisen tarkastuksen uudelleen järjestelyistä johtuen sisäistä tarkastusta ei suoritettu ammattiopisto Joensuun palveluissa. Muutoin sisäisen tarkastuksen kohteet toteutettiin työsuunnitelman mukaisesti. Aloituskeskusteluissa käsiteltiin: 1. edellisen sisäisen tarkastuksen suositukset ja 2. tarkastettavan yksikön odotukset sisäisessä tarkastuksessa käsiteltävistä asioista. Sisäinen tarkastus kohdistui seuraaviin osa-alueisiin: toiminnan tuloksellisuus; strategiset ja toiminnalliset tavoitteet, opetuksen järjestäminen; erityisesti valmentavan pedagogiikan ja valmennuksellisten käytäntöjen parhaiden käytäntöjen tunnistaminen ja levittäminen hallinnon tarkastus; säännösten, määräysten, päätösten ja ohjeiden noudattaminen ja esimiesten ja toimielinten sisäisen tarkkailun toimivuus. Tarkastuksiin osallistui yhteensä 85 henkilöä. Lisäksi sisäinen tarkastaja toteutti kuntayhtymän johtajan toimeksiannosta selvityksiä Parhaiden käytäntöjen tunnistaminen ja levittäminen Sisäisen tarkastuksen yhteydessä kerättiin tietoa varhaisen puuttumisen toimintamalliin sekä valmentavan pedagogiikan ja työotteen käyttöönottoon liittyvistä parhaista käytännöistä. Varhaisen puuttumisen parhaat käytännöt liittyvät opiskelijoiden poissaoloihin puuttumiseen, opiskelijoiden ohjaamisen kehittämiseen sekä opiskelijoiden ja heidän huoltajien kuulemiseen kurinpitomenettelyiden yhteydessä. Valmentavan pedagogiikan ja työotteen käyttöönoton parhaimmat käytännöt liittyivät opiskelijoiden toteuttamiin työelämälähtöisiin projekteihin (yritysyhteistyö, yhteisten aineiden integrointi tekemällä oppimiseen), toteutussuunnitelmien opintopolkuajatteluun, uuden teknologian hyödyntämiseen oppimisen apuna ja tunnistamisessa sekä henkilöstön perehdyttämiseen ja valmentamiseen. Esiin nousseita parhaita käytänteitä on levitetty sisäisten tarkastusten yhteydessä ja johdon katselmuksissa. Valmentavan pedagogiikan ja työotteen toimintamalli esiteltiin yhtenä parhaimpana ammatillisen koulutuksen käytäntönä Opetushallituksen Parhaimmat käytännöt 2016 seminaarissa lokakuussa Keskeiset havainnot Sisäisen tarkastuksen 2015 vuosiraportin suositusten toteutuminen Esimiehet ovat jatkaneet oman henkilöstönsä tietoisuuden lisäämistä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan merkityksestä, tehtävistä ja vastuista osana työtehtäviään mm. henkilöstökokouksissa ja kehityskeskusteluissa.

3 Konserniyhteisöjä koskevaa konserniohjetta ei viety kuntayhtymän valtuuston käsittelyyn tilikauden 2016 aikana. Oppilaitokset ovat raportoineet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta ja vaikutuksista toimintaan johtokunnan kokouksessa, johdon katselmuksessa ja sisäisessä tarkastuksessa. Toiminnan tuloksellisuus 2016 Tilinpäätökseen liittyvän ennakkotiedon mukaan toiminnan ja talouden yhteensovittamiseen liittyneet toimenpiteet ovat olleet taloudellista suorituskykyä mittaavien tulosten mukaan onnistuneita tilikaudella Koulutuskuntayhtymälle myönnetty vuoden 2016 ammatillisen koulutuksen laatupalkinto osoittaa, että organisaation laatujärjestelmä toimii hyvin ja tukee vahvasti perustehtävän toteutumista. PKKY:n ammatillisen koulutuksen tuloksellisuuspisteet ovat vähentyneet vuodesta 2011 lähtien ja niiden perusteella tuloksellisuusrahoitusta ei enää saada. Merkittävimpinä tekijöinä näyttäytyy opiskelijoiden työllisyyden heikentyminen ja keskeyttämisen lisääntyminen. Tuloksellisuuspisteiden vähentyminen on huolestuttavaa ajatellen ammatillisen koulutuksen reformin uutta rahoitusjärjestelmää, jossa rahoitus tulee perustumaan merkittävältä osaltaan tuloksellisuuteen. Opiskelijoiden työllistyminen ja korkea-asteen jatko-opintoihin sijoittuminen sekä opintojen keskeyttämistä ja eroamista ehkäisevissä ja läpäisyä edistävissä toimenpiteissä onnistuminen tutkinnon osien ja tutkintojen suorittamiseksi vaikuttavat jatkossa entistä enemmän oppilaitosten toiminnalliseen ja taloudelliseen tuloksellisuuteen. Tulevaisuudessa on kiinnitettävä huomiota erityisesti tutkinnon osien ja tutkintojen suorittamiseen sekä opiskelijoiden työllistymistä edistävään toimintaan. Tarkastushavainnon mukaan toiminnalliset tulokset vaihtelivat oppilaitosten sekä koulutus- ja opintoalojen välillä edellisten vuosien tapaan työllistymisessä, opintojen keskeyttämisessä, tutkinnon läpäisyasteessa ja erityisopetuksen onnistumisessa. Erot ovat kuitenkin pienentyneet jokaisella osa-alueella verrattuna vuoteen Henkilöstön valmennuksellisen osaamisen ja sitä tukevan organisaatiokulttuurin kehittämiseksi aloitettujen toimenpiteiden systemaattisella toteutuksella varmistetaan osaltaan myös opiskelijan opintojen henkilökohtaistamiselle asetettujen tavoitteiden toteutumista. Oppilaitokset ovat jatkaneet verkko-opintojen toteutuksen kehittämistä yhteistyössä Verkkoopiston kanssa tilikaudella Verkko-opintojen määrä on lisääntynyt sekä läpäisyaste ja saavutetut arvosanat ovat parantuneet. Tilojen käyttöön liittyvän kokonaissuunnitelman laatiminen opetus- ja muussa käytössä tarvittavista tiloista erityisesti Joensuu-Niittylahti-Outokumpu-alueelle edistää koulutuskuntayhtymän strategiassa määritetyn tavoitteen toteutumista: Yhdistämällä aikuisten ja nuorten oppimisympäristöjä sekä lisäämällä kahdessa vuorossa tapahtuvaa opetusta

4 pienennämme tilakustannusten osuutta kokonaiskustannuksista. Valmistelemme omassa käytössämme olevine toimitilojen määrän vähentämistä n. 25 ooo m 2 :lla. Tyhjentyvien tilojen realisointi on määritetty yhteisten palvelujen riskimatriisissa todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan merkittäväksi riskiksi. Tilojen käytön tehostamiseen liittyvien toimenpiteiden valmistelua ja toteutusta on jatkettu toimitilaselvityksillä Joensuussa ja Outokummussa. PKKY:llä oli vuoden 2016 aikana oppilaitosten käytöstä poistuneita tiloja noin 5000 m 2, jotka vuokrataan ulkopuoliseen käyttöön. Tarkastushavainnon mukaan ammatillisen koulutuksen yksikköhintaan vuodelle 2017 päätetty leikkaus tarkoittaa yli 14 prosentin vähennystä PKKY:n rahoitukseen, mikäli opiskelijamäärä pysyy vuoden 2016 tasolla. Tämä edellyttää koulutusprosessien ja resurssien käytön merkittävää tehostamista sekä koulutuksen järjestäjä- että oppilaitostasolla. Ammatillisen koulutuksen uudistuvan lainsäädännön ja rahoituksen toiminnalle aiheuttavien muutosten sekä vuosien taloudellisten tulostavoitteiden asettamiseen liittyvä valmistelu on käynnistetty tammikuussa Valmistelusta tekee haasteellisen se, että tulevien vuosien rahoitusperiaatteet ja ammatillista koulutusta koskeva lainsäädäntö valmistuu vasta vuoden 2017 aikana. Opetuksen järjestäminen Tarkastushavaintojen mukaan opiskelijan opintojen henkilökohtaistamiseen liittyvien merkintöjen tekemistä opiskelijahallintojärjestelmään (wilma) on ohjeistettu koulutuksen järjestäjän ja tarkennettu tarvittaessa oppilaitosten omilla ohjeilla. Merkintöjen tekemistä on tuettu myös koulutuksella ja työpa-jatyöskentelyllä. Opiskelijan henkilökohtaiseen opiskelusuunnitelmaan (hops) liittyvien ohjaus- ja seurantakeskustelujen toteuttamiseen ja niitä dokumentoiviin wilmakirjauksiin liittyvän toimintatavan käyttöönotto ja kehittäminen on kesken. Sisäisen tarkastuksen raporttien mukaan hops-keskustelut käydään pääsääntöisesti opiskelijoiden kanssa PKKY:n ohjeen mukaisesti. Esimiesten tulisi kuitenkin varmistaa, että dokumentointi tapahtuu riittävän tarkasti ja määriteltyä hops-prosessia noudattaen. Myös opiskelijatietojen oikeellisuus tulee varmistaa säännöllisesti. Pistokokein läpikäydyissä henkilökohtaisisissa opiskelusuunnitelmissa oli puutteita mm. opiskelijan osaamisen tunnustamiseen liittyen, tutkinnonosien arvioinnissa, opiskelijoiden omissa kirjauksissa koulutustarpeista ja tavoitteista ja opiskeluvalmiuksien sekä ammattitaidon hankkimiseen liittyvien ohjaustoimenpiteiden ja niiden toteutumiseen liittyneissä merkinnöissä. Henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevan suunnitelman (hojks) perustamisen yhteydessä toteutettavan opiskelijan ja tämän huoltajan tai laillisen edustajan kuulemiseen liittyvän toimintatavan ja sitä todentavan kirjauskäytännön lainmukaisuus tulee varmistaa esimiesten tai henkilöiden, joille on delegoitu ko. tehtävä, toimesta. Erityisopetukseen tarkoitetun rahan käyttöä tulee oppilaitoksissa seurata kuukausittain ja muuttaa/päivittää tarvittaessa tutkintokohtaisen opetuksen toteuttamissuunnitelman osana

5 laadittavaa erityisopetuksen järjestämisen suunnitelmaa. (vrt. PKKY:n Erityisopetussuunnitelma ). Hallinnon tarkastus Tarkastushavainnon mukaan oppisopimustoimijat ja oppilaitoksen johtotiimi ovat pitäneet kuukausittain yhteistyökokouksia. Kokouksissa on käsitelty ajankohtaisia oppisopimusasioita. Oppisopimuksen selvitystyön osalta kokoontumisia on ollut viikoittain. Oppisopimuksen selvitystyön III-osan loppuraportin mukaan kaikkia oppisopimusasiakirjoja ei ole mahdollista saattaa asianmukaiseen kuntoon, koska kaikkia opiskelijoita ei voida tavoittaa. Erityisen tuen saajien osalta viranhaltijapäätöksiä henkilökohtaisen opiskeluohjelman (hojks) hyväksymisestä ei ole juridisesti mahdollista tehdä jälkikäteen. Koulutussuunnittelijoiden esittämien arvioiden mukaan oppisopimusten laadintaan liittyvät ohjeet ovat selkeät ja kaikkien uusien sopimusten pitäisi olla kunnossa. Rehtorin selonteon mukaan koulutuspäälliköt varmistavat sopimuskohtaisesti allekirjoituksellaan uusien oppisopimusten solmimisen ja oppisopimuksen liitteenä olevin opiskelijan opintojen henkilökohtaistamiseen liittyvien asiakirjojen laadinnan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tarkastushavaintojen perusteella autojen ajopäiväkirjojen täyttämiseen liittyvää ohjeistusta ajon tarkoituksen ja auton käyttäjän merkitsemisen osalta tulee joiltakin osin tarkentaa. Autojen ylläpitoon kuuluvat työtehtävät tulee sisällyttää esim. autojen käyttövastaavan tehtäviin. Irtaimistoluettelot tulee päivittää ajan tasalle ja varmistaa, että kaikki käyttöomaisuuskirjanpitoon merkityt vastuuhenkilöt ovat tietoisia omaisuuden hoitoon liittyvistä tehtävistä ja vastuista. Käyttöomaisuuskirjanpidossa oleva omaisuus on merkittävä tunnistetarroilla. Hallinto- ja tukipalvelujen tehtävien ja roolien määrittämistä on tehtävä rajapintojen osalta jatkuvasti. Keskeisiin prosesseihin liittyvien toimintakuvausten päivittämistä ja kuvauksiin sisältyvien, toiminnan tuloksellisuutta ja lainmukaisuutta varmentavien valvontatoimenpiteiden määrittämistä tulee jatkaa. Esimiesten ja toimielinten sisäisen tarkkailun toimivuus Oppilaitosten sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma tilikaudelle 2016 hyväksyttiin johtokunnissa. Oppilaitosten riskimatriisi on käsitelty johdon katselmuksissa. Tarkastushavainnon mukaan kuntayhtymän yhteisten palvelujen riskimatriisi päivitettiin johdon katselmusten jälkeen helmikuussa Samassa yhteydessä päätettiin myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan painopistealueista tilikaudella 2016.

6 Tarkastushavainnon mukaan käyttöomaisuuden luettelointi ja merkitseminen on kesken, näin ollen omaisuuden hoidon järjestämisen asianmukaisuuden arviointia; ml. väärinkäytösten ennaltaehkäisy, jatketaan sisäisissä tarkastuksissa. Tarkastushavainnon mukaan uusien vastuualuejakojen ja -henkilöiden myötä valvontatoimenpiteiden toteuttaminen ja vastuut ovat jatkuvan muutosprosessin kohteena. Muutosprosessin seurauksena myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumiseen liittyvien seuranta- ja raportointikäytäntöjen sekä tuloksellisuuden arvioinnin käytäntöjä tulee kehittää. Toukokuun alussa 2015 voimaan tulleen uuden kuntalain siirtymäsäännösten mukaan koulutuskuntayhtymän valtuuston tulee hyväksyä konserniyhteisöjä koskeva konserniohje toukokuun loppuun 2017 mennessä. Konserniohjeessa määritetään mm. konsernivalvonnan ja raportoinnin sekä riskienhallinnan järjestäminen Raportointi ja seuranta Tarkastusten raportit toimitettiin kuntayhtymän johtajalle, rehtorille tai yhteisten palvelujen vastuuhenkilölle ja tilintarkastajalle. Sisäinen tarkastaja on raportoinut sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman toteutumisesta ja havainnoista koulutuskuntayhtymän hallitukselle ja tarkastuslautakunnalle. Tarkastuksissa annettujen suositusten toimeenpanon seuranta on toteutettu puolen vuoden kuluttua tarkastuksesta. Varsinainen suositusten toimeenpanon ja vaikuttavuuden arviointi tehdään seuraavan sisäisen tarkastuksen yhteydessä. 3. Suositukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen Koulutuskuntayhtymän valtuusto hyväksyy konserniyhteisöjä koskevan konserniohjeen kevään 2017 aikana. Toimenpiteissä keskitytään ammatillisen koulutuksen reformin tulevaisuuden haasteisiin. Johtamisjärjestelmän ja organisaation uudistuksessa huomioidaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vaatimukset. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta ja kehittämistarpeista raportoidaan osana kuntayhtymän raportointikäytäntöjä. Janne Lilja Sisäisestä tarkastuksesta vastaava suunnittelija