SISÄISEN TARKASTUKSEN RAPORTTI VUODELTA 2017

Transkriptio

1 SISÄISEN TARKASTUKSEN RAPORTTI VUODELTA Yleistä 1.1. Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Sisäinen tarkastus järjestettiin kuntayhtymän hallituksen hyväksymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen mukaisesti. Kuntayhtymän johtajan ja sisäinen tarkastajan laatima sisäisen tarkastuksen työsuunnitelma vuodelle 2017 hyväksyttiin kuntayhtymän hallituksen kokouksessa tammikuussa Resurssit Kuntayhtymän johtaja vastasi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta koulutuskuntayhtymän tasolla. Sisäinen tarkastaja avusti kuntayhtymän johtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Sisäinen tarkastuksesta vastaava suunnittelija toimi tarkastuslautakunnan sihteerinä ja pöytäkirjanpitäjänä tilikauden kahdeksassa kokouksessa. Lautakunnalla oli kahdeksan kokousta tilikaudella Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman toteutuminen vuonna Tarkastuksen laajuus ja kohteet Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman sisältöä ja tarkastusten kohdentumista valmisteltiin yhteistyössä tilintarkastajan kanssa. Sisäinen tarkastus toteutettiin Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän seuraavissa oppilaitoksissa: helmikuu: ammattiopisto Lieksa huhtikuu: ammattiopisto Kitee huhtikuu: ammattiopisto Valtimo toukokuu: ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuuri elokuu: aikuisopisto syyskuu: ammattiopisto Outokumpu syyskuu: ammattiopisto Nurmes lokakuu: ammattiopisto Niittylahti marraskuu: ammattiopisto Joensuu palvelut Aloituskeskustelussa käsiteltiin: 1. edellisen sisäisen tarkastuksen suositukset ja 2. tarkastettavan yksikön odotukset sisäisessä tarkastuksessa käsiteltävistä asioista. Sisäinen tarkastus kohdistui seuraaviin osa-alueisiin: toiminnan tuloksellisuus; strategiset ja toiminnalliset tavoitteet,

2 opetuksen järjestäminen; erityisesti valmentavan pedagogiikan ja valmennuksellisten käytäntöjen parhaiden käytäntöjen tunnistaminen ja levittäminen hallinnon tarkastus; säännösten, määräysten, päätösten ja ohjeiden noudattaminen ja esimiesten ja toimielinten sisäisen tarkkailun toimivuus. Tarkastuksiin osallistui yhteensä 85 henkilöä. Lisäksi sisäisestä tarkastuksesta vastaava suunnittelija toteutti kuntayhtymän johtajan toimeksiannosta selvityksiä Parhaiden käytäntöjen tunnistaminen ja levittäminen Sisäisen tarkastuksen yhteydessä kerättiin tietoa varhaisen puuttumisen toimintamalliin sekä valmentavan pedagogiikan ja työotteen käyttöönottoon liittyvistä parhaista käytännöistä. Varhaisen puuttumisen parhaat käytännöt liittyvät opiskelijoiden poissaoloihin puuttumiseen, opiskelijoiden ohjaamisen kehittämiseen sekä opiskelijoiden ja heidän huoltajien kuulemiseen kurinpitomenettelyiden yhteydessä. Valmentavan pedagogiikan ja työotteen käyttöönoton parhaimmat käytännöt liittyivät opiskelijoiden toteuttamiin työelämälähtöisiin projekteihin (yritysyhteistyö, yhteisten aineiden integrointi tekemällä oppimiseen), toteutussuunnitelmien opintopolkuajatteluun, uuden teknologian hyödyntämiseen oppimisen apuna ja tunnistamisessa sekä henkilöstön perehdyttämiseen ja valmentamiseen. Esiin nousseita parhaita käytänteitä on levitetty sisäisten tarkastusten yhteydessä ja johdon katselmuksissa Keskeiset havainnot Sisäisen tarkastuksen 2017 vuosiraportin suositusten toteutuminen Suositukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen: Koulutuskuntayhtymän valtuusto hyväksyi konserniyhteisöjä koskevan konserniohjeen kevään 2017 aikana. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimenpiteissä keskityttiin ammatillisen koulutuksen reformin tulevaisuuden haasteisiin. Organisaatiomuutoksen yhteydessä uudistetussa hallintosäännössä huomioidaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vaatimukset. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta ja kehittämistarpeista raportoidaan osana kuntayhtymän raportointikäytäntöjä.

3 Toiminnan tuloksellisuus Tilinpäätökseen liittyvää ennakkotietoa toiminnan tuloksellisuudesta ei vielä ole saatavilla. Vuoden 2018 alussa voimaan astuvan organisaatiouudistuksen takia sisäisen tarkastuksen raportti sekä sisäisen valvonnan selvitys tulee laatia jo vuoden 2017 aikana, koska nykyistä, sisäisen valvonnan ohjausryhmänä toimiva toimielin ei tulevana vuonna jatka toimintaansa. Talousseurannan yhteydessä saadun tiedon perusteella vaikuttaa siltä, että taloudelliset tulokset tullaan saavuttamaan. Opiskelijoiden työllistyminen ja korkea-asteen jatko-opintoihin sijoittuminen sekä opintojen keskeyttämistä ja eroamista ehkäisevissä toimenpiteissä onnistuminen vaikuttavat jatkossa merkittävästi oppilaitosten toiminnalliseen ja taloudelliseen tuloksellisuuteen. Vuoden 2017 mittarilukujen osalta tiedetään, että työllistymiseen liittyviä tavoitteita ei saavutettu ja tuloksellisuus mittarilukujen valossa laski edellisestä vuodesta. Tarkastushavainnon mukaan toiminnalliset tulokset vaihtelivat oppilaitosten sekä koulutus- ja opintoalojen välillä edellisten vuosien tapaan. Jatko-opintoihin liittyvät tavoitteet sen sijaan saavutettiin. Henkilöstön valmennuksellisen osaamisen ja sitä tukevan organisaatiokulttuurin kehittämiseksi aloitettujen toimenpiteiden systemaattisella toteutuksella varmistetaan osaltaan opiskelijan opintojen henkilökohtaistamiselle asetettujen tavoitteiden toteutumista. Tilojen käyttöön liittyvän kokonaissuunnitelman laatiminen opetus- ja muussa käytössä tarvittavista tiloista erityisesti Joensuu-Niittylahti-Outokumpu-alueelle edistää koulutuskuntayhtymän strategiassa määritetyn tavoitteen toteutumista: Yhdistämällä aikuisten ja nuorten oppimisympäristöjä sekä lisäämällä kahdessa vuorossa tapahtuvaa opetusta pienennämme tilakustannusten osuutta kokonaiskustannuksista. Valmistelemme omassa käytössämme olevine toimitilojen määrän vähentämistä n. 25 ooo m 2 :lla. Tyhjentyvien tilojen realisointi on määritetty yhteisten palvelujen riskimatriisissa todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan merkittäväksi riskiksi. Tilojen käytön tehostamiseen liittyvien toimenpiteiden valmistelua ja toteutusta on jatkettu Joensuussa, Outokummussa ja Pielisen Karjalassa. Niittylahden osalta tehtävien tilaratkaisujen tekemiseksi perustettiin tilatyöryhmä. Vuoden 2017 aikana tiloja ei ole merkittävästi poistettu käytöstä. Tarkastushavainnon mukaan ammatillisen koulutuksen yksikköhintaan vuodelle 2018 ei ole tulossa merkittäviä muutoksia verrattuna vuoteen Lopullista päätöstä ammatillisen koulutuksen rahoituksesta opetus- ja kulttuuriministeriö ei ole raporttia kirjoitettaessa vielä tehnyt. Rahoitusmalli muuttuu neljän vuoden siirtymäaikana siten, että opiskelijoiden suorittamien tutkintojen ja tutkinnonosien osuus rahoituksen perusteena nousee ja läsnäolon merkitys vähenee. Tämä edellyttää koulutusprosessien ja resurssien käytön merkittävää tehostamista suhteessa muihin koulutuksen järjestäjiin. Myös jatkuvan hakeutumisen tehokas järjestäminen on entistä tärkeämpää, sillä jatkossakin puolet rahoituksesta saadaan opiskelijoiden läsnäolon perusteella.

4 Valmistautuminen ammatillisen koulutuksen reformiin Tarkastushavainnon mukaan opiskelijan opintojen henkilökohtaistamiseen liittyvien merkintöjen tekemistä opiskelijahallintojärjestelmään (wilma) on ohjeistettu koulutuksen järjestäjän ja oppilaitosten omilla ohjeilla. Merkintöjen tekemistä on tuettu myös koulutuksella ja työpajatyöskentelyllä. Etenkin hojks-merkintöjen taso on parantunut huomattavasti. Kuntayhtymätasolla muuta kuin suomea äidinkielenään puhuvat eroavat koulutuksesta hieman kantaväestöä enemmän ja läpäisevät koulutuksen hieman heikommin. Tarkastushavainnon mukaan oppilaitosten ja koulutusalojen välillä on eroavaisuuksia. Jatkuvan hakeutumisen toteutumista seurattiin tarkastelemalla opintojen aloitusajankohtia kuukausittain. Tarkastushavainnon perusteella opintoja aloittaminen kesken lukuvuoden on hieman lisääntynyt, mikä on ammatillisen reformin edellyttämän toimintatavan suuntaista. Tarkastushavainnon perusteella koulutuskuntayhtymässä on määritelty jatkuvan haun prosessi, joka vastaa uudistuvan lain vaatimuksia. Tarkastushavainnon mukaan opiskelijan henkilökohtaiseen opiskelusuunnitelmaan (hops) liittyvien ohjaus- ja seurantakeskustelujen toteuttamisessa ja niitä dokumentoivissa wilmakirjauksissa on yhä puutteita. Sisäisen tarkastuksen havaintojen mukaan hops-keskustelut käydään opiskelijoiden kanssa PKKY:n ohjeen mukaisesti. Esimiesten tulisi kuitenkin varmistaa, että dokumentointi tapahtuu riittävän tarkasti ja määriteltyä hops-prosessia noudattaen. Myös opiskelijatietojen oikeellisuus tulee varmistaa säännöllisesti. Pistokokein läpikäydyissä henkilökohtaistamissuunnitelmissa oli puutteita mm. opiskelijan osaamisen tunnustamiseen liittyen, tutkinnonosien arvioinnissa, opiskelijoiden omissa kirjauksissa koulutustarpeista ja tavoitteista ja opiskeluvalmiuksien sekä ammattitaidon hankkimiseen liittyvien ohjaustoimenpiteiden ja niiden toteutumiseen liittyneissä merkinnöissä. Henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevan suunnitelman (hojks) perustamisen yhteydessä toteutettavan opiskelijan ja tämän huoltajan tai laillisen edustajan kuulemiseen liittyvän toimintatavan ja sitä todentavan kirjauskäytännön lainmukaisuus on pääsääntöisesti varmistettu esimiesten tai henkilöiden, joille on delegoitu ko. tehtävä, toimesta. Tarkastushavainnon mukaan eniten laadullisia eroja hojks-merkinnöissä oppilaitosten välillä selitti opiskeluhuollon vastuun jakautuminen koko henkilöstölle ja sen yhteisöllinen järjestämistapa. Kuntayhtymätasolla hojks-merkintöjen laatu on hyvällä tasolla, mutta oppilaitosten ja yksiköiden välillä on yhä eroja. Hallinnon tarkastus Oppisopimuksen selvitystyön voidaan todeta olleen hallinnollisesta näkökulmasta tuloksekasta. Aikuisopiston sisäisen tarkastuksen yhteydessä ei löydetty oppisopimusasiakirjoista virheitä. Oppisopimusten laadintaan liittyvät ohjeet ovat selkeät ja kaikki tarkastetut uudet asiakirjat olivat niiden mukaisia. Tarkastushavaintojen perusteella autojen ajopäiväkirjojen täyttämiseen liittyvää ohjeistus on kunnossa. Autojen ylläpitoon kuuluvat työtehtävät ovat tarkastushavainnon perusteella

5 vastuuhenkilöiden tiedossa. Ajopäiväkirjat eivät kaikilta osin ohjaa tekemään ohjeiden mukaisia merkintöjä. Irtaimistoluettelojen päivittämistä tulee jatkaa. Tarkastushavaintojen mukaan käyttöomaisuuskirjanpitoon merkityt vastuuhenkilöt ovat tietoisia omaisuuden hoitoon liittyvistä tehtävistä ja vastuista. Käyttöomaisuuskirjanpidossa olevan omaisuus on merkittävä tunnistetarroilla. Hallinto- ja tukipalvelujen tehtävien ja roolien määrittämistä uudistuvan organisaation mukaiseksi on tarkennettava. Keskeisiin prosesseihin liittyvien toimintakuvausten päivittämistä ja kuvauksiin sisältyvien, toiminnan tuloksellisuutta ja lainmukaisuutta varmentavien valvontatoimenpiteiden määrittämistä tulee jatkaa ammatillisen koulutuksen reformin asettamien vaatimusten mukaisesti Raportointi ja seuranta Tarkastusten raportit toimitettiin kuntayhtymän johtajalle, rehtorille tai yhteisten palvelujen vastuuhenkilölle ja tilintarkastajalle. Sisäinen tarkastaja raportoi sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman toteutumisesta ja havainnoista koulutuskuntayhtymän hallitukselle ja tarkastuslautakunnalle. Tarkastuksissa annettujen suositusten toimeenpanon ja vaikuttavuuden arviointi toteutetaan seuraavan tarkastuksen yhteydessä. 3. Suositukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimenpiteissä keskitytään uudistuvan organisaation tarpeisiin ja uuden ammatillisen koulutuksen lainsäädännön sekä uudistuvan rahoituksen vaatimuksiin. Organisaation ja lainsäädännön muutosten yhteydessä uudistettavissa prosesseissa huomioidaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vaatimukset. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta ja kehittämistarpeista raportoidaan osana kuntayhtymän raportointikäytäntöjä. Janne Lilja Sisäisestä tarkastuksesta vastaava suunnittelija