TEKSTINKÄSITTELYPALVELUN TOIMINTATAPAMUUTOSSUUNNITELMA. Palvelun siirtyminen HUS Servis Oy:lle

Transkriptio

1 Nurmijärvi päivitetty TEKSTINKÄSITTELYPALVELUN TOIMINTATAPAMUUTOSSUUNNITELMA Palvelun siirtyminen HUS Servis Oy:lle Sannamari Nousiainen, va. hallintopäällikkö/soteli Ville Timmerbacka, toimiala-aslantuntija 1

2 2

3 1. Nykytilanne Digitaalisesta sanelujärjestelmästä on tehty määräaikainen sopimus Diktamenin kanssa lokakuussa 2011, joka on päättynyt lokakuussa Sopimus jatkuu tällä hetkellä toistaiseksi voimassaolevana. Diktamenin kanssa on tehty myös toistaiseksi voimassaoleva sopimus tekstinkäsittelypalvelusta. Sopimuksen mukaan Diktamen kirjoittaa Nurmijärveltä ns. ylivuotona tulevat sanelut, eli ne sanelut, joita kunnan omat kirjoittajat eivät ehdi purkaa määräaikaan mennessä. Kunnan ohjeistuksen mukaan ulkoistetut palvelut eivät voi olla toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella, ja kansallisen kynnysarvon (> euroa/sopimuskausi) ylittävät palvelut tulee kilpailuttaa. Sanelujärjestelmän uuden kilpailutustarpeen yhteydessä on lähdetty arvioimaan tekstinkäsittelypalvelun järjestämistä kokonaisuutena uudelleen, koska tekstinkäsittelyssä on tällä hetkellä enää 3 työntekijää. Tämä tekee toiminnasta hyvin haavoittuvan ja toisaalta aiheuttaa yksikkökustannusten kasvua kun entistä suurempi osa tekstinpurkamisista joudutaan hankkimaan oman toiminnan lisäksi myös ostopalveluna. Samalla kiinteiden kustannusten suhteellinen osuus kasvaa per purettu sanelu. 2. Tekstinkäsittelypalvelun toteuttamisen vaihtoehdot Tekstinkäsittelypalvelun tuottamisen vaihtoehtoja on käytännössä kolme: 1) Tekstinkäsittely järjestetään kokonaan omana palveluna (edellyttää lisähenkilöstö- ja työväline- sekä tilaresursseja) 2) Tekstinkäsittely järjestetään osin omana palveluna ja osin ostopalveluna (nykyinen toimintamalli) 3) Palvelu ulkoistetaan kokonaan. Tekstinkäsittelypalvelun tuottaminen omana palveluna (1) vaatii lisähenkilöstöresursseja siten, että kokonaishenkilöstömäärä tekstinkäsittelytiimissä olisi 4 työntekijää. Käytännössä tämä siis tarkoittaisi 1 uuden työntekijän palkkaamista. Jos tekstinkäsittely tullaan toteuttamaan nykyisellä tavalla (2), vaatii se tekstinkäsittelypalvelujen kilpailuttamista. Lähitulevaisuudessa ostopalvelun osuus tulee kasvamaan tekstinkäsittelytiimin mahdollisen henkilöstön vähenemisen myötä ja samalla yksikkökustannukset nousevat per purettu sanelu. Kilpailutuksen riskinä on se, että ostopalvelun hinta nousee nykyisestä. 3

4 Jos palvelu ulkoistetaan kokonaan (3), turvaa se tekstinkäsittelypalvelun toteutumisen ja näin toiminnan haavoittuvuus minimoituu. Selvitystä varten on pyydetty kustannusarvio HUS-Servis Oy:ltä sekä tehty alustava hintatiedustelu Diktamenilta. Diktamenin tarjous lyhyellä aikavälillä on edullisempi kuin HUS-Servisin. Pitkällä aikavälillä yhteistyö HUS-Servis Oy:n kanssa auttaa paremmin hallitsemaan kustannuksia ja yhteistyössä on otettu huomioon myös tuleva sote uudistus ja Apotti -hanke. Apotti (Asiakas- ja potilastietojärjestelmä-hanke) on Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) ja joidenkin sen alueen kuntien toiminnan ja palvelujen kehittämisja muutoshanke, jonka tavoitteena on yhteisen uuden sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasja potilastietojärjestelmäpalvelun hankinta ja käyttöönotto. Apotti-hankkeen tarkoituksena on parantaa sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa ja palveluja ja saada tämän tukemiseksi käyttöön kansainvälisesti korkeatasoinen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu. Tavoitteena on, että ammattilaiset saavat käyttäjäystävällisen työkalun, joka tukee ja sujuvoittaa työtä. Apotin hankintarenkaassa ovat mukana Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi ja Kauniainen sekä HUS. KL -Kuntahankinnat Oy:n kautta myös muut HUS -alueen kunnat voivat liittyä hankkeeseen. Tekstinkäsittelypalvelun ulkoistaminen yksityiselle yritykselle vaatii kilpailutusprosessin käynnistämisen, joka on sekä kunnan resursseja vievää että epävarmuutta aiheuttava tekijä, koska tarjousten lopullinen kokonaissumma voi jopa nousta nykyisestä. 3. Kustannusvertailu Omana palveluna tuotettaessa (1) nykyistä henkilöstömäärää pitäisi lisätä ainakin yhdellä henkilöllä. Tällä hetkellä Diktamen purkaa keskimäärin yhden työntekijäpanoksen verran saneluja vuodessa. Tämä vaikuttaisi henkilöstökustannuksiin niitä nostavasti. Lisäksi haasteeksi tulee ammattitaitoisen tekstinkäsittelijän löytäminen. Jos tekstinkäsittelypalvelu tullaan jatkossakin toteuttamaan osin omana, osin ostopalveluna (2), vaatii se ostopalvelun kilpailuttamisen, koska sopimus Diktamenin kanssa on umpeutunut lokakuussa Kilpailuttaminen voi myös nostaa ostopalvelujen hintoja ja aiheuttaa mahdollisia laitehankintoja. Lisäksi mahdollinen oman henkilöstön väheneminen tulee lisäämään ostopalvelujen ostotarvetta. Jos tekstinkäsittelypalvelu ulkoistetaan (3), pystytään tekstinkäsittelypalvelun varmuutta parantamaan. Lisäksi laskelmien mukaan kustannusten nousua pystytään hillitsemään ja jopa laskemaan pitkällä aikavälillä. HUS Servis Oy:n kanssa tehtävä palvelusopimus ei vaadita kilpailutusprosessia, koska Nurmijärven kunta kuuluu HUS -kuntayhtymään. Jos päädytään kilpailuttamaan koko tekstinkäsittelypalvelu, on se aikaa vievää ja palveluhinnan lopputulokseen ei pystytä vaikuttamaan eikä myöskään ennakoimaan sitä. Samalla integraatio sote -uudistukseen ja Apottiin on haastavampaa. 4

5 Alla olevassa taulukossa on esitetty kolme tekstinkäsittelypalvelun tuottamisvaihtoehtoa ja arvio niiden kokonaisvuosikustannuksista. Purettuja sanelujen määrä vuositasolla on noin kappaletta vuodessa ja yhden sanelun keskimääräinen pituus on 2 minuuttia. Nämä toimivat kustannusvertailun kiinteinä suureina. TEKSTINKÄSITTELYPALVELUN TUOTTAMISTAPA 1) OMANA PALVELUNA (4 tt + sijainen/ loma-aika) purettujen sanelujen määrä/vuosi ) OSIN OMANA, OSIN OSTOPALVELUNA (nykyinen toimintamalli, kun 3 omaa työntekijää) (Diktamenin osuus puretuista saneluista 21,4 % /2014) 3) PALVELU ULKOISTETAAN/tehdään palvelusopimus, HUS-SERVIS Oy keskim. sanelun pituus (min) 2 min 2 min 2 min henkilöstökustannukset Diktamen- palvelut/vuosi eur. (4 tt+ sijaistarve loma-aikoina) eur. (3 tt) eur. DiktaRec-lisenssit/vuosi (alv. 0%) eur eur. tilavuokrakustannukset/vuosi eur eur. työvälineet,koulutukset yms eur eur. vyörytykset (5 %) eur YHTEENSÄ/vuosi (arvio) eur eur EUR tuottamistavan vahvuudet - organisaation tunteminen - palveluvarmuus parempi kuin kokonaan omana toimintana tuotettuna - henkilöstö siirtyy ns. vanhoina työntekijöinä HUS-servisin palvelukseen - joustavuus (esim. loma-ajat) - palveluvarmuus hyvä - ulkoistamista ei tarvitse kilpailuttaa - kustannusten ennakoitaviuus ja hallittavuus - palvelu helpommin integroitavissa tulevaan sote-uudistukseen ja Apotti-hankkeeseen tuottamistavan heikkoudet - toiminta haavoittuvaa, vaikka lisättäisiinkin henkilöstöä (loma-ajat haasteelliset: saadaanko sijainen) - vaatii lisähenkilöstötyöväline- ja tilaresursseja - vaatii kiireellisen ostopalvelujen kilpailuttamisen - jos palvelun tuottaja vaihtuu, alussa järjestelmän toimivuus - henkilöstö voi kokea uudelle työnantajalle siirtymisen uhaksi - teoreettisena riskinä alussa järjestelmän toimivuus - kilpailutuksen myötä hinta voi nousta nykyiseen nähden 5

6 - palvelun integroiminen soteuudistukseen ja Apotti-hankkeeseen? HUS-Servis Oy:n hinta sisältää kunnan tekstinkäsittelijöiden siirtymisen HUS-Servis Oy:n palvelukseen sekä uuden sanelujärjestelmän ja -välineiden käyttöönotto- ja siirtoprojektin. Sanelu- ja purkujärjestelmän käyttöönottoon on varattava aikaa vähintään 3 kuukautta. Kunnalle ei synny lisäkustannuksia, jos kunta sitoutuu ottamaan järjestelmän HUS-Servis Oy:ltä. Vuonna 2017 on suoritepohjainen hinnasto käytössä, joka on sama kuin HUS:ssa. Vuonna 2017 hinta nousee euroa vuoden 2016 hinnasta. HUS-servis kehittää puheentunnistusta vuosien aikana ja vuosina rajapintoja Apottiin. Puheentunnistuksen käyttöönotto vähentää hintojen nousupaineita jatkossa. 4. Aikataulu Tekstinkäsittelypalvelun tuottamista HUS-Servis Oy:n kanssa (palvelusopimus), on käsitelty sosiaali- ja terveystoimialan miittingissä ensimmäisen kerran ja kirjallinen suunnitelma on laadittu ja jota on päivitetty HUS-Servis Oy:n kanssa on käyty alustavia neuvottelua syksyn aikana ja HUS-Servis on toimittanut alustavan sopimusluonnoksen suunnitelman laatijoille. Yhteistoimintaneuvottelut tekstinkäsittelytiimin työntekijöiden kanssa on pidetty ja Toisessa neuvottelussa oli mukana myös HUS-Servis Oy:n edustajat: palvelupäällikkö Jari Simonen, henkilöstöpäällikkö Ari Pekurinen ja tiimin vetäjä Marko Peura. Kunnan edustajina toimivat molemmissa neuvotteluissa tekstinkäsittelijöiden lähiesimies, toimiala-asiantuntija Ville Timmerbacka, va. hallintopäällikkö Sannamari Nousiainen ja henkilöstöpäällikkö Leena Ojala. Yhteistoimintaneuvottelujen jälkeen toimintatapamuutossuunnitelma ja -esitys esitetään sosiaalija terveyslautakunnassa ja kunnanhallituksessa tammikuussa Toimiala esittää, että tehdään palvelusopimus HUS-Servis Oy:n kanssa, jossa kunnan tekstinkäsittelyssä työskentelevät työntekijät siirtyvät vanhoina työntekijöinä HUS-Servis Oy:n palvelukseen. Sopimus astuu voimaan joko alkaen tai 6 kk:n kuluttua Diktamenin sopimuksen irtisanomisesta. 6