Oheismateriaali Kuntaliiton ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä Sähköinen Lomake (sähköisen sidonnaisuusilmoituksen sisältö)

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta Kaupunginhallitus Sidonnaisuusilmoitukset ja -rekisteri 535/ /2017 TARLA 50 Valmistelija/lisätiedot: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko puh Oheismateriaali Kuntaliiton ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä Sähköinen Lomake (sähköisen sidonnaisuusilmoituksen sisältö) Uusi kuntalaki velvoittaa kuntia ja kuntayhtymiä ilmoittamaan luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden sidonnaisuuksista julkisessa tietoverkossa. Kysymys on kunnalle ja tarkastuslautakunnalle säädetystä uudesta tehtävästä. Sidonnaisuuksista muodostetaan erilliset sidonnaisuusrekisterit osana kuntahallinnon läpinäkyvyyden ja avoimuuden edistämistä. Avoimet ja läpinäkyvät toimintatavat edistävät kuntalaisten osallistumista ja luottamuksen vahvistumista päätöksentekoon. Kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan sidonnaisuuksista ilmoittamisesta säännellään kuntalain (410/2015) 84 :ssä. Tämän pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset

2 valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Kuntalain 147 :n siirtymäsäännöksen mukaan edellä selostettua sidonnaisuuksien ilmoittamista koskevaa lain 84 :ää sovelletaan vuonna 2017 valittavan valtuuston toimikauden alusta lukien. Kuntaliitto on antanut v kattavan ohjeistuksen /suosituksen sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä, joka toimii hyvänä täyttöohjeena sidonnaisuuksien ilmoittamisessa. Kuntaliiton ohjeistuksessa todetaan mm. että Velvollisuus koskee myös toimielinten varajäseniä. Kunnanhallituksen, lautakunnan, valiokunnan ja johtokunnan jaostoihin sovelletaan mitä asianomaisesta toimielimestä säädetään. Velvollisuus sidonnaisuusilmoituksen tekemiseen koskee myös kunnan keskusvaalilautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia sekä lautakunnan esittelijää. Keskusvaalilautakunnan lisäksi asetetaan ennen vaaleja kutakin äänestysaluetta varten vaalilautakunta. Velvollisuus sidonnaisuusilmoituksen tekemiseen koskee sinänsä myös vaalilautakunnan puheenjohtajistoa ja esittelijää. Käytännössä on kuitenkin erittäin epätodennäköistä, että vaalilautakunnan puheenjohtajilla tai esittelijällä olisi lain tarkoittamia kyseisen luottamustehtävän hoitamisen kannalta merkityksellisiä sidonnaisuuksia. Vaalilautakunnan toimintaan ja tehtäviin ei lähtökohtaisesti liity sellaista päätöksentekovaltaa, mihin sidonnaisuussääntelyssä viitataan. Lähtökohtaisesti jokainen ilmoitusvelvollinen on itse vastuussa sidonnaisuusilmoituksen tekemisestä ja sen oikeellisuudesta. Lappeenrannan kaupunkiorganisaatiossa kuntalain 84 :ssä säädetty sidonnaisuusilmoitusvelvollisuus koskee noin 90 henkilöä (ilman vaalilautakuntia). Kuntaliiton ohjeistuksessa sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä sekä hallintosääntömallissa suositellaan, että tarkastuslautakunta huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla ja että tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Hallintosääntömallissa suositellaan, että tarkastuslautakunta vie ilmoitukset valtuuston tiedoksi 1-2 kertaa vuodessa.

3 Kuntalaissa on määritelty ilmoitusvelvollisuuden minimitaso kaikissa kunnissa. Ilmoitusvelvollisuus on rajattu koskemaan kunnan keskeisiä luottamushenkilöitä ja johtavia viranhaltijoita. Valtuuston päätöksellä ilmoitusvelvollisuutta voidaan laajentaa ja ulottaa sidonnaisuussääntely vielä pidemmälle kuin mitä kuntalaissa on säädetty. Tällöin kysymys on kuitenkin vapaaehtoisista sidonnaisuusilmoituksista. Kuntalain muuttamista koskevassa hallituksen esityksessä (HE 268/2014) on todettu sidonnaisuuksien ilmoittamisesta mm. seuraavaa: Sääntelyn ulottaminen kaikkiin kunnallisiin luottamushenkilöihin ei liene tarkoituksenmukaista. Esimerkiksi valtuutettu on esteellinen vain, jos asia koskee henkilökohtaisesti häntä tai hänen hallintolaissa tarkoitettua läheistään. Tällöin yritys-, yhdistys- tai säätiötoiminnan sidonnaisuudet eivät yleensä aiheuta esteellisyyttä. Jos valtuutettujen esteellisyyssääntelyä ei muuteta nykyisestä, sidonnaisuussääntely valtuutettujen ja varavaltuutettujen kohdalla ei ole tarpeellista eikä tarkoituksenmukaista. Keskeinen toimija kunnassa on kunnanhallitus, jonka esittelijänä toimii kunnanjohtaja. Velvollisuus sidonnaisuuksien ilmoittamiseen voitaisiin kohdistaa ainakin kunnanhallituksen jäseniin ja varajäseniin sekä kunnanjohtajaan. Sääntelyn ulottaminen valtuuston puheenjohtajistoon on myös perusteltua, koska he osallistuvat kunnanhallituksen työskentelyyn. Lappeenrannan kaupunki on aloittanut yhdessä Saimaan talous ja tieto Oy:n, Imatran kaupungin ja Eksoten kanssa kehitysprojektin, joka tähtää työtehtävissä syntyvien asiakirjojen käsittelyyn sähköisesti niiden koko elinkaaren ajan. Kokonaisvaltaiseksi asianja asiakirjahallinnan sekä sähköisen arkistoinnin työkaluksi on valittu M-Files. Lappeenrannan, Imatran ja Eksoten tarkastusyksiköt ovat esittäneet pyynnön miettiä soveltuvaa ratkaisua uuden kuntalain mukaiselle sidonnaisuuksien ilmoittamiselle tulevaan M-Files asianhallintajärjestelmän yhteyteen. Jotta luottamushenkilöille/viranhaltijoille ei tulisi käyttöön useita eri työvälineitä, on sidonnaisuusilmoitukset suunniteltu toteutettavan osaksi uudistuvaa asianhallintaympäristöä ja sen sähköistä kokouspalvelua (ekokous). (AV) Tp Tarkastuslautakunta päättää merkitä tiedoksi uudessa kuntalaissa tarkastuslautakunnan tehtäväksi säädetystä sidonnaisuuksien ilmoittamisesta. Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että sidonnaisuustiedot pyydetään kuntalain 84 :ssä mainituilta luottamushenkilöiltä ja viranhaltijoilta eli velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee

4 KH 247 Tarla kaupunginhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä ja varajäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia (pois lukien vaalilautakunnat), kaupunginjohtajaa sekä kaupunginhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Samalla tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että sidonnaisuustietojen ilmoittamisessa noudatetaan Kuntaliiton suositusta ilmoitettavista tiedoista. Kuntaliiton suositusta täydennetään merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankitun varallisuuden ja otettujen velkojen ja takausten osalta seuraavin tiedoin: Taloudellinen asema Merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankittu varallisuus (Yli euron omistukset yhden kohteen osalta ja muut omistusosuudet, jotka ylittävät 30 % äänivallasta.) Merkittävät elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten otetut velat ja takaukset (Yli euron velat sekä samassa tarkoituksessa annetut yli euron takaukset tai muut vastuut.) Lisäksi tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuuston ( 363) hyväksymää ja voimaan tulevaa hallintosääntöä päivitetään siten, että hallintosääntöön lisätään tarkastuslautakuntaa koskevat sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät seuraavasti: Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi yhden kerran vuodessa. Hyväksyttiin. Valmistelija/lisätiedot: kaupunginsihteeri Juha Willberg, puh etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Oheismateriaali Kuntaliiton ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä Sähköinen Lomake (sähköisen sidonnaisuusilmoituksen sisältö) (JW)

5 Kj Kaupunginhallitus esittää tarkastuslautakunnan esityksen perusteella kaupunginvaltuustolle, että sidonnaisuustiedot pyydetään kuntalain 84 :ssä mainituilta luottamushenkilöiltä ja viranhaltijoilta eli velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kaupunginhallituksen ja maankäyttöja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia (pois lukien vaalilautakunnat), kaupunginjohtajaa sekä kaupunginhallituksen ja lautakunnan esittelijää. sidonnaisuustietojen ilmoittamisessa noudatetaan Kuntaliiton suositusta ilmoitettavista tiedoista. Kuntaliiton suositusta täydennetään merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankitun varallisuuden ja otettujen velkojen ja takausten osalta seuraavin tiedoin: Taloudellinen asema Merkittävää elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten hankittu varallisuus (Yli euron omistukset yhden kohteen osalta ja muut omistusosuudet, jotka ylittävät 30 % äänivallasta.) Merkittävät elinkeinotoimintaa tai sijoitustoimintaa varten otetut velat ja takaukset (Yli euron velat sekä samassa tarkoituksessa annetut yli euron takaukset tai muut vastuut.) Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi kerran vuodessa. Kh Hyväksyttiin.