NOKIAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2012 Tarkastuslautakunta

Transkriptio

1 NOKIAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2012 Tarkastuslautakunta KOKOUSTIEDOT Aika Paikka Keskiviikko klo Kaupunginhallituksen kokoushuone, Harjukatu 23, 2. kerros OSALLISTUJAT Kalevi Heinonen puheenjohtaja Rauli Virolainen varapuheenjohtaja Veera Honka-Nissi jäsen Iinu Kuusento jäsen, Seija Sorsa jäsen, Kari Vellonen varajäsen POISSA Markku Niskanen jäsen Mika Peltokorpi jäsen MUUT OSALLISTUJAT Jorma Kesä JHTT, vastuullinen tilintarkastaja Sami Salonen avustava JHTT-tarkastaja, tarkastuslautakunnan sihteeri Terttu Haataja prosessiasiantuntija, ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri K a l e v i H e i n o n e n S a m i S a l o n e n KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Aika ja paikka Nokialla V e e r a H o n k a N i s s i R a u l i V i r o l a i n e n päivänä kuuta 2012 päivänä kuuta 2012 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVÄNÄPITO Aika ja paikka Nokialla, 28. päivänä syyskuuta 2012 Todistaa S a m i S a l o n e n, sihteeri

2 NOKIAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 7/2012 Tarkastuslautakunta KOKOUSTIEDOT AIKA Keskiviikko klo PAIKKA Kaupunginhallituksen kokoushuone, Harjukatu 23, 3. kerros KÄSITELTÄVÄT ASIAT Pykälä n:o 37 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 38 Pöytäkirjan tarkastajat 39 Vuoden 2011 tilinpäätöksen hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen 40 Muut asiat 41 Huomioita PUHEENJOHTAJA Kalevi Heinonen

3 Tarkastuslautakunta 37 Tarkastuslautakunta KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hallintosäännön 32 :n 7 momentissa todetaan seuraavasti: Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 38 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Lautakunta valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Tarkastusvuorossa ovat Veera Honka-Nissi ja Markku Niskanen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Veera Honka-Nissi ja Rauli Virolainen.

4 Tarkastuslautakunta VUODEN 2011 TILINPÄÄTÖKSEN HYVÄKSYMINEN JA VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN Tarkltk / 33 Tilintarkastajat ovat saattaneet päätökseen vuoden 2011 hallinnon ja tilinpäätöksen tarkastamisen ennen tarkastuslautakunnan kokoontumista / 33 jatkuu Esityslistan laatimishetkellä olleen tietämyksen perusteella vastuunalainen tilintarkastaja tekee tilintarkastuskertomuksessa esityksen tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä kaupungin hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille tilikaudelta Tilintarkastuskertomus esitellään kokouksessa. Lisäksi tilintarkastajat selvittävät kokouksessa vuoden 2011 tilinpäätöksen tarkastamista. Tarkastuslautakunta - esittää tilintarkastuskertomuksen kaupunginvaltuustolle tiedoksi - esittää kaupunginvaltuustolle, että vuoden 2011 tilinpäätös hyväksytään ja kaupungin hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille myönnetään vastuuvapaus tilikaudelta Vastuunalainen tilintarkastaja Kesä esitteli kokouksessa päivätyn tilintarkastuskertomuksen, jossa esitettiin mm. tarkastuksen tulokset ja lausunto tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä. Tilintarkastuskertomuksen tuloksissa on todettu mm., että Kaupungin sisäisen tarkastuksen toimikunnan toimesta on mm. selvitetty kaupungin puunmyyntejä. Toteutetuissa tarkastuksissa on ilmennyt, että kaikista myynneistä ei ole talletettu dokumentteja myyntien määrästä ja niiden mukaisista myyntituloista. Asian tarkempi selvittäminen on kesken. Toisena sisäisen valvonnan asiana on toimikunnassa ollut selvitettävänä vaihtokirja, jolla on sovittu kiviainesten hyödyntämisestä kaupungin omiin rakennuskohteisiin. Sopimuksen mukainen kiviaines on jäänyt hyödyntämättä ilman, että sen hyödyntämisen kustannuksia olisi verrattu kiviainesten hankintapäätöksissä ulkopuolisten toimittajien antamiin tarjouksiin. Asiassa mahdollisesti kaupungille aiheutetun vahingon selvittäminen on jätetty poliisille tutkittavaksi.

5 Tarkastuslautakunta jatkuu / 33 Muistutuksena toteamme, että edellä selostettujen puunmyyntiasioiden ja kiviainesten hyödyntämisasioiden osalta kaupungin teknisen toimen hallinnon lain ja valtuuston päätösten mukaisen hoidon todentaminen ei ole ollut toistaiseksi mahdollista. Todentaminen näiden asioiden osalta tapahtuu tutkinnan ja jatkoselvittelyjen jälkeen. Tilintarkastuskertomuksen lausuntona tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä on todettu seuraavasti: Esitämme tilinpäätöksen hyväksymistä. Teknistä tointa koskevien muistutusten osalta emme esitä vastuuvapauden myöntämistä teknisen lautakunnan jäsenille ja kaupungininsinöörille tarkastamaltamme tilikaudelta ennen asioihin saatavia riittäviä selvityksiä. Muilta osin esitämme vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille tarkastamaltamme tilikaudelta. Koska tilintarkastuskertomuksessa oli tehty kuntalain 75 :n mukainen tilivelvollisiin kohdistuva muistutus, niin tämän seurauksena tarkastuslautakunta on velvoitettu kuntalain saman pykälän perusteella hankkimaan asianomaisten selitykset ja kaupunginhallituksen lausunto. Tarkastuslautakunta antoi sihteeri Saloselle toimeksiannon pyytää asianomaisilta selitystä ja kaupunginhallitukselta lausuntoa. Vastuunalainen tilintarkastaja Kesä ja jäsen Peltokorpi poistuivat kokouksesta siksi ajaksi, kun pykälässä käsiteltiin tilintarkastuskertomusta. Jäsen Peltokorpi on teknisen lautakunnan varajäsen. Tilintarkastuskertomuksessa esitetyn johdosta puheenjohtaja muutti päätösehdotustaan kuulumaan seuraavasti: Muutosehdotus pj: Tarkastuslautakunta - esittää tilintarkastuskertomuksen kaupunginvaltuustolle tiedoksi - esittää kaupunginvaltuustolle, että vuoden 2011 tilinpäätös hyväksytään ja kaupungin hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille myönnetään vastuuvapaus tilikaudelta tilintarkastuskertomuksen mukaisesti vastuuvapautta ei kuitenkaan toistaiseksi myönnetä teknisen lautakunnan jäsenille ja kaupungininsinöörille tarkastetulta tilikaudelta ennen asioihin saatavia riittäviä selvityksiä / 33 jatkuu

6 Tarkastuslautakunta / 33 jatkuu Tilintarkastajien selvitys tilinpäätöksen tarkastamisesta merkittiin tiedoksi. Tarkastuslautakunta päätti, että pykälän käsittelyä jatketaan seuraavassa kokouksessa, mikäli silloin on käytettävissä asianomaisten selitykset ja kaupunginhallituksen lausunto. Pöytäkirja hyväksyttiin tämän pykälän osalta kokouksessa. Tarkltk Teknisen lautakunnan kuntalain mukainen selitys on toimitettu tarkastuslautakunnalle ja kaupungininsinöörin selitys Kaupunginhallitus on käsitellyt kuntalain mukaisen lausuntonsa kokouksessaan ( 218). Asianomaisten selitykset ja kaupunginhallituksen lausunto on toimitettu esityslistan liitteenä. Tarkastuslautakunta käsittelee annetut selitykset ja kaupunginhallituksen lausunnon. Päätösehdotus annetaan kokouksessa. Pykälän käsittelyn aluksi prosessiasiantuntija Terttu Haataja antoi ajankohtaiskatsauksen puunmyynteihin ja kiviainesten hyödyntämiseen liittyen. Tarkastuslautakunta käsitteli kuntalain mukaiset kaupungininsinöörin ja teknisen lautakunnan selitykset sekä kaupunginhallituksen lausunnon. Tämän lisäksi tarkastuslautakunta käsitteli muita dokumentteja, liittyen kiviainesvaihtokirjaan sekä puunmyyntejä koskeviin tapahtumiin. Vastuunalainen tilintarkastaja Kesä ilmoitti kokouksessa, että saatujen selitysten ja lausunnon jälkeenkään alkuperäiseen tilintarkastuskertomukseen ei toistaiseksi tule muutosta Vastuunalainen tilintarkastaja Kesä poistui tässä yhteydessä kokouksesta / 39 jatkuu

7 Tarkastuslautakunta / 39 jatkuu Tarkastuslautakunnan saamien selvitysten ja lausuntojen seurauksena tarkastuslautakunnan puheenjohtaja totesi seuraavasti ja antoi päätösehdotuksensa: Selvityksessä kiviaineksen hankinnan pääpaino on normaali hankintamenettely kilpailuttamalla eri yrityksiä heidän omasta raaka-aineestaan ja tästä saatu hintavertailu päätöksen perustaksi. Vaihtokirjaan perustuva mahdollisuus hyödyntää omana tuotantona kiviainesta on arvioitu pieninä määrinä kustannuksiltaan kannattamattomaksi. Selvityksestä käy ilmi, että kilpailutusta ei ole koskaan tehty omasta kiviaineksesta tai harkittu muita hyödyntämistapoja, jolloin olisi saatu luotettava arvio taloudellisesta hyödystä. Myöskään Rudukselle ei ilmoitettu kaupungin käyttävän otto-oikeuttaan vaihtokirjan k-m³ kiviainesmäärään, vaikka asiasta oli muistutettu kaupungininsinööriä ja dokumenteista oli nähtävissä, että louhittava alue oli käymässä vähiin sekä huomioiden hänen lausuntonsa vaihtokirjan arvosta, joka on vain maapohjan arvo, sen palautuessa kaupungin hallintaan. Johdonmukaisesti näin toimien voidaan arvioida, että kaupungin omaisuus, joka senhetkisen tietämyksen mukaan oli huomattava, vaarantui tältä osin selvästi. Puuainesmyyntiä on myös selvitetty laajasti. Tarkastuslautakunta on käsitellyt asiaa jo aiemmin, ja esittänyt toiveensa prosessin selvittämisestä ja mahdollisesta toimenpide-ehdotuksesta. Ainakin tarkastuksen näkökulmasta, joka varmistaa helposti sen tiedon löytymisen mitä on myyty, millä hinnalla ja mitä on saatu. Asian selvittelyn yhteydessä on käynyt ilmi, että laskutus ei ole energiapuun osalta toteutunut niin kuin pitäisi, vaan tilittämättä oli ,13 sekä toinen ,60. Metsäliiton puuttuvat 20 kpl mittauspöytäkirjoja, jotka osaltaan ovat estäneet todentamisen myyntien määrästä ja niiden mukaisista myyntituloista, on toimitettu tarkastuslautakunnan puheenjohtajan saaman tiedon mukaan Näiden tapahtumien osalta toiminta on ollut puutteellista / 39 jatkuu

8 Tarkastuslautakunta / 39 jatkuu Kaupunginhallitus on riittävässä laajuudessa toteuttanut valvontaa, jonka kautta asiat ovat tulleet esille. Se on johtanut kaupungin ilmoitukseen vaihtokirjassa olevan kiviaineksen otto-oikeuden käyttämisestä. Sen jälkeen on kaupungin ja Rudus oy:n välillä tehty sopimus, jolla kyseinen määrä eli m³ kiviainesta myydään yritykselle, josta tuloutuu kaupungille Valvonnan kautta esille tulleet energiapuuta koskevat saatavat ovat tuloutuneet kaupungille. Vaikka toiminnassa on esiintynyt selviä puutteita, ei taloudellista vahinkoa ole tapahtunut. Tarkastuslautakunta ehdottaa tili- ja vastuuvapauden myöntämistä vuodelle Puheenjohtajan päätösehdotus kuului seuraavasti: Tarkastuslautakunta - esittää tilintarkastuskertomuksen kaupunginvaltuustolle tiedoksi - esittää kaupunginvaltuustolle, että vuoden 2011 tilinpäätös hyväksytään ja kaupungin hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille myönnetään vastuuvapaus tilikaudelta Päätösehdotus hyväksyttiin.

9 Tarkastuslautakunta MUUT ASIAT Käsitellään lautakunnan esille ottamat mahdolliset muut asiat. Tarkastuslautakunta käsitteli saamiaan kutsuja erilaisiin tilaisuuksiin. Kutsu oli tullut - Audiator-yhtiöiden järjestämään aluekiertueeseen - FCG:n järjestämään Lautakuntapäivät ja puheenjohtajaseminaari - tapahtumaan sekä - PwC:n järjestämään Arviointiseminaariin. Lautakunta päätti olla osallistumatta em. tapahtumiin. 41 HUOMIOITA Kirjattiin muistiin lautakunnan jäsenten esille tuomia seikkoja, joita mahdollisesti tullaan tarkastamaan perusteellisemmin tai huomioidaan arviointikertomusta laadittaessa.