Siuntion liikennepalvelujen hankinnan kehittäminen PROJEKTISUUNNITELMA

Transkriptio

1 Siuntion liikennepalvelujen hankinnan kehittäminen PROJEKTISUUNNITELMA Tekijä(t) Juha-Pekka Isotupa (Siuntion kunta) Tina Nordman (Siuntion kunta) Päiväys:

2 Tiivistelmä Projektilla haetaan uusi innovatiivinen menettely liikennepalveluiden hankkimiseen. Menettelyllä on tarkoitus haastaa markkinat mukaan asiakaslähtöiseen hankintaan, jossa vaikuttavuudella on iso merkitys hankinnan kaupallisessa mallissa. Malli kehitetään Siuntiossa toteutettavan joukko-, koulukuljetus-, palvelu-, ja henkilöliikenteen palvelujen (myöhemmin liikennepalvelut) pilottihankinnan avulla. Kehitystyössä hyödynnetään eri toimialoilta saatuja kokemuksia. Lopputuotoksena on asiakaslähtöinen ja vaikuttavuutta korostava liikennepalveluiden kilpailuttamiseen soveltuva menettely ja tarvittavat asiakirjat, joita voidaan monistaa valtakunnallisesti laajaan käyttöön. Sisällys 1 Johdanto Projektin tavoitteet, rajaus ja tulokset Projektin toteuttajatahojen välinen yhteistyö Tunnistetut projektiin liittyvät hyvät käytännöt Projektin tehtävät ja niiden aikataulu Tehtävät Aikataulu Resurssit ja organisaatio Työmäärä ja kustannusarvio Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen Riskien arviointi...13

3 1 Johdanto Julkisen hankintayksikön hankintatapojen ja -osaamisen kehittäminen on avainasemassa toiminnan innovatiivisuuden lisäämiselle ja tuottavuuden parantamiselle. Suomalaisissa kunnissa on tunnistettu tarve uusien toimintatapojen kehittämiselle, jolla tavoitellaan palvelujen vaikuttavuuden lisäämistä, palvelujen käyttäjälähtöisyyttä ja tuottavuutta edistämällä. Tämä tarve on havaittu nyt myös liikennepalveluiden osalta. Julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuus ja julkisten hankintojen innovatiivisuus nousevat myös keskeisinä tekijöinä esille työ- ja elinkeinoministeriön uudessa kysyntä- ja käyttäjälähtöisessä innovaatiopolitiikassa ja sen toimenpideohjelmassa. Tässäkin projektissa tavoitteena on edistää julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuuteen, palveluiden käyttäjälähtöisyyteen ja palvelusuunnitteluun perustuvien uusien toimintamallien yleistymistä sekä innovatiivisten julkisten hankintojen kehittämistä, tavoitteena julkisten palveluiden innovaatioiden ja tuottavuuden parantaminen. Siuntion kunta on päättänyt käynnistää kehittämisprojektin liikennepalveluiden hankinnan kehittämiseksi, projekti on samalla osa valtakunnallista Hinku -hanketta (Hinku = hiilineutraalikunta). Hankinnassa ja sen kehittämisessä toteutetaan vuoropuhelut asiakkaiden, alan ammattilaisten, palveluntuottajien ja laajempana myös muiden tilaajien kanssa. 2 Projektin tavoitteet, rajaus ja tulokset Siuntion eri hallintokunnat käyttävät/tarjoavat erilaisia liikennepalveluita päivittäin. Sivistysosasto järjestää lakisääteistä esiopetus- ja koulukuljetusta noin 500 lapselle ja koulut ja päiväkodit järjestävät mm. retki-, uinti- ja teatterimatkoja. Sivistysosasto järjestää myös kerran viikossa kuntakeskuksen ulkopuolella asuville palveluliikennettä kuntakeskukseen jotta kuntalaiset pääsevät kuntakeskukseen asioimaan esim. kauppaan, apteekkiin tai pankkiin. Sivistysosasto vastaa myös kunnan joukkoliikenteestä. Tekninen osaston vastuualueena on kunnan keskuskeittiö (jakelukeittiö jossa valmistetaan noin 1300 ruoka-annosta päivittäin). Tekninen osasto järjestää ruokakuljetukset kunnan keskuskeittiöiltä kunnan toimipisteisiin sekä ateriakuljetukset keskuskeittiöiltä kotihoidon asiakkaiden koteihin. Perusturvaosasto järjestää eri henkilökuljetuksia asiakkaiden tarpeiden mukaisesti. Koululais- ja ruokakuljetusten sekä palveluliikennehankinnan arvo vuosittain on noin euroa vuodessa. Kuntalaisten mahdollisuudet hyödyntää joukkoliikennettä työmatkoihin (enemmistö siuntiolaisista työssäkäyvistä henkilöistä pendelöivät päivittäin kodin ja työpaikan välillä) tai asiointiin kuntakeskuksessa tai naapurikunnissa ovat rajoitetut. Linja-autovuorot ovat vähäiset eivätkä mahdollista kulkemista kunnan sisällä. Noin 70 % perusopetuksen piiriin kuuluvista oppilaista ovat koulukuljetuksen piirissä, mikä tarkoittaa, että he asuvat kuntakeskuksen ulkopuolella. Siuntion nuoret, toisen asteen opiskelijat käyvät koulua naapurikunnissa ja heille kulkeminen oppilaitoksiin ja sieltä kotiin on haasteellista koulupäivistä tulee pitkiä. Vapaa-ajan harrastuksiin kulkeminen ja kaverien tapaaminen ei onnistu ellei huoltajat kuljeta lapsia. Tästä johtuen useimmilla siuntiolaisilla perheillä on 2 3 henkilöautoa. Kilpailuttamalla kaikki kunnan järjestämät liikennepalvelut kunta pyrkii saavuttamaan kokonaisvaltaisia sopimuksia jotka mahdollistavat palvelutason nostamisen ja helpottaa kuntalaisten jokapäiväistä liikkumista. Liikennepalvelujen pilottihankinnan tavoitteena ei ole ainoastaan kunnan sisäisten liikennepalveluiden kehittäminen vaan projektin myötä pyritään myös kehittämään joukkoliikennettä yli kuntarajojen. Länsi Uudenmaan logistikon osallistuminen projektiin mahdollistaa koko alueen joukkoliikenteen huomioimisen ja kehittämisen. Kunta solmii liikennöitsijöiden kanssa kokonaisvaltaisia sopimuksia ja pystyy suunnittelemaan liikennepalvelunsa niin, että kaikki osapuolet hyötyvät niistä optimaalisesti, ja samalla työn tuottavuus paranee. Nykyiset Siuntion kunnan ja liikennöitsijöiden väliset sopimukset on laadittu

4 niin, että aamu- ja iltapäiväkuljetusten välissä liikennöitsijöillä on päivittäin noin kolme tuntia vapaata aikaa, mitä he eivät pysty optimaalisesti hyödyntämään. Prosessin aikana kunta tekee yhteistyötä liikennöitsijöiden kanssa siten, että myös heidän ideansa ja tarpeensa tulevat huomioiduksi hankinnan valintakriteereiden valmistelussa. Valintakriteereiden lisäksi tarkoitus on kehittää hankintasopimuksiin kannusteita. Oikein asetetut kannusteet innostavat sopimusten osapuolia saavuttamaan tavoitteet, kehittämään ja parantamaan toimintaa ja sitouttavat osapuolia monipuoliseen yhteistoimintaan. Liikennöitsijät voivat paremmin ennakoida kalustoinvestointinsa tuntiessaan asiakkaiden ja tilaajan tarpeet. Kalustoinvestoinnin yhteydessä liikennöitsijät voivat myös hankkia oikeanlaisen kaluston hiilijalanjäljen pienentämiseksi. Siuntion kunta on osallistunut KuntaJälki2010 -projektiin, jonka seurauksena määritettiin siuntiolaisen keskimääräinen ekologinen jalanjälki. KuntaJälki2010 -projektiin osallistuneiden 23 kunnan joukossa siuntiolaisilla oli toiseksi suurin ekologinen jalanjälki (7,46 gha). Siuntiolaisen ekologinen jalanjälki on 21 % keskimääräistä suurempi. Siuntion suurta tulosta selittää osin maaseudun harva asutus; työssäkäyvät pendelöivät päivittäin työpaikoille, lapsia ja nuoria tulee kuljettaa harrastuksiin ja muihin vapaa-ajan tapahtumiin. Arjen pyörittämiseksi perheissä on 2-3 ajoneuvoa. Muun muassa tästä johtuen Siuntion kunta on liittynyt valtakunnalliseen Hinku - hankkeeseen (Hinku = hiilineutraalikunta). Mikäli kunta onnistuu tarjoamaan kuntalaisille nykyistä laajempaa palveluliikennettä, kuntalaisten ei tarvitse käyttää henkilöautoja ja hiilijalanjälki pienenee. Projektin tavoitteena on luoda uusi innovatiivinen hankintamalli liikennepalveluiden asiakaskastarpeiden tyydyttämiseksi ja hiilijalanjäljen pienentämiseksi. Malli kehitetään Siuntion alueella toteuttavan pilottihankinnan avulla seuraavan kehitysprosessin mukaisesti (kuva 1). Asiakastarpeiden kartoittaminen Oivaltaminen Soveltaminen Pilotointi Toimittajamarkkinoiden johtaminen - Info- /työpajatilaisuudet asiakastarpeiden kartoittamista varten - Toimitusketjujen tehostaminen - Tuottavuus- ja vaikuttavuuskehityksen esteet - Tuottavuuden ja vaikuttavuuden vipuvarret - Hankinnan tavoitteet, vertailuperusteet ja sopimuskannusteet - Konkreettiset eväät pilotin toteuttamiselle - Hankintamenettely - Infotilaisuudet - Työpajat - Tarjouspyyntötyökalun käyttö - Markkinapalautteet - Pilotin analysointi - Jatkokehittäminen - Monistaminen - Johtaminen Kuva 1. Paikallinen ja fokusoitu innovatiivinen hankintaprosessi. Mallin pitää kannustaa palveluntuottajia jatkuvaan toiminnan kehittämiseen. Mallissa käytetään vaikuttavuusmittareita, joilla varmistetaan yhteiset asiakaslähtöiset tavoitteet tilaajan ja palvelutuottajien välillä. Pilottihankinnassa pyritään aktivoimaan palveluntuottajia itse kehittämään palvelun laatua ja uusia toimintatapoja, joiden avulla palvelun vaikuttavuus asiakkaalle lisääntyy. Hankintapilotissa kehitetään samalla hankinnan tavoitteellisuutta, joista tärkeimpänä tekijänä hiilijalanjäljen pienentäminen (polttoaineen laatu ja kulutus, ajoreittien optimointi, jne.). Projektin tuloksena saadaan kehitettyä ja testattua konkreettinen malli liikennepalveluiden hankinnan toteuttamiseksi tarvittavine dokumentteineen, mittareineen ja ohjeineen. Samalla projektin tuloksena saadaan liikennepalveluihin pienempi hiilijalanjälki ja tyytyväisemmät liikennepalveluiden käyttäjät.

5 Prosessin aikana luodaan työkirja, joka julkaistaan seminaarissa projektin päätyttyä. 3 Projektin toteuttajatahojen välinen yhteistyö Projekti toteutetaan Siuntion kunnassa ja projekti on osana Länsi Uudenmaan kuntien Hinku - hanketta, missä koordinaattorina toimii Novago Oy. Hinku-foorumin kautta Länsi-Uudenmaan kuntien yhteinen logistikko, Tapio Heinosen (joukkoliikenne) työpanos on saatu projektin käyttöön. Hinku-foorumi seuraa prosessia ja verkoston avulla saadaan jaettu tietoa kaikkiin Länsi Uudenmaan kuntiin. Projektin tilaisuudet suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä yhteistyökumppaneidensa Fin Vaikuttavuus Oy ja PTC-Services Oy kanssa. Kyseiset yhteistyökumppanit vastaavat liikennepalveluiden kilpailutukseen liittyvistä asiantuntijapalveluista mukaan lukien myös hankintalakiin liittyvät asiantuntijapalvelut. 4 Tunnistetut projektiin liittyvät hyvät käytännöt Projektissa hyödynnetään niitä asiakirjamalleja ja kokemuksia, joita on syntynyt esimerkiksi Helsingin, Turun ja Tampereen kaupunkien kilpailuttaessa joukkoliikennepalveluita. 5 Projektin tehtävät ja niiden aikataulu Projektissa suunnitellaan ja toteutetaan pilottihankinta, jonka avulla uusi hankintamalli luodaan. Näin päästään heti testaamaan uuden mallin soveltuvuus. Ennen varsinaisen hankintaprosessin käynnistymistä järjestetään kunnan asukkaille info- /työpajatilaisuus asiakastarpeiden kartoittamista varten ja vuoropuhelut (oivallus- ja sovelluspäivät) tilaajien (Siuntio mukana osana Sotefin -ryhmähanketta) ja palvelutuottajien kanssa. Vuoropuheluissa pyritään selvittämään palvelun sisältöön ja toteuttamistapaan liittyviä kehittämisehdotuksia. Samalla vuoropuhelussa selvitetään konkreettisia kehittämistarpeita palveluiden vaikuttavuuden lisäämiseksi ja hiilijalanjäljen pienentämiseksi. Lisäksi palveluntuottajien ja tilaajien kanssa pyritään löytämään innovatiivisuuteen kannustava hankintamalli ja konkreettiset asiakirjamallit. Vuoropuheluiden jälkeen käynnistetään varsinaisen hankintapilotin toteutus. Tämän jälkeen haetaan markkinapalautteet ja analysoidaan tulokset sekä suunnitellaan jatkokehitys, jonka jälkeen johtamisvalmennuksen avulla uusi toimintamalli jalkautetaan käytännöksi ja monistetaan vaikuttavuuden lisäämiseksi. Projekti muodostuu seuraavista tehtävistä: 1. Projektin johtaminen ja koordinointi 2. Projektin info-/työpajatilaisuus kunnan asukkaille asiakastarpeiden kartoittamista varten 3. Oivalluspäivät tilaajille ja palvelutuottajille 4. Sovelluspäivät tilaajille ja palvelutuottajille 5. Hankinnan tavoitteiden, valintakriteerien ja sopimuskannusteiden jatkosuunnittelu aikaisempien kohtien pohjalta sekä hankinnan valintakriteerien ja sopimuskannusteiden simulointityö suhteessa hankinnan tavoitteisiin, arvoon ja toiminnan logiikkaan liittyen sekä lopullisten hankinta-asiakirjojen tuottaminen ja viimeistely. Kunnan ohjeiden päivittäminen tarpeen mukaisesti 6. Kilpailutus, markkinoiden palautteen hankinta ja analysointi 7. Jatkokehitys- ja johtamisvalmennus sekä monistamisen käynnistäminen

6 5.1 Tehtävät Tehtävä 1. Projektin johtaminen ja koordinointi sekä tiedottaminen Johdetaan ja koordinoidaan projektia kohti tavoitetilaa. Tehtävä sisältää projektin vastuuhenkilön, konsultin ja projektiryhmän (perus-, sivistys- ja teknisentoimen edustajat sekä) työskentelyä. Projektiryhmään valitaan myös 3-5 kuntalaista. Projektin tiedottamisessa ja sen seurannassa käytetään hyväksi moderneja sosiaalisen median viestintävälineitä. Ei riippuvuuksia. Projektipäällikkö, työmääräarvio 15 htp - Kehittämispäällikkö, työmääräarvio 10 htp - Länsi-Uudenmaan logistikko, 10 htp - ICT -tukihenkilö, 10 htp Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä 45 htp Aikataulu: 8/13-5/14 Alihankintaostot: 2 htp / Matkakustannukset: 100 Johdettu projekti loppuraportilla Tehtävä 2. Projektin info-/työpajatilaisuus kunnan asukkaille asiakastarpeiden kartoittamista varten Kunnan asukkaille järjestetään info-/työpajatilaisuus, minkä tavoitteena on kartoittaa kuntalaisten liikkumistarpeet, ja toiveet niiden toteuttamiseksi. Tilaisuudessa esitellään ja keskustellaan tilaajan tahtotilasta muuttaa hankintatapoja enemmän vaikuttavuuden kilpailuttamisen suuntaan. Info-/työpajan vaiheet ovat tilaisuuden suunnittelu, valmistelu ja tilaisuuden toteutus ja yhteenveto. Päiville osallistuu liikennepalveluja käyttäviä asukkaita, kolmannen sektorin organisaatioiden edustajia ja projektityöryhmä (max 100 henkilöä). Ei riippuvuuksia Projektipäällikkö, työmääräarvio 2 htp - Kehittämispäällikkö, työmääräarvio 2 htp - Sihteeripalvelut/hallinnon suunnittelija, 2 htp - Työryhmien vetäjät, 2 htp Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä 8 htp

7 Aikataulu: 8/13-9/13 Alihankintaostot: 2 htp, Seminaaripaketti (100 henkilöä) Matkakustannukset. 200 Liikennepalveluiden kokonaistarve Tehtävä 3. Oivalluspäivät tilaajille ja palveluntuottajille Potentiaalisille liikennepalveluiden tuottajille järjestetään Oivalluspäivät, joiden tavoitteena on yhdessä oivaltaa muutoksen tarve ja mahdollisuudet. Tilaisuudessa tunnistetaan ja puretaan tuottavuus- ja palvelukehityksen esteitä Oivallustehtaan ja muiden metodien avulla. Tilaisuudessa esitellään ja keskustellaan tilaajien tahtotilasta muuttaa hankintatapoja enemmän vaikuttavuuden kilpailuttamisen suuntaan. Lisäksi kartoitetaan alustavasti liikennepalveluiden vaikuttavuutta kuvaavia mittareita (esim. kustannustehokkuus, asiakaslähtöisyys) ja keskustellaan miten ja milloin vaikuttavuutta kartoitetaan. Päiviltä jokainen osallistuja saa kotiläksyksi jatkaa vaikuttavuusmittareiden etsimistä. Päivien vaiheet ovat tilaisuuksien suunnittelu, valmistelu ja tilaisuuden toteutus ja yhteenveto. Päiville osallistuu projektiryhmä ja liikennepalveluiden tuottajia sekä asukkaiden ja kunnan edustajia (yhteensä henkilöä). Projektin info-/työpajatilaisuus kunnan asukkaille Projektipäällikkö, työmääräarvio 2 htp - Kehittämispäällikkö, työmääräarvio 2 htp - Länsi-Uudenmaan logistikko, 2 htp - Sihteeripalvelut/hallinnon suunnittelija 1 htp Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä 7 htp Aikataulu: 9/13 Alihankintaostot: 6 htp, Seminaaripaketti (30 henkilöä) Matkakustannukset: 200 Joukkoliikennepalveluiden yhteinen päämäärä ja alustavat ideat/mittarit liikennepalveluiden vaikuttavuudelle Tehtävä 4. Sovelluspäivät tilaajille ja palveluntuottajille Tilaisuuden osallistujat ovat samat kuin oivalluspäiville. Päivien tavoitteena on löytää sopivat valintakriteerit liikennepalveluiden vaikuttavuuden ja hiilijalanjäljen mittaamiselle ja kilpailuttamiselle. Löydettyjen aidosti tarkoitusta kuvaavien

8 mittareiden käytettävyyttä ja mittaamistapaa analysoidaan yhdessä, ja lisäksi luodaan hankinnalle sopivat kannustemallit. Päivien vaiheet ovat tilaisuuksien suunnittelu, valmistelu ja tilaisuuden toteutus ja yhteenveto. Päiville osallistuu projektiryhmä ja liikennepalveluiden tuottajia sekä asukkaiden ja kunnan edustajia (yhteensä henkilöä). Oivalluspäivät Projektipäällikkö, työmääräarvio 2 htp - Kehittämispäällikkö, työmääräarvio 2 htp - Länsi-Uudenmaan logistikko, 2 htp - Sihteeripalvelut/hallinnon suunnittelija 1 htp Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä: 7 htp Aikataulu: 10/13 Alihankintaostot: 6 htp, Seminaaripaketti (30 henkilöä) Matkakustannukset: 200 Vaikuttavuus- ja hiilijalanjäljen mittarit/valintakriteerit liikennepalveluiden kilpailuttamiselle sekä alustava kaupallinen malli Tehtävä 5. Hankinta-asiakirjojen tekeminen, simulointi ja viimeistely sekä ohjeiden päivitykset Tässä vaiheessa kehitetään ja päivitetään asiakirjat sekä ohjeet ja lopulliseen asiakirjaan tarvittavat mekanismit, jotka simuloidaan perusteellisesti. Siuntion kunta asiantuntijoineen laatii varsinaiset asiakirjat, sopimuksen ja sen liitteitä yhteistyössä projektin asiantuntijapalvelujen kanssa joka myös kehittää ja simuloi mekanismeja. Sovelluspäivät Projektipäällikkö, työmääräarvio 14 htp - Kehittämispäällikkö, työmääräarvio 12 htp - Länsi-Uudenmaan logistikko, 6 htp - Sihteeripalvelut/hallinnon suunnittelija, 4 htp Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä 36 htp Aikataulu: 11/13-2/14 Alihankintaostot: 6 htp, Matkakustannukset: 100

9 Hankintamenettelyn kuvaus Hankinta-asiakirjat kilpailuttamiseen Kunnan päivitetyt ohjeet Tehtävä 6. Kilpailutus, markkinoiden palautteen hankinta ja analysointi Kilpailutetaan pilottihankinta, kerätään markkinapalaute innovatiivisesta kilpailutusprosessista ja analysoidaan se sekä tehdään alustavat johtopäätökset. Edelliset vaiheet Projektipäällikkö, työmääräarvio 3 htp - Kehittämispäällikkö, työmääräarvio 3 htp - Länsi-Uudenmaan logistikko, 3 htp - Sihteeripalvelut/hallinnon suunnittelija 3 htp Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä 12 htp Aikataulu: 1/14-4/14 Alihankintaostot: 8 htp, Matkakustannukset: 100 Alustava analyysi ja johtopäätökset kehitetyn mallin toimivuudesta ja kehitystarpeista Tehtävä 7. Jatkokehitys- ja johtamisvalmennus sekä monistamisen käynnistäminen Tilaisuuden osallistujat ovat samat kuin Oivallus- ja Sovelluspäiville. Analysoidaan kokemukset pilotista, arvioidaan kehitystarpeet ja keskitytään tulosten monistamiseen toimittajamarkkinoiden johtamisen näkökulmasta. Kytketään uudet innovatiiviset ja kumppanuuteen perustuvat toimintamallit organisaation käytännön johtamismalliksi sekä laaditaan suunnitelma tulosten monistamiseksi valtakunnalliseen käyttöön. Valmennuksen vaiheet ovat koulutustilaisuuksien suunnittelu ja valmistelu, koulutuksen toteutus, käytännön harjoitustyöt ja niiden ohjaaminen. Pilottihankinnan kilpailuttaminen ja tehdyt analyysit. Projektipäällikkö, työmääräarvio 6 htp - Kehittämispäällikkö ja työmääräarvio, 4 htp

10 - Länsi-Uudenmaan logistikko, 3 htp - Sihteeripalvelut/hallinnon suunnittelija, 3 htp Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä 16 htp Aikataulu: 4/14-5/14 Alihankintaostot: 4 htp, Seminaaripaketti (30 henkilöä) Matkakustannukset: 100 Hankinta- ja johtamismallit laajempaan käyttöön Tehtävä 8. Aineiston koonti työkirjaan ja työkirjan julkistaminen seminaarissa. Prosessin aikana kaikki projektiin liittyvä aineisto kootaan työkirjaan. Työkirja muodostuu prosessin kuvauksesta ja eri vaiheiden arvioinnista. Työkirjaa on tarkoitus hyödyntää myös laajemmin muiden kuntien vastaavanlaisten kilpailutusten toteuttamisissa. Työkirjan sisällysluettelo tulee sisältämään mm. seuraavia aihioita; 1. Soveltamisala 2. Kunnan velvoitteet 3. Liikennöitsijää koskevat velvoitteet 4. Palvelun tavoitteet ja sisältö 5. Palvelun laatuvaatimukset 6. Laadun hallinta ja valvonta 7. Ohjeet ja määräykset 8. Palvelujen tuottamiseen sovellettava lainsäädäntö yms. Seminaarissa esitellään työkirjaa ja hankintaprosessin eri vaiheet. Julkistamisseminaarin vaiheet ovat tilaisuuden suunnittelu, valmistelu ja tilaisuuden toteutus ja yhteenveto. Päiville osallistuu edustajia mm.; - Hinku-verkostosta - Kuntaliitto - Liikenne- ja ympäristöministeriö - Länsi Uudenmaan joukkoliikennetyöryhmä Ei riippuvuuksia Projektipäällikkö, työmääräarvio 2 htp - Kehittämispäällikkö, työmääräarvio 2 htp - Sihteeripalvelut/hallinnon suunnittelija, 2 htp - Työryhmien vetäjät, 2 htp Tehtävään käytetty työmäärä yhteensä 8 htp Aikataulu: 5/14 Alihankintaostot: 2 htp, Taitto Seminaaripaketti (100 henkilöä) Matkakustannukset: 200 Liikennepalveluiden kokonaistarve ja ohjekirja

11 6 Aikataulu Taulukko 1. Projektin aikataulu. v TEHTÄVÄT Projektin johtaminen ja koordinointi Projektin info-/työpajatilaisuus kunnan asukkaille Oivalluspäivät tilaajille ja palveluntuottajille Sovelluspäivät tilaajille ja palveluntuottajille Hankinta-asiakirjat, mekanismien simulointi ja asiakirjojen viimeistely sekä ohjeiden päivitykset Kilpailutus, markkinapalautteet ja analysointi Jatkokehitys- ja johtamisvalmennus Aineiston koonti työkirjaan ja työkirjan julkistaminen seminaarissa. 7 Resurssit ja organisaatio Projektipäällikkö: - Sivistystoimen johtaja Projektiryhmän jäsenet: - Kehittämispäällikkö - Länsi-Uudenmaan logistikko - Edustajat kunnan eri toimialueelta - Asiakkaiden edustajat - Hinku -hankkeen edustajat Alihankkijat: - Fin Vaikuttavuus Oy: Juha-Matti Puhakka Ilpo Virtanen - PTC- Services Oy: Saila Eskola - Jäljen jättiläinen (työkirjan taitto) Jaakko Mylly - Seminaaripaketit: Seminaaripaketit muodostuvat kokoustilojen vuokrista ja lounas- ja kahvitarjoilukustannuksista (arvio yhteensä 290 henkilöä)

12 8 Työmäärä ja kustannusarvio Työmäärät (htp): Projektin työmäärät tehtävittäin v (htp) v (htp) Yhteensä (htp) Projektin johtaminen ja koordinointi Projektin info-/työpajatilaisuus 8 8 Oivalluspäivät 7 7 Sovelluspäivät 7 7 Hankinta-asiakirjat, mekanismien simulointi ja asiakirjojen viimeistely sekä ohjeiden päivitykset Kilpailutus, markkinapalautteet ja analysointi Jatkokehitys- ja johtamisvalmennus Aineiston koonti työkirjaan ja työkirjan julkistaminen 8 8 seminaarissa Yhteensä Kustannusarvio (1000 ) Henkilösivukustannuskerroin: 50,0 % Yhteensä Vuosi Vuosi Yleiskustannuskerroin: 20,0 % Rahapalkat teholliselta työajalta Henkilösivukustannukset (50% rahapalkasta) Yleiskustannukset (30% rahapalkka+sivuk) Matkakustannukset Aineet ja tarvikkeet Laiteostot Laitepoistot / -vuokrat Ostetut palvelut kotimaisilta pk-yrityksiltä * Ostetut palvelut kotimaisilta tutkimuslaitoksilta Ostetut palvelut konsernin sisältä / intressiyhtiöiltä Ostetut palvelut muilta yrityksiltä / yhteisöiltä Kustannukset yhteensä Avustus 50 % Laina 0 % * Fin Vaikuttavuus Oy * PTC-Services Oy * Jäljen jättiläinen * Seminaaripaketit Laadunvarmistus ja tulosten hyväksyminen Projektin tilanneraportit: Asiantuntijoiden käyttö: Projektiryhmän kokoukset Oivallus- ja sovelluspäivien osallistujat

13 Tulosten hyväksyminen: Sivistyslautakunta 10 Riskien arviointi Projektin riskeiksi arvioidaan: Riski 1 Vaikuttavuusmittarit Käyttökelpoisia vaikuttavuusmittareita ei löydy liikennepalveluiden hankintaan Vakavuus: Kriittinen Todennäköisyys (%): 30 % Varautuminen: Käytetään prosessissa laajaa ja asiantuntevaa ammattiväkeä Vaikutus: Hankinta ei saavuta sille asetettuja tavoitteita Riski 2 Kaupallinen malli Käyttökelpoista kaupallista mallia ei löydy liikennepalveluiden hankintaan Vakavuus: Kriittinen Todennäköisyys (%): 20 % Varautuminen: Mallien kehittäminen ja analysointi yhteistyössä palvelutoimittajien kanssa Vaikutus: Hankinta ei saavuta sille asetettuja tavoitteita Riski 3 Hiilijalanjälki Hiilijalanjälki ei pienene Vakavuus: Kriittinen Todennäköisyys (%): 10 % Varautuminen: Hiilijalanjäljen huomioiminen kilpailutuksen asiakirjoissa ja vertailussa Vaikutus: Hiilijalanjälki ei pienene Riski 4 Asiakastyytyväisyys Kunnan asukkaiden tyytyväisyys liikennepalveluihin ei lisäänny Vakavuus: Kohtalainen Todennäköisyys (%): 30 % Varautuminen: Asukkaiden osallistuttaminen prosessiin Vaikutus: Asukastyytymättömyys