Ohjelma Viestintäoppaan esittely ja viestintävinkit hankkijoille viestintäpäällikkö Suvi Salmela

Transkriptio

1 Ohjelma 9.30 Viestintäoppaan esittely ja viestintävinkit hankkijoille viestintäpäällikkö Suvi Salmela Keskustelua ja kysymyksiä Kysymyksiin vastaamassa ryhmäpäällikkö Isa-Maria Bergman Linjat sulkeutuvat

2 Viestien fiksumpia hankintoja Hankkijan viestintäopas Ladattavissa ja luettavissa Motivan hankintapalvelun verkkosivuilla Cleantech-hankinnat osiossa Ohjeistaa viestinnän toteuttamiseen hankinnan suunnitteluvaiheessa. Soveltuu erityisesti innovatiivisiin hankintoihin, kun halutaan löytää uudenlaisia ratkaisuja. Valmiita mallipohjia ja ohjeet ennakoivan markkinakartoituksen toteutuksen

3 Miksi viestintä on tärkeää? Hankitaan sitä, mitä oikeasti tarvitaan --> tarpeen määrittely yhdessä käyttäjien kanssa Saadaan kustannustehokkaampia tuotteita ja palveluita Kunnassa, kaupungissa tai koko organisaatiossa ymmärretään, mitä hyötyä hankinnasta on, tai mitä arvoja ja tavoitteita hankinnalla voidaan toteuttaa. Varmistaa hankinnan tasapuolisuuden ja avoimuuden

4 Kun tulevista hankinnoista viestitään ennakkoon : Yritykset pystyvät valmistautumaan ja vastaamaan hankkijan tarpeisiin. Yritykset pystyvät suuntaamaan omia tulevaisuuden investointeja esimerkiksi tavoitteet täyttävään kalustoon Yrityksillä on aikaa muodostaa kumppanuuksia palvelun tai tuotteen tarjoamiseksi. Pohjustaa hyvien sopimuskumppaneiden löytämistä. Mahdollistaa hankintojen yhteensovittamisen muiden hankintayksiköiden kanssa.

5

6 Esimerkki: Vuoropuhelu käyttäjien ja toimittajien välillä ohjasi Siuntion joukkoliikenne- ja kuljetuspalveluhankintaa Hankinta aloitettiin vuoropuhelulla kunnan edustajien, liikennöitsijöiden sekä kuntalaisten kanssa. Keskusteltiin nykyisiin palveluihin liittyvistä haasteista. Neuvottelumenettelyllä etsittiin ratkaisuja tunnistettuihin tarpeisiin ja haasteisiin. Suunnitteluvaihe työläs ja aikaa vievä Lopputuloksena kustannustehokas, merkittävästi kuntalaisia paremmin palveleva järjestelmä, joka yhdisti joukkoliikenteen ja kunnalliset kuljetuspalvelut. Kuntalaiset voivat ostaa matkalippuja kunnan sisäisiin kuljetuksiin tarkoitetuille reiteille.

7 Mitä toimenpiteitä hyvä hankintaviestintä sisältää? Keskustelu organisaation sisällä ja tuotteen tai palvelun käyttäjien kanssa hankinnan tarpeista ja tavoitteista Viestintäkanavien kartoitus Hankintatavoitteista ja tulevista hankinnoista tiedottaminen Ennakoiva markkinakartoitus ja siitä tiedottaminen Mahdollinen tekninen vuoropuhelu Hankinnan tuloksista viestiminen

8 Ennakoiva markkinakartoitus vs. tekninen vuoropuhelu Ennakoiva markkinakartoitus Työvaihe, jossa haetaan yritysten reaktioita ja ratkaisuehdotuksia esitettyihin tarpeisiin. Tekninen vuoropuhelu Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat spesifikaatiot ja auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

9 Ennakoiva markkinakartoitus Ennakoivassa markkinakartoituksessa kuvataan yrityksille: tarve tai ongelma, johon haetaan ratkaisua vaatimukset vain lopputuloksen näkökulmasta, eli muotoillaan tavoitteena tai tuloksena lyhyt nykytilanteen kuvaus: Miksi uutta ratkaisua haetaan? Mitä halutaan edistää? hankinnan laajuus ja aikataulullinen kesto Yrityksiltä toivotaan ehdotuksia tai tietoa siitä, miten markkinat voivat vastata kuvaamaanne tarpeeseen. Ennakoiva markkinakartoitus kannattaa tehdä kirjallisesti!

10 Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 1 Kartoita viestintäkanavat HILMA, TED, lehdet, verkkosivut, seminaari ja muut alan tilaisuudet Hyödynnä: eri alojen osaamisverkostot, kuten alueelliset kehitysyhtiöt ja yrittäjäjärjestöt toimialaliitot yhdistykset kauppakamarit järjestöt Tietoa cleantech-alojen yhdistyksistä ym. tiedonvälittäjäorganisaatioista: Myös yliopistoilta, tutkimuslaitoksilta ja Tekesiltä saat tietoa alan kasvuyrityksistä ja Start-upeista.

11 Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 2 Hyödynnä mallipohjat Ennakoiva markkinakartoitus kannattaa toteuttaa kirjallisesti, jotta menettely on mahdollisimman avoin ja voidaan osoittaa, miten keskustelun tuloksia on käytetty tai miten ne ovat ohjanneet tulevaa hankintaa. MALLIPOHJAT: Kutsu ennakoivaan markkinakartoitukseen (mallipohja 1) Vastauslomake yrityksille (mallipohja 2). Esimerkki toimittaja-työpajan ohjelmasta (mallipohja 3)

12 Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 3 Kuvaile hankinnan tavoite Kuvaile hankinnat tavoitteet markkinakartoitusaineiston taustatiedoissa (mallipohja 1) Mitkä strategiset linjaukset ohjaavat hankintaa Minkä laatuista tuotetta tai palvelua ollaan hankkimassa Mitä sopimukselta odotetaan ja minkälaista kumppanuutta tavoitellaan.

13 Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 3 Kuvaile hankinnan tavoitteet Esimerkkejä: ENIGMA-valaistushanke, Espoon kaupunki Hankkeen tavoitteena on selvittää valaistuksen roolia ja suunnittelua osana alueprojektia, hyödyntää uutta teknologiaa, luoda käyttäjien tarpeet paremmin huomioiva valaistusympäristö sekä tehostaa valaistuksen toimintaketjua ja mallia. Yliopiston elintarvikkeiden myyntiautomaattien hankinta, Iso-Britannia Myyntiautomaattien hankinnan tavoitteena on: vastata asiakkaiden nykyisiin ja tulevaisuuden ostotarpeisiin vähentää asteittain palvelun käytönaikaisia sekä koko elinkaarenaikaisia CO2 päästöjä. tuottaa myyntivoittoa asiakkaalle Taustamateriaaleja ja vinkkejä toteutukseen >>

14 Näin toteutat ennakoivan markkinakartoituksen STEP 4 Laadi yhteenveto tuloksista Markkinakartoituksen tuloksista laaditaan yhteenveto tai raportti, joka käydään läpi projektiryhmässä. Yhteenvedossa kuvataan markkinoiden tarjontaa ja miten hyvin se näyttää vastaavan tarpeisiin ja tavoitteisiin. Yhteenvedossa kuvataan myös tuoteketju ja käydään läpi mahdolliset haasteet halutun ratkaisun tuottamiseksi. Projektiryhmä voi laatia yhteenvedon pohjalta tarkempia kysymyksiä teknistä vuoropuhelua varten.

15 Tekninen vuoropuhelu Ennakoivan markkinakartoituksen jälkeen hankintayksiköllä on edellytykset tarkentaa hankintaansa. Teknisellä vuoropuhelulla tarkennetaan hankinnan teknisiä yksityiskohtia, vaatimuksia, valintakriteereitä ja sopimusehtoja. Tekninen vuoropuhelu auttaa määrittelemään ja hiomaan tarkemmat spesifikaatiot ja auttaa valitsemaan menettelyn, joka soveltuu parhaiten hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

16 Viesti hankinnan tuloksista Ulkoiseen viestintään soveltuu usein kunnan tai muun julkisen organisaation omat verkkosivut tai paikallislehti. Myös sisäinen viestintä on erityisen tärkeää, jotta tiedetään, mitä on hankittu, miten tuotetta tai palvelua voidaan käyttää ja kuinka pitkä esimerkiksi palvelun tuottamisen sopimuskausi on. Sisäisessä viestinnässä Kuvaa asetetut tavoitteet ja miten ne tullaan saavuttamaan. Kerro, miten koitte markkinaviestimisen ja hankintaprosessin, varsinkin jos toimitapa oli teille uusi. Samalla voit antaa kiitosta toimittajille prosessiin osallistumisesta.

17 Muita eväitä hankintaviestintään: Askeleet innovatiivisiin hankintoihin -koulutusmateriaali Tekes: Huippuostajan käsikirja UK: Markkinaviestintäopas (ENG) forward-commitment-procurement-buying-innovative-solutions.pdf

18 Sparraamme hankkijoita energiaa säästävien ja kustannustehokkaiden hankintojen tekemisessä sekä hankintojen strategisessa kehittämisessä. Maksuton Help Desk palvelumme vastaa kysymyksiin puhelimitse ja sähköpostitse puh: Aktivoimme ja koordinoimme Ekohankintaverkoston toimintaa Viestimme hyvistä hankintaesimerkeistä Tuotamme hankintaohjeita ja hankinnoissa sovellettavia ympäristökriteereitä

19 Tietopankki 14 eri tuoteryhmää hankintaohjeita hankinnoissa sovellettavia ympäristökriteereitä markkinakohtaista ympäristötietoa

20 Tarvitsetko apua hankinnassasi? Ota yhteyttä: Tilaa uutiskirje: Seuraa Twitterissä: #hankinnat