Sastamalan kaupunki TOIMITILAOHJELMA

Transkriptio

1 1 (27) Sastamalan kaupunki TOIMITILAOHJELMA

2 2 (27) Sisällys Sivu 1. TYÖN TAUSTA, TARKOITUS JA TOTEUTUS KAUPUNGIN JA TILAKESKUKSEN ORGANISAATIORAKENNE Konsernirakenne Tilakeskuksen organisaatio TILAKESKUS JA SEN TALOUS Tilakeskuksen hallintomalli Tilakeskuksen talous TOIMITILAKANNAN NYKYTILANNE Nykyisen rakennuskannan määrä ja arvo Rakennuskannan kunto ja korjausvelka KIINTEISTÖTALOUS Sisäinen vuokra Investoinnit ENNUSTEET Väestöennusteet Palvelutarve-ennusteet STRATEGISET TAVOITTEET JA LINJAUKSET Tavoitteiden ja linjausten taustaa Kaupunkistrategian ja muiden ohjelmien linjaukset Muut linjaukset, työpajan yhteenveto PALVELUVERKKOSUUNNITTELUN KEHITTÄMINEN TILAMÄÄRÄN OPTIMOINTI JA INVESTOINTIEN TOTEUTUS Tilamäärän optimointi ja tilatehokkuuden parantaminen Hankehallinto ja investointien toteutus Sote- ja maakuntauudistuksen vaikutukset RAKENNUSKANNAN SALKUTUS JA YLLÄPITOTOIMINNOT Salkutuksen periaatteet Kaupungin toimitilojen salkkujako Ylläpidon kehittäminen KIINTEISTÖTALOUS Sisäinen ja ulkoinen vuokra Investointien PTS ja rahoitus KIINTEISTÖNPIDON TUNNUSLUVUT TOIMITILAOHJELMAN JALKAUTUS, TOTEUTUS JA PÄIVITYS... 27

3 3 (27) 1. TYÖN TAUSTA, TARKOITUS JA TOTEUTUS Sastamalan kaupunki haluaa kehittää kiinteistönpitoaan pitkäjänteisesti ja kannattavasti. Toimitilaohjelma tarjoaa tähän hyvän työkalun, jolla yhdistetään kaupungin strategiset tavoitteet ja linjaukset tilahallinnon operatiivisten toimintojen suuntaviivoiksi alla olevan kuvan 1 mukaisesti. Kuva 1. Palveluiden ja toimitilojen yhteensovittaminen = omistajaohjauksen ketju (Suomen Kuntaliitto 2016). Työ toteutettiin maaliskuun ja elokuun 2018 välisenä aikana. Työn taustalla on käytetty soveltuvin osin Kuntaliiton julkaisua Harkittua omistajuutta toimitiloihin, ohjeita kuntakonsernien tilaomaisuuden hallintaan (

4 4 (27) I KIINTEISTÖNPIDON NYKYTILANNE JA ENNUSTEET 2. KAUPUNGIN JA TILAKESKUKSEN ORGANISAATIORAKENNE 2.1 Konsernirakenne Kuvassa 2 on esitetty kaupungin konsernirakenne. Kuva 2. Kaupungin konsernirakenne Tilakeskus sijoittuu konsernirakennekaaviossa sisäiseen konserniin. 2.2 Tilakeskuksen organisaatio Tilakeskus on kaupungin taseyksikkö ja se sijoittuu teknisen toimen vastuualueelle kuvan 3 mukaisesti.

5 5 (27) Kuva 3. Teknisen toimialan organisaatiorakenne. Tilakeskuksen organisaatio on esitetty kuvassa 4. Kuva 4. Tilakeskuksen organisaatio uudistuksen jälkeen. Tilakeskuksen organisaatioon kuuluu yhteensä 28 henkilöä.

6 6 (27) 3. TILAKESKUS JA SEN TALOUS 3.1 Tilakeskuksen hallintomalli Tilakeskus toimii laskennallisena taseyksikkönä ja se on teknisen toimialan yksi vastuualue. Tilakeskus toimii teknisen lautakunnan alaisuudessa. Tilakeskuksen perustehtävä on kaupungin rakennusten ylläpito-, korjaus- ja uudisrakentaminen sekä rakennusomaisuuden säilyttäminen, kehittäminen ja jalostaminen. Tilakeskus tuottaa ulkoisille ja sisäisille vuokralaisille laadukkaat ja kilpailukykyiset tilat. 3.2 Tilakeskuksen talous Tilakeskus tekee taseyksikköasemastaan johtuen emokaupunkiin sisältyvän oman taloussuunnitelman ja tilinpäätöksen. Toimintatulonsa tilakeskus saa pääasiassa sisäisinä ja osittain ulkoisina vuokratuloina. Normaalien kiinteistönpitoon sisältyvien menojen lisäksi tilakeskus maksaa emokaupungille korvausta omaisuuden jäännöspääomasta ja koroista. Lisäksi sen vastattavaksi tulevat poistot. Taulukossa 1 on esitetty talousarviolaskelma vuosille Taulukko1. Tilakeskuksen talousarvio TA 2019 TS 2020 TS 2021 Toimintatulot Valmistus omaan käyttöön Toimintamenot Toimintakate Rahoitustuotot ja -kulut Korkokulut Korvaus jäännöspääomasta Vuosikate Poistot Tilikauden tulos Poistoero Tilikauden ylijäämä/alijäämä

7 7 (27) 4. TOIMITILAKANNAN NYKYTILANNE 4.1 Nykyisen rakennuskannan määrä ja arvo Kaupungilla on tässä tarkastelussa rakennuksia yhteensä 252 kpl ja niiden tilamäärä yhteensä n htm² (taulukko 2). Taulukko 2. Kaupungin rakennuskannan määrä ja arvot (Trellum Oy 2017). Rakennuksen jälleenhankinta-arvo (= uudishinta) tarkoittaa hintaa, jonka samalle paikalle rakennettava vastaavankokoinen rakennus maksaisi nykyisin. Tekninen nykyarvo puolestaan kuvaa rakennuksen laskennallista, nykyistä arvoa kun jälleenhankinta-arvosta on vähennetty rakennuksen vuotuisesta kulumisesta aiheutunut arvon aleneminen ja vastaavasti siihen on lisätty rakennuksen arvoa nostavat taseaktivoidut korjausinvestointien jäännösarvot. Sastamalan rakennuskannan jälleenhankinta-arvo on noin 281,4 milj. ja tekninen nykyarvo noin 210,4 milj.. Tiedot perustuvat Trellum Oy:n tekemään arvojen päivitykseen v Noin kolmasosa eli noin m² rakennuskannasta on kouluja. Pinta-alaltaan toiseksi eniten ja lukumääräisesti eniten on tuotanto- ja varastotiloja. Jatkossa tulisi kiinnittää erityistä huomiota siihen, onko rakennuskannassa sellaisia kohteita, jotka eivät ole välttämättömiä kaupungin ydintoimintojen kannalta tai jotka muuten eivät ole strategisesti merkittäviä julkaistun TEAS hankkeen Kuntien rakennuskannan kehitys- ja säästöpotentiaali ( mukaan kuntien omistamien rakennusten yhteinen kerrosala oli krsm² eli noin 6,37 m²/asukas. 15 suurimman kaupungin vastaava luku on jo keskimäärin alle 4 m²/asukas. Sastamalan kaupungin osalla tämä tunnusluku on noin 5,96 m²/asukas ja on siten valtakunnallisen tason alapuolella. On kuitenkin huomattava, että tilamäärä ja tarve vaihtelevat kunnittain huomattavasti ja tilanne on edelleen voimakkaasti muuttumassa palveluiden muuttumisen ja tilatarpeen vähenemisen seurauksena.

8 8 (27) Siten jokaisen kunnan tilannetta tulee tarkastella erikseen. TEAS hankkeen yhteydessä on kuntien rakennuskannasta löydetty merkittävä kehitys- ja säästöpotentiaali juuri tilankäytön tehostamisen ja energiansäästön seurauksena. 4.2 Rakennuskannan kunto ja korjausvelka Rakennuksen kulumista voidaan havainnollistaa oheisella yksinkertaistetulla kuvalla 5. Kuva 5. Rakennuksen kuluminen ja korjaustarpeet. Kun rakennus valmistuu, sen kuntoluokka on 100 %. Rakennus alkaa kuitenkin heti valmistumisensa jälkeen kulua ja laskennallisesti kulumista tapahtuu noin 1,5 2,0 %/vuosi. Kulumisen (ja samalla arvon alenemisen) vauhti riippuu sekä rakennustyypistä että käytön intensiteetistä. Kuntoluokka on teknisen nykyarvon ja jälleenhankinta-arvon suhde. Hyvänä tasona pidetään yli 75 % kuntoluokkaa, jolloin rakennukseen ei ole vielä syntynyt ns. korjausvelkaa. Kun rakennuksen kuntoluokka alittaa tason noin 60 %, alkaa rakennuksen peruskorjaus tulla ajankohtaisesti. Useimmiten tämä ajoittuu välille vuotta rakennuksen valmistumisesta. Rakennuksen ns. kulumattoman osan arvo on n. 30 %. Sekin kuluu, mutta huomattavan hitaasti eikä sitä yleensä huomioida laskelmissa. Kuntoluokan 50 % alittavat rakennukset ovat yleensä jo huonokuntoisia (ja peruskorjattavia/perusparannettavia). Kuntoluokkia on yleensä viisi, joiden pohjalta nähdään, miten koko omaisuus on jakautunut erinomaisessa (>90 %), hyvässä (75 90 %), tyydyttävässä (60 75 %), välttävässä (50 60 %) ja huonossa kunnossa (< 50 %) oleviin rakennuksiin. Sastamalan rakennuskannan keskimääräinen kuntoluokka on noin 75 %, mitä voidaan pitää hyvänä tasona. Kuntoluokka kuitenkin vaihtelee voimakkaasti eri rakennustyypeittäin kuten kuvasta 6 voidaan todeta. Erityistä huomiota tulisi kiinnittää mm. asuntojen heikkoon kuntoon ja suureen korjausvelan määrään. Rakennuskannan tilatietojen, arvojen ja korjausvelan päivitys tulee tehdä vuonna 2019.

9 9 (27) Kuva 6. Rakennusten kuntoluokat käyttötarkoituksittain (Trellum Oy 2017). Korjausvastuu kuvaa sitä vuotuista rahamäärää, joka rakennukseen pitäisi panostaa, jotta rakennuksen kuntoluokka pysyy ennallaan eli vuosikuluman verran. Yleensä tällä tarkoitetaan koko rakennuskannan keskimääräistä korjausvastuun määrää, koska yksittäiseen rakennukseen ei joka vuosi ole tarpeen tehdä investointeja. Sastamalan korjausvastuun määrä on noin 4,9 milj. /v. Tämän verran siis pitäisi vuosittain budjetoida rakennusten korjauksiin, jotta kannan arvo ja kunto pysyisivät nykyisellä tasollaan. Mikäli rakennuksen kuntoluokka laskee alle 75 %:n tason, alkaa syntyä korjausvelkaa. Korjausvelka kuvaa kunkin rakennuksen laskennallisen kuntoluokan ja kuntoluokan 75 % välistä euromääräistä arvoa. Korjausvelkaa on aina laajassa rakennuskannassa eikä sitä ole järkevää poistaa kokonaan, vaan pitää hallittavalla tasolla. Yleisenä laskennallisena hyvänä raja-arvona korjausvelan määrälle on noin 100 /m². Sastamalan korjausvelka on esitetty kuvassa 7. Kuva 7. Korjausvelka käyttötarkoituksittain (Trellum Oy 2017).

10 10 (27) Sastamalan rakennuskannan korjausvelan määrä on yhteensä noin 13,5 milj. eli noin 100 /m². Korjausvelka on siten suhteellisen hyvällä tasolla, mutta se on kasvanut viime vuosina (vaikka tilamäärä on vähentynyt samassa ajassa yli m²) kuten kuvasta 8 voidaan nähdä. Kuva 8. Korjausvelan määrä vuosina (Trellum Oy 2017). 5. KIINTEISTÖTALOUS 5.1 Sisäinen vuokra 5.2 Investoinnit Kaupungilla on käytössään sisäisen vuokrauksen järjestelmä, jolla Tilakeskus perii rakennusten omistamisesta ja ylläpidosta aiheutuvat kustannukset niitä käyttäviltä toimintayksiköiltä. Sisäisen vuokrauksen piirissä on yhteensä noin m² tiloja, joista tilakeskuksen vuokratulot ovat yhteensä noin 9,3 milj. /v. Lisäksi Tilakeskus saa ulkoisia vuokratuloja mm. yhteensä 348 asunnosta. Vuoden 2019 hyväksytyn talousarvion ja vuosien taloussuunnitelman mukaisesti Tilakeskuksen investointisuunnitelma on taulukossa 3. Taulukko 3. Investointisuunnitelma Tilakeskuksen investoinnit TS Elinvoimainvestoinnit Peruspalveluiden investoinnit Riskienhallinnan investoinnit Pieninvestoinnit Energiainvestoinnit Sisäilma/kosteusinvestoinnit Myytävät kohteet Investointimenot Rahoitusosuudet Käyttöomaisuuden myynnit Yhteensä Investointisuunnitelman keskimääräisellä volyymilla rakennuskannan korjausvelka on mahdollista pitää hallinnassa.

11 11 (27) 6. ENNUSTEET 6.1 Väestöennusteet Ennusteet on laadittu käyttäen pääsääntöisesti pohjana Tilastokeskuksen väestöennustetta vuodelta Kuvassa 9 on ennuste Sastamalan väestömäärän kehityksestä vuoteen 2032 saakka. Sen mukaan väestömäärä vähenee ennustejakson loppuun mennessä nykyisestä (2016) yli 700 henkilöllä ja on ennustejakson lopussa Trendi poikkeaa koko maan ja Pirkanmaan väestömäärän kehityksestä. Koska ennusteiden pohjana on vuoden 2015 tilanne, ennusteen toteutumista on syytä verrata mahdolliseen kaupungin omaan ennusteeseen. Kuva 9. Ennustettu väestökehitys Kuvassa 10 on esitetty Sastamalan eri ikäryhmien kehitystrendit ennustekaudella. Ennusteen mukaan kaikkien muiden ikäryhmien henkilömäärät alenevat paitsi yli 65 vuotiaiden osuus, joka kasvaa vajaa 20 %. Kehitys vaikuttaa myös huoltosuhteeseen epäedullisesti.

12 12 (27) Kuva 10. Ennustettu väestökehitys ikäluokittain Palvelutarve-ennusteet Kuvassa 11 on esitetty kuinka eri palveluiden tarpeet kehittyvät ennustejakson aikana. Palvelutarve-ennuste perustuu ikäluokkakohtaisen väestöennusteen, nykyisten yksikkökustannusten ja palveluiden käyttötietoihin. Kasvu on voimakkainta vanhusten hoidossa ja erikoissairaanhoidossa sekä jonkin verran myös perusterveydenhuollossa. Kaikissa muissa palvelutarpeissa on laskua odotettavissa. Huomion arvoista on, että kasvavat palvelutarpeet kohdistuvat niihin palveluihin, jotka mahdollisen sote-uudistuksen myötä siirtyvät pois kaupungin järjestämisvastuusta.

13 13 (27) Kuva 11. Palvelutarpeiden kehitys Kuvassa 12 on vielä tarkasteltu erikseen varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen palvelutarve-ennustetta. Sen mukaan kaikissa em. ryhmissä palvelutarve pienenee, mikä vähentää jatkossa myös tilatarvetta. Tämä tulee ottaa huomioon tulevissa palveluverkkosuunnitelmissa.

14 14 (27) Kuva 12. Kunnan päivähoidossa, esiopetuksessa, perusopetuksessa ja lukiokoulutuksessa olevien määrät

15 15 (27) II KIINTEISTÖNPIDON STRATEGISET TAVOITTEET JA LINJAUKSET 7. STRATEGISET TAVOITTEET JA LINJAUKSET 7.1 Tavoitteiden ja linjausten taustaa Tilaomaisuuden ja samalla koko kiinteistönpidon strategisten tavoitteiden asettamisen ja linjausten laatimisen tarkoitus on antaa selkänoja ja tuki toimitilaohjelman operatiiviselle toteuttamiselle kuvan 1 mukaisesti. Toimitilaohjelma muuntaa strategiset, kaupunki- ja rakennuskantasoiset tavoitteet toimiala- ja rakennustason toiminnaksi. Linjauksilla vastataan yleisesti kysymykseen mitä (mitä on tarkoitus saavuttaa) ja toimitilaohjelmalla miten (miten tavoitteisiin aiotaan päästä). Käsillä olevassa toimitilaohjelmassa kaupunkistrategian ja muiden ylempiasteisten ohjelmien kiinteistönpitoa koskevat linjaukset on otettu em. asiakirjoista, koska niiden katsotaan olevan jo suoraan toimitilaohjelman toteuttamiselle velvoittavia. Näiden lisäksi koottiin muita yleisiä tavoitteita ja linjauksia käsiteltäviksi yhteisessä työpajassa, joka pidettiin Sastamalassa. Työpajassa oli konsultin edustajien lisäksi kaupungin ylintä virkamiesjohtoa paikalla. 7.2 Kaupunkistrategian ja muiden ohjelmien linjaukset Kaupunkistrategiassa vuosille on kiinteistönpitoa koskien löydettävissä seuraavat linjaukset: - Panostamme sellaisten oppivien yhteisöjen rakentumiseen ja ylläpitämiseen, joissa henkilöstön osaaminen ja oppijalähtöisyys on keskeistä. Terveelliset, turvalliset ja ajantasaiset puitteet sekä laadukas varhaiskasvatus, perusopetus ja vetovoimainen toisen asteen koulutus edistävät oppimista - Toteutamme Varilan kouluhankkeen - Varmistamme perhepalveluverkoston kaltaisten vaikuttavien toimintamallien rakentumisen ja ylläpitämisen osana kaupungin sekä kaupungin ja tulevan maakunnan yhteistä palveluverkostoa - Kaupunki omistaa pääsääntöisesti omassa palvelutuotannossa käytettävät kiinteistöt. Tarpeettomat kiinteistöt myymme ja jatkamme kiinteistöjen käytön tehostamista määrätietoisesti. Omistajaohjauksen periaatteissa ( ) on esitetty mm. seuraavia linjauksia: - Omistaminen ei ole kaupungin perustehtävä, vaan väline palvelujen järjestämiseksi tai tuottamiseksi - Kaupungin suorassa omistuksessa pidetään tai hankitaan omaisuus, joka on välttämätöntä kaupungin oman palvelutuotannon ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi ja omaisuus, joka on välttämätöntä turvaamaan kaupungin toimialaan kuuluvat tehtävät sekä omaisuus, joka on strategian toteuttamisen kannalta tarpeellista - Kiinteistöjen ulkoiset vuokrat määritellään niin, että vuokratulo kattaa kiinteistöön kohdistuvat ylläpito-, pääoma- ja hallinnointikustannukset sekä sijoitetun pääoman tuoton sekä erikseen määriteltävän liikevoiton. Vuokralaskennassa käytetään nykyarvoa

16 16 (27) - Sisäinen vuokralaskenta käsittää kiinteistöön kohdistuvat ylläpito-, pääoma- ja hallinnointikustannukset sekä sijoitetun pääoman tuoton. Prosesseille kohdistuvat tilakustannukset eivät saa muodostua taseyksikkömallissa korkeammiksi kuin jos tilat olisivat ydinprosessien suoraan hallinnoimia ja hoidettavia. Vertailulaskennassa on huomioitava kaikki ylläpito-, pääoma- ja rahoituskulut. Vuokratason kohtuullisuutta voidaan arvioida myös valtakunnallisilla vertailuluvuilla. Talousarviossa 2019 tilakeskukselle asetetut sitovat toiminnalliset tavoitteet: - 5 % vähemmän tyhjiä tiloja kuin vuoden 2018 lopussa ( m²) - Vuokra-asuntojen käyttöaste 90 % - Salkutuksen päivitys. Tarkastuslautakunnan toivomusponsi vuoden 2016 tarkastuskertomuksessa: - Lautakunta toivoo, että jatkossa tilakeskuksen valtuustotasolla määritellyt tavoitteet sisältävät myös kunnossapitoon ja rakennusten kuntoon liittyviä tavoitteita. Palveluverkkoselvityksen 2016 yhteenveto: - Jokaisessa Sastamalan entisessä kuntakeskuksessa on alakoulu - Sastamalassa on kolme yläkoulua - Kaukolan koulu suljetaan aikaisempien suunnitelmien mukaisesti alkaen - Varilan koulu sijoittuu nykyiselle paikalle uudisrakennuksena esi-6 luokkien kouluna, jonka laajuus selvitetään esiselvityshankeen aikana - Esiopetus siirretään kokonaisuudessaan koulujen yhteyteen Vammalan alueella, tarkempi suunnitelma laaditaan Varilan hankkeen esiselvitysvaiheen yhteydessä - Läntisellä alueella säilytetään mahdollisuus yhtenäiskoulun toteuttamiseen tulevaisuudessa/yläkoulurakenteen tiivistämiseen. - Läntisen alueen varhaiskasvatusta tarkastellaan kokonaisuutena, Kiikan päiväkodin osalta ei lähdetä erillisratkaisuihin. 7.3 Muut linjaukset, työpajan yhteenveto Palveluverkkosuunnittelu: - Käynnissä palveluverkkoselvitys 2030, jossa käydään läpi keskusta, läntinen ja pohjoinen alue. Mukana koulut, päiväkodit ja kirjastot. - Soten palveluverkko maakunnan tehtävänä, mutta kaupungin edunvalvonta tärkeää (maku- ja sote-uudistus kariutui, uusi sote-uudistus?) - Hallinnon palveluverkkotarkastelu ja tilahallinta. Kunnan taloudellinen kantokyky: - Korjausvelan hallinta nykytasolla - Kiinteistömassan suunnitelmallinen vähentäminen - Investointikatto 8 10 milj. - Järkevät, keskitetyt, monikäyttöiset ja suunnitelmalliset pitkän tähtäimen investoinnit.

17 17 (27) Toimitilojen salkkukohtaiset linjaukset: - Yrityskiinteistöt omaan salkkuun - Sote-kiinteistöt omaan salkkuun - Realisoitavien (myynnit, purut ja kiinteistökehittäminen) kohteiden osalta tarvitaan käytännön pelisäännöt - Myytävät -salkku päätöksentekoon tiedoksi budjettivaiheessa. Sote- ja maakuntauudistus: - Tarvitaan pidättyväisyyttä toistaiseksi - Käynnissä palveluverkkoselvitys, valmistuu keväällä Investoinneista ja palveluverkosta neuvottelut maakunnan kanssa, mikäli uudistus lähtee toteutumaan - Investoinnit vaikuttavat vuokrien määriin - Mahdollinen purkuavustus tyhjiksi jääville kiinteistöille - Mahdolliset yhtiöittämisvelvoitteet selvitetään - Uudistus kariutui keväällä Uuden sote-uudistuksen linjaukset? Digitalisaatio ja palvelutarpeiden muuttuminen: - Palvelutarpeet muuttuvat edelleen ja tilatarve vähenee - Tiloissa on jo yleensä hyvät valmiudet digitalisaation hyödyntämiselle - Tulevaisuuden oppimisympäristöt on huomioitu - Sähköiset varausjärjestelmät käyttöön - Tilojen käyttö, ulkopuoliset käyttäjät (selvitettävä kouluissa kokonaisasiakkuus vai ainoastaan kouluaika ja ulkopuoliset omilla varauksilla) - Käyttöasteet saatava läpinäkyviksi. Maankäyttö, asuminen, liikenne, elinkeinot ja työllisyys: - Mouhijärven suunnalle (pohjoinen alue) asuntorakentamista, jolla väestökehitystä saataisiin kasvuun, myös yrityspuisto Syke - Oppilasmäärien ennustamisen vaikeus, aleneva trendi - Työllisyysasioissa pitkät ja hyvät perinteet - Logistinen sijainti ja saavutettavuus on huomioitava suunnittelussa. Kestävä kehitys: - Energia-asiat huomioidaan jo rakentamisvaiheessa - Hulevesiasiat huomioidaan alueilla/tonteilla - Turvallinen lähiympäristö ja kevyen liikenteen väylät - Mukana kuntien energiatehokkuussopimuksessa. Muut kiinteistönpidon kehittämislinjaukset: - Tulojen ja menojen seurannan ja budjetoinnin edelleen kehittäminen - Investointien kohdistaminen hankkeille ja niiden vaikutukset vuokriin - Ylläpitokulujen ja pääomakulujen kohdistaminen + selkeä ja läpinäkyvä toimintamalli - Tilankäytön tehostamistoiminnan vastuuttaminen.

18 18 (27) Edellä esitetyt strategiset ja osittain myös operatiiviset linjaukset ja tavoitteet on koottu ja yhdistelty seuraavilla sivuilla esitetyiksi kokonaisuuksiksi. III TOIMITILAOHJELMAN TOTEUTTAMINEN, KESKEISET OPERAATIOT 8. PALVELUVERKKOSUUNNITTELUN KEHITTÄMINEN Keskeisin ongelma ja haaste kuntien toimitilakysymyksissä on, kuinka kukin kunta pystyy jatkossa sopeuttamaan rakennuskantansa palvelutarvetta vastaavaksi niin, että siinä otetaan huomioon palvelutarve pitkälle tulevaisuuteen. Rakentamiseen ja kunnalliseen päätöksentekoon liittyy lisäksi monitahoinen ajallisen ulottuvuuden ongelma. Rakennushanke, olkoonpa kyse uudisrakentamisesta tai peruskorjauksesta, vie tarveselvitysvaiheesta käyttöönottoon lyhimmilläänkin noin 3 vuotta, mikäli kunnallinen päätöksenteko sujuu ongelmitta. Rakennukset suunnitellaan yleisesti noin 50 vuoden käyttöä varten, jolloin on todennäköistä, että sen elinkaaren aikana palvelutarpeet ehtivät muuttua moneen kertaan. Tämä tuo lisää haasteita rakennuksen suunnitteluun, toteutukseen, omistamiseen ja ylläpitoon. Ehdotus: Sastamalan kaupungin palveluverkkosuunnittelussa siirrytään vuoden 2019 aikana rullaavaan dynaamiseen suunnittelumalliin kuvan 13 mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa ei enää tehdä staattisia palveluverkkosuunnitelmia, vaan ensin valitaan palveluverkon tulevaisuuden skenaario (yli valtuustokauden ulottuva malli), jonka käytännön operaatioita sitten seurataan vuosittain sovittavien käytäntöjen mukaisesti. Toiminnassa huomioidaan joustavasti väestömäärän ja palvelutarpeiden muutokset sekä maankäytön, asumisen, liikenteen ja elinkeinoelämän tarpeet. Tilakeskus vastaa toiminnan käytännön organisoinnista ja ylläpidosta ja voi tarvittaessa hyödyntää työssä esim. Kiradigihankkeesta saatuja kokemuksia ja sovellusta. Toiminnan käytännön toteuttamista varten ehdotamme perustettavaksi palveluverkkotyöryhmän.

19 19 (27) Kuva 13. Rullaava toimintamalli eri toimintojen yhteensovittamiseksi (Lähde: Kiradigi; Dynaamisen palveluverkostosuunnittelun toimintamalin kehittäminen ja innovointi julkisten organisaatioiden käyttöön). 9. TILAMÄÄRÄN OPTIMOINTI JA INVESTOINTIEN TOTEUTUS 9.1 Tilamäärän optimointi ja tilatehokkuuden parantaminen Rakennuksia tulee hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti. Tilojen käytölle on käytännössä muotoutunut tavoitteellisia tunnuslukuja. Esim. vuonna 2014 voimaan tulleessa valtioneuvoston periaatepäätöksessä valtion toimitilastrategiaksi on uudisrakennusten toimistotilojen tilatehokkuustavoitteeksi asetettu 15 htm²/htv, kun käytännössä tilatehokkuus nykyisin on noin 30 htm²/htv. Kunnissa vastaavaa ohjeistusta ei ole, mutta toimistotilojen osalta tavoite on järkevää asettaa vähintäänkin samalle tasolle ja suosia monikäyttötiloja, joissa tilatehokkuutta voidaan vielä lisätä. Myös etätyömahdollisuuksia tulee tarjota nykyistä enemmän niissä tehtävissä, joissa työntekijän fyysinen läsnäolo ei ole välttämätöntä. Opetushallitus on antanut suositukset esi- ja perusopetuksen sekä lukio-opetuksen tilatarpeiden tunnusluvuiksi. Nämä ovatkin paljon käytettyjä, mutta nykyisin on siirrytty yhä enemmän uudenlaisiin oppimisympäristöihin, joihin suositukset eivät enää sovellu. Lisäksi uudet opetusrakennukset suunnitellaan nykyisin usein jo monikäyttötiloiksi. Uudet ja peruskorjattavat opetusrakennukset tulee näin ollen mitoittaa aiempaa tilatehokkaammiksi. Uusissa oppimisympäristöissä on jo päästy esim. 7-8 htm²/oppilas tilatehokkuuksiin.

20 20 (27) Sosiaali- ja terveyspalveluiden tiloihin ei ole olemassa neliöpohjaisia tilatehokkuussuosituksia. Nämä palvelut ovat lisäksi voimakkaassa muutoksessa ja uudenlaisia prosesseja, palveluiden synergioita ja uusia tapoja tuottaa palveluita kehitetään edelleen. Niiden tilatarpeet määräytyvät selkeästi palveluiden lähtökohdista ja tapauskohtaisesti vähentävät jopa merkittävästi tilojen määrää. Käytössä olevien toimitilojen tilankäyttöä voidaan edelleen tehostaa monilla muillakin tavoilla. Esimerkkeinä voidaan mainita mm. tilojen käyttöaikojen porrastukset ja pidentämiset, sähköiset tilavarausjärjestelmät, joiden avulla kuntalaiset voivat varata tiloja, yhteinen tilapörssi vuokrattaville/myytäville tiloille. Lisäksi voidaan hyödyntää esim. perustettavia yhteispalvelupisteitä ja sähköisiä palveluita. Keskeisin ja jatkuva tavoite on palvelutarpeiden ja niihin liittyvien tilojen laadun ja määrän yhteensovittaminen ennakoimalla tulevaa tarvetta. Perinteisesti tätä työtä on tehty määrävälein toistuvalla palveluverkkosuunnittelulla. Pienissä kunnissa tämä onkin riittävä toimenpide, koska palveluiden ja niihin liittyvien toimitilojen määrä on vähäinen. Sastamalan kaupunki on toiminnoiltaan ja tilamäärältään suurehko, jonka vuoksi kaupungissa ehdotamme siirryttäväksi dynaamiseen, rullaavaan palveluverkkotyöhön luvun 8 mukaisesti. Käyttöä vaille jäävistä rakennuksista on luovuttava (myytävä, purettava tai muokattava jatkokäyttöön) mahdollisimman pian. Tähän prosessiin laaditaan toimintaohjeet prosessin nopeuttamiseksi ja hyväksytetään ne hallintosäännön mukaisessa toimielimessä. Vastuutahona on tekninen johtaja. 9.2 Hankehallinto ja investointien toteutus Rakentaminen on merkittävä kuntien velkaantumiseen vaikuttava tekijä. Kunnissa yleensä karkeasti puolet investoinneista kohdistuu talonrakentamiseen. On siten tärkeää, että hankkeita suunnitellaan ja toteutetaan harkitusti. Kuvassa 14 on esitetty kaavio rakennushankkeen eri vaiheistuksista. Kuvan viesti on se, että hankkeen tarveselvitykseen ja hankesuunnitteluun kannattaa panostaa erityisen paljon, koska silloin voidaan merkittävästi vaikuttaa hankkeen kokonaisuuteen ja kustannuksiin eikä siinä vaiheessa vielä synny paljoa kustannuksia. Toinen viesti on se, että hankkeen suunnittelu ja rakentaminen ovat vain osa hankkeen elinkaaren kustannuksista, jonka vuoksi jokaisen hankkeen elinkaarikustannukset tulee ennakkoon tarkastella. Erityisen tärkeää elinkaarikustannusten tarkastelu on vertailtaessa vanhan korjaamista uudisrakentamiseen.

21 21 (27) Kuva 14. Rakennushankkeen vaiheistus, vaikutusmahdollisuudet ja suhteelliset kustannukset. Ehdotus: Rakennushankkeiden hallitun juoksutuksen varmistamiseksi laaditaan hankeohje, jossa kuvataan rakennushankkeen koko elinkaari tarveselvitysvaiheesta käyttöön saakka. Ohje tulee hyväksyttää hallintosäännön mukaisessa toimielimessä. Työn vastuutahona on kiinteistöpäällikkö. Uusia toimitiloja suunniteltaessa tulee ottaa huomioon rakennuksen energiatehokkuus, tilojen muuntojoustavuus, elinkaariedullisuus sekä ylläpitokustannusten kustannustehokkuus. Peruskorjauksen ja uudishankkeen edullisuutta punnittaessa tulee tehdä tarkastelu elinkaaren aikaisten investointi-, ylläpito- ja toimintakustannusten välillä. Hankkeissa tulee tarvittaessa tarkastella myös erilaiset omistamisen ja hallinnan muodot sekä hankkeiden toteutustavat. Jokaisen hankkeen käyttäjälle aiheutuviin vuokrakustannuksiin on myös kiinnitettävä jo varhaisessa vaiheessa riittävästi huomiota ja ne tulee selvittää alustavasti jo tarveselvitysvaiheessa. 9.3 Sote- ja maakuntauudistuksen vaikutukset Sote- ja maakuntauudistuksen lakiluonnosten mukaan kunnan järjestämisvastuulle jäävien tehtävien määrä pienenee oleellisesti vuoden 2021 alusta lähtien. Lakiluonnoksessa kuntayhtymien ja sairaanhoitopiirien sote-tuotannossa oleva kiinteistöomaisuus (varat, velat ja irtainomaisuus) siirtyy maakunnille, ja edelleen maakuntien yhteisesti omistamalle valtakunnalliselle toimitila- ja kiinteistöhallinnon palvelukeskukselle, Maakuntien Tilakeskus Oy:lle. Tämän lisäksi maakunnat vuokraavat kunnilta sote-tuotannossa ja pelastustoimessa olevat kiinteistöt määräaikaisilla vuokrasopimuksilla kolmen vuoden (+ 1 vuoden optio) siirtymäajalle. Uudistuksen kaikkia seurannaisvaikutuksia kunta- ja kiinteistötalouteen ja varsinkin siirtymäkauden jälkeiseen aikaan ei vielä täysin tunneta. Sastamalan kaupungin tulee kuitenkin pohtia jo seuraavia kysymyksiä:

22 22 (27) - Mitä toimitiloja tyhjenee ja mitä niille tehdään? - Kehitetäänkö tyhjiksi mahdollisesti jäävä kiinteistöjä itse vai myydäänkö/puretaanko ne? - Yhtiöitetäänkö maakunnalle vuokrattavat kiinteistöt? - Miten kaupungin tukipalveluita tuotetaan jatkossa kustannustehokkaasti? On mahdollista, että muutoksen seurauksena maakunnalle vuokrattavien kiinteistöjen vuokraustoiminta samoin kuin tukipalvelutoiminta tulevat yhtiöittämisvelvoitteen piiriin. Samassa yhteydessä olisi järkevää tarkastella näitä palveluita myös kaupungin kokonaisuuden kannalta. Vielä ei ole tarkempaa tietoa, säädetäänkö yhtiöittämiselle väliaikainen varainsiirtoverovapaus. Samoin edelleen epäselvää on, voivatko kunnat saada uudistuksen seurauksena tyhjiksi jääville kiinteistöille esim. purkuavustuksia. Huom. Maakunta- ja sote-uudistus kuitenkin kariutui keväällä Uuden hallituksen linjauksen mukaan uusi sote-uudistus pohjautuu kuitenkin myös itsehallintoalueisiin, joita kutsutaan maakunniksi. Myöhemmin selviää, miten aikaisempaa maakunta- ja sote-uudistuksen valmisteluaineistoa voidaan hyödyntää uudessa valmistelussa. 10. RAKENNUSKANNAN SALKUTUS JA YLLÄPITOTOIMINNOT 10.1 Salkutuksen periaatteet Rakennuksen käyttötarve ja kunto ovat yleensä keskeisimmät tekijät, jotka määrittelevät karkeasti salkutusprosessia. Kuvassa 15 on esitetty tästä periaatekuva. Salkutus on lisäksi jatkumo, jossa yksittäisen rakennuksen sijoittuminen voi ajan myötä muuttua.

23 23 (27) Kuva 15. Periaatekuva rakennuksen käyttötarpeen ja kunnon yhdistämisestä salkutusprosessissa Kaupungin toimitilojen salkkujako Kaupungin rakennuskanta on jaettu viiteen salkkuun seuraavasti: Salkku 1. Kaupungin ydintoiminnan toimitilat Tilat ovat kaupungin ydintehtäviä ja palvelutuotantoa palvelevassa tehokkaassa käytössä ja/tai rakennuksilla on suojelullisia tai muita erityisarvoja. Salkkuun sisältyvät myös mahdolliset maakunnalle vuokrattavat kohteet. Ylläpitotoimet järjestetään laadittavan ylläpito-ohjelman mukaisesti laadukkaasti ja ennalta ehkäisevästi ja tarvittavat korjaukset mitoitetaan oikein ja hoidetaan ajallaan. Arvoa parannetaan PTS-ohjelman mukaisilla peruskorjauksilla/perusparannuksilla. Kohteet on tarkoitus pitää käytössä pitkälle tulevaisuuteen, mutta salkun rakennuskannan tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti palveluverkkotarkasteluilla. Salkku 2. Toimitilat, joista luovutaan pitkällä tähtäimellä Tilat eivät ole enää tehokkaassa käytössä, eikä kaupungilla ole näköpiirissä tarvetta myöhemmälle käytölle. Salkun rakennuksista on tarkoitus luopua pitkällä tähtäimellä. Rakennusten perusylläpito hoidetaan, mutta rakennuksia ei peruskorjata, ellei tarve muutu. Rakennusten välttämättömät vikakorjaukset kuitenkin tehdään ja turvallisuusmääräykset täytetään. Jos rakennus menee käyttökieltoon, niin toiminta siirretään salkun 1 tiloihin ja rakennus salkkuun 3. Salkku 3. Toimitilat, jotka myydään, puretaan tai jatkojalostetaan ja myydään Nämä ovat toimitiloja, joille kaupungilla ei ole enää käyttötarvetta tai joiden omistus ei ole kunnalle tärkeää ja niistä voidaan luopua. Nämä rakennukset ovat yleensä huonokuntoisia ja ne käytetään loppuun tai myydään tai puretaan. Kiinteistöt, jotka on hankittu maapoliittisista tai muista vastaavista syistä, jalostetaan esim. kaavoituksella muuhun käyttöön. Ylläpitotoimenpiteet mitoitetaan käyttötarkoituksen mukaisesti. Suoraan myytävien tai purettavien rakennusten toimenpiteet toteutetaan mahdollisimman nopealla aikataululla ja niiden listaus tuodaan vuosittain talousarviokäsittelyyn. Tämän salkun rakennuskannassa on välittömiäkin peruskorjaus-/perusparannustarpeita, mutta niiden osalta on syytä toistaiseksi pidättäytyä ja ainoastaan välttämättömät kunnossapitokorjaukset hoidetaan. Myös on syytä huomioida, että useissa rakennuksissa on vielä huomattavaakin tasearvoa jäljellä, mikä voi johtaa alaskirjaustarpeisiin realisointitilanteissa. Salkku 4. Toimitilat ja kiinteistöt, joita tarvitaan elinvoiman edistämiseen ja/tai kiinteistökehittämiseen Salkun kohteet ovat kaupungin elinvoiman edistämiseen tarkoitettuja kohteita. Joihinkin kohteisiin saattaa sisältyä merkittävää kiinteistökehityspotentiaalia, joka selvitetään. Osa rakennuksista on tarkoitettu suoraan yritystoimintaa varten. Monien kohteiden osalta pyritään neuvotteluin saamaan yksilölliset ratkaisut, ajatuksena löytää kumppanuustaho, joka omistaa ja ylläpitää rakennusta yleishyödyllisesti. Mikäli kumppania ei löydy, rakennuksia tarjotaan julkiseen myyntiin. Rantatontit vuokrataan.

24 24 (27) Rakennusten perusylläpito hoidetaan, mutta rakennuksia ei peruskorjata, ellei tarve muutu. Rakennusten välttämättömät vikakorjaukset kuitenkin tehdään ja turvallisuusmääräykset täytetään. Salkku 5. Kaupungin omistamat osakkeet Salkussa ovat kaupungin omistamat osakehuoneistot, joita on yhteensä 58 kpl yhteispinta-alaltaan htm². Osakekannan tasearvo on yhteensä noin 1,7 milj.. Osakkeista pyritään luopumaan heti kun niille ei enää ole käyttötarvetta Ylläpidon kehittäminen Ylläpitotoiminnassa jatketaan salkkukohtaista ylläpitoa eli kaikkia rakennuksia ei ylläpidetä saman tasoisesti vaan salkuittain määritellään ylläpidon tasot. Suositus: Nykyinen kiinteistönhoidon mitoitus tarkistetaan tai uusitaan kokonaan vastaamaan ylläpidettävää kiinteistökantaa ja uutta salkkujakoa. Erityisesti tulee tarkistaa, kuinka paljon kiinteistönhoidon tehtäviin sisältyy käyttäjäpalvelutehtäviä ja niiden osalta tulee selvittää menettelyt jatkossa. Sisäilmaongelmien hoitoon ja nopeaan ratkaisuun on edelleen panostettava voimakkaasti, sillä ne vievät resursseja kestävän kiinteistönpidon toteuttamiselta. Suositus: Käyttäjätyytyväisyyskysely toteutetaan kiinteistönhoitopalveluiden laadunseurannassa vuosittain. 11. KIINTEISTÖTALOUS 11.1 Sisäinen ja ulkoinen vuokra Kaupungilla on käytössään sisäisen, rakennuskohtaisen vuokrauksen järjestelmä, joka on erillisenä toimeksiantona päivitetty vuonna Samassa yhteydessä on laadittu myös sisäisen vuokrauksen ohje, jossa on kuvattu itse järjestelmä, kustannukset, vastuut ja velvoitteet sekä mm. kuinka tiloja on mahdollista vuokrata lisää tai vähentää. Ohje on laadittu kannustavaksi siten, että sillä pyritään tilamäärän vähentämiseen ja energiansäästöön. Ohje tulee hyväksyttää hallintosäännön mukaisessa toimielimessä. Taseaktivoitavat korjaukset ja uudisinvestoinnit vaikuttavat kohteeseen sitoutuneeseen pääomaan ja sitä kautta sisäisenkin vuokran pääomaosuuteen. Hankkeiden vuokravaikutukset tulee jo hankkeiden tarveselvitysvaiheissa määritellä ja tuoda selkeästi esille hankkeen tuleville käyttäjille. Tässä yhteydessä esitämme harkittavaksi kaupungin talousarvioprosessiin menettelyä, jossa käyttäjäorganisaatiolle ei välttämättä budjetoitaisikaan kohoavia vuokrakustannuksia täysimääräisinä. Ulkoisen vuokran määrittelyssä voidaan tapauskohtaisesti käyttää myös markkinaehtoista menettelyä. Mainittakoon, että tätä kirjoitettaessa sote-kiinteistöjä koskeva valtioneuvoston asetusluonnos kunnan ja maakunnan välisen vuokran määräytymisestä siirtymäkauden aikana on vielä lopullista päätöstä vailla. Asetusluonnoksessa puhutaan kunnan sisäisen vuokran käyttömahdollisuudesta ko. tarkoituksessa. Kyse on kuitenkin ulkoisesta vuokraustoiminnasta kunnan ja maakunnan välillä.

25 25 (27) Kaupungilla on merkittävä kiinteistöomaisuus käytössään. Suositus: Selvitetään soveltuvan tilahallintajärjestelmän hankinta Investointien PTS ja rahoitus Palveluverkkosuunnittelun jälkeen tulee laadittavaksi kaupungin investointitarpeista pitkän tähtäimen (vähintään 10 vuotta) investointiohjelma. Sen pohjalta selviää, kuinka paljon kaupungin on rahoitustarve ohjelmakaudelle. Tässä vaiheessa ei siten ole vielä tarpeen määritellä vuotuista investointikattoa, mutta investointien vaatiman rahoituksen ja kaupungin taloudellisen kantokyvyn välinen suhde on selvitettävä. Kaupungin perustoiminnan käytössä säilytettävien rakennusten (salkku 1) osalta laadittiin luonnos ohjelmakaudelle (kuva 16). Vuodelle 2019 ei sisällytetty perusparannusinvestointeja, koska niitä ei oltu esitetty talousarvioon. Luonnos laadittiin siten, että kohteet taulukoitiin ja niiden perusparannukset aikataulutettiin toteutuvaksi silloin kun niiden kuntoluokka laskee alle 50 %:n. Kuluminen (ja arvon aleneminen) laskettiin 1,75 %:n vuotuisen kulumisen mukaan. Tämä tarkoittaa sitä, että perusparantamisen ajankohta tulee ajankohtaiseksi rakennuksen ollessa noin vuoden ikäinen tai edellisestä vastaavasta korjauksesta on kulunut mainittu aika. Perusparannus jaettiin isoissa kohteissa tasan kahdelle vuodelle ja pienissä (alle 100 hum²) kohteissa yhdelle vuodelle. Perusparannuksen yhteydessä rakennuksen kuntoluokka nostettiin alkuperäiseen kuntoon verrattuna tasolle noin 120 %, mikä tarkoittaa noin 70 %:n korjausastetta. Pieniä, vuosikorjaustyyppisiä korjauksia ei laskelmassa huomioitu. Kuva 16. PTS-ohjelma , salkku 1. Kuten kuvasta voidaan havaita, investoinnit painottuvat ohjelmakauden lopulle, mikä tuo mahdollisuuksia tarvittaessa myös muiden salkkujen investointien harkitulle toteutukselle.

26 26 (27) Kaupungin koko investointitarvetta ohjelmakaudelle selvitettiin myös alustavasti ottamalla huomioon myös muuhun infraan kohdistuvat investointitarpeet (kuva 17). Vuoden 2019 talousarviokirjasta on suoraan otettu tilakeskuksen ja yhdyskuntatekniikan luvut vuosille Vuodet on arvioitu. Salkun 1 investointeja puolestaan on myöhennetty siten, että vuosien 2020 ja 2021 investoinnit on lisätty vuosille 2022 ja Kuva 17. Investoinnit /v kaudella Kuvasta voidaan havaita, että kokonaisinvestoinnit vaihtelevat pääasiassa 8 11 milj. /v välillä ja ohjelmakauden loppuun ajoittuu merkittävästi korotuspaineita. 12. KIINTEISTÖNPIDON TUNNUSLUVUT Tilakeskus seuraa ja tuottaa talousarvioprosessiin muutamia keskeisiä kiinteistönpidon tunnuslukuja (tilamäärä, kustannukset, korjausvelka, investoinnit, vuokraasuntojen käyttöaste, tyhjien tilojen määrä). Näiden lisäksi ehdotamme selvitettäväksi tunnuslukujen laajentamistarpeen, jossa olisi huomioitu mm. tarkastuslautakunnan toivomusponsi ja muiden kuntien benchmarkkausmahdollisuudet. Mahdolliset uudet tunnusluvut ja tavoitteet tuodaan mukaan vuoden 2020 talousarviovalmisteluun.

27 27 (27) 13. TOIMITILAOHJELMAN JALKAUTUS, TOTEUTUS JA PÄIVITYS Toimitilaohjelma saatetaan tiedoksi kaikille kaupungin organisaatioille ja liitetään kaupungin nettisivuille Johtosäännöt ja ohjeet osioon. Toimitilaohjelmaa päivitetään valtuustokausittain ja ohjelman pohjalta laadittavat investointi- ja korjausohjelmat sekä myytävien, purettavien ja kiinteistökehitettävien rakennusten luettelot hyväksytetään talousarvioprosessin yhteydessä. Vastuutahona tässä on tilakeskus.