Talousarvion XBRL-sanoman muodostus

Transkriptio

1 Hämeenlinnan kaupunki Pilotointisuunnitelma Versio

2 Hämeenlinnan kaupunki 2 (12) Sisällys Sisällys... 2 Dokumentin versiohistoria Projektin sisältö Projektin kuvaus ja kohde Projektin tavoitteet Lopputulokset Projektin omistaja Toteutuksen osapuolet Toteutus Läpiviennin yleiset periaatteet Aikataulu ja vaiheistus Vaiheet Projektin hyödyt Kuntatieto-ohjelmalle Pilottiorganisaatiolle Muut hyödyt Projektin organisointi Projektin hallinnollinen organisointi Roolit, vastuut ja velvollisuudet Riskianalyysi Riski 1: Uudet teknologiat ja käytännöt Riski 2: Lähtötietojen riittävyys Riski 3: Tietomuunnos- ja tiedonsiirtotyökalujen toimivuus Riski 4: Kuntatieto-ilmoittamisen kustannusten epävarmuus Työmääräarvio ja tehtäväjako Kustannusarvio ja kustannustenjakomalli Arvio kustannusten jakautumisesta kuukausittain Liitteet... 12

3 Hämeenlinnan kaupunki 3 (12) Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V JS Ensimmäinen versio V JS Päivitetty versio V JS Hyväksyttäväksi lähetetty versio V JS PS Rahoitushakemukseen liitettävä versio V JS HK Tarkennettu vaiheiden sisältöä, tuotoksia ja hyötyjä V JS PS Hyväksyttäväksi lähetetty versio V Ohjausryhmän hyväksymä versio V JS PS Päivitetty aikataulu 1. Projektin sisältö 1.1. Projektin kuvaus ja kohde Kuntatieto -pilotoinnin tavoitteena yleisesti on valmistautua vuoden 2020 taloustietojen raportointimuutoksiin ja tarjota myös muille kuin piloteissa mukana oleville kunnille ja kuntayhtymille tietoa erilaisista toteutustavoista, teknisistä ratkaisuista, prosesseista ja mahdollisista riskeistä. Pilotoinnin kohteena tulisi olla yleishyödyllinen ja sopivasti rajattu kohde, joka hyödyntää kaikkia muutokseen osallistuvia osapuolia. Tässä suunnitelmassa kuvatussa projektissa toteutetaan talousarviotietojen automaattinen tiedonsiirto Hämeenlinnan kaupungin ja Valtiokonttorin välille. Tieto saadaan Hämeenlinnan kaupungin käyttämistä nykyisistä järjestelmistä ja muunnetaan oikeaan muotoon ennen siirtoa. Hämeenlinnan kaupunki käyttää taloushallinnon palvelukeskuksena Kuntapro Oy:tä. Kuntapro Oy huolehtii taloushallinnon ohjelmistoista ja niiden toimivuudesta. Kirjanpito-ohjelmana on Kuntax. Talouden raportoinnissa on käytössä FPM. Kuntapro Oy vastaa kirjanpidon ja raportoinnin asiantuntijuudesta sekä toteuttamisesta säädösten mukaisella tavalla. Sisällöstä vastaavat kuntaasiakkaat. Talousarviotiedot saadaan FPM talousraportoinnin järjestelmästä. Taloustilaston tiedot tuotetaan samasta järjestelmästä. Talousarviotietojen toimittaminen perusmuodossaan (käytännössä talousarvion tuloslaskelma) on rajattu ja selkeä, eikä edellytä erillistä laskentaa. Jatkossa sekä talousarvio- että tilinpäätöstiedot tullaan ilmoittamaan samaa automaattisen tiedonsiirron järjestelmää ja prosessia käyttäen. Talousarviotietojen ilmoittamisen järjestelmän on siis oltava sellainen, että myös tilastoilmoitukset pystytään tekemään sillä samalla järjestelmällä. Vuoden 2017 talousarviotietojen ilmoittamisen yhteydessä on kysytty erikseen myös maakuntaan siirtyvien toimintojen talousarviotietoja (maakuntaan siirtyvät palveluluokat). Vastaavien talousarviotietojen automaattista tiedonsiirtoa

4 Hämeenlinnan kaupunki 4 (12) varten tulisi järjestelmän tarvittaessa pystyä poimimaan myös talousarviotietoja samaan tapaan kuin taloustilastoonkin. Kirjaussuunnitelmassa on taloustilastointia varten osoitettu kunkin kustannuspaikan tilastoluokka. Kustannuspaikan sisällä voi joissakin tilanteissa olla usean palveluluokan toimintaa. Tällöin käytetään erittelyyn tarvittaessa kustannuspaikan alla olevia muita kirjaustunnisteen osia, joille annetaan tilastoluokituksen koodit. Joissakin tapauksissa on eri tilastoluokkiin jaettavien kustannusten osuus selvitettävä laskennallisesti. Automaattista tiedonsiirtoa varten muut kuin suoraan kirjaustunnisteelta saatavat tiedot on muokattava ja tämä muokkaus on ajateltu tehtävän MDS:n (Master Data Service) avulla. MDS on järjestelmä, joka kokoaa perusjärjestelmistä saatavan tiedon annetuilla luokitteluilla ja jakoperusteilla sekä muodostaa automaattisen tiedonsiirron aineiston Projektin tavoitteet Projektin keskeisimmät tavoitteet ovat: Hämeenlinnan kaupungin talousarvioon liittyvien tietojen nykytilan validointi ja tiedon muunnostarpeiden selvittäminen Teknisten valmiuksien kuvaus ja varmistaminen Tietomuunnoksen tekeminen ja automaattisen tiedonsiirron testaaminen Projektin dokumentointi siten, että ulkopuolinenkin lukija pystyy hyödyntämään pilotin aikana läpikäytyjä asioita omassa prosessissaan 1.3. Lopputulokset Projektin tuotoksia julkaistaan jokaisen vaiheen lopussa, kunhan projektin ohjausryhmä on ne hyväksynyt. Tällä tavalla ne ovat kaikkien luettavissa koko ajan pilotin edistyessä. Tuotokset julkaistaan valtiovarainministeriön kautta yleisesti jaettavaksi. Projektin tuloksia ovat: 1.4. Projektin omistaja Pilottisuunnitelma Teknisen ympäristön ja valintaprosessin kuvaus Talousarvion muodostumiseen ja aineiston toimittamiseen liittyvän prosessin kuvaus Kuvaus tietomuunnosten tekemisestä ja automaattisesta tiedonsiirrosta Hämeenlinnan kaupungin osalta Automaattisen tiedonsiirron vaihtoehtojen vertailu Pilotoinnin loppuraportti Projektin omistajana toimii Hämeenlinnan kaupungin talouspalvelut, jota edustaa talouspäällikkö Päivi Selonen, joka vastaa hankkeen hallinnoinnista kaupungilla.

5 Hämeenlinnan kaupunki 5 (12) 1.5. Toteutuksen osapuolet Organisaatio Hämeenlinnan kaupunki KuntaPro Valtiokonttori Accountor Enterprise Solutions Istekki Rooli toteutuksessa Projektin omistaja, vastuu tietosisällöstä Projektin operatiivinen ohjaus ja toteutusvastuu Tietojen kohdejärjestelmän toteuttaja ja ylläpitäjä Alihankkija, automaattisen tiedonsiirron toteutus Alihankkija, ympäristöjen asennukset 2. Toteutus 2.1. Läpiviennin yleiset periaatteet Projektin läpiviennistä vastaa projektipäällikkö ja projektia ohjaa sille nimettävä ohjausryhmä. Projektiryhmään kuuluu sekä järjestelmäasiantuntijoita että taloushallinnon asiantuntijoita ja he ovat vastuussa yksittäisten tehtävien suorittamisesta. Projektiryhmä kokoontuu projektipäällikön kutsumana kerran viikossa tarkistamaan tehtävien tilanteen. Projektin ohjausryhmä järjestetään kerran kuukaudessa seuraamaan projektin kokonaistilannetta ja tekemään tarvittavia päätöksiä Aikataulu ja vaiheistus Projektin toteutus on jaettu seuraaviin vaiheisiin: 1. Pilotin suunnittelu 2. Ympäristöjen asennukset ja muut muutokset 3. Tietomuunnoksen määrittely ja toteutus 4. Automaattisen tiedonsiirron testaus 5. Pilotin loppuraportointi Projekti viedään läpi aikavälillä

6 Hämeenlinnan kaupunki 6 (12) 2.3. Vaiheet Aikataulu on kuvattu tarkemmin liitteessä 1. Alla on kuvattu projektiin sisältyvien osaprojektien/tehtäväkokonaisuuksien päävaiheet ja niiden keskeiset tehtävät. Seuraavassa esitettävät työvaiheet noudattelevat pääsääntöisesti liitteessä 1 esitettyä vaiheistusta ja kuvaavat näiden työvaiheiden sisällön Pilotin suunnittelu Pilotoinnin käynnistämisen yhteydessä tarkennetaan ja päivitetään pilottisuunnitelma vastaamaan suunnitelman toteutuksen tilannetta. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Pilottisuunnitelman tarkennettu versio Ympäristöjen asennukset ja muut muutokset Pilotoinnin toteuttaminen vaatii tiettyjä muutoksia asiakkaan ja KuntaPron ylläpitämiin nykyjärjestelmiin ja joidenkin uusien ohjelmistokomponenttien asennuksen. Tässä vaiheessa kuvataan järjestelmäratkaisujen nykytilanne ja avataan uusien teknisten ratkaisujen taustoja ja valintakriteereitä, siten että ulkopuoliset lukijat pystyisivät vertaamaan tilannetta omaan nykytilaansa ja hyödyntämään tämän vaiheen aikana opittuja asioita omassa muutoksessaan. Vaiheessa rakennetaan myös tekninen valmius pilotointia varten, eli asennetaan ja konfiguroidaan MDS-ympäristö (Master Data Services, vastaavuustaulukoiden ylläpitojärjestelmä) ja lisätään lähdejärjestelmiin (Clausion FPM, raportointi- ja budjetointijärjestelmä) tarvittavat uudet tietokentät. Lisäksi luodaan prosessin seurantaan tarvittavat raportit. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Teknisen ympäristön kuvaus

7 Hämeenlinnan kaupunki 7 (12) o Nykyisen järjestelmäympäristön kuvaus ylätasolla o Vaatimusten ja muutostarpeiden kuvaus Tietomuunnoksen määrittely ja toteutus Kuntatieto-ohjelman mukainen raportointi tulee vaatimaan kaikilta kunnilta ja kuntayhtymiltä nykyisen tietorakenteen muuntoa uusien suositusten mukaisiin malleihin ja mahdollisesti myös muutoksia lähtöjärjestelmien rakenteisiin. Tässä vaiheessa kuvataan talousarvion raportointiin liittyvä ketju yleisellä tasolla ja tarkennetaan tämän pilotin osalta tehdyillä ratkaisuilla. Ulkopuoliset lukijat pystyvät yleistä kuvausta vasten tarkastelemaan omaa prosessiaan ja saamaan tukea järjestelmävalintojaan ja/tai muutostöitä varten. Tässä vaiheessa suunnitellaan ja toteutetaan Hämeenlinnan kaupungin osalta nykyisten tietokenttien vertailu ja vastaavuustaulukko, jonka avulla lopullinen tietomuoto saadaan rakennettua. Vaiheessa tehdään myös ensimmäinen toteutus XBRL-muotoisesta tiedostosta. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Talousarvion muodostumiseen ja aineiston toimittamiseen liittyvän prosessin kuvaus ylätasolla Hämeenlinnan kaupungin osalta vastaavan prosessin kuvaus ja tietomuunnosten vastaavuustaulukot Automaattisen tiedonsiirron toteutus ja testaus Talousarviotieto tullaan jatkossa toimittamaan suoraan Valtiokonttorin ylläpitämään järjestelmään uusien suositusten mukaisessa muodossa. Suurin hyöty saavutetaan, jos lähdejärjestelmät pystyvät tuottamaan tiedon oikeassa muodossa ja viemään tiedon automaattisesti kohdejärjestelmään ilman manuaalisia toimenpiteitä. Siitä syystä myös tässä pilotissa on tarkoitus testata automaattisen tiedonsiirron ja rajapintojen toimivuutta. Tässä vaiheessa toteutetaan ja testataan valmius lähettää XBRL-muotoisia sanomia rajapinnan kautta Valtiokonttorin järjestelmään. Vaiheessa tarvitaan alihankkijan töitä. Vaiheessa tehdään myös kuvaus suunnitteluvaiheessa esiin tulleiden tiedonsiirtotapojen ominaisuuksista ja kuvataan tämän pilotin kannalta oleelliset priorisoinnit. Tämän tiedon avulla ulkopuoliset lukijat saavat taustatietoja omaa päätöksentekoaan varten automaattisen tiedonsiirron teknisten ratkaisujen osalta. Automaattisen tiedonsiirron toteutusvaihtoehtoja on kaksi: Tapa 1: Toimitus suoraan Valtiokonttorin REST-rajapinnan kautta Tapa 2: Toimitus käyttämällä Suomi.fi palveluväylää Vaiheessa syntyvät tuotokset: Tiedonsiirtotapojen kuvaus o Eri tiedonsiirtotapojen vertailu ja dokumentointi o Tämän pilotin priorisoinnit ja teknisen ratkaisun perustelu

8 Hämeenlinnan kaupunki 8 (12) Pilotin loppuraportointi Pilotoinnin toteutusvaiheen kulku dokumentoidaan projektin loppuraporttiin. Loppuraportissa arvioidaan myös pilottiprojektin onnistumista suhteessa työlle asetettuihin tavoitteisiin. Loppuraportointivaiheessa pilotin tuotoksista pyydetään kommentteja sekä synergiaverkoston jäseniltä, että muilta kunnilta ja pilotin tuotokset esitellään yhteisessä kokoontumisessa. Projektin jokaisen vaiheen tuotokset lisätään loppuraportin liitteeksi. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Pilotin loppuraportti o Pilotoinnin toteutus (aikataulu, vaiheet, tuotokset ja tehtävät) o Pilotin toteutuksen resurssien käyttö (henkilötyö, rahoitus) o Pilotoinnin tulosten arviointi 3. Projektin hyödyt 3.1. Kuntatieto-ohjelmalle Kuntatieto-ohjelman toteutuksen toiminnallisena tavoitteena on: 1. Taloustiedon laadun parantuminen 2. Taloustiedon tuotantoprosessien tehostuminen 3. Taloustiedon raportoinnin tehostuminen 4. Taloustiedon jalostuksen ja käsittelyn tehostuminen 5. Taloustiedon avoimuuden ja käytettävyyden parantuminen Hämeenlinnan kaupungin pilottiprojektissa toteutetaan talousarvion raportoinnista mallitoteutus, jonka avulla selvitetään Kuntatieto-ohjelman toiminnan käynnistymisen kannalta olennaisia menetelmiä, toimintatapoja ja järjestelmävaatimuksia. Samalla testataan myös JHS-suositusten toimivuutta ja XBRL-sanoman teknistä muodostamista nykyisten tietojen perusteella. Lisäksi pilotin aikana testataan Valtiokonttorin julkaisemat rajapinnat ja raportointipalvelut. Testaus tehdään yhdessä Valtiokonttorin asiantuntijoiden kanssa, joihin on oltu yhteydessä jo projektin suunnitteluvaiheen aikana Pilottiorganisaatiolle Pilottiorganisaatio saa pilotin toteutuksessa olla mukana suunnittelemassa toimintatapoja, jotka tulevat pakollisiksi Kuntatieto-ohjelman käynnistyttyä. Se auttaa organisaatiota myös muokkaamaan omaa toimintaansa vaadittuun suuntaan jo etukäteen.

9 Hämeenlinnan kaupunki 9 (12) Pilotin tuotosten ja oppien kautta syntyy myös valmista materiaalia pilottiorganisaation käyttöön. Materiaali on tuotettu heidän omasta prosessistaan ja käyttämällä pohjana heidän tuttua tietorakennettaan, joten se on myös helposti ymmärrettävissä koko organisaation laajuudella Muut hyödyt Tämän pilotin toteutusvaiheen tuotokset laaditaan siten, että kaikki tuotoksia lukevat pystyisivät ymmärtämään, miten tuotokset on saatu aikaan ja sitä kautta hyödyntämään materiaaleja mahdollisimman paljon myös oman muutostyönsä apuna. Lisäksi KuntaPro pystyy hyödyntämään pilotin aikana syntyneitä malleja ja teknisiä ratkaisuja myös muiden asiakkaidensa hyväksi pienentämällä manuaalisen työn määrää, parantamalla laatua ja tehostamalla prosesseja. KuntaProlla on tällä hetkellä taloushallinnon asiakkuuksia yhteensä n. 35 kpl. 4. Projektin organisointi 4.1. Projektin hallinnollinen organisointi 4.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet Projektin ohjausryhmä: Projektin ohjausryhmä vastaa projektin kokonaisohjauksesta ja päätöksenteosta. Sen tehtävänä on myös hyväksyä projektisuunnitelma sekä projektin tuotokset tai mahdollisesti keskeyttää projekti. Projektin ohjausryhmä vastaa myös projektin muutoshallinnasta.

10 Hämeenlinnan kaupunki 10 (12) Projektin ohjausryhmän kokoonpano tarkennetaan ensimmäisessä kokouksessa. Projektipäällikkö Projektipäällikkö on vastuussa projektin operatiivisesta ohjauksesta. Hän valmistelee projektin tehtävät projektin ohjausryhmän päätösten mukaisesti ja vastaa tehtävien etenemisen seurannasta ja raportoinnista projektin ohjausryhmälle. Projektipäällikkö toimii projektin ohjausryhmän sihteerinä. Projektipäällikkönä tässä projektissa toimii: Juha Särkinen Projektiryhmän asiantuntija Projektiryhmän asiantuntijat ovat vastuussa projektin tehtävien suorittamisesta ja etenemisen raportoinnista projektipäällikölle. Projektissa tarvitaan usean eri alueen asiantuntijoita. Tässä vaiheessa on tunnistettu tarve ottaa projektiin mukaan: tietojärjestelmäasiantuntijoita, kirjanpidon asiantuntijoita, taloussuunnittelun ja raportoinnin asiantuntijoita. Lisäksi tietojärjestelmäasiantuntijoiden tukena on alihankkijoita, jotka vastaavat omalta osaltaan tiettyjen tehtävien suorittamisesta. 5. Riskianalyysi 5.1. Riski 1: Uudet teknologiat ja käytännöt Riskin tunnistaminen: Uudet teknologiat ja käytännöt Riskin analysointi: Kuntatieto-mallin mukainen raportointi tulee vaikuttamaan useisiin nykyprosesseihin ja teknisiin ratkaisuihin. Näitä prosessimuutoksia ja teknologioita ei vielä ole tuotantokäytössä, jolloin niihin liittyy aina väistämättä riskejä, joita kypsempien tuotantoprosessien kanssa ei enää ole. Riski toteutuminen vaikuttaa suurimmin pilotoinnin aikatauluun ja kustannuksiin, jos joudutaan tekemään tästä suunnitelmasta poikkeavia toimenpiteitä. Riskin arvottaminen: Todennäköisyys: 2, Vaikutus: 3 Riskin käsittely: Teknisen alustan ja valmiuden testaaminen mahdollisimman pian pilotin alkamisen jälkeen. Prosessin tarkempi suunnittelu jo pilotin alkuvaiheessa. Jokaisen haasteen dokumentointi siten, että ulkopuoliset lukijat voisivat välttää niitä omalta osaltaan Riski 2: Lähtötietojen riittävyys Riskin tunnistaminen: Lähtötietojen riittävyys Riskin analysointi: On riskinä, että nykyisistä lähdejärjestelmistä ei löydy tai nykyprosessi ei tuota JHS-suositusten mukaisia tietoja, koska tietoja ei ole tässä muodossa raportoitu aiemmin. Tosin nykyiset prosessit ja järjestelmät ovat olleet käytössä jo pitkään ja lähtötiedot on pääosin pyritty pitämään valtakunnallisten suositusten mukaisina, eli todennäköisyys sille, että puutteellisia tietoja löydetään toteutusvaiheen aikana, on pieni.

11 Hämeenlinnan kaupunki 11 (12) Riskin arvottaminen: Todennäköisyys: 1, Vaikutus: 2 Riskin käsittely: Tietomuunnosprosessin tarkempi suunnittelu ja mahdollisesti puuttuvien tietojen kartoitus. Manuaalisten syöttöpohjien rakentaminen puuttuvien tietojen osalta pilotin ajaksi. Prosessin korjaustoimenpiteiden aloittaminen tietojen syntymisen osalta Riski 3: Tietomuunnos- ja tiedonsiirtotyökalujen toimivuus Riskin tunnistaminen: Tietomuunnos- ja tiedonsiirtotyökalujen toimivuus Riskin analysointi: Projektissa käytetään uusia työkaluja tietomuunnoksen ja vastaavuuksien toteuttamiseen (MDS, XBRL-sanoman muodostaminen, tiedoston toimitus). Työkaluja on testattu alustavasti, mutta ei tuotannonkaltaisella aineistolla ja aitojen jakamissääntöjen kanssa. Uuden teknologioiden kanssa voi esiintyä yllättäviä haasteita, joita ei ole osattu ottaa huomioon projektin suunnitteluvaiheessa. Riskin arvottaminen: Todennäköisyys: 1, Vaikutus: 2 Riskin käsittely: Vaihtoehtoisen raportointitavan suunnittelu, projektin rajaus Riski 4: Kuntatieto-ilmoittamisen kustannusten epävarmuus Riskin tunnistaminen: Kuntatieto-ilmoittamisen kustannusten epävarmuus Riskin analysointi: Koska raportointitapa ja -prosessi muodostuu vasta projektin aikana ja mahdollisten manuaalisten työvaiheiden määrä on tässä vaiheessa vielä epäselvä, ei lopullisesta kustannusvaikutuksesta ole vielä varmuutta. Riskin arvottaminen: Todennäköisyys: 1, Vaikutus: 2 Riskin käsittely: Valintatilanteiden tai teknisten haasteiden kohdalla arvioidaan aina myös vaikutus palveluiden kustannukselle jatkossa. 6. Työmääräarvio ja tehtäväjako Projektin vaihekohtainen työmääräarvio henkilötyöpäivinä on seuraava: Vaihe Hämeenlinnan kaupunki KuntaPro Toimittaja 1 Toimittaja 2 Pilotin suunnittelu 1 6 Ympäristöjen asennukset ja muut muutokset Tietomuunnoksen määrittely ja toteutus 1 40 Automaattisen tiedonsiirron toteutus ja testaus Pilotin loppuraportointi 1 8 Projektin hallinta 1 12

12 Hämeenlinnan kaupunki 12 (12) Yhteensä Toimittaja 1: Accountor Enterprise Services Toimittaja 2: Istekki 7. Kustannusarvio ja kustannustenjakomalli Kustannus Kustannusarvio (eur) Oma osuus (25%) VM:n osuus (75%) Ulkoinen työ / Palvelujen osto (KuntaPro) Ulkoinen työ / Palvelujen osto (Toimittaja 1) Ulkoinen työ / Palvelujen osto (Toimittaja 2) ( ) Oma henkilötyö Muut kustannukset Välilliset kustannukset YHTEENSÄ , ,75 Jos valitaan tiedonsiirtotapa 2 (kts. kappale 2.3.4), tulee maksettavaksi jatkuvana palveluna 450eur/kk. Tämän summan laskutuksesta on sovittava erikseen Hämeenlinnan kaupungin ja KuntaPron välillä Arvio kustannusten jakautumisesta kuukausittain Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Työn osuus 30% 30% 20% 10% 10% Kustannus (eur) , , , , ,10 Laskun pvm Liitteet Liite 1: Projektin vaiheistus ja aikataulu Liite 2: Suunnitteluvaiheen loppuraportti