REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

Transkriptio

1 REKISTERISELOSTE Henkilötietlaki (523/99) 10 Laatimispvm: Lue täyttöhjeet ennen rekisteriselsteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Sulkavan kunnan peruspalvelulautakunta Puh: Rekisteriasiista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Nimi Yhtenäiskulun ja lukin rehtri Aki Virlainen Oppilas-, pettaja-, henkilökuntarekisteri, iltapäivätiminta timistsihteeri (pääkäyttäjä) ppilaanhjaaja Sara Jaknen Art Rissanen (tekninen pääkäyttäjä) Sulkavan yhtenäiskulu ja luki Kulutie 8, Rekisterin nimi Primus, kuluhallintjärjestelmä (Ilta- ja aamupäivätiminta, esipetus, peruskulu ja luki) 4. Henkilötietjen käsittelyn Primus n piskelijahallinnn tietkantahjelma. Primuksella hallinnidaan piskelijiden henkilö- ja piskelutietja, pettajien ja henkilökunnan tietja sekä petustarjntaa. Primuksella suunnitellaan petusta, kirjataan valintja, arviidaan surituksia ja tulstetaan tdistuksia. : Oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hit (HetiL 8 1 mmentin 5 khta). Opetuksen järjestämisestä säädetään peruspetuslailla. Iltapäivätimintaan ilmittautuneiden ja timinnassa mukana levien ppilaiden tietjen ylläpit ja timintamaksujen laskutus. Opettajien perustietjen sekä työmäärään ja palkanmääräytymiseen liittyvien tietjen ylläpit.

2 Muun henkilökunnan perustietjen ylläpit. Kulukuljetusten järjestäminen 5. Rekisterin tietsisältö Nimi, henkilötunnus, yhteystiedt sekä vanhempien yhteystiedt. Tiedt ppiaineita ja ppimääriä kskevista valinnista. Oppilaan arviintitiedt. Oppilasta kskevat päätökset. Oppilaan kulunkäyntihistria. Mahdlliset kulukuljetuksiin liittyvät tiedt. Muita petukseen ja petuksen järjestämiseen liittyviä tietja. Oppilaan pissalja kskevat tiedt. Oppilaan tuntimerkintöjä kskevat tiedt. Haettu kerhpaikka ja timintamaksu sekä muita iltapäivätiminnan järjestämiseen liittyviä tietja. Opettajan nimi, henkilötunnus sekä yhteystiedt. Opettajan työmäärätiedt Opettajan palkkausperusteet. Opettajan kulutustiedt Vakanssitiedt. Työntekijän nimi, henkilötunnus sekä yhteystiedt. Tehtävään liittyvät tiedt. Oppilaan nimi, site ja matka Liikennöitsijä 6. Säännönmukaiset tietlähteet Kulunsa alittavien ppilaiden perustiedt Väestörekisterin ylläpitämästä väestötietjärjestelmästä. Hultajat täydentävät tietja Oppilasilmituslmakkeella. Suurin sa rekisteriin talletetuista tiedista n petuksen järjestämisessä syntyneitä ppilaan kulunkäyntiin liittyviä tietja. Oppilaan edellinen kulu vi luvuttaa ppilaan uuteen kuluun niitä julkisia tietja, jtka vat uudessa kulussa tarpeellisia petuksen järjestämiseksi (Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 16 3 mmentti). Js ppilas n llut aikaisemmin jssakin saman kunnan peruskulussa, edellinen kulu vi luvuttaa tähän uuteen peruskuluun petuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedt, vaikka ne lisivat salassa pidettäviä (peruspetuslain 40 2 mmentti).

3 1. Riksrekisteritteen esittäminen (pvm) 2. Lääkärintdistus pvm (vakinaiset) 3. Muita tietja lisätään/täydennetään lukuvusittain 1. Riksrekisteritteen esittäminen (pvm) 2. Lääkärintdistus pvm (vakinaiset) Hultaja antaa tiedt 7. Säännönmukaiset tietjen luvutukset Julkisten tietjen luvutus viranmaisen henkilörekisteristä määräytyy viranmaisten timinnan julkisuudesta annetun lain 16 :n 3 mmentin perusteella. Sen mukaan luvutuksensaajalla tulee lla ikeus tallettaa ja käyttää luvutettavia henkilötietja. - Julkisia tietja vidaan luvuttaa suramarkkinintia ja mielipideja markkinatutkimusta varten vain rekisteröidyn/alaikäisen hultajan sustumuksella. - Kulu vi luvuttaa tietja tieteellistä tutkimusta varten henkilötietlain 14 :ssä mainituin edellytyksin. Salassa pidettäviä tietja vidaan luvuttaa vain rekisteröidyn/alaikäisen hultajan sustumuksella tai yksittäistapauksissa erikseen pyydettävällä luvalla (Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 28 ). - Julkiset yksilöinti- ja yhteystiedt vidaan luvuttaa henkilömatrikkelia (esim. ylippilasmatrikkeli tai kulun juhlakirja, jssa liitteenä matrikkeli) ja sukututkimusta varten pidettävään henkilörekisteriin (henkilötietlain 17 ja 18 ), jllei rekisteröity le kieltänyt itseen kskevien tietjen keräämistä ja luvuttamista - Js ppilas vaihtaa kulua, kulu vi luvuttaa ppilaan uuteen kuluun petuksen järjestämisen edellyttämiä tarpeellisia julkisia tietja. - Js ppilas siirtyy saman kunnan alueella peruskulusta tiseen peruskuluun, salassa pidettäviä tietja uuteen kuluun vi luvuttaa vain, js ne vat välttämättömiä petuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta (peruspetuslain 40 2 mmentti). - Js ppilas siirtyy tisen kunnan peruskuluun tai muuhun ppilaitkseen kuin peruskuluun salassa pidettäviä tietja vi luvuttaa vain ppilaan/alaikäisen hultajan sustumuksella. - Yhteisvalintatiedt (ppilasluettel syksyisin, päättöarviinti keväisin) lääninhallitukselle (lupa kysytään ppilasilmituksessa). Opettajien työmäärä- ja palkkatiedt siirretään kerran vudessa Sulkavan kunnan henkilöstö- ja palkkajärjestelmään.. Ei säännönmukaisia tietjen luvutuksia.

4 Tiedt luvutetaan liikennöitsijöille 8. Rekisterin sujauksen periaatteet Henkilötiedt sujataan asiattmalta pääsyltä ja laittmalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luvuttaminen). Jkainen työntekijä vi käsitellä vain niitä henkilötietja, jita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietjen salassa pidsta n säännökset peruspetuslain 40 :ssä sekä viranmaisen timinnan julkisuudesta annetun lain 24 :ssä. Salassa pidettävien ja arkalunteisten tietjen sujaamiseen kiinnitetään erityistä humiita. Primus -järjestelmän tiedt vat sujattu kulun ja virastn työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöikeuksin. Palvelinlaitteist n sujatussa ja valvtussa tilassa. Tietliikenne palvelimen ja työasemien välillä n salattua. Sujaus jatkuu, kun tiedt n tettu manuaaliseen mutn (=tulstettu ppilaskrtiksi). Lisätietja antaa arkistvastaava tai kunnan keskusarkistnhitaja. 9. Rekisterin tarkastusikeus Tarkastusikeuden sisältö Rekisteröidyllä n ikeus tarkastaa itseään kskevat henkilörekisteritiedt (HetiL 26 ). Tarkastusikeus tteutetaan viivytyksettä. Tarkastusikeus vidaan evätä ainastaan pikkeustapauksessa. - Epäämisperusteena vi lla esimerkiksi se, että tiedn antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hidlle tai jnkin muun ikeuksille (HetiL 27 ). - Js tarkastusikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistdistus. - Rekisteröidyllä n tämän jälkeen ikeus saattaa asia tietsujavaltuutetun ratkaistavaksi sitteella Tietsujavaltuutetun timist PL Helsinki - Tietsujavaltuutettu vi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen rekisteröidyn tarkastusikeuden tteuttamisesta. Miten tteutetaan Tarkastuspyyntö tehdään henkilökhtaisen käynnin yhteydessä tai makätisesti allekirjitetulla tai muulla lutettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietjen antamista. Tiedt pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Tiedt antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. Rekisteröidyllä/alaikäisen hultajalla n ikeus tutustua ja nähdä rekisteröityä kskevat tiedt ja pyynnöstä saada niistä kpit. Pyyntö sitetaan sitteella Sulkavan yhtenäiskulu ja luki Kulutie 8

5 Tarkastusikeudesta päättää Sulkavan kunta / Sivistystimist Sivistysjhtaja Opettaja- ja henkilökuntarekisteri Pyyntö sitetaan sitteella Sulkavan yhtenäiskulu ja luki Kulutie 8 Tarkastusikeudesta päättää Sulkavan kunta / Sivistystimist Sivistysjhtaja Kielt-ikeus Miten tteutetaan Kielt sitetaan sitteella Sulkavan yhtenäiskulu ja luki Kulutie 8 Kielt-ikeuden sisältö Rekisterinpitäjä vi pyynnöstä luvuttaa piskelijiden julkisia nimi- ja sitetietja ulkpulisille henkilömatrikkelien ja sukututkimusten teka varten. Rekisteröity/alaikäisen hultaja vi kuitenkin kieltää tietjensa luvuttamisen (Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 16 3 mmentti ja henkilötietlaki 17, 18 ja 30 ). Suramainntaan sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen henkilötietja vidaan luvuttaa vain rekisteröidyn/alaikäisen hultajan sustumuksella (Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 16 3 mmentti). Opettaja- ja henkilökuntarekisteri Kielt sitetaan sitteella Sulkavan yhtenäiskulu ja luki Kulutie 8