Hajautetun projektityön viestintävälineitä ja menetelmiä

Transkriptio

1 Liiketoiminta kehittyy, kehity sinäkin! Hajautetun projektityön viestintävälineitä ja menetelmiä Kalle Huhtala, Senior Consultant Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg Copyright Tieturi

2 Kuka puhuu? Kalle Huhtala Senior Consultant DI 1998, IDBMpro 2001 Osaamisalueet: konseptisuunnittelu, konsultointi, sisältötuotannon ja projektien johtaminen, myynti, elearning-pedagogiikka, yhdistetty viestintä Johtanut elearning-sisältötuotantoa ja projekteja vuodesta 2000 kymmenissä asiakasprojekteissa Suomessa ja ulkomailla Tieturi on vuonna 1983 perustettu Pohjoismaiden suurin tietotekniikan ja projektijohtamisen koulutusyritys Copyright Tieturi Oy 2

3 Miten eri paikoissa ja organisaatioissa sijaitsevat projektiryhmät voivat viestiä ja tehdä yhteistyötä tänä päivänä? (tänä päivänä = 8/2011) Copyright Tieturi 3

4 Lähtökohtia Verkostoitunut, projektimainen ja ketterä työtapa maantieteellisesti ja organisatorisesti hajautettujen tekijöiden välillä lisääntyy Tietotekniikka mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman, joustavan toiminnan Pienyritysten ja freelancerien toiminnan Mikään ei korvaa työskentelyä fyysisesti samassa tilassa. Tähän ei kuitenkaan käytännössä aina päästä ja silloin on tyytyminen seuraavaan vaihtoehtoon eli kommunikaatiotyökaluihin Copyright Tieturi 4

5 Viestinnällisiä projektiriskejä Huono viestintä projektissa hämärtää tavoitteet sumentaa tilannekuvan Vähentää yhteenkuuluvuutta ja viihtyvyyttä Maksaa ja kestää Riskit korostuvat erityisesti hajautetussa projektissa Riskejä voidaan vähentää viestintää lisäämällä (tai viestimällä paremmin). Mitä helppokäyttöisemmät ja monimuotoisemmat viestintävälineet, sitä paremmin riskejä voidaan hallita Copyright Tieturi 6

6 Henkilökohtaisuus/intensiivisyys Projektiviestintävälineitä Face-to-face AR, lisätty todellisuus Virtuaalimaailmat Jaettu työpöytä/sovellus IP-videopuhelu UC-Videopuhelu VoIP-puhelu UC-puhelu Videoneuvottelut Puhelu SoMe IP-chat Puhelinneuvottelut UC-chat Sähköposti Pilvipalvelut Projektinhallintaohjelmat Dokumentinhallintajärjestelmät Käytettävyys Copyright Tieturi 7

7 Henkilökohtaisuus/intensiivisyys Projektiviestintävälineitä Face-to-face AR, lisätty todellisuus Virtuaalimaailmat Jaettu työpöytä/sovellus UC-Videopuhelu IP-videopuhelu UC-puhelu VoIP-puhelu Videoneuvottelut Puhelu Puhelinneuvottelut SoMe UC-chat IP-chat Sähköposti Pilvipalvelut Projektinhallintaohjelmat Dokumentinhallintajärjestelmät Käytettävyys Copyright Tieturi 8

8 Vastaa ja voita! Vastaa heti jos voit, katsotaan tuloksia esityksen lopuksi. Sähköpostiosoitteella Osallistut arvontaan! Saat kyselyn tulokset (ilman osoitteita) sähköpostitse Kysely on auki ke klo 16 asti Copyright Tieturi 9

9 Hetkinen, siis mikä AR? AR = Augmented Reality = Lisätty todellisuus Yhdistetään elävään kuvaan tietokoneella luotua (kolmiulotteista) kuvaa Käytännön sovelluksia älypuhelimille (esim. Layar) ACME (Augmented Collaboration in Mixed Environments), esimerkki AR-palaverista YouTubessa: Copyright Tieturi 10

10 Sähköposti, pienin yhteinen nimittäjä Hyvää Mustaa valkoisella Tuttu ja turvallinen Saavutettava Arkistoitavissa Haettavissa Kohtuustandardoitu Huonoa Hidas Vaikeaselkoinen Tehoton Viestit hukkuvat Viestit henkilöön sidoksissa Tietoturvaton? Copyright Tieturi 11

11 Työviestinnän uudet välineet Sähköpostin lisäksi tarjolla on muita tehokkaita välineitä nykyaikaiseen työviestintään. Yhdistetty viestintä: Nopeuttaa viestintää monilla kanavilla ja poistaa fyysiset välimatkat Mahdollistaa monipuolisten verkkokokousten pitämisen omalta tietokoneelta yrityksen sisällä sekä ulkopuolisten kanssa Tarvitsee vain yhden yhteystiedon Esim. Microsoft Lync, Lotus Sametime Copyright Tieturi 12

12 UC-clientti tuo lähemmäs Oma Organisaatiorakenne, sijainti-, Tarkemmat status, automaattinen Henkilöhaku tavoitettavuus Tiimin esimiehet kalenteri- Mahdollisuus jopa jäsenet osaamisen ja ja kuvien yhteystiedot sijainti. kollegat. puhelinintegraatioon! läsnäolotiedon IM, ääni- ja perusteella videopuhelut, kera. työpöydänjako, sähköposti, kalenterivarauks Suora pääsy aiempiin et jne. pikaviestikeskus teluihin Ilmoittaa, kunkin henkilö kanssa on tavoitettavissa Myös tila- ja laiteresurssien tai poistuu. tavoitettavuus voi näkyä Copyright Tieturi 13

13 Yhteydet tarjolla sähköpostista, kalenterista, asiakirjoista jne Copyright Tieturi 14

14 Verkkokokous heti tai ajastettuna Copyright Tieturi 15

15 Video killed the radio star * Videoneuvottelu 1. Iso kuva ja hyvä ääni 2. Yleensä oma tila (+/-) 3. Helpompi ja varmempi 4. Osallistujamäärä rajallinen 5. Perinteinen toimintapa UC-videopuhelu 1. Laite- ja paikkariippumaton 2. Esitys tai jaettu sovellus näkyy paremmin! 3. Palaverointi avotilassa 4. Osallistujia voi olla paljon enemmän kuin VN:ssä 5. Uusi toimintatapa * The Buggles 1979

16 Uusia toimintatapoja Lisää läpinäkyvyyttä Läsnäolotietoja seurataan ja käytetään Kalenterin käyttö tehostuu Tietokoneen lukitseminen Tekniset mahdollisuudet Puhelimen unohtaminen Puhelut ja pikaviestit useille ihmisille yhtä aikaa Videokuva ja työpöydän jakaminen Palaverit neukkarin sijasta verkkoon Puheenjohtajan rooli Palaverit ulkopuolisten tahojen kanssa Yhteys videoneuvottelulaitteisiin Toimintamalleja löytyy sosiaalisen median sovelluksista

17 IP-viestinnän saarekkeet Sonerasta ei voi soittaa Elisaan Koodekit ja signalointi Puhelin ja sähköposti toimivat! Federointi voi auttaa Org 2 Sametime Organisaatio 1 Lync N N Skype Messenger Org 3 Lync Copyright Tieturi 18

18 Virtuaalisen läsnäolon universaali kieli Tavoitettavissa Varattu Poissa koneen ääreltä Todella poissa Copyright Tieturi 19

19 Videopuhelu toimintatapana yleistyy Copyright Tieturi 20

20 Pilvipalveluita yhteistyöhön organisaatiorajojen yli Copyright Tieturi 21

21 Hajautettu tiimi pilvessä Copyright Tieturi 22

22 Kokouksen järjestäminen ja seuranta Copyright Tieturi 23

23 Materiaalin hallinta pilvipalveluissa Hyvää Pilvipalvelut tarjoavat paljon levytilaa (SkyDrive 25 GB) Tiedostoihin pääsee käsiksi mistä vain (DropBox) Helppo jakaa isojakin tiedostoja Materiaalin jaolle erilaisia oikeustasoja Varmuuskopiointi ja versionhallinta Dokumentteja voi työstää samanaikaisesti Pilvipalvelu + VoIP-puhelu + video = täydellinen ryhmätyöympäristö Huonoa Ongelmana upload-nopeus Pilvi ei sovellu isojen mediatiedostojen työstöön Tietoturvahaaste: missä tiedostot ovat? Elinkaaren hallinta: kuka tiedostot poistaa? Copyright Tieturi 24

24 Esteitä IP-projektiviestinnän tiellä Tietoturva Käyttöliittymät Käyttäjätunnukset Päätelaitteet mikrofonit, kamerat, kuulokkeet Osallistujien erilaiset valmiudet Ikä Käyttökokemus Motivaatio Copyright Tieturi 25

25 Mitä seuraavaksi?

26 Yhteenveto Nykytekniikalla projekteissa voidaan viestiä tehokkaammin ja vähentää projektiriskejä Vapaa-ajan sovellukset ja toimintamallit näyttävät esimerkkiä työmaailmalle Organisaatioiden sisällä viestintään on tarjolla IPpohjaisia yhdistetyn viestinnän työkaluja Organisaatioiden väliseen viestintään on tarjolla monia ulkopuolisia yhdistetyn viestinnän ratkaisuja Eri järjestelmät ovat edelleenkin teknisiä saarekkeita Yhteisistä piirteistä huolimatta sovellusten käyttöliittymät ja asentaminen ovat monille käyttäjille haasteellisia Monimuotoinen viestintä vaatii totuttelua Tekniset muurit on kaadettava! Copyright Tieturi 27

27 Katsotaanpa kyselytuloksia! Tieturin sisäisessä kyselyssä saatiin mm. tällaisia kommentteja: Sähköpostilla kaikki varmistukset ja sopimukset, että varmasti jää mustaa valkoiselle. Muuten palaverit jollakin meeting-järjestelmällä hyviä. Puhelut korvaa hyvin pikaviestintä. Yleisesti ottaen projektin vetäjä ja osallistujat kytkevät laitteensa viime tipassa ja neuvottelut alkavat aina myöhässä vedoten teknisiin ongelmiin, kun se tekninen ongelma on käyttäjä pääsääntöisesti itse. Videoneuvottelumahdollisuus tehostaa eri paikkakunnilla toimivien osallistujien toimintaa ja on kustannustehokas kun matka-aika voidaan hyödyntää projektin edistämiseen. Usein kuitenkin järjestelmien välinen yhteistoiminta on ollut heikkoa. Live Meeting- ja Lync-tyyppiset välineet ovat säästäneet paljon matkustusaikaa ja lisäksi ovat auttaneet keskittymään käsiteltävänä olevaan asiaan. Pelkästään hyviä, paitsi mannertenvä linen voippi Riippuu aika paljon ryhmästä mikä toimii milloinkin. Tutun porukan kanssa helpompi touhuta ja valita sopivaan tarpeeseen kulloinkin käytettävin. Pääasia taitaa olla että viestintävälineet ja -kanavat sovitaan hyvissä ajoin. Hyvin oleellista että tekniikka toimii, että tukea on saatavissa ja että kaikilla on sama väline ja suositukset siitä miten sitä käytetään Copyright Tieturi 28

28 Liiketoiminta kehittyy, kehity sinäkin! Kiitos mielenkiinnosta! Kysymyksiä? Kalle Huhtala Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg Copyright Tieturi