Visma Sign -selainpalvelun käyttöohje

Transkriptio

1 1(50) Visma Sign -selainpalvelun käyttöohje v Sisällysluettelo Sähköisen allekirjoituspalvelun käyttötarkoitus 2 Allekirjoittaminen allekirjoituskutsun saatuasi 2 Allekirjoittaminen yrityksen tai henkilön puolesta 9 Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan merkinnät 10 Allekirjoittaminen verkkopalvelun sisällä 11 Visma Sign -palvelun rekisteröinti henkilökohtaiseen käyttöön 11 Visma Sign -palvelun rekisteröinti yrityksen tai yhteisön käyttöön 13 Allekirjoituspalveluun kirjautuminen ja roolin valinta 15 Allekirjoituskutsun lähettäminen 18 Kutsun lisävalintamahdollisuuksia 26 Avoimet kutsut 29 Arkisto 33 Asetukset 35 Yrityksen perusasetukset 36 Käyttäjien hallinta 37 Käyttäjäryhmät ja käyttöoikeudet 38 Saateviestipohjat ja lähetyslistat 39 Kielivalinnat Visma Signissa 40 Sovellusyhteydet 40 Sähköisesti allekirjoitettavat verkkolomakkeet 41 Ohjelmointirajapintojen (API) hyödyntäminen 42 Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan tarkastaminen 43 Unohtunut salasana tai käyttäjätunnus 45 Palvelumaksut ja laskutus 46 Usein kysyttyä 47 Tukipalvelut 50

2 2(50) Sähköisen allekirjoituspalvelun käyttötarkoitus Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa kaikenlaisten asiakirjojen allekirjoittamisen juridisesti sitovasti ja turvallisesti. Sitä voi käyttää sopimusten, valtakirjojen, pöytäkirjojen ja muidenkin oikeaa allekirjoitusta tarvitsevien asiakirjojen allekirjoittamiseen. Allekirjoitettu asiakirja on PDF-muotoinen tiedosto, jonka voi tallentaa, arkistoida tai lähettää edelleen tarpeen mukaan. Sen voi myös tulostaa, mutta tuloste ei ole enää alkuperäinen asiakirja, vaan sähköinen kappale on aina säilytettävä. Sähköinen allekirjoitus voidaan tehdä suoraan verkkosivulla tai sovelluksen sisällä, ja allekirjoituspyyntö voidaan lähettää sekä sähköpostilla, että tekstiviestillä. Allekirjoitus tehdään pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella - aina allekirjoittajan luotettavasti tunnistaen. Allekirjoittajia voi olla yksi tai useita. Visma Sign -allekirjoituspalvelu on saatavilla Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa. Allekirjoitus voi tapahtua missä tahansa paikassa, mihin tahansa kellonaikaan, tietokoneella tai matkapuhelimella. Allekirjoittajan ei tarvitse rekisteröityä - pankkitunnukset tai mobiilivarmenne on kaikki mitä tarvitaan. Allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat allekirjoituspalvelun arkistoon sekä allekirjoittajien, että allekirjoituksen pyytäjän saataville seitsemäksi vuodeksi. Kuka tahansa voi varmistaa allekirjoitetun asiakirjatiedoston saatuaan ketkä ovat sen allekirjoittaneet ja milloin. Lisäksi voidaan varmistaa, että onko asiakirjaa muutettu allekirjoituksen jälkeen. Allekirjoittaminen allekirjoituskutsun saatuasi Tarvitset sähköiseen allekirjoittamiseen selaimen ja pankkitunnukset tai mobiilivarmenteen. Aikaa kuluu enintään muutama minuutti. Sinun ei tarvitse rekisteröityä palveluun, eikä antaa mitään tietojasi ennen kuin näet mitä olet allekirjoittamassa. Kun saat kutsun allekirjoittaa asiakirjan Visma Sign -palvelussa, se saapuu joko sähköpostilla, tekstiviestillä tai molemmilla. Sähköpostikutsun otsikossa on tieto allekirjoitettavan asiakirjan nimestä. Sähköpostin lähettäjänä näkyy joko: - Kutsun lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite

3 3(50) - Kutsun lähettäjän yrityksen asettama sähköpostiosoite tai - Kutsun lähettäjän nimi sekä osoite noreply@visma.com riippuen kutsun lähettäjäyrityksen tekemistä asetuksista. Sähköpostin tekstissä on ensin vakio-osa, jossa kerrotaan allekirjoituksesta. Aluksi kerrotaan kuka on kutsujana (yllä esimerkissä Visma Sign - samassa kohtaa voisi lukea esimerkiksi Esimerkki Oy, kutsujan mukaan) Sen alla on allekirjoitukseen siirtyessä tarvittava salasana ja linkki. Alimpana on kutsun lähettäjän laatima saateviesti, jos kutsuja on sellaisen halunnut kutsuun liittää. Salasanassa on yleensä kahdeksan merkkiä. Siinä voi olla kirjaimia ja numeroita. Isoilla ja pienillä kirjaimilla on merkitys, eli jos kirjoitat salasanan käsin, kopioi huolellisesti. Yleensä voit kuitenkin maalata ja kopioida salasanan viestistä, ja liittää sen salasanakenttään linkin seuraamisen jälkeen, jolloin virheitä ei pääse syntymään. Kutsun lähettäjä voi myös päättää, että kutsu saapuu sähköpostin lisäksi tai pelkästään tekstiviestillä. Lisäksi kutsuja voi päättää että linkki saapuu sähköpostilla ja salasana tekstiviestillä (ns. turvakutsu).

4 4(50) Tekstiviestikutsu voi sisältää pelkästään linkin ja salasanan, pelkän salasanan (turvakutsu) ja/tai kutsujan halutessaan lisäämän saateviestin. Sähköpostin ja tekstiviestin linkki ohjaa samaan paikkaan katsomaan ja allekirjoittamaan asiakirjaa. Voit avata kutsun linkin matkapuhelimella, tabletilla tai muulla selaimen sisältävällä laitteella. Jos käyttämäsi ruutu on pieni, palvelu mukauttaa näkymän niin että kerralla näkyvissä on vain tarpeellisimmat asiat: Matkapuhelimella allekirjoittaessasi sinun tulee avata asiakirja luettavaksi valitsemalla Esikatsele asiakirjaa, tai ladata se luettavaksi PDF-lukuohjelmalla valitsemalla Lataa asiakirja. Pääset lukemaan asiakirjaa annettuasi kutsussa saapuneen salasanan.

5 5(50) Allekirjoittamisen vaiheet ovat samat sekä matkapuhelimella, että tietokoneella. Ensimmäiseksi annat salasanan: Salasana kannattaa yleensä kopioida kutsuviestistä. Ainoastaan jos olet saanut turvakutsun, jossa linkki ja salasana ovat eri viesteissä, saatat joutua kirjoittamaan salasanan käsin. Sitten pääset lukemaan asiakirjan sisällön. Jos asiakirjan teksti on pientä, tai käyttämäsi ruutu pieni, kannattaa avata asiakirja suuremmaksi näytölle valitsemalla Esikatsele asiakirja.

6 6(50) Voit selata asiakirjan sivuja painamalla Seuraava ja Edellinen -painikkeita. Jos haluat paneutua asiakirjaan rauhassa, tai esimerkiksi välittää sen toiselle henkilölle luettavaksi, voit ladata sen PDF-muotoisena tiedostona valitsemalla Lataa asiakirja. Jos asiakirjan sisällöstä herää kysymyksiä tai sisällössä on korjattavaa, voit lähettää allekirjoituskutsun lähettäjälle (asiakirjan omistajalle) kysymyksen tai kommentin valitsemalla Lähetä viesti kutsujalle. Usein on kuitenkin järkevämpää ottaa yhteyttä esimerkiksi puhelimella tai vastaamalla kutsusähköpostiin, sillä allekirjoituspalvelun kautta ei ole mahdollista käydä kahdensuuntaista keskustelua.

7 7(50) Kun olet perehtynyt asiakirjan sisältöön, siirry tunnistautumaan. Huomaa, että jos kutsuja edellyttää että valitset "Olen perehtynyt allekirjoitettavaan asiakirjaan", sinun tulee valita se ennen kuin pääset jatkamaan tunnistautumiseen. Samalla tavoin, jos asiakirjassa on linkkiliite, sinun tulee valita perehtyneesi linkin osoittamaan aineistoon ennen kuin pääset jatkamaan. Kirjoita kohtaan Henkilötunnus oma henkilötunnuksesi täydellisenä. Käyttämiesi pankkitunnusten täytyy olla henkilökohtaiset ja vastata antamaasi henkilötunnusta. Paina sitten oman pankkisi tai mobiilivarmenteen kuvaketta, ja tunnistaudu henkilökohtaisilla pankkitunnuksillasi. Huom. henkilötunnustasi käytetään vain allekirjoituksen ajan lisäämään allekirjoituksen turvallisuutta ja varmuutta oikeasta allekirjoittajasta. Se poistetaan palvelusta heti allekirjoitettuasi. Sitä ei tallenneta eikä välitetä allekirjoituksen pyytäjälle. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta: Tunnistautumisen jälkeen paina vielä Allekirjoita asiakirja -painiketta. Huom. Painikkeen painaminen tekee juridisesti sitovan sähköisen allekirjoituksen, ja allekirjoitusajaksi kirjautuu painikkeen painamisen hetki.

8 8(50) Olet allekirjoittanut asiakirjan, ja sinun osaltasi on valmista. Voit halutessasi ladata asiakirjan omalle koneellesi valitsemalla Lataa asiakirja. Allekirjoitettu asiakirja säilyy omassa Visma Sign -palvelun Arkistossasi seitsemän vuotta allekirjoituksesta. Kaikkien allekirjoittajien allekirjoitettua asiakirja lähetetään siitä sähköpostin liitteenä kopio kaikille allekirjoittajille, jos kutsun lähettäjä ei ole sitä estänyt.

9 9(50) Jos et ole rekisteröitynyt Visma Sign -palveluun, voit siirtyä halutessasi rekisteröitymään veloituksetta. Pääsy omaan arkistoosi edellyttää rekisteröitymistä. Jos olet jo rekisteröitynyt, voit siirtyä suoraan omaan Sign-tiliisi. Voit myös sulkea allekirjoitusprosessin tai vain sulkea selaimen. Huom. Kannattaa sulkea allekirjoitusprosessi ja tyhjentää selaimen välimuisti, jos käytät jaettua tietokonetta esim. kirjastossa. Allekirjoittaminen yrityksen tai henkilön puolesta Jos asiakirjaan on pyydetty allekirjoitus yrityksen edustajana, tai jos allekirjoitat huoltajana alaikäisen puolesta tai edunvalvojana, allekirjoitusvaiheessa sinulta kysytään edustusoikeutesi luonne sekä edustamasi tahon tiedot. Valitse ensin nimenkirjoitusoikeus, toimivaltaoikeus tai henkilön puolesta asiointi sen mukaan mihin olet oikeutettu.

10 10(50) Jos sinulla on yhteen tai useampaan yritykseen Visma Sign -käyttöoikeus, saat valituksi yrityksen suoraan painikkeesta. Jos haluttua yritystä ei ole painikkeena, kirjoita sen nimi virallisessa muodossa (esim. Suuryritys Oyj) sille varattuun kohtaan. Jos edustat henkilöä, valitse ensin Huoltaja/edunvalvoja ja kirjoita sitten edustettavan henkilön nimi ja syntymäaika avautuviin kohtiin. Pääset etenemään allekirjoitukseen vasta annettuasi edustajuustiedot. Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan merkinnät Jokaiseen Visma Sign -palvelun kautta allekirjoitettuun asiakirjaan tehdään allekirjoitusmerkinnät. Kunkin alkuperäisen PDF-tiedoston sivun alalaitaan tulee teksti, jossa kerrotaan että asiakirja on sähköisesti allekirjoitettu. Lisäksi asiakirjaan tulee linkki, joka on samalla asiakirjan ainutkertainen tunniste. Se mahdollistaa asiakirjan allekirjoitusmerkintöjen tarkastamisen myöhemmin. Asiakirjan loppuun lisätään allekirjoittajien määrästä riippuen yksi tai useampia allekirjoitussivuja. Allekirjoitussivun ylälaidassa on tieto siitä montako sivua asiakirjassa on ennen allekirjoitussivua. Allekirjoittajien nimet ja allekirjoitusajankohdat (päivämäärä ja kellonaika sekunnin tarkkuudella) ovat allekkain näkyvillä. Kunkin allekirjoitusrivin

11 11(50) lopussa on tieto siitä minkä maan tunnistamismenetelmää on käytetty allekirjoituksessa. Esimerkiksi FI tarkoittaa että allekirjoitus on tehty suomalaisilla pankkitunnuksilla tai suomalaisella mobiilivarmenteella. Vaaleammalla oleva koodi on allekirjoituksen tiiviste. Sama tieto löytyy Visma Sign -palvelusta ja myöhemmin myös asiakirjan digitaalisesta allekirjoituksesta, jotta myöhemmin voidaan kiistattomasti osoittaa allekirjoitusten tapahtuneen. Jos allekirjoituksia on kerätty yrityksen tai henkilön edustajana, edustajuustieto on kunkin allekirjoituksen yhteydessä toisella rivillä. Allekirjoitussivun lopussa on selitteet edustajuusrooleista eri kielillä. Allekirjoittaminen verkkopalvelun sisällä Visma Sign -allekirjoituspalvelu voi olla upotettuna yrityksen verkkosivustolle. Allekirjoittaessa et joudu poistumaan verkkosivustolta muualle. Kun on aika allekirjoittaa verkkopalvelussa, voit valita pankkisi tai mobiilivarmenteen painikerivistöstä tai pudotusvalikosta. Kun olet tunnistautunut ja allekirjoittanut, asiointi jatkuu suoraan verkkopalvelun sisällä. Kaikki eri verkkopalveluissa Visma Sign -allekirjoituspalvelun kautta allekirjoittamasi asiakirjat tallentuvat Visma Sign -arkistoosi seitsemäksi vuodeksi allekirjoituksesta. Pääset katsomaan ja halutessasi lataamaan niitä rekisteröimällä Visma Sign -palvelun veloituksetta henkilökohtaiseen käyttöön. Visma Sign -palvelun rekisteröinti henkilökohtaiseen käyttöön Voit rekisteröidä Visma Sign -palvelun omaan käyttöösi veloituksetta. Rekisteröidyttyäsi näet allekirjoittamasi asiakirjat palvelun Arkisto -osuudessa. Voit ladata halutessasi ladata ne PDF-tiedostoina omalle koneellesi. Rekisteröidy palveluun siirtymällä Visma Sign -verkkosivulle - valitse Kirjaudu ja sitten Rekisteröidy.

12 12(50) Täytä tietosi rekisteröitymislomakkeelle. Varaa valmiiksi henkilökohtaiset pankkitunnuksesi tai mikäli käytät mobiilivarmennetta niin matkapuhelimesi. Sinun tulee myös pystyä käyttämään rekisteröitymisen yhteydessä antamaasi sähköpostia vahvistaaksesi osoitteen oikeaksi. Tietojen antamisen jälkeen saat sähköpostiin varmistusviestin. Jos postia ei kuulu, tarkasta roskapostikansio. Seuraa viestissä olevaa linkkiä. Tunnistautumisen ja sähköpostin vahvistamisen jälkeen palvelu on käyttövalmis. Voit milloin tahansa palata palveluun kirjautumalla sähköpostiosoitteellasi ja rekisteröitymisen yhteydessä luomallasi salasanalla. Jos haluat myös lähettää henkilökohtaisten asiakirjojesi allekirjoituskutsuja tai esimerkiksi laatia sähköisesti allekirjoittamasi valtakirjan, voit ostaa allekirjoitustapahtumia Asetukset -valikon kautta. Sinun tulee ostaa allekirjoitusoikeuksia tarpeellinen määrä ennakkoon, jotta voit lähettää kutsuja. Aiemmin ostettujen allekirjoitusoikeuksien määrän näet Asetukset-valikosta.

13 13(50) Käyttöohje käsittelee Visma Sign -palvelun käyttöä yrityksen edustajana. Sinulla on kuitenkin aina mahdollisuus käyttää palvelua myös yksityishenkilönä riippumatta siitä oletko myöhemmin yhden tai useamman yrityksen edustajana palvelussa. Yksityishenkilönä käytettäessä kaikki muut toiminnallisuudet ovat käytettävissäsi, mutta et voi lähettää tekstiviestikutsuja etkä hallita käyttöoikeuksia. Visma Sign -palvelun rekisteröinti yrityksen tai yhteisön käyttöön Kun haluat rekisteröidä allekirjoituspalvelun yrityksesi, yhdistyksesi, viranomaisen, säätiön tms. käyttöön, aloita rekisteröinti Visma Sign -verkkosivulta - valitse Kirjaudu ja sitten Rekisteröidy. Jatkossa ohjeessa puhutaan yrityksen rekisteröitymisestä ja käytöstä, mutta samat menettelyt ovat käytössä riippumatta organisaation tyypistä. Valitse heti Haluan rekisteröidä palveluun myös yrityksen/yhteisön. Rekisteröintilomakkeelle avautuu tarvittavat lisäkentät. Täytä kerralla kaikki rekisteröinnissä tarvittavat tiedot, mukaan lukien omat tietosi. Katso tarvittaessa edeltä kohdasta Visma Sign -palvelun rekisteröinti henkilökohtaiseen käyttöön. Kun rekisteröit yrityksen, sinusta tulee samalla sen Visma Sign -pääkäyttäjä, ja pääkäyttäjän käyttöoikeuksillasi voit tehdä asetuksia, hallinnoida käyttöoikeuksia ja lisätä käyttäjiä. Tästä kerrotaan tarkemmin käyttöohjeen Asetukset -luvussa.

14 14(50) Tarvitset rekisteröitymisen loppuun viemiseksi henkilökohtaiset pankkitunnuksesi tai matkapuhelinliittymässäsi mobiilivarmenteen. Lisäksi sinun tulee päästä siihen sähköpostiin, jonka osoitteen annat henkilökohtaisissa tiedoissasi rekisteröintilomakkeella. Kirjoitathan yrityksen nimen huolellisesti sen viralliseen muotoon. Yrityksen rekisteröity nimi näkyy kaikissa allekirjoituskutsuissa ja tulee merkityksi yritysroolissa allekirjoitettuihin asiakirjoihin.

15 15(50) Suosittelemme, että valitset rekisteröityessä Käyttäjälisenssi -kohdassa Visma Sign Kuukausiveloitus -valinnan. Ns. yritys-prepaid poistuu käytöstä helmikuussa Jos sinulle on toimitettu yrityksesi rekisteröimistä varten etukoodi, kirjoita se Etukoodi (jos on) -kenttään. Etukoodeilla voidaan ohjata mm. koontilaskutusta ja muita Visma Sign -yhteistyökumppanien toimintaa, joten olethan huolellinen mikäli sinulla on etukoodi. Mikäli et ole saanut etukoodia, jätä kenttä tyhjäksi. Jos et ole nimenkirjoittaja yrityksessäsi, voit toimittaa rekisteröinnin jälkeen yrityksen nimenkirjoittajan allekirjoittaman valtakirjan Visma Sign -asiakastukeen, sähköposti Valtakirja on vapaamuotoinen, mutta siitä tulee selvitä että sinulla on oikeus rekisteröidä Visma Sign -palvelu yrityksen käyttöön ja toimia sen pääkäyttäjänä. Kun olet tehnyt rekisteröintitoimenpiteet, palvelu on heti valmis käyttöön, mikäli yrityksellä ei ole esim. merkittäviä luottohäiriöitä tai muita erillisen tarkastelun vaativia tietoja Visman asiakasrekisterissä. Tarvittaessa asiakastuki ottaa sinuun yhteyttä ennen rekisteröinnin aktivointia tai pian käyttöönoton jälkeen ja pyytää mahdollisia lisätoimia. Jos haluat rekisteröidä useita yrityksiä, täytä jokaisesta rekisteröitymislomake erikseen. Allekirjoituspalveluun kirjautuminen ja roolin valinta Aloita allekirjoituspalveluun kirjautuminen siirtymällä Visma Sign -verkkosivulle, ja valitse oikeasta ylänurkasta (mobiililaitteella valikosta) Kirjaudu. Siirryt kirjautumissivulle. Käyttäjätunnus on rekisteröityessäsi käyttämäsi sähköpostiosoite. Salasana on rekisteröityessäsi asettamasi salasana.

16 16(50) Kirjautumisen jälkeen pääset allekirjoituspalvelun pääsivulle. Voit asioida allekirjoituspalvelussa sekä yksityishenkilönä että mahdollisten yritysrooliesi asioissa ilman erillistä uloskirjautumista. Haluamasi rooli on valittavissa oikeasta ylänurkasta, josta myös näet aina parhaillaan käyttämäsi roolin. Huom. Sinulla voi olla erilaiset käyttöoikeudet eri yrityksiin - esimerkiksi yhdessä pääkäyttäjä, toisessa pelkät katseluoikeudet yhteen kansioon. Jokaisella yrityksellä on erillinen Sign-arkisto, erilliset käyttäjät ja käyttöoikeudet jne. Lisäksi jokaisella Sign-käyttäjällä on oma henkilökohtainen arkisto. Valitsemasi rooli siis määrittää minkä yrityksen asiakirjat näet, minkä yrityksen laskulle tekemäsi allekirjoituskutsut päätyvät jne. Se määrittää myös allekirjoituskutsuissa näkyvän yrityksen, yrityksen tunnusvärin, logon jne. Palvelu tervehtii sinua sillä nimellä, jonka viimeksi käyttämäsi vahva tunnistamismenetelmä (pankkitunnukset, mobiilivarmenne) palauttaa pankista tai teleoperaattorilta. Et voi itse muokata sitä - muutoin allekirjoittajana voisi esiintyä väärällä nimellä.

17 17(50) Roolin vaihto tapahtuu valitsemalla oikean ylänurkan pudotusvalikosta haluamasi yrityksen roolin tai käytön yksityishenkilönä. Yritykset, joihin sinulla on käyttöoikeus, näkyvät allekkain. Valitun yrityksen nimi ja käyttäjänimesi näkyy pudotusvalikon otsikossa ja vihreänä merkkinä yrityksen nimen vieressä. Mikäli sinulla on oikeuksia suureen määrään yrityksiä, voit rajata valikossa näkyviä yrityksiä kirjoittamalla osan yrityksen nimeä Rajaa -kohtaan. Yksityishenkilönä asioitaessa pudotusvalikon otsikossa näkyy vain nimesi. Vasemmassa laidassa on päävalikko. Voit halutessasi pienentää sen nauhaksi valitsemalla pienen väkäsen valikon ylälaidasta, ja palauttaa suureksi väkäsestä.

18 18(50) Päävalikon toiminnot esitellään ohjeen seuraavissa luvuissa. Pääset lähes kaikissa tilanteissa takaisin päävalikkoon valitsemalla vasemmasta yläkulmasta Visma Sign -logon. Joissakin esikatselu- ja muissa näytöissä sinun tulee ensin sulkea näkymä painamalla näytön tai sen osan oikean yläkulman rastia (ei selainikkunan sulkemisrasti selainikkunan reunassa, vaan Sign-ikkunan sisällä näkyvä rasti). Allekirjoituskutsun lähettäminen Yleisin tapa käyttää Visma Signia on lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi yhdelle tai useammalle henkilölle. Lähettäminen aloitetaan Uusi asiakirja -painikkeesta. Yksinkertaisimmillaan tarvitset allekirjoituskutsun lähettämiseen: - PDF-tiedoston, jossa on allekirjoitettava asiakirja - sähköpostiosoitteet ja/tai matkapuhelinnumerot allekirjoittajilta

19 19(50) Voit lähettää kutsun heti kun olet lisännyt tiedoston, antanut sille Signin sisällä näkyvän nimen ja lisännyt vähintään yhden allekirjoittajan. Allekirjoituspalvelu mahdollistaa hyvin monen tyyppisten tarpeiden täyttämisen. Alla kuvataan kaikkien käytössäsi olevien valintojen vaikutus. Anna asiakirjalle nimi. Tämä nimi näkyy allekirjoituskutsun sähköpostin otsikossa, allekirjoitusprosessin aikana ja allekirjoituksen jälkeen Visma Sign -arkistossa. Kannattaa valita nimi, josta selviävät esimerkiksi sopimuksen osapuolet, sopimuksen tyyppi jne. Tämä helpottaa olennaisesti asiakirjan myöhempää hyödyntämistä. Yrityksen sisällä on hyvä sopia yhtenäisestä nimeämiskäytännöstä, jotta eri käyttäjät osaavat nimetä asiakirjat johdonmukaisesti.. Valitse asiakirjalle kansio. Pudotusvalikossa näet kaikki ne kansiot, joihin sinulla on käyttöoikeudet luoda uusia asiakirjoja. Kansioiden hallinnointi kuvataan jäljempänä Asetukset -luvussa. Kullakin kansiolla voi olla erilaiset pääsyoikeudet. On hyvä käytäntö luoda useita kansioita, joihin ryhmittelee saman tyyppiset asiakirjat. Lisää asiakirjalle PDF-tiedosto joko vetämällä ja pudottamalla se tiedostonhallinnasta (Windows Explorer tai Tiedostonhallinta, Mac Finder jne.), tai painamalla Lisää tiedosto ja valitsemalla se avautuvasta ikkunasta. Voit lisätä asiakirjalle yhden PDF-tiedoston.

20 20(50) Voit halutessasi valita, että allekirjoittajan tulee valita "Olen perehtynyt allekirjoitettavaan asiakirjaan". Oletuksena on, että kaikkien allekirjoitusten tultua kerätyksi, kopio allekirjoitetusta asiakirjasta lähetetään kaikkien allekirjoittajien ja kutsujan sähköposteihin. Jos et halua lähettää kopiota esimerkiksi tietosuojasyistä, valitse Liitä tiedostot sähköposteihin pois päältä. Voit halutessasi lisätä linkkiliitteen painamalla Lisää liite. Lisää linkin nimi ja sen verkko-osoite (URL) avautuviin kohtiin. Kannattaa kopioida verkko-osoite suoraan selaimen osoiteriviltä, jotta se tulee varmasti oikein. Seuraavaksi lisäät allekirjoittajan tai allekirjoittajien tiedot. Jokaisesta allekirjoittajasta tarvitaan vähintään sähköpostiosoite tai matkapuhelinnumero.

21 21(50) Kirjoita sähköpostiosoite ja/tai matkapuhelinnumero oikeisiin kohtiin. Huom. matkapuhelinnumero kirjoitetaan aina kansainvälisessä muodossa, esimerkiksi eikä Tämä varmistaa, että kutsuviestit eivät vahingossa mene väärään maahan, kun palvelua käytetään rinnan useassa maassa tapahtuviin allekirjoituksiin. Jos haluat poistaa allekirjoittajia taulukosta, valitse roskakorin kuva rivin oikeasta laidasta. Kutsua ei voi lähettää jos allekirjoittajataulukossa on tyhjiä rivejä. Kutsun voi lähettää sähköpostilla, tekstiviestillä tai molemmilla. Oletuksena on, että kutsu lähtee pelkästään sähköpostilla. Kutsun toimitustavan vieressä on paikka kirjoittamallesi saateviestille. Se näkyy kutsusähköpostissa alimpana. Saate on hyvä paikka antaa allekirjoittajelle tietoa siitä mitä asiakirja sisältää, mihin mennessä se tulee allekirjoittaa ja mistä allekirjoittaja saa tarvittaessa lisätietoa asiakirjasta. Erittäin suositeltavaa on lisätä saatteen loppuun omat yhteystiedot (nimi, puhelinnumero).

22 22(50) Sekä sähköposti- että tekstiviestikutsun saatteena voi käyttää valmiiksi laadittua viestipohjaa. Valitse pohja pudotusvalikosta. Voit muokata valmista pohjaa ennen lähetystä - esimerkiksi yrityksesi vakiosaatteeseen voit lisätä omat yhteystietosi. Voit muokata viestipohjia Asetukset -valikossa, mikäli sinulla on yrityksen pääkäyttäjäoikeudet. Jos kutsun toimitustavaksi valitsee tekstiviestin, saateviesti tulee heti kutsuviestin jälkeen. Tekstiviestisaatteeseen voi kirjoittaa enintään 160 merkkiä.

23 23(50) Tekstiviestikutsun ja -saatteen lähettäminen on erittäin hyvä tapa, sillä tekstiviestit päätyvät perille vaikka allekirjoittajan sähköpostin roskapostisuodatus olisi säädetty liian tiukalle. Lisäksi tekstiviestillä saapuvat allekirjoituskutsut nopeuttavat huomattavasti allekirjoituksen saamista. Mikäli asiakirja sisältää arkaluonteista tietoa, voidaan käyttää turvakutsua. Se lähtee aina sekä sähköpostilla että tekstiviestillä. Turvakutsussa linkki lähtee sähköpostilla, salasana tekstiviestillä. Allekirjoittajalla tulee olla pääsy molempiin, jotta hän pääsee katsomaan asiakirjan sisältöä. Turvakutsun yhteydessä voi laittaa normaalisti saatteet. On hyvä tapa mainita saatteissa, että linkki ja salasana löytyvät eri paikasta, vaikka kutsuviestien vakiotekstissäkin siitä kerrotaan. Kutsuviestit voi lähettää haluamallaan kielellä. Kutsun kieli vaikuttaa myös siihen millä kielellä allekirjoittajan näkymä aukeaa linkin avaamisen jälkeen. Visma Sign -kielet ovat suomi, ruotsi, norja, tanska ja englanti. Allekirjoittaja voi itse vaihtaa kieltä sivun alareunasta riippumatta kutsun kielestä. Kutsun kielivalinta ei vaikuta asiakirjaan tehtäviin merkintöihin.

24 24(50) Kutsu on oletuksena voimassa toistaiseksi. Voit halutessasi peruuttaa kutsun voimassaolon Arkiston kautta. Jos haluat, että kutsu on voimassa vain määräajan, voit asettaa sille päättymispäivän. Kutsu on allekirjoitettavissa asetetun vuorokauden loppuun saakka. Käytettävä aikavyöhyke on EET/EST eli Suomen aika riippumatta siitä missä kutsu allekirjoitetaan. Mikäli kutsua yritetään avata sen vanhentumisen jälkeen, allekirjoittaja saa ilmoituksen "Kutsu ei ole voimassa." Oletuksena, kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet asiakirjan, siitä tulee tieto jokaiselle allekirjoittajalle. Voit halutessasi estää tiedon lähetyksen valitsemalla Ei "Kaikki kutsutut allekirjoittaneet" -viestiä allekirjoittajille. Huomioithan, että tällöin ei myöskään lähde sähköpostin liitteenä kopiota allekirjoitetusta asiakirjasta allekirjoittajalle, vaan sen mahdollisesti tarvittavasta toimituksesta sinun tulee huolehtia muulla tavoin. Lopuksi valitse Tallenna asiakirja ja lähetä kutsut.

25 25(50) Kutsut lähtevät hetken kuluttua. Tekstiviestikutsujen perille meno kestää tyypillisesti vain muutamia sekunteja, mutta sähköpostien välittyminen voi allekirjoittajan käyttämästä sähköpostipalvelusta riippuen kestää useita minuutteja, joskus pidempäänkin. Jos valitsit että allekirjoitat asiakirjan itse, voit siirtyä linkistä suoraan allekirjoittamaan. Suoraan allekirjoittamaan siirtyessäsi et tarvitse kutsulinkkiä etkä salasanaa, vaikka ne on sinulle toimitettu mahdollista myöhempää allekirjoitusta varten. Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet asiakirjan, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Allekirjoitettu asiakirja on PDF-tiedostona sähköpostin liitteenä, mikäli et ole kutsua laatiessasi valinnut ettei viestiä tai liitetiedostoa lähetetä.

26 26(50) Allekirjoitettu asiakirja löytyy myös Visma Sign -palvelun Arkistosta kutsuessasi valitsemastasi kansiosta. Kutsun lisävalintamahdollisuuksia Voit laatia valmiiksi toistuvia usean allekirjoittajan listoja. Listat laaditaan yrityksen Asetuksissa pääkäyttäjäoikeuksin. Esimerkiksi hallituksen jäsenet voidaan laittaa valmiiksi lähetyslistalle pöytäkirjojen allekirjoitusta varten. Kun valitset Lataa lähetyslista -pudotusvalikosta haluamasi listan, allekirjoittajat siirtyvät allekirjoittajataulukkoon. Voit muokata, lisätä ja poistaa allekirjoittajia. Kutsua lähettäessäsi tekemäsi muutokset eivät vaikuta lähetyslistaan, vaan sitä muokataan aina Asetusten kautta. Jos sinulla on valmiina luettelo allekirjoittajien sähköpostiosoitteista esimerkiksi tekstitiedostossa, voit kopioida sen ja liittää valinnalla Lisää useita allekirjoittajia. Voit halutessasi myös kirjoittaa allekirjoittajien sähköpostiosoitteita suoraan tekstilaatikkoon. Kun painat Lisää allekirjoittajat, osoitteet erotellaan allekirjoittajataulukon riveille. Jos olet itse yksi asiakirjan allekirjoittajista, tai olet esimerkiksi laatimassa valtakirjaa annettavaksi jollekulle, voit valita suoraan painikkeen Allekirjoitan itse. Omat tietosi lisätään allekirjoittajataulukkoon. Kun tämä toiminto on valittuna, voit siirtyä kutsujen lähettämisen jälkeen suoraan allekirjoittamaan asiakirjan.

27 27(50) Jos et kuitenkaan halua käyttää tällä kertaa Asetukset - Omat tiedot -kohtaan tallennettua osoitetta ja puhelinnumeroa, voit kirjoittaa vaihtoehtoiset tietosi kutsuriville. Tällöin sinun tulee avata saamassasi kutsuviestissä oleva linkki päästäksesi allekirjoittamaan asiakirjan. Oletuksena allekirjoituskutsut lähtevät yhtä aikaa kaikille allekirjoittajille. Tämä on nopein tapa saada kaikilta allekirjoittajilta allekirjoitukset. Jos haluat kierrättää asiakirjaa niin, että seuraava allekirjoittaja saa kutsun vasta kun edellinen on allekirjoittanut, voit valita Allekirjoitukset järjestyksessä. Järjestä kutsuttavat haluamaasi järjestykseen hiirellä vasemman laidan viivoista vetämällä. Näet allekirjoitusten numerojärjestyksen allekirjoittajien vieressä. Huomioithan, että jos joku allekirjoittajista jättää allekirjoittamatta, häntä järjestyksessä seuraavat allekirjoittajat eivät saa mitään tietoa allekirjoituskutsusta. Voit tarvittaessa muistuttaa allekirjoittajaa Avoimet kutsut kautta. Oletuksena allekirjoittajan allekirjoitus tallennetaan asiakirjaan ilman tietoja edustettavasta yrityksestä tai henkilöstä. Esimerkiksi yrityssopimuksissa on hyvä käytäntö kirjata sopimustekstin allekirjoittajat-kohtaan allekirjoittajat, heidän edustamansa yritykset ja mahdollisesti tehtävä tai rooli. Tämän alle laitetaan merkintä "Asiakirja on sähköisesti allekirjoitettu", ja varsinaiset allekirjoitukset ovat näkyvissä asiakirjan lopussa allekirjoitussivulla. Joskus on kuitenkin tarpeen kerätä tiedot yrityksestä ja edustamisen oikeudesta, tai henkilön puolesta asioitaessa edustettavasta henkilöstä suoraan allekirjoituksen yhteyteen. Tällöin valitaan painike Allekirjoitukset organisaationa. Samalla allekirjoittajien viereen tulee valituksi "toimiston" kuvake osoittamaan että tältä allekirjoittajalta edellytetään edustajuustietoja. Voit halutessasi valita eri allekirjoittajille edustajuustiedon keräämisen päälle ja pois painamalla toimistokuvaketta. Aktiivinen (sininen) kuvake allekirjoittajarivillä tarkoittaa että edustajuustieto kerätään kyseiseltä allekirjoittajalta.

28 28(50) Huom. myös henkilön puolesta asioinnissa käytetään Allekirjoita organisaationa -valintaa. Allekirjoittaja voi valita allekirjoittaessaan edustajuudeksi Huoltaja/edunvalvoja, jolloin edustetun henkilön tiedot voidaan kirjoittaa. Katso tarkemmin allekirjoittajan näkymä edustajuustiedon keräämiseen kohdasta Allekirjoittaminen yrityksen tai henkilön puolesta. Joskus on tarpeen myös laittaa saman asiakirjan eri kutsuille eri asetuksia. Valitsemalla allekirjoittajataulukosta kutsun reunasta Mukauta voit asettaa yksittäiselle kutsulle haluamasi kielen, toimitustavan, saatteet jne. Yksittäistä kutsua koskevat valinnat avautuvat kutsun viereen. Tee haluamasi muutokset ja paina lopuksi Tallenna ja sulje. Jos et haluakaan mukauttaa kutsua, valitse Poista mukautetut kutsuasetukset, jolloin kutsun asetukset palaavat koko asiakirjaa koskeviin asetuksiin. Yksittäistä kutsua koskevat asetukset toimivat samalla tavoin kuin koko asiakirjaa koskevat, mutta vaikuttavat vain yhteen kutsuun. Voit esimerkiksi valita eri kutsuille eri kielen, tai että yhteen kutsuun vaaditaan allekirjoitus organisaationa mutta muihin ei. Jos haluat ladata asiakirjan tiedostoineen valmiiksi Visma Sign -palveluun odottamaan myöhempää allekirjoituskutsujen lähetystä, voit tehdä sen valitsemalla Tallenna ja lähetä myöhemmin.

29 29(50) Tallentamisen jälkeen löydät asiakirjan Arkistosta. Kun olet valmis lähettämään kutsut, avaa asiakirja Arkiston kautta ja paina Lisää asiakirjalle kutsuja. Siirryt kutsujen lähetysnäytölle, ja voit jatkaa kutsumista normaalisti. Avoimet kutsut Kun siirryt päävalikosta Avoimet kutsut -näytölle, näet kaikki ne asiakirjat joista vielä puuttuu allekirjoituksia. Yrityskäytössä näkymässä ovat ne asiakirjat, joiden kansioihin käyttäjällä on vähintään katseluoikeus.

30 30(50) Näet heti uusimman ja vanhimman asiakirjan, avoimien kutsujen (eli asiakirjojen, joista puuttuu vähintään yksi allekirjoitus) ja vielä saamatta olevien allekirjoitusten määrän sekä alhaalla listana kaikki avoimet asiakirjat. Kun painat asiakirjan kohdalla Lähetä muistutus -painiketta, kaikki siitä asiakirjasta vielä puuttuvat allekirjoittajat saavat muistutusviestin. Viesti on saman sisältöinen kuin alkuperäisessä kutsussa, ja lähtee samalla tavoin sähköpostilla, tekstiviestillä tai molemmilla kuin alun perin. Sähköpostin otsikon alkuun lisätään "Muistutus: ", jonka jälkeen otsikko jatkuu samalla tavoin kuin alkuperäisessä viestissä. Huomioithan, että jos olet käyttänyt tekstiviestikutsua, muistutuksen tekstiviesteistä tulee uusi veloitus. Jos kutsut on asetettu lähtemään järjestyksessä, vain allekirjoitusvuorossa oleva allekirjoittaja saa muistutuksen. Muistutuksen lähdettyä saat ilmoituksen näytölle. Jos haluat lähettää muistutuksen vain yksittäiselle allekirjoittajalle, tai haluat esimerkiksi peruuttaa asiakirjan kutsut, avaa asiakirja osoittamalla sitä. Asiakirjan tiedot avautuvat näytölle. Ylinnä näet asiakirjan sijainnin Arkistossa.

31 31(50) Voit ladata asiakirjan omalle koneellesi PDF-muodossa valitsemalla Lataa. Huomioithan, että jokainen tehty allekirjoitus on erikseen juridisesti sitova, joten voit ladata ja käyttää asiakirjaa vaikka kaikki eivät olisikaan vielä allekirjoittaneet. Alla näet asiakirjan luoneen käyttäjän tiedot, kutsun lähetysajan, asiakirjan tilan ja allekirjoittajat allekirjoitustietoineen. Asiakirjan tila voi olla: Uusi - tallennettu, mutta kutsuja ei ole lähetetty Odottaa allekirjoituksia - kutsut on lähetetty, mutta vähintään yksi allekirjoitus puuttuu Allekirjoitettu - kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet Peruutettu - allekirjoituskutsu on peruttu

32 32(50) Huomioithan, että Peruutettu -tilassa oleva asiakirja voi sisältää juridisesti sitovia allekirjoituksia, vaikka siihen ei enää voikaan lisätä uusia allekirjoituksia. Jos haluat lähettää yksittäiselle allekirjoittajalle muistutuksia, valitse allekirjoittajan kohdalta Lähetä muistutus. Muistutukset lähtevät samalla tavoin kuin koko asiakirjan allekirjoittajia muistuttaessa, mutta vain yhdelle allekirjoittajalle. Yksittäisen allekirjoittajan saaman kutsun tila voi olla: Uusi - kutsu on lähetetty, mutta sitä ei ole vielä avattu Avattu - allekirjoittaja on avannut kutsun linkin, mutta ei ole vielä allekirjoittanut Allekirjoitettu - allekirjoittaja on allekirjoittanut, kutsua ei voi enää käyttää Vanhentunut - määräaikainen kutsu on vanhentunut, eikä sitä voi enää allekirjoittaa Peruutettu - asiakirjan kutsut on peruutettu, eikä niitä voi allekirjoittaa Jos olet kirjoittanut kutsuessa allekirjoittajan kohdalle nimen, se näkyy kutsun kohdalla allekirjoitukseen asti. Jos et kirjoittanut siihen mitään, nimi pysyy tyhjänä kunnes allekirjoitus on tehty. Kun allekirjoittaja on allekirjoittanut, kutsun kohdalle päivitetään nimi siinä muodossa kuin allekirjoittajan käyttämä tunnistautumispalvelu sen antaa. Allekirjoittaja ei voi itse muokata nimeä, jotta esiintyminen väärällä nimellä ei ole mahdollista. Tunnistuspalvelusta noudetun nimen vierellä näkyy vihreä merkki erottamaan sen itse kirjoitetusta nimestä. Jos haluat peruuttaa koko kutsun, voit valita Peruuta. Esimerkiksi väärät kutsutiedot tai väärä asiakirjan sisältö voi edellyttää asiakirjan kutsujen peruuttamista ja uuden kutsun laatimista.

33 33(50) Peruutettua kutsua ei voi enää allekirjoittaa. Allekirjoitusta yrittävä, allekirjoituskutsun aiemmin saanut saanut saa ilmoituksen että kutsu ei ole voimassa. Asiakirjan näkymä on sama kuin Arkiston kautta katsottaessa, ja kaikki samat toiminnot löytyvät molemmilla tavoilla. Arkisto Kaikki Visma Sign -palvelun kautta allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat Arkistoon seitsemäksi vuodeksi kutsun lähettämisestä. Haluttaessa asiakirjan sisältö voidaan poistaa palvelusta, mutta allekirjoitusten juridisen sitovuuden edellyttämät tiiviste- ja lokitiedot tallennetaan pysyvästi. Huom. tallennusaikaa voidaan pidentää. Tarkasta käyttöehdoista vallitseva tilanne. Arkisto on järjestetty päätasoon "Omat asiakirjat" ja sen alla oleviin kansioihin. Kaikki kansiot ovat suoraan päätason alla, eli kansion sisälle ei voi perustaa uusia kansioita. Arkisto-sivulle siirryttäessä näkyvät listana kaikki kansiot, ja niiden alapuolella päätasolla sijaitsevat asiakirjat. Yrityksen pääkäyttäjä voi luoda uusia kansioita Lisää kansio -painikkeella.

34 34(50) Kirjoita uuden kansion nimi ja valitse Luo. Oletuksena vain yrityksen pääkäyttäjillä on pääsy uuteen, juuri luotuun kansioon. Käyttöoikeuksia eri käyttäjäryhmille voi lisätä Asetusten kautta. Arkistossa näkyvien asiakirjojen tila näkyy samalla tavoin kuin Avoimet kutsut -näkymässä. Asiakirjasta näkyy nimi (kutsuttaessa annettu, ei tiedostonimi), tila, saatujen ja pyydettyjen allekirjoitusten määrä ja kutsujen lähettämisen päivämäärä. Rivin lopussa on toimintopainike asiakirjan käsittelyä varten. Jos yksittäisessä kansiossa on runsaasti asiakirjoja, voit suodattaa näkyviin vain halutut asiakirjat. Kirjoita suodatuskenttään teksti, jonka tulee sisältyä asiakirjan nimeen. Näkyviin jäävät vain asiakirjat, joiden nimi sisältää kirjoittamasi tekstin. Voit kirjoittaa vain osan sanasta, esimerkiksi "sau" löytää sekä sanan "sauna" että sanan "saumuri". Huomioithan että suodatus näyttää vain valitussa kansiossa olevat asiakirjat, ei koko arkiston sisältöä.

35 35(50) Voit ladata asiakirjan omalle koneellesi PDF-tiedostona valitsemalla asiakirjarivin oikeasta reunasta toimintopainikkeen. Voit avata asiakirjan tiedot osoittamalla sen nimeä. Asiakirjan tietojen näyttö on sama kuin Avoimet asiakirjat kautta asiakirjaa tarkasteltaessa. Voit muistuttaa kutsuttuja, ladata asiakirjan tai peruuttaa kutsut. Jos asiakirjan kutsut on peruttu, se on allekirjoitettu tai määräaikaiset kutsut ovat vanhentuneet, voit poistaa asiakirjan. Poista -painike ilmestyy Peruuta -painikkeen paikalle kun asiakirja on poistettavissa. Asetukset Asetukset-sivulla hallitaan sekä omia käyttäjätietoja että yritysten asetuksia. Jos sinulla on käyttöoikeus usean yrityksen Visma Sign -tiliin, muista valita yläkulman roolivalikosta haluttu yritys, jotta tekemäsi asetukset tallentuvat oikealle yritykselle.

36 36(50) Jokaisella Visma Sign -käyttäjällä on mahdollisuus muokata omia tietojaan Asetukset-sivun Omat tietoni -kohdassa, valinta Muokkaa tietoja. Sähköpostiosoite on samalla kirjautumisessa käytettävä käyttäjätunnus. Myös matkapuhelinnumero kannattaa laittaa, jotta palvelun tekstiviestiherätteet tai mahdolliset kiireelliset palvelutiedotteet tavoittavat sinut varmasti. Osoitetiedot ovat vapaaehtoiset. Salasanan voit vaihtaa kirjoittamalla uuden salasanan. Huom. Jos kirjoitat salasanasi asetuksiin väärin tai et myöhemmin muista sitä, voit luoda uuden kirjautumissivun Salasana unohtunut? -toiminnolla. Voit ostaa allekirjoitusoikeuksia henkilökohtaiseen käyttöösi valitsemalla Osta allekirjoituksia. Mahdollisesti aiemmin ostamasi allekirjoitukset näet ostolinkin yläpuolella. Yrityksen asetuksia voit muokata vain pääkäyttäjäoikeuksilla. Ilman pääkäyttäjäoikeuksia näet vain yrityksen yleiset osoite-, laskutus- ja ulkoasuasetukset, etkä voi muuttaa niitä. Yrityksen perusasetukset Yrityksen nimi, osoite ja verkkolaskuosoite näkyvät perusasetuksissa. Et voi itse muokata niitä. Lähetä tarvittaessa muutospyyntösi Voit vaihtaa yrityksen tunnusvärin kohtaan Valikon väri. Väri näkyy mm. allekirjoitusnäytöissä yläpalkin värinä. Anna väri RGB-muodossa. Katso tarvittaessa esim. oikean värikoodin löytämiseksi. Voit ladata yrityksen logon osoittamalla logolle valittua kohtaa. Logon tulee olla JPG- tai PNG-kuvatiedosto. Logo näkyy allekirjoittajalle allekirjoitusprosessin aikana. Kannattaa katsoa tunnusvärin ja logon lisäämisen jälkeen että allekirjoituksen aikana asiat näkyvät haluamallasi

37 37(50) tavalla. Joskus esim. logoa on syytä rajata tai väri valita alkuperäisestä poikkeavaksi siten että kaikki asiat erottuvat oikein. Käyttäjien hallinta Yrityksen käyttäjät näkyvät luettelona perustietojen alapuolella. Voit lisätä, poistaa ja muokata käyttäjiä. Käyttäjää lisätessä tarvitset vain hänen sähköpostiosoitteensa. Lisää sähköpostiosoite sekä halutessasi käyttäjän matkapuhelinnumero kansainvälisessä muodossa. Jos annat matkapuhelinnumeron, se on valmiina hänen käyttäjätiedoissaan, ja toimii esimerkiksi Allekirjoitan itse -valinnassa. Valitse käyttäjän käyttäjäryhmä (katso ryhmistä lisää alempana) sekä käyttäjälle lähtevän kirjautumiskutsun kieli ja paina Tallenna. Käyttäjä saa sähköpostiinsa kutsun, jossa olevaa linkkiä seuraamalla hän pääsee viimeistelemään kirjautumisen yrityksen käyttäjäksi. Kirjautumisen yhteydessä käyttäjän tulee tunnistautua pankkitunnisteilla tai mobiilivarmenteella, mikäli hän ei ole ennestään Visma Sign -palveluun rekisteröitynyt. Jos yritykseen lisätyllä käyttäjällä on ennestään henkilökohtainen tai toiseen yritykseen liittyvä tili, hän voi vahvistaa kirjautumisen omalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jos kirjautumiskutsua ei kuulu sähköpostiin, kannattaa tarkastaa roskapostikansio. Jos viesti on kokonaan hukassa, ota yhteys

38 38(50) Et voi itse poistaa tai muokata lähetettyä käyttäjäkutsua. Käyttäjän nimen paikalla on tieto (Kutsu lähetetty), kunnes käyttäjä viimeistelee kirjautumisen. Sen jälkeen nimi näkyy siinä muodossa kuin se tulee käyttäjän käyttämästä tunnistuspalvelusta. Käyttäjän nimeä ei voi muuttaa palvelun sisältä, jotta väärällä nimellä esiintyminen ei ole mahdollista. Pääkäyttäjä voi lisätä muita pääkäyttäjiä ja tavallisia käyttäjiä. Ilman pääkäyttäjäoikeuksia ei voi hallinnoida käyttäjiä. Kannattaa huolehtia, että yrityksellä on palvelussa vähintään kaksi pääkäyttäjää lomien, sairaustapausten ym. varalta. Kun käyttäjän käyttöoikeus yrityksen Visma Sign -tiliin päättyy, esimerkiksi työsuhteen päättymisen takia, hänet tulee poistaa yrityksen käyttäjistä. Käyttäjä poistetaan valitsemalla rivin oikeasta laidasta Poista. Poistamisen jälkeen käyttäjä ei voi valita yrityksen roolia roolivalikoista, ei näe yrityksen kansioita eikä asiakirjoja, ei voi lähettää kutsuja yrityksen nimissä eikä voi muutenkaan asioida yrityksen nimissä. Poistaminen yhden yrityksen käyttäjistä ei vaikuta mitenkään käyttäjän henkilökohtaiseen Visma Sign -tiliin tai mahdollisiin muiden yritysten käyttöoikeuksiin. Käyttäjäryhmät ja käyttöoikeudet Jokainen yrityksen käyttäjä kuuluu yhteen käyttäjäryhmään. Kullekin käyttäjäryhmälle voidaan antaa luku- tai hallintaoikeus yhteen tai useampaan kansioon. Jos käyttäjäryhmällä on lukuoikeus kansioon, käyttäjä näkee siellä olevat asiakirjat mutta ei voi lisätä sinne uusia asiakirjoja. Esimerkiksi kutsun Valitse kansio -pudotusvalikossa ei tällöin näy pelkän lukuoikeuden kansioita. Kansioissa, johon käyttäjäryhmällä on hallintaoikeus, käyttäjät voivat lisätä uusia asiakirjoja ja poistaa vanhoja. Pääkäyttäjillä on rajoittamaton pääsy kaikkiin kansioihin ja asiakirjoihin sekä mahdollisuus muokata asetuksia ja pääsyoikeuksia. Pääkäyttäjäoikeudet

39 39(50) tulee siksi antaa vain harvoille, luotetuille käyttäjille, ja huolehtia mm. salassapitositoumuksista jos yrityksen asiakirjoissa on salassa pidettävää tietoa. Kun käyttäjäryhmän oikeuksia muutetaan, muutettu pääsyoikeus astuu välittömästi voimaan kaikille käyttäjäryhmän käyttäjille. Jos käyttäjä siirretään käyttäjäryhmästä toiseen, uuden käyttäjäryhmän mukaiset oikeudet astuvat heti voimaan. Joillakin selaimilla voi olla tarpeen kirjautua palvelusta ulos ja takaisin sisään jotta muutokset näkyvät. Saateviestipohjat ja lähetyslistat Yrityksen pääkäyttäjät voit hallita sähköposti- ja tekstiviestisaatepohjia. Sähköpostipohjat lisätään Lisää uusi sähköpostiviestipohja -valinnalla. Anna pohjalle kuvaava nimi, joka näkyy kutsua lähetettäessä viestipohjan pudotusvalikossa. Kirjoita teksti. Voit käyttää rivinvaihtoja, mutta et muita tekstimuotoiluja. Sähköpostiviestipohjat ovat kaikkien käyttäjien käytettävissä kutsun lähetysnäytöllä. Pohjaa voi muokata sen lisäämisen jälkeen. Muokkaukset eivät vaikuta tallennettuun pohjaan. Tekstiviestipohjat lisätään valinnalla Lisää uusi tekstiviestipohja. Tekstiviestit ovat niin lyhyitä, että niille ei anneta erikseen nimeä. Koko viesti näkyy kutsun lähetysnäytön pudotusvalikossa. Pohjia voi muokata ja poistaa Muokkaa - ja Poista - valinnoilla. Lähetyslistoja voi lisätä valinnalla Lisää uusi lähetyslista. Anna listalle nimi, jolla se näkyy kutsun lähetysnäkymän pudotusvalikossa. Lisää allekirjoittajien sähköpostiosoitteet ja halutessasi matkapuhelinnumerot. Kirjoita matkapuhelinnumero kansainvälisessä muodossa.

40 40(50) Huom. muista aina muokatessasi painaa jokaisella lisätyllä rivillä vihreää + -painiketta ("plussa"), jotta tekemäsi muutokset huomioidaan, ja lopuksi Tallenna -painiketta. Kielivalinnat Visma Signissa Jokainen Sign-käyttäjä voi valita käyttöliittymäkielen haluamakseen. Kun käyttäjä saa kutsun yrityksen käyttäjäksi, kutsun kieli määrittää millä kielellä käyttöliittymä avautuu kirjautuessa. Käyttäjä voi kuitenkin vaihtaa kieltä ruudun alalaidassa olevasta kielivalikosta. Kieli pysyy samana, vaikka välillä kirjautuisi palvelusta ulos. Myös allekirjoittajat voivat vaihtaa käyttöliittymän kieltä samalla tavoin, riippumatta siitä millä kielellä kutsu on valittu lähetettäväksi. Kielen vaihto ei vaikuta asiakirjan allekirjoitusmerkintöihin. Allekirjoittaja voi myös käyttää eri kieltä käyttöliittymässä, kuin minkä maan tunnistamisväline hänellä on käytössä. Esimerkiksi suomalaisia pankkitunnuksia voi käyttää englanninkielistä Visma Sign -käyttöliittymää käyttäessään, tai norjalaisia pankkitunnuksia tanskankielisessä käyttöliittymässä. Sovellusyhteydet Jos yritys haluaa käyttää Visma Sign -palvelua muista sovelluksista tai verkkopalveluista, pääkäyttäjän täytyy antaa ulkoiselle sovellukselle lupa käyttää yrityksen Visma Sign -tiliä. Yleisimmin käytetty sovellus on Visma Sign Forms -verkkolomakepalvelu, ja muiden valmistajien sovelluksia on kymmeniä. Kun yritys on ottamassa käyttöön yhteyttä ulkoisen sovelluksen ja Visma Sign -palvelun välillä, kaikki yrityksen pääkäyttäjät saavat sähköpostilla pyynnön käydä hyväksymässä sovellusyhteys. Kun pääkäyttäjä kirjautuu palveluun ja

41 41(50) hyväksyy sovelluspyynnön, ulkoinen sovellus voi luoda allekirjoituskutsuja, noutaa asiakirjojen tilan ja noutaa allekirjoitetut asiakirjat. Sovellusyhteyden voi tarvittaessa sulkea sen vieressä olevasta painikkeesta, esimerkiksi kun yritys lopettaa ulkoisen sovelluksen käytön. Sähköisesti allekirjoitettavat verkkolomakkeet Kaikilla Visma Sign -palvelua käyttävillä yrityksillä on mahdollisuus käyttää Visma Sign Forms -lomakepalvelua. Forms on helppokäyttöinen lomakemuokkain, jolla tehdyt lomakkeet sisältävät automaattisesti sähköisen allekirjoituksen toiminnot. Lomake-editoriin siirrytään Siirry lomakepalveluun -linkistä tai sinulle erikseen lähetetystä lomakkeen ylläpitolinkistä. Laadi lomakkeet vetämällä hiirellä haluamasi tietokentät lomakkeelle. Lomake on heti tallentamisen jälkeen valmis käytettäväksi. Voit muokata sitä myöhemmin saamaasi ylläpitolinkkiä hyödyntäen. Huom. edellä kuvatun mukaisesti, ensimmäisellä käyttökerralla yrityksen pääkäyttäjän on käytävä hyväksymässä Visma Sign Forms -sovellusyhteys ennen kuin lomakkeen voi tallentaa ja ottaa käyttöön. Luodut lomakkeet voi lähettää linkkinä lomakkeen täyttämistä ja allekirjoittamista varten, tai upottaa iframe-tekniikalla verkkosivuillesi. Allekirjoitetut lomakkeet toimitetaan sähköpostilla määrittelemääsi sähköpostiosoitteeseen sekä allekirjoittajan sähköpostiin PDF-tiedostoliitteinä. Lisäksi allekirjoitetut lomakkeet tallentuvat Visma Sign Arkistoon.

42 42(50) Visma Sign Forms -lomakepalvelusta on erillinen käyttöohje. Mikäli et ole saanut sitä asiakastiedotteessa, pyydä se Jos haluat laatia Visma Sign Forms -palvelun mahdollistamaa laajempia verkkopalveluja tai sovelluksia, jossa tarvitaan yhteyksiä ulkoisiin tietokantoihin, tai muutoin monimutkaisempia verkkolomakkeita, voit liittää haluamasi lomakkeistot suoraan Visma Sign -palveluun ohjelmointirajapintojen (API) kautta. Ohjelmointirajapintojen (API) hyödyntäminen Visma Sign -palvelussa on kaksi ohjelmointirajapintaa: Visma Sign API v1 - allekirjoitusten ja allekirjoituskutsujen tekeminen ja hallinta Visma Sign Partner API v1 - kumppaniorganisaatioille sovellusyhteyksien ja käyttäjäorganisaatioiden hallinta Kaikki yhden yrityksen verkkopalveluun tai sovellukseen liittämiseen tarvittavat toiminnot ovat Visma Sign API:ssa. Sen kautta voi tehdä käytännössä kaikkea mitä selainkäyttöliittymänkin kautta. Ohjelmointirajapinta on ilman lisäveloitusta kaikkien Visma Sign -käyttäjäorganisaatioiden käytettävissä. Pyydä tunnukset tuki.sign@visma.com. Huom. API-tunnukset luovutetaan vain yrityksen Visma Sign -pääkäyttäjälle tai muutoin luotettavasti tunnistetulle yritystä edustavalle taholle.

43 43(50) API-yhteyden kautta kaikki yrityksen kansiot, asiakirjat jne. ovat käytettävissä ja muokattavissa. Visma Sign -kumppaniyrityksille, jotka kehittävät usean yrityksen käyttämiä verkkopalveluja ja sovelluksia, voidaan pyynnöstä avata Visma Sign Partner API, mikäli odotettavissa on suuri määrä palvelun kautta allekirjoitustoimintoa käyttäviä asiakasorganisaatioita. Kumppaniyrityksiä palvelee Visma Sign on valmiiksi liitettynä tai upotettuna kymmeniin sovelluksiin ja verkkopalveluihin. Kysy onko sinun käyttämissäsi tai harkitsemissasi sovelluksissa valmis tuki. Voit myös kannustaa rakentamaan uusia liitoksia. Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan tarkastaminen Sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova, kun sen eheys ja alkuperäisyys voidaan kiistattomasti osoittaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kuka tahansa kenelle asiakirja esitetään, voi tarkastaa ketkä ovat sen allekirjoittaneet, milloin allekirjoitukset on tehty, ja että asiakirjaa ei ole muutettu sen allekirjoittamisen jälkeen. Tarkastaminen ei ole tavanomaisessa asioinnissa sen enempää tarpeellista kuin paperille tehtyjen allekirjoitusten tarkastaminen. Joka tapauksessa sähköisessä allekirjoituksessa allekirjoittaja tunnistetaan vahvemmin kuin paperiasioinnissa, ja allekirjoitustapahtumasta tallennetaan paljon teknisiä lokitietoja. Jos kuitenkin allekirjoituksen aitous, allekirjoittajan henkilöllisyys, allekirjoitushetki tai allekirjoitetun asiakirjan sisältö tulee varmistaa, voit tarkastaa asiakirjan hetkessä. Asiakirjan tarkastaminen ei edellytä rekisteröitymistä Visma Sign -palveluun. Voit siis lähettää sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan kenelle tahansa, ja hän pystyy tarkastamaan sen veloituksetta ja ilman tarvetta antaa omia tietojaan mihinkään. Asiakirjan tarkastus aloitetaan Visma Sign -palvelun kirjautumissivulta. Liitä ruutuun asiakirjan alalaidasta, allekirjoitusmerkinnän alapuolelta kopioimasi linkki (esim. ) ja paina Tarkista.

44 44(50) Voit myös halutessasi avata linkin suoraan selaimessa. Molemmilla tavoilla pääset näkemään, että asiakirjan tunnisteella löytyy Visma Sign -palvelulla allekirjoitettu asiakirja. Jos asiakirjaa ei tässä vaiheessa löydy, on mahdollista että asiakirja ei ole aito, sähköisesti allekirjoitettu asiakirja. Pyydä tarvittaessa lisätietoa Jatka varmistamaan että allekirjoitukset ovat oikeat, ja että asiakirjan sisältöä ei ole muutettu. Valitse Tarkista tiedosto ja valitse asiakirjan tiedosto.