Ohjekirja sähköisen allekirjoitukseen

Transkriptio

1 Ohjekirja sähköisen allekirjoitukseen

2 Sisällysluettelo 1. Ohje allekirjoitukseen 1.1 Kuinka asiakas allekirjoittaa dokumentin 2. Kuinka lähetän dokumenttikutsun? 2.1 Valitse yritysrooli 2.2 Dokumenttiarkisto - Lisää dokumentti -kautta Tekstiviestikutsu 2.3 Kutsu -valinnan kautta 2.4 Uudelleen kutsuminen 3. Kuinka tarkistan allekirjoituksen tilan? 3.1 Dokumenttiarkisto 4. Asetukset (pääkäyttäjän toimenpiteet) 4.1 Lisenssin valinta 4.2 Uuden käyttäjän lisääminen 4.3 Käyttäjien hallinta 4.4 Käyttäjäryhmien hallinta 4.5 Organisaation logo 4.6 Dokumenttikansiot 4.7 Sähköpostiryhmät ja pohjat 5. Yhteystiedot ongelmatilanteissa 6. Usein kysyttyä

3 1.1 Ohje allekirjoitukseen: Kuinka asiakas allekirjoittaa dokumentin Asiakkaalle tulee sähköpostiin (ja haluttaessa tekstiviestiin) kutsu allekirjoittamaan. Asiakkaan ei tarvitse rekisteröityä palveluun, vaan hänet tunnistetaan vahvasti allekirjoitusta varten pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Allekirjoittajan antama HETU ei tallennu järjestelmään, vaan sitä verrataan pankin tietoon tunnistuksen yhteydessä. Allekirjoitus tapahtuu viidessä vaiheessa. 1. Asiakas saa sähköpostiinsa kutsun ja klikkaa kutsulinkkiä. 2. Lisää viestissä olleen dokumenttitunnuksen uudelle aukeavalle Internet-sivulle nuolen osoittamaan paikkaan.

4 1.1 Ohje allekirjoitukseen: Kuinka asiakas allekirjoittaa dokumentin (jatkuu) 3. Tutustuu allekirjoitettavaan dokumenttiin, mahdolliseen liitteeseen, tunnistautuu sekä vahvistaa henkilöllisyytensä. 4. Tunnistuksen jälkeen valitaan Allekirjoita. 5. Allekirjoitus on valmis. Tieto allekirjoituksesta lähetetään sähköpostilla kutsujalle. Kun kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet, tieto ja allekirjoitettu asiakirja lähetetään sähköpostilla kaikille osapuolille.

5 2.1 Valitse yritysrooli Palvelussa heti kirjautumisen jälkeen oletuksena on yksityishenkilö, ja pudotusvalikosta pitää valita organisaatio, jos haluaa käyttää yrityksen tai yhteisön nimissä. Jos valitaan yritysrooli, niin a) allekirjoitukset laskutetaan yritykseltä b) näkyy yrityksen oma dokumenttiarkisto c) käytettävissä on käyttäjähallinta ja asetukset d) voi lähettää myös tekstiviestikutsuja. Yksityisroolissa a) allekirjoitukset maksetaan itse pankkitililtä tai kortilla; maksamaan pääsee klikkaamalla ylhäältä kohdasta Allekirjoituksia xx (Varattuna x) b) näkyy oma dokumenttiarkisto (itse tallennetut ja allekirjoitetut). Roolia vaihtamalla voi hyödyntää palvelua myös henkilökohtaisessa käytössä. Ensimmäisellä kerralla kun palvelu otetaan käyttöön, käyttäjä tunnistetaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tunnistuksen jälkeen luodaan kiinteä käyttäjätunnus (sähköpostiosoite) ja vähintään 8 merkin mittainen, kirjaimia ja numeroita sisältävä salasana.

6 2.2 Kuinka lähetän allekirjoituskutsun: Lisää dokumentti -kautta Allekirjoituskutsun voi lähettää allekirjoittajille kahdella eri tavalla. Ensimmäinen tapa on valita Dokumenttiarkisto > Lisää dokumentti. 1. Täytetään tarvittavat tiedot ja tallennetaan dokumentti. Tallennettavan dokumentin tulee olla aina PDF-muodossa. 2. Dokumentti on tallennettu. Painetaan Kutsu- painiketta dokumentin kohdalta.

7 2.2 Kuinka lähetän allekirjoituskutsun: Lisää dokumentti kautta (jatkuu) 3. Valitaan kuinka kutsu lähtee - Allekirjoitanko myös itse kutsun lähettämisen jälkeen? - Kierrätetäänkö kutsu yksi allekirjoittaja kerrallaan, vai lähetetäänkö kaikille kerralla? Mikäli järjestyksessä, kierrätetään ylimmästä alimpaan. - Kerätäänkö allekirjoittajilta allekirjoitussivulle tieto edustetusta organisaatiosta ja edustusoikeudesta tai toimivaltuudesta? Jos ei, allekirjoitussivulle kirjautuu henkilön nimi ja allekirjoitusaika. - Jätetäänkö allekirjoitettu dokumentti jakamatta allekirjoittajille sähköpostin liitteenä? 4. Lisätään kutsuttavat * Jokainen kutsuttava on lisättävä erikseen, ellet valitse vastaanottajaksi sähköpostiryhmää. * Jos kutsu halutaan lähettää sähköpostin lisäksi tekstiviestinä, lisätään matkapuhelin- numero (tekstiviesteistä lisäveloitus). Kutsutietojen lisäksi voit laittaa vapaamuotoisen saateviestin. * Jos halutaan, että allekirjoittaja vahvistaa tutustuneensa dokumenttiin, valitaan rasti. * Jos allekirjoitettava dokumentti vaatii ulkoisen liitetiedoston tai -sivun hyväksymistä ennen allekirjoitusta, niin valitaan rasti ja laitetaan liitteen verkko-osoite (URL).

8 2.2 Kuinka lähetän allekirjoituskutsun: Lisää dokumentti (jatkuu) 5. Kutsuttavia lisätään Lisää allekirjoittaja- painikkeella, kunnes kaikki on lisätty. Kun kutsu on valmis, painetaan Lisää dokumentti ja kutsut koriin- painiketta. 6. Kutsu lähtee allekirjoittajille Lähetä allekirjoitettavaksi- painikkeella.

9 2.2.1 Tekstiviestikutsun vaihtoehdot Tekstiviestinä lähetetty kutsu nopeuttaa allekirjoitusta. Kun kutsu tulee sekä sähköpostiin että matkapuhelimeen, allekirjoitus tapahtuu keskimäärin alle tunnissa kutsusta. Palvelussa on neljä vaihtoehtoa lähettää tekstiviestikutsu: 1. Vakio-SMS kutsulinkillä ja tunnuksella = Allekirjoittaja saa sähköpostikutsun sisältämät allekirjoituslinkin ja dokumenttitunnuksen myös matkapuhelimeen. 2. Sähköpostilinkki, SMS:ssä tunnus = Allekirjoittajalle tulee hajautetusti kutsu. Sähköpostiin tulee linkki palveluun ja matkapuhelimeen dokumenttitunnus. Molemmat tarvitaan dokumentin näkemistä ja allekirjoittamista varten. 3, Oma SMS-Viesti = Allekirjoittaja saa lähettäjältä tekstiviestinä vapaamuotoisen viestin, jossa kerrotaan ohjataan asiakas allekirjoittamaan sähköpostin sisältämien tietojen kautta. Toimii hyvänä herättäjänä. 4. Vakio-SMS ja oma SMS = Allekirjoittaja saa kaksi erillistä tekstiviestiä. Ensimmäinen on lähettäjän oma, vapaamuotoinen viesti ja toinen sisältää kutsulinkin ja dokumenttitunnuksen.

10 2.3 Kuinka lähetän allekirjoituskutsun: Kutsu- valinnan kautta (jatkuu) Kutsun voi lähettää myös Kutsu- valinnan kautta Valitaan allekirjoitettava dokumentti levyltä tai esim. verkkolevyltä Valitaan kansio, johon dokumentti tallennetaan Dokumenttiarkistossa Nimetään dokumentti (allekirjoittajille näkyvä, Dokumenttiarkistossa näkyvä nimi) Lisätään allekirjoitusvaihtoehdot ja lisätään allekirjoittajan tai allekirjoittajien tiedot samalla tavoin kuin Dokumenttiarkiston kautta lähettäessä - ks vaihe 4-6

11 2.4 Kuinka lähetän allekirjoituskutsun: Uudelleen kutsuminen Jos kutsuttava ei ole allekirjoittanut dokumenttia, voidaan palvelussa Asetukset-> Kutsuloki lähettää kutsu uudelleen. Kutsulokissa näkyvät edeltävän kolmen kuukauden ajalta avoimet kutsut. Kutsun voimassaolo päättyy kolmen kuukauden kuluttua kutsusta. Vain organisaation pääkäyttäjillä on pääsy Kutsulokiin. Muistutusviesti on samanlainen kuin alkuperäinen, mutta sähköpostin aihekentässä on alussa teksti MUISTUTUS. Myös mahdollinen kutsutekstiviesti lähetetään uudelleen. Kutsu voidaan lähettää myös omasta sähköpostista lisäämällä vakiomuotoisen URL- osoitteen + UUID numerosarja sekä erillisenä dokumenttitunnus allekirjoittajalle

12 3.1 Kuinka tarkistan allekirjoituksen tilan: Dokumenttiarkisto Dokumenttiarkistossa on kaikki sinne ladatut sekä allekirjoitetut dokumentit (myös vastaanotetut ja allekirjoitetut). Jos Osapuolet -kohdassa näkyy nimi täydellisenä, kyseinen henkilö on sen allekirjoittanut. Jos siinä näkyy sähköpostiosoite, dokumentti on hänen osaltaan allekirjoittamatta. Poista-painikkeella voi poistaa allekirjoittamattomat dokumentit. Peruuta-painikkeella voidaan peruuttaa kutsutut, mutta vielä allekirjoittamattomat dokumentit. Jos tila on Voimassa- statuksella, se on allekirjoitettu, Odottaa- tila on kutsuttu muttei allekirjoitettu / kaikkien kutsuttujen allekirjoittama. Uusi- tila dokumentti on tallennettu, mutta ei vielä kutsuttu allekirjoitettavaksi.

13 4.1 Asetukset: Käyttäjälisenssi valinta Aukaisee lisenssin määrän mukaisesti palvelun käyttöoikeuksia henkilöille organisaatiossa. Jotta allekirjoituskutsuja voidaan lähettää, on organisaatiolle oltava valittuna lisenssi.

14 4.2 Asetukset: Käyttäjien kutsuminen Lisätään käyttäjän nimi, HETU ja sähköpostiosoite. Kunkin lisätyn jälkeen painetaan Lisää tunnus ja lopuksi Lähetä kutsut. Lisätty henkilö saa sähköpostiinsa kutsun ja rekisteröityminen tapahtuu vahvoilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tämän jälkeen kirjautuminen tapahtuu sähköpostiosoitteella ja salasanalla.

15 4.3 Asetukset: Käyttäjien hallinta Käyttäjän tiedoissa oleva sähköpostiosoite määrittää sen, mistä sähköpostiosoitteesta hänen lähettämänsä allekirjoituskutsu tulee, ja mihin osoitteeseen tiedot allekirjoituksista ja allekirjoitettu dokumentti palaavat. Käyttäjäryhmä määrittää profiilin käyttöoikeudet organisaation dokumentteihin ja toimintoihin. Tilin voimassaololle voidaan asettaa päättymispäivämäärä.

16 4.4 Asetukset: Käyttäjäryhmien hallinta Ryhmille voidaan antaa luku- tai luku+hallinta -oikeuksia kansioihin Lisäoikeus -kohdasta. Kansioon on oltava hallintaoikeus, jotta siihen voi tallentaa dokumentteja tai lähettää kutsuja ko. kansioon tallennettavalle dokumentille.

17 4.5 Asetukset: Organisaation logo Organisaation logo ja valikkopalkin värit voidaan muokata itse. Lisää tietoa värikartasta mm. websafecolors.info. Logo ja värit näkyvät sekä organisaation omille käyttäjille että allekirjoittajille.

18 4.6 Asetukset: Dokumenttikansiot Dokumenttikansioiden avulla dokumenttien etsiminen arkistosta helpottuu. Samoin kansioihin voidaan määrittää Käyttäjäryhmien hallinnan kautta oikeudet käyttäjille: mitä he näkevät ja mihin he voivat tallentaa.

19 4.7 Asetukset: Sähköpostiryhmät ja vakioviestit Vakioviestejä voi muokata kohdasta Dokumenttiarkisto Vakioviestit sekä Vakiotekstiviestit. Ryhmiä voidaan luoda jos kutsuja lähetetään aina samoille henkilöille, esim. yhtiön hallituksen jäsenille. Tällöin kutsun lähettämien yhteydessä ei tarvitse erikseen kirjoittaa kaikkien sähköpostiosoitteita. Sähköpostiryhmien lisäksi voidaan luoda tekstiviestijakeluja, sekä valmiita saatetekstejä sekä sähköposti- että tekstiviestikutsuihin. Kun kutsu lähetetään ryhmälle, kaikki saavat saman saatetekstin.

20 5. Yhteystiedot ongelmatilanteissa Arkisin kello nopein tapa saada yhteys on soittaa numeroon tai Jos asia ei vaadi välittömiä toimenpiteitä - sähköposti asiakaspalvelu@onnistuu.fi Jos soitat toimistoajan ulkopuolella, niin jätä puhelinvastaajaan viesti ja me palaamme mahdollisimman pikaisesti kysymykseesi.

21 6. Usein kysyttyä Unohdin salasanani. Siirry palvelun kirjautumissivulle ja valitse Salasana unohtunut? linkki. Jos muistat käyttäjätunnuksesi (sähköpostiosoite), voit tilata salasanan vaihtolinkin siihen. Jos et muista tunnustasi tai et pääse siihen sähköpostiin, tarvitset pankkitunnukset luodaksesi uuden käyttäjätunnuksen. Mistä voin vaihtaa salasanani tai käyttämäni sähköpostiosoitteen? Kirjaudu palveluun ja valitse ylhäältä Omat tietoni. Haluan käyttää palvelua useammassa yrityksessä tai yhteisössä? Kun koitan rekisteröityä -sivulla, en pääse rekisteröimään uutta yritystä koska omat tietoni ovat jo käytössä. Kirjaudu palveluun sisään ja valitse oikean yläkulman roolinvalintapudotusvalikosta Lisää organisaatio. Muista valita lisäämällesi organisaatiolle lisenssi, jotta voit lähettää kutsuja. Jatkossa pääset asioimaan kyseisen organisaation roolissa valitsemalla sen roolivalikosta. Pyydä tarvittaessa apua asiakaspalvelusta. Miksi allekirjoittajan täytyy kirjoittaa henkilötunnuksensa? Allekirjoituksessa käytetään turvallisinta vahvan tunnistuksen muotoa, jossa allekirjoittajan kertomaa henkilötunnusta verrataan pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen palauttamaan. Näin vähennetään väärinkäytösmahdollisuuksia. Tallennetaanko henkilötunnukset onnistuu.fi palveluun? Henkilötunnuksia käsitellään vain allekirjoitusprosessin ajan, eikä niitä tallenneta palveluun. Jos järjestelmä antaa virheilmoituksen lisenssin riittämättömyydestä, eikä anna lähettää kutsuja, miten toimia? - Pääkäyttäjän on käytävä Asetukset Käyttäjälisenssi sivulla valitsemassa enemmän käyttäjiä sisältävä lisenssi.

22 6. Usein kysyttyä Haluan lähettää pelkästään itse allekirjoittamani asiakirjan sähköpostilla pankkiin/viranomaiselle/kauppakumppanille jne. Miten toimin? Aloita kutsuminen kuten normaalisti, rastita Allekirjoitan dokumentin itse, älä lisää muita allekirjoittajia, lisää kutsu koriin ja lähetä se. Siirryt heti allekirjoittamaan. Valmis asiakirja löytyy dokumenttiarkistosta ja tulee sähköpostiisi. Voit lähettää allekirjoitetun asiakirjan (alalaidassa allekirjoitusmerkintä, lopussa allekirjoitussivu) kuten minkä tahansa PDF-tiedoston esimerkiksi sähköpostilla. Missä muodossa allekirjoitettava asiakirja pitää olla? Asiakirjan tulee olla PDF-muotoinen tiedosto, ja sen arkkikoko tulee olla vähintään A4. Lähetin sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan pankkiin/viranomaiselle/kauppakumppanille jne. Vastaanottaja ei osaa käsitellä sähköisesti allekirjoitettua asiakirjaa. Miten toimin? Lataa onnistuu.fi sivulta kohdasta Tarkasta allekirjoitus ohje ja lähetä se samalla kuin allekirjoitettu asiakirja. Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan tarkastaminen on veloituksetonta kaikille, joten asiasta ei aiheudu vastaanottajalle mitään kustannuksia. Miten saan Word-dokumentin/LibreOffice-dokumentin/jne. PDF-muotoon? Useissa järjestelmissä voit valita tallentaessasi tallennusmuodoksi PDF:n. Jos tällaista mahdollisuutta ei ole, voit ladata Internetistä erilaisia apuohjelmia, joiden kautta PDF-tallennus tai tulostaminen PDF-muotoiseksi tiedostoksi on mahdollista. On olemassa myös verkkopalveluja ( jne.) jotka tekevät muunnoksen sähköpostilla lähetettyihin tiedostoihin. Haluan laajentaa palvelun käyttöä niin, että julkaisemiani verkkolomakkeita voidaan allekirjoittaa sähköisesti, tai voin lähettää allekirjoituskutsuja suoraan omista tietojärjestelmistäni (CRM, HRM, ERP jne.). Miten toimin? Ota yhteys asiakaspalveluun tai yritysmyyntiin ja kerro tarpeestasi. onnistuu.fi ohjelmointirajapinta (API) mahdollistaa liittämisen haluttuihin sovelluksiin ja verkkolomakkeisiin, ja vaivattoman allekirjoitettavien verkkolomakkeiden luomisen. Kysy myös valmiista integraatioista, joita on lukuisiin sovelluksiin ja verkkopalveluihin (Therefore, SugarCRM, Google Drive, PDX+, taloyhtio.info jne.).