Monetran. punainen lanka

Transkriptio

1 Monetran punainen lanka

2 Helpotusta henkilöstöhallintoon tarkkuutta taloushallintoon Monetra Oy on vuonna 2012 toimintansa aloittanut talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, jonka ovat perustaneet Oulun kaupunki ja Pohjois- Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Omistaja-asiakkaitamme ovat edellä mainittujen lisäksi Uuden Oulun liitoskunnat, OSEKK ja OAMK, NordLab, Limingan kunta, Hailuodon kunta sekä asiakkaidemme tytäryhtiöt. Monetra tuottaa palveluita asiakkailleen ja siten myös noin yksittäiselle palkansaajalle. Monetrassa työskentelee noin 140 henkilöstö- ja talousalan ammattilaista, jotka ovat pääosin siirtyneet liikkeenluovutuksella omistaja-asiakkaidemme palveluksesta. Palveluvalikoimaamme kuuluvat palkanlaskenta, kirjanpito, maksuliikenne, osto- ja myyntireskontra sekä matkustuksen- ja kulujenhallinta. Tarjoamme myös koulutus- ja asiantuntijapalveluita. Monetra sijaitsee Oulun keskustan tuntumassa, Vanhantullin alueella osoitteessa Arkistokatu 4.

3 Tomeraa tekemisen meininkiä Vuosi 2013 oli Monetran ensimmäinen kokonainen vuosi. Henkilömäärämme kasvoi 100 työntekijän työpaikasta 140 hengen työpaikaksi. Normaalirekrytoinnin lisäksi saimme uusia työntekijöitä liikkeenluovutuksella Limingasta sekä Oulun Seudun Koulutuskuntayhtymästä. Monetra osallistui ensimmäisen kerran Suomen Parhaat työpaikat -tutkimukseen ja sen tulos oli suhteellisen hyvä: 85 % henkilöstöstämme pitää Monetraa hyvänä työpaikkana. Henkilömäärällä mitattuna tehokkuus parani ensimmäisen kokonaisen tilikauden aikana noin 13 %. Palvelun laatu on pysynyt hyvänä ja kehitämme sitä jatkuvasti. Henkilömäärän kasvun vuoksi hankimme lisätilaa toimitilarakennuksemme ensimmäisestä kerroksesta. Erittäin tapahtumarikasta vuotta 2013 voisi luonnehtia kehittämisen ja vakiinnuttamisen teemavuodeksi. Toiminnassamme painottuivat toimintamallien rakentaminen sekä asiakaspalvelu- ja laadunseurantamallin luominen. Varmistaaksemme järjestelmien tehokkaimman mahdollisen käytön, auditoimme omaa tapaamme käyttää järjestelmää ja annamme työntekijöillemme vierihoitoa järjestelmien oikeanlaiseen käyttöön. Teemme myös aktiivisesti asiakasyhteistyötä muun muassa säännöllisissä ohjausryhmissä, yhteistyöpalavereissa sekä asiakasklubeissa. Autamme asiakkaitamme vuokraamalla heille tarvittaessa työntekijän. nouse ja toimintamme tehostuu. Haluamme myös parantaa henkilöstötyytyväisyyttä muun muassa ylityötuntien määrää vähentämällä. Monetra osallistuu Suomen Parhaat työpaikat -tutkimukseen myös vuonna Tavoitteena on kasvattaa asiakasmäärää sekä säilyttää asiakastyytyväisyys vähintään samalla tasolla kuin edellisenä vuonna. Lämmin kiitos kaikille monetralaisille hyvin tehdystä työstä ja iso kiitos yhteistyökumppaneille ja asiakkaillemme kehittävästä yhteistyöstä. Päivi Pitkänen toimitusjohtaja Monetra Oy Kuluneena vuonna saimme viisi uutta asiakasta: Limingan kunnan, NordLabin, OSEKKin ja OAMK Oy:n sekä Hailuodon kunnan. Lisäksi useita aiempien asiakkaidemme tytäryhtiöitä ja säätiöitä tuli palvelun piiriin. Asiakastyytyväisyys on hyvällä tasolla ja uusien asiakkaiden hankinta jatkuu edelleen. Uudistetun visiomme mukaisesti Monetran toimialue ei rajoitu enää vain Pohjois- Suomeen, vaan voimme tarvittaessa toimia koko maassa. Vuoden 2014 teemana ovat tehostuminen sekä laadukas esimiestyö. Päämäärämme on, että huolimatta palkkakustannusten ja järjestelmäkustannusten noususta, asiakashinnat eivät

4 Arvomme ja visiomme Monetran arvot on työstetty koko henkilöstön voimin. Arvot ohjaavat toimintaamme. KUMPPANUUS Laadukas kumppanuus perustuu molemminpuoliseen luottamukseen ja arvostukseen. Jotta voimme tarjota asiakkaallemme parasta kumppanuutta, on työyhteisömme sisäinen kumppanuus lujalla pohjalla. Kaikessa toiminnassamme näkyy aktiivinen ja ennakoiva palveluasenne. Kuuntelemme ja neuvomme asiakastamme, olemme joustavia sekä kehitämme palveluamme tavoitteenamme maksimaalinen hyöty asiakkaallemme. ASIANTUNTIJUUS Edelläkävijyytemme näkyy asiakkaillemme rohkeutena esitellä uusia, edistyksellisiä toimintatapoja. Sisäisen asiantuntijaverkostomme ansiosta löydämme asiakkaallemme aina sopivimmat ratkaisut. Jaamme, säilytämme, kasvatamme ja arvostamme osaamista. TEHOKKUUS JA UUDISTUMINEN Edistyksellisyytemme perustuu tehokkaimpien järjestelmien hyödyntämiseen, sähköisiin toimintamalleihin ja yhteisiin pelisääntöihin. Järkevä vastuun- ja tehtävien jako ja työn oikea mitoitus varmistavat tehokkuuden. VISIO Olemme Suomen arvostetuin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus ja kunta-alan toimijoiden tavoitelluin Kumppani. Kasvamme, saamme uusia asiakkaita ja olemme toimialan halutuin työpaikka. Tunnusmerkkejämme ovat pohjoisen tarmokas palveluasenne, kustannustehokkuus sekä yhtenäiset sähköiset järjestelmät. Kehitämme aktiivisesti sekä henkilöstö- ja talousprosessia että palveluvalikoimaamme yhdessä asiakkaan kanssa. Dynaamisessa joukkueessamme kannustamme asiantuntijoitamme etsimään kehittyneempiä toimintatapoja hoitaa asiat aina paremmin. Ratkaisemme asioita innovatiivisesti. Opimme virheistämme. HYVÄ PAIKKA TEHDÄ TYÖTÄ Olemme sisäistäneet, että tyytyväiset, motivoituneet ja työhönsä sitoutuneet tekijät voivat yhdessä tuottaa parasta palvelua asiakkaallemme. Huolehdimme, että työkuorma on inhimillinen ja asiantuntijamme voivat hyvin. Kuuntelemme työntekijöidemme toiveita ja rohkaisemme heitä ottamaan vastaan kasvuhaasteita. Saavutamme organisaatiomme paremmuuden tiimien ja yksilöiden vahvuuksien avulla..

5 Kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa Ymmärrämme, että vain kehittyvä organisaatio voi palvella asiakasta ja työntekijöitään parhaiten. Henkilöstön osaaminen ja työmäärän oikea mitoitus nousevat ensiarvoiseen asemaan, jotta Monetra voisi toteuttaa visiotaan ja päästä strategisiin tavoitteisiinsa. Työkenttämme jakaantuu kahteen pääprosessiin: henkilöstöja talousprosessiin ja näiden alaisiin tiimeihin. Henkilöstöprosessiin sisältyvät hyvinvointi-palkkatiimi, sivistys ja kulttuuri -palkkatiimi sekä tekniset alat, osakeyhtiöt ja muut -palkkatiimi. Talousprosessiin sisältyvät ostoreskontra, myyntireskontra sekä matkustuksenja kulunhallinta M2 sekä kirjanpito ja maksuliikenne -tiimit. Haluamme, että kehitysideat tulevat kuulluiksi ja toteutetuiksi. Palkitsemme hyvistä ideoista, aloitteista ja asiakaspalvelusta. Tavoitteena on edistää työkiertoa, ja jo noin neljännes väestämme on vaihtanut työtehtävää. Tarjoamme työaikajoustoja erilaisissa elämäntilanteissa ja tuemme ikääntyvän henkilöstömme jaksamista. Käytössämme ovat laaja terveydenhuolto, ateriatuki sekä liikuntaja kulttuuriharrastusten tuki. Kahvihuoneessamme tarjoamme henkilökunnalle teetä, kahvia ja hedelmiä. Toimistolla käy taukojumppari ja hieroja kerran viikossa. Olohuoneemme on paikka pienelle hengähdystauolle tai kehityskeskustelulle. Olemme kiinnittäneet huomiota työkykyä ylläpitävään toimintaan ja järjestämme henkilökunnalle työpäivän lomassa joka kuukauden toinen torstai vaihtuvateemaisen, työpajatyyppisen tapahtuman, TouhuTorstain. TouhuTorstaissa voi piipahtaa iltapäivällä hetken tai viipyä pidempään. Virkistyspäiviä järjestetään kaksi: keväinen retkipäivä ja jouluiset illanistujaiset. Viime keväänä vierailimme Virpiniemen liikuntaopistolla ja joulun alla järjestimme elokuvaillan työntekijöillemme ja heidän läheisilleen. Tapamme tehdä on osallistava, josta esimerkkejä ovat asiakaspalvelun pelisäännöt ja työelämän pelisäännöt, jotka olemme yhdessä luoneet. Myös arvotyöskentelyyn on osallistunut koko henkilöstömme. Tiedotukseen kiinnitämme suurta huomiota: koko henkilöstö kokoontuu kuukausittain Päivin Porinoihin. Palvelujohtajat pitävät omia tiedotustilaisuuksiaan ja tiimit kokoontuvat lähes viikoittain omissa palavereissaan. Mittaamme yleistunnelmia säännöllisesti ja huolehdimme, että ajankohtaiset asiat tavoittavat koko henkilöstömme.

6 Mis sie tarviit hyvää talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaista, täs siulle on sellanen Miksi valitsisit kumppaniksi Monetran? Saman katon alta kaikki tarvitsemanne talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja luotettavasti Monetra toimii in house -periaatteella, jossa asiakkaat ovat myös omistajia. Näin asiakkaiden ei tarvitse kilpailuttaa palvelun ostamista Monetran osakkuus syntyy merkitsemällä yksi osake, arvoltaan nimellinen 500 Monetran asiakastoiminnan malli selkeyttää asiakkaan ja Monetran vastuut. Asiakkaan ja toimittajan välillä solmitaan palvelusopimus. Yhteistyö kanssamme on mutkatonta, kun laadimme yhdessä yksityiskohtaisen vastuumatriisin. Matriisissa määritellään, mitä Monetra ja mitä asiakas tekee ja mitä palveluita asiakas on tilannut. Hinnoittelumme riippuu prosessista ja työmääristä: mitä sähköisempi ja virheettömämpi toimintamalli on, sitä alhaisempi on hintakin. Hintaa tarkistetaan 1 2 kertaa vuodessa, jotta varmistutaan oikeudenmukaisesta ja todellisiin kustannuksiin perustuvasta laskutuksesta. CASE NORDLAB Tarvitsimme nopeasti hyvän, aikaansaavan ja luotettavan kumppanin talous- ja henkilöstöhallintoon. Tutkimme muutamaa vaihtoehtoa ja päädyimme Monetraan eikä ole tarvinnut katua. Yrityksemme saatiin käyntiin suunnitellussa aikataulussa ja ensimmäiset palkanmaksut tulivat työntekijöidemme tileille täsmällisesti. Jatkossa kehityshankkeemme ovat myös edenneet suunnitellusti. Ja onhan Monetrassa mukava ja iloinen henkilöstökin. Johto, NordLab. Asiakassuhteidemme erinomainen hoitaminen on mielestämme tärkeää ja yhteistyömme on määrämuotoista. Järjestämme säännöllisesti yhteistyöpalavereja, joihin kokoontuvat Monetran ja asiakkaan yhteistyöhenkilöt. Myös palvelun ohjausryhmät kokoontuvat säännöllisesti ja niissä osallisina ovat Monetran ja asiakkaan johto. Prosessien laatua seurataan laadunseurantajärjestelmällä, jotta yhteistyön sujuvuutta voidaan kehittää yhdessä asiakkaan kanssa. Lämpimästi tervetuloa Kumppaniksemme!

7 Miten voimme palvella? Monetra lukuina 2013 Käytössämme olevat järjestelmät ovat tärkeimpiä työkalujamme. Monipuolisen ja kattavan järjestelmävalikoimamme avulla voimme palvella joustavasti ja luotettavasti sekä suuria että pieniä asiakkaitamme. Talousjärjestelmä Aditro Intime Plus, lisänä myös laskutusja taloussuunnittelu IP-ostolaskujen käsittely (Basware) Maksuliikenneohjelma, palvelukeskusversio (Basware) GC-konsernitilinpäätösohjelma (Basware) Personec Käyttöomaisuus (Aditro) ProEconomica-taloushallinnon ohjelmat Personec FK ja Personec FK Monika -henkilöstöhallinnon ohjelmat (Aditro) ESS (Aditro) NorlicT-henkilöstöhallinnon ohjelma (Norlic) Prima-palkkahallinto-ohjelma (CGI) M2-matkustus- ja kulunhallintaohjelma (Logium) Fivaldi-taloushallinnon ohjelma (Visma Finnvalli) Asiakaspalvelussa käytössämme ovat ryhmäsähköpostilaatikot, puhelinvaihde ja uudistetut www-sivut. Kasvu kertoo vuoden ajanjakson aikana tapahtuneesta kasvusta. Henkilöstömäärä 146, joista naisia 136 henkilöä eli 93 % ja miehiä 10 henkilöä eli 7 % Vakinainen/toistaiseksi voimassaolevassa työsuhteessa 122 Määräaikaisessa työsuhteessa 23 Työllistetty 1 Henkilöstön keski-ikä on 50,5 (naiset) ja 38,5 (miehet) Eläköitymisikä keskimäärin 63 vuotta. Vuonna 2013 eläköityneitä henkilöitä yhteensä 5 Osaamisen kehittäminen: keskimäärin 1 päivä/henkilö Sairaus- ja tapaturmapoissaolot 2,39 % Henkilöstötyytyväisyys 4,6 (asteikko 1 6). 85 % henkilöstöstämme pitää Monetraa todella hyvänä työpaikkana Asiakastyytyväisyys 8 9,5 (asteikko 4 10) Liikevaihto 2013: 7,9 miljoonaa euroa Liikevaihtoennuste vuodelle 2014: 9,1 miljoonaa euroa Henkilöstökulut toimintamenoista 67,1 % (kasvua 2,1 prosenttiyksikköä) Palkkalaskelmia kuukausittain (kasvua 6,4 %) Ostolaskuja kuukausittain (kasvua 26 %) Myyntilaskuja kuukausittain (kasvua 11 %) Matka- ja kululaskuja Erillisiä tilinpäätöksiä 39

8 Moneksi avuksi Monetra HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUKOKONAISUUDET palkanlaskentapalvelut ja palkkioiden maksatus henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien pääkäyttäjäpalvelut palkkakirjanpitopalvelut HR-palvelut: eläkeneuvonta, palvelusuhdeasioiden neuvonta- ja koulutuspalvelut, vierihoitopalvelut henkilövuokraus TALOUSHALLINNON PALVELUKOKONAISUUDET kirjanpito- ja tilinpäätöspalvelut ostoreskontra- ja ostolaskujen käsittelypalvelut laskutuspalvelut myyntireskontrapalvelut maksuliikennepalvelut perintäpalvelut taloushallinnon tietojärjestelmien pääkäyttäjäpalvelut matka- ja kuluhallintapalvelut henkilövuokraus Monetra Oy Arkistokatu Oulu puh (vaihde palvelee arkisin klo 8 16) sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@monetra.fi Sisältö: Sanja Starck, taitto: Tuomas Nissinen, kuvat: Johanna Jänkälä, Sanja Starck ja Tarja Lempeä. Kirjapaino: Erweko Oy