Sisällys 1 (18) Talousarvion 2014 täytäntöönpano-ohje Käsittely konsernihallituksen kokouksessa

Transkriptio

1 1 (18) Käsittely konsernihallituksen kokouksessa Vuoden 2014 talousarvion Sisällys 1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET Tulosalueiden, toimialojen sekä niiden tulosyksiköiden toiminnalle asetettavat tavoitteet Henkilöstöjohtaminen ja henkilöstösuunnittelu TALOUSARVION NOUDATTAMINEN Vastuu määrärahojen käytössä Toimintasuunnitelmien tarkistaminen ja raportointi Talousarvion sitovuus Vastuualueet Taloudellisuus ja määrärahojen käyttö Asiakkuudenhallinta, myyntitoiminta ja laskutus Valtionosuushakemusten laadinta, maksatusten seuranta ja muu tulojen kertyminen EU-osarahoitteiset projektit MÄÄRÄRAHOJEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT OHJEET Vuosimäärärahat Sisäiset erät Sitovuustasojen väliset sisäiset erät Sitovuustasojen sisällä käsiteltävät sisäiset erät Henkilösivukulut Eläkemenoperusteiset eläkemaksut Arvonlisävero Perintäkulut Muita määrärahojen käyttöön liittyviä ohjeita HANKINNAT Irtaimen omaisuuden, kaluston sekä aineiden ja tarvikkeiden hankinnat Kiinteän omaisuuden hankinta ja rakennushankkeet Kiinteistöjen käyttö ja vuokrasopimukset Leasingvuokraus Varastot Opiskelijoille maksettava työssäoppimisajan ateriakorvaus Kirjojen ja muiden tietoaineistojen hankinta Käyttöomaisuuden myynti Maksuvalmius ja kassavarojen sijoittaminen Tositteiden hyväksyjät... 16

2 2 (18) Sen lisäksi mitä yhtymäkokouksen hyväksymissä vuoden 2014 talousarvion yleis- ja erityisperusteluissa on mainittu, hallitus antaa tulosalueille ja tulosyksiköille seuraavat talousarvion et. 1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET Konsernin toiminnassa on lainsäädännön lisäksi noudatettava konsernin hallintosäännön ja konsernin hallituksen erikseen antamien ohjeiden määräyksiä. Lisäksi on annettu muita toimintaa ohjaavia ohjeita. Määräykset ja ohjeet löytyvät konsernin intranetistä ja ovat seuraavat: - Perussopimus - Hallintosääntö - Johtosäännöt - Tarkastussääntö - Sisäisen valvonnan ohje - Terveydenhuoltosääntö - Luottamushenkilöiden palkkiosääntö - Rekrytointiohje ja rekrytointiesityskäytäntö - Osaamisfoorumin toimintamallit ja ohjeet - Taloushallinnon ohje - Taloushallinnon toimeenpano-ohje - Hankinta-ohjeet - Laskutus- ja perintäohje - Kassaohje - Arvonlisävero-ohje - Käyttöomaisuuden luettelointiohje - Varasto-ohje - Vuosittaisen taloushallinnon ohjeet tilikarttoineen ja laskentamalleineen - Hallintoasioiden ja henkilöstöasioiden päätöksenteko-ohjeet Tulosyksiköiden vastuuhenkilöiden tulee tuntea annettu ohjeistus. 1.1 Tulosalueiden, toimialojen sekä niiden tulosyksiköiden toiminnalle asetettavat tavoitteet Päijät-Hämeen koulutuskonsernin on varauduttava vastuullisesti tuleviin leikkauksiin, jotka hallitusohjelmassa kohdistuvat opetustoimeen. Opetus- ja kulttuuriministeriön koulutuspaikkoihin ja valtionosuusrahoitukseen kohdistetut vähennykset toteutetaan pääosin vuosina Kun rahoituksen vähentyminen yhdistetään koulutuskonsernin oman taloudellisen tuloksen parantamistavoitteisiin vuosina , on toiminnalliset ja taloudelliset haasteet otettava vakavasti. Opetus- ja kulttuuriministeriön valtionosuusrahoitukseen kohdistetut vähennykset toteutetaan pääosin vuosina Hallituksen päätös rakennepoliittisen ohjelman toimeenpanosta ( ) merkitsee toimenpiteitä myös Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnon alalla. Sen vaikutukset Koulutuskeskus Salpaukseen ovat merkittävät ja tarkoittavat sopeuttamistarpeen lisääntymistä verrattuna arvioihin, jotka olivat pohjana vuonna 2013 käytyjen yhteistoimintaneuvotteluille. Käytyjen neuvottelujen

3 3 (18) tavoitteena oli valmistautua noin 2/3 tiedossa olevasta sopeuttamistarpeesta. Haaste on siis edelleen kasvanut. Toiminnan suunnittelussa on tavoitteena tuottaa ja toteuttaa kestäviä rakenteellisia ja toiminnallisia muutoksia, jotka mahdollistavat talouden ja toiminnan sopeuttamisen useamman vuoden kestävässä muutos- ja kehittämisprosessissa. Päätavoitteena on mahdollistaa laadukas opetus. Tulosalueiden, toimialojen ja tulosyksiköiden on noudatettava yhtymäkokouksen hyväksymän talousarvion toiminnallisia ja taloudellisia puitteita sopeuttamalla toimintansa hyväksytyn talousarvion mukaiselle nettositovuustasolle. Vuosina tämä sopeuttaminen edellyttää koko organisaation toiminnan uudelleentarkastelua ja sopeuttamista. Toimivan johdon on talousarviovuoden kuluessa analysoitava tuottojen ja kulujen toteutumista säännöllisesti ja tehtävä arvioiden ja ennusteiden pohjalta tarvittavat sopeutustoimenpiteet taloudellisiin tavoitteisiin pääsemiseksi. Käyttötalous- ja investointihankinnat tulee toteuttaa mahdollisimman myöhään tili- kauden aikana, jotta tulorahoitus ja toimintakatteen kertyminen tavoitteiden mukaisesti voidaan tulosalue- ja toimialatasolla varmistaa Henkilöstöjohtaminen ja henkilöstösuunnittelu Henkilöstöjohtamisella on keskeinen rooli konsernin toiminnan ja talouden hallinnassa. Koulutuskonsernin toimintatuotoista henkilöstökuluihin käytetään talousarvion 2014 mukaan keskimäärin 62,4 prosenttia. Vuonna 2012 tuotoista käytettiin henkilöstökuluihin 64,0 prosenttia. Talousarvion henkilöstökulubudjetoinnissa palkkojen korotuksiin varattiin maaliskuun 2013 palkkatasoon 2 prosentin lisäys valtakunnallisten sopimusten ja työkokemuslisien korotusvarana. Tätä varausta tarkennettiin käyttösuunnitelmavaiheessa (1.ennuste) 1,5 %:iin. Henkilöstökulujen osuuden tuotoista tulee laskea edellisistä vuosista. Keväällä 2013 käytiin koulutuskonsernin koko henkilöstöä ja kaikkia tulosalueita koskevat yhteistoimintaneuvottelut, joista Salpauksen neuvotteluosuus siirrettiin syksyyn odottamaan kesällä 2013 saatavia ja sittemmin saatuja OKM:n päätöksiä opiskelupaikoista ja rahoituksesta. Opetus- ja kulttuuriministeriön päätökset vuonna 2013 koskien vuoden 2014 ammatillisen peruskoulutuksen kokonaisopiskelijapaikkamäärää ja rahoitusta edellyttävät Koulutuskeskus Salpauksen osalta toiminnan uudelleentarkastelua ja sopeuttamista. Syksyn 2013 aikana käydyt Salpauksen koko henkilöstöä ja kaikkia toimintoja koskevat yhteistoimintaneuvottelut jatkoivat jo kevään 2013 neuvotteluissa aloitettua rakenteellista kehittämistä. Syksyn 2013 yhteistoimintaneuvotteluissa Koulutuskeskus Salpauksessa saavutettiin vuodelle 2014 asetettu ammatillisen peruskoulutuksen tavoite. Aikuiskoulutuksen toiminnan sopeuttaminen vuosittain tulevaan rahavirtaan on toiminnan kannalta ensisijaisen tärkeää. Tämä toimii myös edellytyksenä mahdollisesti osakeyhtiöitettävälle kilpailutetulle aikuiskoulutukselle. Lahden ammattikorkeakoulun, Tuoterenkaan ja Yhteisten palveluiden sopeuttamistoimenpiteet realisoituivat syksyllä Näillä tulosalueilla

4 4 (18) henkilöstösuunnittelun keskiössä ovat yhtiöittäminen, palveluiden tuottaminen ja rakenteellinen uudistaminen. Henkilöstöjohtamisen lähtökohta on onnistunut henkilöstösuunnittelu, siihen liittyvä ennakointi, osaamisen varmistaminen ja rekrytointi. Rekrytoinnin hallinnassa tulee ehdottomasti noudattaa konsernin johtoryhmän valmistelemaa rekrytointiohjetta ja rekrytointiesityskäytäntöä (tämän ohjeen liite nro 1). Virkojen ja toimien haettavaksi julistamisesta ja täytöstä on määräykset hallintosäännössä ja johtosäännöissä sekä Lahden ammattikorkeakoulun säännöissä. Konsernissa talousarvion henkilöstösuunnittelu käynnistyy tarkastelemalla nimikkeittäin tarvittavan henkilöstön määrää. Henku-henkilöstökulujen budjetointia tukeva raportointi, on palkkabudjetoinnin suunnittelun työkalu. Toiminta on suunniteltava siten, että henkilöstömäärä ja henkilöstömäärärahat vastaavat toisiaan. Henkilöstötiedon tietovarasto (HR-DW), AGS-raportointi ja webtallennus, mahdollistavat esimiehelle ajantasaisen henkilöstösuunnittelun sekä reaaliaikaisen henkilöstötietojen seurannan. Tulosalueiden ja yksiköiden vastuuhenkilöille ja henkilöstötyötä hoitavilta työntekijöiltä ja viranhaltijoilta edellytetään järjestelmien käyttöä raporttien hyödyntämistä sekä laadullisessa että määrällisessä henkilöstösuunnittelussa. Kokonaisvaltainen henkilöstösuunnittelu sisältää myös huolehtimisen henkilöstön osaamisesta ja työhyvinvoinnista. Vähenevissä resursseissa ja koulutustoimialan muutoksissa henkilöstön ajantasainen osaaminen ja osaamisen varmistaminen korostuvat. Henkilöstön ikääntyminen ja koulutuksen rakenteelliset muutokset ovat haaste myös henkilöstön työkyvylle, jonka tukemis- kesi esimiesten tulee hyödyntää entistä enemmän mm. Osaamisfoorumin toimintamalleja. Noudatettavat ohjeet on koottu Kori-intran osioihin Henkilöstö/Osaamisen johtaminen ja Henkilöstö/Työhyvinvointi. Vastuut ja päätösvalta henkilöstöasioissa määritellään hallintosäännössä ja tulosalueiden johtosäännöissä ottaen huomioon erikseen jaostolle tai viranhaltijoille delegoidun päätösvallan. 2. TALOUSARVION NOUDATTAMINEN 2.1. Vastuu määrärahojen käytössä Talousarvion toteuttamisen kannalta on korostettava tulosalueiden ja - yksiköiden merkitystä. Niille on siirretty merkittävästi päätösvaltaa ja vastuuta. Määrärahojen riittävyys ja toiminnan taloudellisuus riippuvat siitä, miten ne hoitavat tehtävänsä. Vastuu määrärahojen riittävyydestä kuuluu ensisijaisesti määrärahojen käyttäjille ja käytöstä vastaaville henkilöille. Näiden on ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin havaitessaan poikkeamia annetuista tavoitteista ja määrärahojen käyttösuunnitelmista. Mikäli jotakin määrärahaa käyttää kaksi tai useampi toimintayksikkö, asianomaiselle on ilmoitettava heidän käyttöönsä osoitetun määrärahaosan yläraja, jotta määrärahan käyttöä olisi mahdollista valvoa.

5 5 (18) Kohdassa 2.4. nimettyjä vastuualueita tarkentavat muut vastuuhenkilöt, jotka vastaavat oman vastuualueensa talouden toteutumisesta, on nimetty hallituksen ko. vuotta koskevassa Hankintavaltuudet ja tositteiden hyväksyjät päätöksessä. Em. päätöstä tarkentava vastuualuejako on vahvistettava tarvittaessa tulosalueen johtajan päätöksellä Toimintasuunnitelmien tarkistaminen ja raportointi Tulosalueiden ja tulosyksiköiden on tarkistettava ja sopeutettava toimintasuunnitelmansa ja työohjelmansa vahvistetun talousarvion mukaiseksi. Toimintoja ja tehtäviä on rationalisoitava sekä työmenetelmiä kehitettävä. Samalla, kun toiminta sopeutetaan talousarvion puitteisiin, on huolehdittava siitä, että kaikki lakisääteiset tehtävät tulevat hoidetuiksi. Konsernin toiminnasta raportoidaan neljännesvuosittain osavuosikatsauksella hallitukselle ja jäsenkuntiin. Raportointi koostuu katsauksesta Päijät-Hämeen koulutuskonsernin ja sen tulosalueiden toimintaan ja talouteen. Tulosalueiden tulee konsernitason osavuosikatsauksen ohella raportoida hallituksen ja toimitusjohtajan ohjeiden mukaisesti toiminnastaan tarvittavin määräajoin. Talouden toteutuman raportointi toteutetaan tilinpäätösennusteilla ja välitilinpäätöksillä. Käyttösuunnitelman (1. ennuste) sekä 2.ennusteen ja seuraavan vuoden talousarvion valmisteluvaiheessa konsernin johtoryhmän tulee käsitellä tulosalueiden ennusteet, arvioida niiden suunnitelmat taloudellisten tavoitteiden toteuttamiseksi, arvioida ennusteiden sisältämät riskit ja tehtyjen suunnitelmien riittävyys talouden näkökulmasta ja korostaa vastuuhenkilöille sitoutumista taloudellisten tavoitteiden saavuttamiseen sekä tulevien vuosien tehostamistoimien valmisteluun. Vuoden 2014 käyttösuunnitelmassa (1.ennuste) tulee Koulutuskeskus Salpauksen sisäistä talousarviomenettelyä tarkentaa siten, että Salpauksen johtoryhmän ja viimekädessä rehtorin hyväksymät Salpauksen yhteiset kulut kohdistetaan nuorten- ja aikuiskoulutukseen ennusteessa ja kirjanpidossa. Näin nuorten- ja aikuiskoulutuksen kirjanpidollinen eriyttäminen tarkentuu, tulostietoisuus molemmissa koulutuskokonaisuuksissa paranee ja sitä kautta viesti organisaatiolle sopeuttamistoimien tarpeellisuudesta täsmentyy. Näin valmistaudutaan myös kilpaillun aikuiskoulutuksen mahdolliseen yhtiöittämiseen. Nuorten koulutus ei voi koulutuspaikkojen ja rahoituksen laskiessa toimia Salpauksen yhteisten kustannusten maksajana aikuiskoulutuksen toimintavolyymien vaihdellessa vaan molempien toimialojen tulee pystyä kattamaan koulutukseen varattuja resursseja tavoitteiden mukaisesti. Jos tähän ei kyetä, on todellinen tulos kuitenkin osoitettava kirjanpidossa kustannusvastuun siirron sijasta. Tämä ei poissulje sitä, että Salpaus kokonaisuutena ja sitovuustasona on pyrittävä pitämään annetun talousarvion toimintakate- ja investointimääräraha tavoitteiden tasossa. Koulutuskeskus Salpauksen toiminnallisesti ja taloudellisesti tasapainoisen johtamisen näkökulmasta aikuiskoulutuksen johtamisjärjestelmää on erittäin tärkeää kehittää. Koulutuskeskus Salpauksen rehtorin asettama työryhmä valmistelee esitystä aikuiskoulutuksen toiminnanohjausjärjestelmästä.

6 6 (18) Järjestelmän tulee sisältää kokonaisprosessi koulutussuunnittelusta koulutuksen toteutukseen ja seurantaan. Järjestelmän ensivaiheen tavoitteena on - rakentaa opetushenkilöstön tuntisuunnitelmat siten, että niistä on raportoitavissa reaaliaikaisesti työn kohdentuminen asiakastuottoihin ja muuhun työhön - aikuiskoulutuksen resursointiperiaatteiden yhtenäistäminen - henkilöstötarpeen ennakointi arvioituihin asiakastuottoihin (myynti/tarjoukset/mahdollisuudet) hyödyntäen myös aiempien vuosien tuottoprofiilia suunnittelun tukena. Muita työssä huomioitavia asioita ovat - nuorten ja aikuiskoulutuksen henkilöstön yhteiskäyttö - aikuiskoulutuksen hinnoitteluperiaatteet. Taloushallinto-ohjelmaan (Raindance) on yhteistyössä tulosalueiden ja yksiköiden kanssa suunniteltu taloudensuunnittelun ja -seurannan rakenne, laskentamalli. Rakenteella pyritään vastaamaan niihin suunnittelu-, raportointija tietotarpeisiin, joita asettavat niin valtakunnallinen opetusviranomaisten seuranta kuin tulosalueiden ja oppilaitosten oma seuranta ja johtaminen. Tulosalueiden ja yksiköiden vastuuhenkilöille ja taloushallinnon tehtäviä hoitaville työntekijöille ja viranhaltijoille korostetaan laskentamalliin perehtymistä sekä tuotto- ja kulukirjausten oikeaa ja harkittua kohdentamista, jotta järjestelmän tuottama tieto olisi virheetöntä ja käyttökelpoista Talousarvion sitovuus Talousarvion sitovuustasot yhtymäkokoukseen nähden ovat: Sitovuus 1) Talousarvio KÄYTTÖTALOUSOSA (toimintakate) - Koulutuskeskus Salpaus N 41 - Lahden ammattikorkeakoulu N Tuoterengas N Yhteiset palvelut N Yhteensä TULOSLASKELMAOSA (rahoitustuotot ja -kulut) - Koulutuskeskus Salpaus N 0 - Lahden ammattikorkeakoulu N 0 - Tuoterengas N Yhteiset palvelut N -305 Yhteensä -329 INVESTOINTIOSA - Koulutuskeskus Salpaus N Lahden ammattikorkeakoulu N Tuoterengas N Yhteiset palvelut N Yhteensä

7 7 (18) RAHOITUSOSA (kassavirtaan vaikuttavat erät) - Lainojen lisäykset, Yhteiset palvelut N Lainojen lyhennykset, Yhteiset palvelut N Yhteensä TALOUSARVION LOPPUSUMMA ) N = nettositovuus, B = bruttomääräraha, K = kassavaikutus Toimialoilla ja tulosyksiköillä on sitovuustasona vastaavasti toimintatulojen ja - menojen erotus eli toimintakate sekä suoritetavoitteet Vastuualueet Sitovuustasoja tarkentavina vastuualueina määritellään seuraavat alueet ja vastuuhenkilöt: Yhteiset palvelut Hallintopalvelut Kiinteistöpalvelut Ravintolapalvelut Tietohallintopalvelut Viestintä- ja markkinointipalvelut Tieto- ja kirjastopalvelut Koulutuskeskus Salpaus Rehtorin toimisto Nuorten ammatillinen Aikuiskoulutus ja työelämäpalvelut, Lahden ammattikorkeakoulu Tuoterengas toimitusjohtaja toimitusjohtaja, talouspäällikkö ja henkilöstöjohtaja kukin oman vastuualueensa mukaisesti kiinteistöjohtaja ravintolapalvelujohtaja tietohallintojohtaja viestintä- ja markkinointijohtaja Lahden ammattikorkeakoulun rehtori, rehtori rehtori vararehtori vararehtori rehtori johtaja 2.5. Taloudellisuus ja määrärahojen käyttö Kaikessa konsernin toiminnassa on noudatettava taloudellisuutta ja säästäväisyyttä pyrkien konsernille mahdollisimman edullisiin ratkaisuihin. Määrärahojen käytössä on huolehdittava siitä, että myös talousarviovuoden lopussa on varoja tärkeiden ja välttämättömien tarpeiden tyydyttämiseen. Niin ikään tulosyksiköiden on tehokkaasti valvottava tulojen kertymistä Asiakkuudenhallinta, myyntitoiminta ja laskutus Asiakkuudenhallinnan kehittäminen on yksi menestymisemme kulmakivistä tulevaisuudessa. Asiakkuusstrategian ja uuden asiakkuudenhallintajärjestelmän käyttöönotto ovat keskeisiä välineitä, joilla hoidamme asiakaspalvelua entistä paremmin ja kehitämme yksikkörajat ylittäviä uuden strategiamme mukaisia asiakaslähtöisiä toimintatapoja.

8 8 (18) Tulojen laskutus on kunkin tulosyksikön vastuuhenkilön vastuulla. Laskutuksessa on käytettävä konsernin laskutusjärjestelmää ja noudatettava konsernin laskutus- ja perintäohjetta. Konsernin tuotteet ja palvelut tulee hinnoitella siten, että hinta kattaa tuotantokustannukset ja osuuden pääomakustannuksista. Palveluiden hinnoittelusta päätetään PHKK hallituksen 261/2013 Allekirjoitusoikeudet Päijät-Hämeen koulutuskonsernissa vuodelle 2014 mukaisesti. Asiakkaat, tarjoukset ja tilaukset tulee kirjata AHA -järjestelmään. Asiakkaalle lähetettävä myyntidokumentti (tarjous, tilausvahvistus, sopimus) tulostuu myyntikirjauksesta Wordiin, josta se voidaan tallentaa ja lähettää asiakkaalle. Tilauksesta muodostetaan laskutustoimeksianto, joka siirtyy AHAn kautta laskuttajalle Talouspalveluihin. Tavarantoimituksista (Tuoterengas) saadaan tulostettua lähete. Käteisen suoraperintä on toteutettava kassajärjestelmällä tai maksajalle on annettava juoksevalla numeroinnilla varustettu kuitti noudattaen konsernin kassaohjetta Valtionosuushakemusten laadinta, maksatusten seuranta ja muu tulojen kertyminen Tulosalueet, toimialat ja tulosyksiköt vastaavat omaan toimintaansa liittyvien valtionosuushakemusten lähettämisestä. Hallintopalvelut/tulosalueiden keskushallinnot voivat hoitaa keskitetysti osan valtionosuushakemuksista, jolloin tulosyksiköiden tulee toimittaa hakemuksiin vaadittavat asiakirjat niin hyvissä ajoin, että määräaikoja voidaan noudattaa. Kiinteistöpalvelut vastaavat kiinteistöihin liittyvistä valtionosuushakemuksista ja niihin liittyvistä ilmoituksista. Tulojen laskutus on kunkin tulosyksikön vastuulla. Laskutuksessa on käytettävä konsernin laskutusjärjestelmää ja noudatettava konsernin laskutusja perintäohjetta. Käteisen suoraperintä on toteutettava kassajärjestelmällä tai maksajalle on annettava juoksevalla numeroinnilla varustettu kuitti noudattaen konsernin kassaohjetta EU-osarahoitteiset projektit EU-osarahoitteisten projektien hakemusten ja projektisuunnitelmien hyväksymisestä ja toteutuspäätöksistä on määritelty hallituksen päätöksellä käyttöönotetussa projektiohjeistossa. Projektiohjeistossa ja rahoittajien ohjeissa ja määräyksissä on määritelty EU-projektien rahaliikenteestä ja kirjanpidosta. Projektiohjeistoa on päivitetty muuttuneiden rahoittajaohjeiden ja muiden muutosten osalta. Uusia projekteja haettaessa rahoitushakemukset tehdään arvonlisäverollisina aina, kun päättävän rahoittajaviranomaisen säännöt ja ohjeet sen mahdollistavat. Maksatushakemusten laadinnasta vastaa projektipäällikkö. Konsernin EU-osarahoitteisten projektien taloushallinto hoidetaan Hallintopalvelut/talouspalveluissa. Vain talouspäällikön päätöksellä voidaan uuden projektin taloushallinto ottaa muun tulosyksikön hoitoon.

9 9 (18) Projektien kirjanpito hoidetaan normaalin kirjanpidon avulla talousarvioseurannan yhteydessä. Projektien jälkirahoitteisuudesta johtuen, kirjanpidon menot jaksotetaan kuukausittain siirtosaamisiin kirjanpidon informaatioarvon parantamiseksi. Tilinpäätöksessä ja välitilinpäätöksissä lähetettyjen maksatushakemusten lisäksi jaksotetaan ne saatavat, jotka tilinpäätöshetkeen mennessä ovat syntyneet. 3. MÄÄRÄRAHOJEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT OHJEET 3.1. Vuosimäärärahat Talousarvion määrärahoja saadaan käyttää vain talousarviovuoden kuluihin Sisäiset erät Kirjanpitolaki edellyttää, että sisäiset ja ulkoiset tapahtumat erotetaan toisistaan, koska lopullinen tilinpäätös tulee tehdä siten, että siihen ei sisälly sisäisiä eriä. Sisäisinä erinä käsitellään konsernin eri tulosyksiköiden kesken tapahtuva myynti ja osto, jotka ovat arvonlisäverottomia. Konsernin talousarvioasetelma koostuu neljästä (4) sitovuustasosta, tulosalueesta (Koulutuskeskus Salpaus, Lahden ammattikorkeakoulu, Tuoterengas ja Yhteiset palvelut), joiden sisällä on vaihteleva määrä tulosyksiköitä. Sitovuus- taso on nettositova yhtymäkokoukseen nähden. Tulosalueiden väliset taloudelliset erät ovat merkityksellisiä tulosalueen talousarvion toteutumisen kannalta. Tulosalueen sisäiset erät ovat merkityksellisiä yksittäisten alojen/yksiköiden talousarvioiden toteutumisen kannalta, mutta ne on eliminoitava arvioitaessa tulosalueen talouden toteumaa mm. toimintatulojen ja menojen määrää. Konsernin erilaisten sisäisten erien erittelemiseksi sisäiset erät käsitellään alla olevan mukaisesti Sitovuustasojen väliset sisäiset erät Tulosyksikön, joka perii tai maksaa sisäisiä maksuja, joiden vastapuoli on toisen sitovuustason tulosyksikkö, on käsiteltävä tapahtuma koodilla Sitovuustasojen sisällä käsiteltävät sisäiset erät Tulosyksikön, joka perii tai maksaa sisäisiä maksuja, joiden vastapuoli on saman sitovuustason (tulosalueen) sisällä, on käsiteltävä tapahtuma koodilla 3 (kustannuslaskennalliset erät). Sisäisten erien tarkemmat kirjausohjeet vuoden 2014 taloushallinto- ohjeissa.

10 10 (18) 3.3. Henkilösivukulut Eläkemaksujärjestelmä muuttui vuonna Uutena elementtinä on varhaiseläkemenoperusteisen maksu (Varhe). Varhe-maksujärjestelmä tekee työnantajalle selvästi aikaisempaa kannattavammaksi pyrkiä pitämään ikääntyvät työntekijät mukana työelämässä vanhuuseläkeikään asti, koska lähellä eläkeikää alkavasta työkyvyttömyyseläkkeestä seuraa entistä suurempi Varhe-maksu. Osaamisfoorumin toimintamalli on rakennettu tukemaan työntekijää ja esimiestä työkykyyn liittyvissä ongelmien ratkaisuissa. Toiminnalla on saavutettu hyviä ratkaisuja työkyvyn ylläpitämisessä ja kuntoutuksessa ja vaikutuksessa Varhe-maksujen määrään. Esimiesten tulee ottaa henkilöstönsä työkykyyn liittyvät ongelmat esille varhaisessa vaiheessa ja etsiä ratkaisuja yhdessä Osaamisfoorumin henkilöstösuunnittelijan ja työterveyshuollon kanssa. Myös sairausvakuutus- ja työterveyshuoltolain muutokset edellyttävät työkyvyttömyydestä aiheutuvien sairauspoissaolojen käsittelyä työpaikoilla. Sosiaaliturva-, eläkevakuutus- ja muut vakuutusmaksut vaihtelevat tulosalueittain. Talousarvio laaditaan 24,6 %:n henkilösivu- kulutasolla. Tulosaluekohtaisia eroja on erityisesti eläkemeno- ja varhaiseläkemenoperusteisessa maksussa sekä tapaturmavakuutusmaksussa. Erityisesti Tuoterenkaan henkilösivukulut ovat tästä syystä muuta konsernia korkeammat Eläkemenoperusteiset eläkemaksut Nykyisin eläkemenoperusteista eläkemaksua maksavat ne kuntatyönantajat, joiden ennen vuotta 2005 palveluksessa olleille työntekijöille on kalenterivuoden aikana maksettu eläkettä. Eläkeperusteiset maksut ovat valtionosuuspohjaan kuuluvia kustannuksia kuten muutkin henkilöstökustannukset. Kuntien eläkevakuutus on yleiskirjeessään 3/2012 kehottanut kuntia ja muita palvelujen tuottajia tarvittaessa tarkistamaan voimassa olevia perus- ym. sopimuksia eläkeperusteisten maksujen osalta ja tarvittaessa tarkistamaan niitä, jotta kaikki valtionosuuteen oikeuttavat kustannukset kirjautuisivat kuntien ja kuntayhtymien kirjanpidossa oikein ja tulisivat täten huomioon otetuksi valtionosuuslaskelmissa. Lahden kaupunki on esittänyt selvitettäväksi ammatillisen koulutuksen luovuttamista koskevista päätöksistä ja sopimuksista, kuuluvatko Lahden kaupungin ammatillisesta koulutuksesta maksamat eläkemenoperusteiset maksut kaupungille vai Päijät-Hämeen koulutuskonserni kuntayhtymälle. Lahden kaupungin ja muiden toimintaa kuntayhtymään siirtäneiden kuntien ammatilliseen koulutukseen kohdistuvia eläkemenoperusteisia maksuja on yhteensä 1,68 miljoonaa euroa, joka vastaa 1,7 prosentin leikkausta vuoden 2013 valtion ja kuntien rahoituksesta koulutuskonsernin perusrahoituksesta. Kustannusten jakautuminen Lahden ammattikorkeakoulun ja Koulutuskeskus Salpauksen kesken voidaan selvittää vasta henkilöpohjaisen rekisterin kautta. Päijät-Hämeen koulutuskonsernin hallitus esitti 9. joulukuuta 2013 lausuntonaan Lahden kaupungille, että se pidättäytyisi eläkemenoperusteisten

11 11 (18) maksujen kohdistamisesta koulutuskonsernin kustannuksiksi. Jos kustannusten siirto päätetään kuitenkin tehdä, esitettiin siirto toteutettavaksi viiden vuoden kuluessa vuodesta 2014 alkaen siten, että kustannusten siirto olisi täysimääräinen vuonna Jos eläkemenoperusteisten maksujen maksuvelvollisuutta muutetaan, nostaa menettely henkilösivukuluja jo vuonna Muutos huomioidaan kirjanpidossa päätösten tultua ja 2. ennusteessa 2014 taloussuunnittelussa Arvonlisävero Konsernin arvonlisäverotusmenettelystä on annettu erilliset ohjeet Perintäkulut Koulutuskonsernin perintäprosessi hoidetaan keskitetysti. Perintätoimisto hoitaa prosessia maksuhuomautusten lähettämisestä alkaen. Perintäkulut hyväksyy talouspäällikkö ja ne kohdistetaan ensivaiheessa ao. kustannuspaikalle. Normaalitapauksessa asiakas maksaa perintäkulut, joten lopullisia kustannuksia jää ainoastaan oikeudellisessa perinnässä ja jälkiperinnässä Muita määrärahojen käyttöön liittyviä ohjeita Oikeuden oman auton käyttämiseen virka- ja työtehtävissä myöntää tulosyksikön johtaja. Tulosyksikkökohtaisesti on laadittava ennakkosuunnitelma. Virka- ja työtehtävien hoitoon liittyvää matkustamista tulee mahdollisuuksien mukaan vähentää. Liikenne on päästöjen tuottajana merkittävässä asemassa, koska konsernin toimipaikat sijaitsevat melko hajallaan Lahden kaupungissa ja ympäristökunnissa ja liikkumiseen käytetään merkittävässä määrin omia kulkuneuvoja. Lisäksi verkottuminen eri toimijoiden kanssa niin kansallisesti kuin kansainvälisesti lisää matkustamista. Etäkokoustekniikkaa tulee hyödyntää matkustamisen vähentämisessä. Henkilöstön koulutuksiin osallistumisen periaatteet määritellään Osaamisen johtamisen käytännöt -oppaassa. Koulutuksista, seminaareista yms. toimenpiteitä on aina etukäteen keskusteltava esimiehen kanssa ja tehtävä keskeytys webtallennukseen. Keskeytys liitetään mahdolliseen matkalaskuun. Ohjeistukset ovat ohjelmistojen käyttöohjeissa. Päijät-Hämeen koulutuskonsernissa on pääosin siirrytty käyttämään matkapuhelimia ns. pöytäkoneiden sijaan. Marraskuussa 2013 työnantajan matkapuhelimia on noin 1500 kpl. Puheaikarajoite on nykyisin toteutettu niin, että ylemmällä johdolla ei ole rajoitusta ja muilla sallittu puheaika työnantajan liittymällä työasioissa on ma-su klo Konsernin esimiehet ja osa asiantuntijoista joutuu hoitamaan työasioita myös virka-ajan ulkopuolella ja tästä johtuen on tarkoituksenmukaista, että heillä on käytössään työnantajan matkapuhelin sekä matkapuhelinliittymä, joilla työntekijä voi soittaa myös kohtuullisen määrän yksityispuheluita.

12 12 (18) Vuosittain noin 50 henkilölle on määritelty kaksi työpäivää vuosiloman aikana, jolla varmistetaan toiminnan häiriötön jatkuminen vuosilomakaudella. Tähän ryhmään kuuluvilla henkilöillä on tarpeen saavutettavuus myös normaalin työajan ulkopuolella. Puhelinetu rajoitetaan koskemaan tätä henkilöstöä. Muutokset puhelinetuun tehdään henkilön työtehtävien ja vastuualueiden muutosten yhteydessä. Kokouskustannuksiin tulee kiinnittää huomiota. Konsernin johtoryhmä on ohjeistanut kokoustarjoilujen periaatteet. Kaikki tilaisuudet (kokoukset, henkilöstökehittämispäivät, seminaarit yms.) tulee ensisijaisesti järjestää koulutuskonsernin omissa tiloissa milloin tilaisuuden luonne ei muuta edellytä. Konsernin ja sen tulosalueiden edustamisessa ja vieraanvaraisuudessa tulee noudattaa tarkkaa harkintaa. Konsernin johtoryhmä ohjeistaa edustamisen ja vieraanvaraisuuden toteuttamisen. Tilanteessa, jossa palveluja aiotaan ostaa yritykseltä, jonka omistaja tai osaomistaja on koulutuskonserniin virka- tai työsuhteessa oleva henkilö, on ko. ostosopimus hyväksytettävä ao. tulosalueen johtajalla. 4. HANKINNAT 4.1. Irtaimen omaisuuden, kaluston sekä aineiden ja tarvikkeiden hankinnat Talousarviossa on tulosyksiköiden käyttötalouteen varattu määrärahat sellaisen irtaimen omaisuuden hankintaan, jonka käyttöikä on yli kolme vuotta tai hankintahinta euroa (alv 0 %). Edellä mainittu omaisuus luetteloidaan, mutta siitä ei tehdä kirjanpitolain mukaisia suunnitelmanmukaisia poistoja. Investointimenoina käsitellään yli euroa (alv 0 %) maksavat kalustoesineet. Tästä kalustoryhmästä tehdään kirjanpitolain mukaiset suunnitelmanmukaiset poistot. Irtaimistokirjanpidossa ja luetteloinnissa noudatetaan erikseen annettuja ohjeita samoin kuin hankintoja tehtäessä konsernin hankintaohjeita. Toimitusjohtajan, tulosaluejohtajien ja tulosyksiköiden johtajien hankintavaltuudet investointi- ja käyttötalousmenoissa lukuun ottamatta rakentamiseen kuuluvia hankintoja ovat seuraavat: Investoinnit Konsernin johtoryhmän investointilupa investointihankkeelle, jonka jälkeen investoinnin ja sen osien varsinainen hankinnan toteutus - toimitusjohtaja euroa - tulosaluejohtajat euroa - muut tulosyksiköiden johtajat/päälliköt toimitusjohtajan tai tulosaluejohtajan erillisen valtuutuspäätöksen mukaisesti euroa.

13 13 (18) Käyttötaloushankinnat Ennen hankintaa/tilausta, joka toteutetaan määrärahojen puitteissa ja kunkin vastuuhenkilön oman hankintaoikeuden rajoissa, on kaikista yli euron käyttötalouteen kirjattavien irtaimen omaisuuden, kaluston sekä aineiden ja tarvikkeiden hankinnoista haettava toteutusvaltuus talouspäälliköltä. Varsinainen hankinta/tilaus - toimitusjohtaja euroa - tulosaluejohtajat euroa - muut tulosyksiköiden johtajat/päälliköt toimitusjohtajan tai tulosaluejohtajan erillisen valtuutuspäätöksen mukaisesti euroa. Käyttötaloushankintojen toteutusvaltuus haetaan sähköpostitse, jolloin muodostuu kirjallinen dokumentti valtuuden hakemisesta. Valtuuden hakuvaiheessa kuvataan hankinnan tarve, määrärahojen riittävyys ja käytettävä kilpailuttamismenettely tai voimassa olevan hankintasopimuksen/hintatiedotteen käyttö. Toteutusvaltuuden hakemiseen tulee varata riittävä aika hankintaa suunniteltaessa. Kalusto- ja laitehankinnat toteutetaan vuonna 2014 varovaisuusperiaatetta noudattaen tilikauden aikana niin, että toiminnan tulorahoituksen ja toimintakatteen toteutuminen voidaan varmistaa niin käyttötalousmäärärahojen riittävyyden kuin investointien tulosrahoituksen osalta Kiinteän omaisuuden hankinta ja rakennushankkeet Kiinteän omaisuuden hankinnasta päättää hallitus. Rakennushankkeet toteutetaan talousarviossa hyväksyttyjen hankintaohjelmien mukaisesti siten, että suunnitelmat ja urakkatarjoukset euroa ylittävien hankkeiden osalta hyväksyy hallitus ja muiden hankkeiden osalta toimitusjohtaja. Rakennuslupa- asiakirjat allekirjoittaa kiinteistöjohtaja Kiinteistöjen käyttö ja vuokrasopimukset Koulutuskonsernin tilojen käyttöasteen nostaminen on tavoitteena. Koulutuksen järjestelyjä tulee kehittää siten, että opetustilojen käyttöaste nousee. Konsernin toimijoiden järjestämät tilaisuudet tulee järjestää konsernin omissa tiloissa, ellei pakottava syy muuta edellytä. Tällä varmistetaan, että vuokrakassavirta kohdistuu konsernille itselleen eikä ulkopuoliselle taholle. Tätä periaatetta ei noudateta EU-osarahoitteiset projektien rahoittamissa tilaisuuksissa, jotka ovat kilpailuttamisvelvollisia toteutuspaikkojen suhteen. Kalenterivuotta pidemmät konsernin käyttöön tulevat huonevuokra- ja muut sopimukset ja niiden muutokset tulee saattaa hallituksen käsittelyyn. Lyhyempikestoiset sopimukset on toimitettava toimitusjohtajan tietoon. Vuokrasopimukset valmistelevat Kiinteistöpalvelut yhdessä tilaa käyttävän tulosyksikön kanssa. Mikäli tarpeettoman kiinteistön myynnistä ei ole riittävää varmuutta tai tarpeettomaksi on tullut vain osa kiinteistöstä, on tarkoituksenmukaista

14 14 (18) vuokrata se väliaikaisesti ulkopuoliseen käyttöön. Tällöin ko. tiloista syntyvät kiinteistö- kulut voidaan kattaa mahdollisimman hyvin. Ulosvuokrausvaihtoehdot ovat selkeästi väliaikaisratkaisuja ja siksi vuokran määritys ja vuokra-ajat on tarkoituksenmukaista määrittää yleisellä tasolla. Vuokran määrän osalta tavoitteena on käypä markkinavuokra kuitenkin siten, että vuokratasona tavoitellaan vähintään kohteen pääoma- ja käyttökuluvuokraa. Koulutuskonsernin sisäinen keskipääomavuokra vuonna 2014 on 4,04 /m2/kk ja käyttökuluvuokra 5,34 /m2/kk. Vuokrasopimukset tehdään pääsääntöisesti toistaiseksi voimassa oleviksi yhden, kolmen tai kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Kiinteistöpalvelut voi solmia määräaikaisia vuokrasopimuksia enintään kahdeksi vuodeksi. Mikäli määräaikaisuus on yli kaksi vuotta, konsernin hallitus tekee päätöksen ulosvuokrauksesta Leasingvuokraus Konsernin tietokoneet (pöytäkoneet ja kannettavat) hankitaan leasingvuokrauksella vuonna 2005 käyttöönotetun toimintatavan mukaisesti. Tietokoneiden hankinta käyttötalous- tai investointimäärärahoilla voidaan toteuttaa vain tietohallintojohtajan hyväksynnällä. Leasingmenettelystä on annettu tarkemmat ohjeet (intranetissa). Muiden IT-laitteiden (tulostimet, videotykit) hankinta voidaan rahoittaa harkinnan mukaan joko leasingrahoituksella tai käyttötalousmäärärahoilla. Hankinnasta ja leasingvuokrauksesta päättävän viranhaltijan tulee huomioida leasingvuokrauksen vuokrarasite tuleville tilikausille. IT-hankintojen määrän (laitemäärä) ei tule kasvaa leasingvuokrausjärjestelmän vaikutuksesta vaan sillä pyritään laitekannan tarkoituksenmukaisen tason ja kierron varmistamiseen. Muiden hankintojen leasingvuokrausesitykset hyväksyy toimitusjohtaja hankintavaltuutensa mukaisesti. Leasingvuokrausesityksen hyväksymisen jälkeen ao. viranhaltija tekee viranhaltijapäätöksen kohteen hankinnasta ja rahoittamisesta leasingvuokrauksella. Ajoneuvojen varsinaiset leasingsopimukset allekirjoittaa prosessin mukaisesti tämän jälkeen talouspäällikkö. Ajoneuvohankinnoissa käytettävä leasing-vuokraus hoidetaan Lahden kaupunkiseudun hankintaosasto kilpailuttaman Easy KM Oy:n auto-leasing palvelun kautta. Palveluun sisältyy polttoainekortit, jotka käyvät Nesteen ja Teboilin asemilla. Yhtenäinen polttoainekorttikäytäntö on otettu käyttöön myös konsernin omistamiin autoihin. Ajoneuvojen leasing-hankinnan perusteita ovat mm. - leasing-yhtiö tarjoaa tarvetta vastaavat uudet tai käytetyt vaihtoehdot, hankintaan ja kilpailuttamiseen sitoutuva työ vähenee - ei suurta kertainvestointia, määrärahat sitoutuvat tasaisesti - kustannustietoisuus lisääntyy pääomakustannuksen näkyessä käyttötalousmenoissa vuokrina - polttoainekorttiin liittyy kilpailutetut polttoainehinnat - nettipohjainen korttiostojen tapahtuma- ja kustannusseuranta EasyNet

15 15 (18) - laskutus keskitetyllä laskulla ja tiliöinti keskitetysti Hallintopalveluissa ilmoitettuun kustannuspaikkaan ja toimintoon, jonka talouspäällikkö hyväksyy Varastot Ostoja tehtäessä on tarkoin harkittava miten suuri ja monipuolinen varaston tulee olla. Kehittämällä varaston valvontaa on pyrittävä supistamaan omat varastot niin pieniksi kuin toimintavarmuus suinkin sallii, jotta konsernin kassavaroja ei sidota tarpeettomaan varastointiin. Talouspäällikkö vahvistaa päätöksellään varastojen enimmäismäärät ja vastuunalaiset varastonhoitajat Opiskelijoille maksettava työssäoppimisajan ateriakorvaus Lain ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) 37 :n mukaan päätoimisissa opinnoissa opiskelijalla on oikeus maksuttomaan ateriaan niinä työpäivinä, joina opetussuunnitelma edellyttää opiskelijan läsnäoloa koulutuksen järjestäjän osoittamassa koulutuspaikassa. Luonnonvara-alalla on lisätty ateriaetuus, johon kuuluu päivittäinen kouluateria, aamiainen ja päivällinen (Asetus ammatillisesta koulutuksesta 22 ). Mikäli yksikköhintarahoitteisen ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijalla ei ole mahdollisuutta ruokailla työssäoppimisen aikana oppilaitoksessa eikä myöskään työssäoppimispaikka tarjoa työssäoppimispaikalla ruokailua, maksetaan vuonna 2014 opiskelijalle ateriakorvausta 4,50 euroa/työpäivä. Luonnonvara-alalla ateriakorvauksen määrä on em. tapauksessa 9,00 euroa/työpäivä Kirjojen ja muiden tietoaineistojen hankinta Tieto- ja kirjastopalvelut ylläpitää tietoaineistojen omaisuudenhallintaa Voyager-tietojärjestelmässä, joka asiakkaalle näkyy Masto-tietokantana (masto.amkit.fi). Tieto- ja kirjastopalvelut hankkii tulosalueiden tarvitseman tieto- aineiston. Hankintapyyntö välitetään tietokeskus@phkk.fi osoitteeseen Korissa tähän tarkoitukseen olevalla lomakkeella. Tämän aineiston hankintakustannuksista vastaa ao. tulosalue. Aineisto dokumentoidaan Mastotietokantaan oman erillisen tunnuksen alle, joka ei näy asiakkaille. 5. Käyttöomaisuuden myynti Hallintosäännön mukaisesti käyttöomaisuuden myynnistä päättää konsernihallitus. Hallitus voi kuitenkin siirtää toimivaltaansa irtaimen omaisuuden myynnistä muille toimielimille tai viranhaltijoille. Irtaimen omaisuuden myynnistä päättää toimitusjohtaja. Irtaimen omaisuuden myynnissä on ennen päätöksentekoa selvitettävä myytävän omaisuuden mahdollinen käyttö konsernin muissa toiminnoissa. Toimitusjohtaja voi antaa käytännön myyntiluvan tulosalueen viranhaltijalle. Myyntilupa arvoltaan

16 16 (18) vähäisissä voidaan antaa sähköpostitse luetteloitavan viranhaltijapäätöksen sijaan. Yksityiskäyttöön soveltuvan kulutuskäyttöön soveltuvan irtaimen myyminen toteutetaan Tuoterenkaan Patinan kautta. Käyttöomaisuudessa käsiteltävien eläinten, mm. hevosten myynnistä päättää Koulutuskeskus Salpauksen kulttuuri- ja luonnonvara-alan koulutusjohtaja. Käytöstä poistettavan omaisuuden haltijayksikön johtaja/päällikkö vastaa omaisuuserän poistamisesta irtaimistoluettelosta. 6. Maksuvalmius ja kassavarojen sijoittaminen Maksuvalmiuden ylläpitämiseksi tulosyksiköiden on noudatettava hallituksen ja toimitusjohtajan antamia ohjeita mm. menojen jaksottamisessa. Lisäksi tulosyksiköiden tulee tehdä tarvittaessa rahoitusbudjetti yhteistoiminnassa Hallintopalvelujen kanssa. Ylimääräisiä kassavaroja sijoitetaan maksuliikennetiliä paremman korkotuoton saamiseksi, jos saatava tuotto kattaa maksuliikenteen kokonaiskilpailutuksen yhteydessä valitun maksuliikennetilin tuoton lisäksi sijoittamisesta aiheutuvat kulut. Sijoittamisen periaatteena on varojen turvaava sijoittaminen. Kassavarojen lyhytaikaisesta sijoittamisesta päättää toimitusjohtaja raportoiden sijoituksista hallitukselle. Nykyisen rahoitusmarkkinatilanteen johdosta on syytä hajauttaa talletuksiin sisältyvää pankkiriskiä. Kassavaroja voidaan tallettaa seuraavien rahalaitosten tilimuotoisiin sijoituksiin, ei kuitenkaan yhteen rahalaitokseen kuin enintään 50 % talletushetken kassavaroista ja enintään 12 kuukauden ajaksi: - Nordea Pankki Suomi Oyj - Handelsbanken Ab - Sampo Pankki Oyj - Päijät-Hämeen Osuuspankki ja/tai OP-Pohjola ryhmän keskuspankki (Pohjola Pankki Oyj) - Kuntarahoitus Oyj. 7. Tositteiden hyväksyjät Hallitus tekee erikseen päätöksen tositteiden hyväksyjistä. Tositteiden hyväksymisraja on sama kuin kohdassa 4. (Hankinnat) määritelty tai erikseen päätetty hankintavaltuuden raja on. Koulutuskonsernin Yhteisten palveluiden yksiköt koordinoivat tiettyjä hankintoja joko tulosalueiden ja/tai muiden yhteisten palveluiden yksiköiden puolesta. Tilaaja hyväksyy kustannukset hyväksymällä hankintapäätöksen tai tilauksen eikä varsinaista laskua ko. tapauksissa kierrätetä yksiköiden hyväksyttävinä. Nämä laskut hyväksytään keskitetysti toimitusjohtajan tai talouspäällikön toimesta ja kustannusten kohdistaminen perustuu tilauksen yhteydessä yksiköiltä kysyttyyn kirjanpidon kohdistamistietoon. Laskut asiatarkastaa yhteisten palveluiden hankinnan valmistelusta ja koordinoinnista vastaava yksikkö.

17 17 (18) Keskitetyn koordinoinnin ja hyväksynnän piirissä ovat IT- ja autoleasing-laskut, tulosalueille tehtävät kirjahankinnat, postikulut ja VR:n matkakortin laskut.

18 18 (18) Rekrytointiohje Liite nro 1 Ohje esimiehille henkilöstön rekrytointeihin (sisältää ostopalvelut ja tulosalueiden väliset henkilöstön käytöt) ja henkilösiirtoihin Koskee kaikkia tulosalueita ja on voimassa toistaiseksi Kaikki 1 kk - alle 6 kk rekrytoinnit Kaikki 6 kk tai yli 6 kk rekrytoinnit Kevään 2013 kaikkia tulosalueita ja syksyllä 2013 Koulutuskeskus Salpausta koskevien yhteistoimintaneuvottelujen jälkeen työnantaja on tehnyt päätöksiä irtisanomisista ja osa-aikaistamisista. Tämä merkitsee työnantajalle sijoitusvelvollisuuden tarkastelua ennen rekrytointeja. Edellä olevan perustuen kaikkien tulosalueiden rekrytointeihin (sisältävät ostopalvelut) ja henkilösiirtoihin noudatetaan ehdottomasti seuraavaa toimintamallia. Tällä toimintamallilla työnantaja varmistaa, että rekrytoinnit toteutetaan lakien sekä työ- ja virkaehtosopimusten mukaisesti ottaen huomioon sijoitusvelvollisuudet ja talouden tiukkenemisen. Rekrytointitarpeiden ilmaantuessa, tulisi työtehtävät ensisijaisesti järjestää nykyisen henkilöstön voimin toimintatapojen ja työskentelytapojen muutoksella. Kaikki rekrytointi- ja henkilösiirtotarpeet tulee esittää Henkilöstöpalveluille ennen valmisteluiden käynnistämistä (myös sivutoimiset tuntiopettajat ja sivutoiminen muu henkilöstö). Rekrytointiesitykset toimitetaan sähköpostitse Korista löytyvällä lomakkeella henkilöstösuunnittelija Ulla Iivoselle. (Samassa yhteydessä Henkilöstöpalveluissa tarkistetaan myös Osaamisfoorumin tilanne.) Rekrytointiesitykset tehdään osaamisen johtamisen ohjelmistoon (OJO). Rekrytointiesitykset käsitellään johtoryhmissä (OVTES tulosalueen johtoryhmässä KVTES ja TS; ensin tulosalueen johtoryhmässä ja sen jälkeen konsernin johtoryhmässä). Huomioithan esityksen tekemisen riittävän ajoissa. MARTTI TOKOLA Martti Tokola toimitusjohtaja LENA SIIKANIEMI Lena Siikaniemi henkilöstöjohtaja