Talousarvion 2017 täytäntöönpano-ohje 1 (15) Yhtymähallitus Hyväksytty yhtymähallituksen kokouksessa

Transkriptio

1 1 (15) Hyväksytty yhtymähallituksen kokouksessa Vuoden 2017 talousarvion Sisällys 1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET Toiminnan kehityshaasteet Henkilöstöjohtaminen ja henkilöstösuunnittelu TALOUSARVION NOUDATTAMINEN Vastuu määrärahojen käytössä Toimintasuunnitelmien tarkistaminen ja raportointi Talousarvion sitovuus Vastuualueet Taloudellisuus ja määrärahojen käyttö Asiakkuudenhallinta, myyntitoiminta ja laskutus Valtionosuushakemusten laadinta, maksatusten seuranta ja muu tulojen kertyminen EU-osarahoitteiset projektit MÄÄRÄRAHOJEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT OHJEET Vuosimäärärahat Sisäiset erät Arvonlisävero Perintäkulut Muita määrärahojen käyttöön ja tulojen varmistamiseen liittyviä ohjeita HANKINNAT Irtaimen omaisuuden, kaluston sekä aineiden ja tarvikkeiden hankinnat Opiskelijoille hankittavat tarvikkeet ja varusteet sekä opiskelijoilta kerättävät maksut Kiinteän omaisuuden hankinta ja rakennushankkeet Kiinteistöjen käyttö ja vuokrasopimukset Leasingvuokraus Varastot Opiskelijoille maksettava työssäoppimisajan ateriakorvaus Kirjojen ja muiden tietoaineistojen hankinta KÄYTTÖOMAISUUDEN MYYNTI MAKSUVALMIUS JA KASSAVAROJEN SIJOITTAMINEN TOSITTEIDEN HYVÄKSYJÄT... 15

2 2 (15) Sen lisäksi mitä yhtymäkokouksen hyväksymissä vuoden 2017 talousarvion yleis- ja erityisperusteluissa on mainittu, yhtymähallitus antaa seuraavat talousarvion et. 1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET Kuntayhtymän toiminnassa on lainsäädännön lisäksi noudatettava kuntayhtymän hallintosäännön ja yhtymähallituksen erikseen antamien ohjeiden määräyksiä. Lisäksi on annettu muita toimintaa ohjaavia ohjeita. Keskeiset määräykset ja ohjeet löytyvät yhtymän intranetistä ja ovat seuraavat: - Perussopimus - Hallintosääntö - Henkilöstöasioiden toimintaohje - Tarkastussääntö - Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje - Luottamushenkilöiden palkkiosääntö - Rekrytointiohje ja rekrytointiesityskäytäntö - Osaamisfoorumin toimintamallit ja ohjeet - Taloushallinnon ohje - Taloushallinnon toimeenpano-ohje - Hankinta-ohjeet - Laskutus- ja perintäohje - Kassaohje - Arvonlisävero-ohjeet - Käyttöomaisuuden luettelointiohje - Varasto-ohje - Vuosittaiset taloushallinnon ohjeet tilikarttoineen ja laskentamalleineen Tulosyksiköiden vastuuhenkilöiden tulee tuntea annettu ohjeistus Toiminnan kehityshaasteet Ammatilliseen koulutukseen on kohdistunut ja kohdistuu vuosina yli 440 miljoonan euron leikkaukset, mitkä tarkoittavat lähes 30 prosentin vähennystä rahoitukseen. Suurin yksittäinen 190 miljoonan euron suuruinen leikkaus on tulossa vuodelle Tehdyistä ja päätetyistä merkittävistä talouden sopeuttamistoimista huolimatta käytämme aiempina tilikausina taseeseen saatua ylijäämää, jotta saamme aikaa käytännössä toiminnan sopeuttamiseen. Vuoden 2017 talousarviossa toimintatuotot pienentyvät edellisvuodesta kokonaisuutena noin 14 miljoonaa euroa (-18 %). Toimintakulujen vähennys on euromäärältään vastaava. Katekertymä ja tilikauden tulos on voimassa olevan taloussuunnitelman mukaista odotusta parempi, mutta tilikauden tulostasolla kuitenkin -3,4 miljoonaa euroa alijäämäinen. Yhteistoimintaneuvotteluissa tehdyn sopeuttamissuunnitelman toteuttaminen kaikkine yksityiskohtineen on tarpeen ja toimintaa tulee yhä kehittää toteutuvaan rahoitusraamiin.

3 3 (15) Ammatillisen koulutuksen uusi rahoituslainsäädäntö tulee voimaan vuonna Tuloksiin perustuva rahoitus haastaa koko toimintamme. Tulevaan rahoitukseen vaikuttaa jatkossa yhä suoremmin se miten onnistumme toiminnassamme. Keskeiset muutosehdotukset talousarviossa 2017 ja vuosien toiminta- ja talous-suunnitelmassa perustuvat hallitusohjelman rahoitusleikkauksiin ja niihin varautumiseen. Tärkeää on, että kiinteistömäärää ja tiloja onnistutaan vähentämään suunnitellun mukaisesti, mutta erityisen keskeistä tulevaisuuden kannalta on opetuksen ja oppimisen toteutustapojen kehittämisessä ja muuttamisessa onnistuminen työelämän ja reformin tavoitteiden suuntaisesti. Näissä asioissa onnistumalla voimme turvata laadukkaan ja asiakkaiden tarpeisiin vastaavan ammatillisen koulutuksen sekä peruskoulun päättäville nuorille, aikuisille opiskelijoille ja alueen työelämälle. Salpaus perustaa alkaen tytäryhtiön, Salpaus-palvelut Oy:n, toimimaan tutkintoon johtamattoman koulutuksen järjestäjänä. Toiminta toteutetaan tiiviissä yhteistyössä omistajan kanssa Salpaus -konsernitasolla. Alueen elinkeinoelämä, yritykset sekä muut työyhteisöt ovat Salpauksen asiakkaita, joiden tarpeisiin vastataan ammatillisen koulutuksen tuotteilla, oli kyse sitten tutkintoon johtavasta tai johtamattomasta koulutuksesta Henkilöstöjohtaminen ja henkilöstösuunnittelu Henkilöstöjohtamisella on keskeinen rooli kuntayhtymän toiminnan ja talouden hallinnassa. Vastuut ja päätösvalta henkilöstöasioissa määritellään hallintosäännössä ja henkilöstöasioiden toimintasäännössä. Hallituksen antamalla henkilöstöasioiden toimintasäännöllä ( ) ohjataan esimiehiä henkilöstöjohtamisessa. Toimintasääntö uudistetaan ja nimi muutetaan toimintaohjeeksi vuodelle Toimintaohjeella määrätään hallintosäännön mukaisen toimi- ja päätösvallan siirtämisestä viranhaltijoille henkilöstöasioissa. Toimintaohjeessa on lisäksi määritetty hallintosäännön ulkopuolisia työnjohdolliseen määräysvaltaan kuuluvia oikeuksia ja velvollisuuksia. Asiakokonaisuuksiin liittyy tarkempia käytännön ohjeita, joita tulee noudattaa. Ohjeet löytyvät Santra-intranet-sivuilta. Vuosina 2013 ja 2014 käytiin kolme yhteistoimintaneuvottelukierrosta ja syksyllä 2015 käytiin koko Salpausta koskevat yhteistoimintaneuvottelut. Lisäksi keväällä 2016 käytiin erityisesti opetus- ja koulutustoimintaa koskevat yhteistoimintaneuvottelut. Pidettyjen yhteistoimintaneuvottelujen tavoitteena on ollut perustehtävän turvaaminen pysyvillä rakenteellisilla ratkaisuilla. Neuvottelujen jälkeisiä päätöksiä ja suunnitelmien toteuttamista seurataan jatkuvasti. Henkilöstöjohtamisen lähtökohta on onnistunut henkilöstösuunnittelu, siihen liittyvät laadullinen ja määrällinen ennakointi, osaamisen varmistaminen ja rekrytointi. Rekrytoinnin hallinnassa tulee ehdottomasti noudattaa rekrytointiohjetta ja rekrytointiesityskäytäntöä. Virkojen ja toimien haettavaksi julistamisesta ja täytöstä on määräykset toimintaohjeessa.

4 4 (15) Kuntayhtymän talousarvion henkilöstösuunnittelu käynnistyy tarkastelemalla nimikkeittäin tarvittavan henkilöstön määrää. Henku-henkilöstökulujen budjetointia tukeva raportointi, on palkkabudjetoinnin suunnittelun työkalu. Toiminta on suunniteltava siten, että henkilöstömäärä ja henkilöstömäärärahat vastaavat toisiaan. Henkilöstötiedon tietovarasto (HR-DW), AGS-raportointi, webtallennus ja Osaamisen johtamisen ohjelmisto mahdollistavat esimiehelle ajantasaisen henkilöstösuunnittelun sekä reaaliaikaisen henkilöstötietojen seurannan. Yksiköiden vastuuhenkilöiltä ja henkilöstötyötä hoitavilta työntekijöiltä ja viranhaltijoilta edellytetään järjestelmien käyttöä ja raporttien hyödyntämistä sekä laadullisessa että määrällisessä henkilöstösuunnittelussa. Kokonaisvaltainen henkilöstösuunnittelu sisältää myös huolehtimisen henkilöstön osaamisesta ja työhyvinvoinnista. Vähenevissä resursseissa ja koulutustoimialan muutoksissa henkilöstön ajantasainen osaaminen ja osaamisen varmistaminen korostuvat. Henkilöstön ikääntyminen ja koulutuksen rakenteelliset muutokset ovat haaste myös henkilöstön työkyvylle, jonka tukemiseksi esimiesten tulee hyödyntää entistä enemmän mm. varhaisen tuen ja Osaamisfoorumin toimintamalleja. Noudatettavat ohjeet on koottu Santra-intraan. Salpauksen toimintaa ja toimintakulttuuria ohjaa eettinen johtaminen. Eettinen johtaminen merkitsee sekä tuloksellisuuden että työhyvinvoinnin johtamisen onnistumista. 2. TALOUSARVION NOUDATTAMINEN 2.1. Vastuu määrärahojen käytössä Talousarvion toteuttamisen kannalta on korostettava toimialojen ja -yksiköiden sekä niiden johdon ja esimiesten merkitystä unohtamatta koko sitoutuneen henkilöstön panosta. Toimintayksiköihin on siirretty merkittävästi päätösvaltaa ja vastuuta. Määrärahojen riittävyys ja toiminnan taloudellisuus riippuvat siitä, miten ne hoitavat tehtävänsä. Vastuu määrärahojen riittävyydestä kuuluu ensisijaisesti määrärahojen käyttäjille ja käytöstä vastaaville henkilöille. Näiden on ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin havaitessaan poikkeamia annetuista tavoitteista ja määrärahojen käyttösuunnitelmista. Mikäli jotakin määrärahaa käyttää kaksi tai useampi toimintayksikköä, kaikille vastuutahoille on ilmoitettava heidän käyttöönsä osoitetun määrärahaosan yläraja, jotta määrärahan käyttöä olisi mahdollista valvoa. Kohdassa 2.4. nimetyt vastuualueet tarkentuvat osavastuualueiksi yhtymähallituksen ko. vuotta koskevassa Hankintavaltuudet ja tositteiden hyväksyjät päätöksessä Toimintasuunnitelmien tarkistaminen ja raportointi Toimialojen ja tulosyksiköiden on tarkistettava ja sopeutettava toimintasuunnitelmansa ja työohjelmansa vahvistetun talousarvion mukaiseksi. Toimintoja ja

5 5 (15) tehtäviä on rationalisoitava sekä työmenetelmiä kehitettävä. Samalla, kun toiminta sopeutetaan talousarvion puitteisiin, on huolehdittava siitä, että kaikki lakisääteiset tehtävät tulevat hoidetuiksi. Kuntayhtymän toiminnasta raportoidaan neljännesvuosittain osavuosikatsauksella hallitukselle ja jäsenkuntiin. Toimialojen tulee kuntayhtymätason osavuosikatsauksen ohella raportoida yhtymähallituksen ja toimitusjohtajan ohjeiden mukaisesti toiminnastaan tarvittavin määräajoin. Talouden toteutuman raportointi toteutetaan tilinpäätösennusteilla. Käyttösuunnitelman (1. ennuste) sekä 2.ennusteen ja seuraavan vuoden talousarvion laadinta muodostavat rullaavan taloussuunnitteluprosessin, jossa suunnitelmaa tarkennetaan aina seuraavassa vaiheessa viimeisimmän käytettävissä olevan tiedon mukaisesti.

6 6 (15) 2.3. Talousarvion sitovuus Talousarvion sitovuustasot yhtymäkokoukseen nähden ovat: Toimialoilla ja yksiköillä on sitovuustasona vastaavasti toimintatulojen ja - menojen erotus eli toimintakate sekä suoritetavoitteet.

7 7 (15) 2.4. Vastuualueet Sitovuustasoja tarkentavina vastuualueina määritellään seuraavat alueet ja vastuuhenkilöt: Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä Koulutuskeskus Salpaus Johtamis- ja kehittämispalvelut Oppimis- ja koulutuspalvelut Vastuualue 1 Opiskelijapalvelut, valmentava koulutus, maahanmuuttaja-koulutus, yhteiset opinnot, kaksoistutkinnot Vastuualue 2 Tekniikan ja liikenteen alat, luonnonvara-alat, kulttuurialat (Vipusenkadun osalta) Vastuualue 3 Hyvinvoinnin, kaupan ja hallinnon alat, matkailu-, ravitsemis-, talous- ja elintarvikealat, kulttuurialat (Keskustakampuksen ja Kannaksenkadun osalta) Oppilaitospalvelut Kiinteistöpalvelut Ravintolapalvelut Tietohallintopalvelut toimitusjohtaja toimitusjohtaja ja rehtori oman vastuualueensa osalta toimitusjohtaja, rehtori, vararehtori ja myyntijohtaja kukin oman vastuualueensa mukaisesti rehtori opiskelijapalvelujohtaja opetusalajohtaja opetusalajohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja ravintolapalvelujohtaja tietohallintojohtaja 2.5. Taloudellisuus ja määrärahojen käyttö Kaikessa Koulutuskeskus Salpauksen toiminnassa on noudatettava taloudellisuutta ja säästäväisyyttä pyrkien kuntayhtymälle mahdollisimman edullisiin ratkaisuihin. Määrärahojen käytössä on huolehdittava siitä, että myös talousarviovuoden lopussa on varoja tärkeiden ja välttämättömien tarpeiden tyydyttämiseen. Niin ikään tulosyksiköiden on tehokkaasti valvottava tulojen kertymistä.

8 8 (15) 2.6. Asiakkuudenhallinta, myyntitoiminta ja laskutus Salpaus perustaa alkaen tytäryhtiön, Salpaus-palvelut Oy:n, toimimaan tutkintoon johtamattoman koulutuksen järjestäjänä. Toiminta toteutetaan tiiviissä yhteistyössä omistajan kanssa Salpaus -konsernitasolla. Alueen elinkeinoelämä, yritykset sekä muut työyhteisöt ovat Salpauksen asiakkaita, joiden tarpeisiin vastataan ammatillisen koulutuksen tuotteilla, oli kyse sitten tutkintoon johtavasta tai johtamattomasta koulutuksesta. Asiakaslähtöisen toimintatavan omaksuminen, asiakkuudenhallintajärjestelmän (AHA) tehokas hyödyntäminen ja myynnin tuloksekas johtaminen ovat myynnin onnistumisen kulmakiviä. Tulojen ajantasainen laskutus on yksikön johdon ja esimiesten vastuulla. Laskutuksessa on käytettävä kuntayhtymän laskutusjärjestelmää ja noudatettava kuntayhtymän laskutus- ja perintäohjetta. Tuotteet ja palvelut tulee hinnoitella siten, että hinta kattaa tuotantokustannukset ja osuuden pääomakustannuksista. Palveluiden hinnoittelusta vastaavista henkilöistä päätetään yhtymähallituksen allekirjoitusoikeudet päätöksessä. Asiakkaat, tarjoukset ja tilaukset tulee kirjata asiakkuudenhallintajärjestelmään. Asiakkaalle lähetettävä myyntidokumentti (tarjous, tilausvahvistus, sopimus) tulostuu myyntikirjauksesta Wordiin, josta se voidaan tallentaa ja lähettää asiakkaalle. Tilauksesta muodostetaan laskutustoimeksianto, joka siirtyy AHA:n kautta laskuttajalle Talouspalveluihin. Asiakkuudenhallintajärjestelmässä on myynnin raportoinnin työkalu, jonka avulla kunkin tulosyksikön esimiehen tulee seurata myyntitavoitteiden toteutumista ja reagoida poikkeamiin. Käteisen suoraperintä on toteutettava kassajärjestelmällä tai maksajalle on annettava juoksevalla numeroinnilla varustettu kuitti noudattaen kuntayhtymän kassaohjetta Valtionosuushakemusten laadinta, maksatusten seuranta ja muu tulojen kertyminen Toimialat ja yksiköt vastaavat omaan toimintaansa liittyvien valtionosuushakemusten valmistelusta. Hallinto hoitaa keskitetysti hakemusten lähettämisen ja osan valtionosuushakemuksista, jolloin tulosyksiköiden tulee toimittaa hakemuksiin vaadittavat asiakirjat niin hyvissä ajoin, että määräaikoja voidaan noudattaa. Kiinteistöpalvelut vastaavat kiinteistöihin liittyvistä valtionosuushakemuksista ja niihin liittyvistä ilmoituksista EU-osarahoitteiset projektit EU-osarahoitteisten projektien hakemusten ja projektisuunnitelmien hyväksymisestä ja toteutuspäätöksistä on määritelty yhtymähallituksen vahvistamassa projektiohjeistossa. Projektiohjeistossa ja rahoittajien ohjeissa ja määräyksissä on

9 9 (15) määritelty EU-projektien rahaliikenteestä ja kirjanpidosta. Projektiohjeistoa on päivitetty muuttuneiden rahoittajaohjeiden ja muiden muutosten osalta. Projekteja haettaessa rahoitushakemukset tehdään arvonlisäverollisina. Maksatushakemusten laadinnasta vastaa projektipäällikkö. Projektien kirjanpito hoidetaan normaalin kirjanpidon avulla talousarvioseurannan yhteydessä. Projektien jälkirahoitteisuudesta johtuen kirjanpidon menot jaksotetaan kuukausittain siirtosaamisiin kirjanpidon informaatioarvon parantamiseksi. 3. MÄÄRÄRAHOJEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT OHJEET 3.1. Vuosimäärärahat Talousarvion määrärahoja saadaan käyttää vain talousarviovuoden kuluihin Sisäiset erät Kirjanpitolaki edellyttää, että sisäiset ja ulkoiset tapahtumat erotetaan toisistaan, koska lopullinen tilinpäätös tulee tehdä siten, että siihen ei sisälly sisäisiä eriä. Sisäisinä erinä käsitellään kuntayhtymän eri tulosyksiköiden kesken tapahtuva myynti ja osto, jotka ovat arvonlisäverottomia. Kuntayhtymän erilaisten sisäisten erien erittelemiseksi sisäiset erät käsitellään alla olevan mukaisesti. Tulosyksikön, joka perii tai maksaa sisäisiä maksuja, tapahtumat käsitellään erittelykoodeilla 2 ja 3. Sisäisten erien tarkemmat kirjausohjeet vuoden 2017 taloushallinto-ohjeissa Arvonlisävero Kuntayhtymän arvonlisäverotusmenettelystä on annettu erilliset ohjeet Perintäkulut Kuntayhtymän perintäprosessi hoidetaan keskitetysti. Perintätoimisto hoitaa prosessia maksuhuomautusten lähettämisestä alkaen. Perintäkulut hyväksyy toimitusjohtaja ja ne kohdistetaan ensivaiheessa ao. kustannuspaikalle. Normaalitapauksessa asiakas maksaa perintäkulut, joten lopullisia kustannuksia jää ainoastaan oikeudellisessa perinnässä ja jälkiperinnässä.

10 10 (15) 3.5. Muita määrärahojen käyttöön ja tulojen varmistamiseen liittyviä ohjeita Henkilöstöasioiden toimintaohjeen mukaisesti virkasuhteinen esimies päättää oman auton käyttöoikeudet vastuualueensa henkilöstön osalta opetusalapäällikköä lukuun ottamatta. Opetusalajohtaja päättää oman auton käyttöoikeudet opetusalapäällikön vastuualueen henkilöstön osalta. Tulosyksikkökohtaisesti on laadittava ennakkosuunnitelma. Virka- ja työtehtävien hoitoon liittyvää matkustamista tulee mahdollisuuksien mukaan vähentää. Liikenne on päästöjen tuottajana merkittävässä asemassa, koska kuntayhtymän toimipaikat sijaitsevat melko hajallaan Lahden kaupungissa ja ympäristökunnissa ja liikkumiseen käytetään merkittävässä määrin omia kulkuneuvoja. Lisäksi verkottuminen eri toimijoiden kanssa niin kansallisesti kuin kansainvälisesti lisää matkustamista. Etäkokoustekniikkaa tulee hyödyntää matkustamisen vähentämiseksi. Koulutuksista, seminaareista yms. toimenpiteitä on aina etukäteen keskusteltava esimiehen kanssa ja tehtävä keskeytys webtallennukseen. Esimiesten tulee huomioida henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa vahvistetut osaamisen varmistamisen kokonaisuudet ja keskeytysten tekeminen oikeilla keskeytyskoodeilla. Keskeytys liitetään mahdolliseen matkalaskuun. Ohjeistukset ja koulutuksiin osallistumisen periaatteet määritellään Santra-intranetissa. Kuntayhtymässä henkilökunnalla on käytössä ainoastaan matkapuhelimia. Puheaikarajoite on nykyisin toteutettu niin, että esimiehillä ja osalla asiantuntijoista ei ole rajoitusta ja muilla sallittu puheaika työnantajan liittymällä työasioissa on ma-su klo Kuntayhtymän esimiehet ja osa asiantuntijoista joutuu hoitamaan työasioita myös virka-ajan ulkopuolella ja tästä johtuen on tarkoituksenmukaista, että heillä on käytössään työnantajan matkapuhelin sekä matkapuhelinliittymä, joilla työntekijä voi soittaa myös kohtuullisen määrän yksityispuheluita. Vuosittain osalle esimiehistä on määritelty kaksi työpäivää vuosiloman aikana, jolla varmistetaan toiminnan häiriötön jatkuminen vuosilomakaudella. Tähän ryhmään kuuluvilla henkilöillä on tarpeen saavutettavuus myös normaalin työajan ulkopuolella. Puhelinetu rajoitetaan koskemaan tätä henkilöstöä. Muutokset puhelinetuun tehdään henkilön työtehtävien ja vastuualueiden muutosten yhteydessä, päätöksen tekee toimitusjohtaja. Kokouskustannuksiin tulee kiinnittää huomiota. Kuntayhtymän johtoryhmä on ohjeistanut kokoustarjoilujen periaatteet. Kaikki tilaisuudet (kokoukset, henkilöstökehittämispäivät, seminaarit yms.) tulee ensisijaisesti järjestää kuntayhtymän omissa tiloissa milloin tilaisuuden luonne ei muuta edellytä. Kuntayhtymän edustamisessa ja vieraanvaraisuudessa tulee noudattaa tarkkaa harkintaa. Johtoryhmä ohjeistaa edustamisen ja vieraanvaraisuuden toteuttamisen. Tilanteessa, jossa palveluja aiotaan ostaa yritykseltä, jonka omistaja tai osa- omistaja on koulutuskonserniin virka- tai työsuhteessa oleva henkilö, on ko. ostosopimus hyväksytettävä ao. tulosalueen johtajalla.

11 11 (15) Kuntayhtymä ei myy toimintaansa hankkimia tarvikkeita henkilökunnalle kuin erityistapauksissa, joita voivat ovat esimerkiksi varaston tyhjentäminen toiminnan loppuessa tai tarvikkeiden vanhentumisen uhatessa. Lähtökohtana on, että opiskelijat hankkivat opiskelussa tarvittavat tarvikkeet ja välineet itse. Lakisääteiset suojavaate- ym. hankinnat voidaan ostaa oppilaitoksen toimesta. Oppilaitoksen opiskelijoilta perimät maksut vahvistaa rehtori. Pääasiallisesti maksut kerätään käteiskassojen kautta. Poikkeustapauksissa maksut laskutetaan tai ne maksetaan kuntayhtymän pankkitilille viitemaksuina. Maksetut tarvikkeet luovutetaan tai tilataan opiskelijan esittämää maksutositetta vastaan. Opettajat eivät vastaanota käteistä rahaa opiskelijoilta. 4. HANKINNAT 4.1. Irtaimen omaisuuden, kaluston sekä aineiden ja tarvikkeiden hankinnat Talousarviossa on tulosyksiköiden käyttötalouteen varattu määrärahat sellaisen irtaimen omaisuuden hankintaan, jonka käyttöikä on yli kolme vuotta tai hankintahinta euroa (alv 0 %). Edellä mainittu omaisuus luetteloidaan, mutta siitä ei tehdä kirjanpitolain mukaisia suunnitelmanmukaisia poistoja. Hankinnat toteutetaan määrärahojen puitteissa yhtymähallituksen vahvistamien hankintarajojen mukaisesti. Investointimenoina käsitellään yli euroa (alv 0 %) maksavat kalustoesineet. Tästä kalustoryhmästä tehdään kirjanpitolain mukaiset suunnitelmanmukaiset poistot. Irtaimistokirjanpidossa ja luetteloinnissa noudatetaan erikseen annettuja ohjeita samoin kuin hankintoja tehtäessä kuntayhtymän hankintaohjeita. Johtoryhmä antaa investointiluvan investointihankkeelle, jonka jälkeen investoinnin ja sen osien varsinainen hankinnan toteutus yhtymähallituksen vahvistamien hankintarajojen mukaisesti. 4.2 Opiskelijoille hankittavat tarvikkeet ja varusteet sekä opiskelijoilta kerättävät maksut Pääsääntöisesti opiskelija hankkii itse (tilaa/ostaa) tarvittavat henkilökohtaiset tarvikkeet. Koulutusalalla opiskelijan tarvitsemien henkilökohtaisten tarvikkeiden tai varusteiden hankintatavasta päättää rehtori opetusalajohtajan valmisteleman esityksen pohjalta. Esityksessä on määriteltävä, mitä tarvikkeita tai varusteita opetusalalla opiskelijat tarvitsevat henkilökohtaiseen käyttöön, mitkä tarvikkeista tai varusteista kuuluvat koulutuksen järjestäjän hankittavaksi, mitä opiskelijalta edellytetään itse hankittavaksi. Lisäksi esityksessä on määriteltävä, mitkä ovat hankintojen kustannukset ja niiden perusteet.

12 12 (15) Koulutuksen järjestäjän hankkiessa tarvikkeita tai varusteita opiskelijoille yhteistilauksena tms. tai tilaa maksullisia kortteja, vastuuhenkilö (opettaja, opetusalapäällikkö) huolehtii, että opiskelija on maksanut osuutensa kassaan ennen tavaran luovuttamista. Opiskelijalle annetaan maksusta nimellä varustettu kuitti, jota vastaan tavarat luovutetaan. Vastuuhenkilöllä on oltava tilaus- ja hankintavaltuudet. Käteisen rahan kerääminen opiskelijoilta on kielletty Kiinteän omaisuuden hankinta ja rakennushankkeet Kiinteän omaisuuden hankinnasta päättää yhtymähallitus. Rakennushankkeet toteutetaan talousarviossa hyväksyttyjen hankintaohjelmien mukaisesti siten, että suunnitelmat ja urakkatarjoukset euroa ylittävien hankkeiden osalta hyväksyy yhtymähallitus ja muiden hankkeiden osalta toimitusjohtaja. Rakennuslupa-asiakirjat allekirjoittaa toimitusjohtaja Kiinteistöjen käyttö ja vuokrasopimukset Kuntayhtymän tilojen määrän pienentäminen on toimitilavision tavoitteena. Kuntayhtymän toimijoiden järjestämät tilaisuudet tulee järjestää kuntayhtymän omissa tiloissa, ellei perusteltu syy muuta edellytä. Tällä varmistetaan, että vuokrakassavirta kohdistuu kuntayhtymälle itselleen eikä ulkopuoliselle taholle. Tätä periaatetta ei noudateta EU-osarahoitteiset projektien rahoittamissa tilaisuuksissa, jotka ovat kilpailuttamisvelvollisia toteutuspaikkojen suhteen. Kalenterivuotta pidemmät kuntayhtymän käyttöön tulevat huonevuokra- ja muut sopimukset ja niiden muutokset tulee saattaa hallituksen käsittelyyn. Lyhyempikestoiset sopimukset on toimitettava toimitusjohtajan tietoon. Vuokrasopimukset valmistelee Kiinteistöpalvelut yhdessä tilaa käyttävän tulosyksikön kanssa. Mikäli tarpeettoman kiinteistön myynnistä ei ole riittävää varmuutta tai tarpeettomaksi on tullut vain osa kiinteistöstä, on tarkoituksenmukaista vuokrata se väliaikaisesti ulkopuoliseen käyttöön. Tällöin ko. tiloista syntyvät kiinteistökulut voidaan kattaa mahdollisimman hyvin. Ulosvuokrausvaihtoehdot ovat selkeästi väliaikaisratkaisuja ja siksi vuokran määritys ja vuokra-ajat on tarkoituksenmukaista määrittää yleisellä tasolla. Vuokran määrän osalta tavoitteena on käypä markkinavuokra kuitenkin siten, että vuokratasona tavoitellaan vähintään kohteen pääoma- ja käyttökuluvuokraa. Salpauksen käyttämien tilojen keskimääräinen sisäinen pääomavuokra vuonna 2017 on 5,26 /m 2 /kk ja keskimääräinen käyttökuluvuokra 4,67 /m 2 /kk Ulosvuokrauksessa noudatetaan yhtymähallituksen päätöstä, jonka mukaan yli vuoden mittaiset vuokrasopimukset allekirjoittaa toimitusjohtaja tai tilapalvelupäällikkö. Lyhytaikaiset, alle 12 kuukauden pituiset vuokrasopimukset voivat hyväksyä edellisten lisäksi opetusalajohtajat sekä oppilaitospalveluiden johtajat. Toistaiseksi voimassa olevat vuokrasopimukset tehdään pääsääntöisesti

13 13 (15) yhden, kolmen tai kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Vuokrasopimukset, joissa on yli vuoden irtisanomisaika, hyväksyy yhtymähallitus Leasingvuokraus Kuntayhtymän tietokoneet (pöytäkoneet ja kannettavat) hankitaan leasingvuokrauksella. Tietokoneiden hankinta käyttötalous- tai investointimäärärahoilla voidaan toteuttaa vain tietohallintojohtajan hyväksynnällä. Leasingmenettelystä on annettu tarkemmat ohjeet (intranetissa). Muiden ITlaitteiden (tulostimet, videotykit) hankinta voidaan rahoittaa harkinnan mukaan joko leasingrahoituksella tai käyttötalousmäärärahoilla. Hankinnasta ja leasingvuokrauksesta päättävän viranhaltijan tulee huomioida leasingvuokrauksen vuokrarasite tuleville tilikausille. IT-laitteiden todellisen käytön seurantaa kehitetään alkavan toimintavuoden aikana ja hankinnat tehdään seurannan perusteella. Tavoitteena on vähentää laitteiden määrää. Muiden hankintojen leasingvuokrausesitykset hyväksyy toimitusjohtaja hankintavaltuutensa mukaisesti. Leasingvuokrausesityksen hyväksymisen jälkeen ao. viranhaltija tekee viranhaltijapäätöksen kohteen hankinnasta ja rahoittamisesta leasingvuokrauksella. Ajoneuvojen varsinaiset leasingsopimukset allekirjoittaa prosessin mukaisesti tämän jälkeen toimitusjohtaja. Ajoneuvo- ja työkonehankinnoissa käytettävä leasing-vuokraus hoidetaan Lahden kaupunkiseudun hankintaosasto kilpailuttamien auto- ja työkoneleasing-palveluiden kautta. Palveluun sisältyy polttoainekortit, jotka käyvät Nesteen ja Teboilin asemilla. Yhtenäinen polttoainekorttikäytäntö on otettu käyttöön myös kuntayhtymän omistamiin autoihin Varastot Ostoja tehtäessä on tarkoin harkittava, miten suuri ja kattava varaston tulee olla. Varastojen artikkeli- ja kappalemäärät on suunniteltava opetuksen toteuttamisen lähtökohdista. Kehittämällä varaston valvontaa on pyrittävä supistamaan omat varastot niin pieniksi kuin toimintavarmuus suinkin sallii, jotta kuntayhtymän kassavaroja ei sidota tarpeettomaan varastointiin. Varastojen toimintaa on kehitettävä siten, että varastoartikkeleiden käyttö voidaan toteuttaa kohdennetusti. Toimitusjohtaja vahvistaa päätöksellään varastojen enimmäismäärät ja vastuunalaiset varastonhoitajat Opiskelijoille maksettava työssäoppimisajan ateriakorvaus Lain ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) 37 :n mukaan päätoimisissa opinnoissa opiskelijalla on oikeus maksuttomaan ateriaan niinä työpäivinä, joina opetussuunnitelma edellyttää opiskelijan läsnäoloa koulutuksen järjestäjän osoittamassa koulutuspaikassa. Luonnonvara-alalla on lisätty ateriaetuus, johon

14 14 (15) kuuluu päivittäinen kouluateria, aamiainen ja päivällinen (Asetus ammatillisesta koulutuksesta 22 ). Mikäli yksikköhintarahoitteisen ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijalla ei ole mahdollisuutta ruokailla työssäoppimisen aikana oppilaitoksessa eikä työssäoppimispaikka tarjoa työssäoppimispaikalla ruokailua, maksetaan vuonna 2017 opiskelijalle ateriakorvausta 4,50 euroa/työpäivä. Luonnonvara-alalla ateriakorvauksen määrä on em. tapauksessa 9,00 euroa/työpäivä Kirjojen ja muiden tietoaineistojen hankinta Vuoden 2015 alusta Lahden ammattikorkeakoulu Oy tuottaa tieto- ja kirjastopalvelut Koulutuskeskus Salpaukselle. Tieto- ja kirjastopalvelut ylläpitää tietoaineistojen omaisuudenhallintaa Voyager-tietojärjestelmässä, joka asiakkaalle näkyy Mastotietokantana (masto.finna.fi). Tieto- ja kirjastopalvelut hankkii kaiken Koulutuskeskus Salpauksen tarvitseman tietoaineiston. Aineisto dokumentoidaan Masto-tietokantaan oman erillisen tunnuksen alle aineiston tilaajan tiedoin. Nämä tiedot eivät ole julkisesti esillä. Tietoaineiston tilaamisesta Koulutuskeskus Salpauksen käyttöön annetaan erilliset ohjeet. 5. KÄYTTÖOMAISUUDEN MYYNTI Hallintosäännön mukaisesti käyttöomaisuuden myynnistä päättää yhtymähallitus. Hallitus voi kuitenkin siirtää toimivaltaansa irtaimen omaisuuden myynnistä muille toimielimille tai viranhaltijoille. Irtaimen omaisuuden myynnistä päättää toimitusjohtaja. Irtaimen omaisuuden myynnissä on ennen päätöksentekoa selvitettävä myytävän omaisuuden mahdollinen käyttö kuntayhtymän muissa toiminnoissa. Toimitusjohtaja voi antaa käytännön myyntiluvan tulosalueen viranhaltijalle. Myyntilupa arvoltaan vähäisissä voidaan antaa sähköpostitse luetteloitavan viranhaltijapäätöksen sijaan. Irtaimen omaisuuden myyminen toteutetaan KiertoNet-sähköisen myyntikanavan, Patinan tai vastaavan myyntikanavan kautta. Kuntayhtymän ei myy toimintaansa hankkimia tarvikkeita henkilökunnalle kuin erityistapauksissa, joita voivat ovat esimerkiksi varaston tyhjentäminen toiminnan loppuessa tai tarvikkeiden vanhentumisen uhatessa. Käytöstä poistettavan omaisuuden haltijayksikön johtaja/päällikkö vastaa omaisuuserän poistamisesta irtaimistoluettelosta. 6. MAKSUVALMIUS JA KASSAVAROJEN SIJOITTAMINEN Maksuvalmiuden ylläpitämiseksi tulosyksiköiden on noudatettava hallituksen ja toimitusjohtajan antamia ohjeita mm. menojen jaksottamisessa. Lisäksi

15 15 (15) tulosyksiköiden tulee tehdä tarvittaessa rahoitusbudjetti yhteistoiminnassa talouspalveluiden kanssa. Ylimääräisiä kassavaroja sijoitetaan maksuliikennetiliä paremman korko- tuoton saamiseksi, jos saatava tuotto kattaa maksuliikenteen kokonaiskilpailutuksen yhteydessä valitun maksuliikennetilin tuoton lisäksi sijoittamisesta aiheutuvat kulut. Sijoittamisen periaatteena on varojen turvaava sijoittaminen. Kassavarojen lyhytaikaisesta sijoittamisesta päättää toimitusjohtaja raportoiden sijoituksista hallitukselle. Nykyisen rahoitusmarkkinatilanteen johdosta on syytä hajauttaa talletuksiin sisältyvää pankkiriskiä. Kassavaroja voidaan tallettaa seuraavien rahalaitosten tilimuotoisiin tai vastaaviin sijoituksiin, ei kuitenkaan yhteen rahalaitokseen kuin enintään 50 % talletushetken kassavaroista ja enintään 12 kuukauden ajaksi. 7. TOSITTEIDEN HYVÄKSYJÄT Yhtymähallitus tekee vuosittain päätöksen tositteiden hyväksyjistä ja hankintavaltuuksista. Tositteiden hyväksymisraja on sama kuin hankintavaltuus. Hyväksymis- ja hankintarajat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa (ALV 0 %). Oppilaitospalveluiden yksiköt koordinoivat tiettyjä hankintoja muiden tulosyksiköiden puolesta. Tilaaja hyväksyy kustannukset hyväksymällä hankintapäätöksen tai tilauksen eikä varsinaista laskua ko. tapauksissa kierrätetä yksiköiden hyväksyttävinä. Nämä laskut hyväksyy keskitetysti toimitusjohtaja ja kustannusten kohdistaminen perustuu tilauksen yhteydessä yksiköiltä kysyttyyn kirjanpidon kohdistamistietoon. Laskut asiatarkastaa hankinnan valmistelusta ja koordinoinnista vastaava yksikkö. Keskitetyn koordinoinnin ja hyväksynnän piirissä ovat mm. vakuutuslaskut, IT- ja autoleasing-laskut, kopio- ja tulostuslaskut, tulosyksiköille tehtävät kirjahankinnat, postikulut ja VR:n matkakortin laskut.