Taloushallinnon palvelukuvaus

Transkriptio

1 1 Eurajoen kunta Taloushallinnon palvelukuvaus Palvelun tuottaja kuvaa tällä liitteellä tarjoamiensa palveluiden laadullisen tavoitetason ja asiasisällön. Asia on muotoa tärkeämpi. Palvelukuvauksissa voidaan kuvata ja sopia myös työn- ja vastuunjakoa toimittajan ja asiakkaan kesken. Varsinainen tehtäväkohtainen vastuunjakotaulukko on kuitenkin liitteessä 2 a. Toimitusehdot kuvaavat palvelun tuottajan palvelulupausta määräajoista. Luvatun määräajan ehtona on usein myös asiakkaan vastuu toimia sovitussa määräajassa tai muodossa. Tässä liitteessä on kuvattu pääasiassa palveluympäristöä, jossa tiedot kulkevat asiakkaan, palvelun tuottajan ja ulkoisten toimijoiden välillä sähköisesti, sekä palvelut sellaisena kuin ne asiakkaalle tarjotaan. Palvelukuvauksissa palvelun tuottajasta käytetään nimitystä palvelukeskus.

2 2 Sisällysluettelo: 1 PALVELUT PALVELUKUVAUKSET OSTOLASKUJEN JA MAKSUMÄÄRÄYSTEN KÄSITTELY Palvelukuvaus Sopimuksellisten laskujen käsittely Toimitusehdot OSTORESKONTRA Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot MAKSULIIKENNE Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS Palvelukuvaus Konsernitilinpäätös Tietojärjestelmät Toimitusehdot KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot MYYNTILASKUTUS Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot MYYNTIRESKONTRA Tietojärjestelmät Toimitusehdot RAPORTOINTI JA BUDJETOINTI Palvelukuvaus Peruspalvelut Vuosittaiset palvelut Tietojärjestelmät Toimitusehdot LISÄPALVELUT JOHDON RAPORTOINTI TIEDOLLA JOHTAMISEN JÄRJESTELMÄ... 17

3 Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot MAKSUVALMIUS-JÄRJESTELMÄN PÄÄKÄYTTÄPALVELU Palvelukuvaus Tietojärjestelmät Toimitusehdot ASIOINTI PALVELUKESKUKSESSA TALOUSHALLINNON PALVELUJEN LAATUTYÖRYHMÄ... 19

4 4 Liite 1a: TALOUSHALLINNON PALVELUKUVAUS 1 PALVELUT Palvelun tuottajan taloushallintopalvelutarjontaan kuuluvat seuraavat palvelut, joista rastilla merkityt sisältyvät sopijapuolten väliseen palvelusopimukseen. Peruspalvelut Ostolaskujen ja maksumääräysten käsittely Sopimuksellisten laskujen käsittely Muistiotositteiden sähköinen käsittely Ostoreskontra Maksuliike Kirjanpito ja tilinpäätös Käyttöomaisuuskirjanpito Myyntilaskutus Myyntireskontra Budjetointi Raportointi Palvelun yleiset periaatteet: Tietojärjestelmien tehokas hyödyntäminen Tietojen sähköisyys Kertatallennusperiaate Esimiestyön tukeminen Yhdessä sovituissa toimintaperiaatteissa pitäytyminen

5 5 Lisäpalvelut Johdon raportointi palvelu Kuntari Sijoitusomaisuuden ja lainojen hallinta sovelluksen pääkäyttäjäpalvelu Muu arkistointi Controller -palvelu Palvelukassa ohjelmiston pääkäyttäjäpalvelu Maksuvalmiussuunnittelun pääkäyttäjäpalvelu

6 6 2 PALVELUKUVAUKSET 2.1 Ostolaskujen ja maksumääräysten käsittely Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tuottaa asiakkaalle tehokas ja sujuva ostolaskujen ja maksumääräysten sähköinen hyväksymiskierto siten, että maksut suoritetaan oikeamääräisistä laskuista oikeille saajille ja eräpäivät ovat oikein, hyväksymiskäytäntö on sujuva ja riskeihin nähden riittävä sekä kirjanpitotiedosto on virheetön. Palveluun sisältyy: Ostolaskujen vastaanotto o Asiakkaalle määritellään laskutusosoite paperi- ja verkkolaskuille, joka ilmoitetaan toimittajille o Osoitteiden perusteella asiakkaan ostolaskut toimitetaan joko postitse tai sähköisesti operaattorin kautta KuntaPron käsiteltäväksi Ostolaskujen skannaaminen / verkkolaskujen vastaanottaminen järjestelmään. Ostolaskujen ja maksumääräysten alkutietojen tallennus ja lähettäminen järjestelmässä Asiakkaan asiatarkastajalle. Asiakkaan hyväksymiskierron valvonta yhdessä asiakkaan kanssa Asiakkaan hyväksymien ostolaskujen toimittaminen maksuun eräpäivinä. Hyväksyttyjen ostolaskujen säilytys sähköisessä muodossa Kirjanpitolain edellyttämän ajan. Palvelukeskuksen tehtävänä on valmistella ostolaskut ja maksumääräykset hyväksymiskierrolle ja valvoa kierron sujumista. Palvelukeskus ei tiliöi, asiatarkasta tai hyväksy Asiakkaan ostolaskuja. Asiakas vastaa laskujen oikeellisuuden tarkastamisesta sekä epäselvien laskujen selvittelystä, laskujen tiliöinnistä, asiatarkastuksesta sekä hyväksymisestä. Asiakkaalla on mahdollisuus tarkastella hyväksymiskierrolla olevia ja hyväksyttyjä ostolaskuja suoraan järjestelmästä. Ulkomaan maksujen hyväksyntä hoidetaan ostolaskujen kierrätyksessä ja kierron jälkeen maksatukseen ostoreskontran kautta Muistiotositteiden sähköinen käsittely Muistiotositteet hyväksytään laskujen kierrätyksessä. Kierrätyksessä muistiotositteilla on oma laskutyyppi (MU). Asiakas tekee muistiotositteen Excel-lomakkeella ja toimittaa sen palvelukeskukseen. Palvelukeskus lukee muistion kirjanpitojärjestelmään ja tallentaa muistiotositteen ostolaskujen kierrätysjärjestelmään, josta se lähetetään hyväksymiskiertoon tositteelle olevan tilausviitteen perusteella. Asiakas lisää tarvittaessa muistotositteelle liitteitä kierron aikana ja hyväksyy tositteen. Hyväksynnän jälkeen muistotositteen kierto päätetään kierrätysjärjestelmässä.

7 Sopimuksellisten laskujen käsittely ei käytössä Palveluntavoitetaso: Tuottaa asiakkaalle järjestelmään mahdollisuus ylläpitää sopimuksia siten, että sopimuksille kohdistuvien laskujen käsittely ilman hyväksymiskiertoa.. Asiakas ylläpitää sopimuksia toistuvaislaskujen täsmäytyssovelluksessa. Sovelluksessa lisätään ja hallitaan sopimuksia, joihin laskujen täsmäytys perustuu. Sopimuksille voidaan luoda laskutusaikatauluja sekä lisätä tiliöintitietoja, laskukategorioita ja täsmäytysääntöjä. Sovelluksesta saa myös täsmäytysraportteja. Asiakas huolehtii että ostolaskujen kierrätysjärjestelmään saapuvissa laskuissa on sopimusnumero, jonka perusteella täsmäytys tapahtuu. Kun lasku on täsmäytetty sopimukseen, saa se kierrätysjärjestelmässä automaattisesti tiliöinnin, tarkastusmerkinnän ja hyväksynnän. Mikäli lasku ei täsmää sopimukseen, palautuu lasku ostolaskukiertoon asiakkaalle. palvelukeskus siirtää täsmäytetyn laskun ostoreskontraan ja kirjanpitoon. 2.2 Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä järjestelmällä Toimitusehdot Ostolaskun saapuessa palvelukeskukseen sen tulee olla lähetetty Asiakkaan ensimmäiselle käsittelijälle < > työpäivän kuluessa Asiakas vastaa siitä, että ostolaskujen maksuaikaehtoja < > Ostolaskun saapuessa palvelukeskukseen hyväksymiskierrolta asiakkaalta, tulee eräpäivään olla aikaa vähintään < > työpäivää Palvelukeskus valvoo kierrossa olevia laskuja ja muistuttaa järjestelmässä olevista laskuista VASTEAIKA <2 työpäivää> <noudatetaan> <1 työpäivää> Laskun oltava hyväksyttynä klo 13 mennessä, että menee seuraavana päivänä maksuun. <päivittäin> Maksukehotuksen saapuessa palvelukeskukseen palvelukeskus pyytää laskun toimittajalta mikäli alkuperäinen lasku puuttuu kiertojärjestelmästä palvelukeskus selvittää alkuperäisen laskun tilan kiertojärjestelmästä ja kommentoi kierrossa olevaa alkuperäistä laskua <päivittäin> Maksumääräykset otetaan käsittelyyn <> tunnin kuluessa Palvelupyyntö otetaan käsittelyyn <> tunnin kuluessa palvelupyynnön esittämisestä < 2 tuntia> < 2 tuntia>

8 8 2.3 Ostoreskontra Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tuottaa asiakkaalle kokonaisvaltainen ja turvallinen ostoreskontran seurantapalvelu siten, että maksut suoritetaan oikeamääräisistä laskuista oikeille saajille ja eräpäivät ovat oikein. Palveluun sisältyy: Ostoreskontran toimittajatietojen ylläpito Asiakkaan hyväksymien ostoreskontramaksujen toimittaminen maksuun eräpäivinä Hyvityslaskujen käsittely ostoreskontrassa Palvelukeskus vastaa ostoreskontrapalvelusta kokonaisvaltaisesti. Asiakkaan menojen maksaminen edellyttää Asiakkaan pankkitilin käyttöoikeutta. KuntaPro ei vastaa Asiakkaasta aiheutuneista viivästyskuluista tms. Palveluun sisältyy ostoreskontratositteiden säilytys sähköisessä muodossa Kirjanpitolain edellyttämän ajan Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä taloushallinnonjärjestelmällä Toimitusehdot Asiakas vastaa siitä, että ostolaskujen maksuehtoja < > Ostolaskun saapuessa hyväksymiskierrolta tai muun maksuaineiston saapuessa asiakkaalta palvelukeskukseen, tulee eräpäivään olla aikaa vähintään <> Palvelupyyntö otetaan käsittelyyn <> tunnin kuluessa palvelupyynnön esittämisestä VASTEAIKA < noudatetaan> <2 työpäivää) <2 tuntia>

9 9 2.4 Maksuliikenne Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena taloudellinen ja turvallinen Asiakkaan menojen maksaminen siten, että maksut ovat oikea-aikaisina oikeilla maksunsaajilla. Palveluun sisältyy: Asiakkaan hyväksymien ostolaskujen, palkkojen, ym. menojen maksatus myös reskontran ulkopuolisten maksujen konekielinen siirto /manuaalinen syöttäminen pankkiyhteysohjelmistoon Maksuluettelon ajaminen ja tarkistaminen, lähetettävän aineiston valitseminen, tarkastaminen ja siirto pankkiin Maksupalautteen tarkastaminen ja virheiden käsittely Asiakkaan pankkitilien hallinta Palvelukeskus hoitaa Asiakkaan maksuliikennettä kokonaisvaltaisesti. Palvelu edellyttää Asiakkaan pankkitilien käyttöoikeutta. Asiakas vastaa pankkitilejänsä koskevasta päätöksenteosta sekä niihin liittyvistä sopimuksista. Lisäksi Asiakas vastaa maksamiseen liittyvästä päätöksenteosta; Palvelukeskus siirtää maksuun vain Asiakkaan hyväksymiä menoja. Pankkitilien väliset tilisiirrot hoidetaan erillisen sopimuksen mukaan tai hyväksytyllä maksumääräyksellä. Mikäli maksuaineistoja syntyy Asiakkaan omissa erillisjärjestelmissä, edellyttää niiden keskitetty maksaminen tiedonsiirtoliittymien rakentamista Palvelukeskuksen järjestelmäympäristöön. Asiakas vastaa em. tiedonsiirron perustamis- ja ylläpitokustannuksista Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä Maksuliikenne järjestelmällä Toimitusehdot Ostolaskun saapuesssa hyväksymiskierrolta tai muun maksuaineiston saapuessa asiakkaalta palvelukeskukseen tulee eräpäväähn olla vähintään <> Palvelupyyntö otetaan käsittelyyn <> tunnin kuluessa palvelupyynnön esittämisestä VASTEAIKA < 1 työpäivä> <2 tuntia>

10 Kirjanpito ja tilinpäätös Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tuottaa Asiakkaalle kokonaisvaltainen, ajantasainen sekä luotettava kirjanpitopalvelu, jolla tuotetaan numeerista tietoa Asiakkaan toiminnasta Asiakkaan analyysin pohjaksi. Asiakkaan kirjanpito ja tilinpäätös tuotetaan noudattaen voimassaolevia säädöksiä ja määräyksiä. Kirjanpito ja tilinpäätös palveluun sisältyy: tilikauden aloituksen toimenpiteet tilikauden aikainen kirjanpito tiliotteiden käsittely kirjanpitoon automaattinen arvonlisäverolaskenta ja arvonlisäveroilmoitusten toimittaminen verottajalle tämän säätämän aikataulun mukaisesti tilinpäätösjaksotusten tekeminen asiakkaan ilmoittamien tietojen mukaisesti tilikauden päättäminen tuloslaskelman, taseen ja rahoituslaskelman tuottaminen, tunnuslukuineen tilikartan ylläpito / kirjaussuunnitelman ylläpito kirjanpitoaineiston säilyttäminen sähköisessä muodossa erillisveloituksena kirjanpitolain edellyttämän ajan tasekirjan kokoaminen erillisveloituksena Palvelukeskus vastaa yleisten laki- ym. muutosten aiheuttamien arvonlisävero ohjeistusten toimittamisesta asiakkaalle. Palvelukeskuksen tehtävänä on hoitaa asiakkaan kirjanpito kirjanpitolain edellyttämällä tavalla ja tuottaa numeerista tietoa asiakasorganisaation toiminnasta asiakkaan analyysin pohjaksi. Asiakas vastaa tiliöinnistä ja tiliöintien oikeellisuudesta. Palvelukeskus tuottaa kirjanpidosta raportit tilinpäätöksen laskelmia ja liitteitä varten. Koulutus ja asiasisällön neuvonta lisäpalveluna. Asiakkaan tehtävänä on omaa raportointiaan tukevien tilipuitteiden valmistelu, sisäisten budjettitietojen ja määrärahaseurannan tiedot, kirjanpidon oikeellisuuden varmistaminen omalta osaltaan ja korjauspyyntöjen tekeminen. Asiakas vastaa muiden kuin kirjanpidosta saatavien tilinpäätöksen liitteiden ja erittelyjen tuottamisesta ja toimintakertomuksen laatimisesta sekä virallisen tilinpäätösaineiston säilyttämisestä Konsernitilinpäätös Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tuottaa Asiakkaalle voimassolevien säädösten ja määräysten mukainen konsernitilinpäätös.palvelukeskus vastaa konsernitilinpäätöksen tekemisestä ja asiakas huolehtii tarvittavien tietojen toimittamisesta palvelukeskukselle. Konsernitilinpäätös-palveluun sisältyy: Konsernikirjeen laadinta Konserniohjelman ylläpito ja päivitys asiakkaan toimittamien tietojen perusteella Konsernintiedonkeruupohjan ylläpito ja toimittaminen konserniyhteisöille Palautetun tiedonkeruupohjan analysointi ja luku konserniohjelmaan Konsernitilinpäätöksen laadinta Konsernin tuloslaskelman, taseen, rahoituslaskelman ja tunnuslukujen laatiminen Konsernin liitetietojen laadinta yhdessä asiakkaan kanssa Konsernitietojen toimittaminen tasekirjan laatijalle

11 Tietojärjestelmät Kirjanpito ja tilinpäätös -palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämillä tietojärjestelmillä Toimitusehdot Asiakas ohjeistaa, palvelukeskuksen kanssa neuvoteltuaan, kirjanpitoon ja tilinpäätökseen sekä konsernitilinpäätökseen liittyvistä määräajoista erikseen sovitun aikataulun mukaan Asiakkaalla on käytössään kauden () kirjanpitotiedot viimeistään seuraavan kuukauden < > Asiakas toimittaa muistiotositteet viimeistään<> ennen kauden sulkemista. Teknisiin kirjauksiin liittyvät muistiotositteet laaditaan palvelukeskuksessa < > jolloin korjaustarve on havaittu. Tulotiliotteen tulee olla tiliöity <> kuluessa Selvittelytilille tiliöidyt erät on oikaistava oikeille tileille <> kuluessa siitä, kun asiakas on ilmoittanut tiliöinnin VASTEAIKA <sovittu aikataulu> <sovitun suljetun kauden jälkeen ei kirjauksia> <1 työpäivä> <sen kauden aikana> <2 työpäivää> <sen kauden aikana> 2.6 Käyttöomaisuuskirjanpito Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tuottaa Asiakkaan käyttöomaisuutta koskevat oikeat ja riittävät tiedot pääkirjanpitoa, tilinpäätöstä ja omaisuuden valvontaa varten noudattaen voimassaolevia säädöksiä ja määräyksiä. Käyttöomaisuuskirjanpito palveluun sisältyy: Asiakkaan käyttöomaisuusyksiköiden (hyödyke) keskitetty ylläpito tietojärjestelmässä Poistoajot ja tapahtumien siirto kirjanpitoon Kirjanpitolainsäädännön edellyttämät raportit Tilinpäätöstä varten tarvittavien tietojen kokoaminen Palvelukeskuksen tehtävänä on hoitaa asiakkaan käyttöomaisuuskirjanpito kokonaisvaltaisesti. Palvelukeskus antaa asiakkaalle mahdollisuuden raporttien tulostukseen. Asiakas voi pyytää raportteja käyttöomaisuuskirjanpidosta. Pyydettäessä asiakkaalle selvitetään käyttöomaisuuserän arvo.

12 12 Asiakas vastaa irtaimistorekisterin ylläpidosta itse. Asiakas vastaa poistosuunnitelman, käyttöomaisuustietojen ja muiden tarvittavien tietojen toimittamisesta palvelukeskukselle sovituissa muodoissa ja määräajoissa Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä taloudenohjauksen tietojärjestelmällä Toimitusehdot Uusi kohde tai kohteen tietojen muutos on päivitetty käyttöomaisuuskirjanpitoon < > kuluessa Aktivoinnit taseeseen <> Poistoajo tehdään edellisen kauden osalta seuraavan kuukauden <> työpäivä VASTEAIKA <3 työpäivän> <1 krt. kuukausi> <sovitaan asiakaskohtaisesti> Palvelupyyntö otetaan käsittelyyn <> tunnin kuluessa palvelupyynnön esittämisestä <2 tuntia> 2.7 Myyntilaskutus Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tuottaa Asiakkaalle tehokas ja joustava myyntilaskutuspalvelu sähköisiä menetelmiä hyödyntäen niin, että laskut lähetetään oikeille velallisille oikeamääräisinä ja -aikaisina, ja kirjanpitotiedosto on virheetön. Palveluun sisältyy: Asiakasrekisterin ylläpito Asiakkaan kanssa sovitaan erikseen, miltä osin asiakasrekisterin päivitys toteutetaan järjestelmäteknisesti automaattisesti sekä miltä osin asiakasrekisterin ylläpito toteutetaan keskitetysti palvelukeskuksen ja miltä osin hajautetusti asiakkaan toimesta Asiakkaan käyttöön tarjottava myyntilaskutusjärjestelmä: johon palvelukeskuksessa kootaan keskitetysti Asiakkaan muissa järjestelmissä tuotetut myyntilaskuaineistot jolla Asiakas voi myös tallentaa myyntilaskuja yksitellen ja toistuvaislaskuina Asiakkaan tuottamien laskutusaineistojen siirto sähköisessä muodossa tulostuspalveluun tai verkkolaskuoperaattorille Suoramaksulaskujen toimittaminen pankkeihin tiliveloitusta varten Kuluttajien e-lasku valtuutusten noutaminen pankeista taloudenohjauksen tietojärjestelmään Myyntilaskuraporttien sähköinen säilyttäminen erillisveloituksena kirjanpitolain edellyttämän ajan

13 Palvelukeskus ei tallenna Asiakkaan myyntilaskuja järjestelmään, vaan vastaanottaa liittymien kautta Asiakkaan omista erillisjärjestelmistä siirrettyjä laskutusaineistoja ja lähettää edelleen laskuoperaattorille jatkokäsiteltäväksi. Palvelukeskus ei tulosta paperilaskuja. Asiakkaan tehtävänä on toimittaa oikeat laskutustiedot aineistomuodossa tai tallentaa järjestelmään. Asiakkaan vastuulla on yritysten verkkolaskutuksen edistäminen ja vaadittavien verkkolaskutustietojen tallentaminen asiakasrekisteriin Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä taloudenohjauksen tietojärjestelmällä Toimitusehdot Laskutusaineisto lähetetään operaattorille < > VASTEAIKA <1 työpäivä> Massalaskutuksen osalta noudatetaan asiakkaan kanssa sovittuja vasteaikoja Palvelupyyntö otetaan käsittelyyn <> tunnin kuluessa palvelupyynnön esittämisestä <2 tuntia> 2.8 Myyntireskontra Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tarjota Asiakkaalle tehokas ja ajantasainen reskontrapalvelu sähköisiä menetelmiä hyödyntäen siten, että maksut kohdistuvat myyntireskontrassa oikeille maksajille ja laskuille ja kirjanpitotiedosto on virheetön. Palveluun sisältyy: saatavareskontran hoito saamisten seuraaminen laskutusasiakkaiden suoritusten kohdistaminen myyntireskontraan (esim. viitemaksujen konekielinen käsittely) maksukehotusten lähettäminen laskutusasiakkaille perintäaineistojen toimittaminen palvelukeskuksen perintätoimistoon sähköisessä muodossa perinnässä olevien perintätoimistolta tulevien suoritusten kohdistaminen myyntireskontraan viivästyskorkolaskutus Palvelukeskus tuottaa myyntireskontrapalvelun kokonaisvaltaisesti vastaten Asiakkaan saamien viitesuoritusten pankkinoudoista, niiden ja tiliotteiden tulojen kohdistamisesta myyntireskontraan sekä maksukehotus- ja perintäajoista. Maksukehotuksia lähetetään asiakkaan kanssa sovittava määrä / lasku, minkä jälkeen maksamattomat laskut siirretään sähköisessä muodossa perintätoimistoon perintätoimenpiteitä varten.

14 14 Jos asiakkaalla on omassa hoidossaan erillisreskontria, asiakas vastaa niiden reskontranhoidosta kokonaisuudessaan sekä niiden kirjanpitoaineistojen toimittamisesta palvelukeskukseen erikseen sovittavassa muodossa. Perintätoimisto hoitaa erääntyneiden saatavien toimittamisesta ulosottoon Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä taloudenohjauksen tietojärjestelmällä Toimitusehdot Viitesuoritukset sisäänluetaan ja epäselvät suoritukset kirjataan selvittelytilille < > (edellisen päivän tiliotteet seuraavan päivän aikana) Epäselvät suoritukset selvitetään ja kohdistetaan jatkuvasti ilman turhia viiveitä Saatavien perintä käynnistetään < > kuluessa laskun eräpäivästä Palvelupyyntö otetaan käsittelyyn <> tunnin kuluessa palvelupyynnön esittämisestä VASTEAIKA <päivittäin> <yksi kuukausi> <2 tuntia> 2.9 Raportointi ja budjetointi Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tarjota Asiakkaalle helppokäyttöinen ja kustannustehokas raportointi- ja budjetointipalvelu. Budjetointi ja raportointi jakaantuu kahteen palveluosa-alueeseen, peruspalvelut sekä vuosittaiset palvelut Peruspalvelut Laskentatunnisteiden ylläpito o Dimensiot 4 dimensiota (kustannuspaikka, toiminto (taloustilastoa varten) ja seuranta 1 (kohde). Kunnilla käyttötalouden dimensioita. Lisäksi Seuranta 2 numerosarjan alusta on mahdollista ottaa numeroita käyttötalouden käyttöön (käydään läpi aina tapauskohtaisesti). Investoinneissa 4 dimensiota (kustannuspaikka, investointikohde, seuranta 2 (Tekninen) ja seuranta 4 (rakentamisen ilmoittaminen)). Lisäksi projektidimensio (toiminnanohjausjärjestelmä tai sopimuslaskutus)

15 15 Dimensioihin sisältyy yksi vuosikohtainen hierarkia Käyttäjätunnusten ylläpito o Käyttöoikeuksien rajaus organisaatiohierarkian mukaan Käyttäjäryhmät (käyttöliittymien raporttien rajaus) o Kaksi käyttäjäryhmää Raportointi- ja budjetointikäyttäjät Raportointikäyttäjät Järjestelmän ylläpito o Liittymien valvonta o Tietotyypit Toteuma, kuukausibudjetti, ennuste, palkkabudjetti ja vuosibudjetti o Syöttöpohjat Syöttöpohjat organisaatiohierarkian mukaan mahdollisuus jakaa budjetti tarkemmalle tasolle (muut dimensiot) Maksimissaan viisi valmisteluversiota ja viisi suunnitelmavuotta Kunta Ulkoisten erien syöttöpohja, sisäisten erien syöttöpohja, investointisyöttöpohja Oy Budjettisyöttöpohja organisaatiohierarkian suhteen, ennustesyöttöpohja o Raporttipohjien ylläpito Neuvonta ja konsultointi Koulutus Perusraporttipaketti kunnille Talousarvioraportit (budjettisuositus) 5 kpl Kohderahoitteinen malli Budjettirahoitteinen malli Tuloslaskelma Liikelaitoksen tuloslaskelma Valmisteluvaiheraportti Toteumaraportit 17 kpl Tuloslaskelma (aikasarja) Tuloslaskelma (kumulatiivinen) Tuloslaskelma (yksiköt vierekkäin) Tuloslaskelma (yksiköt peräkkäin) Tuloslaskelma (valitut yksiköt vierekkäin) Kaikista käyttötalouden laskentatunnisteulottuvuuksista (kolme kpl) edelliset kolme raporttia Investointikohderaportti Valituista tasoista ja kaikki Tositetason raportti Tase Tilinpäätösraportit 14 kpl Tuloslaskelma tunnusluvut Tase tunnusluvut Rahoituslaskelma tunnusluvut

16 16 Käyttötalouden taulukot Käyttötalous / Kohderahoitteinen tehtävä/liikelaitos Käyttötalous / Budjettirahoitteinen tehtävä Talousarvion toteutumisvertailu Verotulot Valtionosuudet Tulos Tase Rahoituslaskelma Kunnallisen liikelaitoksen tuloslaskelma + tunnusluvut Kunnallisen liikelaitoksen rahoituslaskelma + tunnusluvut Kunnallisen liikelaitoksen tase + tunnusluvut Lisäraportit ja syöttöpohjat Asiakkaan kanssa sovitaan erikseen palvelujen toteutettavasta laajuudesta ja tarpeesta Vuosittaiset palvelut Syöttöpohjien ylläpito Talousarviomuutokset Budjettipohjien valmistelu Tilinpäätökset ja välitilinpäätökset (tarvittavien raporttien toimitus) Palveluun kuuluu peruspalvelun mukainen paketti. Muusta toteutuksesta sovitaan asiakkaan kanssa erikseen Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä raportointijärjestelmillä Toimitusehdot Uusi laskentatunniste perustetaan järjestelmään < > kuluessa Laajemmat (yli 5 kpl) organisaatio-, käyttäjä- tai muut muutokset toteutetaan < > Uusi raporttipohja tai uusi budjetin syöttöpohja toteutetaan < > Vuosittaiset palvelut toteutetaan < > Asiakaspalveluun toimitettu palvelupyyntö otetaan käsittelyyn < > kuluessa palvelupyynnön esittämisestä VASTEAIKA <2 työpäivän> < erikseen asiakkaan kanssa sovitussa aikataulussa > < erikseen asiakkaan kanssa sovitussa aikataulussa > < erikseen asiakkaan kanssa sovitussa aikataulussa > <2 tunnin>

17 17 3 LISÄPALVELUT 3.1 Johdon raportointi tiedolla johtamisen järjestelmä Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tarjota Asiakkaalle keskitetty ja lähdejärjestelmäriippumaton raportointijärjestelmä. Kuntari jakaantuu eri moduuleihin/osa-alueisiin aihealueiden mukaisesti. Näitä moduuleja ovat Talous, Henkilöstö, Indikaattorit, Oy talous ja Asiakaspalvelu. Tämän lisäksi Kuntarissa on Asiakaskohtainen etusivu, jolle on koottu eri moduuleista oleellisimmat tiedot Tietojärjestelmät Käyttäjätunnusten ylläpito o Käyttöoikeuksien rajaus organisaatiohierarkian mukaan Eri käyttäjille voidaan rajata henkilökohtaiset oikeudet nähdä oma kustannuspaikkansa, yksikkönsä, palvelualueensa, jne. data. Rajaukset voidaan tehdä mille tahansa organisaatiohierarkian tasolle. o Raporteille pääsyn rajaaminen Mahdollisuus tehdä myös räätälöityjä raportteja pienemmälle käyttäjäryhmälle Järjestelmän ylläpito o Aineistojen lataus o Dimensionaalisten tietojen ylläpito o Liittymien valvonta o Raporttipohjien ylläpito o Tietotyypit Toteuma, käyttösuunnitelmat, talousarviot, väestötiedot, ennuste Lisäraportit ja muut lisätarpeet o Käyttöönottoon kuuluu peruspalvelun mukainen paketti. Muusta toteutuksesta sovitaan asiakkaan kanssa erikseen. Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä Kuntari tietojärjestelmällä Toimitusehdot Talous-moduulin aineiston päivitys Oy talous -moduulin aineiston päivitys Henkilöstö-moduulin aineiston päivitys Indikaattorit-moduulin aineiston päivitys PÄIVÄMÄÄRÄ TAI VASTEAIKA Kuukausittain Kuukausittain 16. päivä tai seuraava arkipäivä edellisen kuukauden tiedot kokonaisuudessaan Asiakkaan täyttämät syöttöpohjat ladataan järjestelmään joka kuukauden 16. päivä

18 18 Laajemmat (yli 5 kpl) organisaatio-, käyttäjä- tai muut muutokset toteutetaan < > Uusi raporttipohja tai muu raportointitarve toteutetaan < > < erikseen asiakkaan kanssa sovitussa aikataulussa > < erikseen asiakkaan kanssa sovitussa aikataulussa > 3.2 Maksuvalmius-järjestelmän pääkäyttäjäpalvelu Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palvelun tavoitteena on tarjota Asiakkaalle maksuvalmiusohjelmiston tekninen pääkäyttäjäpalvelu. Pääkäyttäjäpalvelulla pyritään turvaamaan ajantasainen myynti- ja ostoreskontratietojen, kierrossa olevien ostolaskutietojen sekä pankkitilien saldotietojen tuottaminen maksuvalmiudenseurantaa varten. Palveluun sisältyy: osto- ja myyntireskontratietojen siirtäminen automaattisesti liittymällä maksuvalmiusjärjestelmään kierrossa olevien ostolaskutietojen siirtäminen automaattisesti liittymällä maksuvalmiusjärjestelmään Versiopäivitykset Vakiomuotoisten raporttipohjien ylläpito Palveluun eivät sisälly: Asiakkaan vastuulla olevat tehtävät: o Muiden kuin osto- ja myyntireskontratietojen, ostolaskutietojen sekä pankkitilien saldotietojen tallentaminen järjestelmään Asiakas vastaa varsinaisesta maksuvalmiuden seurannasta ja raportoinnista itse Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan palvelukeskuksen käyttämällä tietojärjestelmillä. Asiakas vastaa siitä, että sen käyttäjillä on käytössään sovellustoimittajan edellyttämän mukaiset työasemat Toimitusehdot Osto- ja myyntireskontratietojen sekä kierrossa olevien ostolaskutietojen siirtäminen automaattisesti liittymällä maksuvalmiusjärjestelmään <> VASTEAIKA päivittäin

19 19 4 ASIOINTI PALVELUKESKUKSESSA Palvelukeskus palvelee arkisin maanantaista perjantaihin välisenä aikana. Asiointi palvelukeskuksessa tapahtuu sähköisesti joko help desk -toiminnon tai sähköpostin välityksellä. Palvelupyynnöt esitetään sähköpostitse seuraaviin osoitteisiin: etiski.pori@kuntapro.fi Palvelukeskuksessa voi asioida myös puhelimitse (02) tai (03) TALOUSHALLINNON PALVELUJEN LAATUTYÖRYHMÄ Toimittajan ja asiakkaan välisissä laatupalavereissa käsitellään palvelutason ja kustannusseurannan raportit kaksi kertaa vuodessa (puolivuosittain). Toimittajalla on systemaattinen menettely, jolla se vastaanottaa palveluistaan jatkuvaa palautetta. Toimittaja käsittelee ja dokumentoi saamansa palautteen. Toimittaja vastaa palveluprosessien kehittämisestä. Asiakas osallistuu kehittämistoimintaan laatupalavereissa.