ProCountorin version 3.4 uudet ominaisuudet

Transkriptio

1 Sivu 1(9) ProCountorin version 3.4 uudet ominaisuudet Tiivistelmä ProCountorin laskujen hyväksymiskiertoa on kehitetty merkittävästi. Hyväksymiskierto toimii aiempaa joustavammin ja sen avulla on nyt mahdollista käsitellä paitsi ostolaskut, myös matka- ja kululaskut. ProCountorissa maksettavien laskujen maksuaineistojen välityksen palvelutasoa on parannettu siten, että kotimaan maksuaineistojen siirtoon on lisätty uusi maksuajo päivittäin klo 13. ProCountor-ohjelmistoon on lisätty uusi yhteydenottolomake, jonka avulla käyttäjä voi vaivattomasti ottaa yhteyttä ProCountorin asiakaspalveluun. ProCountorin lisäpalveluihin kuuluvia sopimuslaskutusta, skannauspalvelua, varastohallintaa ja dimensioraportteja on kehitetty. Tarkemmat tiedot Yleistä Yhteydenottolomake ProCountor-ohjelmistoon on lisätty uusi yhteydenottolomake, jonka avulla käyttäjä voi helposti ottaa yhteyttä ProCountorin asiakaspalveluun. Yhteydenottolomake löytyy päävalikon kohdasta Yhteydenotto. Hyväksymiskierron uudistukset Uusia hyväksymiskiertoa koskevia asetuksia hallinnassa Yrityksen perustietojen näkymältä Lisäasetukset löytyvät Hyväksymiskierron asetukset ovat uudistuneet. Uusina mahdollisuuksina voidaan valita: - Hyväksymiskierto voidaan ottaa käyttöön myös matka- ja kululaskujen osalta (ennen kierto tuki pelkkiä ostolaskuja) - Kierrossa mukana olevien asiatarkastajien ja hyväksyjien määrät voidaan nyt valita yrityskohtaisesti (ennen asiatarkastajia oli aina 3 ja hyväksyjiä 1) - Asiatarkastus ja hyväksyntä voidaan valita suoritettavaksi jo-

2 Sivu 2(9) ko lukitussa tai vapaassa järjestyksessä (ennen järjestys oli aina lukittu eli ensimmäisen asiatarkastajan tuli tarkastaa lasku ennen toista asiatarkastajaa, jne.) Uusiin asetuksiin on ProCountor-version päivityksen yhteydessä asetettu vanhaa toimintaa vastaavat oletukset, mutta niitä voi haluttaessa muuttaa. Matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on päivityksen yhteydessä kytketty päälle, mikäli yrityksen henkilörekisterissä on aiemmin määritelty henkilöiden matkalaskuille hyväksyjiä. Hyväksymiskierron uudistukset laskunäkymällä Laskunäkymällä voidaan määritellä Yrityksen perustiedoissa asetettu määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä, mikäli ostolaskujen tai matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on päällä. Laskulla on myös mahdollista käyttää valmista asiatarkastajalistaa, mikä nopeuttaa tarkastajien asettamista. Laskunäkymällä oleva Lähetä kiertoon -painike mahdollistaa laskun lähettämisen hyväksymiskiertoon siten, että laskusta lähtee sähköpostiviesti seuraaville tarkastajille. Sähköpostin saajat valitaan automaattisesti älykkäästi laskun tilan, sille valittujen asiatarkastajien ja hyväksyjien sekä hyväksymiskierron asetusten perusteella. Mikäli Yrityksen perustiedoissa on valittu, että asiatarkastuksen ja hyväksynnän pitää tapahtua järjestyksessä, Lähetä kiertoon -painike lähettää sähköpostiviestin seuraavalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle. Muussa tapauksessa sähköpostiviesti lähtee kaikille asiatarkastajille tai hyväksyjille, jotka eivät vielä ole laskua tarkastaneet. Uudistunut Lähetä kiertoon -painike korvaa aiemmin matkalaskuilla olleen Lähetä muistutus -painikkeen. Uudistunut tarkastamisnäkymä Hyväksymiskiertoon liittyvä laskun tarkastamisnäkymä on uudistunut. Laskun asiatarkastus ja hyväksyntä sekä asettaminen tiloihin Kesken ja Maksukiellossa tapahtuu näkymän yläosan painikkeilla. Mikäli hyväksymiskierto on käytössä ja asiatarkastaja on määritelty laskulle, tulee laskun tilan olla asiatarkastettu, ennen kuin sen voi hyväksyä.

3 Sivu 3(9) Näkymän yläosassa näytetään tietoja laskulle kohdistuneista toimenpiteistä, kuten kiertoon lähetyksestä, asiatarkastamisesta, hyväksymisestä ja maksamisesta. Toimenpideluettelo helpottaa hyväksymiskierron etenemisen seuraamista. Näkymän alaosassa näytetään laskun perus- ja rivitiedot sekä laskulle määritettyjen asiatarkastajien ja hyväksyjien tiedot. Kunkin asiatarkastajan ja hyväksyjän kohdalla myös näytetään, koska hän on tarkastanut tai hyväksynyt laskun. Näkymä avataan uudella Tarkastaminen -painikkeella, joka on korvannut erilliset Asiatarkastus- ja Hyväksyntä-painikkeet laskujen hakupalvelussa ja lisäksi se löytyy osto- sekä matka- ja kululaskujen laskunäkymältä. Uudistunut usean laskun tarkastamisnäkymä Myös usean laskun tarkastamisnäkymä on uudistunut. Näkymällä on mahdollista hoitaa kerralla useiden osto-, matka- ja kululaskujen asiatarkastus, hyväksyntä tai asettaminen tiloihin Kesken ja Maksukiellossa. Asiatarkastettavien ja hyväksyttävien laskujen valinnan helpottamiseksi näkymälle on lisätty painikkeet Valitse omaa asiatarkastusta odottavat sekä Valitse omaa hyväksyntää odottavat, jotka valitsevat älykkäästi ne laskut, jotka käyttäjän odotetaan tarkastavan. Näkymän alaosassa voidaan näyttää näkymän yläosassa valittuun laskuun liittyviä tietoja. Laskun tietojen näyttäminen tapahtuu Laskun tiedot -painikkeella tai tuplaklikkaamalla haluttua laskua yläosan taulukossa. Lisäksi näkymältä on mahdollista porautua laskun tarkempiin tietoihin sekä katsella sen liitteitä (esim. skannatun tai verkkolaskun PDFkuva). Näkymä avataan hakupalvelun Asiatarkastus/hyväksyntä-välilehden Usean laskun tarkastaminen -painikkeella.

4 Sivu 4(9) Ostolaskujen tietojen vieminen varastohallintaan ProCountorin lisäpalveluihin kuuluvaa varastohallintaa on kehitetty siten, että ostolaskujen tietojen vieminen varastohallintaan onnistuu aiempaa joustavammin. Uusitulle laskujen tarkastamisnäkymälle on lisätty Päivitä varasto - painike, jolla ostolaskulta saa vietyä tiedot varastotapahtumasta varastoon riippumatta laskun tilasta. Näin varastotietojen päivitys onnistuu joustavasti siinä vaiheessa, kun laskuun liittyvät tuotteet oikeasti vastaanotetaan varastoon. Mikäli haluatte lisätietoja varastohallinnan käyttöönotosta, ottakaa yhteyttä ProCountorin asiakaspalveluun helpdesk@procountor.com, Oletusasiatarkastajat ja -hyväksyjät liikekumppanirekisterissä Toimittajille ja henkilöille voi määritellä Yrityksen perustiedoissa kerrottu määrä oletusasiatarkastajia ja -hyväksyjiä, mikäli ostolaskujen (toimittaja) tai matka- ja kululaskujen (henkilö) hyväksymiskierto on päällä. Mikäli käytetään asiatarkastajalistaa, ei listalle määriteltyjä asiatarkastajia ja hyväksyjiä voi muuttaa. Hallinta Uusi asetus tiliotteiden kirjausselitteissä Tiliotteen kirjausselitteiden oletustiliöinneissä on nyt mahdollista valita, kirjataanko laskun maksupalvelun (kirjausselite 702) tapahtumat jatkossa tapahtumittain. Mikäli uusi asetus on päällä, tiliöidään tiliotteen kirjanpitosivulle jokainen laskujen maksupalvelun tapahtuma omille riveilleen. Toiminto ei kosketa Aktian, Nooan, Paikallisosuuspankkien ja Säästöpankkien tiliotteita. Oletusviivästyskoron asettaminen Verkkolaskuosoitteet tulostettavassa muodossa Yrityksen perustietojen näkymältä Lisäasetukset löytyvissä Perintä- ja viivästyskulujen asetuksissa on mahdollista määritellä käytössä oleva oletusviivästyskorko, mikäli se on muu kuin ProCountorin olettama korkolain mukainen viivästyskorko. Yrityksen perustietojen näkymän Verkkolaskuosoitteet-tiedot on nyt mahdollista ottaa ulos tulostettavassa HTML-muodossa. Tulostettavasta muodosta on myös helppo kopioida osoitteet esim. sähköpostissa lähettämistä varten.

5 Sivu 5(9) Uusi fonttikoko: Erittäin suuri teksti Käyttäjän on mahdollista valita uutena käyttöliittymän fonttikokona käyttöön erittäin suuri teksti. Koon valinta tapahtuu kohdassa Omat tiedot > Vaihda ohjelman ulkoasua. Laskut / Tositteet Tilausten laskuttaminen mahdollista myös osissa Uusia hakuehtoja hakupalvelussa Tuotteiden hausta tuotekortille Maksumuistutuksen lähettäminen eri osoitteeseen Uusia tietoja sähköpostitse lähetettävällä laskulla Parannuksia sopimuslaskutuksessa Sekä myynti- että ostotilauksista on nyt mahdollista muodostaa laskuja osittain. Toiminto käynnistetään painamalla tilausnäkymällä Muuta laskuksi -painiketta ja valitsemalla vaihtoehto Kopioi osioittain. Avautuvalta näkymältä voidaan valita, mitä kuinka monta kappaletta kunkin tilausrivin lukumäärästä halutaan laskuttaa. Laskujen hakupalveluun on lisätty uusina hakuehtoina Pääkirjatilit sekä Muistiinpanoja. Haettaessa laskulle tuotteita on mahdollista porautua valitun tuotteen tuotekortille. Maksumuistutus voidaan nyt lähettää postitse myös eri osoitteeseen kuin alkuperäinen lasku. Osoitteen muokkaus tapahtuu samassa vaiheessa kuin maksumuistutuksen tekstin syöttäminen. ProCountorista sähköpostitse lähetettäville myyntilaskuille ja maksumuistutuksille on lisätty uusia tietoja. Suoraan viestin mukana välitetään laskun maksamiseen tarvittavat tiedot (laskun numero, eräpäivä, summa, viitenumero, tilinumero ja viivakoodi), jotka aiemmin olivat vain viestin PDF-liitteellä. ProCountorin lisäpalveluihin kuuluvaa sopimuslaskutusta on parannettu. Sopimuslaskutuksen uusia ominaisuuksia ovat mm.: - Uusi Sopimuslaskutusraportti muodostaa yhteenvedon yrityksen sopimuskannasta ja kertoo, kuinka paljon yhteenlaskettu sopimuslaskutus on missäkin kuussa - Sopimuksen tiedoista voidaan muodostaa tulostettava PDFtiedosto, joka on myös mahdollista liittää lähettävän myyntilaskun liitetiedostoksi - Sopimuksella käytettävä laskutusosoite voidaan joko noutaa asiakasrekisteristä tai syöttää erikseen kyseisellä sopimuksella - Sopimukselta on mahdollista porautua asiakkaan hallintatie-

6 Sivu 6(9) toihin Mikäli haluatte lisätietoja sopimuslaskutuksen käyttöönotosta, ottakaa yhteyttä ProCountorin asiakaspalveluun Uudistuksia ostolaskujen skannauspalvelussa ProCountorin lisäpalveluihin kuuluvaa ostolaskujen skannauspalvelua on kehitetty: - Skannattujen ostolaskujen automaattista kohdistamista toimittajarekisteriin on kehitetty. - Skannauspalvelussa luettujen laskujen rivitietojen käsittelyä on kehitetty siten, että mikäli laskun rivitiedot eivät täsmää laskun loppusumman kanssa, muodostetaan laskulle ainoastaan yksi loppusummaa vastaava rivi, jonka tuotenimenä on Laskutus liitteen mukaan. Mikäli haluatte lisätietoja ostolaskujen skannauspalvelun käyttöönotosta, ottakaa yhteyttä ProCountorin asiakaspalveluun helpdesk@procountor.com, Rekisterit Uudistuksia liikekumppaniraportilla Uusia tuotteita matka- ja kululaskujen tuoterekisterissä Tuotekoodi matka- ja kululaskujen tuotemääräraportilla Ohjelmiston kohdasta Rekisterit > Rekisteriraportit löytyvälle Liikekumppaniraportille on lisätty uudeksi hakuehdoksi sähköpostiosoite. Lisäksi valinnat Lajittelujärjestys ja Tulostusmuoto on siirretty näkymän yläosaan. ProCountorin ylläpitämään matka- ja kululaskujen tuoterekisteriin on lisätty uudet tuotteet Tietoliikennekulu ja Tarjoilu omissa tiloissa. Tuotemääräraportti (matka- ja kululaskut) näyttää nyt myös matka- ja kululaskutuotteiden tuotekoodin. Tuotekoodi helpottaa esim. eri vuosien kilometrikorvausten ja päivärahojen erottamista. Palkanlaskenta TyEL-työsuhteen aloituspäivämäärä Henkilön palkkatiedoissa on mahdollista määritellä TyEL-työsuhteen aloituspäivämäärä, mikäli se on eri kuin työsuhteen aloituspäivämäärä. Tieto tuodaan ProCountorissa muodostettavalle TyELilmoitukselle.

7 Sivu 7(9) Useita uusia palkkalajeja Omien palkkalaskelmien katseleminen Lähetettyjen palkkojen palauttaminen Kesken-tilaan Palkkakortilla myös päivärahat ja kilometrikorvaukset ProCountorin ylläpitämään palkkalajirekisteriin on lisätty seuraavat uudet palkkalajit: - Ylityö, vko 150 % - Ylityö, vko 200 % - Ylityö, vrk 150 % - Ylityö, vrk 200 % - Yövuorolisä 30 % - Yövuorolisä 40 % Käyttäjä, jolle on määritelty henkilökuntarooli tai oikeus katsella vain omia palkkojaan, pystyy katselemaan omia palkkalaskelmiaan, jotka ovat tilassa Lähetetty, Maksuunpanossa, Siirretty maksuun, Maksettu tai Maksettu muualla. Lähetetty-tilassa olevat palkkalaskelmat nyt voidaan palauttaa Kesken-tilaan Palkkalaskelman haku -toiminnon kautta. Palkkoja ei jatkossa enää pääse käsittelemään Hakupalvelun Asiatarkastus/Hyväksyntä -välilehdellä. Palkkakortilla näytetään nyt myös palkkakaudella matka- ja kululaskujen kautta maksettujen päivärahojen ja kilometrikorvausten summat. Maksuliikenne Kotimaanmaksujen siirto pankkiin myös klo 13 Uusi toimenpideluettelo maksamisnäkymällä ProCountorissa maksettavien laskujen maksuaineistojen välityksen palvelutasoa on parannettu siten, että maksuaineistojen siirtoon on lisätty uusi maksuajo klo 13. Jatkossa kotimaan LMP-maksuaineistot siirretään pankkeihin päivittäin klo 5, klo 13 ja klo 16. Laskujen maksamisen näkymää on uudistettu siten, että näkymän yläosaan on lisätty luettelo laskuun kohdistuneista toimenpiteistä, kuten asiatarkastuksesta, hyväksynnästä ja maksuunpanosta. Toimenpideluettelo helpottaa laskun tilan seuraamista. Talouden ohjaus Nimikekohtaiset päivä- ja pääkirjat ZIP-pakettina Nimikekohtaiselle päivä- ja pääkirjalle on lisätty mahdollisuus ottaa raportin muodoksi ZIP-paketti. Toiminto muodostaa ZIP-paketin, jossa kunkin nimikkeen raportti on omana PDF-tiedostona.

8 Sivu 8(9) Kirjanpitoraporttien nimikevalinta Kirjanpitoraporttien hakuehtoihin kuuluvien nimikkeiden valintaa on kehitetty. Nimikelistan vieressä on nyt painike, josta avautuu erillinen näkymä nimikkeiden valintaa varten. Vertailuraporteilla valintana pelkkä taulukko Kirjanpidon vertailutietoja näyttäville raporteille Kirjanpidon vertailuraportti ja Vertailuraportti dimensioittain on lisätty mahdollisuus valita näkymä, jossa taulukon ja kaavion sijaan näytetään vain taulukko. Näin taulukolle saadaan haluttaessa enemmän tilaa näytöltä. Raportit löytyvät ohjelman kohdasta Talouden ohjaus > Kirjanpidon lisäraportit. Uusi dimensiotietojen export-raportti Maksullisten lisäraporttien joukkoon on lisätty uusi Dimensiotietojen export-raportti. Raportti muodostaa esim. Excelissä avattavan CSVtiedoston valitun dimensioin ja kuukausivälin dimensioiduista summista kirjanpitotileittäin ja nimikkeittäin. Raportti löytyy ohjelman kohdasta Talouden ohjaus > Kirjanpidon lisäraportit > Dimensioraportit. Mikäli haluatte tietoja lisäraporttien käyttöönotosta, ottakaa yhteyttä ProCountorin asiakaspalveluun Uudistuksia useilla dimensioraporteilla Useita maksullisiin lisäraportteihin kuuluvia dimensioraportteja on kehitetty: - Raporteille Dimensioraportti ja Dimensiolle kohdistamattomat laskut on lisätty mahdollisuus rajata tiedot paitsi kalenterivuosittain myös tilikausittain - Nimikeraportti on uudistettu siten, että raportin tiedot saadaan tulos- ja tasekaavojen mukaisessa muodossa - Passiivisten nimikkeiden summatiedot näytetään aiempaa selkeämmin seuraavilla raporteilla: Vertailuraportti dimensioittain, Tuote-dimensio-raportti, Liikekumppani-dimensio-raportti ja Nimikeraportti.

9 Sivu 9(9) Mikäli haluatte tietoja lisäraporttien käyttöönotosta, ottakaa yhteyttä ProCountorin asiakaspalveluun Budjettiraporteilla mahdollisuus tarkastella myös pelkkiä arviolukuja Budjettiraporteille on lisätty uusi välilehti, jossa on mahdollisuus tarkistella myös pelkkiä arviolukuja. Muutos koskee sekä raporttia Perusbudjetti että Dimensiobudjetti.