Visma Avendo E40. Visma Avendo ja vuodenvaihde Visma Avendo Oy, 2011

Transkriptio

1 Visma Avendo E40 Visma Avendo ja vuodenvaihde Asiakaspalvelu: HelpDesk: Visma Avendon asiakaspalvelu: Visma Avendo Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Avendo Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Avendo Oy,

2 Sisällysluettelo 1 Aloitus Varmuuskopiointi Numero- ja tositesarjat Numerosarjat Tositesarjat Uuden tilikauden perustaminen Aktiivisen tilikauden valitseminen Tilikauden päättäminen Ostoreskontra Myyntireskontra Kassamyynti ALV Kirjanpito Tuloksen kirjaaminen Tuloksen siirtäminen Uusi varmuuskopio Tilikauden lukitseminen Usein kysyttyä Voinko muuttaa tositesarjoja? Miksi en voi luoda tapahtumia uudelle tilikaudelle? Miksi en saa lukittua tilikautta? Miten saan virallisen tase- ja tuloslaskelman?... 9 Visma Avendo E40 Sisällysluettelo - i

3 1 Aloitus Seuraavilla sivuilla selvitetään tilikauden vaihdon toimenpiteitä kirjanpitoon Visma Avendo E40 -ohjelmassa. Tarkista ruudun oikeasta alakulmasta, että olet oikeassa yrityksessä ja oikealla tilikaudella. 2 Varmuuskopiointi Kun olet kirjannut kaikki myyntilaskut ja suoritukset, tee varmuuskopiointi. Valitse Tiedosto Varmuuskopiointi Aktiivinen yritys. Tallenna varmuuskopio kovalevylle / CD:lle tms. kansioon, jonka voit nimetä esimerkiksi "Ennen vuoden lopetusta" ja merkitä lisätiedoiksi yrityksen nimi, päivämäärä ja nimimerkkisi. 3 Numero- ja tositesarjat 3.1 Numerosarjat Tilikauden vaihtuessa voit muuttaa numerointia kyseistä vuotta vastaavaksi (esim. tilaus , eli vuosi ja tilauksen nro). Numerosarjoissa on huomattava, ettei uusi numerosarja saa mennä päällekkäin olemassa olevien numeroiden kanssa. Tämä on täysin vapaaehtoinen toimenpide, mutta saattaa selkeyttää arkistointia. Numerosarjat muutetaan valitsemalla Tiedosto Yritysylläpito Yritysasetukset Yrityksen asetukset Numerosarjat: 3.2 Tositesarjat Ohjelmassa olevia oletustositesarjoja ei saa muuttaa. Emme myöskään suosittele tositesarjojen numeroinnin muuttamista, vaikka se onkin mahdollista. Jos kuitenkin teet muutoksia esimerkiksi myyntilaskujen numerointiin, huomaa, ettei uusi numerointi saa mennä päällekkäin olemassa olevien tositenumeroiden kanssa. Tämä on siis täysin vapaaehtoinen toimenpide, mutta on ymmärrettävää, että se saattaa selkeyttää arkistointia. Tositesarjojen numerot muutetaan valitsemalla tositesarja kerrallaan kohdassa Visma Avendo E40 Aloitus - 2

4 Rekisteri Kirjanpito Tositesarja. Esimerkiksi myyntilaskujen numerointi muutetaan tuplanapauttamalla oikeaa tositesarjaa: ja muuttamalla viimeisimmäksi tositenumeroksi seuraavaa laskunumeroa edeltävä numero: Tositesarjat Manuaalinen kirjaus, Suoritukset, Ostolaskut, Ostolaskujen maksut, ALVraportti ja Kassamyynti alkavat aina ykkösestä uutena tilikautena. Muiden tositesarjojen numerointi jatkuu aiemman vuoden numeroinnista. 4 Uuden tilikauden perustaminen Tarkista, että aktiivisena on oikea yritys ja tilikausi. Valitse Tiedosto Yritysylläpito Tilikausi/kuukausi Perusta uusi tilikausi. Tilikauden nimi on perustettavan tilikauden kuvaus. Hyväksy ehdotettu tilikausi tai syötä uudet alku- ja loppupäivämäärät. Jos haluat käyttää samaa tilikarttaa kuin ennen, merkitse Käytä samaa tilikarttaa kuin viime vuonna -valinta, ja paina Aloita. Visma Avendo E40 Uuden tilikauden perustaminen - 3

5 Tilikarttaa voi muuttaa merkitsemällä Käytä uutta tilikarttaa -valinta. Huomioi, että tämä toimenpide vaatii toisen tilikartan olemassaolon, sekä manuaalisen kytkennän vanhojen ja uusien tilien väleillä. Jos haluat vaihtaa tilikarttaa, paina kyseisen valinnan jälkeen Seuraava. Valitse käytettävä tilikartta seuraavaksi aukeavalla valintaruudulla. Paina Aloita, jolloin ohjelma perustaa uuden tilikauden valitulla tilikartalla. Jos olet valinnut toisen tilikarttatyypin tai perustanut uusia tilejä, ohjelma muuttaa kohdistustaulukkoa. Kohdistuksia voi myös muuttaa myöhemmin valinnalla Tiedosto Yritysylläpito Yritysasetukset Kirjanpidon asetukset Kohdistustaulukko. Voit muuttaa kohdistuksia tilien välillä kirjoittamalla oikea tilinumero kohtaan Uusi tili. Jos Uusi tili -sarakkeessa ei ole tilinumeroa, ohjelma ei kykene löytämään tiliä, johon kohdistaa. Tarkasta kaikki tällaiset tilit ja anna tili, johon kohdistus tehdään. Jos yhtään kohdistusta ei tarvita, jätä tämä kenttä tyhjäksi. Kun olet perustanut uuden tilikauden, ohjelma ilmoittaa tilikautta vaihdettaessa avaavan taseen luonnista. Hyväksy Ok:lla: 5 Aktiivisen tilikauden valitseminen Kun haluat lisätä tapahtumia edellisen tilikauden puolella, sinun on siirryttävä takaisin edelliselle tilikaudelle. Siirtyminen tilikaudelta toiselle tapahtuu toiminnossa Tiedosto Valitse tilikausi: Visma Avendo E40 Aktiivisen tilikauden valitseminen - 4

6 6 Tilikauden päättäminen Valitse aktiiviseksi päätettävä tilikausi toiminnossa Tiedosto Valitse tilikausi. Tarkista ruudun oikeasta alakulmasta, että olet oikealla tilikaudella ja oikeassa yrityksessä. Mahdolliset vanhalle tilikaudelle kuuluvat kirjaamattomat tositteet on kirjattava ennen tilikauden päättämistä. 6.1 Ostoreskontra Kirjaa kaikki päätettävän tilikauden ostolaskut toiminnossa Osto Ostojen käsittely listalta Kirjaamattomat laskut. Painamalla Kirjaa kaikki ohjelma kirjaa vanhalle vuodelle kuuluvat laskut ostoreskontraan. Merkitse ostolaskut, joita ei kirjata, keskeneräisiksi aktivoimalla ostolaskutoiminnossa valinta Kesken. Tämä valinta onnistuu avaamalla kyseinen ostolasku listalta Kirjaamattomat laskut. 6.2 Myyntireskontra Tarkista toiminnossa Myynti Myyntien käsittely, että kaikki päätettävän tilikauden tilaukset on laskutettu ja laskut kirjattu. Tarkista seuraavat listat: - Avoimet tilaukset on oltava tyhjä (jos on tarkoitus laskuttaa vanhan vuoden puolella). - Laskupohjat on oltava tyhjä (jos on tarkoitus laskuttaa vanhan vuoden puolella). - Kirjaamattomat laskut on oltava tyhjä. 6.3 Kassamyynti Tarkista, että kassa on täsmäytetty ja kassamyynnit kirjattu. 6.4 ALV Tarkista ALV-raportti tilikauden viimeiseltä jaksolta, tulosta ja hyväksy se. 6.5 Kirjanpito Tulosta tase ja tuloslaskelma päätettävältä tilikaudelta ja tee täsmäytykset. Jos eroja löytyy, valitse Toiminnot Kirjanpito Tilikysely. Syötä tarkastettava tili ja varmista että valittuna on oikea Tilikausi ja Jakso. Täsmäytä tapahtumat ja kirjaa korjaukset. Kirjaa tilinpäätöstositteet, esimerkiksi poistot. Tulosta tase ja tuloslaskelma. Kirjaa jäljelle jäävä tulos tositteena: - Käytä tuloslaskelman tiliä 9998, jos tulos on tappiollinen - Käytä tuloslaskelman tiliä 9999, jos tulos on voitollinen - Käytä vastatilinä on taseen tili 2371, Tilikauden voitto/tappio. Visma Avendo E40 Tilikauden päättäminen - 5

7 Tee tarvittavat liitetiedot. Tulosta tase ja tuloslaskelma ja tarkasta ne Tuloksen kirjaaminen Tulos kirjataan manuaalisena tositteena vanhan tilikauden viimeiselle päivälle toiminnossa Kirjanpito Uusi tosite: Vinkki! Käytä tuloksen kirjauksessa valmista tiliöintimallia: Tällöin ohjelma hoitaa tiliöinnit puolestasi anna vain summaksi tuloksen arvo: Tuloksen siirtäminen Kun uusi tilikausi on perustettu, kirjataan tilikauden tuloksen siirto uuden tilikauden ensimmäiselle päivälle toiminnossa Kirjanpito Uusi tosite: Vinkki! Käytä tuloksen kirjauksessa valmista tiliöintimallia: Visma Avendo E40 Tilikauden päättäminen - 6

8 Tällöin ohjelma hoitaa tiliöinnit puolestasi anna vain summaksi tuloksen arvo: 6.6 Uusi varmuuskopio Varmuuskopioi yrityksesi toiminnossa Tiedosto Varmuuskopiointi Aktiivinen yritys. Nimeä kansio jossa tulet säilyttämään varmuuskopiotiedoston, ja tallenna se kovalevylle, CD:lle tms. Ota lisäksi toinen varmuuskopio, joka säilytetään samassa paikassa, kuin muutkin varmuuskopiot. 6.7 Tilikauden lukitseminen Kun vanha tilikausi on päätetty, sen voi lukita. Sitä ei ole pakko tehdä, mutta se on suositeltavaa, ettei kukaan vahingossa kirjaa tositteita vanhalle tilikaudelle. Tarkista tilintarkastajan kanssa, että kausi on valmis, ennen kuin lukitset sen. Tilikausi lukitaan valinnalla Tiedosto Yritysylläpito Tilikausi/kuukausi Lukitse tilikausi. Huom! Huomaa, että lukitulle kaudelle ei voi kirjata tositteita. Lukitun kauden voi avata vain palauttamalla ennen lukitusta otetun varmuuskopion. Jos palautat ennen lukitusta otetun varmuuskopion, sinun on tehtävä uudestaan kaikki, mitä varmuuskopion ottamisen jälkeen on tehty. Lukitulta kaudelta voi tulostaa raportteja. Visma Avendo E40 Tilikauden päättäminen - 7

9 7 Usein kysyttyä 7.1 Voinko muuttaa tositesarjoja? Ohjelmassa olevia oletustositesarjoja ei saa muuttaa. Emme suosittele myöskään numeroinnin muuttamista, vaikka se onkin mahdollista. Ks. ohjeen kohta Miksi en voi luoda tapahtumia uudelle tilikaudelle? Olet kirjautuneena väärälle tilikaudelle. Jos uutta tilikautta ei ole perustettu, tai jos aktiivinen tilikausi ei täsmää tapahtuman päivämäärään, tapahtumaa ei voi hyväksyä. Esimerkiksi myyntilaskua luodessa ohjelma antaa ilmoituksen, jos laskun päivämäärä ei kuulu aktiiviseen tilikauteen: Perusta uusi tilikausi ohjeen kohdan 4 mukaisesti. 7.3 Miksi en saa lukittua tilikautta? Ohjelma ilmoittaa aina syyn, miksi tilikautta ei voi lukita. Esim: Esimerkissä toimitaan ohjeen kohdan 6.5 mukaisesti. Visma Avendo E40 Usein kysyttyä - 8

10 7.4 Miten saan virallisen tase- ja tuloslaskelman? Toiminnossa Raportointi Tase ja tuloslaskelma on saatavilla vuoden virallinen raporttipohja sekä tuloslaskelmalle että taseelle. Vuoden 2011 virallisen raporttipohjan saat luotua alla olevan ohjeen avulla. Avaa Sarakkeet-listalta Tase - Virallinen pohja: Napauta painiketta Sarakeylläpito. Muuta ensimmäiseen sarakkeeseen Teksti-riville X-merkintöjen tilalle kuluvan vuoden päivämäärät ja toiseen sarakkeeseen Teksti-riville edellisen vuoden päivämäärät: Tallenna. Nimeä uusi raportti haluamallasi nimellä ja valitse Yleinen. Hyväksy napauttamalla Ok: Tämän jälkeen tee sama toimenpide toiselle sarakemääritykselle Tulos - Virallinen pohja. Sarakkeiden luomisen jälkeen ne ovat löydettävissä sekä toiminnossa Raportointi Tase ja tuloslaskelma että Raportointi Tulostuskeskus Kirjanpito Tase ja tuloslaskelma. Visma Avendo E40 Usein kysyttyä - 9