1. Taloushallinto TAVOITETILA

Transkriptio

1 Oulun yliopisto 1. Taloushallinto TAVOITETILA Menojen maksaminen 1.2. Tulojen kerääminen 1.3. Maksuliike 1.4. Kirjanpito ja tilinpäätös 1.5. Käyttöomaisuuskirjanpito ja irtaimistorekisteri 1.6. Valtuuskirjanpito 1.7. Sisäinen laskenta 1.8. Palkkakirjanpito

2 Oulun yliopisto 1.1. Menojen maksaminen TAVOITETILA Ostolaskut Ostoreskontran hoitaminen Matkahallinta Reskontran ulkopuoliset maksut Kululaskut Travelissa (maksukortit) Kululaskut Travelissa Travellaskun kierron valvonta

3 Oulun yliopisto 1.1. Menojen maksaminen / Ostolaskut TAVOITETILA Skannaus Ostolaskun esikäsitteleminen Ostolaskun kierron valvominen Ostolaskun esikäsittely yliopistossa Ostolaskun asiatarkastus Ostolaskun hyväksyminen Saapuvien maksukehoitusten käsittely Ostolaskun siirtäminen ostoreskontraan Tullaus

4 Oulun yliopisto Skannaus TAVOITETILA annauspalveluid toimittaja Muu Hoitaa tullauksen ja lähettää Huolintalasku tullauspäätöksen/- laskun yliopistolle ja huolintalaskun Itellaan ( Laskut saapuu Tullaus) Perintäkululaskun skannaaminen ( Oikeudelliseen perintään siirto) Asiakirjojen skannaus Skannattu lasku Tai Certiassa? Palvelupiste Laskut saapuu Laskut saapuu Laskun palauttaminen toimittajalle sekä informointi uudesta laskutusosoitteesta Laskun palauttaminen toimittajalle sekä informointi uudesta laskutusosoitteesta Tiettyjen laskutusasiakirjojen skannaus ja tarkistukset Seuraavia asiakirjoja skannataan itse: -Siviilipalveluslaskut -Terveydenhuoltoon liittyviä laskuja -Ulkomaiset palkkiot ja apurahat -Leenan tilitykset (ulosottotilitykset, verottajalle, eläketilitykset valtiokonttorille) -Liitteinä skannataan mm. Unirestan laskujen liitteitä sekä polttoaineostojen kuitteja -Hukkuneiden laskujen kopiot -Tullauspäätökset Yksiköt Laskut saapuu Laskun palauttaminen toimittajalle sekä informointi uudesta laskutusosoitteesta (PK)

5 Oulun yliopisto Ostolaskun esikäsitteleminen TAVOITETILA Lasku skannataan ( Tullaus) Laskun perustietojen täydentäminen Onko toimittaja järjestelmässä? Onko maksukehotus? Onko hyvityslasku? Ostolaskun numerotarkastaminen Reititystiedot OK? Ostolaskun reitittäminen yliopistolle Certia Palvelukeskus Yön aikana täydentyneet toimittajatiedot Toimittajan tietoja ei ole järjestelmässä ( Saapuvien maksukehoitusten käsittely) Alkuperäinen lasku = hyvityslasku? Molempien siirtäminen arkistoon kommenttien kera Reititystietojen selvittminen Laskun perustietojen täydentäminen tarvittaessa Onko alkuperäinen maksettu? Alkuperäisen laskun Tuleeko samalta doc-id:n lisääminen Hyvitetään tulevista toimittajalta lisää kommentiksi laskuista laskuja? hyvityslaskulle Palautuspyynnön toimittaminen toimittajalle Piirretään asiatarkastusoikeuksien avaamisen prosessi ja tästä linkitys sinne. Palvelupiste Ostolaskun esitiliöinti Onko asiatarkastajia määritelty järjestelmään? Reititys asiatarkastukseen Laskun tarkastuksen aloittaminen ( Ostolaskun asiatarkastus) (PK) Sähköinen lasku Skannattu lasku

6 Oulun yliopisto Toimittajan tiedot ei järjestelmässä TAVOITETILA Certia Palvelukeskus Onko toimittaja järjestelmässä? ( Ostolaskun esikäsitteleminen) Toimittajatietojen täydentämisen pyytäminen n kommenttikentään pyyntö toimittajatietojen lisäämisestä/muuttamisesta. Lähetetään tiedoksi n kautta reskontran hoitajalle Pyyntö toimittajan lisäämisestä Lisäksi on kommenttikenttään tieto lisäämisestä/ muutoksesta Toimittajatietojen perustaminen ja/tai muuttaminen (sisältää toimittajien taustatutkimukset) Toimittajatiedot ( Ostolaskun esikäsitteleminen) Yön aikana täydentyneet toimittajatiedot (PK) Toimittajatiedot siirtyvät yön aikana

7 Oulun yliopisto Ostolaskun kierron valvonta TAVOITETILA Asiatarkastajaoikeuksien myöntämisen prosessi? Certia Kierrossa olevien laskujen analysointi Kauden päättyessä laskun kohdentaminen oikealle kaudelle Suurin osa tulisi tapahtua jo perustietojen syöttämisen yhteydessä Onko keskeytettyjä? Lähetetään kysely jos keskeytetyt ovat ilman hyväksyttäviä selvityksiä, muuten käsitellään kommentin pohjalta Jatkuvasti Onko laiminlyötyjä? Lähetetään muistutus/kysely palvelupisteeseen Muistutus Asiatarkastajan tai hyväksyjän vaihtaminen Reitittäminen uudelle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle Palvelupiste Laskun asiatarkastaminen tai hyväksyminen, tai sijaisen ilmoittaminen ja selvittely Kierrossa olevat-kansio (PK)

8 Oulun yliopisto Ostolaskun esikäsittely yliopistossa TAVOITETILA tarvetta prosessille - tehtävät hoidetaan prosessissa Ostolaskun asiatarkastus

9 Oulun yliopisto Ostolaskun asiatarkastus TAVOITETILA Liitteiden skannaminen ja lisääminen Reititys asiatarkastukseen ( Ostolaskun esikäsitteleminen) Laskun tarkastuksen aloittaminen Kuuluuko lasku yksikköön? Lasku OK? Tuleeko lisätä liitteitä? Pitääkö skannata? Liittetiedoston lisääminen Lasku reititetään yksikköön Palvelupiste Onko maksukehoitus aiheellinen? ( Saapuvien maksukehoitusten käsittely) Tiedetäänkö oikea vastaanottaja? Edelleenreititys oikealle vastaanottajalle Pyydetään yksikköä ottamaan yhteys tilaajaan Reititetään yksikköön sisällön asiatarkastukseen Laskun käsittelyn keskeytys Keskeytyneet kansioon Tietojen rekisteröinti YKÄ -järjestelmään ( Uuden käyttöomaisuus- tai irtaimistoesineen rekisteröinti) Kaikilla yksiköillä ei ole omaa YKÄ-vastuukäyttäjää, ja silloin reititetään tilapalveluihin Laskun reitittäminen YKÄ-vastuukäyttäjälle tietojen tallentamista varten KOM-numeron kirjaaminen laskun kommenttikenttään on ( Uuden käyttöomaisuus- tai irtaimistoesineen rekisteröinti) Yksiköt Sisällön asiatarkastus ja mahdollinen kommentointi Onko lasku OK? Onko KOM- tai IRT-lasku? Tiliöinti ja mahdollinen kommentointi Koskeeko useampia yksiköitä? Reititetään hyväksyjälle Lasku OK? ( Ostolaskun hyväksyminen) Yhteydenotto tilajaan Onko kaikki asiatarkastajat käyty läpi? Reititetään takaisin asiatarkastajalle kommenttien kera ( Ostolaskun hyväksyminen) Lisätään oma hyväksyjä ja seuraava asiatarkastaja ja reititetään hänelle Jatkotoimenpiteiden arvointi Tilaajan mielestä OK? Virhe laskussa? Reklamointi Tilaaja Selviteltävät-kansio Selvityksen toimittaminen asiatarkastajalle Pyydetään hyvityslasku Keskeytyneet kansioon (PK)

10 Oulun yliopisto Ostolaskun hyväksyminen TAVOITETILA Sisällön asiatarkastus ja mahdollinen kommentointi ( Ostolaskun asiatarkastus) Seuraavan hyväksyjän valinta ja reitittäminen hänelle Yksiköt Reititetään takaisin asiatarkastajalle kommenttien kera Onko seuraava hyväksyjä tiedossa? Käsittelyn keskeyttäminen Keskeytyneet kansioon Reititetään hyväksyjälle ( Ostolaskun asiatarkastus) Lasku OK? Laskun hyväksyminen Onko koontilasku valmiiksi hyväksytty? KOM-laskujen KOM-numeron syöttäminen reskontran selitekenttään ( Ostolaskun siirtäminen ostoreskontraan) Hyväksytyt-kansio (PK)

11 Oulun yliopisto Saapuvien maksukehoitusten käsittely TAVOITETILA Onko maksukehotus? ( Ostolaskun esikäsitteleminen) Maksukehoitus saapuu Kuuluuko maksukehoitus yliopistolle? Alkuperäisen laskun etsiminen ja aiheellisuuden varmistaminen Onko kierrossa? Onko arkistossa? Pyydetään toimittajalta alkuperäisen laskun kopio Certia Yhteydenotto toimittajaan tarvittaessa Lisätään komentti/huomautus karhulaskusta ja lähetetään tiedoksi laskuvastaavalle Maksukehotus siirretään arkistoon kommentilla että lasku on kierrossa ja asiasta on ilmoitettu laskuvastaavalle Otetaan yhteyttä palvelupisteeseen Skannataan/liitetään kopio laskusta maksukehoituksen liitteeksi Tai n kautta? Maksukehoitus saapuu Maskukehoituksen palauttaminen toimittajalle sekä informointi uudesta laskutusosoitteesta Suoritetaan toimenpiteitä kommentien perusteella Onko maksukehoitus aiheellinen? Laskun tarkastuksen aloittaminen ( Ostolaskun asiatarkastus) Palvelupiste Yhteydenotto toimittajaan tarvittaessa Maksukehoitus saapuu Maskukehoituksen palauttaminen toimittajalle sekä informointi uudesta laskutusosoitteesta Yksiköt Maksukehoitus saapuu Maskukehoituksen palauttaminen toimittajalle sekä informointi uudesta laskutusosoitteesta Maksukehoitus (PK)

12 Oulun yliopisto Ostolaskun siirtäminen ostoreskontraan TAVOITETILA Certia Palvelukeskus Onko koontilasku valmiiksi hyväksytty? ( Ostolaskun hyväksyminen) Vaatii -klientin KOM-laskujen KOM-numeron syöttäminen reskontran selitekenttään KOM-numero Eräpäivän muuttaminen ja mahdollisen komentin lisääminen ulkomaan laskuihin Hyväksytyt-kansio Reskontraan siirtyvät-listan skannaaminen n arkistoon Siirretään reskontraan siirtyviin-kansioon Pitää käydä läpi miten organisoidaan Reskontraan siirtyviin Onko sisäänluettavia tiedostoja? ( Ostoreskontratiedoston sisäänluku) (PK)

13 Oulun yliopisto Tullaus TAVOITETILA Laskut saapuu ( Skannaus) Huolintalasku Tullauspäätös Lähetetään tullauspäätös yliopistolle Huolintaliike Muu Saapumisilmoituksen lähettäminen yliopistolle Hoitaa tullauksen ja lähettää tullauspäätöksen/- laskun yliopistolle ja huolintalaskun Itellaan Onko tullauspäätös jo lähetetty yliopistolle? Ilmoitetaan että on jo lähetetty Tullauspäätös/-lasku Tulli Muu Jaksoerittelyn lähettäminen (viikottain) Ilmoittaa kuka on tullannut Saapumisilmoituksen vastaanottaminen Tiedetäänkö tullaustapa? Tullaustapaan ilmoittaminen huolintaliikkeen Lasku skannataan Laskun perustietojen täydentäminen ( Ostolaskun esikäsitteleminen) Jaksoerittelyn vastaanottaminen ja tarkastaminen Onko kaikki tullauspäätökset tullut? Kysytään tullillta kuka on tullannut puuttuvan päätöksen Pyydetään huolintaliikkeeltä tullauspäätös Pyydetään yksikköä etsimään päätöstä ja toimittamaan sitä talouspalveluihin Tullauspäätös/ -lasku Tullauspäätös Kysytään ohjeita vastuuyksiköltä Vastuuyksikkö Ohjeiden antaminen tullaustavasta (PK)

14 Oulun yliopisto 1.1. Menojen maksaminen / Ostoreskontran hoitaminen TAVOITETILA Toimittajarekisterin ylläpito Ostoreskontratiedoston sisäänluku Ostoreskontran maksatustiedoston muodostaminen Maksupalautteen sisäänluku ja tiliöinti

15 Oulun yliopisto Toimittajarekisterin ylläpito TAVOITETILA Toimittajatietojen ohjaustietojen ylläpitäminen Ohjaustiedot Toimittajarekisterin siivoaminen Toimittajatiedot

16 Oulun yliopisto Ostoreskontratiedoston sisäänluku TAVOITETILA Järjestelmätoimittaja Virheen selvittäminen ja tästä tiedottaminen Yhteydenotto Logicaan Siirretään reskontraan siirtyviin-kansioon ( Ostolaskun siirtäminen ostoreskontraan) Myös KOM-laskujen KOM-numerot Onko sisäänluettavia tiedostoja? Ostoreskontratiedoston sisäänluku on ja mahdollisten virheiden korjaaminen (tarvittaessa yhteydenotto yksikköihin) Tilivirheiden korjauksia on siirretyn ostoreskontratiedoston täsmäyttäminen sta siirrettyihin Suljetaan n täsmäytystiedosto Kaikki laskut siirtyvät reskontraan ja kirjanpitoon Täsmäytyslistojen arkistointi on Täsmäytyslistat (PK) Vastaanottettujen laskujen lista sta siirettyjen-lista Ostorekontratiedot Vastaanottettujen laskujen lista

17 Oulun yliopisto Ostoreskontran maksutiedoston muodostaminen TAVOITETILA Käsitellään Maksuaineiston lähettäminen-prosessin yhteydessä

18 Oulun yliopisto Maksupalautteen sisäänluku ja tiliöinti TAVOITETILA Käsitellään Maksupalautteen tarkastaminen-prosessin yhteydessä

19 Oulun yliopisto 1.1. Menojen maksaminen / Matkahallinta TAVOITETILA Matkavalmistelut Matkaennakoiden valvonta Matkustuksen kulujen laskutus Matkustuksen kulujen maksatukseen siirto

20 Oulun yliopisto Matkavalmistelut TAVOITETILA Matkatoimisto Muu Hintatietojen toimittaminen ja alustavien varausten tekeminen Matkustaja voi myös suorittaa varaukset itse. Suorittaa varaukset ja toimittaa matkustajalle sovitut asiakirjat Selvityspyyntö Matkustuskulujen selvittäminen ja alustavien varausten tekeminen Löytyykö matkustajan perustiedot järjestelmästä? Laatii matkasuunnitelman sisältäen alustavan kustannusarvion ja mahdollisen ennakon Hintatiedot Matka useamman yksikön rahoittama? Matkasuunnitelman asiatarkastaminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi Palautettu matkasuunnitelma reititetään matkasihteerille ( Matkaennakoiden valvonta) Lopulliset varaukset Lopulliset varaukset Palvelupiste Osa yksiköissä käytössä "pidempi ketju" sihteeri -> matkasihteeri -> hyväksyjä Matkustustarpeen ilmeneminen Tomittaa tiedot palvelupisteeseen Laatiiko matkustaja itse suunnitelman? Pyydetään PK luomaan käyttäjälle profiilin Pyydetään maksavilta yksiköiltä kirjalliset puollot kuluille ja skannataan suunnitelmaan liitteiksi Pyydetään maksavilta yksiköiltä kirjalliset puollot kuluille, skannataan suunnitelmaan liitteiksi Matkasuunnitelman asiatarkastaminen Suunnitelma OK? Palautetaan matkustajalle Lähetetään hyväksyjälle Matkasuunnitelman vahvistaminen Ilmoitus Ilmoitus matkasihteerille että lopulliset varaukset voi suorittaa Dokumenttien vastaanottaminen ja tarkastaminen Kirjautuminen järjestelmään ( Matkustuksen kulujen laskutus) Matkustaja Matkasuunnitelma tehdään aina ulkomaan matkoista, kotimaan matkoista jotka sisältävät ennakkoa ja muutenkin jos yksikön esimies näin on päättänyt Kirjautuminen järjestelmään Onnistuuko kirjautuminen? Laatii/täydentää matkasuunnitelman sisältäen alustavan kustannusarvion ja mahdollisen ennakon Matkasuunnitelma Matka useamman yksikön rahoittama? Matkasuunnitelman täydentämine ja lähettäminen asiatarkastettavaksi Käyttöoikeuden laatimispyyntö tai salasanan resetointipyyntö Myönnetään matkustuslupa? - Tieto hylätystä matkasuunnitelmasta matkustajalle Sähköpostiviesti Dokumenttien lähettäminen matkustajalle Hyväksyjä Suunnitelma OK? Matkasuunnitelman ja mahdollisen ennakon hyväksyminen Maksetaanko ennakkoa? Palautetaan matkustajalle täydennettäväksi Hyväksytty matkasuunnitelma Tarkastetaan ennakot ja valitaan laskut maksatukseen ( Matkustuksen kulujen maksatukseen siirto) Certia Palvelukeskus Käyttäjäprofiilin luominen ja siitä ilmoittaminen Pitäisi linkittää pääkäyttötoimintoihin Käyttäjäprofiilin luominen tai salasanan vaihtaminen Henkilön perustiedot Henkilön perustiedot (PK) Personec F Personec F Travel Travel Travel

21 Oulun yliopisto Matkaennakoiden valvonta TAVOITETILA Palvelupiste Kustannuslaskelman ja ennakon tarkistaminen Yhteydenotto asiatarkastajalle Muutetaan perustietoja jolloin matkasuunnitelma jää palautettuun tilaan Palautettu matkasuunnitelma reititetään matkasihteerille Certia Palvelukeskus Tarkastetaan että matkasuunnitelma on hyväksytty Onko hyväksytty? Tarkastetaan että ennakko on kohtuullinen suhteessa kustannusarvioon (max. 90%) Onko kohtuullinen?

22 1.3. Maksuliike Oulun yliopisto Pankkitilien hallinta - TAVOITETILA Esitykset meno- ja tulotilien avaamiselle ja lopettamiselle Edetään Maksuliikemeno- ja tulotilien avaaminen ja lopettaminen Tilinkäyttövaltuutusten ylläpito Maksuliikemeno- ja -tulotilien muuttaminen

23 1.3. Maksuliike Oulun yliopisto Esitykset meno- ja tulotilien avaamiselle ja lopettamiselle - TAVOITETILA Certia Palvelukeskus Esityksen laatiminen pankkitilin avaamiselle/ lopettamiselle Esityksen laatiminen pankkitilin avaamiselle/ lopettamiselle Esitys pankkitilin avaamiseksi/ lopettamiseksi Esitys pankkitilin avaamiseksi/ lopettamiseksi Päätös etenemisestä? edetä Päätöksestä ja mahdollisista jatkotoimenpiteistä tiedottaminen Certiaan Edetään Päätösilmoitus Päätöksen valmistelu ja lähettäminen yliopistoon hyväksymistä varten ( Maksuliikemeno- ja tulotilien avaaminen ja lopettaminen)

24 1.3. Maksuliike Oulun yliopisto Maksuliikemeno- ja tulotilien avaaminen ja lopettaminen - TAVOITETILA Pankki Muu Pankkitilitietojen vastaanottaminen ja toimittaminen tarvitsijoille Valtuutustiedot Pankkitilitiedot Valtuutuksen vahvistaminen Kunkin valtuutetun henkilökohtaisten salasanojen toimittaminen Pankkitilitiedot Valtuutustiedot Tili- ja palvelusopimusten tarkastaminen ja hyväksyminen Pankkitilitietojen toimittaminen pankkiin Tili- ja palvelusopimuksen arkistointi, pankkitilitietojen toimittaminen Certiaan Valtuutustietojen vastaanottaminen ja toimittaminen tarvitsijoille Valtuutustietojen arkistointi Pankkitilitiedot Valtuutustiedot Hyväksytäänkö? Palauttaminen valmistelijalle jatkotoimenpiteitä varten Päätös tilien avaamisesta/ lopettamisesta Tililomakkeet Certia Palvelukeskus Edetään Päätöksen valmistelu ja lähettäminen yliopistoon Päätös etenemisestä? hyväksymistä varten ( Esitykset meno- ja tulotilien avaamiselle ja lopettamiselle) Jatkotoimenpiteet päätöksen mukaan Pankkitilitietojen vastaanottaminen Valtuutustietojen vastaanottaminen

25 1.3. Maksuliike Oulun yliopisto Tilinkäyttövaltuutusten ylläpito - TAVOITETILA Pankki Muu Valtuutuksen vahvistaminen Kunkin valtuutetun henkilökohtaisten salasanojen toimittaminen Tilinkäyttövaltuutustieto Tilinkäyttövaltuutuksien valmistelu Rahan nosto, sekkien lunastus ym Esitys tilinkäyttövaltuuksista Tilinkäyttövaltuuksien mahdollinen täydentäminen ja hyväksyminen Hyväksyttiinkö? Palauttaminen valmistelijalle jatkotoimenpiteitä varten Tilinkäyttövaltuutusesitys Päätöksen vastaanottaminen ja arkistointi Tilinkäyttövaltuuksista tiedottaminen palvelukeskuksen yhdyshenkilölle Kielteinen päätös tilinkäyttövaltuuksista Tilinkäyttövaltuudet Certia Palvelukeskus Tilinkäyttövaltuutuksien valmistelu Esitys tilinkäyttövaltuuksista Jatkotoimenpiteet päätöksen mukaan Tiedon vastaanottaminen ja toimittaminen tarvitsijoille

26 1.3. Maksuliike Oulun yliopisto Maksuliikemeno- ja -tulotilien muuttaminen - TAVOITETILA Pankki Muu Sopimuksen allekirjoittaminen ja palveluotteen toimittaminen Kunkin valtuutetun henkilökohtaisten salasanojen toimittaminen Palvelusopimus ja -ote Tili- ja palvelusopimusten tarkastaminen, allekirjoittaminen ja lähettäminen pankkiin Tililomakkeet Esitys pankkitilien tietojen tai liitettyjen palveluiden muuttamiseksi Aloite esim verkkokaupasta Tililomakkeet Hyväksytäänkö? Palauttaminen valmistelijalle jatkotoimenpiteitä varten Palvelusopimuksen ja -otteen vastaanottaminen ja toimittaminen tarvitsijoille Palvelusopimus ja -ote Palvelusopimuksen ja -otteen arkistointi Tililomakkeet Certia Palvelukeskus Esitys pankkitilien tietojen tai liitettyjen palveluiden muuttamiseksi Jatkotoimenpiteet päätöksen mukaan Valtuutustietojen vastaanottaminen

27 Oulun yliopisto Matkustuksen kulujen maksatukseen siirto TAVOITETILA Certia Palvelukeskus Matkustuksen kulujen laskutus ( Matkahallinta) Jos kysessä on irtaimistosta, tiedustelu sähköpostilla palvelupisteeseen että onko YKÄ:ssä? Tarkastetaan ennakot ja valitaan laskut maksatukseen Maksatussiirron suorittaminen (maksatustiedosto tulostuu) Kululaskun hyväksyminen ( Kululaskut Travelissa (maksukortit)) Kirjanpitosiirron suorittaminen (kirjanpitosiirtolista tulostuu) Tai tulostetaan PDF-tiedosto ja siirretään n kautta Kirjanpitosiirtolista skannataan n arkistoon Matkasuunnitelmien, -laskujen ja -ennakoiden jne. siirtäminen arkistoon Maksuun valitut laskut Kirjanpitosiirtolista Kirjanpitotiedoston sisäänlukeminen palvelimesta Matkasuunnitelmat yms Maksuun valitut laskut Maksuun valitut laskut Kirjanpitotiedosto Matkasuunnitelmat yms (PK) Travel Travel Maksuun valitut laskut Travel Travel BasWare Maksuliiikenne

28 Oulun yliopisto Reskontran ulkopuoliset maksut TAVOITE ( ) Certia Palvelukeskus Tositteen tallentaminen maksuliikeohjelmistoon Maksuosoitus Eräpäivämukaisen alustavan maksulistan ajaminen ja tarkistaminen ( Maksuaineiston lähettäminen) Pankkinoston käsittely tiliotteella Tiliotteiden hakeminen ja jakelu käsittelyä varten ( Tiliotteiden käsittely) Alakassa Etäyksikön palvelukassa pyytää rahaa Rahojen nostaminen pankista Pankkinoston kirjaaminen Palvelukassaan Kassan täsmäytys päivän päätteeksi, tarvittavien raporttien ajaminen sekä arkistointi mappiin ( Kassatulot kassajärjestelmän kanssa) Rahapyyntö Pankkitapahtumatiedot Tositteen laatiminen ja hyväksyminen BasWare Maksuliiikenne BasWare Palvelukassa

29 Oulun yliopisto Kululaskut Travelissa (maksukortit) TAVOITETILA Maksukortin haltija Tekeekö matkakortin haltija itse kululaskunsa? Kirjautuminen järjestelmään Onnistuuko kirjautuminen? Ennakkotietojen poimiminen kululaskulle Paperiliitteiden lähettäminen skannattavaksi Kuittien lähettäminen matkasihteerille Käyttöoikeuden laatimispyyntö tai salasanan resetointipyyntö Palautetaan maksukortin haltijalle täydennettäväksi Myös Arean matkatilillä ostetut matkaliput Palvelupiste Kululaskun laatiminen, ennakotietojen poimiminen Paperiliitteiden skannaaminen ja liittäminen kululaskuun Tarkistettava tarvitaanko YKÄ-merkintä! Kululaskun asiatarkastus Kuuluvatko kaikki kulut yliopistolle? Henkilökohtaisten menojen periminen henkilön palkasta (yhteys palkanlaskentaan) Kululasku OK? Kululaskun tiliöinti ja lähettäminen hyväksyttäväksi Hyväksyjä Kululaskun lähettäminen asiatarkastettavaksi Kululasku OK? Kululaskun hyväksyminen Maksatussiirron suorittaminen (maksatustiedosto tulostuu) ( Matkustuksen kulujen maksatukseen siirto) Certia Palvelukeskus Käyttäjäprofiilin luominen tai salasanan vaihtaminen Henkilön perustiedot Kortin ennakkotietoja Kululasku ietojärjestelmä (PK) Travel Personec F Travel Travel

30 Oulun yliopisto Kululaskut Travelissa TAVOITETILA Ulkopuolinen laskuttaja Muu n kuluja on maksettu omalla rahalla/kortilla Kuittien ja liitteiden toimittaminen palvelupisteeseen n kuluja on maksettu omalla rahalla/kortilla Tekeekö laskuttaja itse laskun? Kirjautuminen järjestelmään Onnistuuko kirjautuminen? Kululaskun laatiminen tai täydentäminen Kuittien ja liitteiden toimittaminen palvelupisteeseen Laskun reitittäminen palvelupisteeseen asiatarkastettavaksi Laskuttaja Liitteet ja kuitit Kuittien ja liitteiden toimittaminen palvelupisteeseen Käyttöoikeuden laatimispyyntö tai salasanan resetointipyyntö Löytyykö laskuttajan perustiedot järjestelmästä? Kululaskun laatiminen tai täydentäminen Liitteiden ja kuittien skannaaminen ja liittäminen kululaskuun Kululaskun asiatarkastus Tarkistettava tarvitaanko YKÄ-merkintä! Onko OK? Laskun tiliöinti ja lähettäminen hyväksyttäväksi Palvelupiste Pyydetään PK luomaan käyttäjälle profiilin Löytyykö laskuttajan perustiedot järjestelmästä? Palautus laskuttajalle yliopistossa Palautetaanko laskuttajalle (ei ulkopuolisille)? Onko lasku aiheellinen? Henkilötietolomake Pyydetään PK luomaan käyttäjälle profiilin Laskun poistaminen ja ilmoitus laskuttajalle Lasku OK? Laskun hyväksyminen Tarkastetaan ennakot ja valitaan laskut maksatukseen ( Matkustuksen kulujen maksatukseen siirto) Hyväksyjä Laskun palauttaminen palvelupisteeseen Onko lasku aiheellinen? Palautus laskuttajalle yliopistossa Palautus palvelupisteeseen täydentämistä varten Palautetaanko laskuttajalle (ei ulkopuolisille)? Certia Palvelukeskus Käyttäjäprofiilin luominen ja siitä ilmoittaminen Käyttäjäprofiilin luominen ja siitä ilmoittaminen Käyttäjäprofiilin luominen tai salasanan vaihtaminen Huom! Travelissa kaikilla käyttäjäoikeudet Käyttäjätiedot Käyttäjätiedot Henkilön perustiedot Henkilön perustiedot Käyttäjätiedot T (PK) Travel Personec F Personec F Travel Travel

31 Oulun yliopisto Travellaskun kierron valvonta TAVOITETILA Reititetään eteenpäin matkasihteerille Matkalaskun asiatarkastus ( Matkustuksen kulujen laskutus) Certia Travelissa olevien laskujen analysointi Vuoden vaihteessa laskun kohdentaminen oikealle kaudelle Onko palautettuja? Onko avoimia reititettäviä? Onko hyväksyntä odottavia? Lähetetään muistutus/kysely palvelupisteeseen Muistutus Hyväksyjän sijaisen tallentaminen järjestelmään Käsitellään kommentin pohjalta (jatkuvasti) Pyynnön lähettäminen sijaisen tallentamisesta Palvelupiste Selvitetään miksi lasku odottaa hyväksyntä Onko hyväksyjä tavoitettavissa? Muistustuksen lähettäminen hyväksyjälle/sijaiselle Kierrossa olevat-kansio (PK) Travel

32 Oulun yliopisto 1.2. Tulojen kerääminen - TAVOITETILA Asiakastietojen sisäänlukeminen substanssijärjestelmästä Laskutus Myyntireskontran hoitaminen Saatavien valvonta Kassatulot ilman kassajärjestelmää Kassatulot kassajärjestelmän kanssa Jakaminen luotto- ja pankkikorttimaksuhin ( Tiliotteiden käsittely) Digitaalinen maksupalvelu

33 1.2. Tulojen kerääminen Oulun yliopisto Asiakastietojen sisäänlukeminen substanssijärjestelmästä - TAVOITETILA Muista järjestelmistä ei sisäänlukua

34 1.2. Tulojen kerääminen Oulun yliopisto Laskutus - TAVOITETILA Laskutustiedoston sisäänlukeminen Laskutustiedon tuottaminen yliopistossa Laskujen ja laskuluettelon tulostaminen Laskutuksen siirtotiedoston muodostaminen Massalaskutuksen suorittaminen

35 Oulun yliopisto 1.2. Tulojen kerääminen Laskutustietojen sisäänlukeminen substanssijärjestelmästä - TAVOITETILA sisäänluettavia, laskut tehdään suoraan on

36 Oulun yliopisto 1.2. Tulojen kerääminen Laskutustiedon tuottaminen yliopistossa - TAVOITETILA Liittymä ostolaskun -kiertoon Laskutetaan sisäisen toiminnon kautta Palvelupiste Laskuttaminen / laskutuspyynnön laatiminen ja lähettäminen ( Tutkimussopimusten laskutus) Tuleeko asiakkaalle lähettää uusi veloituslasku? ( Virheiden korjaaminen) Laskutustarpeen ilmeneminen ja laskutuspyynnön tekeminen tarvittaessa Ovatko asiakkaan tiedot järjestelmässä? Selvitetään mistä rahasta maksetaan Onko sisäinen lasku? Kiertää kuitenkin ssa Maksetaanko toimintarahasta? Laskutetaan ulkoisen toiminnon kautta Laskun laatiminen ja tiliöinti Kustannusselvitys (täydentävä Tiliöintitiedot rahoitus) tms. Laskulomakkeen tulostaminen ja paperilitteiden yhdistäminen ( Laskujen ja laskuluettelon tulostaminen) Tuleeko asiakkaalle lähettää uusi veloituslasku? ( Virheiden korjaaminen) Asiakkaan tietojen syöttäminen järjestelmään Asiakastiedot Yksiköt Laskuttaminen / laskutuspyynnön laatiminen ja lähettäminen ( Tutkimussopimusten laskutus) Laskutustarpeen ilmeneminen ja laskutuspyynnön tekeminen tarvittaessa

37 Oulun yliopisto 1.2. Tulojen kerääminen Laskujen ja laskuluettelon tulostaminen - TAVOITETILA Palvelupiste Laskun laatiminen ja tiliöinti ( Laskutustiedon tuottaminen yliopistossa) Liitteiden kokoaminen sta, Travelista, sta, rahoittajan omat liitteet/lomakkeet ym. Laskulomakkeen tulostaminen ja paperilitteiden yhdistäminen Laskuluettelon tulostaminen Laskujen, niiden liitteiden ja laskuluettelon toimittaminen hyväksyjälle Tulevaisuudessa(?): Asiatarkastetaan ja hyväksytetään ainoastaan jos lasku ei perustu hyväksyttyyn laskutuspyyntöön, sopimukseen tai hinnastoon (?) Hyväksyttyjen laskujen kopioiden ja laskuluettelon skannaaminen ja arkistointi Laskuluettelo suoraan sähköisessä muodossa on? Laskujen postittaminen Yksiköt Laskujen hyväksyminen hyväksymällä laskuluetteloa Laskuluettelo Laskukopiot (PK) Laskulomakkeet Laskuluettelo

38 Oulun yliopisto 1.2. Tulojen kerääminen Laskutuksen siirtotiedoston muodostaminen - TAVOITETILA Laskutus, reskontra ja kirjanpito samassa järjestelmässä - ei siirtomahdollisuuksia

39 1.2. Tulojen kerääminen Oulun yliopisto Massalaskutuksen suorittaminen - TAVOITETILA Avoimen yliopiston puolella voisi olla tarvetta... massalaskutustarpeita Page1

40 1.2. Tulojen kerääminen Oulun yliopisto Myyntireskontran hoitaminen - TAVOITETILA Ulkoisten laskujen myyntireskontratietojen manuaalinen tallentaminen Myyntireskontran suoritusten kohdistus ja virheiden käsittely Asiakasrekisterin hoitaminen Virheiden korjaaminen

41 Oulun yliopisto 1.2. Tulojen kerääminen Ulkoisten laskujen myyntireskontratietojen manuaalinen tallentaminen - TAVOITETILA Tavoitteena on, että manuaalisia laskuja ei olisi lainkaan Onko asiakkaan tiedot järjestelmässä? Laskutustietojen syöttäminen n reskontraan Laskutustietojen arkistointi mappiin Asiakkaan tietojen syöttäminen järjestelmään Laskutustiedot Tavoitteena saada arkistointi sähköiseen muotoon! Asiakastiedot Palvelupiste Vai Tilapalvelut? Laskutustietojen toimittaminen (PK) Laskutustiedot Timmi

42 Oulun yliopisto 1.2. Tulojen kerääminen Myyntireskontran suoritusten kohdistus - TAVOITETILA Käsitelty prosessissa Tiliotteiden käsittely

43 Oulun yliopisto 1.2. Tulojen kerääminen Asiakasrekisterin hoitaminen - TAVOITETILA Palvelupiste Asiakkaiden perustaminen Asiakastiedot Asiakasryhmittelyjen määrittäminen Asiakastietojen muuttaminen tarvittaessa Asiakasrekisterin siivous Ryhmittelytiedot Asiakastiedot Asiakastiedot

44 Oulun yliopisto 1.2. Tulojen kerääminen Virheiden korjaaminen - TAVOITETILA Asiakas Muu Asiakas reklamoi Jos reklamointi on aiheellinen voidaan myös sopia siirretystä eräpäivästä Palvelupiste Reklamoinnin aiheellisuuden varmistaminen Pyydetään tarvittaessa lisätietoa yksiköltä Reklamointi aiheellinen? Ilmoitus asiakkaalle että lasku on OK Hyvityslaskun laatiminen ja lähettäminen (Kokonaisuudessa hyvitetty tai osittain) Hyvityslasku Tuleeko asiakkaalle lähettää uusi veloituslasku? Laskutustarpeen ilmeneminen ja laskutuspyynnön tekeminen tarvittaessa ( Laskutustiedon tuottaminen yliopistossa) Yksiköt Yksikkö antaa selvityksen

45 1.2. Tulojen kerääminen Oulun yliopisto Saatavien valvonta - TAVOITETILA Maksukehoitusehdotusten tulostaminen Maksukehoitusten lähettäminen Oikeudelliseen perintään siirto Saatavien tileistä poistaminen Viivästyskorkolaskuehdotusten tulostaminen Viivästyskorkolaskujen lähettäminen