A Basware Presentation. Laskuautomaatio. Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti

Transkriptio

1 A Basware Presentation Laskuautomaatio Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti

2 Basware Invoice Processing ja toistuvaislaskut Invoice Processing: Kuinka tehostat toistuvaislaskujen käsittelyä. Näe myös kuinka automatisoida tilauksen ja laskun täsmäytys Kristiina Roni Senior Trainer, Basware Mats von Weissenberg Manager SDQ, Basware

3 Basware Invoice Processing 5.1 julkaistu Tässä versiossa on ollut teemana kehittää ostoreskontran ja palvelukeskuksien käyttöä helpottavia ominaisuuksia. Selaintuen laajennus Internet Explorer 9 Firefox 4.0

4 Master

5 Valitun toimittajan CM:ssä olevat sopimukset

6 Laskukategoriat Master-sovelluksen jokaisella ruudulla on uusi räätälöitävissä oleva liputuskenttä, jota voi käyttää laskujen kategorisointiin ja suodattamiseen Tyypillisiä kategorioita voi olla mm. Master käyttäjän nimi, tiimi, laskun kiireellisyysaste

7 Laskukategoria Valinta lista luodaan konsultintoimesta IP Admin sovelluksessa Liiketoimintasääntötiedoissa

8 Linkitetyt laskut Tämä uusi toiminnallisuus antaa käyttäjälle mahdollisuuden linkittää laskuja keskenään ja helposti tarkastella linkitettyjen laskujen tietoja Toiminnallisuutta voi käyttää esim. ostolaskun ja hyvityslaskun linkittämiseen tai yhteen projektiin liittyvien laskujen linkittämiseen. Myös ThinClient-käyttäjä voi linkittää laskuja

9 Kierrossa olevat laskut Sähköpostiviestin lähetys mahdollisuus nykyiselle vastaanottajalle

10 Kierrossa olevat laskut - sähköpostiviesti Liitteen lisäys Teksti viestiin

11 Siirtovelkojen raportointi Master -sovelluksessa Kun tilikausi vaihtuu, ostoreskontran tulee raportoida kaikki kyseiselle tilikaudelle kohdistuvat laskut, joita ei ole vielä hyväksytty. Tämän uuden toiminnallisuuden avulla ostoreskontrahenkilöt voivat hakea avoimet laskut ja luoda laskuerän, joka pitää raportoida tuloksessa. Erä voidaan siirtää AnyERP sovelluksen avulla organisaation toiminnanohjausjärjestelmään. Lisäksi toiminnallisuus mahdollistaa vastakirjausten automaattisen tiliöinnin, jos laskulta puuttuu tiliöinti. Kyseiset laskut voi raportoida myöhemmin normaalin prosessin kautta.

12 ThinClient

13 Käyttäjäasetukset Henkilökohtaiset asetukset mm. Sähköpostiviestit uusista laskuista

14 Saapuneet laskut Perustiedot Perustiedot Laskun otsikkotason tiedot, esim. eräpäivä, laskun loppusumma ja sopimus/tilausnumero, asiakaskohtaiset Lukitse lasku Laskut, jotka odottavat hyvitystä tai niitä ei laiteta kiertoon jostakin syytä. Kommentti pakollinen (asetetaan IP Adminissa) Sopimuspyyntö Viesti CM-käyttäjälle toistuvaislaskusta Maksukielto/esto, jos käytössä

15 Tiliöinti Matching Client Jos loppukäyttäjät täsmäyttävät laskut tilauksiin, voidaan heille määritellä Matching Clientominaisuus (IP Admin:ssa määriteltävä tieto)

16 Monitor

17 Pikaraportit Laskun täsmäytys Täsmäytys käynnissä Ilman tilaus/sopimusnumero OM/CM Tilaukseen täsmäytetty (OM) Tilaustäsmäytys epäonnistui (OM) Täsmäytetty sopimusnumeroon (CM) Toistuvaislaskun täsmäytys epäonnistui (CM)

18 Pikaraportit Laskun alkuperä Skannatut, manuaalisesti Skannatut, Basware skannauspalvelun kautta Skannatut muut Verkkolaskut BT Verkkolasku, muu lähde Tuntematon (oletus)

19 Basware Contract Matching

20 Mikä on Basware Contract Matching? Automatisoi toistuvaislaskujen käsittelyn, poistaa tai minimoi toistuvaislaskujen käsittelyyn liittyvät rutiinitehtävät Täsmäyttää toistuvaislaskut automaattisesti sopimuksella määriteltyyn maksuaikatauluun tai budjettiin, kopioi tiliöinnin ja hyväksynnän laskulle Sisältää sopimusdokumenttien skannauksen, sopimusten hyväksynnän ja sopimusarkiston

21 Toistuvaislasku? Sama toimittaja, yleensä suunnilleen sama loppusumma, sama tiliöinti, laskun tarkastaja on sama kuten myös laskun hyväksyjä. Jaksoittainen: esim. kerran kuukaudessa / 2 kertaa kuukaudessa / joka viikko / jne. Budjettipohjainen; laskut kohdistivat esim. samaan projektiin. Tyypillisiä toistuvaislaskuja mm. Vuokrat Leasinglaskut Siivouslaskut Sähkölaskut Ylläpitolaskut Vartiointilaskut Puhelinlaskut

22 Kuinka CM toimii? Järjestelmään luodaan sopimuksia/täsmäytyssääntöjä ja ne liitetään tiettyihin kategorioihin Täsmäytyssäännöt määritellään kategoriakohtaisesti Jos täsmäytys onnistuu, lasku siirtyy automaattisesti Masterin Siirtovalmiit laskut -näytölle Jos täsmäytys ei onnistu, lasku lähetetään henkilölle, joka on määritelty CM:ssä laskun vastaanottajaksi Lasku voidaan lähettää informatiiviseen kiertoon IP-järjestelmässä Tiliöinti liitetään laskulle, vaikka laskun täsmäytys ei onnistuisikaan Tieto täsmäytyksestä tulee myös IP:n historiaan

23 IP:n Hyväksymisrajat Hyväksyjän hyväksymisrajat Jos yrityksellä on käytössä laskun hyväksymisrajat IP:ssä, on samat hyväksymisrajat voimassa myös CM:ssä Esim. jos hyväksymisraja on 1000 euroa ja sopimuksen arvioitu summa on 3000 euroa Lasku tavallisessa kierrossa; hyväksyjä ei ole aktiivinen (harmaa) Lasku kiinteässä kierrossa hyväksyjä on punaisella Jos kategoriassa summatoleranssi on +5 euroa ja hyväksymislimiitti 1000 euroa tulee hyväksyjä limiitin olla 1005 euroa 23

24 Verkkolaskut ja sopimusnumero Asiakas pyytää toimittajaa lisäämään sopimusnumeron verkkolaskulle. Riippuen lähetetystä ja vastaanotetusta formaatista, asiakas ja toimittaja saattavat joutua keskustelemaan yksityiskohtaisesti, missä xml-formaatin kentässä sopimusnumerotieto toimitetaan asiakkaalle. 24

25 Verkkolaskut ja sopimusnumero Jos lähettäjä ja/tai vastaanottaja on Baswaren asiakas, asiakas saattaa joutua tilaamaan muutostöitä xml-formaattiin, jotta sopimusnumero saadaan oikeaan kohtaan. Kun vastaanottajalla on toimittajaportaali (Supplier Portal) käytössä, vastaanottaja voi asiakaskohtaisesti määritellä (koko organisaatiorakenne kerralla, ei voi tehdä tytäryhtiökohtaisesti) sopimusnumeron pakolliseksi kentäksi. Tällöin, jos toimittaja ei täytä ko. kenttää, laskua ei voi lähettää. 25

26 Sopimusnumero Verkkolaskulla Tieto TEAPPS 2.6 Finvoice 1.2 einvoice Ostotilaus INVOICE/HEADER/ ORDER_INFORMATION/ ORDER_NUMBER Finvoice/InvoiceDetails/Ord eridentifier IND/ CUSTORDER Sopimusnumero INVOICE/HEADER/ CONTRACT_INFORMATION/ CONTRACT_NUMBER Finvoice/InvoiceDetails/Agr eementidentifier IND/ CUSTORDER 26

27 Basware Skannauspalvelu ja sopimusnumerot Laskun tietojen tunnistuksessa käytetään asiakkaan sopimusnumerolistoja Prosessi toimii niin, että kun tiedämme keneltä toimittajalta lasku on, skannauspalvelun tuotannossa käytettävä järjestelmä hakee ko. toimittajan sopimusnumerot ja sen jälkeen etsitään laskun kuvalta vastaavat merkkijonot Tämä mahdollistaa sen, että sopimusnumerot saadaan aina poimittua riippumatta siitä missä kohtaa laskun kuvaa se on tai mikä avainsana sopimusnumeron vieressä on (voi olla esim. puhelinnumero, auton rek. nro, asiakasnumero tai ihan mitä vaan, mikä tekee avainsanojen perusteella tapahtuvan poiminnan mahdottomaksi) Kun sopimusnumerot saadaan aina poimittua, maksimoidaan niiden laskujen määrä jotka hoituvat automaattisesti CM:n kautta 27 - Confidential -

28 Toistuvaislaskujen automatisointi Täsmäytyssäännön luominen Talousjärjestelmät Kirjanpito Maksatus Ostoreskontra Täsmäytyssäännön hyväksyminen Lasku ja täsmäytyssäännöt täsmäävät Maksatus ja tiliöintitieto Aktivointi Matching Service Basware-tietokanta Siirtovalmiit laskut (Master) Lasku ja täsmäytyssääntö eivät täsmää Ensimmäinen vastaanottaja määritelty Hyväksyntä (Client) Laskun vastaanotto Työkierron asetukset (Master) Lasku ja täsmäytyssääntö eivät täsmää Ensimmäinen vastaanottaja määrittelemättä 28

29 Kategorian pikahaku Kategorian valinta nyt ensimmäisenä tietona sopimuksen Aktivointivälilehdellä Kategorian pikahaku syötettäessä kategoriaa sopimukselle Sopimuksen syötön yhteydessä voi muokata jo olemassa olevaa tai tehdä uuden. Parametrillä määritellään voivatko kaikki CM Admin käyttäjät muokata kategoriaa. 29

30 Täsmäytyspäivämäärä Budjettipohjaisessa täsmäytyksessä käytettävä päivämäärä on nyt valittavissa seuraavista vaihtoehdoista: Laskun päivämäärä Laskun eräpäivä Täsmäytyspäivämäärä Tämä päivämäärä määrittelee minkä kauden budjettiin lasku kohdistuu. Hyvityslaskut vaikuttavat nyt myös käytettyyn budjettiin. 30

31 Sopimuspyynnöt IP Client-käyttäjältä tulleet sopimuspyynnöt 31

32 Kopiointi - yksitellen Voit lisätä uuden sopimuksen kopioimalla aiemmin lisätyn sopimuksen tiedot uuden sopimuksen pohjaksi tai voit luoda uuden sopimuksen alusta asti. Pakolliset sopimuksen perustiedot (yhtiö, toimittaja, sopimustyyppi, sopimusnumero, sopimuksen nimi, voimassaoloaika ja valuutta) on merkitty tähdellä (*). Käytettävissä saattaa olla myös joitakin asiakaskohtaisia kenttiä, jotta sopimukseen voidaan lisätä lisätietoja. 32

33 Sopimusten massa muokkaaminen Työkalut Sopimus haku, kopiointi ei tuo tiliöintiä Voit tehdä myös indeksikorotuksen saman tyyppisille sopimuksille, erikseen aikatauluperusteisille ja budjettipohjaisille 33

34 Indeksin päivitys 34

35 Kustannusten jakomalli Kaaviotyyppi Sarake Alue Rivi 35

36 Kustannusten jako - Aikataulu ja tiliöinti Kiinteät kulut Muuttuvat kulut Kustannusten jakomallissa Kustannusten jakomallissa 36

37 IP Mallitiliöinnit 37