1 Ostolaskupalvelu... 2

Transkriptio

1 Palvelukuvaus Luottamuksellinen 1 (7) Heeros Pääkäyttäjäpalvelun palvelukuvaus SISÄLLYSLUETTELO 1 Ostolaskupalvelu Yleiskuvaus Paperilaskujen vastaanotto ja skannaus Paperilaskujen avaus ja esikäsittely Paperilaskujen skannaaminen ja tunnistaminen Toimittajarekisteri Maksajarekisteri Rahoitusyhtiölaskujen käsittely Maksukehotukset ja perintäkirjeet Verkkolaskujen vastaanottaminen Laskujen siirto Circulaan... 7

2 2 (7) 1 OSTOLASKUPALVELU 1.1 YLEISKUVAUS Palvelukuvauksen roolit ja Heeros-ohjelmistot: Heeros Systems Oy ja sen käyttämät alihankkijat, jatkossa Palveluntarjoaja Tilitoimisto ja sen loppuasiakkaat sekä Heeros Systems Oy:n suorat yritysasiakkaat, jatkossa Asiakas Heeros Circula on osto- ja matkalaskujen kierrätys- sekä ostoreskontraohjelmisto, jatkossa Circula Heeros Admina on arkistointiohjelmisto, jatkossa Admina Palvelun yleiskuvaus Ostolaskupalvelussa Palveluntarjoaja tekee Asiakkaalle saapuvien paperisten ostolaskujen skannauksen, tallennuksen ja verkkolaskujen vastaanottamisen. Palveluntarjoaja tallentaa paperisten ostolaskujen perustiedot Finvoice-muotoon ja laskun kuvan pdf-muotoon. Sähköiseen muotoon muunnetut laskut siirretään Asiakkaan Circulaan. Palveluntarjoaja vastaanottaa myös verkkolaskut, visualisoi vastaanotetut laskut pdfmuotoon ja toimittaa laskutiedot Asiakkaan Circulaan. Palvelun avulla Asiakas voi varmistaa ostolaskujen sähköisen vastaanottamisen, vaikka kaikilla sen toimittajilla ei vielä olisikaan valmiuksia lähettää verkkolaskuja. 1.2 PAPERILASKUJEN VASTAANOTTO JA SKANNAUS Asiakas ilmoittaa toimittajilleen laskutusosoitteeksi Palveluntarjoajan Asiakkaalle nimeämän postilokero-osoitteen. Palveluntarjoaja on laatinut laskutusosoitteen ilmoittamista varten valmiin lomakkeen. Asiakkaan ja toimittajan tiedot lomakkeeseen voidaan hakea Circulan yritys- ja toimittajarekistereistä. Lomake on mahdollista lähettää toimittajille sähköpostin liitetiedostona tai tulostuspalvelun kautta. Laskut voidaan toimittaa palveluntarjoajalle myös sähköpostitse mustavalkoisena PDF-tiedostona seuraaviin osoitteisiin: - paakayttajapalvelu@heeros.com - scanning@heeros.com

3 3 (7) Mikäli laskuja saapuu suoraan Asiakkaalle ilmoitetun laskutusosoitteen sijasta, niin Asiakas toimittaa laskut viipymättä Palveluntarjoajalle käyttäen Asiakkaan laskutusosoitetta tai Palveluntarjoajan sähköpostia. Toimittajat lähettävät laskutusosoitteeseen ainoastaan laskumateriaalia, kaiken muun postin Asiakas vastaanottaa omaan postiosoitteeseensa. Palveluntarjoaja skannaa postin mukana saapuneen ei-laskumateriaalin sähköiseen muotoon ja lähettää sen kahden työpäivän kuluessa Asiakkaan Adminaan. Myös sähköpostitse saapunut eilaskumateriaali tallennetaan asiakkaan Adminaan. Ei-laskumateriaalille on luotu Adminassa oma kansio, jonka sisällön Asiakas käy tarkistamassa. Mikäli Asiakas ei halua, että ei-laskumateriaali tallennetaan Adminaan, tulee Asiakkaan informoida toimittajaa lähettämään ei-laskumateriaalin haluamaansa osoitteeseen. Postilokeroon saapuneen ei-laskumateriaalin, jota Palveluntarjoaja ei pysty tallentamaan Adminaan, toimittamisesta Asiakkaalle sovitaan erikseen ja Palveluntarjoaja laskuttaa Asiakkaalta tästä aiheutuneet kulut. Laskujen mukana tulleet mainosmateriaalit Palveluntarjoaja tuhoaa. 1.3 PAPERILASKUJEN AVAUS JA ESIKÄSITTELY Palveluntarjoaja käsittelee paperiset ostolaskut kahden työpäivän kuluessa niiden saapumisesta Palveluntarjoajalle. Palveluntarjoaja avaa kirjekuoret ja esikäsittelee saapuvat laskut. Esikäsittelyssä laskut lajitellaan, leimataan saapumispäivämäärällä, niistä poistetaan niitit ja ne suoristetaan taitoksista. 1.4 PAPERILASKUJEN SKANNAAMINEN JA TUNNISTAMINEN Palveluntarjoaja tallentaa laskuista kuvan, jossa on liitesivut mukana. Kaikki laskun mukana tulevat laskuun kuuluvat sivut skannataan. Palveluntarjoaja tunnistaa laskun perustiedot ja tallentaa ne automatiikkaa hyödyntäen. Älyskannauksen optinen merkkien tunnistus poimii paperilaskulta automaattisesti kirjanpidossa ja ostolaskujen käsittelyssä tarvittavat tiedot. Lisäksi tunnistamisessa hyödynnetään laskulomakkeilla olevia pankkiviivakoodeja. Palveluntarjoaja tunnistaa skannauksessa laskulta seuraavat tiedot: - toimittajan pankkitilinumero (jonka perusteella tunnistetaan toimittaja) - toimittajan nimi

4 4 (7) - toimittajan y-tunnus - laskun numero - laskun päiväys - eräpäivä - pankkiviitenumero - loppusumma - valuutta Asiakkaan vastuulla on tarkistaa laskujen tiedot niiden saapuessa Circulaan. Laskulta voidaan tunnistaa myös muita tietoja em. lisäksi ja niistä Palveluntarjoaja ja Asiakas sopivat erikseen. Lisätietojen tunnistamisella on erillishinta. Palveluntarjoaja skannaa ja tunnistaa palvelussa myös hyvityslaskut. Mikäli laskulta ei löydy eräpäivää, tallennetaan kotimaisille laskuille eräpäiväksi 14 pv netto ja ulkomaisille laskuille 30 pv netto laskun päiväyksestä. Laskuja, joiden summa on 0, ei tallenneta järjestelmään. Mikäli laskulta puuttuu viitenumero, tallennetaan viesti-kenttään laskunumero. Jos laskuilta puuttuu laskun skannausta varten tarvittavia tietoja ja Palveluntarjoaja joutuu niitä Asiakkaalta selvittämään, peritään niistä hinnaston mukainen maksu. Palveluntarjoaja käsittelee palvelussa ulkomaiset paperilaskut samalla tavalla kuin kotimaisetkin. Ulkomaisilta laskuilta on löydyttävä toimittajan IBAN pankkitilinumero sekä SWIFT-koodi. Laskut voidaan käsitellä eri valuutoissa ja Palveluntarjoaja sopii asiakkaan kanssa, missä valuutassa laskut käsitellään. Laskun perustiedot tunnistetaan suomen-, ruotsin- ja englanninkielisiltä laskuilta. Asiakkaan vastuulla on lisätä valuuttamaksatukseen liittyvät pakolliset tiedot laskulle ennen maksuvaihetta. Palveluntarjoaja säilyttää paperisia ostolaskuja 2 kuukautta skannauksen jälkeen, jonka jälkeen Palveluntarjoaja tuhoaa ne. Paperilaskujen säilyttämisessä ja tuhoamisessa huomioidaan tietoturvaseikat. Mikäli Asiakas haluaa, että Palveluntarjoaja säilyttää ulkomaiset ostolaskut arvonlisäverojen takaisinhakua tai EU-tukien maksatushakemusta varten, niin niiden säilyttämisestä voidaan sopia erikseen. Näiden laskujen säilytyksestä ja Asiakkaalle toimittamisesta Palveluntarjoaja perii erillisen veloituksen.

5 5 (7) 1.5 TOIMITTAJAREKISTERI Palveluntarjoaja tunnistaa skannatuista laskuista toimittajat pankkitilin perusteella. Mikäli toimittajaa ei löydy toimittajarekisteristä, niin Palveluntarjoaja lisää toimittajan rekisteriin tai se lisätään laskun tietojen tunnistamisen yhteydessä. Kaikille uusille suomalaisille toimittajille tehdään y-tunnuksen perusteella tarkistus YTJ:n yritystietopalvelussa. Samalla, kun Palveluntarjoaja siirtää laskutiedot Asiakkaan Circulaan, siirtyvät sinne tiedot uusista toimittajista. Siirtyviä tietoja uusista toimittajista ovat pankkitili, y-tunnus ja nimi. Mikäli Circulassa on toimittaja perustettuna y-tunnuksella, niin laskujen siirto päivittää toimittajan pankkitilit. 1.6 MAKSAJAREKISTERI Palveluntarjoaja tunnistaa laskut oikealle maksajalle y-tunnuksen perusteella. Palveluntarjoaja perustaa maksajat Asiakkaan perustamisen yhteydessä. 1.7 RAHOITUSYHTIÖLASKUJEN KÄSITTELY Palveluntarjoaja perustaa rahoitusyhtiöt erikoistoimittajina rekisteriin. Laskujen tunnistamisen yhteydessä Palveluntarjoaja yhdistää toimittajan sen käyttämään rahoitusyhtiöön ja näin tiedot ohjautuvat Asiakkaan Circulaan sekä maksatukseen. 1.8 MAKSUKEHOTUKSET JA PERINTÄKIRJEET Palveluntarjoaja skannaa Asiakkaan laskutusosoitteeseen saapuneet maksukehotukset ja perintäkirjeet sähköiseen muotoon sekä lähettää ne kahden työpäivän kuluessa Asiakkaan Adminaan. Maksukehotuksille ja perintäkirjeille on luotu Adminassa oma kansio, jonka sisällön Asiakas käy tarkistamassa ja käsittelemässä perintään siirtyneet laskut. Kaikki Palveluntarjoajalle saapuneet maksumuistutukset tallennetaan Asiakkaan Adminaan. Myös sähköpostitse saapuneet maksumuistutukset tallennetaan Adminaan, mikäli sähköpostiviestissä tai sen otsikossa ei ole muuta mainittu. Jos Asiakas haluaa maksumuistutuksen tallennettavan laskuna Circulaan, tulee siitä mainita sähköpostiviestissä tai sen otsikossa. Asiakkaan pyynnöstä maksumuistutukset voidaan tallentaa Circulaan laskuina, mutta tähän vaaditaan Asiakkaalta erillinen pyyntö jokaisen maksumuistutuksen osalta.

6 6 (7) 2 VERKKOLASKUJEN VASTAANOTTAMINEN Palveluntarjoaja vastaanottaa asiakkaalle saapuvat sähköiset verkkolaskut. Palveluntarjoajan käyttämä verkkolaskuoperaattori muuttaa kaiken saapuvan laskuaineiston Finvoice-muotoon ja tuo mukana myös toimittajan lähettämän Pdf-kuvan laskusta. Palveluntarjoaja aktivoi Asiakkaan toimittajia lähettämään verkkolaskuja. Tämä on erikseen veloitettava palvelu.

7 7 (7) 3 LASKUJEN SIIRTO CIRCULAAN Palveluntarjoaja toimittaa laskut Asiakkaan Circulaan. Sähköiseen muotoon muunnetut paperilaskut sekä verkkolaskut Palveluntarjoaja siirtää Asiakkaalle kahden vuorokauden kuluessa niiden saapumisesta. Laskut siirtyvät automaattisesti Circulassa Saapuneet laskut -nimisen käyttäjän alle, josta Asiakas suorittaa laskujen jatkokäsittelyn käyttäen Circulaa selaimessa. Joissain tilanteissa laskujen siirto Asiakkaan Circulaan tarvitsee lisätoimenpiteitä. Palveluntarjoaja tekee tarvittavat lisätoimenpiteet seuraavissa tapauksissa, jotta kaikki laskut siirtyvät Asiakkaan Circulaan. Laskun maksajan Circulaa ei löydy Laskun toimittaja on uusi maksajan Circulassa Sama lasku löytyy jo aiemmin maksajan Circulasta