E-lasku verkkopankissa Palvelukuvaus

Transkriptio

1 E-lasku verkkopankissa Palvelukuvaus

2 Sisällys Laskujen vastaanottaminen verkkopankkiin tai eräsiirtoon... 3 Kenelle palvelu on tarkoitettu?... 3 Palvelun käytettävyys... 3 Verkkolaskun käsittelyaika... 4 Pankkipäivä... 4 Verkkolaskun säilyttäminen verkkopankissa... 4 Virheellinen lasku... 4 Laskujen toimittamisen tarkastaminen... 4 Tunnistamaton vastaanottaja... 4 Laskun toimittaminen kirjeitse... 4 Laskun sisältöä koskevat määräykset... 5 Laskun tietojen syöttäminen... 5 Myyjän tiedot... 5 Ostajan tiedot... 5 Laskun toimitus... 6 Verkkolaskuosoite... 6 Laskun sisällön syöttäminen... 6 Laskuluettelo... 6 Laskun tila... 6 Laskujen vahvistaminen... 7 Lasku vastaanottajan verkkopankissa... 7 Palvelumaksut... 7 Neuvonta pulmatilanteissa... 7 Näin lopetat palvelun... 7

3 Yleistä E-lasku on Nordean palvelu, jonka avulla yritysasiakkaiden on helppo laatia laskuja omille laskutettaville asiakkailleen. Pankki toimittaa laskut verkkolaskuina kaikille niille yrityksille, jotka ovat ilmoittaneet vastaanottavansa verkkolaskuja ja sopineet siitä pankin kanssa. Laskut toimitetaan haluttaessa myös kirjeenä vastaanottajalle. Laskun tiedot täydennetään laskupohjalle. Ohjelma laskee valmiiksi mm. laskutettavan arvonlisäveron. Valmiin laskun tiedot voi tarkistaa laskun yhteenvedosta. Laaditut laskut näkyvät luettelossa, josta laskuttaja tarkistaa niiden tilan. Listasta on helppo valita aiempi lasku uuden laskun pohjaksi, jos laskuttaa samaa ostajaa tai samaa tuotetta jatkuvasti. Laskut lähetetään eteenpäin vastaanottajille sen jälkeen, kun laskuttaja on vahvistanut laskut samaan tapaan kuin maksut vahvistetaan. Laskujen vastaanottaminen verkkopankkiin tai eräsiirtoon Verkkolaskuja voidaan vastaanottaa joko verkkopankkiin tai eräsiirtoon. Laskuttaja valitsee laskun toimitustavan. Kun asiakas on ottanut käyttöön e-laskupalvelun ja haluaa vastaanottaa e-laskuja, hänen tulee ilmoittaa verkkolaskuosoitteensa omille laskuttajakumppaneilleen. Verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus löytyvät e-laskun etusivulta. Verkkolaskuja voidaan välittää IBAN-tilinumerolla verkkopankkiin tai verkkolaskuosoitteeseen eräsiirtoon. Lasku toimitetaan toiseen pankkiin tai muulle verkkolaskun välittäjälle, kun Nordealla on sopimus välityspalvelusta kyseisen välittäjän kanssa. Vastaanottaja ilmoittaa tällöin laskuttajalle kyseiseltä välittäjältä saamansa verkkolaskuosoitteen. Jos laskuttaja ei ilmoita pankille vastaanottajan tilinumeroa tai verkkolaskuosoitetta, lasku voidaan toimittaa vastaanottajalle paperilaskuna postitse laskuttajan ilmoittamaan postiosoitteeseen. Kenelle palvelu on tarkoitettu? Palvelu on tarkoitettu laskuttajalle, jonka kotipaikka on Suomessa. Jos laskuttajan kotipaikka muuttuu, tulee muutoksesta ilmoittaa kirjallisesti viipymättä siihen konttoriin, jossa sopimus on tehty. Pankki tiedottaa palvelun käytön laajentamisesta päivittämällä tätä palvelukuvausta. Palvelun käytettävyys Palvelu on normaalisti käytettävissä silloin, kun verkkopankki on toiminnassa. Lokakuu

4 Verkkolaskun käsittelyaika Verkkolasku toimitetaan vastaanottajan verkkopankkiin viimeistään kolmannen pankkipäivän aikana edellyttäen, että lasku on asianmukaisesti vahvistettu ja pankki on tunnistanut vastaanottajan. Kun verkkolasku toimitetaan eräsiirtoon noudettavaksi, on verkkolasku noudettavissa viimeistään kolmannen pankkipäivän aikana edellyttäen, että lasku on asianmukaisesti vahvistettu ja pankki on tunnistanut vastaanottajan. Kun vastaanottaja käyttää verkkolaskujen vastaanottamisessa verkkolaskujen välittäjää, katsotaan lasku toimitetuksi perille, kun se on toimitettu verkkolaskujen välittäjän noudettavaksi eräsiirtoon. Pankkipäivä Pankkipäivällä tarkoitetaan arkipäivää lukuun ottamatta lauantaita, pohjoismaassa olevaa pyhäpäivää, juhannus-, joulu- tai uudenvuodenpäivää tai päivää, jota muutoin ei ole pidettävä pankkipäivänä. Pankkipäivän määritelmä saattaa muuttua, kun palvelua laajennetaan. Muutos päivitetään tähän palvelukuvaukseen. Verkkolaskun säilyttäminen verkkopankissa Laaditut laskut näkyvät luettelossa, josta niiden tilan voi tarkistaa säilytysaikana. Laskun tila kertoo, onko lasku vielä kesken, valmiina vahvistettavaksi vai jo lähetetty. Verkkolasku on saatavilla verkkopankin kautta vähintäänkin kahden kuukauden ajan, jona aikana siitä pitää ottaa kopio kirjanpitoa varten. Laskuttaja ja vastaanottaja huolehtivat itse laskujen kopioimisesta ja tallettamisesta arkistoon kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti. Virheellinen lasku Sen jälkeen kun lasku on vahvistettu, sitä ei voi enää perua. Laskutietojen korjaaminen tapahtuu lähettämällä asiakkaalle hyvityslasku. Hyvityslasku laaditaan uuteen laskupohjaan ja siihen tulee merkitä selkeästi, että se on hyvityslasku. Laskujen toimittamisen tarkastaminen Laskuttajan tulee tarkistaa, että laskut voidaan toimittaa eteenpäin vastaanottajille. Vahvistamattomista ja hylätyistä laskuista annetaan ilmoitus palvelun pääsivulla. Tunnistamaton vastaanottaja Jos pankki ei tunnista verkkolaskun vastaanottajaa annetun verkkolaskuosoitteen tai tilinumeron perusteella, pankki palauttaa verkkolaskun hylättynä takaisin laskuttajalle. Laskuttajan tulee tarkistaa hylkäyksen syy ja korjata lasku ennen uudelleen toimittamista tai valita laskun toimitus kirjeitse vastaanottajalle. Laskun toimittaminen kirjeitse Lasku voidaan toimittaa vastaanottajalle paperilaskuna, jos laskuttaja valitsee toimitustavaksi kirjeitse. Lokakuu

5 Pankki tai sen alihankkija tulostaa laskun ja toimittaa sen kirjeessä postin kuljetettavaksi postitoimintaa koskevien ehtojen mukaisesti. Pankki ei rajoita maantieteellistä aluetta, jonne lasku voidaan toimittaa. Laskun sisältöä koskevat määräykset Laki, asetus tai viranomaismääräys saattaa edellyttää tiettyjen tietojen sisällyttämistä laskuun. Edellytykset saattavat vaihdella laskuttajan toimialasta johtuen. Laskuttaja vastaa siitä, että lasku sisältää ne tiedot, joita laki, asetus tai viranomaisohje kussakin tapauksessa edellyttää. Pankin palveluun ei sisälly laskun sisältöä koskevaa juridista neuvontaa. Pankin laskupohjassa mainitut pakolliset tiedot eivät välttämättä sisällä kaikkia niitä tietoja, joita laki ja viranomaiset kussakin tapauksessa edellyttävät. Laskuttajan kannattaa tutustua mm. arvonlisäverolakiin ja verohallinnon ohjeisiin. Laskun tietojen syöttäminen Laskun tulee sisältää tietyt tiedot, jotta se voidaan lähettää. Laskuttajan on tarkistettava, että kaikki sekä pankin että viranomaisten edellyttämät pakolliset tiedot on täytetty ennen laskun vahvistamista. Myyjän tiedot Myyjän tiedot välitetään laskun vastaanottajalle pankin asiakasrekisteriin talletetussa muodossa. Jos laskuttaja haluaa muuttaa niitä, tulee asiasta ilmoittaa pankin asiakaspalveluun tai laskuttajan omaan asiointikonttoriin. Kun myyjä on arvonlisäverovelvollinen, tulee laskuun merkitä verottajan rekisteröimä arvonlisäverotunniste. Jos myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen, pitää valita sitä vastaava vaihtoehto, jolloin sen mukainen ilmoitusteksti tulostuu laskuun. Laskuun on hyvä merkitä yhteystiedot, jotta ostaja voi tarvittaessa ottaa yhteyttä laskuun liittyvissä asioissa. Ostajan tiedot Verkkolaskuja vastaanottavaksi rekisteröidyn vastaanottajan tiedot tulevat automaattisesti näytölle, jos vastaanottajalla on sopimus laskujen vastaanotosta Nordean eräsiirtoon. Kun vastaanottajalla ei ole sopimusta Nordean eräsiirrosta, pitää ostajasta täyttää vähintäänkin pakolliset tiedot. Ostajan nimeä voi tarvittaessa täydentää ostajayrityksen organisaatioyksiköllä, esimerkiksi osaston nimellä. Lokakuu

6 Laskun toimitus Laskun toimitustavaksi voi valita verkkolaskun tai toimituksen kirjeitse. Verkkolaskuosoite Vastaanottajan verkkolaskuyhteys on valittava ennen osoitteen täyttämistä. Eräsiirtoon tai muuhun pankkiin toimitettaessa käytetään vastaanottajan verkkolaskuosoitetta, verkkopankkiin toimitettaessa vastaanottajan tilinumeroa. Muulla kuin edellä mainituilla tavoilla yksilöidylle vastaanottajalle voidaan toimittaa laskuja ainoastaan kirjeitse. Laskun sisällön syöttäminen Laskun syöttö koostuu myyjän ja ostajan tietojen lisäksi kolmesta vaiheesta. Ensin annetaan koko laskua koskevat perustiedot, mm. maksun viite. Laskuriveille annetaan laskutettavien tuotteiden tai palveluiden tiedot ja niitä koskevat ehdottomat alennukset ja rivikohtaiset veroprosentit. Rivien syötön myötä päivittyvät laskun yhteissummat ja veroerittelyt verokannoittain. Jos laskulle halutaan antaa käteisalennus ja tietoa viivästysseuraamuksista, ne annetaan koko laskua koskevina viimeisessä vaiheessa. Näytöillä olevista kysymysmerkki-painikkeista saa lisää ohjeita kuhunkin syöttövaiheeseen liittyen. Kun kaikki laskun tiedot on syötetty, se kannattaa ennen vahvistamista tarkistaa yhteenvetonäytöltä ja tarvittaessa tulostaa laskun näköisenä näytölle tai paperille. Kun lasku on vahvistettu, sitä ei voi enää muuttaa. Laskuluettelo Laskuluettelosta voi tarkastella aiemmin tehtyjen laskujen tietoja. Tila kertoo esimerkiksi sen, että lasku pitää vahvistaa tai että lasku on vielä kesken. Ostajan nimellä on helppo valita vanha lasku uuden pohjaksi. Laskun voi kopioida kaikilla tiedoilla tai kopioida vain ostajan tiedot. Kopioitu lasku on muokattavissa kätevästi uudeksi laskuksi, kaikkia tietoja ei tarvitse syöttää uudelleen. Laskun tila Kun laskun tila on Kesken, siitä puuttuu pakollisia tietoja eikä sitä voi vahvistaa ennen kuin pakolliset tiedot on syötetty. Tila Vahvistettava kertoo, että laskussa on kaikki pakolliset tiedot ja se voidaan vahvistaa. Vahvistettu lasku odottaa jatkokäsittelyä. Kun vahvistettu lasku on lähetetty verkkopankista jatkokäsittelyyn, sen tila on Lähetetty. Kun lähetetyssä laskussa on lisäksi merkintä OK, lasku on toimitettu vastaanottajalle verkkolaskuna tai toimitettu kirjeenä postiin. Hylätty lasku pitää korjata tiedoiltaan tai valita sen toimitus kirjeitse, jotta se voidaan lähettää uudelleen jatkokäsittelyyn. Lokakuu

7 Laskujen vahvistaminen Laskun voi vahvistaa heti sen jälkeen, kun laskun tiedot on syötetty ja tarkistettu. Vahvistamattomien laskujen luettelosta voi vahvistaa kaikki kerralla tai valita luettelosta vain tietyt laskut vahvistettaviksi yhdellä kertaa. Vahvistukseen käytetään tunnuslukutaulukon vahvistustunnuksia samaan tapaan kuin maksujen vahvistamisessa. Lasku vastaanottajan verkkopankissa Vastaanottaja saa verkkolaskun omaan verkkopankkiinsa. Se näkyy sisään kirjautumisen jälkeen aloitussivulla, kuten hyväksyttävät suoralaskut. Jotta lasku maksetaan, se pitää hyväksyä ja vahvistaa, kuten muutkin maksut. Laskussa on linkki, jonka avulla pääsee tarkistamaan laskun. Laskua voi täydentää kirjanpitomerkinnöin, sen voi tallentaa omalle koneelle tai tulostaa paperille. Palvelumaksut Pankki perii palvelusta kulloinkin voimassa olevasta palveluhinnastosta ilmenevät maksut. Neuvonta pulmatilanteissa Mahdollisten virhetilanteiden tai muiden pulmien selvittelyssä auttaa Yritysten maksuliikeneuvonta pankkipäivinä kello 8-18 ja lyhyinä pankkipäivinä kello Näin lopetat palvelun Ota yhteys omaan konttoriisi. Lokakuu