PALVO I Oikeusministeriön ja hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen suunnittelu

Transkriptio

1 PALVO I Oikeusministeriön ja hallinnonalan talous ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen suunnittelu Liite 7.3 Taloushallinnon tietojärjestelmien liittymät RISE v1.0 /

2 Risen taloushallinnon järjestelmät ja tietovirrat eri järjestelmien välillä BUDJETOINTI BO RAPORTOINTI PRIMA KESKUS KIRJANPITO VEROTTAJA RAINDANCE TALOUDENOHJAUS VTV AVOLAITOS PALKKA KÄYTTÖOMAISUUS SIS. TARK. VANKIRAHA KANTTIINI SOVELLUS OSTORESKONTRA LASKENTA MYYNTIRESKONTRA TYYNE SONET OPUS CAPITA RESAX KASSA JÄRJES TELMÄT Yhteys, puoliautomaattinen PANKKI Yhteys, automaattinen Yhteys, manuaalinen

3 Risen taloushallinnon järjestelmät ja tietovirrat eri järjestelmien välillä 1. Budjetointisovellus > Raindance 2. Raindance > Bo raportointi 3. Raindance > Budjetointisovellus 4. Raindance Opus Capita maksuliikeohjelma 5. Opus Capita maksuliikeohjelma > Raindance 6. Resax matkalaskuohjelma > Opus Capita maksuliikeohjelma 7. Resax matkalaskuohjelma > Raindance 8. Avolaitospalkkaohjelma > Raindance 9. Opus Capita maksuliikeohjelma > Sonet 10. Opus Capita maksuliikeohjelma > Vankirahakanttiinisovellus 11. Prima > Raindance 12. Sonet > Raindance 13. Tyyne asiankäsittelyjärejstelmä > Raindance 14. Vankilamyymälän kassajärjestelmä JasWin > Raindance 15. Vankirahakanttiinisovellus > Raindance 16. Vankilamyymälän kassajärjestelmä JasWin > Sonet 17. Avolaitospalkkaohjelma > verottaja 18. Opus Capita maksuliikeohjelma > pankki 19. Pankki > Opus Capita maksuliikeohjelma 20. Raindance > keskuskirjanpito 21. Raindance > VTV ja OM:n sisäinen tarkastus 22., poikkeavia käytäntöjä, erikoistapauksia

4 1. Taloushallinnon sisäiset liittymät (Rise) Budjetointisovellus > Raindance Tavoitebudjettitietojen siirto taloudenohjausjärjestelmään. Kirjanpidon toteumatietojen keräys tavoitebudjetointisovellukseen raportointia varten. Budjetointisovelluksesta muodostetaan tiedostot tallennetuista tavoitebudjeteista Q asemalle, josta tiedostot luetaan Raindancen laskentaan tositteiksi (tositelajilla siirtotaulu). Tiedoston luonnista Qasemalla vastaa budjetointisovelluksen pääkäyttäjä. Tositteiden sisäänluvusta vastaa Raindancen pääkäyttäjä. Vankeinhoitolaitoksen tavoitebudjetit ja suunnitellut suoritetiedot. Puoliautomaattinen ja yksisuuntainen Siirto tehdään neljä kerta vuodessa. Suora tiedostosiirto

5 2. Taloushallinnon sisäiset liittymät (Rise) Raindance > Bo raportointi Kirjanpidon toteumatietojen keräys tietokantaan raportointia varten. Kirjanpidon toteumatiedoista tehdään raportti ajastetusti Raindance palvelimelle, josta tiedot poimitaan edelleen ja ladataan talousraportoinnin tietokantaan Ajastelun raportin tekovastuu Risen Raindancen pääkäyttäjällä. Affecto suorittaa tiedoston lataamisen tietokantaan. Kalenterikuukauden kirjanpidon toteumatiedot. Puoliautomaattinen ja yksisuuntainen Kuukausittain. Suora FTPtiedonsiirtoyhteys sekä Informaticasiirto tietokantaan Kehitysvaiheessa, suunnitteilla automatisoida siirto vuoden 2004 aikana.

6 3. Taloushallinnon sisäiset liittymät (Rise) Raindance > Budjetointisovellus Kirjanpidon toteumatietojen keräys tavoitebudjetointisovellukseen raportointia varten. Kirjanpidon toteumatiedoista tehdään raportti ajastetusti Raindance palvelimelle, josta tiedosto poimitaan edelleen Talhan K asemalle ja siirretään edelleen budjetointisovellukseen. Ajastelun raportin tekovastuu Risen Raindancen pääkäyttäjällä. Tiedon siirrosta edelleen vastaa budjetointisovelluksen pääkäyttäjä. Kalenterikuukauden kirjanpidon toteumatiedot. Puoliautomaattinen ja yksisuuntainen Kuukausittain. Tiedoston poiminta palvelimelta ftpyhteyden avulla.

7 4. Taloushallinnon sisäiset liittymät (Rise) Raindance > Opus Capita maksuliikeohjelma Maksuaineiston siirto Opus Capitaan. Maksuaineisto siirretään päivityksessä Raindance palvelimelle, josta se poimitaan liittymäajossa Opus Capitaan. Maksuaineiston tekovastuu ostoreskontran hoitajalla, samoin aineiston poimintavastuu Opus Capitaan. Erääntyneet ostolaskut maksusaajatietoineen. Puoliautomaattinen ja yksisuuntainen Isommissa reskontrissa päivittäin, pienemmissä n. kaksi kertaa viikossa. Raindance > Opus Capita: suora yhteys (sijaitsevat samalla palvelimella) (Opus Capita > pankki: FTPtiedonsiirto) Maksuliikeohjelma tullaan uusimaan vuoden 2004 aikana (ei kuulu projektiin).

8 5. Taloushallinnon sisäiset liittymät (Rise) Opus Capita maksuliikeohjelma > Raindance Meno ja tulotiliotteiden sekä viitesiirtojen käsittely. Maksupisteet/laitokset tulostavat tiliotteet päivittäin, joista tallennetaan kirjanpitotieto Raindanceen. Viitesiirroista tehdään selailukannasta liittymätiedosto palvelimelle, josta tieto luetaan sisään raportiksi Raindancen myyntireskontraan. Tiliotteiden kirjausvastuu laitosten taloushallinnolla. Viitesiirtojen käsittelyvastuu myyntireskontran hoitajilla. Tiliotetiedot sekä saapuneet suoritukset. Tiliotteiden osalta manuaalinen, viitesiirtojen osalta puoliautomaattinen, yksisuuntainen Päivittäin edellyttäen, että siirtyvää tietoa on. Suora tiedonsiirto Maksuliikeohjelma tullaan uusimaan vuoden 2004 aikana (ei kuulu projektiin).

9 6. Taloushallinnon sisäiset liittymät (Rise) Resax matkalaskuohjelma > Opus Capita maksuliikeohjelma Matkalaskujen maksatus. Resaxin päivitysajossa muodostetaan maksuaineisto Resax palvelimelle, josta tiedosto siirtyy edelleen Opus Capita palvelimelle scriptin avulla. Palvelimelta aineiston poiminta liittymäajossa Opus Capitaan. Päivitysajosta vastaa Resax matkalaskureskontran hoitaja. Maksunsaajatiedot sekä maksettavat summat. Puoliautomaattinen, yksisuuntainen Tarpeen mukaan 15 kertaa viikossa. Ftpyhteys

10 7. Taloushallinnon sisäiset liittymät (Rise) Resax matkalaskuohjelma > Raindance Matkalaskujen kirjanpitotietojen käsittely. Kirjanpitoaineisto muodostetaan Resax matkalaskuohjelman käyttäjän omalle työasemalle Resaxin päivitysajossa, josta se luetaan tositteena Raindanceen (tositelajilla siirtotaulu). Tietojen siirtovastuu Resax matkalaskureskontran hoitajalla. Matkalaskuista syntyneet kirjanpitotiedot. Puoliautomaattinen, yksisuuntainen Tarpeen mukaan 15 kertaa viikossa. suora tiedostonsiirto

11 8. t Risen muihin järjestelmiin (Rise) Avolaitospalkkaohjelma > Raindance Avolaitospalkkojen kirjanpitotietojen siirto, korvaukset huollettaville sekä ulostot. Kirjanpidon tiedot tallennetaan koontitositteelta Raindanceen. Korvaukset huollettaville sekä ulosotot tallennetaan manuaalisesti Raindancen ostoreskontraan. Kirjanpitotositteen tulostusvastuu avolaitospalkkojen palkanlaskijalla. Kirjanpitotietojen tallennuksesta voi vastata eri henkilö eri laitoksissa, tietojen tallennuksesta ostoreskontraan vastaa ostoreskontranhoitaja. Kirjanpitotiedot, vero ja sotutiedot, ulosottotiedot, korvaustiedot huollettaville sekä korvauksen saajatiedot. manuaalinen ja yksisuuntainen Kaksi kertaa kuukaudessa sekä lisäksi vangin vapautuessa tai siirtyessä suljettuun laitokseen. Tallennus käsin. Vankeuslaki saattaa tuoda muutoksia avolaitosten palkanmaksuun. Helsingin työsiirtolassa palkanmaksun hoitaa Ilmailulaitos. Helsingin työsiirtola tullaan lakkauttamaan vuonna 2005 tai 2006 alussa.

12 9. t Risen muihin järjestelmiin (Rise) Opus Capita maksuliikeohjelma > Sonet Saapuneiden suoritusten käsittely. Laitokset tulostavat tulotiliotteet päivittäin, joista tallennetaan saapuneet myyntilaskujen suoritukset Sonetin myyntireskontraan. Tiliotteiden tulostusvastuu laitosten taloushallinnolla. Saapuneiden suoritusten tallennusvastuu myyntireskontran hoitajilla. Saapuneet suoritukset. Manuaalinen, yksisuuntainen Päivittäin. Käsin tallennus. Maksuliikeohjelma tullaan uusimaan vuoden 2004 aikana (ei kuulu projektiin).

13 10. t Risen muihin järjestelmiin (Rise) Opus Capita maksuliikeohjelma > Vankirahakanttiinisovellus Vangeille saapuvien varojen käsittely. Laitokset tulostavat tulotiliotteet päivittäin, joista tallennetaan saapuneet vankien varat vankirahakirjanpitoon vankien tileille. Tiliotteiden tulostusvastuu laitosten taloushallinnolla. Saapuneiden varojen kirjausvastuu vankien tilikorteille vankirahakirjanpidon hoitajilla. Vangeille saapuneet rahasuoritukset. Manuaalinen, yksisuuntainen Päivittäin. Käsin tallennus. Maksuliikeohjelma tullaan uusimaan vuoden 2004 aikana (ei kuulu projektiin).

14 11. t Risen muihin järjestelmiin (Rise) Prima > Raindance Huom. n sisältyy myös henkilöstöhallinnon kuvauksiin. Palkka ja palkkiolaskennan kirjanpitotietojen siirto. Pääkäyttäjä käynnistää Primasta koko hallinnonalaa koskevan kirjanpitoyhteysajon. TietoEnator muokkaa tiedostosta tilivirastoittain eri tiedostot, jotka siirretään Raindance palvelimille. Palvelimelta taloushallinnon kamreeri siirtää tiedot Raindancen laskentaan tositteiksi (tositelajilla siirtotaulu). Kaikki palkkojen ja palkkioiden kirjanpitoon liittyvät tiedot maksupisteittäin ja tileittäin. Puoliautomaattinen ja yksisuuntainen. Kaksi kertaa kuukaudessa. Ftpyhteys ja suorasiirto.

15 12. t Risen muihin järjestelmiin (Rise) Sonet > Raindance Myyntilaskuista syntyneiden kirjanpitotietojen siirto sekä varastonmuutosten kirjaus kirjanpitoon. Laskutuksen kirjanpitotiedot ja varastonmuutokset tallennetaan koontitositteilla Raindanceen. Sonetista saatavista koontitositteista vastaa myyntireskontran hoitaja, varaston muutokset saadaan inventaarilistoista. Varaston inventointivastuu määrätään laitosten materiaaliohjesäännöissä. Laskutuksen kirjanpitotiedot, varastonmuutostiedot. Manuaalinen, yksisuuntainen Laskutustiedot 12 kertaa kuukaudessa, varastonmuutokset kolme kertaa vuodessa. Käsin tallennus

16 13. t Risen muihin järjestelmiin (Rise) Tyyne asiankäsittelyjärjestelmä > Raindance Kriminaalihuollon asiakkaiden matkalaskujen maksatus. Tyynestä tulostetaan hyväksytty asiakkaan matkalasku, josta toimittaja ja laskutiedot tallennetaan Raindancen ostoreskontraan. Matkalaskujen tulostuksesta vastaa Khl:n alue tai paikallistoimisto ja tallennuksesta ostoreskontraan vastaa EteläSuomen maksukeskus. Maksunsaajatiedot ja maksettavat summat. Manuaalinen, yksisuuntainen. Päivittäin Käsin tallennus.

17 14. t Risen muihin järjestelmiin (Rise) Vankilamyymälän kassajärjestelmä JasWin > Raindance Käteismyyntien kirjanpitotietojen kirjaus tai laskutuksessa tarvittavien tietojen siirto. Kassajärjestelmästä tulostetaan koontitosite käteis ja pankkikorttimyynneistä, joka tallennetaan Raindanceen. Laskutusta varten kassajärjestelmästä tulostetaan lähete, jonka perusteella tehdään myyntilasku Raindancen myyntireskontrassa. Myymälän kassanhoitaja vastaa koontitositteiden ja lähetteiden tulostuksesta. Laskutuksesta vastaa myyntireskontran hoitaja. Tositteiden tallennuksesta vastaa laitoksen taloushallinto. Käteismyyntien kirjanpitotiedot sekä laskutuksen perustana olevat tiedot. Manuaalinen, yksisuuntainen. Päivittäin tai 12 kertaa viikossa. Käsin tallennus.

18 15. t Risen muihin järjestelmiin (Rise) Vankirahakanttiinisovellus > Raindance Vankirahakirjanpidosta ja kanttiinimyyneistä aiheutuvien kirjanpitotietojen siirto. Vankirahakirjanpidosta syntyy kassatositteita, koontitositteita, yksittäisiä tositteita sekä maksuja, jotka tallennetaan tositteesta riippuen laskentaan muistiotositteina tai ostoreskontraan maksuina. Maksuja ovat esim. sakot ja siirrot toiseen laitokseen. Laitosmyymälän varastonmuutoskirjaukset tallennetaan Raindanceen. Vankirahasovelluksesta syntyvistä tositteista vastaa vankirahahoitaja, tallennusvastuu Raindanceen vaihtelee laitoksittain. Vankirahakirjanpidon kirjanpitotiedot sekä maksunsaajatiedot ja maksettavat summat. Manuaalinen, yksisuuntainen Suuri osa tiedonsiirrosta päivittäin, osin kerran tai kaksi kertaa kkk:ssa, varastonmuutoskirjaukset kolme kertaa vuodessa. Käsin tallennus Vankeuslaki tai Rake uudistus voi tuoda muutoksia vankirahasovellukseen.

19 16. Risen muiden järjestelmien väliset liittymät (Rise) Vankilamyymälän kassajärjestelmä JasWin > Sonet Laskutuksessa tarvittavien tietojen siirto. Laskutusta varten kassajärjestelmästä tulostetaan lähete, jonka perusteella tehdään myyntilasku Sonetin myyntireskontrassa. Myymälän kassanhoitaja vastaa koontitositteiden ja lähetteiden tulostuksesta. Laskutuksesta vastaa myyntireskontran hoitaja. Laskutuksen perustana olevat tiedot. Manuaalinen, yksisuuntainen. Päivittäin tai 12 kertaa viikossa. Käsin tallennus.

20 17. t ulkoisiin järjestelmiin (Rise) Avolaitospalkkasovellus > verottaja Ansio ja verotietojen siirto verottajalle. Sovelluksesta tulostetaan vuosiilmoitus joko paperille tai levykkeelle ja lähetetään postitse verottajalle. Tietojen lähettämisestä vastaa laitoksen taloushallinto. Ansio ja verotiedot. Manuaalinen, yksisuuntainen. Kerran vuodessa. Posti. Ollaan mahdollisesti siirtymässä TYVI:n kautta tapahtuvaan tiedonsiirtoon.

21 18. t ulkoisiin järjestelmiin (Rise) Opus Capita maksuliikeohjelma > pankki Maksuaineiston siirto pankkiin. Maksuaineisto poimitaan liittymäajossa Opus Capitaan ja lähetetään edelleen tiedonsiirtona pankkiin. Pankista saadaan tieto siirron onnistumisesta lokille ja haetaan lmppalaute. Siirrosta vastaa ostoreskontranhoitaja. Maksunsaajatiedot sekä maksettava summat. Puoliautomaattinen, kaksisuuntainen. Isommissa reskontrissa päivittäin, pienemmissä n. kaksi kertaa viikossa. Ftpyhteys.

22 19. t ulkoisiin järjestelmiin (Rise) pankki > Opus Capita maksuliikeohjelma Tiliotteiden ja viitesiirtojen sekä tulotilin tapahtumatietojen siirto maksuliikeohjelmaan. Tiliotteet ja viitesiirrot noudetaan keskitetysti pankista Opus Capitaan. Tapahtumakyselyn voi tehdä toimintoon oikeutettu henkilö. Tiliotteiden ja viitesiirtojen noudosta vastaa Risen taloushallinto. Tiliotteet ja viitesiirrot sekä tapahtumatiedot. Puoliautomaattinen, yksisuuntainen. Päivittäin, tapahtumakysely tarpeen mukaan. Ftpyhteys.

23 20. t ulkoisiin järjestelmiin (Rise) Raindance > Keskuskirjanpito Kirjanpitotietojen siirto keskuskirjanpitoon. Kirjanpidon kumulatiivisista debet ja kreditkertymistä ajetaan raportti, joka siirretään Raidance palvelimelle, josta tiedosto siirretään edelleen TietoEnatoriin. Tiedoston siirrosta saadaan kuittaus sähköpostiin. Koko tiedonsiirtoketjusta vastaa kirjanpitopäällikkö. Kirjanpidon kumulatiiviset debetkreditkertym ät. Puoliautomaattinen, yksisuuntainen. Kerran kuukaudessa Ftpyhteys.

24 21. t ulkoisiin järjestelmiin (Rise) Raindance > VTV ja OM:n sisäinen tarkastus Kirjanpidon toteumatietojen siirto VTV:n ja OM:n sisäisen tarkastuksen käyttöön. Toteumatiedoista ajetaan kuukausittaiset raportit Raindance palvelimelle, josta tiedostot poimitaan esim. Risen Masemalle. Tiedostot kopioidaan CD:lle ja lähetetään postitse VTV:lle ja sisäiselle tarkastukselle. Tietojen lähettämisestä vastaa Raindancen pääkäyttäjä. Kirjanpidon toteumatiedot. Puoliautomaattinen, yksisuuntainen. Kaksi kertaa vuodessa. Ftpyhteys ja posti.

25 22., poikkeavia käytäntöjä, erikoistapauksia (Rise) Kriminaalihuoltolaitos tuottaa tavoitebudjetit excel taulukoilla, joista tavoitebudjetit luetaan Raindanceen tositteiksi Risen taloushallinnossa. Ulkomaan maksut tallennetaan EteläSuomen maksukeskuksessa suoraan Opus Capita maksuliikeohjelmaan, muissa maksupisteissä ulkomaan maksut lähetään manuaalisesti suoraan pankkiin. Vero ja sotutilitykset tallennetaan kerran kuukaudessa suoraan Opus Capita maksuliikeohjelmaan laitosten taloushallinnossa tai maksukeskuksissa Vapautuneiden vankien ns. jälkeen jääneitä varoja tallennetaan suoraan Opus Capita maksuliikeohjelmaan, tosite maksusta tulee vankirahakanttiiniohjelmasta. Vankien varojen siirtoja siviiliin, samoin vankien laskuja maksetaan Opus Capita maksuliikeohjelman kautta. Suoritukset (useimmiten vangeille tarkoitettuja), joille ei löydetä vastaanottajaa, saatetaan palauttaa lähettäjälle tallentamalla ne suoraan Opus Capita rahaliikenneohjelmaan. Opus Capita maksuliikeohjelmaan tallennetaan myös maksuja henkilöille (lähinnä vapautuneita vankeja), joiden pankkitili ei ole tiedossa, mutta osoite tiedetään. Henkilökunnan palkka maksetaan Opus Capita maksuliikeohjelman kautta esim. jos henkilön pankkitili on lopetettu tai palkka virheellinen Primassa ja joudutaan pyytämään pankista pois. Vankitietojärjestelmä (Vati) voi tuoda muutoksia käytäntöihin, esim. vankipalkat.