LUOTTAMUKSELLINEN, EI JULKINEN. Versio 6.9 Uudet ominaisuudet. Sivu 1 / 22

Transkriptio

1 Versio 6.9 Uudet ominaisuudet Sivu 1 / 22

2 Sisällysluettelo 1 Yleistä Yleisiä muutoksia Taulukoiden sorttauslogiikoiden muutokset läpi ohjelmiston Sijaisrekisterin uudet ominaisuudet Informaation lisäys hakijalistauksien yläpuolelle Sijaistarvenäkymän Viestit välilehdelle myös lähetetyt sähköpostiviestit Henkilöhaussa sijaisrekisteristä mahdollisuus hakea myös Ei käytettävissä olevista Sijaisen kiinnityksen esto aamuvuoroon, jos sijaisella kiinnitys edelliseen yövuoroon Sijaistarpeen tarkenne mahdollista tagittaa sijaisrekisterin viesteihin Muutoksia hakijoiden kiinnittämiseen kiinnityskalenterissa Mahdollisuus viestintään sijaisen kiinnityksen vapauttamisen yhteydessä Haku tarkastusmerkinnöistä Haku hakijoista, jotka ovat muokanneet tietojaan tarkastusmerkintöjen tekemisen jälkeen Sijaisen kiinnityksen vapauttaminen ja mihin mennessä sijainen on löydyttävä -tieto Sijaishaun mobiilityökalu Rekrymobiili Rekrytointimoduulin uudet ominaisuudet Huomiomerkintä mikäli hakija on muokannut hakemustaan sen jälkeen kun työnantaja on sitä käsitellyt Työnhakijan palkkaus- ja hylkäystoiminnot poistuvat ja muuttuvat tilamuutoksiksi Työnhakijan siirtäminen työntekijäksi omaksi erilliseksi toiminnoksi Uusi muistiinpano hakijasta näkyviin myös hakijalistalle Hakemusten käsittelynäkymien toimintopainikkeiden järjestyksen muutos Työnhakijatietojen uudet ominaisuudet Tutkinnon/ opinnon laajuus: opintoviikot, opintopisteet ja osaamispisteet Uusia tageja Rekrytoinnin hakuajan alkamis- ja päättymispäiville on tagit Sivu 2 / 22

3 1 Yleistä Tässä dokumentissa on kuvattu Kuntarekry version 6.9 uudet ominaisuudet verrattuna ohjelmistoversioon 6.8. Jokaisen ominaisuuden kohdalla on otettu kantaa siihen, liittyykö se jo olemassa oleviin toiminnallisuuksiin vai onko se kokonaan uusi ominaisuus. Mikäli ominaisuus liittyy olemassa oleviin toiminnallisuuksiin, on tässä dokumentissa annettu suositus, mitä päivityksen yhteydessä kannattaa tehdä, tarkistaa tms. Mikäli tällaisen ominaisuuden kohdalla on kommentoitu Ei erityisvaikutuksia olemassa oleviin toiminnallisuuksiin tai vastaavasti, tulee pääkäyttäjien kuitenkin koekäyttää ohjelmiston ne toiminnallisuudet, joihin uudistuksia on tehty sekä miettiä mahdolliset vaikutukset esimerkiksi organisaatioille jaettuihin ohjeistuksiin. Mikäli ominaisuus on kokonaan uusi toiminnallisuus ja se voidaan ottaa käyttöön erikseen, sillä ei ole vaikutusta olemassa oleviin toiminnallisuuksiin millään tavalla. 2 Yleisiä muutoksia 2.1 Taulukoiden sorttauslogiikoiden muutokset läpi ohjelmiston Läpi koko ohjelmiston on taulukoiden sorttauksiin tehty seuraavanlaiset muutokset: Aina kun taulukko sortataan sellaisen sarakkeen mukaan, jossa on tekstimuotoista sisältöä, järjestyy tämä a-ö järjestykseen ja jättää tyhjät kentät loppuun. Kun saraketta klikataan uudestaan järjestyy taulukko ö-a järjestykseen ja tyhjät arvot ovat edelleenkin lopussa Kun taulukko sortataan päivämääräsarakkeen mukaan, tulee uusin päivämäärä aina ensin ja tyhjät arvot ovat lopussa. Kun tätä saraketta klikataan uudestaan, tulevat tyhjät arvot ensin ja suurin on viimeisenä. Kun taulukko sortataan numerosarakkeen mukaan, tulee suurin arvo aina ensin ja tyhjät arvot ovat lopussa. Kun tätä saraketta klikataan uudestaan, tulevat tyhjät arvot ensin ja suurin on viimeisenä. Rekrytointi- ja sijaisrekisterimodulin listauksien sorttaus pysyy muistissa istunnon ajan: eli jos sorttaat esim rekrytointitaulukon jonkin sarakkeen mukaan ja käyt välillä esim jossain toisessa moduulissa ohjelmistossa ja palaat takaisin rekrytointilistalle, niin lista on edelleen sortattuna sen mukaisesti, miten saman istunnon aikana sen viimeksi sorttasit Sivu 3 / 22

4 3 Sijaisrekisterin uudet ominaisuudet 3.1 Informaation lisäys hakijalistauksien yläpuolelle Ominaisuuden kuvaus Sijaisrekisterin eri hakijalistausnäkymiin on lisätty tila informaatiolle, joka koskee kulloinkin näytöllä olevaa listausta. Alla kuva sijaishakijalistauksesta, jossa on haettu sijaista sijaistarpeeseen. Taulukon yläpuolella näytetään sijaistarpeen tietoja. Alla kuva sijaishakijalistauksesta, johon on tultu Etsi sijaisrekisteristä -toiminnolla. Taulukon yläpuolella näytetään käytettyjä hakuehtoja. Sivu 4 / 22

5 3.2 Sijaistarvenäkymän Viestit välilehdelle myös lähetetyt sähköpostiviestit Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa näytetään sijaistarvenäkymän Viestit välilehdellä myös hakijalle lähetetyt sähköpostiviestit. Nyt siis ko näkymässä näkyvät sekä hakijalle lähetetyt SMS-viestit että sähköpostit. 3.3 Henkilöhaussa sijaisrekisteristä mahdollisuus hakea myös Ei käytettävissä olevista Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa pystyy henkilöhaku toiminnoilla etsimään sijaisrekisteristä myös Ei käytettävissä tilassa olevia hakijoita. Kuva henkilöhaun tekonäkymästä alla. Valitsemalla rastin Hae myös ei käytettävissä olevista, listataan haun lopputulokseen myös ei käytettävissä olevat hakijat. Sivu 5 / 22

6 Hakijat, jotka eivät ole käytettävissä, merkitään lopputuloslistauksessa punaisella huutomerkillä. Tästä kuva alla. 3.4 Sijaisen kiinnityksen esto aamuvuoroon, jos sijaisella kiinnitys edelliseen yövuoroon Ominaisuuden kuvaus Mikäli sijainen on kiinnitettynä yövuoroon, hän ei nouse seuraavan aamuvuoron sijaishakuun mukaan ollenkaan eikä häntä näin ollen voi myöskään valita aamuvuoroon, mikäli hänet on kiinnitetty edelliseen yövuoroon. Sivu 6 / 22

7 3.5 Sijaistarpeen tarkenne mahdollista tagittaa sijaisrekisterin viesteihin Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa on sijaisrekisterin viestintäasetuksissa mahdollista tagittaa myös sijaistarpeen tarkenne järjestelmän lähettämiin viesteihin. Eli aiempien sijaistarpeen tietoihin liittyvien tagien lisäksi on viesteissä mahdollista käyttää tagia #extension#, joka itse viestissä korvataan sillä tiedolla, joka on sijaistarpeen tiedoissa kirjoitettu kenttään Tarkenne. Alla esimerkki viestistä, joka lähtee organisaation sisällä kiinnityksen yhteydessä Vaikutukset versiopäivityksessä Ei suoranaisia vaikutuksia versiopäivityksen yhteydessä, mutta mikäli tarkenne halutaan mukaan järjestelmän lähettämiin viesteihin, tulee tuo tagi lisätä viestiasetuksissa oleviin viestipohjiin. Steppiasiakkaat voivat pyytää muutoksen tekemistä Kuntarekryn asiakastuesta, sillä Steppipääkäyttäjä ei voi muokata järjestelmän asetuksia (moduulien etusivuilla ei ole linkkiä järjestelmän asetuksiin). 3.6 Muutoksia hakijoiden kiinnittämiseen kiinnityskalenterissa Ominaisuuden kuvaus Muutokset kiinnityskalenterissa tehdyissä kiinnityksissä Uudessa Kuntarekry versiossa on tehty useita muutoksia toimintoon, jossa kiinnitetään useampia hakijoita yhteen sijaistarpeeseen kiinnityskalenterissa. Alla kuva kiinnityskalenterista, jossa on valittuna yhden sijaistarpeen eri vuoroihin useampia hakijoita. Sivu 7 / 22

8 Klikattaessa valintojen jälkeen Tallenna kiinnitykset painiketta, avautuu alla oleva dialogi. 1) 2) 3) Tässä uudistuneessa dialogissa pystytään entiseen tapaan ensin 1) Viestintä sijaisen kiinnittämisestä kohdassa määrittämään kenelle organisaation sisällä viestitään tehdyistä kiinnityksistä. Kohdassa 2) Viestintä kiinnitetylle hakijalle voidaan puolestaan valita, että lähetetäänkö hakijoille tieto tehdystä kiinnityksestä tekstiviestillä ja/tai sähköpostilla. Mikäli viestit halutaan lähettää, tulee dialogissa laittaa rasti joko tekstiviesti tai Sähköposti valintaruutuihin. Lisäksi dialogissa näytetään henkilöt, kenelle viesti olisi lähdössä ja mihin osoitteisiin. Dialogissa näytetään oletuksena ne henkilöt, joille kiinnitykset johonkin vuoroon on tehty. Tässä voidaan vielä päättää, lähetetäänkö jollekin henkilölle viestiä vai ei. Mikäli henkilön nimen edessä olevassa valintaruudussa on rasti, lähtee ko henkilölle viesti kiinnityksestä. Viesti Sivu 8 / 22

9 hakijoille lähtee siis, mikäli SEKÄ Lähetä ilmoitus hakijalle kohdassa on rasti joko Tekstiviesti tai Sähköposti kohdassa ETTÄ henkilölistalta on valittu, että kenelle viesti lähtee. Kohta 3) Onko muokkaamasi sijaistarpeen tila täysin valmis kohta on aiemmistakin versioista tuttu, eli tällä valinnalla voidaan määrittää sijaistarpeen tila kiinnityksen jälkeen Muutokset viestintäasetuksissa Toiminnon myötä on sijaisrekisterin asetusten viestiasetuksiin tullut uusi viestipohja, joka tulee tehdä versiopäivityksen yhteydessä, jotta sijaisille voidaan viestejä lähettää kiinnityskalenterikiinnityksistä. Tästä kuva alla: Uutena tagina voidaan yllä olevassa viestipohjassa käyttää #substitute_time# -tagia, joka näyttää hakijalle ne vuorot, joihin hänet on kiinnitetty. Koska tämä dialogi tuo entistä paremmin esille myös mahdollisuuden lähettää viesti työnantajalle, kannattaa lisäksi tarkistaa alla oleva viestiasetus. Erityisen tarkkana tässä viestipohjassa tulee olla kuvassa olevan toisen rivin alussa ja lopussa olevien pystyviivojen kanssa: niiden avulla lähetettävään viestiin monistetaan jokaisen kiinnitetyn sijaisen tiedot Vaikutukset versiopäivityksessä Uudistukset tulevat automaattisesti käyttöön kaikille, joten yllä kuvatut viestiasetukset tulee saattaa kuntoon versiopäivityksen yhteydessä tai mahdollisimman pien versiopäivityksen jälkeen. Ilman vko viestejä viestit hakijoille eivät mene, vaikka niitä kiinnityksen yhteydessä yritettäisiinkin lähettää. Lisäksi niitä henkilöitä, jotka kiinnittävät sijaisia kiinnityskalenterinäkymässä, tulee informoida näistä muutoksista. Sivu 9 / 22

10 Steppiasiakkaat voivat pyytää muutoksen tekemistä viestiasetuksiin Kuntarekryn asiakastuesta, sillä Steppipääkäyttäjä ei voi muokata järjestelmän asetuksia (moduulien etusivuilla ei ole linkkiä järjestelmän asetuksiin). 3.7 Mahdollisuus viestintään sijaisen kiinnityksen vapauttamisen yhteydessä Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa voidaan sijaisen kiinnityksessä vapauttamisen yhteydessä lähettää viesti organisaation sisällä ja/tai hakijalle itselleen. Sijaisen vapautusdialogista kuva alla. Dialogissa näytetään, ketä ollaan vapauttamassa, minkä jälkeen on mahdollista määrittää lähetetäänkö vapautuksesta viesti sähköpostilla ja/tai tekstiviestillä organisaation sisällä. Lisäksi on mahdollista valita viestinlähetys tekstiviestillä tai sähköpostilla myös hakijalle. Toiminnon myötä sijaisrekisterin viestiasetuksiin on tullut kaksi uutta viestimääritystä lisää. Näistä kuva alla. Sivu 10 / 22

11 Työnantajalle lähtevässä viestissä oleva tagi #substitute_time# työ viestiin sijaisen nimen ja päivämäärän, josta vapautus tehtiin. Työnhakijalle lähtevässä viestissä tagi #substitute_time# korvataan vuoron päivämäärällä ja kellonajalla, josta vapautus tehtiin Vaikutukset versiopäivityksessä Tämä toiminnallisuus tulee kaikkien käytettäväksi versiopäivityksen yhteydessä. Näin ollen versiopäivityksen yhteydessä tai mahdollisimman pian sen jälkeen tulee määrittää edellä kuvatut kaksi viestintäasetusta. Toiminnallisuudesta on myös hyvä informoida niitä käyttäjiä, jotka kiinnityksiä vapauttavat. Steppiasiakkaat voivat pyytää muutoksen tekemistä viestiasetuksiin Kuntarekryn asiakastuesta, sillä Steppipääkäyttäjä ei voi muokata järjestelmän asetuksia (moduulien etusivuilla ei ole linkkiä järjestelmän asetuksiin). 3.8 Haku tarkastusmerkinnöistä Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa voidaan Etsi sijaisrekisteristä toiminnossa etsiä sijaisia myös tarkistusmerkintöjen perusteella. Siirryttäessä Etsi sijaisrekisteristä näkymään, on avautuvassa näkymässä uusi hakuvälilehti Haku tarkastusmerkinnöistä. Tästä kuva alla. Mikäli käyttäjällä on käyttöoikeuksiensa puolesta oikeus tehdä tarkistusmerkintöjä useaan organisaatioon, pystyy hän etsimään hakijoita kaikkein näiden organisaatioiden tarkistusmerkintöjen avulla. Tämä tapahtuu valitsemalla ensimmäiseen hakukenttään haluttu organisaatio. Hakuja voi tehdä vain yhden organisaation tarkastusmerkintöihin kerrallaan. Sivu 11 / 22

12 Mikäli käyttäjä vaihtaa organisaatiota sen jälkeen kun hän on antanut hakuehdot, tyhjenevät kelpoisuus tehtävään ja kelpoisuus yksiköihin hakukentät, koska nämä ovat nk. organisaatiokohtaisia hakukenttiä. Mikäli puolestaan käyttäjällä on oikeus tehdä tarkistusmerkintöjä vain yhteen organisaatioon, hän ei näe organisaatiovalintakenttää yllä olevassa näkymässä ollenkaan. Silloin hänen hakunsa kohdistuu automaattisesti sen organisaationi tarkistusmerkintöihin, joihin hänellä on oikeus. Organisaatiovalinnan lisäksi voidaan hakuehtoina tässä näkymässä käyttää seuraavia tietoja: 1) Hakemuksen tila, 2) Kelpoisuus tehtäviin, 3) Kelpoisuus opetusaineisiin, 4) Kelpoisuus yksiköihin, 5) Vaaditut todistukset, luvat/sertifikaatit ja osaamiset. Hakemuksen tila hakuehto hakee sellaiset hakijat, jotka ovat hakuehdoksi valitussa tilassa. Tässä haussa tila Uusi hakemus tarkoittaa vain niitä hakijoita, jotka ovat ko tilassa. Tällä hakuehdolla ei saada sellaisia hakijoita, joilla ei ole tilaa vielä ollenkaan, toisin kuin Etsi sijaisrekisteristä haussa. Kelpoisuus tehtävään hakuehdossa voidaan valita hakuehdoksi tehtävänimike sekä lisäksi tulee määrittää halutaanko etsiä pelkästään kelpoisia vai pelkästään soveltuvia ei-kelpoisia vai näitä molempia. Alla olevassa esimerkissä haetaan henkilöitä, jotka ovat soveltuvia ei-kelpoisia tehtävään Henkilöstöhallinnolliset tehtävät. Kelpoisuus opetusaineisiin hakuehdossa voidaan valita hakuehdoksi opetusaine sekä lisäksi tulee määrittää halutaanko etsiä pelkästään kelpoisia vai pelkästään soveltuvia ei-kelpoisia vai näitä molempia. Alla olevassa esimerkissä haetaan henkilöitä, jotka ovat kelpoisia aineeseen biologia. Sivu 12 / 22

13 Kelpoisuus yksiköihin hakuehdossa voidaan valita hakuehdoksi useita yksiköitä. Mikäli valitaan useita yksiköitä, etsii järjestelmä hakijoita, jotka ovat kelpoisia johonkin valituista yksiköistä. Tässä yhteydessä tulee muistaa, että mikäli hakija on merkitty kelpoiseksi ylempään organisaatiopuun yksikköön, on hän samalla kelpoinen myös kaikkiin sen alayksiköihin. Alla olevassa esimerkissä haetaan henkilöitä, jotka ovat kelpoisia yksiköihin Asiakaspalvelu TAI Konsultointi TAI Hallinto. Vaaditut todistukset hakuehdoissa voidaan valita hakuehdoksi todistuksia ja/tai lupia/sertifikaatteja ja/tai osaamisia. Lisäksi tulee määrittää halutaanko etsiä hakijoita, joilla jokin valituista todistuksista/luvista/sertifikaateista/osaamisista on 1) Voimassa, 2) Vanhentunut, 3) Vanhenemassa 1 kk:n sisällä 4) Vanhenemassa 2 kk:n sisällä tai 5) etsitään kaikki hakijat, joilla ko todistus tms on olemassa. Mikäli siis valitaan useita todistuksia/lupia/sertifikaatteja/osaamisia, etsii järjestelmä hakijoita, joilla joku valituista vastaa annettua voimassaolokriteeriä. Alla olevassa esimerkissä haetaan henkilöitä, joilla on voimassa Rikostaustaote- TAI Opintorekisteriote todistukset TAI EPI-lupa- TAI IV-lupa luvat TAI Photoshop- TAI MD-Titania -osaaminen. Sivu 13 / 22

14 Kaikkia näitä hakuehtoja voidaan myös käyttää yhtäaikaisesti. Alla olevassa esimerkissä etsitään sijaishakijoita, jotka: Ovat tilassa Kontaktoitu TAI Kutsuttu haastatteluun JA Ovat kelpoisia tehtävään Historian lehtori JA Ovat joko kelpoisia tai soveltuvia ei-kelpoisia aineeseen Maantiede JA Ovat kelpoisia yksiköihin Asiakaspalvelu TAI Konsultointi JA Joilla on voimassa Rikostaustaote- TAI Opintorekisteriote todistukset TAI Hygieniapassi- TAI Ajokortti BE-luokka luvat TAI Photoshop- TAI MD-Titania -osaaminen. Etsi tarkastusmerkinnöistä haun lopputuloslistaus on samanlainen kuin Etsi sijaisrekisteristä haun lopputuloslistaus ja tästä listauksesta päästään normaaliin tapaan tarkastelemaan hakijoiden tietoja Vaikutukset versiopäivityksessä Ei suoranaisia vaikutuksia versiopäivityksessä. Tämä toiminnallisuus tulee versiopäivityksessä kaikkien niiden käytettäväksi, jotka pystyvät sijaisrekisteristä hakijoita etsimään, joten näitä käyttäjiä on hyvä ohjeistaa/tiedottaa tästä uudesta mahdollisuudesta. Sivu 14 / 22

15 3.9 Haku hakijoista, jotka ovat muokanneet tietojaan tarkastusmerkintöjen tekemisen jälkeen Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa voidaan Etsi sijaisrekisteristä toiminnossa etsiä sellaisia sijaisia, jotka ovat muokanneet tietojaan sen jälkeen kun heidän tarkastusmerkinnät on tehty. Siirryttäessä Etsi sijaisrekisteristä näkymään, on avautuvassa näkymässä uusi hakuvälilehti Haku muokatuista tarkastuksen jälkeen. Tästä kuva alla. Mikäli käyttäjällä on oikeus tehdä tarkistusmerkintöjä useampaan organisaatioon, näytetään tässä näkymässä hakuehtona ainoastaan organisaatio, kenen tarkastuksen jälkeisistä muutoksista ollaan kiinnostuneita. Mikäli käyttäjällä on oikeus vain yhteen organisaatioon, näytetään ko organisaatio tässä näkymässä, mutta käyttäjä ei pysty vaihtamaan sitä. Lopputulosnäkymä on samanlainen, kuin näiden hakujen muutkin lopputulosnäkymät Vaikutukset versiopäivityksessä Ei suoranaisia vaikutuksia versiopäivityksessä. Tämä toiminnallisuus tulee versiopäivityksessä kaikkien niiden käytettäväksi, jotka pystyvät sijaisrekisteristä hakijoita etsimään, joten näitä käyttäjiä on hyvä ohjeistaa/tiedottaa tästä uudesta mahdollisuudesta. Sivu 15 / 22

16 3.10 Sijaisen kiinnityksen vapauttaminen ja mihin mennessä sijainen on löydyttävä -tieto Ominaisuuden kuvaus Aiemmissa Kuntarekry versioissa aiheutui ylimääräisiä/epäoleellisia hälytyksiä sijaistarpeista tilanteessa, jossa vapautettiin sijaistarpeeseen tehty kiinnitys ja Mihin mennessä sijainen on löydettävä tieto oli menneisyydessä. Tämä ilmeni esim tilanteissa, joissa sijaistarpeen tietoihin oli alun perin laitettu Mihin mennessä sijainen on löydettävä tiedoksi esim klo 16:00 ja siihen oli sijainen kiinnitetty ihan oikeassa ajassa, mutta sitten muutaman päivän kuluttua kiinnitetty sijainen vapautettiin. Sijaisen vapautuksen yhteydessä sijaistarve muuttuu takaisin keskeneräiseksi ja näin ollen käyttäjät saattoivat saada sähköpostilla hälytyksen, että sijasta ei ole löytynyt. Tässä tilanteessa ko hälytysviesti on yleensä merkityksetön. Uudessa Kuntarekry versiossa järjestelmä tyhjentää Mihin mennessä sijainen on löydettävä tiedon siinä vaiheessa kun sijainen vapautetaan kiinnityksestä, jos tuo tieto on menneisyydessä Vaikutukset versiopäivityksessä Ei suoranaisia vaikutuksia versiopäivityksessä. Tämä toiminnallisuus tulee kuitenkin versiopäivityksessä automaattisesti käyttöön, niitä henkilöitä, jotka vapauttavat sijaisen kiinnityksiä, on hyvä informoida asiasta Sijaishaun mobiilityökalu Rekrymobiili Ominaisuuden kuvaus Uuden Kuntarekry-version myötä asiakas saa käyttöönsä uuden mobiililaitteilla toimivan sijaishaun työkalun Rekrymobiilin. Tällä työkalulla käyttäjä voi helposti ja nopeasti käynnistää sijaishakuja mobiiliyhteensopivan käyttöliittymän kautta. Mobiilityökalulla tehdyt sijaistarpeet sekä niihin valitut sijaiset näkyvät myös perusjärjestelmän puolella. Työkalun tarkempi dokumentaatio on itse työkalussa, eli käyttöohjeet ovat näkymissä. Rekrymobiili on osoitteessa (Koulutusympäristössä ). Siihen kirjaudutaan samalla käyttäjätunnuksella kuin Kuntarekryjärjestelmään. Työkalu on käytettävissä käyttäjätunnuksille, joilla on oikeudet käyttää sijaisrekisterin toimintoa Tee uusi sijaistarve ja käynnistää haku. Rekrymobiilin käytön lyhyt kuvaus: 1. Esimies avaa älypuhelimen (tai tabletin tai PC:n) selaimen ja avaa osoitteen ja tallettaa osoitteen selaimen suosikkeihin seuraavia kertoja varten. 2. Kirjautuminen samalla käyttäjätunnuksella kuin Kuntarekryjärjestelmään (HUOM Muista minut toiminto) 3. Tekee sijaistarpeen ja käynnistää haun Sivu 16 / 22

17 Rekrymobiilista voi käynnistää haun heti kun sijaistarpeen tiedot on annettu, jos haluaa. Tällöin esimiehen ei tarvitse valita henkilöitä ennen haun käynnistämistä, vaan hakuun tuleen mukaan kaikki sijaiset jotka järjestelmä tuo tarjolle. Rekrymobiilissa voi myös valita vastaanottajat ja jakaa heidät enintään kolmeen ajastettuun ryhmään, kuten täysversiossa. Sijaistarpeita voi tallettaa Rekrymobiilissa hakupohjiksi seuraavia hakuja varten. Käyttäjä voi itse asettaa omia oletusvalintoja, kuten tehtävän johon haetaan, yksikkö johon haetaan, työvuorojen kalloaikoja ja yhteystietoja ym., jolloin aukeavat lomakkeet ehdottavat seuraavalla kerralla suoraan näitä oletustietoja Vaikutukset versiopäivityksessä Ei suoranaisia vaikutuksia versiopäivityksessä. Kaikkia sijaisrekisterin käyttäjiä kannatta ehdottomasti tiedottaa uudesta Rekrymobiilista, joka nopeuttaa sijaishakujen käynnistämistä olennaisesti etenkin esimiehille, jotka liikkuvat työssään paljon eivätkä ole jatkuvasti työaseman äärellä. 4 Rekrytointimoduulin uudet ominaisuudet 4.1 Huomiomerkintä mikäli hakija on muokannut hakemustaan sen jälkeen kun työnantaja on sitä käsitellyt Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa nähdään, mikäli työnhakija on muokannut hakemustaan sen jälkeen, kun työnantaja on käsitellyt sitä. Työnhakija voi edelleenkin muokata hakemustaan vain hakuajan puitteissa. Työnantajan muokkauksella tarkoitetaan, että työnantaja on tehnyt jotain toimenpiteitä hakemukselle, esim muuttanut tiloja tai luokituksia. Hakemus, jota hakija on muokannut, näkyy hakijalistalla punaisella huutomerkillä merkittynä. Tästä kuva alla. Kun työnantaja/rekrytoija tekee uudestaan jonkin toiminnon hakijalle, poistuu ko merkintä hakijan tiedoista. Sivu 17 / 22

18 Sivu 18 / 22

19 4.2 Työnhakijan palkkaus- ja hylkäystoiminnot poistuvat ja muuttuvat tilamuutoksiksi Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry ohjelmistoversiossa poistuvat työnhakijan hylkäys- ja palkkaustoiminnot sellaisina, kuin ne tähän saakka ovat olleet. ne eivät siis ole enää erillisiä toimintoja/toimintopainikkeita hakijalistanäkymässä. Työnhakijan tila muutetaan palkatuksi tai hylätyksi yksinkertaisesti tilaa muuttamalla. Käyttöoikeudet edelleenkin määrittävät kuka henkilön voi muuttaa tilaan palkattu tai hylätty samalla tavalla kuin aiemmissa versioissa. Käyttäjä, jolla on oikeus työnhakija palkata tai hylätä, näkee tilamuutosvalikossa myös vaihtoehdot hylätty ja palkattu ja voi muuttaa henkilön tilan näihin tiloihin. Samoin vain henkilöt, joilla on hylkäys-/palkkausoikeus, voivat muuttaa henkilön tilan pois hylätystä tai palkatusta. Käyttäjä, jolla ei ole oikeutta työnhakijan palkkaukseen tai hylkäämiseen ei näe ko tiloja tilamuutosvalikossa ja mikäli joku hakija on tilassa palkattu/hylätty, ei henkilö, jolla ei ole oikeuksia näitä tiloja muuttaa, pysty muuttamaan henkilön tilaa ollenkaan. Näistä osin näihin liittyvä toiminnallisuus pysyy siis ennallaan aiempiin versioihin verrattuna. Tämän uudistuksen myötä pystytään siis muuttamaan myös useamman hakijan tila yhtä aikaa palkattu/hylätty tilaan Vaikutukset versiopäivityksessä Ei erityisvaikutuksia versiopäivityksessä. Koska kyseiset palkkaus-/hylkäystoiminnot kuitenkin poistuvat käyttöliittymästä näkyvistä, on käyttäjiä hyvä ohjeistaa, että nämä tilamuutokset tehdään tästä eteenpäin tilamuutostoiminnolla. 4.3 Työnhakijan siirtäminen työntekijäksi omaksi erilliseksi toiminnoksi Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry ohjelmistoversiossa voidaan työnhakija siirtää työntekijäksi omalla erillisellä toiminnolla. Aiemmin tämä toiminnallisuus sisältyi työnhakijan palkkaustoimintoon. Toiminnallisuus on käytännössä sama, kuin entisen palkkaustoiminnon viimeinen vaihe, jossa työnhakija haluttaessa voitiin työntekijäksi siirtää, mutta uudessa versiossa tämä tehdään omalla toiminnolla/painikkeella hakijanäkymissä. Toiminnon pystyvät tekemään ne käyttäjät, joilla on oikeus palkata/hylätä työnhakijoita Vaikutukset versiopäivityksessä Ei erityisvaikutuksia versiopäivityksessä. Uudistunut toiminto tulee kuitenkin automaattisesti käyttöön uudessa versiossa, joten siitä on hyvä tiedottaa/informoida käyttäjiä. Sivu 19 / 22

20 4.4 Uusi muistiinpano hakijasta näkyviin myös hakijalistalle Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry ohjelmistoversiossa voidaan kirjoittaa hakijaan liittyvä muistiinpano, joka näkyy myös hakijalistauksessa. Tästä kuva alla. Muistiinpano tehdään hakijalistanäkymässä valitsemalla halutut hakijat listalta ja valitsemalla Tee muistiinpano toiminto alatoimintopalkista. CV-näkymässä vastaava toiminto on ylätoimintopalkissa ja siellä toiminto kohdistuu aina vain siihen hakijaan, jonka CV-tietoja ollaan tarkistelemassa. Muistiinpanon voivat tehdä kaikki käyttäjät, jotka pääsevät ko rekrytoinnin hakijoita tarkastelemaan. Muistiinpano näkyy hakijalistalla omana sarakkeenaan (ks. kuva yllä) ja CV-näkymässä muistiinpano näkyy kommenttipalstalla ylimpänä Vaikutukset versiopäivityksessä Ei erityisvaikutuksia versiopäivityksessä. Uudistunut toiminto tulee kuitenkin automaattisesti käyttöön uudessa versiossa, joten siitä on hyvä informoida käyttäjiä. Sivu 20 / 22

21 4.5 Hakemusten käsittelynäkymien toimintopainikkeiden järjestyksen muutos Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa hakemusten käsittelyyn liittyvien toimintopainikkeiden järjestystä on muutettu sekä hakijalistanäkymässä että hakijan CV-näkymässä. Lisäksi, kuten edellisissä kappaleissa on todettu, sieltä poistuvat Hylkää ja Palkkaa painikkeet ja uusina painikkeina tulevat Siirrä työntekijäksi sekä Tee muistiinpano painikkeet Vaikutukset versiopäivityksessä Ei erityisvaikutuksia versiopäivityksessä. Muutos on kuitenkin hyvä informoida käyttäjille, jotta eivät ylläty muutoksesta. Sivu 21 / 22

22 5 Työnhakijatietojen uudet ominaisuudet 5.1 Tutkinnon/ opinnon laajuus: opintoviikot, opintopisteet ja osaamispisteet Ominaisuuden kuvaus Aiemmissa Kuntarekry versioissa työnhakijalta voitiin tutkinto-/koulutustietojen yhteydessä kysyä myös suoritetun tutkinnon opintoviikkoja/opintopisteitä. Opetushallitus on muuttanut tutkintorakenteita ja ammatillisissa perustutkinnoissa on nykyään käytössä myös "osaamispiste" entisten opintoviikkojen ja opintopisteiden sijaan (lisäksi). Uudessa Kuntarekry ohjelmistoversiossa poistuvat työnhakijan tutkintotiedoista erilliset opintoviikko- ja opintopiste kentät kokonaan ja niiden tilalle tulee yksi kenttä, johon työnhakija voi syöttää tutkintonsa laajuuden ja valita valikosta, millä mittayksiköllä laajuutta on mitattu. Tässä valikossa on vaihtoehtoina Opintoviikot/Opintopisteet/Osaamispisteet. Versiopäivityksen yhteydessä työnhakijan tutkintotietoja päivitetään siten, että jos tutkinnolle on esimerkiksi määritetty Opintoviikot kenttään jokin lukuarvo, jää tämä lukuarvo tähän uuteen kenttään ja kentän mittayksiköksi merkitään Opintoviikkoa. Mikäli jollain hakijalla on järjestelmässä tutkintoja, joihin hän on samaan tutkintoon syöttänyt näihin erillisiin tietokenttiin sekä opintoviikot että opintopisteet, versiopäivityksen yhteydessä jätetään tähän uuteen kenttään aiemman Opintopisteet kentän tieto ja mittayksiköksi näin ollen määritetään Opintopistettä. Versiopäivityksen yhteydessä muutetaan myös automaattisesti kaikkia hakulomakkeita ja kenttien käyttöönottoja siten, että mikäli kumpi tahansa vanhoista kentistä on ollut käytössä jossain hakulomakkeessa, tulee uusi kenttä käyttöön automaattisesti näihin lomakkeisiin Vaikutukset versiopäivityksessä Muutos tulee automaattisesti voimaan versiopäivityksessä. Koska vanhat Opintoviikot ja Opintopisteet kentät poistuvat kokonaan, tulee päivityksen yhteydessä/jälkeen tehdä tarvittavat muutokset niihin hakijaraportti- ja asiakirjapohjiin, joissa näitä vanhoja kenttiä on käytetty. Asiakirjapohjissa on huomioitava, että tutkintojen laajuus tieto tarvitsee kaksi tagia: toinen varsinaiselle numeroarvolle ja toinen mittayksikölle. 6 Uusia tageja 6.1 Rekrytoinnin hakuajan alkamis- ja päättymispäiville on tagit Ominaisuuden kuvaus Hakuajan alkamisajalla korvautuva tagi on #hakualkaa# Hakuajan päättymisajalla korvautuva tagi on #hakuloppuu# Rekrytoinnilla voi olla useita julkaisuja ja näillä voi olla erilaiset julkaisun alkamis- ja päättymisajankohdat. Viestipohjien tageissa hakuajan alkamisajankohdalla tarkoitetaan julkaisujen alkamisajankohdista aikaisinta ajankohtaa ja hakuajan päättymisajankohdalla tarkoitetaan julkaisujen myöhäisintä päättymisajankohtaa. Nämä ajankohdat ovat samat, kuin rekrytointilistausnäkymässä näytettävät hakuaika alkaa ja päättyy tiedot. Sivu 22 / 22