KUNTAREKRYN REKRYTOINTIMODUULIN KOULUTUSMATERIAALI

Transkriptio

1 KUNTAREKRYN REKRYTOINTIMODUULIN KOULUTUSMATERIAALI Koulutusympäristö: Tuotantoympäristö: Tämä on luottamuksellinen ja salassapidettävä dokumentti. Tätä dokumenttia tai mitään osaa tästä dokumentista ei saa luovuttaa kolmansille osapuolille ilman FCG Talent Oy:n kirjallista suostumusta.

2 YLÄPALKKI - Oman salasanan vaihtaminen - Asetukset - Kielivalinta - Aloitusnäkymä, eli moduuli joka on valmiina kun kirjaudutaan sisään - Ohjeet ja materiaalit - Käyttöoppaat pdf:nä (Ctrl + F on sanahakutoiminto) - Opastevideot - Muuta ohje- ja koulutusmateriaalia - Testiympäristössä Testiympäristön testijulkaisupaikka vastaa Kuntarekry.fi -sivustoa 2

3 KÄYTTÖOIKEUSTASO - Käyttäjätunnuksen ominaisuus - Pääkäyttäjä valitsee jokaiseen käyttäjätunnukseen - Määrittelee oikeudet: Mitä toimintoja voi käyttää Mitä moduuleja voi käyttää (Rekrytointi/ Sijaisrekisteri/ Hallinto) Missä organisaation yksiköissä voi käyttää Sijaisrekisteriä - Yksittäisiä oikeuksia on useita kymmeniä - Käyttöoikeustasoja voidaan tehdä toiveiden mukaisesti niin monta kuin tarvitaan niillä eri oikeuksien yhdistelmillä, joita tarvitaan sen nimisinä, kuin halutaan - Omien käyttöoikeustasojen tilaus asiakastuesta 3

4 ETUSIVU Etusivulla valitaan toiminto, jota halutaan käyttää. Omat rekrytointilistaukset kohtaan voidaan tallettaa linkkejä omaan käyttöön. Näkymässä näytetään toimintoja käyttäjätunnuksen oikeuksien mukaan. 4

5 REKRYTOINNIN LUOMINEN Anna rekrytoinnille nimi, josta se on myöhemmin helppo tunnistaa (ei näy julkisuuteen). 5

6 REKRYTOINTISUUNNITELMA Tärkein asia alhaalla oikealla: Lisää/poista rekrytoinnin käsittelijöitä. Tässä valitaan, ketkä rekrytointiin osallistuvat eli ketkä näkevät sen järjestelmässä Vasemmalla haetaan. 2. Keskellä valitaan. 3. Lisää. 4. Oikealla näkyvät valitut. 5. OK.

7 HENKILÖN REKRYTOINTIKOHTAINEN KÄYTTÖOIKEUS: MITÄ HENKILÖ SAA HAKEMUKSILLE TEHDÄ. Valinnan voi tehdä tästä jokaiselle erikseen Jokaiselle voi valita kerralla saman roolin 7 Sähköposti aina, kun rekrytointiin tulee uusi hakemus

8 HENKILÖN REKRYTOINTIKOHTAINEN KÄYTTÖOIKEUS (LÖYTYY OHJEET JA MATERIAALIT > KÄYTTÖOPPAAT > REKRYTOINTIKOHTAISET PROFIILIT ) Rooli määrittelee, mitä henkilö saa hakemuksille tehdä. 8

9 HALLINNOLLISET TIEDOT - Tilastoraportointiin meneviä tietoja - Työpaikkailmoitukselle kopioituvia tietoja - Välilehtien lomakkeille kirjatut asiat tallentuvat välilehdeltä toiselle siirryttäessä. - Mikäli aiot poistua rekrytoinnin hallintanäkymästä menemättä muille välilehdille, talleta ensin Tallenna painikkeella. 9

10 TYÖPAIKKAILMOITUKSEN TEKEMINEN - M-symboli kentän edessä muuttuu punaiseksi kun TE-palvelut.fi julkaisupaikan sallima merkkimäärä ylittyy. - Nimeä uudelleen -painikkeesta saat muutettua ilmoituksen nimen. Ilmoituksen nimi ei näy työnhakijoille. - Esikatselu-painikkeesta saat tulostettua työpaikkailmoituksen 10

11 TYÖPAIKKAILMOITUKSEN MERKKIMÄÄRÄRAJOITTIMET - Tehtävänimike (TE-palvelut.fi) 50 - Tehtävänkuvaus (Kuntarekry.fi, TE-palvelut.fi) Lisätietojen antajat (nimet, yhteystiedot, ajankohta, muuta) Työ alkaa (Kuntarekry.fi, TE-palvelut.fi) 40 - Palkka (TE-palvelut.fi) 40 - Tehtäväalue (Kuntarekry.fi)

12 12

13 HAKULOMAKE - Hakulomakkeelle voi antaa uuden nimen Nimeä uudelleen painikkeesta. Nimi ei näy työnhakijoille. - Ruksi Käytössä sekä Pakollinen kohdissa tekee kysymyksestä pakollisen työnhakijalle. 13

14 KYSYMYKSISTÄ ERITYISHUOMIOITA Ruksi käytössä : kysymys näkyy hakijalle Ruksi Pakollinen kenttä : hakemusta ei voi lähettää, jos ei vastaa Muutamia yleisohjeita - Sähköinen tiedoksianto: suostumus siihen, että virallinen päätös tiedotetaan sähköisesti/ kirjeitse - Vaaditut todistukset/ luvat/ osaamiset: valikosta valitaan ne, jotka hakijalle näytetään. HARKITSE PAKOLLISUUTTA. - Työkokemuskysymysten päättymispäivä: EI KYSYTÄ PAKOLLISENA Opettajarekrytointi - Kysytään työkokemuskysymyksissä Opettajakokemus, mutta EI KYSYTÄ PAKOLLISENA - Kysytään tutkintojen opettajakysymyksiä, mutta HARKITSE PAKOLLISUUTTA. Kiinnostuskysymykset - Kohdistetussa rekrytoinnissa: EI KYSYTÄ KOSKAAN - Avoimessa- ja sijaisrekrytoinnissa: kysytään alue/ kunta ja tehtäväalueet/ tehtävät PAKOLLISENA 14

15 JULKAISU Valitse julkaistava ilmoitus- ja hakulomakeversio te-palvelut.fi valinta vie ilmoituksen Ruksi avaa lisäkentät, jotka täytetään. Suomi- ja ruotsiversiot menevät te-palvelut.fi - julkaisuun samalla kerralla valinnalla Toisen kielen työpaikkailmoitus Määritellään aika, jolloin ilmoitus on näkyvillä netissä. HUOM! hakuajan päättymisaika oletuksena klo 15 Valitaan julkaisupaikat Sisäisissä rekrytoinneissa valitaan julkaisupaikaksi Oma sisäverkko Julkaise nappulasta ilmoitus ja hakulomake siirtyvät nettiin julkaisupäiväksi ja kellonajaksi valittuna hetkenä 15

16 ERITYISTIETOJA JULKAISUSTA - Kuntarekry.fi päivittyy 15 min. välein. - Jos teet muutoksia työpaikkailmoitusvälilehdelle julkaisun jälkeen, päivittyvät ne, kun klikkaat välilehden oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna -nappulaa - Te-palvelut.fi päivittyy ½ h välein. - Julkaisun jälkeen tehdyt tekstimuutokset eivät päivity. - Te-palvelut.fi -julkaisuun muutokset tehdään te-palvelut.fi sivustolla, jonne voi kirjautua TA-tunnuksilla (työnantaja saa ne T&E toimistosta) - Ilmoituksen poistaminen: muokkaa hakuaika päättymään 20 min. kuluttua. Muutosten jälkeen Julkaise. Poista ei poista ilmoitusta netistä! Ilmoitus poistuu, kun muutetaan hakuaika päättymään 20 min. kuluttua. Uusi julkaisu tehdään tällä 16

17 HAKUAJAN JATKAMINEN - Muokkaa hakuajan päättymisaikaa Kuntarekry.fi julkaisussa - Jos ilmoitus on jo poistunut te-palvelut.fi:stä edellisen hakuajan päätyttyä, poista te-palvelut.fi julkaisu, ja tee uusi julkaisu te-palvelut.fi:iin - Te-palvelut.fi:n hakuaika täytyy olla kuntarekry.fi julkaisun hakuajan sisällä: - Alkuaika sama tai myöhäisempi kuin kuntarekry.fi:ssä - Loppuaika sama tai aikaisempi kuin kuntarekry.fi:ssä 17

18 REKRYTOINTILISTAUSNÄKYMÄ Jakoavaimella valitaan, mitä rekrytointeja listalla näytetään, ja mitä tietoja rekrytoinneista Taulukko päivitetään, tulostetaan ja kopioidaan Exceliin Alarivin painikkeilla kohdistetaan toimenpiteitä listalta valittuun rekrytointiin 18

19 LISTAUKSEN SUODATTAMINEN 2. Valitse suodatukset, eli mitä rekrytointeja näytetään. 3. Valitse taulukon sarakkeet, eli mitä tietoja rekrytoinneista näytetään

20 OMAN LISTAUKSEN TALLETTAMINEN ETUSIVULLE 2. Valitse suodatukset, eli mitä rekrytointeja näytetään. 3. Valitse taulukon sarakkeet, eli mitä tietoja rekrytoinneista näytetään. 5. Anna listaukselle nimi, joka näytetään etusivulla

21 HAKEMUKSET - Hakijalista avautuu tuplaklikkaamalla rekrytoinnin riviä (tai Hakemukset painikkeella) - Hakemus avautuu tuplaklikkaamalla hakijan riviä (tai hakemuksen tiedot painikkeella) 21

22 TOIMENPITEET HAKEMUKSILLE Välilehdillä on tietoja rekrytoinnin ja hakemusten käsittelystä, kuten hakijoille lähetetyt viestit. Rekrytointisuunnitelmassa valittu Henkilön rekrytointikohtainen käyttöoikeus vaikuttaa siihen, mitä toimenpiteitä hakemuksille voi täällä tehdä. Pyydä kommentteja toiminnolla voi lähettää hakemukset kommentoitavaksi järjestelmän muille käyttäjille. Tämä antaa mahdollisuuden toimintatapaan, jossa hakemuksia käsittelevän esimiehen ei tarvitse kirjautua järjestelmän täysversioon ja etsiä sieltä oma rekrytointinsa päästäkseen käsittelemään hakemuksia. Esimies voi kirjautua järjestelmän kevytversioon jossa hän tulee suoraan näkymään, josta hakemukset voidaan lukea, luokitella ja kommentoida. Yksittäisiin hakemuksiin kohdistetaan toimenpiteitä joko tässä näkymässä, tai hakemuksen lukunäkymässä. Samat toimintopainikkeet ovat molemmissa. Tässä näkymässä toimenpiteen voi tehdä usealle hakemukselle kerralla (esim. sähköpostin lähetys). 22

23 HAKEMUKSEN LUKEMINEN JA LUOKITTELU Jatkokäsittelylle tärkeät luokittelut: 1. Kelpoisuus 2. Soveltuvuus 3. Tila Edellinen / seuraava hakija Vapaan tekstin kommentit 23

24 HAKEMUKSEN LUKEMINEN JA LUOKITTELU 24

25 HAKIJARAPORTTI ELI YHTEENVETO 3. Jos talletetuista ei löydy lähellekään sopivaa, tehdään uusi raportti 1. Talletetuista hakijaraporteista valitaan sopivin. 2. Tarvittaessa muokataan yhteenvetoa 25

26 HAKIJARAPORTIN SISÄLLÖN MÄÄRITTELY (UUSI RAPORTTI) Hakukriteerit= Millaisia hakemuksia haluan yhteenvetoon mukaan? 2. Kaikki hakulomakkeen kysymykset voivat olla hakukriteerejä ja/ tai raportille tulevia tietoja. Esimerkkejä: Lopputulosnäkymän kentät= Mitä tietoja hakemuksilta haluan raportille näkyviin? Kielitaito > Ruotsi tuo kaikki, jotka ovat vastanneet Ruotsi kysymykseen Kielitaito Hakupäivä > riittävän kaukana menneisyydessä oleva alkaen - päivämäärä tuo KAIKKI hakemukset Tila > Haastatellaan tuo kaikki jotka on luokiteltu tilaan Haastatellaan 26

27 HAKIJARAPORTIN TALLETTAMINEN NIMELLÄ Raportin nimi, joka näkyy tallennettujen raporttien valikossa Raportti näkyy valikossa VAIN tässä rekrytoinnissa Missä yksiköissä oleville käyttäjätunnuksille/ kenelle henkilöille raportti näkyy valikossa Lopuksi Tallenna 27 1.

28 HAKIJARAPORTIN SISÄLLÖN MÄÄRITTELY, KUN ON AVATTU ENSIN TALLENNETTU RAPORTTI Valitse raportti, joka on lähinnä sellaista jonka tarvitset 28

29 HAKIJARAPORTIN MUOKKAUS Lisää. Poista. Poista. Lisää. 1. Muokkaa hakukriteerejä ja/ tai lopputulosnäkymän kenttiä 2. Aja raportti uudelleen. 29

30 TAULUKON KÄSITTELY Exceliin vienti: Työasemalla avautuu valinta jolla sallitaan Exceliin kopiointi Sarakkeen otsikkoa klikkaamalla lista järjestyy nousevaan/ laskevaan järjestykseen. Myös raporttinäkymässä voi käsitellä hakemuksia. Valitse kaikki > toiminto kohdistuu kerralla kaikkiin. 30

31 PAPERILLA TULLEEN HAKEMUKSEN LISÄÄMINEN Lisää uusi hakija avaa hakijaportaalin näkymän. Tietoja tallennetaan hakulomakkeelle, ja lopuksi klikataan Lähetä hakemus. Pakollisiin kysymyksiin on vastattava jotain. Tämä toiminto kysyy lopuksi hakemuksen saapumisajan: päivämäärä ja kelloaika. Siihen talletetaan aika, jolloin paperihakemus saapui. 31

32 ASIAKIRJAPOHJAN TULOSTAMINEN 1. Valitse henkilöt, joiden tietoja haluat tulostaa (tai suodata ensin näkymään esim. ne, jotka ovat tilassa Haastatellaan ja tulosta niiden tiedot 3. Valitse, millaisen asiakirjan haluat tulostaa 4. Valitse, haluatko esim. jokaisesta hakemu oman erillisen tiedoston, vai kaikki valitut sa tiedostoon. 2. Klikkaa Asiakirjapohjat painiketta alarivillä Tee selaimen valinta, haluatko avata vai tallentaa.

33 REKRYTOINNIN SULKEMINEN Valitse rekrytointi ruksilla 3. Lisää hakija -painikkeesta voit lisätä valitun henkilön 4. Valitse oikeat vaihtoehdot ja sen jälkeen klikkaa Tallenna 2. Klikkaa Sulje/aktivoi rekrytointi 33

34 REKRYTOINNIN SULKEMINEN - Sulkeminen on tehtävä henkilötietojen automaattisen poistamisen takia. Säilytysaika 2 v. sulkemisen jälkeen. - Sulkeminen edellyttää, että hakuaika on päättynyt - Sulkemisoikeus on käyttöoikeustasoilla Organisaation pääkäyttäjä, Steppipääkäyttäjä ja Rekrytoinnin pääkäyttäjä. (käyttäjätunnuksen ominaisuus) - Sulkemisoikeus on henkilön rekrytointikohtaisella käyttöoikeudella Rekrytointivastaava. (rekrytoinnin Rekrytointisuunnitelma välilehdellä henkilölle valittu rooli) - Sulkemisen voi perua tekemällä saman toiminnon ja valitsemalla siinä rekrytoinnille tilan aktiivinen. 34

35 TYÖPÖYDÄN TOIMINTOPAINIKKEET Avaa rekrytoinnin hallintanäkymän. Sisäinen tila on organisaation sisäiseen viestintään. Näkyy sisäinen tila sarakkeessa. Loppuun asti käsitellyn rekrytoinnin sulkeminen. Suljetut näkyvät suodatuksella Tila: Rekrytointi suljettu. Hakijalistauksen avaus. Minä hoidan tätä rekrytointia. Oma nimi näkyy Vastuuhenkilö sarakkeessa. Avaa asiakirjan tulostusvalikon. Julkinen tila näkyy työnhakijoille hakijaportaalissa. Poistaa koko rekrytoinnin järjestelmästä kokonaan. Järjestelmä ei kuitenkaan anna poistaa rekrytointia, jos siinä on hakemuksia. 35