Käyttöopas KUNTAREKRY Rekrytointi

Transkriptio

1 Käyttöopas KUNTAREKRY 6.10 Rekrytointi Elbit Oy/ FCG Kuntarekry Oy 2016 Page 1 of 72

2 Päivämäärä: Heinäkuu 2016 Tekijänoikeus 2016 Elbit Oy Ohjelmisto: "Elbit Skills versio 6.10" Huomautus Elbit Oy varaa oikeuden muutoksiin ohjelmistossaan ja tässä dokumentissa ilman ennakkoilmoitusta. Luottamuksellisuus Tämä dokumentti on luottamuksellinen ja tarkoitettu asiakkaan sisäiseen käyttöön. Dokumenttia tai sen osaa ei saa julkaista tai luovuttaa kolmannelle osapuolelle ilman Elbit Oy:n kirjallista suostumusta Ohjelmistolisenssi Elbit Skills ohjelmistoa saa käyttää ainoastaan lisenssiehdoissa määritetyllä tavalla. Ohjelmistoon ei saa tehdä muutoksia ilman Elbit Oy:n kirjallista lupaa. Takuu ja vastuu Elbit Oy ei takaa Elbit Skills ohjelmiston eikä käsikirjan laatua tai toimivuutta mihinkään erityiseen tehtävään. Ohjelmisto lisensioidaan käyttöön sellaisenaan. Elbit Oy tai sen valtuuttama jälleenmyyjä eivät vastaa ohjelmiston käytöstä mahdollisesti aiheutuvista vahingoista. Tekijänoikeus Tämä käsikirja on tekijänoikeuslain alainen. Sitä ei saa edes osittain kopioida ilman Elbit Oy:n kirjallista lupaa muuhun kuin Elbit Skills ohjelmistolisenssin omistavan organisaation sisäiseen koulutuskäyttöön. Tavaramerkit Microsoft ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä tai tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Muut tuotteet ja tuotenimet voivat olla tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä, jotka kuuluvat omistajilleen. Page 2 of 72

3 Sisällysluettelo 1 Rekrytointimoduulin etusivu Omat rekrytointilistaukset Valmiit rekrytointilistaukset Uusi rekrytointi Etsi hakijoita Rekrytointimoduulin hallinta Rekrytointilistausnäkymä Omien rekrytointilistausten tallentaminen Listausnäkymän suodatus Suodattimien kuvaus Rekrytoinnin tilat ja tilasuodattimet Listausnäkymän sarakkeiden valinta ja sarakkeiden selitteet Oman listauksen tallentaminen Rekrytointien haku listausnäkymässä Listausnäkymän järjestäminen sarakeotsikon mukaisesti Olemassa olevan rekrytoinnin tietojen muokkaus ja hakemusten käsittely Rekrytoinnin listanäkymän muut toiminnot Poista rekrytointi Sulje rekrytointi Kopioi rekrytointi Avaa Merkitse avoimeksi (ON/OFF) Uusi rekrytointipohja Ota käsittelyyn -toiminto Julkinen ja sisäinen tila Asiakirjapohjat Hallinta Hakemusten käsittely Hakemusten käsittelyosion yläpalkin sekä hakijataulukon toiminnot Hakijalistanäkymä Rekrytoinnin viesti- ja tapahtumalogit Rekrytoinnin tapahtumalogi Hakijoiden tapahtumalogi Valintaesitykset Page 3 of 72

4 3.4 Hakijan lisääminen manuaalisesti rekrytointiin Hakemuksen nostaminen toiseen kohdistettuun rekrytointiin Hakijan tiedot CV-näkymässä CV-tiedot Hakijan työkokemuksien merkitseminen oleelliseksi/opettajakokemukseksi Muut hakemukset Hakemuksen kommentointi Siirtyminen hakemukselta seuraavalle CV-näkymässä Hakemukseen kohdistettavat toimenpiteet Tee muistiinpano Lähetä viesti Sähköpostiviestin lähettäminen Tekstiviestin lähettäminen Hakijan soveltuvuuden muuttaminen Hakijan kelpoisuuden muuttaminen Hakijan tilan muuttaminen Valintaesityksen tekeminen Hakijan siirtäminen työntekijäksi Hakijan tietojen tulostaminen perustulostustoiminnolla Hakijan tietojen tulostaminen/tallentaminen asiakirjapohjien avulla Hakijan CV-tietojen muokkaaminen Työnhakijaraportit Yleistä Hakukriteereiden määrittäminen Lopputuloskenttien valinta ja haun suorittaminen Lopputulosnäkymä Raporttipohjan tallentaminen Raportti, joka tuo kaikki hakijat Työnhakijavahti Tallennetun raporttipohjan näkyminen Rekrytoinnin luonti ja julkaisu sekä rekrytoinnin hallinta Uuden rekrytoinnin luominen Kokonaan uusi rekrytointi tyhjältä pöydältä tai rekrytointipohjaa hyödyntäen Uusi rekrytointi kopioimalla vanha rekrytointi Lupahakemus Lupahakemuslomake Lupahakemusprosessi Prosessin käynnistäminen Lupahakemuksen käsittely Lupahakemusprosessin keskeyttäminen Page 4 of 72

5 4.2.4 Lupahakemusprosessin ohittaminen Rekrytointisuunnitelma Rekrytointisuunnitelmanäkymä Rekrytoinnin vaiheet Rekrytoinnin vastuuhenkilöt Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot Työpaikkailmoitus Työpaikkailmoitusnäkymä Työpaikkailmoitusnäkymän toiminnot Uusi ilmoitusteksti Poista ilmoitusteksti Nimeä uudelleen Kopioi ilmoitusteksti Esikatselu Lähetä katselmoitavaksi Hakulomake Hakulomakenäkymä Hakulomakkeen vapaamuotoiset kysymykset Osaamisten, todistusten, lupien ja sertifikaattien sekä opettajan kelpoisuuteen liittyvien opintojen ja lääkärin oppiarvojen valinta hakulomakkeelle Hakulomakenäkymän toiminnot Uusi hakulomake Poista hakulomake Nimeä uudelleen Rekrytointikohtainen kiitosviesti Julkaisu Julkaisun tekeminen eri julkaisupaikoille (esim. Kuntarekry.fi tai intranet -sivut) Julkaisu te.palvelut.fi -palvelussa Julkaisu Kuntarekry.fi sivuilla ja omilla kotisivuilla Julkaisun lopettaminen suunniteltua aiemmin, ilmoituksen poistaminen internet --sivustolta Sisäisen haun julkaiseminen Hakuajan jatkaminen Aiemmin julkisena olleen ilmoituksen julkaiseminen uudelleen te-palvelut.fi -sivustolla Rekrytointien automaattinen arkistoituminen Etsi hakijoita Henkilöhaku Haku avoimista hakemuksista Tallennettu haku Haun lopputulosnäkymä ja avoimen hakemuksen jättäneisiin hakijoihin kohdistettavat toimenpiteet Rekrytointimoduulin hallinta Page 5 of 72

6 7.1 Rekrytointipohjat Rekrytointipohjan tekeminen Näytä rekrytointipohjat Avoimet rekrytoinnit Rekrytoinnin määrittäminen avoimeksi Näytä avoimet rekrytoinnit Rekrytointien tilastoraportit Yleistä Rekrytointiraportit Hakukriteereiden antaminen Raportin lopputulos Hakijoiden taustatiedot Hakukriteerit Raportin lopputulos Raporttien tulostaminen jatkotyöstäminen Page 6 of 72

7 1 Rekrytointimoduulin etusivu Rekrytointimoduulin etusivunäkymästä päästään suoraan eri toimintoihin (kuva alla). Rekrytointimoduulin etusivunäkymä jakautuu viiteen osioon: 1) Omat rekrytointilistaukset, 2) Valmiit rekrytointilistaukset, 3) Uusi rekrytointi, 4) Etsi hakijoita sekä 5) Rekrytointimoduulin hallinta. 1.1 Omat rekrytointilistaukset Omat rekrytointilistaukset -osioon käyttäjä voi tehdä suoria linkkejä juuri sellaisiin rekrytointilistauksiin kuin haluaa. Omissa listauksissa ei alkutilassa ole näkyvillä yhtäkään omaa listausta, vaan käyttäjän tulee ensin tehdä itselleen haluamansa listaukset. Omien listausten tekeminen on kuvattu tämän oppaan kappaleessa 2., jossa käsitellään rekrytointilistausnäkymää. Oman listauksen saa poistettua klikkaamalla punaista rastia listauksen nimen perässä. Page 7 of 72

8 Osiossa on lisäksi hakukenttä, johon kirjoitetulla hakusanalla käyttäjä voi suoraan etsiä haluamaansa rekrytointia esim. työavaimella, rekrytoinnin nimellä tai tehtävänimikkeellä. Etusivulta tehty haku, etsii rekrytointeja kaikista aktiivisista rekrytoinneista. 1.2 Valmiit rekrytointilistaukset Valmiit rekrytointilistaukset -osiossa on kiinteästi näkyvillä tietyt rekrytointilistaukset, joista päästään rekrytointilistaukseen, vaikka omia listauksia ei olisikaan tehtynä. Näistä linkeistä rekrytointilistalle siirryttäessä näytetään rekrytoinneista aina tietyt oletustiedot /-sarakkeet. Valmiissa rekrytointilistauksissa ensimmäisenä näytetään lisäksi linkki rekrytointilistaukseen, jossa käyttäjä tämän istunnon aikana viimeksi oli. Valmiit rekrytointilistaukset ovat: Hakuaika menossa (näytetään sellaiset rekrytoinnit, joissa hakuaika on juuri menossa) Näytä kaikki aktiiviset (näytetään kaikki ei-suljetut rekrytoinnit) Näytä kaikki suljetut (näytetään kaikki suljetut rekrytoinnit) HUOM! edellä mainittujen kriteereiden lisäksi käyttöoikeudet luonnollisesti rajaavat sitä, mitä rekrytointeja käyttäjä järjestelmässä näkee. 1.3 Uusi rekrytointi Uusi rekrytointi -osiossa on alkutilassa pelkästään Luo uusi rekrytointi -linkki, josta käyttäjä voi aloittaa uuden rekrytoinnin tekemisen. Lisäksi jos käyttäjä on juuri tehnyt uuden rekrytoinnin, on osiossa näkyvissä sen selausistunnon ajan myös linkki tähän juuri äskettäin luotuun uuteen rekrytointiin. 1.4 Etsi hakijoita Etsi hakijoita -osiossa on linkit Henkilöhaku -toimintoon sekä Hae avoimia hakemuksia -toimintoon. 1.5 Rekrytointimoduulin hallinta Rekrytointimoduulin hallinta -osiossa on linkit seuraaviin toimintoihin (käyttöoikeudet rajaavat mitä linkkejä käyttäjä näkee): Uuden rekrytointipohjan luominen Rekrytointipohjat -listausnäkymään Avoimet rekrytoinnit -listausnäkymään Rekrytointien tilastoraportit Rekrytointimoduulin asetukset Page 8 of 72

9 2 Rekrytointilistausnäkymä Rekrytointilistausnäkymään päästään rekrytointimoduulin etusivulta omien rekrytointilistauksien sekä valmiiden rekrytointilistauksien kautta. Myös Näytä rekrytointipohjat sekä Näytä avoimet rekrytoinnit -linkit tuovat käyttäjän rekrytointilistausnäkymään. Näkymässä näytettävät rekrytoinnit riippuvat siitä, millaisella linkillä listausnäkymään on tultu. Lisäksi käyttöoikeudet rajaavat mitä rekrytointeja käyttäjälle listausnäkymässä näytetään. Käyttäjä voi saada oikeuden nähdä rekrytointeja seuraavilla tavoilla: 1. Käyttäjä on käyttäjätunnuksen käyttöoikeusprofiileissa määritetty rekrytointivastaavaksi tai pääkäyttäjäksi tiettyihin organisaatioihin tai yksiköihin, jolloin hän näkee kaikki näiden organisaatioiden/yksiköiden rekrytoinnit. 2. Käyttäjä on luonut rekrytoinnin ja ei ole poistanut itseään rekrytoinnin vastuuhenkilölistalta 3. Joku toinen käyttäjä on luonut rekrytoinnin ja merkinnyt käyttäjän yhdeksi ko. rekrytoinnin vastuuhenkilöksi Käyttäjä pystyy personoimaan listausnäkymää mieltymystensä mukaiseksi jakoavain-painikkeesta. Listausnäkymässä pystytään: Tallentamaan omia rekrytointilistauksia o Suodattamaan listalla olevia rekrytointeja o Valitsemaan, mitä sarakkeita taulukossa on Hakemaan tiettyjä rekrytointeja listauksesta Järjestämään rekrytoinnit sarakeotsikon mukaisesti nousevaan tai laskevaan järjestykseen Kohdistamaan toimintoja listalla oleviin rekrytointeihin Page 9 of 72

10 2.1 Omien rekrytointilistausten tallentaminen Listausnäkymässä rekrytoinnit näytetään taulukkomuotoisesti. Käyttäjä pystyy itse valitsemaan mitä rekrytointeja (eli mitkä filtterit on valittuna) ja mitä sarakkeita hän näkymässä näkee. Filtteröinti ja sarakkeiden valinta tehdään taulukon yläpuolella oikeassa reunassa olevan jakoavaimen kautta. Filtteröinti ja sarakevalinnat voidaan tallentaa etusivunäkymässä näkyväksi omaksi rekrytointilistaukseksi Listausnäkymän suodatus Suodattimien kuvaus Klikattaessa taulukon yläpuolella olevaa jakoavainpainiketta, avautuu listan yläpuolelle suodattimia, joilla voidaan määrittää, millaisia rekrytointeja listanäkymässä näytetään. Klikattaessa painiketta uudestaan, suodattimet saadaan takaisin piiloon. Suodattimet ovat: Tila -suodatin tuo listalle valitussa tilassa olevat rekrytoinnit Yksikkö -suodatin tuo näytölle valittuun yksikköön tai sen alayksiköihin tehdyt rekrytoinnit Hakuaika -suodatin listaa näkymään sellaiset rekrytoinnit, joiden julkaisu alkaa ja päättyy suodattimeen annetulla aikavälillä. Page 10 of 72

11 Tehtäväalue -suodatin listaa näkymään sellaiset rekrytoinnit, joiden lupahakemukseen tai hallinnollisiin tietoihin on merkitty suodattimeen valittu tehtäväalue. Palvelussuhteen laji -suodatin listaa näkymään sellaiset rekrytoinnit, joiden lupahakemukseen tai hallinnollisiin tietoihin on merkitty suodattimeen valittu palvelussuhteen laji. Palvelussuhdetyyppi -suodatin listaa näkymään sellaiset rekrytoinnit, joiden lupahakemukseen tai hallinnollisiin tietoihin on merkitty suodattimeen valittu palvelussuhdetyyppi Rekrytoinnin julkaisu -suodattimella voidaan listausnäkymään valita VAIN sisäiset tai ulkoiset rekrytoinnit tai kaikki Rekrytoinnin tyyppi -suodattimella voidaan näkymään valita 1) kohdistetut rekrytoinnit, 2) Avoimeksi merkityt rekrytoinnit tai 3) Rekrytointipohjat. Näytä vai ulkoiset rekrytoinnit: Käyttäjä voi olla mukana rekrytoinneissa myös sellaisissa yksiköissä, joihin hän ei itse pysty luomaan rekrytointeja. Tällä suodattimella käyttäjä saa esiin tällaiset rekrytoinnit, eli jotka on sellaisissa yksiköissä, joihin hän ei itse pysty rekrytointeja luomaan, mutta joihin hänet on valittu vastuuhenkilöksi (esim. hakijoiden kommentoijaksi) Rekrytoinnin tilat ja tilasuodattimet Rekrytointi voi saada seuraavat tilat: Rekrytoinnin tila Selite Täyttölupaa ei vielä haettu Jos lupahakutoiminto on päällä ja lupahakuprosessia ei ole vielä käynnistetty eikä ohitettu tai se on keskeytetty Täyttöluvan haku meneillään Jos lupahakutoiminto on päällä ja lupahakuprosessi on käynnissä Täyttöluvan haku ohitettu, Odottaa julkaisua Täyttölupahakemus hyväksytty, Odottaa julkaisua Täyttölupahakemus hylätty Odottaa julkaisua Hakuaika menossa Hakemusten käsittely Valintaesitys tehty Hakija palkattu Jos lupahakutoiminto on päällä ja lupa on ohitettu JA mitään julkaisun alkupäivämäärää ei ole vielä asetettu TAI julkaisun päivämäärä on tulevaisuudessa Jos lupahakutoiminto on päällä ja lupa on saatu JA mitään julkaisun alkupäivämäärää ai ole vielä asetettu TAI julkaisun päivämäärä on tulevaisuudessa Jos lupahakutoiminto on päällä ja lupa on hylätty Jos lupahakutoiminto ei ole päällä JA mitään julkaisun alkupäivämäärää ai ole vielä asetettu TAI julkaisun päivämäärä on tulevaisuudessa Rekrytointi on julkaistu Julkaisun päättymispäivämäärä on menneisyydessä Rekrytoinnissa on yksikin valintaesitys tehty (mikäli valintaesitys poistetaan, niin tila muuttuu takaisin hakemusten käsittelyyn) Rekrytoinnissa on palkkaustoiminnolla yksikin hakija palkattu Täyttölupa umpeutunut Rekrytointiluvan voimassaoloaika on mennyt umpeen ja umpeenmenohetkellä valintaesitystä tai palkkausta ei ole tehty tai kampanjaa ei olla suljettu Suljettu (Ketään ei palkattu) Rekrytointi on suljettu ja ketään ei palkattu (tämä tieto annetaan, kun rekrytointi suljetaan) Suljettu (Hakija palkattu) Rekrytointi on suljettu ja joku on palkattu (tämä tieto annetaan, kun rekrytointi suljetaan) Rekrytoinnin tilasuodattimet ja niitä vastaavat tilat ovat: Suodatin Suodatinta vastaavat rekrytoinnin tilat Näytä aktiiviset rekrytoinnit (oletus) Täyttöluvan haku kesken Odottaa julkaisua Muut paitsi suljetut Täyttölupaa ei vielä haettu, Täyttöluvan haku meneillään Täyttölupahakemus hylätty Täyttöluvan haku ohitettu, Odottaa julkaisua Täyttölupahakemus hyväksytty, Odottaa julkaisua Odottaa julkaisua Page 11 of 72

12 Hakuaika menossa Hakemusten käsittely Täyttölupa umpeutunut Rekrytointi suljettu Rekrytointi arkistoitu Hakuaika menossa Hakemusten käsittely, Valintaesitys tehty, Hakija palkattu Täyttölupa umpeutunut Suljettu (Ketään ei palkattu), Suljettu (Hakija palkattu) Kahden vuoden kuluttua rekrytoinnin sulkemisesta rekrytointi arkistoidaan Listausnäkymän sarakkeiden valinta ja sarakkeiden selitteet Klikattaessa jakoavaimesta taulukon päälle avautuu näkymä, jossa kenttiä voi valita käyttöön tai pois käytöstä. Huomaathan, että mikäli käyttöön on valittu kaikki sarakkeet, ne eivät mahdu näytölle. Rekrytointilistausnäkymään on valittavissa seuraavat sarakkeet: Kentän nimi Työavain Rekrytoinnin nimi Tehtävänimike Työpaikkojen lukumäärä Rekrytoiva yksikkö Selite Järjestelmän antama ID, joka saatiin, kun rekrytointi luotiin järjestelmään Nimi, joka rekrytoinnille annettiin, kun rekrytointi luotiin järjestelmään. Nimi on järjestelmän sisäinen nimi ja ei näy esimerkiksi työnhakijalle. Tehtävänimike, joka kirjattiin rekrytoinnin hallinnollisiin tietoihin tai lupahakemukseen Lukumäärä, joka kirjattiin rekrytoinnin hallinnollisiin tietoihin tai lupahakemukseen Yksikkö, joka kirjattiin rekrytoinnin hallinnollisiin tietoihin tai lupahakemukseen Page 12 of 72

13 Rekrytoiva esimies Hakijamäärä Kelpoisuus määrittämättä Tila Sisäinen tila Julkinen tila Hakuaika alkaa / päättyy Täyttöluvan hakija Palvelussuhteen laji Esimies, joka kirjattiin rekrytoinnin hallinnollisiin tietoihin tai lupahakemukseen Rekrytointiin saapuneiden hakemusten määrä Sellaisten hakijoiden määrä, joille ei olla vielä tehty kelpoisuusluokitusta ollenkaan. Tämä sarake kertoo rekrytoinnin tilan. Tämä tila on järjestelmän automaattisesti antama tila. Rekrytoinnille jonkun käyttäjän toimesta manuaalisesti asetettu rekrytoinnin tila, joka näkyy järjestelmässä vain työnantajakäyttäjille. Sisäinen tila - vaihtoehdot ovat samat kuin ovat rekrytoinnin vaiheiden vaihtoehdot rekrytointisuunnitelmaa tehtäessä. Rekrytoinnille jonkun käyttäjän toimesta manuaalisesti asetettu rekrytoinnin tila, joka näkyy järjestelmässä myös työnhakijalle, työnhakijan oma työpöytä -näkymässä. Näyttää päivämäärät, jolloin rekrytointi on julkaistuna jossain julkaisupaikassa. Luvanhakija, joka kirjattiin rekrytoinnin lupahakemukseen Laji, joka kirjattiin rekrytoinnin hallinnollisiin tietoihin tai lupahakemukseen Palvelussuhteen tyyppi Tehtäväalue Paikkakunta Rekrytoinnin julkaisu Julkaisukanavat Rekrytoinnin tyyppi Vastuuhenkilö Tyyppi, joka kirjattiin rekrytoinnin hallinnollisiin tietoihin tai lupahakemukseen Tehtäväalue, joka kirjattiin rekrytoinnin hallinnollisiin tietoihin tai lupahakemukseen Kunta, joka kirjattiin rekrytoinnin hallinnollisiin tietoihin tai lupahakemukseen Järjestelmä hakee tähän arvon Sisäinen rekrytointi, mikäli rekrytointi on julkaistu VAIN sellaisessa julkaisupaikassa, joka asetuksissa on määritetty sisäiseksi julkaisupaikaksi. Kanavat, joka kirjattiin rekrytointisuunnitelmaan. Voi saada arvot: 1) Kohdistettu rekrytointi (=tavallinen rekrytointi), 2) Avoin rekrytointi (=Merkitty avoimeksi rekrytoinniksi), 3) Rekrytointipohja (=pohjaksi merkitty rekrytointi) Näytetään sen henkilön nimi, joka on klikannut tämän rekrytoinnin kohdalla Ota käsittelyyn -painiketta Oman listauksen tallentaminen Kun halutut suodatukset ja sarakevalinnat on tehty, voidaan joko 1) suorittaa haku, jolloin listanäkymään haetaan filttereitä vastaavat rekrytoinnit, 2) tallentaa haku omaksi listaukseksi etusivulle tai 3) sulkea filtterinäkymä. Jos haku tallennetaan omaksi listaukseksi, voidaan valita tallennetaanko sen olemassa olevan listauksen päälle vai kokonaan uutena listauksena. Page 13 of 72

14 2.2 Rekrytointien haku listausnäkymässä Rekrytointilistauksen yläpuolella on hakukenttä, johon voi kirjoittaa hakusanan tai sanan osan. Hakukenttä kohdistaa haun seuraaviin rekrytoinnin tietoihin: Rekrytoinnin ID Rekrytoinnin nimi Tehtävänimike Rekrytoiva yksikkö Rekrytoiva esimies Sisäinen tila Julkinen tila Luvanhakija Vastuuhenkilö Haku kohdistuu näihin kenttiin, vaikka ko. sarakkeet eivät olisikaan valittuina listausnäkymässä. 2.3 Listausnäkymän järjestäminen sarakeotsikon mukaisesti Rekrytointilistausnäkymää voidaan järjestää sarakeotsikon mukaisesti nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Tämä tapahtuu sarakeotsikkoa klikkaamalla. Kun sarakeotsikosta klikkaamalla lista on järjestetty, voidaan järjestystä muuttaa nousevaan tai laskevaan järjestykseen sarakeotsikon vieressä olevilla nuolipainikkeilla. - Aina kun taulukko sortataan sellaisen sarakkeen mukaan, jossa on tekstimuotoista sisältöä, järjestyy tämä a-ö järjestykseen ja jättää tyhjät kentät loppuun. Kun saraketta klikataan uudestaan järjestyy taulukko ö-a järjestykseen ja tyhjät arvot ovat edelleenkin lopussa - Kun taulukko sortataan päivämääräsarakkeen mukaan, tulee uusin päivämäärä aina ensin ja tyhjät arvot ovat lopussa. Kun tätä saraketta klikataan uudestaan, tulevat tyhjät arvot ensin ja suurin on viimeisenä. - Kun taulukko sortataan numerosarakkeen mukaan, tulee suurin arvo aina ensin ja tyhjät arvot ovat lopussa. Kun tätä saraketta klikataan uudestaan, tulevat tyhjät arvot ensin ja suurin on viimeisenä. - Rekrytointi- ja sijaisrekisterimodulin listauksien sorttaus pysyy muistissa istunnon ajan: eli jos sorttaat esim rekrytointitaulukon jonkin sarakkeen mukaan ja käyt välillä esim jossain toisessa moduulissa ohjelmistossa ja palaat takaisin rekrytointilistalle, niin lista on edelleen sortattuna sen mukaisesti, miten saman istunnon aikana sen viimeksi sorttasit Page 14 of 72

15 2.4 Olemassa olevan rekrytoinnin tietojen muokkaus ja hakemusten käsittely Rekrytointilistanäkymän alapalkissa olevalla Rekrytoinnin hallinta -painikkeella päästään katsomaan listalta valitun rekrytoinnin tietoja (lupahakemus, rekrytointisuunnitelma, hallinnolliset tiedot, työpaikkailmoitukset, hakulomake ja julkaisutiedot) sekä muokkaamaan niitä. Avaa (hakemukset) -painikkeella päästään käsittelemään listalta valittuun rekrytointiin tulleita hakemuksia. Saman toiminnon voi suorittaa tuplaklikkaamalla listalla olevaa rekrytointia. 2.5 Rekrytoinnin listanäkymän muut toiminnot Rekrytointilistausnäkymän alapuolella olevassa toimintopalkissa olevat toiminnot on kuvattu tässä kappaleessa. käyttöoikeusprofiilit vaikuttavat siihen, mitä toimintoja käyttäjällä näkyy Poista rekrytointi Tällä painikkeella voidaan listalta valittu rekrytointi poistaa kokonaan järjestelmästä. Rekrytointia ei voi poistaa, jos se sisältää hakijoita. Näin ollen mikäli jokin rekrytointi halutaan järjestelmästä poistaa, tulee ensin poistaa kaikki hakijat ko. rekrytoinnista Sulje rekrytointi Kun kaikki hakemukset on käsitelty (hakijat on merkitty joko hylätty tai palkattu -tilaan), voidaan rekrytointi sulkea. Sulkemisen yhteydessä voidaan tilastointia varten valita, että löytyikö suljettavaan rekrytointiin työntekijä vai ei. Suljettu rekrytointi ei näy rekrytointilistalla aktiivisten rekrytointien joukossa. Suljetun rekrytoinnin voi jälkeenpäin avata uudelleen hakijalistanäkymästä. Rekrytoinnin sulkeminen on aina tehtävä lopuksi, sillä hakijoiden tiedot poistetaan vain suljetuista rekrytoinneista. Joka yö järjestelmässä tehdään ajo, joka arkistoi rekrytoinnit, jotka on suljettu 2 vuotta aiemmin. Arkistoitujen rekrytointien KAIKKI hakijatiedot on poistettu, eli henkilötietoja ei säilytetä järjestelmässä tarpeettomasti. 2 vuoden säilytysaika perustuu 1 vuoden valitusaikaan syrjintälain perusteella Kopioi rekrytointi Tällä painikkeella pystyy luomaan uuden rekrytoinnin käyttäen vanhaa rekrytointia pohjana. Painikkeen painamisen jälkeen järjestelmä pyytää antamaan rekrytoinnille nimen, minkä jälkeen juuri luotu rekrytointi ilmestyy rekrytointilistalle. Tämän jälkeen päästään ko. rekrytoinnin tietoja muokkaamaa, tekemään työpaikkailmoituksia sekä julkaisemaan työpaikka Avaa Tällä painikkeella pystyy avaamaan hakijoiden tiedot katseltavaksi, kun laittaa ensin rastin haluamansa rekrytoinnin eteen Merkitse avoimeksi (ON/OFF) Mikäli rekrytointi merkitään avoimeksi rekrytoinniksi, ohjautuvat kaikki siihen rekrytointiin tulleet hakemukset avointen hakijoiden pooliin. Täältä poolista hakijoita voidaan etsiä erillisellä Hae avoimista hakijoista toiminnolla. Page 15 of 72

16 Rekrytointia ei tule merkitä avoimeksi rekrytoinniksi, jos on kyse normaalista kohdistetusta rekrytoinnista. Merkitään ainoastaan esim. Avoin hakemus XXX kuntaan -tyyppiset rekrytoinnit. Jos rekrytoinnin merkitsee epähuomiossa avoimeksi, toisen kerran painiketta klikkaamalla, saa sen takaisin kohdistetuksi rekrytoinniksi Uusi rekrytointipohja Tällä painikkeella luodaan järjestelmän uusi rekrytointipohja. Mikäli painiketta painettaessa oli rekrytointilistalta jokin rekrytointi valittuna, tulee valittuna olleen rekrytoinnin tiedot uuden rekrytointipohjan pohjaksi. Rekrytointipohja on jatkossa käytettävissä, kun luodaan uutta rekrytointia. Rekrytointipohjaksi merkittyä rekrytointia ei voi julkaista. Rekrytointipohjat saadaan näkyviin rekrytointilistalle erillisellä filtterillä, mikäli toimintoon on käyttöoikeus. Tämän kautta päästään myös muokkaamaan olemassa olevia rekrytointipohjia Ota käsittelyyn -toiminto Ota käsittelyyn -painikkeella käyttäjä voi merkitä listalta valitsemansa rekrytoinnin vastuuhenkilöksi itsensä. Rekrytointia EI pysty antamaan jollekin toiselle käsittelyyn ja rekrytoinnin pystyy merkitsemään itselleen, vaikka se olisi jo merkitty jollekin toiselle Julkinen ja sisäinen tila Näillä painikkeilla voidaan muuttaa rekrytoinnin tilaa manuaalisesti. Sisäinen tila näkyy vain järjestelmän sisällä rekrytointien listausnäkymässä. Julkinen tila näkyy myös työnhakijalle työnhakijan Oma työpöytä - näkymässä Asiakirjapohjat Asiakirjapohjat -painikkeella pystytään tulostamaan listalta valitun rekrytoinnin tietoja asiakirjapohjalle. Tallenna yhteen tiedostoon tarkoittaa, että mikäli tulostetaan asiakirjapohja, jossa on työnhakijoiden tietoja JA asiakirjapohja sisältää <&&&> -toistomerkin tulostetaan kaikkien hakijoiden tiedot yhteen dokumenttiin Hallinta Tällä painikkeella pystyy avaamaan rekrytoinnin tiedot katseltavaksi ja muokattavaksi, kun laittaa ensin rastin haluamansa rekrytoinnin eteen. 3 Hakemusten käsittely Hakemusten käsittelyosioon päästään rekrytointilistausnäkymästä tuplaklikkaamalla haluttua rekrytointia tai listan alapuolella olevalla Avaa -painikkeella. Hakemusten käsittelyosiossa pystytään: 1. näkemään rekrytointiin tulleet hakemukset hakijalistanäkymässä 2. nähdään rekrytointiin ja hakijoihin liittyvä viestintä kootusti 3. lisäämään hakijoita manuaalisesti rekrytointiin 4. näkemään yksittäisen hakijan tiedot 5. kommentoimaan hakemusta 6. tulostamaan hakijoiden tietoja perustulostustoiminnolla 7. tulostamaan/tallentamaan hakijoiden tietoja asiakirjapohjien avulla 8. muuttamaan hakijan tilaa rekrytoinnissa 9. muuttamaan hakijan soveltuvuutta rekrytoinnissa 10. muuttamaan hakijan kelpoisuutta rekrytoinnissa 11. lähettämään hakijoille viestejä 12. tekemään valintaesityksiä Page 16 of 72

17 13. palkkaamaan hakijoita 14. hylkäämään hakijoita 3.1 Hakemusten käsittelyosion yläpalkin sekä hakijataulukon toiminnot Lisää uusi hakija: Tällä toiminnolla pystytään lisäämään uusi hakija käsittelyssä olevaan rekrytointiin (jos mitään ei tapahdu kun klikkaat painiketta, tarkista että selaimen ponnahdusikkunat on sallittu) Lisää CV-pankista Tällä toiminnolla voidaan lisätä hakija avoimista hakemuksista käsittelyssä olevaan rekrytointiin. Uusi raportti: Tällä painikkeella pystytään ottamaan työnhakijaraportti tämän rekrytoinnin hakijoista Sisäinen ja julkinen tila: Näillä painikkeilla pystytään muuttamaan rekrytoinnin tilaa. HUOM. Muista että julkinen tila näkyy myös hakijalle Rekrytoinnin hallinta: Tällä siirrytään ko. rekrytoinnin hallintapuolelle, jossa voidaan tarkastella työpaikkailmoitusta jne. Kopio Exceliin: Tulosta: Päivitä: Jakoavain: Tällä painikkeella pystytään kopioimaan hakijataulukko esim. Exceliin Tällä painikkeella pystytään tekemään taulukon perustulostus Tällä painikkeella pystytään päivittämään taulukko Tällä painikkeella pystytään muokkaamaan taulukon sarakkeita 3.2 Hakijalistanäkymä Rekrytointilistauksesta siirrytään hakemusten käsittelyyn tuplaklikkaamalla haluttua rekrytointia. Lisäksi hakemusten käsittelyyn päästään, kun valitaan haluttu rekrytointi rastittamalla rekrytoinnin nimen edessä oleva valintaruutu ja klikkaamalla alareunan harmaasta toimintopalkista Avaa. Hakijalistanäkymästä kuva alla. Mikäli listalla on enemmän kuin 50 hakijaa, jakautuvat nämä eri näkymille ja tällöin hakijalistan yläpuolelle tulevat esim. linkit jne. Page 17 of 72

18 Hakijalistanäkymässä näytetään hakijoista tiettyjä tietoja (=listanäkymän sarakkeet) oletusarvoisesti. Listanäkymän sarakkeita käyttäjä pääsee halutessaan muokkaamaan listan yläpuolella oikealla olevasta jakoavaimesta. Jakoavainta klikattaessa avautuu listan yläpuolelle näkymä, jossa voi valita listalla näytettävät sarakkeet. Kun halutut sarakkeet on valittu, tallennetaan valinnat OK-painikkeella, minkä jälkeen sarakevalintanäkymän voi sulkea klikkaamalla jakoavainta uudestaan. Sarakevalinnat säilyvät, kunnes käyttäjä kirjautuu ulos järjestelmästä. Hakijalistanäkymään saadaan myös rekrytoinnin tietoja näkyviin. Nämä saa esiin Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot palkin takaa. Tietoja pystyy käyttäjäkohtaisesti valitsemaan päälle ja pois päältä, tehdyt valinnat eivät siis vaikuta muiden käyttäjien näkymiin. HUOM! Kun työnhakijaraportin lopputulosnäkymä kopioidaan Exceliin, kopioituvat taulukkoon myös tässä kohdassa valitut rekrytoinnin tiedot. Page 18 of 72

19 Mikäli työnhakija on muokannut hakemustaan sen jälkeen, kun työnantaja on käsitellyt sitä. Työnhakija voi edelleenkin muokata hakemustaan vain hakuajan puitteissa. Työnantajan muokkauksella tarkoitetaan, että työnantaja on tehnyt jotain toimenpiteitä hakemukselle, esim muuttanut tiloja tai luokituksia. Hakemus, jota hakija on muokannut, näkyy hakijalistalla punaisella huutomerkillä merkittynä. Tästä kuva alla. Kun työnantaja/rekrytoija tekee uudestaan jonkin toiminnon hakijalle, poistuu ko merkintä hakijan tiedoista. 3.3 Rekrytoinnin viesti- ja tapahtumalogit Hakijalistanäkymästä löytyvät kolme muuta välilehteä: 1) Rekrytoinnin tapahtumalogi 2) Hakijoiden tapahtumalogi 3) Valintaesitykset Rekrytoinnin tapahtumalogi Rekrytoinnin tapahtumalogi -näkymään järjestelmä kirjaa automaattisesti tiettyjä, rekrytointiin liittyviä tapahtumia, kuten esimerkiksi kun rekrytoinnissa palkataan työnhakija palkkaustoiminnolla. Lisäksi käyttäjä pystyy lisäämään rekrytoinnin tapahtumalogiin kommentteja. Tällaiset kommentit eivät tavallisesti liity mitenkään erikseen johonkin hakijaan, vaan nimenomaan rekrytointiin. Hakijoihin liittyvät kommentit annetaan hakijan CV-näkymässä Hakijoiden tapahtumalogi Hakijoiden tapahtumalogi -näkymään järjestelmä kirjaa automaattisesti kaikki hakijoihin kohdistuneet kommentit, lähetetyt viestit, tehdyt tila- ja luokitusmuutokset jne. Hakijoiden tapahtumalogissa ne kaikki ovat nähtävillä yhdessä näkymässä. Näkymästä voi esimerkiksi tarkista, onko jokin viesti lähetetty jollekin hakijalle jne. Hakijoiden tapahtumalogiin käyttäjä ei itse pysty lisäämään kommentteja. Hakijoiden tapahtumalogi -näkymää voidaan filtteröidä login yläpuolella olevasta valikosta siten, että listalla näytetään vain jokaiselle hakijalle viimeksi kirjaantunut tapahtuma tai sitten kaikki tapahtumat Valintaesitykset Valintaesitykset-näkymässä näkyvät kyseisessä rekrytoinnissa tehdyt valintaesitykset. Page 19 of 72

20 3.4 Hakijan lisääminen manuaalisesti rekrytointiin Jos hakija on toimittanut hakemuksensa muutoin kuin Kuntarekryn kautta, onnistuu hänen hakemuksensa lisääminen manuaalisesti rekrytointiin yläpalkin Lisää uusi hakija toiminnolla. Tästä klikkaamalla avautuu sama hakulomake, jonka muutkin hakijat ovat täyttäneet. Kun hakulomake on työnantajakäyttäjän toimesta täytetty ja klikataan Lähetä hakemus -linkkiä, pyytää järjestelmä antamaan hakupäivän. Tällä päivällä tarkoitetaan sitä päivää ja kellonaikaa, jolloin hakemus on oikeasti saapunut. Jos koko hakemusta ei ehdi syöttämään yhdellä kerralla (esim. työkokemustietoja), täytä ensin kaikki hakulomakkeen pakolliset tiedot ja lähetä hakemus. Hakemusta pääsee sitten muokkaamaan ja täydentämään uudelleen. Monesti voikin olla hyvä ensin täyttää vain pakolliset tiedot, lähettää hakemus ja mennä sitten muokkaamaan tietoja, niin mahdollinen verkkoyhteyden katkeaminen ei hävitä kaikkia jo täytettyjä tietoja. 3.5 Hakemuksen nostaminen toiseen kohdistettuun rekrytointiin Mikäli hakija on antanut hakulomakkeella luvan käyttää hakemusta myös muissa rekrytoinneissa tai jos hakemus on lisätty manuaalisesti, voidaan tällainen hakemus nostaa mukaan myös johonkin toiseen rekrytointiin. Tämä tapahtuu hakijan CV-tietonäkymän yläpalkissa olevalla painikkeella lisää CV-pankista. Käyttäjä voi nostaa hakemuksen sellaisiin rekrytointeihin, jotka hänellä on oikeus järjestelmässä nähdä. 3.6 Hakijan tiedot CV-näkymässä Hakijan CV-näkymään päästään tuplaklikkaamalla haluttua hakijaa tai vaihtoehtoisesti klikkaamalla hakijan edessä olevaan valintaruutuun rasti ja valitsemalla alareunan harmaasta toimintopalkista Hakemuksen tiedot. Alla kuva CV-näkymästä. Page 20 of 72

21 CV-näkymä koostuu kahdesta välilehdestä: 1) CV-tiedot, 2) Muut hakemukset CV-tiedot Ulkoasultaan CV-näkymä mukailee hakijaportaalin ulkoasua. CV-näkymän yläosassa on aina paikka hakijan kuvalle sekä hakijan viimeisin työkokemus ja tutkinto sekä hakijasta Muistiinpano toiminnolla kirjattu muistiinpano. Hakijan tila- ja luokitustiedot löytyvät näkymän oikeasta yläkulmasta ja kommenttipalsta on vanhalla paikallaan näkymän oikeassa reunassa. Järjestelmässä olevat CV-näkymät poikkeavat hieman toisistaan, mikäli katsotaan sijaisen CV:tä, avoimen hakemuksen CV:tä tai kohdistetun rekrytoinnin CV:tä. Peruslinjat näissä näkymissä ovat kuitenkin samanlaiset Hakijan työkokemuksien merkitseminen oleelliseksi/opettajakokemukseksi Kohdistetun rekrytoinnin CV-näkymässä pystytään merkitsemään hakijan työkokemuksia oleellisiksi kokemuksiksi tai opettajakokemuksiksi, riittää, että merkitsee rastin esim Oleellinen työkokemus kohtaan. Järjestelmä tallentaa merkinnän ilman erillistä tallennusta. Opettajakokemus- ja oleellinen kokemus -luokituksia pystytään hyödyntämään työnhakijaraporteissa sekä asiakirja-/tulostuspohjissa. Asiakirjapohjiin voidaan tagittaa esimerkiksi kaikki ne työkokemukset, jotka rekrytoija on merkinnyt opettajakokemuksiksi, jolloin tulosteelle saadaan oma kohta: Opettajakokemukset tai työnhakijaraporteilla voidaan esimerkiksi tehdä haku: etsi hakijat, joilla löytyy oleelliseksi merkityistä työkokemuksista tehtävänimike Muut hakemukset Muut rekrytoinnit listalla näytetään ne muut rekrytoinnit, joihin hakija on hakenut ja joihin käyttäjällä on oikeus. Hakijan hakemusta näissä muissa rekrytoinneissa pääsee lukemaan klikkaamalla rekrytoinnin työavainta. Hakijan kelpoisuutta ja soveltuvuutta pystyy muuttamaan klikkaamalla sarakkeen linkkiä halutun rekrytoinnin kohdalla. Tämä on hyvä toiminto esim. opettajarekrytoinneissa, joissa sama hakija on voinut hakea useampaa opettajanpaikkaa. Page 21 of 72

22 3.7 Hakemuksen kommentointi Hakemuksia voidaan kommentoida kommenttipalstalla, joka on oletusarvoisesti näkyvillä jokaisen näkymän oikeassa reunassa. Palstalla näytetään oletuksena viisi viimeisintä kirjoitettua kommenttia. Klikkaamalla Kaikki, näytetään palstalla kaikki hakijaan liittyvät kommentit sekä myös hakijalle lähetetyt viestit, tila- ja luokitusmuutokset jne. Uusi kommentti lisätään klikkaamalla kommenttipalstan Lisää uusi kommentti -painiketta, jonka jälkeen avautuvaan kenttään voidaan kirjoittaa haluttu kommentti sekä liittää tarvittaessa liitetiedosto. Page 22 of 72

23 Kommentin tallentamisen jälkeen kommenttipalstalla näkyy kirjoitettu kommentti ja sen kirjoittaja ja jos kommenttiin on liitetty liitetiedosto, näkyy myös tämä kommentissa. Liitetiedoston saa auki klikkaamalla sen nimeä. Kommenttipalstalle kirjautuvat myös hakijaan kohdistuvat tila ja luokitusmuutokset sekä lähetetyt viestit. Mikäli kommentti on erittäin pitkä, se ei näy palstalla kokonaan vaan tällaisissa tapauksissa kommentin kohdalla on Näytä koko kommentti -linkki, josta koko kommentin saa näkyviin. Kommenttia pystyy muokkaamaan tai poistamaan, mikäli käyttöoikeudet sallivat. Muokkaus tapahtuu kommentin kohdalla olevasta kynäpainikkeesta ja poistaminen tapahtuu punaisesta rastipainikkeesta. Hakijasta annetut kommentit ovat rekrytointikohtaisia. Tällä tarkoitetaan, että jos sama hakija on mukana kahdessa rekrytoinnissa, hänestä rekrytoinnissa A kirjoitetut kommentit eivät näy rekrytoinnissa B hakemusten käsittelijöille. 3.8 Siirtyminen hakemukselta seuraavalle CV-näkymässä Hakijan CV-tietonäkymä yläosassa hakijan nimen kanssa samalla rivillä olevilla nuolilla pystytään siirtymään edelliselle tai seuraavalle hakemukselle. Edellinen tai seuraava hakemus määräytyvät sen hakijalistan mukaisesti, josta CV-tietonäkymään siirryttiin. 3.9 Hakemukseen kohdistettavat toimenpiteet Seuraavia toimenpiteitä pystytään tekemään sekä yksittäin hakijalle tai monelle hakijalle yhtäaikaisesti. 1. Tee muistiinpano (tämä muistiinpano näkyy myös hakijalistauksessa) 2. Lähetä viesti (sähköposti- tai tekstiviesti) 3. Soveltuvuus 4. Kelpoisuus 5. Tila (rekrytoinnin lopuksi tehtävä hylkäys ja palkkaus tehdään tästä painikkeesta) 6. Valintaesitys (voi tehdä vain yhdelle hakijalle kerrallaan) 7. Siirrä työntekijäksi (luodaan hakijalle käyttäjätunnus Kuntarekryyn) 8. Tulosta (tulostaa hakemuksen kokonaisuudessaan) 9. Asiakirjapohjat (tulostaa asiakirjapohjalle valitut tiedot hakemuksesta) 10. Muokkaa CV-tietoja (pääkäyttäjän oikeuksilla voi muokata esim. hakijan yhteystietoja tai työkokemuksia) Mikäli yllä kuvattuja toimintoja halutaan tehdä monelle hakijalle yhtä aikaa, tulee toiminto tehdä hakijalistanäkymässä. Tällöin valitaan listalta halutut hakijat merkitsemällä rasti hakijan nimen edessä olevaan ruutuun ja tämän jälkeen valitaan haluttu toiminto näkymän alaosan harmaasta toimintopalkista. Mikäli toimintoja halutaan tehdä vain yhdelle hakijalle, voidaan toiminto tehdä listausnäkymässä valitsemalla ruksilla vain yksi hakija ja tämän jälkeen suorittamalla haluttu toiminto. Toiminnot voidaan tehdä myös Page 23 of 72

24 hakijan CV-tietonäkymässä. CV-tietonäkymässä kyseisten toimintojen painikkeet löytyvät näkymän yläosan harmaasta toimintopalkista Tee muistiinpano Muistiinpano tehdään hakijalistanäkymässä valitsemalla halutut hakijat listalta ja valitsemalla Tee muistiinpano toiminto alatoimintopalkista. CV-näkymässä vastaava toiminto on ylätoimintopalkissa ja siellä toiminto kohdistuu aina vain siihen hakijaan, jonka CV-tietoja ollaan tarkistelemassa. Muistiinpanon voivat tehdä kaikki käyttäjät, jotka pääsevät ko rekrytoinnin hakijoita tarkastelemaan. Muistiinpano näkyy hakijalistalla omana sarakkeenaan (kuva alla). CV-näkymässä muistiinpano näkyy hakemuksen yläosassa (kuva alla). Page 24 of 72

25 3.9.2 Lähetä viesti Hakijoille voi lähettää sähköpostiviestin tai tekstiviestin. Tässä nähdään kenelle viesti on lähdössä ja samalla valitaan onko viestin tyyppi sähköposti vai tekstiviesti Sähköpostiviestin lähettäminen Kun lähetetään sähköpostia, muutetaan kenttiin tarvittaessa lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite. Nämä näkyvät vastaanottajan sähköpostissa lähettäjän tietoina. Järjestelmä ehdottaa lähettäjäksi sisäänkirjautunutta käyttäjää. Lisäksi kirjoitetaan sähköpostiviestin otsikko. Viestin tekstin voi kirjoittaa vapaasti tai käyttää ennalta luotua viestipohjaa. Mikäli käytetään viestipohjaa, tulee merkitä rasti kohtaan käytä viestipohjaa ja valita viestipohja viereisestä valikosta. Kun viestipohja on valittu, tulee se näkyviin isoon viestikenttään valikon alapuolelle, jossa viestiä voi vielä muokata ennen lähettämistä. Viestipohjista kerrotaan tarkemmin Hallintomoduulin oppaassa. Mikäli viesti halutaan kirjoittaa puhtaalta pöydältä, ei valita alasvetovalikosta viestipohjaa, vaan kirjoitetaan viesti suoraan viestikenttään. Viestiin voidaan liittää myös enintään 5 liitetiedostoa (max. koko 1 Mt/liite) viestikentän alapuolella olevalla Lisää liitetiedosto -painikkeella. Kun viesti on kirjoitettu, se lähetetään Lähetä viesti(t) -painikkeella. HUOM! viesti lähtee välittömästi painikkeen painamisen jälkeen. Lähetyksen jälkeen järjestelmä kertoo, onnistuiko viestien lähettäminen Tekstiviestin lähettäminen Page 25 of 72

26 Tekstiviestin sisältö kirjoitetaan kenttään. Laita viestiin myös omat yhteystietosi (nimi ja puhnro) koska viesti lähtee Kuntarekryn yleisestä puhelinnumerosta, eikä omasta puhelinnumerostasi. Tekstiviesti lähtee hakijalle kun klikkaat Lähetä viesti(t) painiketta Hakijan soveltuvuuden muuttaminen Hakijan soveltuvuus on organisaatiokohtainen määritys siitä, miten soveltuva hakija on tehtävään. Soveltuvuusasteikon rakentamiseksi ei juuri vinkkejä ole annettavana: eri organisaatiot käyttävät tätä hyvin eri tavoilla. Joku esimerkiksi käyttää +++, ++, + -asteikkoa, joku Erinomainen Tyydyttävä -asteikkoa jne. Organisaation pääkäyttäjä pääsee asetuksista tekemään asteikon, tai asteikon muutosta voi pyytää Kuntarekryn asiakastuesta. Kun muistetaan, että hakijan kelpoisuudesta on oma luokitus olemassa, niin soveltuvuusluokitusta voidaan käyttää hyvin vapaamuotoisesti hakijoita luokittelevana tekijänä. Jotkut käyttävät soveltuvuutta esim. viestiessään toiselle hakemusten lukijalle käsityksensä hakijan soveltuvuudesta haettavaan tehtävään.. Soveltuvuus muutetaan valitsemalla haluttu hakija hakijalistalta ja tämän jälkeen Soveltuvuus -painike näkymän alaosasta, tai CV-näkymässä ylärivin painike. Tästä avautuu erillinen ikkuna, jossa soveltuvuusluokitus tehdään. Page 26 of 72

27 3.9.4 Hakijan kelpoisuuden muuttaminen Hakijan kelpoisuus on järjestelmäkohtainen määritys siitä, onko hakija kelpoinen tehtävään. Mikäli kelpoisuusluokitusvaihtoehtoihin halutaan muutoksia, voi näitä ehdottaa Kuntarekryn asiakastuelle. Kelpoisuus valitaan valitsemalla haluttu hakija hakijalistalta ja tämän jälkeen Kelpoisuus -painike näkymän alaosasta tai CV-näkymässä ylärivin painike. Tästä avautuu erillinen ikkuna, jossa kelpoisuusluokitus tehdään Hakijan tilan muuttaminen Hakijalle voidaan merkitä tila rekrytoinnissa. Tiloilla tarkoitetaan esimerkiksi haastatellaan, haastateltu, valitaan, ei valita -tiloja, jotka kertovat, missä vaiheessa rekrytointiprosessia hakija kullakin hetkellä on. Tilan muuttaminen tapahtuu siten, että valitaan ensin hakijalistalta haluttu hakija/halutut hakijat ja klikataan alapalkissa olevaa Tila painiketta, tai CV-näkymän ylärivin painiketta, jolloin avautuu alla oleva ikkuna. Page 27 of 72

28 Ikkunasta näkyy, kenen tilaa ollaan muuttamassa ja alasvetovalikosta voidaan valita haluttu tila. Muutos vahvistetaan OK-painikkeella. Rekrytoinnin lopuksi, jokainen hakija tulee merkitä tilaan Hylätty tai Palkattu tässä valikossa alimmaisena olevista vaihtoehdoista. Rekrytoinnin sulkeminen ei onnistu, jos tiloja ei ole merkitty jokaiselle hakijalle Valintaesityksen tekeminen Hakijasta voidaan tehdä valintaesitys. Valintaesitys tehdään yksi hakija kerrallaan, mutta valintaesityksen voi tehdä useammasta hakijasta. Valintaesityksen tekeminen tapahtuu siten, että valitaan haluttu hakija listalta (tai tehdään toiminto CV-tietonäkymässä) ja painetaan näkymän alaosan Valintaesitys -painiketta. Painike on näkyvissä ainoastaan silloin, jos valintaesitys -toiminto on otettu käyttöön rekrytointimoduulin asetuksissa. Klikattaessa valintaesitys -painiketta, avautuu alla oleva näkymä. Valintaesityksen kenttiin kirjoitetaan vapaamuotoisesti tietoja. Valintaesityksen tietojen ja esimerkiksi Rekrytoinnin hallinnollisten tietojen ja valintaesityksen välillä ei ole automatiikkaa, vaan valintaesitykseen tiedot aina kirjoitetaan itse. Alla on kuvattu miten näitä tietokenttiä on suunniteltu käytettävän. Jokainen organisaatio voi ohjeistaa tietokenttien käytön haluamallaan tavalla. Valintajärjestys Page 28 of 72

29 Tämä on organisaatiokohtaisesti määritettävä valintavaihtoehtokenttä (pääkäyttäjän oikeuksilla voi muokata). Valintavaihtoehdot määritetään rekrytointimoduulin asetuksissa kohdassa Valintaesitys. Tätä tietokenttää on suunniteltu käytettävän kertomaan kuka hakija on ensisijainen valinta ja kuka toissijainen valinta. Esimerkki valintavaihtoehdoista alla. Kelpoinen Tähän merkitään rasti, mikäli hakija on kelpoinen tehtävään. Valinnan perustelut Tähän kirjoitetaan vapaamuotoisesti valinnan perustelut Epäpätevyysalennus Tähän kirjoitetaan tietoa epäpätevyysalennuksesta, mikäli hakija ei ole kelpoinen Ehdollinen valinta Tähän merkitään rasti, mikäli valinta on ehdollinen, eli hakijan on ennen lopullista päätöstä esimerkiksi esitettävä joitain todistuksia tai antaa muita selvityksiä. Ehdollisuuden selite Tähän kirjoitetaan vapaamuotoisesti tietoa valinnan ehdollisuudesta. Voimassa olevat todistukset Tähän valitaan, mitä todistuksia hakijan tulee esittää ennen lopullista päätöstä, mikäli todistusten esittäminen oli ehdollisuuden peruste. Muut tarvittavat toimet ennen päätöstä Tähän voidaan vapaamuotoisesti kirjoittaa, mitä muita toimia hakijan täytyy tehdä ennen lopullista päätöstä. Ehdollisuuden kriteerit täytetty Tähän merkitään päivämäärä, johon mennessä ehdollisuuden kriteerit tulee olla täytetty: esimerkiksi vaaditut todistukset esitetty. Palkka Tähän kirjoitetaan palkasta tai palkkauksesta tietoa. Koeaika Tähän kirjoitetaan koeajasta tietoa. Työsuhteen kesto Tähän merkitään päivämäärä, jolloin työsuhde alkaa ja mikäli työsuhde on määräaikainen, merkitään tähän myös suunniteltu päättymispäivä. Määräaikaisuuden peruste Tähän kirjoitetaan perustelu määräaikaisuudelle Hakijan siirtäminen työntekijäksi Page 29 of 72

30 Jos palkatulle työntekijälle halutaan tehdä heti tunnus Kuntarekryyn, voi sen tehdä Siirrä työntekijäksi - painikkeesta. Täytetään tarvittavat tiedot (käyttäjätunnus, salasana, etunimi, sukunimi, yksikkö, käyttöoikeustaso sekä sähköpostiosoite) ja tallennetaan tiedot OK-painikkeesta. Toiminto ei lähetä automaattisesti tietoa henkilölle, eli hänelle on laitettava tieto käyttäjätunnuksista Hakijan tietojen tulostaminen perustulostustoiminnolla Perustulostustoiminto tulostaa hakijan tiedot sellaisena, kun ne näytöllä ovat. Tämä toiminto on käyttökelpoinen silloin, kun esimerkiksi täytyy saada kaikki hakijan tiedot paperille. Hakijalistaukselta valitaan ruksilla halutut hakijat (tai yksittäiseltä hakemukselta voidaan suoraan klikata Tulosta -painiketta) ja sen jälkeen klikataan Tulosta -painiketta joka tuo näkyviin esikatselun. Siitä tulee vielä valita Tulosta Hakijan tietojen tulostaminen/tallentaminen asiakirjapohjien avulla Tämä toiminto hyödyntää järjestelmään organisaatiokohtaisesti tehtyjä asiakirjapohjia. Asiakirjapohjiin voidaan tehdä esimerkiksi asetteluja ja muotoiluja organisaation haluamalla tavalla (fontit, värit, kuvat, valitut tiedot hakemukselta). Asiakirjapohjien laatiminen on kuvattu tarkemmin Hallintomoduulin omassa käyttöoppaassa ja siitä on tehty video-opaste: Hakijalistaukselta valitaan ruksilla halutut hakijat (tai yksittäiseltä hakemukselta voidaan suoraan klikata Asiakirjapohjat -painiketta) ja sen jälkeen klikataan Asiakirjapohjat -painiketta ja valitaan alasvetovalikosta haluttu asiakirjapohja. Sen jälkeen klikataan Tallenna yhteen tiedostoon ja sitten Word- tai muu tekstinkäsittelyohjelma lähtee avaamaan tiedostoa Hakijan CV-tietojen muokkaaminen Pääkäyttäjän oikeuksilla on mahdollista muokata hakijan hakulomakkeelle syöttämiä tietoja. Tätä voi hyödyntää jos hakija on esim. merkinnyt työkokemuksen vuoden väärin ja hänellä näyttäisi olevan 300 Page 30 of 72

31 vuotta työkokemusta. Hakijan kanssa tulee sopia hänen tietojensa muokkaamisesta, eikä muokkaamista ole syytä tehdä kevyin perustein Työnhakijaraportit Yleistä Työnhakijaraportit otetaan rekrytointikohtaisesti. Raportin tekeminen aloitetaan hakijalistanäkymästä, yläosan toimintopalkin Uusi raportti -painikkeella. Raportin lopputuloksissa nähdään kriteerit täyttävien hakijoiden lista. Tätä toimintoa voi hyödyntää kun haluaa saada esiin hakijoita jotka täyttävät valintakriteerit tai sitten yhteenvetolistauksena kaikista hakijoista. Valittaessa hakijalistanäkymästä Uusi raportti, avautuu alla oleva näkymä. Page 31 of 72

32 Tässä näkymässä pystyy valitsemaan järjestelmään jo tallennetun hakupohjan tai antamaan haluamansa hakukriteerit. Lisäksi raporttia tehtäessä valitaan lopputulosnäkymän kentät, eli mitä tietoja kriteereitä vastaavista hakijoista raportilla näytetään. Kun kriteerit ja lopputulos näkymän kentät on rukseilla valittu, klikataan vasemmasta alareunasta Aja raportti, niin järjestelmä tuo raportin tuloksen näkyville Hakukriteereiden määrittäminen Hakuehdot -kohtaan määritetään hakuehdot, joilla hakijoita halutaan etsiä. Hakuehtoja voi lisätä joko valitsemalla tallennetun raporttipohjan tai valitsemalla halutut kentät ehdoiksi Valitse hakukriteerit - ja Lisää hakuehto -painikkeilla. Klikattaessa Valitse hakukriteerit -painiketta avautuu lista tietokentistä, joita tässä kyseisessä rekrytoinnissa on valittu hakulomakkeille. Lisäksi hakuehtoina voidaan käyttää hakemuksen jättö- tai muokkauspäivämäärää, hakijan tilaa, kelpoisuutta ja soveltuvuutta. Kenttälistalta valitaan halutut tietokentät hakuehdoiksi. Vastaavasti Lisää hakuehto -painikkeella avautuu muutoin sama hakulomakkeen kenttälista, mutta siitä voi valita saman kentän useamman kerran hakuehdoksi. Esim. halutaan löytää hakijat, joilla on osaamisena sekä ensiapu että Effica, tällöin valitaan osaamiset -kenttä kaksi kertaa hakuehdoksi ja valitaan toiseen kenttään ensiapu ja toiseen Effica. Tällöin hakijat, jotka täyttävät kaikki eri kentissä olevat hakuehdot, tulevat listalle. Alla olevassa kuvassa on esimerkinomaisesti valittu muutama tietokenttä. Page 32 of 72

33 Tämän jälkeen valittuihin tietokenttiin voidaan asettaa haluttu hakukriteeri. Tästä esimerkki alla. Hakukriteereitä voidaan poistaa klikkaamalla kriteerin oikealla puolella olevaa punaista rastia. Mikäli yhteen tietokenttään valitaan useampi vaihtoehto, tarkoittaa tämä haun logiikassa, että haetaan hakijoita TAI ehdolla. Eli esimerkiksi yllä olevassa esimerkissä hakijan kelpoisuuskenttään on valittu hakukriteereiksi Kelpoinen ja Pätevä ei-kelpoisena. Tämä tarkoittaa, että etsitään hakijoita, jotka ovat JOKO merkitty kelpoiseksi TAI Päteväksi ei-kelpoisena Lopputuloskenttien valinta ja haun suorittaminen Kun halutut hakukriteerit on annettu, valitaan lopputuloksen kentät. Tämä tehdään samassa näkymässä missä hakukriteeritkin asetetaan. Page 33 of 72

34 Huomaathan, että hakukriteereiksi valitut kentät menevät automaattisesti myös raportin lopputuloskentiksi. Nämä saadaan haluttaessa pois klikkaamalla kentän vieressä olevaa punaista rastia. Alla olevasta valitse kentät -painikkeesta voidaan valita lisää tietokenttiä raportille. Page 34 of 72

35 Kun halutut kentät on valittu, voidaan suorittaa haku raportti-ikkunan alalaidassa olevalla Aja raportti - painikkeella Lopputulosnäkymä Lopputulosnäkymänä saadaan samankaltainen hakijalista, kuin tavallinen rekrytoinnin hakijalista sillä erolla, että listalla on hakukriteerit täyttävät hakijat ja valitut tiedot heistä. Hakijoihin voidaan myös tehdä samoja toimenpiteitä, kuin hakijalistalla. Lisäksi lopputulosnäkymästä voidaan siirtyä hakijan CV-tietoihin tuplaklikkaamalla hakijan nimeä. Raportin lopputulosnäkymässä oltaessa hakijalistan yläpuolella näkyy HUOM! Hakijalista on suodatettu raportin avulla teksti sekä linkit: Näytä kaikki hakijat sekä Palaa hakuehtoihin. Mikäli klikataan Näytä kaikki hakijat, palataan takaisin normaaliin hakijalistanäkymään. Mikäli puolestaan klikataan Palaa hakuehtoihin, tulee näkyviin äsken määritetyt hakuehdot, jossa niitä voidaan muokata ja esim. ajaa raportti uudestaan Raporttipohjan tallentaminen Määritysikkunassa annetut hakukriteerit ja lopputuloskentät voidaan tallentaa raporttipohjaksi. Tämä tapahtuu määritysnäkymän alaosassa olevalla Tallenna hakuehdot painikkeella. Tästä painikkeesta avautuu alla oleva näkymä. Page 35 of 72

36 Raporttipohjalle tulee antaa nimi kohtaan Tallennetun haun nimi Lisäksi valitaan raporttipohjan näkyvyys: o Käytettävissä henkilökohtaisesti (Näkyy vain itselle tässä rekrytoinnissa). o Käytettävissä tässä rekrytoinnissa (Näkyy kaikille, jotka pääsevät lukemaan tämän rekrytoinnin hakemuksia) o Valitse yksiköt/henkilöt (Näiden avulla pystytään valitsemaan keille kaikille ko. raporttipohja järjestelmässä näkyy kaikissa rekrytoinneissa, mikäli valitaan yksikkö, näkyy raporttipohja kaikissa rekrytoinneissa, kaikille henkilöille valitussa yksikössä ja sen alayksikössä) Raportti, joka tuo kaikki hakijat Tallennettu raporttipohja vaatii, että jokin hakukriteeri on annettu. Kun halutaan tallettaa nimellä raportti, joka tuo tietoja rekrytoinnin kaikista työhakemuksista, annetaan hakukriteeriksi sellainen tieto, joka ei rajaa ketään hakijaa pois. Tällaisena kaikkiin hakijoihin sopivana hakukriteerinä kannattaa käyttää hakupäivää. Valitaan hakukriteeriksi siis Haku pvm, ja valitaan siihen ensimmäiseksi päivämääräksi (mistä lähtien tulleet hakemukset) riittävän kaukana menneisyydessä oleva päivämäärä, jonka jälkeen kaikki hakemukset ovat varmasti tulleet. Toinen päivämääräkenttä (mihin mennessä jätetyt hakemukset) jätetään tyhjäksi Työnhakijavahti Kun rekrytoinnin hakijaraportti tallennetaan, ja valitaan vaihtoehto Käytettävissä tässä rekrytoinnissa, voidaan hakuun määritellä hakuvahti. Vahtii toimii siten, että kun työnhakija jättää hakemuksen ko. rekrytointiin, järjestelmä tarkistaa, täyttääkö työnhakija asetetun vahdin ehtoja, ja jos täyttää, hakuvahti ilmoittaa siitä vahdin tallentajalle. Tallennettu haku näkyy kaikille, jotka pääsevät lukemaan ko. rekrytoinnin hakemuksia ja he voivat määritellä siihen myös oman hakuvahdin. Hakuvahdin saa käyttöön, kun valitsee Valitse tallennetun haun nimi - alasvetovalikosta ko. haun, jolloin Käytä työnhakijavahtina -valintaruutu tulee esiin. Kun laittaa ruutuun rastin, hakuvahti aktivoituu päälle. Hakuvahdin saa pois päältä poistamalla rasti samaisesta paikasta, jolloin ohjelma kysyy vielä varmistusta toimenpiteelle Tallennetun raporttipohjan näkyminen Tallennetut raporttipohjat näkyvät hakijalistan yläpuolella olevassa valikossa Avaa tallennettu raportti. Valitsemalla raporttipohja tästä valikosta siirrytään suoraan raportin lopputulosnäkymään. Tämän avulla hakijaraporttipohjia pystytään käyttämään myös ikään kuin suodattimina, joilla hakijalistaa voidaan nopeasti suodattaa. Page 36 of 72

37 4 Rekrytoinnin luonti ja julkaisu sekä rekrytoinnin hallinta 4.1 Uuden rekrytoinnin luominen Uuden rekrytoinnin luominen aloitetaan rekrytoinnin etusivunäkymästä, josta sen voi luoda kahdella tavalla. 1. Kokonaan uusi rekrytointi 2. Uusi rekrytointi käyttäen rekrytointipohjaa Lisäksi rekrytoinnin voi luoda rekrytointilistanäkymästä kopioimalla olemassa olevan rekrytoinnin Kokonaan uusi rekrytointi tyhjältä pöydältä tai rekrytointipohjaa hyödyntäen Valittaessa etusivulta Luo uusi rekrytointi, avautuu uuden rekrytoinnin luonti-ikkuna. Uudelle rekrytoinnille annetaan nimi. Tässä annettava nimi on rekrytoinnin nimi järjestelmässä, eikä nimi näy työnhakijoille missään vaiheessa. Järjestelmässä rekrytoinnin nimi näkyy esimerkiksi listausnäkymissä ja muissa vastaavissa paikoissa, joissa rekrytointeja tulee valita listalta, muiden rekrytointien joukosta. On hyvä, että rekrytoinnin nimi noudattaa jotain organisaatiossa sovittua logiikkaa, esim. tehtävä, yksikkö, ajankohta eli esim. Sairaanhoitaja, Kissankulman terveyskeskus, 05/05. Kun käytetään jotain hieman informatiivisempaa nimeämislogiikkaa, tunnistamme rekrytoinnin paremmin sen nimestä vielä myöhemminkin. Alla kuva rekrytoinnin luonti-ikkunasta. Ikkunassa pyydetään myös Toimialavalinta, mikäli organisaatiolla on käytössä oma työavain -toiminnallisuus. Valinta vaikuttaa työavaimeen sekä siihen, mitä yksiköitä voidaan valita rekrytoivaksi yksiköksi lupahakemuksessa tai rekrytoinnin hallinnollisissa tiedoissa. Kolmas valittavissa oleva asia rekrytoinnin luonti-ikkunassa on rekrytointipohja. Mikäli organisaatioon on tehty rekrytointipohjia ja rekrytoinnin luojalla on näihin rekrytointipohjiin käyttöoikeus, on luonti-ikkunan Jos haluat käyttää rekrytointipohjaa, valitse haluamasi pohja valikosta -valikossa nämä pohjat valittavissa. Käytettäessä rekrytointipohjaa, on lupahakemuksen, rekrytointisuunnitelman ja hallinnolliset tiedot näkymän Page 37 of 72

38 tietokenttiä esitäytetty, minkä lisäksi rekrytoinnissa voi olla valmiita työpaikkailmoituksia/ilmoituspohjia sekä hakulomakkeita/hakulomakepohjia Uusi rekrytointi kopioimalla vanha rekrytointi Aiempia rekrytointeja voi myös käyttää pohjana rekrytointia luotaessa. Tämä tapahtuu siten, että valitaan rekrytointilistalta rekrytointi, jota halutaan pohjana käyttää ja tämän jälkeen painetaan listausnäkymän alalaidan harmaassa toimintopalkissa olevaa Kopioi -painiketta. Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa uudelle rekrytoinnille tulee antaa nimi. Käytettäessä vanhaa rekrytointia pohjana, kopioituvat kaikki lupahakemuksen, rekrytointisuunnitelman ja hallinnolliset tiedot näkymien tiedot vanhasta rekrytoinnista ja näiden lisäksi kopioituvat vanhan rekrytoinnin työpaikkailmoitukset ja hakulomakkeet. Sivut kannattaakin käydä läpi, ettei rekrytointiin jää virheellisiä tietoja. Tehdyt muutokset voi tallentaa Tallenna -painikkeesta ja myös sivulta toiselle siirtyminen tallentaa edellisen sivun muutokset. Punainen merkki on niiden kenttien alussa, jotka ovat pakollisia täyttää. Vihreällä kynäpainikkeella Vihreä valikkopainike saa tekstikentän suuremmaksi. avaa kyseisen kohdan valintavaihtoehdot. Punaisella rastipainikkeella Vihreällä liitinpainikkeella Vihreällä kalenteripainikkeella Vihreällä henkilöpainikkeella voi poistaa tekemänsä valinnat ko. kentästä. voi liittää tiedostoja. voi valita oikeat ajankohdat. voi valita henkilöluettelosta oikean henkilön. Moduulien oikean alareunan siirtymispainikkeet samalla tallentaen sivulle tehdyt muutokset. siirtävät eri välilehdille 4.2 Lupahakemus Lupahakemuslomake Alla kuva lupahakemusnäkymästä Page 38 of 72

39 Mikäli lupahakemustoiminto on päällä organisaation asetuksissa, on rekrytoinnin hallinnan ensimmäinen näkymä täyttölupahakemusnäkymä. Rekrytointimoduulin asetuksissa valitaan, mitä tietokenttiä tässä näkymässä on käytössä ja mitkä niistä ovat pakollisia ja mitkä lukittuvat sen jälkeen kun lupahakemusprosessi käynnistetään. Nämä tiedot myös pysyvät lukkiutuneina koko prosessin ajan ja hyväksytyn prosessin jälkeenkin Lupahakemusprosessi Prosessin käynnistäminen Lupahakemuslomakkeella täytetään ne tietokentät, jotka lomakkeelle on valittu asetuksissa. Vähintään on täytettävä pakollisiksi merkityt tiedot. Tämän jälkeen lomakkeen loppuosassa on paikka, johon valitaan lupahakemuksen käsittelijät. Kuva alla. Lupahakemuksen käsittelijät valitaan käsittelijätaulukon alla olevalla Lisää/poista rekrytoinnin käsittelijöitä - painikkeella. Tästä avautuu ikkuna, jossa valinnat tehdään. Mikäli käsittelijöitä on useampia, tulee ne laittaa siihen järjestykseen, kun lupahakemuksen halutaan prosessissa etenevän. käsittelijöiden järjestystä voi muuttaa valitsemalla siirrettävä käsittelijä listalta ja käyttämällä listan alapuolella olevia nuolinäppäimiä. Kun lomake on täytetty ja lupahakemuksen käsittelijät valittu, voidaan lupahakuprosessi käynnistää. Tämä tapahtuu lupahakemusnäkymän yläosassa olevalla Käynnistä lupahakemusprosessi -painikkeella. HUOM! Lupahakemusta testatessa ja harjoiteltaessa on hyvä muistaa, että järjestelmä oikeasti lähettää viestit, joten käsittelijöiksi kannattaa valita sellaisia henkilöitä, jotka tietävät mistä on kysymys, kun lupahakemusviestin saavat. HUOM! Täyttölupahakemuksen käsittelijöitä pystytään muokkaamaan myös prosessin käynnistämisen jälkeen. Muokkauksen voi tehdä käyttäjä, jolle siihen on erikseen annettu käyttöoikeus. Prosessin niitä käsittelijöitä, jotka lupahakemuksen ovat jo käsitelleet, ei pystytä muokkaamaan. Mikäli vaihdetaan ko. hetkellä oleva käsittelijä, saa uusi käsittelijä Sinulla on hyväksyttävää sähköpostin. hyväksyjälle, joka vaihdettiin vuorosta pois, ei lähde sähköpostiviestiä. Jos käsittelijä ei saa sähköpostia, kannattaa tarkistaa, että hänen sähköpostiosoitteensa on oikein käyttäjätunnuksella. Myös sähköpostin roskapostikansio on hyvä tarkistaa Page 39 of 72

40 Lupahakemuksen käsittely Kun lupahakemusprosessi on käynnistetty, ensimmäinen käsittelijä saa sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että hänellä on hakemus käsiteltävänään. Sähköpostilinkistä käsittelijä pystyy avaamaan lupahakemuslomakkeen (hänen täytyy kirjautua sisään omilla tunnuksillaan, järjestelmä ei saa olla auki samaan aikaan, vaan täytyy ensin kirjautua ulos ja sen jälkeen klikata linkkiä ja kirjautua sen kautta hyväksymään täyttölupahakemus). Alla kuva lupahakulomakkeesta käsittelijän näkökulmasta. Lupahakemuksen käsittelynäkymässä käsittelijä näkee kaikki hänellä juuri ko. hetkellä hyväksymisvuorossa olevat lupahakemukset omilla välilehdillään. Lupahakemuksen käsittelijä voi jokaisella välilehdellä erikseen 1) muokata lupahakemusta, 2) hyväksyä hakemuksen, jolloin lupahakuprosessi siirtyy eteenpäin seuraavalle käsittelijälle. Myös luvanhakija saa sähköposti-ilmoituksen hyväksynnästä. Käsittelijä voi myös 3) hylätä hakemuksen, jolloin luvanhakijalle lähtee hylkäyksestä tieto ja luvanhakija voi esim. muokata hakemusta ja käynnistää prosessin uudelleen. Mikäli käsittelijä muokkaa lupahakemuksen tietoja, kirjautuu muutoksista tieto käsittelijätaulukkoon muutoksen tekijän kohdalle. Käsittelijä pystyy muokkaamaan myös sellaisia tietoja, jotka on määrätty lukkiutuviksi lupahakemuksen käsittelyn ajaksi. Kuitenkin, mikäli lupaprosessin aikana mennään rekrytoinnin luonti- ja julkaisunäkymissä olevalle täyttölupahakemus- tai hallinnolliset tiedot -näkymille, ovat lukittuviksi määritetyt tietokentät näissä näkymissä Vain luku -tilassa. Page 40 of 72

41 Kun täyttöluvan käsittelijä on hyväksymässä täyttölupahakemusta ja klikkaa hyväksyntänäkymässä Hyväksy -painiketta, avautuu hänelle alla oleva näkymä: Hyväksyjällä on hyväksymisen ja kommentoinnin lisäksi mahdollisuus 1) lisätä uusia hyväksyjiä Lisää henkilö -painikkeella, 2) Poistaa hyväksyjiä valitsemalla poistettava hyväksyjä ja klikkaamalla Poista henkilö -painiketta ja 3) muokata hyväksyjien järjestystä valitsemalla hyväksyjä listalta ja klikkaamalla nuolipainikkeita. Hyväksyjän tekemät muutokset tulevat voimaan saman tien. Mikäli hyväksyntäketjusta poistetaan kaikki hyväksyjät, tulee hyväksyjän antaa myös lupahakemuksen päätöstiedot Lupahakemusprosessin keskeyttäminen Lupahakemusprosessin voi keskeyttää sen ollessa käynnissä. Keskeyttäminen tapahtuu lupahakemusnäkymässä: lomakkeen yläosassa on Keskeytä lupahakemusprosessi -painike. Kun prosessi keskeytetään saavat vuorossa oleva käsittelijä sekä käsittelijät, jotka ovat hakemuksen jo hyväksyneet sähköposti-ilmoituksen, että hakemusprosessi on keskeytetty. Page 41 of 72

42 4.2.4 Lupahakemusprosessin ohittaminen Lupahakemuksen voi myös ohittaa. Tämä tapahtuu lupahakemuslomakkeen yläpuolella olevalla Ohita lupahakemus painikkeella. Ohittamista ei voi suorittaa prosessin ollessa käynnissä. Kun lupahakemuksen ohittaa, järjestelmä kysyy ohittamiselle syyn. Syykenttiä voi olla kaksi: vapaateksti- tai alasvetovalikko - muotoinen. Syykenttien muokkaus tehdään rekrytoinnin asetuksissa. Kun prosessi on ohitettu, näkyy lupahakemusnäkymässä ohittajan nimi, milloin ohitus tehtiin sekä ohituksen syy. Lupahakemuksen ohittamisen jälkeen rekrytointi voidaan julkaista, kunhan pakollisiksi merkityt rekrytoinnin tiedot on annettu. Lupahakemuksen ohituksen voi myös peruuttaa. Tämä tapahtuu lupahakemuslomakkeen yläpuolella olevalla Peru lupahakemuksen ohittaminen -painikkeella. Ohituksen perumisen jälkeen lupahakemus palaa alkutilaan, jolloin lupahakuprosessi voidaan taas käynnistää tai ohittaa Page 42 of 72

43 4.3 Rekrytointisuunnitelma Rekrytointisuunnitelmanäkymä Alla kuva rekrytointisuunnitelmanäkymästä. Rekrytointisuunnitelmanäkymään voidaan suunnitella rekrytoinnin vaiheet sekä niiden ajankohdat, minkä lisäksi rekrytointisuunnitelmanäkymässä määritetään rekrytoinnin vastuuhenkilöt, eli ketkä ovat mukana rekrytoinnissa ja keiden tulee ko. rekrytointi järjestelmässä nähdä. Nämä kaksi osiota ovat aina rekrytointisuunnitelmassa näkyvissä, eli niitä ei voi kytkeä päälle / pois päältä. Lisäksi suunnitelmaan voidaan rekrytoinnin asetuksissa valita myös muita tietokenttiä käyttöön Rekrytoinnin vaiheet Rekrytointisuunnitelmanäkymään voidaan suunnitella rekrytoinnille vaiheet sekä niiden aloitus ja päättymisajankohdat. Vaiheet eivät millään tavalla ohjaa rekrytointiprosessia ja niiden perusteella ei lähde muistutuksia tai hälytyksiä, eivätkä ne vaikuta rekrytoinnin julkaisuun. Vaiheet -valikon valintavaihtoehdot ovat samat, kuin rekrytoinnin sisäiset tilat Rekrytoinnin vastuuhenkilöt Jokaiseen rekrytointiin tulee valita vastuuhenkilöt. Järjestelmä merkitsee automaattisesti rekrytoinnin luojan yhdeksi vastuuhenkilöksi. Muita rekrytoinnin vastuuhenkilöitä ovat henkilöt, joiden tulee esimerkiksi pystyä muokkaamaan rekrytoinnin tietoja, julkaisemaan se, kommentoimaan hakijoita tms. Vastuuhenkilöt valitaan listan alapuolella olevalla Lisää/poista rekrytoinnin käsittelijöitä -painikkeella. Jokaisen vastuuhenkilön kohdalle voidaan merkitä mihin rekrytoinnin vaiheisiin hän osallistuu sekä mikä on kunkin vastuuhenkilön käyttöoikeusprofiili tässä rekrytoinnissa. Profiilit antavat vastuuhenkilöille eritasoisia oikeuksia juuri tähän rekrytointiin. Käyttöoikeusprofiilien oikeudet on esitetty taulukossa: Page 43 of 72

44 Profiili asetetaan joko henkilöittäin suoraan taulukossa olevasta alasvetovalikosta tai usealle henkilölle voidaan asettaa sama profiili valitsemalla halutut henkilöt listalta (rasti henkilön edessä olevaan ruutuun) ja painamalla listan alapuolella olevaa Aseta rekrytointikohtainen käyttöoikeus valituille henkilöille -painiketta. HUOM! Rekrytointivastaavat ja pääkäyttäjät näkevät oman organisaationsa rekrytoinnit järjestelmässä, vaikka heitä ei olisikaan valittu vastuuhenkilöiksi tässä kohdassa. Rekrytoinnin vastuuhenkilöille voidaan myös lähettää sähköpostia tästä näkymästä. Sähköpostin lähettäminen tapahtuu valitsemalla halutut henkilöt listalta (rasti henkilön edessä olevaan ruutuun) ja painamalla listan alapuolella olevaa Lähetä sähköpostia valituille henkilöille -painiketta. Tätä voi hyödyntää esimerkiksi silloin, jos merkitsee vastuuhenkilöksi keskitetyn rekrytointipalveluorganisaation edustajan ja haluaa tiedottaa hänelle, että Nyt loin tällaisen rekrytoinnin, se pitäisi julkaista ja hakemuksiakin pitäisi kohta alkaa tulemaan. 4.4 Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot Alla on kuva hallinnolliset tiedot -näkymästä Page 44 of 72

45 Hallinnolliset tiedot -näkymän kentät valitaan rekrytointimoduulin asetuksissa. Myös tämän näkymän kenttiä voidaan asettaa pakollisiksi tai lukkiutuviksi. Hallinnollisissa tiedoissa yleensä syötetään rekrytoinnista sellaista tietoa, jota tarvitaan esimerkiksi raportoinnin näkökulmasta, mutta joka ei oleellista täyttöluvan saamisen kannalta. Page 45 of 72

46 4.5 Työpaikkailmoitus Työpaikkailmoitusnäkymä Alla on kuva työpaikkailmoitusnäkymästä Rekrytointimoduulin asetuksissa määritetään, mitä tietokenttiä työpaikkailmoitusnäkymässä organisaatiolla on käytettävissä ja mitkä niistä on pakollisia täytettäviä. Kun rekrytointiin luodaan uusi työpaikkailmoitus klikkaamalla Uusi ilmoitusteksti -painiketta, kopioituu siihen lupahakemuksen ja hallinnollisten tietojen vastaavista kentistä tietoa, mikäli samoja kenttiä edellisissä näkymissä on käytössä ja sinne on tietoa syötetty. Näin ollen tietokenttien käyttöönotto eri näkymissä kannattaa suunnitella siitäkin näkökulmasta, että rekrytointiprosessin alkupään aikana saataisiin mahdollisimman paljon tietoa työpaikkailmoituksen tekemistä varten. Huomioitavaa työpaikkailmoituksen ja muiden näkymien vastaavien tietojen suhteen on, että koska tieto nimenomaan kopioituu edellisistä näkymistä työpaikkailmoitusnäkymään, työpaikkailmoituksessa tietoja pystytään vielä muokkaamaan, vaikka ne olisi määritetty esim. lukkiutuviksi lupahakemusnäkymässä. Tämä myös tarkoittaa sitä, että mikäli työpaikkailmoituksessa muokataan esimerkiksi lupahakemuksesta kopioituneita tietoja, niin nämä muokkaukset eivät päivity lupahakemukseen. Työpaikkailmoituksen tiedot muodostavat julkaistavan työpaikkailmoituksen Kuntarekryn ja TE-toimiston sivuille. Rekrytointimoduulin asetuksia tehdessä kannattaa laittaa pakollisiksi sellaiset työpaikkailmoitusnäkymän tietokentät, jotka ovat oleellisia tietoja, esim. Tehtävänimike. Page 46 of 72

47 4.5.2 Työpaikkailmoitusnäkymän toiminnot Uusi ilmoitusteksti Tällä painikkeella luodaan uusi ilmoitusteksti. Luotaessa uusi ilmoitusteksti järjestelmä kysyy sille nimen. Tämä nimi on ilmoituksen nimi järjestelmässä, eikä näy esim. työnhakijoille. Nimi näkyy myös esim. rekrytointia julkaistaessa, kun valitaan julkaisussa käytettävä työpaikkailmoitus. Ilmoituksia voi yhdellä rekrytoinnilla olla useampia. Kaksikielisillä kunnilla tähän tehdään sekä suomen- että ruotsinkielinen versio ilmoituksesta. Voi olla myös tarpeen tehdä hieman erilainen ilmoitus Intraan kuin julkiseen hakuun, niin tähän voi laatia esim. Intrailmoitus ja Julkinen ilmoitus-nimiset ilmoitukset Poista ilmoitusteksti Ilmoitustekstin voi poistaa valitsemalla ko. ilmoitusteksti ja painamalla Poista ilmoitusteksti -painiketta Nimeä uudelleen Ilmoituksen voi nimetä uudelleen valitsemalla ko. ilmoitusteksti ja painamalla Nimeä uudelleen -painiketta Kopioi ilmoitusteksti Ilmoitustekstin voi kopioida valitsemalla ko. ilmoitusteksti ja painamalla Kopioi ilmoitusteksti -painiketta. Painikkeen painamisen jälkeen järjestelmä pyytää antamaan kopiolle nimen. Kopioituun ilmoitukseen kopioituvat kaikki lähdeilmoituksen tiedot Esikatselu Näkymässä aktiivisena olevan ilmoitustekstin voi tulostaa tulostuspohjalle. Järjestelmässä on valmiiksi yleinen tulostuspohja ilmoitustaulua varten, mutta organisaatio voi laatia myös itse tulostuspohjia, joissa on esim. kunnan vaakuna tai organisaation muu logo ja sellainen fontti jota organisaatiossa käytetään. Tästä löytyy hyvä video-opaste: Lähetä katselmoitavaksi Ilmoitustekstin voi lähettää kommentoitavaksi valitsemalla ko. ilmoitustekstin ja painamalla Lähetä katselmoitavaksi -painiketta. Tällöin järjestelmä luo sähköpostiviestin ilmoitustekstin tiedoista ja avaa sähköpostin lähetysikkunan. Tästä voi valita kenelle ilmoituksen haluaa lähettää kommentoitavaksi joko lisäämällä henkilön valikosta, tai syöttämällä henkilön sähköpostiosoitteen. Kommentointi ja siihen liittyvä sähköpostiliikenne tapahtuu sähköpostitse, eivätkä siinä käydyt keskustelut siirry järjestelmään. Page 47 of 72

48 4.6 Hakulomake Hakulomakenäkymä Alla on kuva hakulomakenäkymästä Hakulomakenäkymässä valitaan, mitä tietokenttiä kyseisen rekrytoinnin hakulomakkeella on, eli mitä asioita hakijalta kysytään juuri tässä rekrytoinnissa. Käyttäjälle, joka rekrytointia on tekemässä, näytetään tässä näkymässä ne hakulomakkeen tietokentät, jotka rekrytointimoduulin asetuksissa on valittu käyttöön. Näistä käyttäjä, joka rekrytointia tekee, voi vielä erikseen valita, mitä hän käyttää juuri tässä rekrytoinnissa. Kun kysymyksen kohdalle laitetaan ruksi kohtaan Käytössä, hakijan ei ole pakko vastata kysymykseen. Kun laitetaan ruksi myös kohtaan Pakollinen kenttä, ei hakija pääse lähettämään hakemustaan ennen kuin on siihen kysymykseen vastannut. Page 48 of 72

49 4.6.2 Hakulomakkeen vapaamuotoiset kysymykset Rekrytoinnin hakulomakkeelle voidaan valita nk. Vapaamuotoisia kysymyksiä, mikäli niitä on asetuksissa otettu käyttöön. Tästä kuva alla. Vapaamuotoiset kysymykset ja niiden vastausvaihtoehdot määritetään klikkaamalla kysymyksen perässä olevaa linkkiä ja syöttämällä tarvittavat tiedot Osaamisten, todistusten, lupien ja sertifikaattien sekä opettajan kelpoisuuteen liittyvien opintojen ja lääkärin oppiarvojen valinta hakulomakkeelle Valittaessa hakulomakkeelle käyttöön jokin kentistä 1) Vaaditut todistukset, 2) Vaaditut luvat ja sertifikaatit, 3) Vaaditut osaamiset 4) Opettajan kelpoisuuteen liittyvät opinnot tai 5) Lääkärin Oppiarvot/Koulutustieto, tulee valita samalla mitä osaamista, todistusta jne. hakijalta kysytään. Alla olevassa esimerkissä on valittu rekrytointikohtaiselle hakulomakkeelle Opettajan kelpoisuuteen liittyvistä opinnoista 1) Opettajan pedagogiset opinnot sekä 2) Luokanopettajan monialaiset opinnot. Työnhakijalle nämä valinnat näkyvät hakulomakkeella alla olevan kuvan mukaisesti (Lääkärin kelpoisuudetkysymys), eli hakija vastaa jokaiseen kysyttyyn oppiarvoon/koulutustietoon erikseen. Page 49 of 72

50 4.6.4 Hakulomakenäkymän toiminnot Uusi hakulomake Tällä painikkeella luodaan uusi hakulomake. Luotaessa uusi hakulomake järjestelmä kysyy sille nimen. Tämä nimi on hakulomakkeen nimi järjestelmässä, eikä näy esim. työnhakijoille. Nimi näkyy myös esim. rekrytointia julkaistaessa, kun valitaan julkaisussa käytettävä hakulomake Poista hakulomake Hakulomakkeen voi poistaa valitsemalla ko. hakulomake ja painamalla Poista hakulomake -painiketta Nimeä uudelleen Hakulomakkeen voi nimetä uudelleen valitsemalla ko. hakulomake ja painamalla Nimeä uudelleen - painiketta Page 50 of 72

51 4.7 Rekrytointikohtainen kiitosviesti Aiemmissa Kuntarekry versioissa hakijalle automaattisesti hakemuksen jättämisen jälkeen lähtevä Kiitos hakemuksesta viesti on ollut organisaatiokohtainen. Eli yhden organisaation sisällä kaikille rekrytoinneille sama. Nyt voidaan ottaa käyttöön rekrytointikohtainen Kiitos hakemuksesta viestitoiminnallisuus. Tämä otetaan käyttöön organisaatiokohtaisesti rekrytointimoduulin asetuksista. Kun rekrytointikohtainen kiitosviesti on otettu käyttöön, tulee rekrytoinnin luontinäkymiin yksi uusi vaihe lisää. Tästä kuva alla. 4.8 Julkaisu Julkaisun tekeminen eri julkaisupaikoille (esim. Kuntarekry.fi tai intranet -sivut) Alla on kuva julkaisunäkymästä. Julkaisunäkymään pääsee vain jos siihen on käyttöoikeus. Page 51 of 72

52 Rekrytoinnin julkaisunäkymässä valitaan yllä olevan kuvan listalle julkaisupaikat, joissa kyseinen rekrytointi halutaan julkaista. Alla oleva näkymä avautuu siirryttäessä julkaisu -näkymään/välilehdelle tai sen voi avata klikkaamalla Uusi -painiketta oikeasta alareunasta. Julkaisulle määritetään kieli, julkaistava työpaikkailmoitus (alasvetovalikosta), hakulomake (alasvetovalikosta) julkaisupäivä ja haku päättyy päivä (=hakuaika). Sen jälkeen laitetaan ruksi niiden julkaisupaikkojen kohdalle, jonne rekrytointi halutaan näkyville ja klikataan Tallenna-painiketta. Jokaisesta julkaisupaikasta muodostuu oma julkaisurivi jota klikkaamalla saa näkyviin ikkunan, josta voi halutessaan poimia suoran linkin hakulomakkeelle: Page 52 of 72

53 Jos tehtyjä julkaisuja halutaan muokata, tapahtuu tämä julkaisulistanäkymässä haluttua julkaisupaikkaa klikkaamalla (ks. te-palvelut.fi -julkaisun muokkaus seuraavasta kappaleesta, se poikkeaa muiden julkaisujen muokkaamisesta) Julkaisu te.palvelut.fi -palvelussa Ilmoituksen julkaisu te-palvelut.fi -sivustolle tapahtuu rekrytoinnin julkaisuikkunassa valitsemalla julkaisupaikaksi TE-PALVELUT.FI. Tällöin tulee ikkunassa antaa TE-PALVELUT.FI -julkaisun vaatimat koodit ja luokitukset sekä muut määritykset. Näitä määrityksiä ovat: Page 53 of 72

54 Ammattinimikkeen koodi Työn kesto Työaika Lähiosoite Työpaikan postinumero TE-PALVELUT.FIn tehtäväkoodiston mukainen ammattinimike. Täällä ei ole kaikkia suomessa yleisesti käytettyjä nimikkeitä. Lisätietoja saat paikalliselta Te-toimistolta. TE-PALVELUT.FIn koodiston mukainen valinta TE-PALVELUT.FIn koodiston mukainen valinta Työpaikan lähiosoite, jonka mukaan TE-PALVELUT.FI näyttää työpaikan sijainnin kartalla 5-numeroinen luku, jonka mukaan TE-PALVELUT.FI tulkitsee työpaikan sijainnin Voi jättää tyhjäksi jos sen on kirjoittanut jo työpaikkailmoitus-välilehdellä Jos ko. työpaikka sisältää asunnon, tulee tähän valita rasti Työn alkamispäivä Asuntomahdollisuus Kesätyö Jos ko. työpaikka on kesätyö, tulee tähän merkitä rasti Toisen kielen työpaikkailmoitus Tästä valikosta valitaan se rekrytointijärjestelmän ilmoitusteksti, joka on tehty toisella kielellä (HUOM! ei pakollinen) Eli mikäli samasta työpaikasta halutaan ilmoitus sekä suomeksi että ruotsiksi, tulee ilmoitustekstien luontivaiheessa tehdä rekrytointijärjestelmään kaksi ilmoitustekstiä, joista toiseen kirjoitetaan tekstit suomeksi ja toiseen ruotsiksi. TE-PALVELUT.FI -julkaisussa on huomioitava, että ainoastaan uudet ilmoitustekstit siirtyvät julkaisurajapinnan avulla TE-PALVELUT.FI.fi sivustolle julkaisun alkamispäivän aamuna ma-su puolen tunnin välein. Mikäli rekrytointijärjestelmässä muokataan ilmoitustekstejä julkaisun alkamispäivänä tai sen jälkeen, muokkaukset eivät päivity TE-PALVELUT.FI.fi -sivustolle (edellisenä päivänä tehdyt muokkaukset päivittyvät). Mikäli TE-PALVELUT.FI.fi -sivustolla olevia ilmoitustekstejä on tarve muokata julkaisun alkamispäivän jälkeen, tapahtuu tämä TE-PALVELUT.FIin ylläpitosivuston kautta. Tunnukset saa TE-toimistosta. Lisäksi TE-PALVELUT.FI -julkaisussa huomioitavaa on, että ilmoitus ei poistu TE-PALVELUT.FIsta täsmälleen sinä kellonaikana, joka tässä on määritetty. Ilmoitus poistuu TE-PALVELUT.FIsta yleensä ko. vuorokauden aikana. Työnhakija ei kuitenkaan pysty jättämään hakemustaan tässä valitun kellonajan jälkeen. Mikäli esimerkiksi julkaisu on merkitty päättyväksi 1.6. klo 15:45 ja joku hakija TE-PALVELUT.FIin sivustolla olevan työpaikkailmoituksen Hae tehtävää -linkkiä klo 16:00, hakija ei pääse hakulomakkeelle, vaan hänelle kerrotaan, että hakuaika on päättynyt. Page 54 of 72

55 4.8.3 Julkaisu Kuntarekry.fi sivuilla ja omilla kotisivuilla Julkaisupaikat Kuntarekry.fi (Suomi) ja Kuntarekry.fi (Ruotsi) vievät julkaisun valinnan mukaan suomen- tai ruotsinkieliselle sivustolle. Ilmoitukset menevät automaattisesti myös organisaation omille kotisivuille, jos kotisivuille on tehty organisaation toimesta linkitys Kuntarekry.fi -sivustolle esim. RSS-syötteen tai suoran linkin avulla. Kuntarekry.fi sivustolta saa osiosta Työnantajalle haettua RSS-syötteen tai linkin, jolla ilmoitukset saa näkyviin organisaation kotisivuille. Jos ilmoitusta tai hakulomaketta muokataan julkaisun jälkeen, muutokset päivittyvät automaattisesti Kuntarekry.fi -sivuille ja kotisivuille tehdyn linkityksen kautta myös kotisivuille Julkaisun lopettaminen suunniteltua aiemmin, ilmoituksen poistaminen internet - -sivustolta Ilmoitus poistuu sivustolta, kun hakuaika päättyy. Jos ilmoitus halutaan pois julkisuudesta suunniteltua aiemmin, käydään muokkaamassa julkaisun tiedoissa hakuajan päättymisaikaa ja tallennetaan muutokset. Jos ilmoitus halutaan pois julkaisusta mahdollisimman pian, muutetaan hakuaika päättymään 20 minuutin kuluttua tästä hetkestä. HUOM! Julkaisuikkunassa oleva Poista -painike ei poista ilmoitusta verkkosivuilta Kuntarekryjärjestelmässä, joten älä käytä painiketta, kun haluat poistaa ilmoituksen Kuntarekry.fi:stä ja omilta sivuiltanne. Painiketta tarvitaan vain silloin, kun halutaan tehdä uusi julkaisu te-palvelut.fi -sivustolle Sisäisen haun julkaiseminen Julkaisupaikat Oma sisäverkko (Suomi) ja Eget intranät (Svenska) vievät julkaisun organisaation intranettiin, jos sinne on tehty organisaation toimesta linkitys RSS-syötteen avulla. Sisäisten hakujen ilmoituksia tuovan RSS-syötteen voi poimia kuntarekry.fi sivustolta Työnantajalle-osiosta Hakuajan jatkaminen Jos hakuaika on jo päättynyt, ja sama rekrytointi halutaan julkaista uudelleen hakuun, voidaan rekrytointi julkaista uudelleen muokkaamalla julkaisun hakuajan päättymisaikaa. Koska hakuajan alkamisaika on menneisyydessä, ilmoitus tulee julkiseksi heti tallennuksen jälkeen (tai viimeistään 15 minuutin kuluttua sivuston päivityssyklistä johtuen). Mikäli hakuaika ei ollut vielä päättynyt, voidaan hakuajan päättymisaikaa silti muokata kauemmas tulevaisuuteen samalla tavalla. Uusi hakuajan päättymisaika on muokattava myös te-palvelut.fi -julkaisun tietoihin, että hakulomake aukeaisi myös te-palvelut.fi -sivuilta. Ilmoituksessa näkyvä uusi hakuaika on muokattava myös suoraan ilmoitukseen te-palvelut.fi -sivustolla Aiemmin julkisena olleen ilmoituksen julkaiseminen uudelleen te-palvelut.fi - sivustolla Te-palvelut.fi ottaa vastaan vain yhden julkaisun rekrytoinnista. Tästä syystä rekrytoinnista saadaan tehtyä uusi julkaisu te-palvelut.fi -sivustolle vain seuraavasti: Varmista, että rekrytoinnin työpaikkailmoitus ei ole te-palvelut.fi -sivuilla. Jos se on siellä, voit poistaa sen kirjautumalla palveluun TE-toimiston antamilla työnantajatunnuksilla. Page 55 of 72

56 Avaa Julkaisu -välilehdellä oleva te-palvelut.fi -julkaisu muokattavaksi klikkaamalla julkaisun riviä. Poista julkaisu Kuntarekryjärjestelmästä Poista-painikkeella. (HUOM: tämä painike ei poista ilmoitusta tepalvelut.fi -sivuilta) Tee uusi julkaisu oikeasta alanurkasta löytyvän Uusi -painikkeen kautta. Page 56 of 72

57 5 Rekrytointien automaattinen arkistoituminen Yli kaksi vuotta sitten suljetut rekrytoinnit arkistoituvat automaattisesti. Arkistoituminen tapahtuu ajastetusti yöaikaan. Rekrytoinnin arkistoitumisella on seuraavanlaisia seuraamuksia: Rekrytointi, jonka sulkemisesta on yli kaksi vuotta, arkistoidaan. Arkistoitumisen yhteydessä ko. rekrytoinnin tilaksi muutetaan Arkistoitu Rekrytointilistanäkymän Tila -filtterillä pystytään listaamaan arkistoidut rekrytoinnit rekrytointilistanäkymään Arkistoitujen rekrytointien hakemuksia ei pääse näkemään mistään kautta Rekrytointien tilastoraportit kohdistuvat myös arkistoituihin rekrytointeihin Henkilöhaku -toiminto ei etsi hakijoita arkistoiduista rekrytoinneista eikä näytä arkistoitua rekrytointia lopputuloslistauksessa Etsi avoimia hakijoita -toiminto ei etsi hakijoita arkistoiduista rekrytoinneista, eikä näytä arkistoitua rekrytointia avoimen hakemuksen CV-näkymässä Arkistoituja rekrytointeja ei näytetä hakijan CV-näkymän Aiemmat rekrytoinnit -listassa Arkistoituun rekrytointiin jätetyn hakemuksen tila hakijan Oma työpöytä -näkymässä on Hakemus poistettu ja hakija ei voi tällaista hakemusta avata Mikäli työnhakijalla on pelkästään arkistoituihin rekrytointeihin jätettyjä hakemuksia ja hänen sijaishakemuksensa on mennyt Ei käytettävissä -tilaan yli kaksi vuotta sitten, niin hakijan kirjautuminen estetään ja hakija ei myöskään voi käyttää Unohditko salasanasi -toimintoa 6 Etsi hakijoita 6.1 Henkilöhaku Henkilöhakutoimintoon pääsee sekä rekrytointimoduulin että sijaisrekisterin etusivunäkymästä Henkilöhaku painikkeella. Molemmista painikkeista avautuu alla oleva näkymä. Hakunäkymässä voidaan erikseen valita haetaanko hakijoita kohdistetuista rekrytoinneista, avoimista rekrytoinneista vai sijaishakijoista vai joistain näiden yhdistelmästä. Kun näkymään tullaan rekrytointimoduulista, on oletuksena valittu kohdistettu rekrytointi ja kun näkymään tullaan sijaisrekisteristä, on oletuksena valittu sijaishakemus. Käyttöoikeudet vaikuttavat hakuun seuraavasti: Henkilöhaku kohdistetuista rekrytoinneista > haetaan hakijoita niistä rekrytoinneista, joihin käyttäjällä on oikeus Henkilöhaku avoimista rekrytoinneista > käyttäjällä täytyy olla oikeus hakea avoimista rekrytoinneista ja järjestelmä hakee hakijoita niistä avoimista rekrytoinneista, joihin käyttäjillä on oikeus. Henkilöhaku sijaishakemuksista > Käyttäjällä täytyy olla oikeus Etsi sijaisrekisteristä -toimintoon ja hakijoita haetaan niiden organisaatioiden hakijoiden joukosta, mihin käyttäjällä on oikeus luoda sijaistarpeita Page 57 of 72

58 Hakutuloksena näytetään lista hakukriteereihin sopivista hakijoista. Mikäli samalta hakijalta löytyy useampia hakemuksia, näytetään nämä kaikki. Klikkaamalla hakijaa, päästään tarkemmin tarkastelemaan hänen hakemustaan ko. rekrytoinnissa. Jos hakijaa ei löydy, voi kokeilla syöttää etunimi sukunimen kenttään ja päinvastoin, sillä joskus hakijat ovat täyttäneet epähuomiossa kenttiin tiedot väärinpäin. 6.2 Haku avoimista hakemuksista Rekrytoinnin etusivunäkymässä on painike Hae avoimia hakemuksia. Tästä klikattaessa avautuu näkymä, jossa voidaan etsiä hakijoita avointen hakijoiden joukosta. Näkymän hakuehdot -kohtaan määritetään hakuehdot, joilla avoimia hakijoita halutaan etsiä. Hakuehtoja voi lisätä joko valitsemalla tallennetun raporttipohjan tai Valitse hakukriteerit -painikkeella, jolla voi lisätä useamman hakukriteerin yhtä aikaa tai Lisää hakuehto -painikkeen avulla, jolla voit lisätä yhden hakukriteerin kerrallaan. Klikattaessa Valitse hakukriteerit -painiketta avautuu lista tietokentistä, joita rekrytointimoduulin asetuksissa on hakulomakkeelle valittu käyttöön. Tästä listasta voidaan valita halutut tietokentät, joita halutaan käyttää hakuehtona, esimerkiksi Sukupuoli. Tämän jälkeen voidaan asettaa haluttu hakukriteeri, esim. Nainen. Page 58 of 72

59 Tällä tavalla voi sijaistarpeeseen liittää halutut hakuehdot, joilla avoimia hakijoita järjestelmästä haetaan. Valitun hakukriteerin voi poistaa näytöltä klikkaamalla hakukriteerin oikealla puolella olevaa punaista rastia. Hakukriteereiden käyttämisessä on hyvä muistaa, että mikäli annetaan useampi ehto, ovat nämä keskenään JA -ehtoisia. Esimerkiksi yllä olevassa kuvassa hakuehtoina ovat 1) Tehtävät = Henkilöstöhallinto sekä 2) Sukupuoli = Nainen. Näillä hakuehdoilla avoimista hakijoista etsitään naisia, jotka ovat kiinnostuneet henkilöstöhallinnosta Tallennettu haku Kun hakukriteerit on annettu, ne voidaan tallentaa, jolloin ne ovat käytettävissä myöhemminkin. Hakukriteerit tallennetaan Tallenna hakuehdot -painikkeella. Seuraavaksi avautuu ikkuna, jossa pyydetään antamaan hakuehdoille nimi. Hakuehdot kannattaa nimetä mahdollisimman informatiivisesti. Kun haku on tallennettu, se on käytettävissä Hakupohjat -alasvetovalikosta. Page 59 of 72

60 Hakupohjat ovat käytettävissä kaikille hakupohjan tallentajan kanssa samassa yksikössä oleville käyttäjille Haun lopputulosnäkymä ja avoimen hakemuksen jättäneisiin hakijoihin kohdistettavat toimenpiteet Kun haku suoritetaan, saadaan lista hakuun sopivista avoimen hakemuksen jättäneisiin hakijoista. Hae avoimista hakemuksista ja Henkilöhaku toiminnoilla tehtyjen hakujen hakijalistauksessa erikseen hakemukset, jotka on jätetty kohdistettuihin rekrytointeihin ja joissa hakija on antanut luvan käyttää niitä myös avoimena hakemuksena. Alla kuva hausta, joka on tehty Hae avoimista hakemuksista toiminnolla. Tämänkin listausnäkymän sarakkeita voidaan käyttäjäkohtaisesti personoida listan oikeassa yläkulmassa olevalla vihreällä jakoavainpainikkeella. Tuplaklikkaamalla hakijaa listalla päästään lukemaan hakijan tarkempia tietoja. Täällä näkymässä hakijaa on myös mahdollista kommentoida. Hakijoiden CV-näkymästä ja kommentoinnista on tässä oppaassa kerrottu enemmän Hakemusten käsittelystä kertovassa kappaleessa 3. Hakijoille voidaan lähettää viestejä suoraan listausnäkymästä valitsemalla halutut hakijat listalta (rasti hakijan nimen edessä olevaan ruutuun) ja klikkaamalla alapalkin Lähetä viesti painiketta. Viestien lähettämisestä on tässä oppaassa kerrottu enemmän Hakemusten käsittelystä kertovassa kappaleessa 3. Avoimen hakemuksen jättäneiden hakijoiden hakijalistanäkymästä sekä CV-näkymästä pystytään nostamaan avoin hakija mukaan kohdistettuun rekrytointiin. Ko. näkymissä on käyttäjälle näkyvillä Nosta rekrytointiin -painike, josta avautuu ikkuna, josta käyttäjä voi valita, mihin rekrytointiin hän ko. hakijan haluaa nostaa. Page 60 of 72

61 Avoimen hakemuksen jättäneiden hakijoiden hakijalistanäkymästä sekä CV-tietonäkymästä pystytään nostamaan hakija mukaan kohdistettuun rekrytointiin. Ko. näkymissä on käyttäjälle alarivillä näkyvillä Nosta rekrytointiin -painike, jonka avulla käyttäjä voi valita, mihin rekrytointiin hän ko. hakijan haluaa nostaa. Avautuvassa ikkunassa näytetään ne rekrytoinnit, joihin käyttäjällä on oikeus ja sarakkeina ovat 1) Työavain, 2) Rekrytoinnin nimi, 3) Rekrytoiva yksikkö, 4) Rekrytoinnin tila ja 5) Valintaruutu. Hakija nostetaan rekrytointiin merkitsemällä rasti halutun rekrytoinnin valintaruutuun (alla kuva) ja klikkaamalla OK-painiketta. Rekrytointiin nostettu hakija näkee hakijaportaalin Oma työpöytä -näkymässä myös sellaiset rekrytoinnit, joihin hänet on työnantajakäyttäjän toimesta nostettu. Page 61 of 72

62 7 Rekrytointimoduulin hallinta 7.1 Rekrytointipohjat Rekrytointipohjan tekeminen Rekrytointipohjan tekeminen voidaan aloittaa etusivunäkymän linkillä Luo uusi rekrytointipohja. Rekrytointipohja tehdään kuten normaalikin rekrytointi, mutta sitä ei voi julkaista (julkaisu-välilehti ei tule näkyviin). Lisäksi rekrytointipohjalle ei määritetä vastuuhenkilöitä, vaan siihen määritetään, että kuka voi käyttää ko. rekrytointipohjaa. Rekrytointipohjan voi luoda myös niin että klikkaa ruksin jonkun rekrytoinnin eteen ja valitsee alareunasta Uusi rekrytointipohja. Tällöin kyseisen rekrytoinnin tiedot kopioituvat pohjaan. Rekrytointipohjaan tulee aina määritellä kuka rekrytointipohjaa voi käyttää. Oikeuden voi antaa yksikkö- tai henkilökohtaisesti Näytä rekrytointipohjat Rekrytointimoduulin etusivulla olevalla linkillä saadaan auki rekrytointilistausnäkymä, jossa näytetään sellaiset rekrytointipohjat, joihin käyttäjällä on oikeus. Page 62 of 72

63 7.2 Avoimet rekrytoinnit Rekrytoinnin määrittäminen avoimeksi Rekrytoinnin voi merkitä avoimeksi rekrytoinniksi rekrytoinnin etusivunäkymässä. Tämä tapahtuu valitsemalla haluttu rekrytointi listalta (rasti ruutuun rekrytoinnin nimen eteen) ja painamalla Merkitse avoimeksi (ON/OFF) -painiketta näkymän alalaidan toimintopalkista. Käyttöoikeusprofiileissa on määritetty, kuka käyttäjä pystyy rekrytoinnin merkitsemään avoimeksi rekrytoinniksi. Rekrytoinnin määrittäminen avoimeksi tarkoittaa, että hakemukset, jotka tulevat kyseiseen rekrytointiin, ovat kaikkien niiden käytettävissä, joilla on oikeus rekrytoinnin etusivunäkymässä käyttää toimintoa Hae avoimista hakijoista. Tähän oikeuteen ei vaikuta esimerkiksi se, keitä ko. rekrytoinnin vastuuhenkilöiksi on valittu. Avoimeksi merkitty rekrytointi saadaan palautettua kohdistetuksi rekrytoinniksi valitsemalla haluttu avoin rekrytointi rastilla, ja käyttämällä sille Merkitse avoimeksi (ON/OFF) -toimintoa. Rekrytointilistaus täytyy ensin suodattaa rekrytoinnin tyypin mukaan, että avoimet rekrytoinnit saadaan listalle Näytä avoimet rekrytoinnit Rekrytointimoduulin etusivulla olevalla linkillä saadaan auki rekrytointilistausnäkymä, jossa näytetään sellaiset avoimet rekrytoinnit, joihin käyttäjällä on oikeus 7.3 Rekrytointien tilastoraportit Yleistä Tilastoraporteilla etsitään järjestelmästä rekrytointeja ja katsellaan niihin liittyviä tilastoja: esim. Miten monta määräaikaista rekrytointia meillä oli viime vuonna jne. Lisäksi rekrytointiraporteilla pystytään raportoimaan kohdistettuihin rekrytointeihin saapuneita hakijamääriä, hakijoiden kelpoisuutta jne. Klikattaessa etusivun Rekrytointien tilastoraportit -linkkiä, avautuu alla oleva määritysnäkymä. Näkymässä on kaksi välilehteä: 1) Rekrytointiraportit ja 2) Hakijoiden taustatiedot. Page 63 of 72

64 Page 64 of 72

65 7.3.2 Rekrytointiraportit Hakukriteereiden antaminen Rekrytointiraporteissa hakukriteereinä käytetään: 1) aikaväliä, jolla haetaan sellaiset rekrytoinnit, joiden julkaisun aika (=hakuaika) on päättynyt hakukriteeriksi annetulla aikavälillä 2) rekrytoivaa organisaatiota, jolla haetaan rekrytointeja, joiden rekrytoivaksi yksiköksi on merkitty hakukriteereihin annettu organisaation yksikkö tai yksiköt 3) tehtäväaluetta, jolla haetaan rekrytoinnit, joiden tietoihin on tehtäväalueeksi merkitty hakukriteereihin annettu tehtäväalue tai tehtäväalueet 4) palvelussuhteen lajia, jolla haetaan rekrytointeja, joiden tietoihin on merkitty hakuehtoihin annettu palvelussuhteen laji tai lajit 5) palvelussuhteen tyypin tarkenteella, joiden tietoihin on merkitty hakuehtoihin annettu palvelussuhteen tyyppi tai tyypit 6) palvelussuhteen tyypillä, jolla haetaan rekrytointeja, joiden tietoihin on merkitty hakuehtoihin annettu palvelussuhteen tyyppi tai tyypit 7) rekrytoinnin julkaisua, jolla haetaan rekrytointeja, jotka on julkaistu joko VAIN sisäisesti tai ulkoisesti (ulkoisesti -määritys pitää sisällään myös sellaiset rekrytoinnit, jotka on julkaistu sekä sisäisesti että ulkoisesti) Lisäksi hakukriteereiksi voidaan antaa työnhakijoita koskevia hakukriteereitä. Tämä tehdään Hakijoita koskevat hakuehdot -otsikon alla olevalla Valitse hakukriteerit -painikkeella. Tällöin näytölle avautuu ikkuna, josta hakukriteereitä voidaan valita. Asetettaessa hakijoita koskevia hakuehtoja, käytettävissä ovat kaikki hakulomakkeelle käyttöön otetut tietokentät poislukien hakijan nimi ja yhteystiedot ja haku kohdistuu hakijan hakulomakkeella syöttämiin tietoihin. Valitaan hakukriteeriksi esimerkiksi hakijan sukupuoli ja syntymäaika. Page 65 of 72

66 Kun hakijoita koskevat hakuehdot on valittu, kirjoitetaan kenttiin hakuehdot. Esimerkiksi haetaan alle 50 vuotiaat miehet. Tästä esimerkkikuva alla Raportin lopputulos Kun hakukriteerit on annettu, ajetaan raportti Aja raportti -painikkeella. Painiketta tulee käyttää joka kerta, kun hakukriteereitä muutetaan, jotta lopputulos saadaan päivittymään. Alla on kuva raportin lopputuloksesta. Rekrytointiraportin lopputulos sisältää viisi välilehteä: 1) Rekrytointien jakauma palvelussuhteen lajeittain 2) Rekrytointien jakauma palvelussuhteen tyypeittäin 3) Rekrytointien jakauma palvelussuhteen tyypin tarkenteen mukaan 4) Rekrytointien jakauma julkaisun mukaan 5) Hakemusten käsittelyn mukaan Lopputuloksen ryhmittelyä voidaan vaihtaa lopputulostaulukon yläpuolella olevasta valikosta. Lopputulosta voi ryhmitellä 1) Yksiköittäin (yllä kuvassa) 2) Ammattiala/Tehtäväalueittain 3) Aikaväleittäin HUOM! Mikäli hakukriteereiksi on annettu hakijoita koskevia hakuehtoja, näillä ei ole vaikutusta rekrytointien jakaumaraportteihin Jakauma palvelussuhteen lajeittain Alla on lopputulos rekrytoinneista palvelussuhteen lajeittain yksiköiden mukaan ryhmiteltynä Page 66 of 72

67 Raportin ensimmäisenä sarakkeena on raportin hakukriteereiksi valitut yksiköt. Muut sarakkeet kertovat 1) rekrytointien määrän / yksikkö, 2) Työpaikkojen määrän / yksikkö (jokaisen rekrytoinnin tietoihin on merkitty lukumäärä siitä, montako työpaikkaa ko. rekrytointi sisältää) 3) Työsuhteisten työpaikkojen määrän / yksikkö sekä 4) Virkasuhteisten työpaikkojen määrän / yksikkö. Raportilta voidaan siis tulkita, että esim. Sosiaali- ja terveysyksikössä on ollut 9 rekrytointia, joissa 28 työpaikkaa, kolme niistä työsuhteisia ja 25 virkasuhteisia. Kun tarkastellaan lopputulosta tehtäväalueittain, on raportti rakenteeltaan muuten sama, mutta ensimmäiseksi sarakkeeksi tulevat raportin hakukriteereihin valitut tehtäväalueet (kuva alla). Tästä raportista voimme päätellä, että esim. terveydenhuoltoalalla on ollut 23 rekrytointia. Kun tarkastellaan lopputulosta aikavälin mukaan, on raportti edelleenkin muuten sama, mutta ensimmäiseksi sarakkeeksi tulevat valitun aikavälin kuukaudet (kuva alla). Tästä raportista voimme päätellä, että vuonna 2016 on valituissa yksiköissä tai tehtäväalueissa ollut yksi rekrytointi tammi- touko- ja kesäkuussa. Page 67 of 72

68 Muut jakaumat Muut jakaumaraportit noudattavat samaa logiikkaa kuin jakauma palvelussuhteen lajeittain. Luonnollisesti raportin lopputuloksen sarakkeet vaihtuvat riippuen siitä mitä jakaumaa tarkastellaan Rekrytointien hakijaraportti (Hakemusten käsittely) Edellisen esimerkin hakukriteereillä saatu hakijaraportti näyttää seuraavalta Hakijatietoraportin ensimmäinen sarake ryhmittelee lopputulosta samaan tapaan kuin jakaumaraporteissa. Muut hakijatietoraportin sarakkeet ovat: Rekrytoinnit: Työpaikat: Hakemuksia: Kelpoisten hakijoiden määrä: Valintaesitysten määrä: Läpimenoaika: Hakukriteereihin sopivien rekrytointien määrä Hakukriteereihin sopivissa rekrytoinneissa oleva työpaikkojen määrä (jokaisen rekrytoinnin tietoihin merkitään työpaikkojen määrä ko. rekrytoinnissa) Hakemusten määrä yhteensä hakukriteereihin sopivissa rekrytoinneissa Kelpoisten hakijoiden määrä hakukriteereihin sopivissa rekrytoinneissa (kelpoisella hakijalla tarkoitetaan hakijaa, joka on tilassa, joka rekrytointimoduulin asetuksissa on määritetty tarkoittamaan kelpoista) Monessako hakukriteereihin sopivassa rekrytoinnissa on tehty yksikin valintaesitys Montako päivää hakukriteereihin sopivissa rekrytoinneissa on keskimäärin kulunut hakuajan päättymisestä ensimmäisen valintaesityksen tekohetkeen Page 68 of 72

69 Mikäli rekrytoinnin hakukriteereiksi annetaan myös hakijoita koskevia hakuehtoja, vaikuttavat ne hakijatietoraportin lopputulokseen. Mikäli hakijoita koskeviksi hakuehdoiksi on annettu esimerkiksi alla olevan kuvan mukaiset kriteerit (alle 50-vuotiaat miehet), niin silloin raporttia täytyy tulkita siten, että hakijamäärä ja kelpoisten hakijoiden määrä -luvut sisältävät ainoastaan alle 50-vuotiaita miehiä. Lisäksi huomioitavaa raportin tulkinnassa: Läpimenoaikaa tulkittaessa tulee huomioida rekrytointien määrä suhteessa valintaesitysten määrään. Mikäli esimerkiksi rekrytointeja löydetään raportille 200 ja valintaesityksiä on tehty 2 ja läpimenoaika näyttää olevan 5,5 päivää, niin tällaisesta tuloksesta ei saa tehdä sellaista johtopäätöstä, että kaikkien 200 rekrytoinnin keskimääräinen läpimenoaika on tuo 5,5 Todellisuudessa edellä kuvatussa esimerkissä läpimenoajan laskennassa on mukana vain 2 rekrytointia, eli läpimenoaika kuvaa noiden kahden rekrytoinnin keskimääräistä läpimenoaikaa Hakijoiden taustatiedot Rekrytointimoduulin tilastoraporteissa voidaan ottaa hakijoiden taustatiedoista ns. demografisia raportteja sekä 1) kohdistettuihin rekrytointeihin tulleista hakemuksista että 2) avoimen hakemuksen jättäneistä hakijoista Hakukriteerit Hakijoiden taustatiedot -raporteissa voidaan käyttää hakukriteereinä 1) rekrytoinnin ajankohtaa (julkaisun hakuaika) päättymisen mukaan, 2) Rekrytoivaa organisaatiota (EI siis yksikköä, vaan hakukriteerinä voi käyttää ainoastaan päätason organisaatioita) ja 3) Ammattialaa/tehtäväaluetta. Lisäksi hakukriteeriksi määritetään etsitäänkö avoimista rekrytoinneista vai kohdistetuista rekrytoinneista. Annetuilla hakukriteereillä etsitään siis rekrytointeja ja haku kohdistuu tietoihin joita rekrytoinnista on järjestelmään kirjattu. yllä olevan kuvan mukaiset hakukriteerit tarkoittavat seuraavaa: Etsitään järjestelmästä rekrytointeja, joiden tiedoissa on: Julkaisun päättymisajankohta on vuonna 2010 JA Rekrytointi on tehty Espoon kaupungissa TAI HUSsissa JA Rekrytoinnin tietoihin on merkitty tehtäväalueeksi Ylihoitajat ja sairaanhoitajat TAI Sairaanhoitajat TAI Lähi- ja perushoitajat Page 69 of 72

70 Myös Hakijoiden taustatiedot -raporteissa voidaan antaa työnhakijoita koskevia hakukriteereitä. Tämä tehdään Hakijoita koskevat hakuehdot -otsikon alla olevalla Valitse hakukriteerit -painikkeella. Tällöin näytölle avautuu ikkuna, josta hakukriteereitä voidaan valita. Asetettaessa hakijoita koskevia hakuehtoja, käytettävissä ovat kaikki hakulomakkeelle käyttöön otetut tietokentät paitsi hakijan nimi ja yhteystiedot ja haku kohdistuu hakijan hakulomakkeella syöttämiin tietoihin. Valitaan hakukriteeriksi esimerkiksi hakijan sukupuoli ja syntymäaika. Tällöin hakukriteerinäkymä on kokonaisuudessaan alla olevan kuvan mukainen. Kun hakijoita koskevat hakuehdot on valittu, kirjoitetaan kenttiin hakuehdot. Esimerkiksi haetaan alle 50 vuotiaat miehet. Tästä esimerkkikuva alla. Yhteenvetona edelliset esimerkkikriteerit tarkoittavat, että haluamme demografiset jakaumaraportit alla 50 vuotiaista miehistä, jotka ovat tänä vuonna hakeneet Espooseen tai HUSsiin sairaanhoitajatehtäviin Raportin lopputulos Hakijoiden taustatiedot -raporttien lopputuloksissa on seuraavat näkymät: Ikäjakauma Sukupuolijakauma Koulutusjakauma Äidinkielijakauma Asuinkuntajakauma Jakauma työelämätilanteen mukaan Samaan tapaan, kuin muissa raporteissa, lopputulosnäkymää on mahdollista katsoa yksiköittäin/organisaatioittain jaoteltuna, tehtäväalueittain jaoteltuna sekä aikaväleittäin Ikäjakauma Ikäjakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat iän mukaan jaoteltuna ryhmiin: alle 20-vuotiaat, vuotiaat, vuotiaat, vuotiaat, vuotiaat sekä 60-vuotiaat tai sitä vanhemmat. Ikäjakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää syntymäaikatietoa. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt syntymäaikaansa hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. Page 70 of 72

71 Sukupuolijakauma Sukupuolijakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat sukupuolen mukaan jaoteltuna ryhmiin: Miehet, naiset ja ei määritelty. Sukupuolijakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää sukupuolitietoa. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt sukupuoltaan hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty Koulutusjakauma Koulutusjakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat ylimmän tutkinnon koulutustason mukaan jaoteltuna ryhmiin. Koulutustasot, jotka raportilla näkyvät, ovat ne, jotka koulutustasoiksi rekrytointimoduulin asetuksissa on määritetty. Koulutustasot ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Koulutusjakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää ylimmän tutkinnon koulutustasoa. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt koulutustasoaan hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty Äidinkielijakauma Äidinkielijakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat äidinkielen mukaan jaoteltuna ryhmiin. Äidinkielet, jotka raportilla näkyvät, ovat ne, jotka äidinkielivaihtoehdoiksi rekrytointimoduulin asetuksissa on määritetty. Äidinkielet ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Äidinkielijakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää äidinkieltä. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt äidinkieltään hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. Page 71 of 72

72 Asuinkuntajakauma Asuinkuntajakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat asuinkunnan mukaan jaoteltuna ryhmiin. Asuinkunnat, jotka raportilla näkyvät, ovat kaikki Suomen kunnat. Mikäli raportille ei jostain kunnasta ole löytynyt hakijoita, tätä kuntaa ei näytetä raportilla ollenkaan. Asuinkunnat ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Asuinkunnan laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää asuinkunta -tietoa, jonka hakija valitsee kaikista Suomen kunnista. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt asuinkuntaansa hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty Jakauma työelämätilanteen mukaan Työelämätilannejakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat työelämätilanteen mukaan jaoteltuna ryhmiin. Työelämätilanteet, jotka raportilla näkyvät, ovat ne, jotka työelämätilannevaihtoehdoiksi on rekrytoinnin asetuksissa määritetty. Työelämätilanteet ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Työelämätilanteen laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää tilanne työelämässä -tietoa. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt työelämätilannettaan hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty Raporttien tulostaminen jatkotyöstäminen Kaikki raporttien lopputulosnäkymät ovat tulostettavissa näytön mukaisessa taulukossa tulostimelle ja tämän lisäksi ne ovat kopioitavissa esim. Exceliin jatkotyöstöä ja graafien tekemistä varten. Tulostaminen ja kopiointi tapahtuvat lopputulostaulukon alla olevista painikkeista. Page 72 of 72