Ohje erillisvalintojen toteuttamiseen

Transkriptio

1 Ohje erillisvalintojen toteuttamiseen 1 Valintaperusteiden mallinnus Tämä osio koskee sekä tilanteita, joissa haku Opintopolun kautta tai korkeakoulun omalla tavalla. Jos erillishaussa on useampia hakukohteita, kannattaa ensimmäiseksi luoda valintaryhmä ja kiinnittää siihen haluttu erillishaku. Valintaryhmän luominen ei ole pakollista, mutta sen avulla saa kerralla kaikki saman haun hakukohteet yhteen paikkaan ja riittää että tekee tarvittavat valintaperusteet kerran valintaryhmätasolle. 1. Avaa Valinnat-valikosta Valintaperusteiden mallinnus 2. Luo valintaryhmä +Valintaryhmä -painikkeella (valitse se taso, jolle haluat sen luoda, yleensä Juuri). 3. Nimeä valintaryhmä 4. Merkitse kohdejoukokoksi korkeakoulutus 5. Tallenna 6. Valitse tallennuksen jälkeen valintaryhmälle oikea haku. 7. Tallenna uudestaan Vaihtoehtoisesti alla kuvatut toimenpiteet voi tehdä suoraan yksittäiselle hakukohteelle. Synkronoi erillishaun tarjonta Yhteisvalinnan hallinta -välilehdeltä. Valitse haku, paina Synkronoi tarjonta. Valitun haun hakukohteet tuodaan tarjonnasta valintaperusteiden mallinnukseen tällöin. Jos on luotu valintaryhmä, johon on kiinnitetty haku, menevät hakukohteet automaattisesti kyseiseen valintaryhmään. Jos ei käytetä valintalaskentaa, tarjonnan synkronointi riittää eikä valintaperusteita tarvitse mallintaa. Jos käytetään laskentaa tai halutaan useampi valintatapajono Lisää valintaryhmälle/hakukohteelle valinnan vaihe. Nimeä vaihe ja tallenna. Lisää vaiheelle valintapajono. Nimeä jono. Merkitse aloituspaikkamäärä. Merkitse ruksi kohtaan Käytetään valintalaskentaa. Tallenna. Muodosta laskentakaavat ja liitä ne valintatapajonolle jononmuodostamiskriteereiksi.

2 2 Valintojen toteuttaminen Ohje koskee tilanteita, joissa ei käytetä Opintopolun laskentaa tai sijoittelua. Näiltä osin ohjetta täydennetään vielä myöhemmin. Valitse haluamasi erillishaku valikosta ja se hakukohde, jota haluat käsitellä. Avaa Eriilishaku-välilehti. Kun haku tapahtunut Opintopolun kautta Jos haku on tapahtunut Opintopolun kautta, näet Erillishaku-välilehdellä listauksen hakijoista. Painamalla Vie taulukkolaskentaan -painiketta, jolloin saat excel-pohjan hakijoista. (Huom! Yritä uudestaan, jos ensimmäinen yritys epäonnistuu.) Paina Lataa tiedosto -painiketta. Valitse, haluatko avata vai tallentaa tiedoston. Jos excel on suojatussa näkymässä, klikkaa yläreunan keltaisesta palkista Ota muokkaus käyttöön - painiketta. Täytä Hakemuksentila-sarakkeeseen hakijan valintatieto valitsemalla pudotusvalikosta oikea vaihtoehto. Täytä tarvittaessa myös vastaanotto- ja ilmoittautumistietosarakkeet valitsemalla pudotusvalikosta oikeat vaihtoehdot. Vastaanottotieto voi olla vain hyväksytyllä tai varasijalta hyväksytyllä hakijalla.

3 Ilmoittautumistieto voi olla vain paikan vastaanottaneella hakijalla. Voit valita oikeat tilat pudotusvalikosta tai kirjoittaa käsin (tai kopioida toisesta solusta). Jos käytät muuta tapaa kuin pudotusvalikkoa, varmista että käytät ISOJA kirjaimia ja pudotusvalikkoa vastaavia muotoiluja (esim HYVAKSYTTY). Julkaistavissa-tieto tarkoittaa, että hakija näkee valintatietonsa Oma opintopolku palvelussa ja voi sitä kautta ottaa opiskelupaikan vastaan. Varmista, että olet merkinnyt kaikki tarvittavat tiedot. Esimerkiksi vastaanottotilaa ei voi olla, ellei hakija ole hyväksytty. Excelin tuonti ilmoittaa validointivirheistä. Tallenna tiedosto omalle koneellesi, jos et ole vielä sitä tallentanut. Lataa tiedosto valintapalveluun painamalla Tuo taulukkolaskennasta-painiketta. Valitse oikea tiedosto ja paina Avaa. Latauksen jälkeen paina vielä Päivitä näkymä -painiketta, jolloin excelin tiedot päivittyvät myös käyttöliittymään. Tietoja voi antaa ja muuttaa myös suoraan käyttöliittymän kautta.

4 Jos hakemus on passivoitu, ei se automaattisesti poistu valintojen puolelta, jos hakemukseen liittyy valintatietoja. Tällaisen hakijan kohdalla näkyy tieto Hakemusta ei löytynyt. Saat hakijan poistettua näytöltä aktivoimalla valintaruudun Rivin poisto -sarakkeesta ko. hakijan kohdalla. Paina Tallenna ja sen jälkeen vielä Päivitä näkymä -painiketta. Voit tyhjentää valintatiedot myös aktiivisilta hakijoilta vastaavalla tavalla, hakemus ei kuitenkaan passivoidu ellei sitä hakupalvelun kautta käy erikseen passivoimassa. Jos haku muualla kuin Opintopolussa Jos koko prosessi on ollut muualla kuin Opintopolussa, ei hakemuksia tarvitse tuoda erikseen vaan ne luodaan valinnantulosten tuonnin yhteydessä. Toimi kuten edellisessä tapauksessa sillä erotuksella, että excel-pohja on tyhjä. Täytä sinne tarvittavat tiedot, eli edellä lueteltujen lisäksi myös hakijan nimet, sähköpostiosoite jos se on tiedossa sekä henkilötunnus tai syntymäaika tai hakijaoid eli henkilönumero (joku näistä kolmesta on annettava). Kun lataat tiedoston Opintopolkuun, luodaan samalla henkilö. Ei ola pakko käyttää esitäytettyä exceliä vaan excelin voi tuottaa kokonaan itse, kunhan vain sarakkeet täsmäävät esitäytettyyn exceliin. Sarakkeet ovat: - Sukunimi - Etunimi - Henkilötunnus * - Sähköposti - Syntymäaika * - Hakija-oid *(annetaan, jos tiedossa eli henkilö löytyy jo Opintopolusta) - Hakemuksentila (=valintatieto, esim. hyväksytty/hylätty) - Vastaanottotila

5 - Ilmoittautumistila - Julkaistavissa *) annettava ainakin yksi näistä