Käyttöopas. Sijaisrekisteri KUNTAREKRY 6.10

Transkriptio

1 Käyttöopas Sijaisrekisteri KUNTAREKRY 6.10 Elbit Oy/ FCG Kuntarekry Oy 2016 Page 1 of 77

2 Päivämäärä: Heinäkuu 2016 Tekijänoikeus 2016 Elbit Oy Ohjelmisto: "Elbit Skills versio 6.10" Huomautus Elbit Oy varaa oikeuden muutoksiin ohjelmistossaan ja tässä dokumentissa ilman ennakkoilmoitusta. Luottamuksellisuus Tämä dokumentti on luottamuksellinen ja tarkoitettu asiakkaan sisäiseen käyttöön. Dokumenttia tai sen osaa ei saa julkaista tai luovuttaa kolmannelle osapuolelle ilman Elbit Oy:n kirjallista suostumusta Ohjelmistolisenssi Elbit Skills ohjelmistoa saa käyttää ainoastaan lisenssiehdoissa määritetyllä tavalla. Ohjelmistoon ei saa tehdä muutoksia ilman Elbit Oy:n kirjallista lupaa. Takuu ja vastuu Elbit Oy ei takaa Elbit Skills ohjelmiston eikä käsikirjan laatua tai toimivuutta mihinkään erityiseen tehtävään. Ohjelmisto lisensioidaan käyttöön sellaisenaan. Elbit Oy tai sen valtuuttama jälleenmyyjä eivät vastaa ohjelmiston käytöstä mahdollisesti aiheutuvista vahingoista. Tekijänoikeus Tämä käsikirja on tekijänoikeuslain alainen. Sitä ei saa edes osittain kopioida ilman Elbit Oy:n kirjallista lupaa muuhun kuin Elbit Skills ohjelmistolisenssin omistavan organisaation sisäiseen koulutuskäyttöön. Tavaramerkit Microsoft ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä tai tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Muut tuotteet ja tuotenimet voivat olla tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä, jotka kuuluvat omistajilleen. Page 2 of 77

3 Sisällysluettelo 1 Sijaisrekisterin etusivu Omat sijaistarvelistaukset Valmiit sijaistarvelistaukset Uusi sijaistarve Etsi hakijoita Sijaisrekisterin hallinta Sijaistarvelistaukset Omien sijaistarvelistausten tallennus Sijaistarvelistan suodatus Sijaistarvelistan sarakkeiden valinta Oman listauksen tallentaminen Sijaistarpeiden hakeminen Sijaistarpeiden järjestäminen sarakeotsikon mukaisesti Sijaistarvelistanäkymän alapalkin toiminnot Sijaistarpeen tiedot Kopioi Ota käsittelyyn Muuta sopimustilaa Hae sijaista sijaistarpeeseen Muokkaa kiinnityksiä Vapauta kiinnitys Peruuta sijaistarve Poista sijaistarve Sijaistarpeen kirjaaminen ja täyttäminen Sijaistarpeen kirjaaminen järjestelmään Tarkenne Sijaistarpeen ajankohta ja työvuorot Yksikkö, johon sijaista tarvitaan Sijaistarpeen syy Sijaisen hakuehdot Viestintä sijaisen kiinnittämisestä Muut tiedot sijaistarpeen käsittelijälle Vastuuhenkilö Kuvaus, Erityistarpeet, Lisätietoja ja Mihin mennessä sijainen on löydettävä Keikkakalenteri Julkaisu keikkakalenterissa Page 3 of 77

4 Keikkakalenterin kautta ilmoittautuneet Sijaistarpeeseen kohdistettavat toiminnot sijaistarvenäkymän alapalkissa Sijaistarpeen muokkaus Sijaisen hakeminen sijaistarpeeseen Yhden, kokonaan käytettävissä olevan sijaisen manuaalinen kiinnitys sijaistarpeeseen Useamman tai osittain käytettävissä olevien sijaisten manuaalinen kiinnitys sijaistarpeeseen Useamman sijaisen käytettävyyden tarkistaminen Useamman sijaisen kiinnittäminen Useamman henkilön kiinnittämisen sekä osittaisen kiinnityksen muita vaikutuksia järjestelmässä Sijaisen valinta ja kiinnittäminen automaattisella SMS-haulla SMS-ryhmävalinnat haettaessa sijaista sijaistarpeeseen Sijaiset voi myös valita yksitellen haluamaansa hakuryhmään Automaattisen SMS-haun käynnistäminen Automaattinen SMS-hakuprosessi Sijainen löytyi automaattisella SMS-haulla Rekrymobiili Etsi hakijoita Henkilöhaku Etsi sijaisrekisteristä Hakijoiden etsiminen sijaisrekisteristä Haku tarkastusmerkinnöistä Haku muokatuista tarkastuksen jälkeen Raportti ei-aktiivisista hakijoista Sijaisrekrytoinnit-näkymä Hakemusten lukeminen ja haastatteluiden sopiminen Hakijalista Hakijan CV-näkymä Hakijan yhteystietojen muokkaus Viestintä hakijoiden kanssa Hakijan tietojen tulostaminen perustulostustoiminnolla Hakijan tietojen tulostaminen/tallentaminen asiakirjapohjien avulla Muokkaa CV-tietoja Hakijan poistaminen Hakemuksen vanheneminen Sijaisen hakemukseen tehtävät tarkistusmerkinnät Hakemuksen tila Sijaisen mahdollisuus itse kiinnittää itsensä sijaisuuteen keikkakalenterissa Sijaisen kelpoisuus tehtävään Page 4 of 77

5 7.2.1 Sijaisen kelpoisuus opetusaineisiin Hakijan kelpoisuus yksiköihin Todistuksien, lupien ja sertifikaattien tarkastus ja lisäys Työkokemuksen tarkastus ja kokemuksien merkitseminen opettajakokemukseksi ja/tai oleelliseksi työkokemukseksi Tutkintojen tarkastus Sijaisen kommentointi Sijaisen tehdyt sijaisuudet Sijaisen käytettävyyden näkeminen ja muokkaaminen Sijaisrekisterin hallinta Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen Taustaa Sijaisrekrytoinnit -näkymä Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen järjestelmässä Kokonaan uusi rekrytointi tyhjältä pöydältä tai rekrytointipohjaa hyödyntäen Uusi rekrytointi vanhaa rekrytointia pohjana käyttäen Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot Työpaikkailmoitus Työpaikkailmoitusnäkymä Työpaikkailmoitusnäkymän toiminnot Hakulomake Hakulomakenäkymä Hakulomakenäkymän toiminnot Sijaisrekrytoinnin julkaisu Julkaisun tekeminen eri julkaisupaikoille (esim. Kuntarekry.fi tai intranet) Julkaisu TE-palvelut.fi sivustolla Julkaisu Kuntarekry.fi sivuilla ja omilla kotisivuilla Julkaisu lopettaminen suunniteltua aiemmin, ilmoituksen poistaminen internet sivustolta Sisäisen haun julkaiseminen Hakuajan jatkaminen Aiemmin julkisena olleen ilmoituksen julkaiseminen uudelleen TE-palvelut.fi -sivuilla Rekrytointipohjat Sijaisrekisterin tilastoraportit Sijaistarpeiden tilastot Hakukriteerit Raportin lopputulos Sijaishakijoiden käsittely Hakukriteerit Raportin lopputulos Sijaishakijoiden taustatiedot Hakukriteerit Raportin lopputulos Page 5 of 77

6 8.2.4 Kävijätilastot Hakukriteerit Raportin lopputulos Sijaisrekisterin tilastoraporttien tulostaminen jatkotyöstäminen Henkilökohtaiset asetukset Lähetä minulle sähköpostia oman yksikön uusista sijaistarpeista Sijaushaun oletusasetukset - Sijaistarpeen työvuoro Sijaisrekisterin asetukset (käytössä vain Valssi -asiakkailla) Page 6 of 77

7 1 Sijaisrekisterin etusivu Sijaisrekisterin etusivunäkymästä päästään suoraan sijaisrekisterimoduulin eri toimintoihin. Alla kuva etusivunäkymästä. Sijaisrekisterin etusivunäkymä jakautuu viiteen osioon: 1) Omat sijaistarvelistaukset, 2) Valmiit sijaistarvelistaukset, 3) Uusi sijaistarve, 4) Etsi hakijoita sekä 5) Sijaisrekisterin hallinta. Page 7 of 77

8 1.1 Omat sijaistarvelistaukset Omat sijaistarvelistaukset -osioon käyttäjä voi tehdä suoria linkkejä juuri sellaisiin sijaistarvelistauksiin, joita tarvitsee. Omissa listauksissa ei alkutilassa ole näkyvillä yhtään omaa listausta, vaan käyttäjän tulee ensin tehdä itselleen haluamansa listaukset. Osiossa on lisäksi hakukenttä, johon kirjoitetulla hakusanalla käyttäjä voi suoraan etsiä haluamaansa sijaistarvetta. Etusivulta tehty haku etsii rekrytointeja kaikista avoimista sijaistarpeista. Omien listausten tekeminen on kuvattu tämän oppaan kappaleessa 2.1, jossa käsitellään sijaistarvelistanäkymää. Oman listauksen saa poistettua klikkaamalla punaista rastia listauksen nimen perässä. 1.2 Valmiit sijaistarvelistaukset Valmiit sijaistarvelistaukset -osiossa on kiinteästi näkyvillä tietyt linkit, joista päästään sijaistarvelistauksiin, vaikka omia listauksia ei olisikaan tehtynä. Näistä linkeistä sijaistarvelistalle siirryttäessä näytetään sijaistarpeista aina tietyt oletustiedot/-sarakkeet. Tässä osiossa näytetään lisäksi linkki listaukseen, joka käyttäjällä istunnon aikana viimeksi oli auki. 1.3 Uusi sijaistarve Uusi sijaistarve -osiosta käyttäjä voi aloittaa uuden sijaistarpeen tekemisen. 1.4 Etsi hakijoita Etsi hakijoita -osiossa on linkit Henkilöhaku - sekä Etsi sijaisrekisteristä -toimintoihin. 1.5 Sijaisrekisterin hallinta Sijaisrekisterin hallinta -osiossa on linkit seuraaviin toimintoihin: Sijaisrekrytoinnit Sijaistarpeiden tilastoraportit Henkilökohtaiset asetukset Sijaisrekisterin asetukset (pääkäyttäjillä) Page 8 of 77

9 2 Sijaistarvelistaukset Sijaistarvelistanäkymään päästään moduulin etusivulta omien listauksien sekä valmiiden listauksien kautta. Näkymässä näytettävät sijaistarpeet riippuvat siitä, millaisella linkillä listanäkymään on tultu. Lisäksi käyttöoikeudet rajaavat mitä sijaistarpeita käyttäjälle listanäkymässä näytetään. Käyttäjä pystyy personoimaan listausnäkymää mieltymystensä mukaiseksi. Listausnäkymässä pystytään: Tallentamaan omia sijaistarvelistauksia o suodattamaan listalla olevia sijaistarpeita o valitsemaan, mitä sarakkeita taulukossa on Hakemaan tiettyjä sijaistarpeita listauksesta Järjestämään sijaistarpeet sarakeotsikon mukaisesti nousevaan tai laskevaan järjestykseen Kohdistamaan toimintoja listalla oleviin sijaistarpeisiin 2.1 Omien sijaistarvelistausten tallennus Listausnäkymässä sijaistarpeet näytetään taulukkomuotoisesti. Käyttäjä pystyy itse valitsemaan mitä sijaistarpeita (eli mitkä filtterit on valittuna) ja mitä sarakkeita hän näkymässä näkee. Filtteröinti ja sarakkeiden valinta tehdään taulukon yläpuolella oikeassa reunassa olevan jakoavaimen takaa. Filtteröinti ja sarakevalinnat voidaan tallentaa etusivunäkymässä näkyväksi omaksi sijaistarvelistaukseksi. Page 9 of 77

10 2.1.1 Sijaistarvelistan suodatus Klikattaessa taulukon yläpuolella oikealla olevaa jakoavainpainiketta, avautuu listan yläpuolelle suodattimia, joilla voidaan määrittää, millaisia rekrytointeja listanäkymässä näytetään. Klikattaessa painiketta uudestaan, suodattimet saadaan takaisin piiloon. Sijaistarve listaa voi suodattaa seuraavien tietojen mukaan: 1) Sijaistarpeen tila 2) Yksikkö 3) Tehtäväalue 4) Keikkakalenterijulkaisu 5) Sopimus tehty 6) Aika Sijaistarpeen tilan mukaan suodatettaessa näytetään listalla kaikki valitussa tilassa olevat sijaistarpeet. Yksikön mukaan suodatettuna näytetään listalla kaikki suodattimeen valittuun yksikköön kirjatut sijaistarpeet. Ajan mukaan suodatettuna listalla näkyy sijaistarpeen vuorot, jotka alkavat annetulla ajanjaksolla (esim. jos haetaan yhden kk ajalta, löytyy sijaistarpeet joiden vuoron alkamispäivä on yhtä suuri tai suurempi kuin kuukausi taaksepäin). Tehtäväalueen mukaan suodatettaessa näytetään listalla kaikki ne sijaistarpeet, jotka on kirjattu tehtävänimikkeeseen, joka kuuluu suodattimeen valittuun tehtäväalueeseen. Sopimus tehty kohdan mukaan suodatettaessa saa esiin sijaistarpeet sen perusteella, onko niihin jo tehty työsopimus vai ei. Keikkakalenterijulkaisun mukaan suodatettuna voidaan erikseen listata sellaiset sijaistarpeet, jotka ovat/eivät ole julkaistuna keikkakalenteriin tai joissa on ilmoittautuneita. Tilasuodattimessa on valittavissa seuraavat vaihtoehdot: Omat sijaistarpeet = Käyttäjän itse lisäämät sekä sellaiset, joissa hänet on merkitty vastuuhenkilöksi Tänään lisätyt avoimet sijaistarpeet = Avoimet sijaistarpeet, jotka on lisätty järjestelmään tänään Tänään tai eilen lisätyt sijaistarpeet = Missä tahansa tilassa oleva sijaistarve, joka on lisätty järjestelmään tänään tai eilen Page 10 of 77

11 Uudet = Tilassa Uusi oleva sijaistarve. Uusi tilassa sijaistarve on kun ketään ei ole kiinnitetty, kukaan ei ole ottanut sitä käsittelyyn, SMS-hakuja ei ole tehty, sitä ei ole peruutettu, se ei ole vanhentunut jne. Näytä avoimet sijaistarpeet = Sijaistarve on nk. avoin jossain seuraavista tiloista: Uusi, Otettu käsittelyyn, SMS-haku käynnissä, SMS-haku keskeytetty, SMS-haku päättynyt sijaista ei löytynyt, Osittain kiinnitetty, Sijaista ei ole kiinnitetty määräaikaan mennessä. Lisäksi avoimessa sijaistarpeessa tulee olla jonkin vuoron päättymispäivä tänään tai tulevaisuudessa Kiinnitetyt sijaistarpeet = Sijainen kiinnitetty käsin, Sijainen kiinnitetty SMS-haulla, Sijaistarve osittain kiinnitetty Sijaistarpeet, joihin on kiinnitys tehty 24 tunnin sisällä = Muutoin sama kuin Kiinnitetyt sijaistarpeet, mutta kiinnitys tulee olla tehty 24 tunnin sisällä Vanhentuneet sijaistarpeet = Muutoin sama kuin avoimet sijaistarpeet, mutta osittain kiinnitettyjä ei näytetä ja sijaistarpeen aloituspäivä tulee olla menneisyydessä Peruutetut = Sijaistarpeet, jotka ovat tilassa Peruutettu, eli jotka on peruutettu sijaistarpeen peruutustoiminnolla Näytä kaikki sijaistarpeet = Ei rajoituksia Sijaistarvelistan sarakkeiden valinta Klikattaessa taulukon yläpuolella olevaa jakoavainpainiketta, avautuu listan yläpuolelle kentät, joista voidaan valita taulukossa näytettävät sarakkeet. Klikattaessa painiketta uudestaan, suodattimet saadaan takaisin piiloon. Sijaistarvelistalla voi olla seuraavat sarakkeet: ID = Järjestelmän antama sijaistarpeen tunnus Tarkenne = Sijaistarpeelle kirjoitettu tarkenneteksti Tehtävänimike = Tehtävänimike, joka sijaistarpeen tehtävänimikkeeksi kirjattiin, eli tehtävänimike jollaista sijaista haetaan Yksikkö = Yksikkö, joka sijaistarpeeseen kirjattiin, eli yksikkö, johon sijaista haetaan Työvuoro alkaa = Työvuoron alkamispäivämäärä. HUOM! sarakkeessa näytetään punaisella kuvakkeella kiireelliset sijaistarpeet. Sijaistarve on kiireellinen, kun se alkaa vuorokauden kuluessa. Mikäli aikaväli -sarake ei ole käytössä, myöskään punainen kiireellisyyskuvake ei näy Työvuoro päättyy = Työvuoron päättymispäivämäärä. Työvuoro = Sijaistarpeeseen kirjatut työvuorot, eli työvuorot, joita sijaisuus sisältää Tila = Sijaistarpeen käsittelyn tila Kiinnitetty sijainen = Henkilö, joka sijaistarpeeseen on kiinnitetty (mikäli kiinnitys on jo tehty) Page 11 of 77

12 Vastuuhenkilö = Tässä näytetään sijaistarpeeseen kirjattu vastuuhenkilö TAI jos joku on korvamerkinnyt ko. sijaistarpeen itselleen sijaistarvelistan alla olevalla Ota käsittelyyn -painikkeella, näkyy tässä tämän henkilön nimi SMS id = Mikäli sijaistarpeeseen on etsitty ehdokkaita automaattisella tekstiviestihaulla, näkyy tässä sarakkeessa tekstiviestihaun SMS ID, jota esim. hakija käyttää vastatessaan, että haluaa sijaisuuden Keikkakalenteri = Tässä sarakkeessa näytetään, onko ko. sijaistarve julkaistu keikkakalenterissa ja onko siihen ilmoittautuneita Käyttäjä pystyy valitsemaan, mitä sarakkeita hänellä listausnäkymässä on. Nämä valinnat tehdään listan oikeassa ylänurkassa olevalla jakoavaimella samalla tavalla kuin järjestelmän muissakin listausnäkymissä. Sarakevalinnat pysyvät voimassa, kunnes järjestelmästä kirjaudutaan ulos Oman listauksen tallentaminen Kun halutut suodatukset ja sarakevalinnat on tehty, voidaan joko 1) suorittaa haku, jolloin listanäkymään haetaan filttereitä vastaavat sijaistarpeet, 2) tallentaa haku omaksi listaukseksi etusivulle tai 3) sulkea filtterinäkymä. Jos haku tallennetaan omaksi listaukseksi, voidaan valita tallennetaanko se olemassa olevan listauksen päälle vai kokonaan uutena listauksena. Page 12 of 77

13 2.2 Sijaistarpeiden hakeminen Sijaistarvelistan yläpuolella olevaan hakukenttään kirjoitettavalla hakusanalla voidaan etsiä listalla olevia sijaistarpeita. Hakusana kohdistuu seuraaviin sarakkeisiin: ID Tehtävänimike Yksikkö Vastuuhenkilö SMS ID Sijaistarpeita voi hakea myös sijaisen sukunimellä tai sijaisuuden alku/loppupäivällä. Haku kohdistuu näihin kenttiin, myös vaikka ko. sarake ei olisikaan valittu käyttöön sijaistarvelistauksessa. 2.3 Sijaistarpeiden järjestäminen sarakeotsikon mukaisesti Sijaistarvelistaa voidaan järjestää sarakeotsikon mukaisesti nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Tämä tapahtuu sarakeotsikkoa klikkaamalla. Kun sarakeotsikosta klikkaamalla lista on järjestetty, voidaan järjestystä muuttaa nousevaan tai laskevaan järjestykseen sarakeotsikon vieressä olevilla nuolipainikkeilla. 2.4 Sijaistarvelistanäkymän alapalkin toiminnot Sijaistarvelistan alapalkin toimintoja käytetään siten, että ensin valitaan listalta haluttu sijaistarve (merkitään rasti sijaistarverivin alussa olevaan ruutuun) ja tämän jälkeen valitaan haluttu toiminto alapalkista Sijaistarpeen tiedot Tällä päästään tarkastelemaan sijaistarpeen tarkempia tietoja. Sama toiminto onnistuu tuplaklikkaamalla sijaistarvetta sijaistarvelistalla. Page 13 of 77

14 2.4.2 Kopioi Sijaistarpeen kopiointitoiminnolla avautuu Uusi sijaistarve -näkymä, johon on kopioitunut listalta valittuna olleesta sijaistarpeesta kaikki muut, paitsi seuraavat tiedot: Ajankohta, kellonaika, vuoro Sijaistarpeen syy Muut tiedot -kohdasta ei kopioidu Mihin mennessä pitää löytää, eikä Vastuuhenkilö, mutta muut tiedot kopioituvat Keikkakalenteri -kohdasta ei kopioidu rasti Julkaistu keikkakalenterissa, mutta kuvaukset kopioituvat Ota käsittelyyn Tällä toiminnolla käyttäjä voi merkitä sijaistarpeen itselleen käsittelyyn, jolloin käyttäjä merkitään sijaistarpeen vastuuhenkilöksi. Sijaistarve muuttuu tilaan Otettu käsittelyyn. Sijaistarpeen voi ottaa käsittelyyn, vaikka se olisi jo jollain toisella käsittelyssä. Sijaistarpeen on oltava tilassa Uusi sijaistarve, jotta sen tila muuttuu Sijaistarve otettu käsittelyyn Muuta sopimustilaa Tällä toiminnolla voidaan merkitä onko sijaistarpeelle jo tehty työsopimus Hae sijaista sijaistarpeeseen Tällä toiminnolla nähdään sijaistarpeeseen sopivat sijaiset Muokkaa kiinnityksiä Mikäli sijaistarve on tilassa osittain kiinnitetty, päästään tästä muokkaamaan tehtyjä kiinnityksiä Vapauta kiinnitys Tällä toiminnolla voidaan sijaistarpeeseen kiinnitetty sijainen vapauttaa. Sijaistarve muuttuu vapautuksen jälkeen tilaan Uusi sijaistarve. Kiinnityksen vapauttamisesta EI lähetetä automaattisesti viestiä kenellekään, vaan tarvittava viestintä on muistettava hoitaa muulla tavalla Peruuta sijaistarve Tällä toiminnolla peruutetaan sijaistarve. Sijaistarve muuttuu tilaan Peruutettu. Mikäli asetuksissa on määritetty käyttöön toiminto Viesti sijaistarpeen peruutuksesta, lähtee asetuksissa määritettyyn osoitteeseen tieto sijaistarpeen peruutuksesta Poista sijaistarve Tällä toiminnolla sijaistarve poistetaan järjestelmästä. Page 14 of 77

15 3 Sijaistarpeen kirjaaminen ja täyttäminen 3.1 Sijaistarpeen kirjaaminen järjestelmään Sijaistarpeen kirjaaminen järjestelmään aloitetaan etusivunäkymän Tee uusi sijaistarve -painikkeella. Käyttöoikeuksissa on määritetty kuka uusia sijaistarpeita voi luoda, minkä lisäksi käyttöoikeuksissa määritetään, mihin yksiköihin sijaistarpeita käyttäjä voi kirjata. Klikattaessa Tee uusi sijaistarve -painiketta, avautuu alla oleva näkymä (jos käyttäjä on määrittänyt itselleen sijaistarpeen oletusasetukset, tulee tähän valmiiksi jo niitä vastaavat tiedot). Page 15 of 77

16 Page 16 of 77

17 3.1.1 Tarkenne Tähän kohtaan kirjataan sijaistarpeen tarkennetieto, esimerkiksi opetettava aine tai työvuorossa olevien henkilöiden määrä. Tarkenne on mahdollista asetuksissa määritellä mukaan sijaiselle lähteviin automaattiviesteihin Sijaistarpeen ajankohta ja työvuorot Tähän kohtaan kirjataan sijaistarpeen ajankohta ja työvuorot. Sijaishakijat ovat kertoneet sijaishakemuksessaan käytettävyytensä eri ajankohtiin sekä työvuoroihin. Kun sijaisia haetaan sijaistarpeisiin, tähän kirjoitetut tiedot rajaavat sitä, keitä sijaiskandidaatteja löydetään. Mikäli kysymyksessä on pidempi, esimerkiksi muutaman päivän sijaisuus, voidaan jokainen päivä kirjata erikseen, mutta tällainen sijaisuus voidaan kirjata myös yhtenä ajanjaksona. Tämä on täysin sijaistarpeen kirjaajan päätettävissä. Kun järjestelmä etsii sijaisia tarpeeseen, se löytää sekä kokonaan että osittain käytettävissä olevat sijaiset, mutta esittää oletuksena ensin ne sijaiset, jotka ovat kokonaan käytettävissä. Kokonaan käytettävissä olevilla tarkoitetaan sijaisia, jotka ovat käytettävissä kaikkiin sijaistarpeeseen kirjattuihin ajankohtiin/vuoroihin. Osittain käytettävissä olevalla tarkoitetaan, että tällainen sijainen on käytettävissä jo(i)(hinkin kirjattuihin ajankohtiin/vuoroihin. Sijaistarpeen ajankohdan päivämäärät voidaan kirjoittaa joko suoraan päivämääräkenttiin muodossa pp.kk.vvvv tai valitsemalla ajankohdat kalenterista, joka avautuu klikkaamalla ajankohtakentän vihreää kuvaketta. Uusia ajanjaksoja sijaistarpeeseen voidaan lisätä Lisää aikajakso -painikkeella. Ajanjakson voi poistaa valitsemalla haluttu ajanjakso ja klikkaamalla Poista aikajakso -painiketta. Sijaistarpeen alkamisajankohta on aina pakollinen tieto Yksikkö, johon sijaista tarvitaan Tähän kohtaan valitaan yksikkö, johon sijaista tarvitaan. Yksikkö valitaan järjestelmään tehdystä organisaatiorakenteesta. Klikattaessa yksikkökentän vihreästä kuvakkeesta, avautuu valintaikkuna, josta yksikkövalinta tehdään. Sijaiskandidaatit on haastatteluvaiheessa merkitty kelpoisiksi joihinkin yksiköihin. Haettaessa sijaista, etsitään kandidaatteja, jotka on merkitty kelpoiseksi sijaistarpeeseen merkittyyn yksikköön. Yksikkö on pakollinen tieto jokaisessa sijaistarpeessa. Page 17 of 77

18 3.1.4 Sijaistarpeen syy Jos halutaan tilastoida miksi sijaisia on tarvittu, tulee tähän valita sijaistarpeen syy. Tämä tieto ei näy sijaisille Sijaisen hakuehdot Sijaistarvetta kirjattaessa tehtävänimike on aina pakollinen tieto. Sijaiskandidaattien tietoihin on haastatteluvaiheessa merkitty, ovatko he kelpoisia johonkin tehtävänimikkeeseen tai ovatko he päteviä eikelpoisena. Tässä kohdassa sijaistarpeen kirjaamista valitaan, halutaanko ko. sijaistarpeeseen etsiä pelkästään tehtävään päteviä kandidaatteja vai myös päteviä ei-kelpoisia. Suositus on käyttää pelkkää tehtävänimikettä hakuehtona. Hakuehdot voi myös valita tallennetuista hakupohjista, joita on tehty Etsi sijaisrekisteristä -toiminnolla. Lisäksi hakuehtoja voi lisätä Valitse hakukriteerit -toiminnolla, jolla voi valita useita hakukriteereitä samanaikaisesti. Lisää hakuehto -painikkeella voi lisätä yhden hakukriteerin kerrallaan. Tämä toiminto hakee tietoja sijaisen hakemukselta, ei tarkistusmerkinnöistä. Mikäli kyseessä on opettajan sijaisuus, voidaan Lisää opetusaine -painikkeella lisätä hakuehdoksi aineita, joita sijainen opettaa ja lisäksi voidaan merkitä tuleeko sijaisen olla kelpoinen vai riittääkö myös pätevä eikelpoinen sijainen kyseiseen aineeseen Viestintä sijaisen kiinnittämisestä Mikäli halutaan, että järjestelmä informoi jotakuta, kun sijaistarpeeseen kiinnitetään henkilö, tulee nämä määritykset kirjata sijaistarpeeseen. Viesti voidaan lähettää sähköpostitse tai tekstiviestinä tai molempina. Sijaistarvetta kirjatessa tulee merkitä rasti ruutuun, mikäli viesti halutaan lähettää, minkä lisäksi tulee merkitä halutun vastaanottajan sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Page 18 of 77

19 3.1.7 Muut tiedot sijaistarpeen käsittelijälle Vastuuhenkilö Tähän tietokenttään valitaan, kuka on sijaistarpeen hoitamisen vastuuhenkilö. Organisaatiot pystyvät itse omassa prosessissaan ja ohjeistuksessaan päättämään/ohjeistamaan, kuka henkilö sijaistarpeen kirjaajan tulee tähän valita. Tässä valittu henkilö näkyy vastuuhenkilönä sijaistarvelistalla Kuvaus, Erityistarpeet, Lisätietoja ja Mihin mennessä sijainen on löydettävä Nämä ovat tietokenttiä, joihin voidaan kirjoittaa lisätietoja sijaistarpeesta. Organisaatiot pystyvät itse päättämään/ohjeistamaan, mitä näihin kenttiin kirjoitetaan. Mihin mennessä sijainen on löydettävä -kenttiin (pvm, klo) asetettuna ajankohtana lähtee Viestintä sijaisen kiinnittämisestä -kenttään kirjatulle henkilölle sähköpostiviesti/tekstiviesti, jos sijaista ei ole löytynyt. Kun määräaika on ohitettu, sijaistarpeen tilaksi muuttuu Sijaista ei löytynyt Keikkakalenteri Julkaisu keikkakalenterissa Mikäli sijaistarve halutaan julkaista keikkakalenteriin, valitaan rasti kohtaan Julkaise keikkakalenteriin. Keikkakalenterissa sijaistarpeen näkevät vain ne henkilöt, jotka on tarkistusmerkinnöissä todettu kelpoisiksi ko. sijaistarpeeseen. Näille henkilöille voidaan tässä yhteydessä lähettää myös ilmoitus sijaistarpeen julkaisemisesta keikkakalenteriin. Viestin voi lähettää joko tekstiviestillä tai sähköpostilla. Sijaistarpeen kuvaus keikkakalenterissa -kenttään kirjoitettu tieto näkyy keikkakalenterissa sijaistarpeen kuvauksena: ikään kuin sijaistarpeen työpaikkailmoituksena. Yhteyshenkilö keikkakalenterissa -kenttään kirjoitettu tieto näkyy keikkakalenterissa sijaistarpeen kuvaus - kentän alapuolella ja siihen tavallisesti kirjoitetaan sen henkilön yhteystiedot, jolta sijaishakijat voivat kysyä lisätietoja sijaistarpeesta. Page 19 of 77

20 Keikkakalenterin kautta ilmoittautuneet Mikäli halutaan, että järjestelmä informoi jotakuta, kun joku ilmoittautuu sijaistarpeeseen keikkakalenterissa, tulee nämä määritykset kirjata sijaistarpeeseen. Viesti voidaan lähettää sähköpostitse tai tekstiviestinä tai molempina. Sijaistarvetta kirjatessa tulee merkitä rasti ruutuun, mikäli viesti halutaan lähettää, minkä lisäksi tulee merkitä halutun vastaanottajan sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Ilmoittautuneet -otsikon viereen tulee nimi- ja puhelinnumerolista henkilöistä, jotka ovat ilmoittautuneet keikkakalenterin kautta sijaistarpeeseen. Lisäksi ilmoittautuneet -listalla näytetään mahdollisia lisätietoja, joita ilmoittautuneet ovat ilmoittautumisen yhteydessä kirjoittaneet. Ilmoittautuneet listalta sijaistarpeen käsittelijä pääsee katsomaan sijaisen hakemusta, minkä lisäksi ilmoittautuneet -listalta voidaan kiinnittää sijaistarpeeseen joku ilmoittautuneista sijaisista. Tämä tapahtuu valitsemalla haluttu sijainen ja klikkaamalla listan oikealla puolella olevaa Kiinnitä -painiketta Sijaistarpeeseen kohdistettavat toiminnot sijaistarvenäkymän alapalkissa Kun sijaistarve on kirjattu ja kaikki tarvittavat/halutut tiedot on annettu, voidaan sijaistarve 1) tallentaa, 2) ottaa käsittelyyn tai 3) merkitä työsopimus tehdyksi, minkä lisäksi voidaan suoraan hakea sijaisia ko. tarpeeseen Sijaistarpeen muokkaus Sijaistarpeen muokkaus tapahtuu valitsemalla haluttu sijaistarve sijaistarvelistalta. Tämän jälkeen avautuu sama näkymä, kuin uuden sijaistarpeen kirjauksessa. 3.2 Sijaisen hakeminen sijaistarpeeseen Kun sijaistarve on kirjattu järjestelmään, voidaan siihen hakea sijaisehdokkaita Hae sijaisia sijaistarpeeseen -painikkeella. Klikattaessa painiketta, avautuu hakijalistanäkymä, jossa kaikki hakijat ovat sopivia sijaisia ko. tarpeeseen. Listauksessa näytetään sijaistarpeeseen haetut sijaiset oletuksena seuraavassa järjestyksessä: 1) Hakijat, jotka ovat aiemminkin olleet sijaisina siinä yksikössä, johon ko sijaistarve on tehty 2) Hakijat, jotka ovat aiemminkin olleet sijaisina siinä organisaatiossa, johon ko sijaistarve on tehty 3) Hakijat, jotka eivät ole olleet aiemmin sijaisina siinä organisaatiossa, johon ko sijaistarve on tehty. Hakijat myös korostetaan värikoodein vastaavasti: Aiemmin yksikössä sijaisina olleet on merkitty vihreällä fontilla, aiemmin organisaatiossa olleet on merkitty sinisellä fontilla ja sijaiset, jotka eivät ole aiemmin organisaatiossa sijaisina olleet, on merkitty mustalla fontilla. Hakijalistanäkymästä kuva alla. Page 20 of 77

21 Sijaisehdokkaat voidaan filtteröidä hakijalistausnäkymässä. Filtterit sijaitsevat hakijalistausnäkymän yläpuolella. Filtteröintimahdollisuuksia on kaksi: toisella filtterillä saadaan näytölle hakijat käytettävyyden mukaan ja toisella filtterillä näytölle saadaan hakijat, jotka on valittu mukaan SMS-hakuun (mihin ryhmään vaan) tai kaikki hakijat. Listalla näytetään oletusarvoisesti sellaiset sijaisehdokkaat, jotka ovat käytettävissä koko sijaistarpeeseen merkitylle ajanjaksolle/vuoroihin. Listan yläpuolella on linkki, josta klikkaamalla listalle saadaan myös osittain käytettävissä olevat ehdokkaat, eli sellaiset, jotka ovat käytettävissä joihinkin kirjattuihin ajankohtiin/vuoroihin. Kun listauksella näytetään myös osittain käytettävissä olevat ehdokkaat, näytetään myös heidän käytettävyysprosenttinsa. Käytettävyysprosentti lasketaan siitä, miten moneen sijaistarpeeseen merkittyyn ajankohtaan/työvuoroon sijainen on käytettävissä. Edellisen lisäksi hakijalistalle tulevat hakijat täyttävät ainakin seuraavat ehdot: 1. He ovat kelpoisia (tai päteviä ei-kelpoisia, hakukriteereistä riippuen) siihen tehtävänimikkeeseen, joka sijaistarpeeseen kirjattiin 2. He ovat kelpoisia siihen yksikköön, joka sijaistarpeeseen kirjattiin 3. He ovat tilassa Haastateltu Soveltuu sijaiseksi 4. Mikäli sijaistarpeeseen kohtaan sijaisen hakuehdot kirjattiin hakuehdoksi todistus, lupa, sertifikaatti tai osaaminen, niin tämä on hakijalta tarkistettu ja se on voimassa (mikäli voimassaoloaika on annettu) 5. He täyttävät muutkin sijaistarpeeseen kirjatut sijaisen hakuehdot Hakijalistalta päästään lukemaan hakijan tietoja joko tuplaklikkaamalla hakijaa tai valitsemalla hakija listalta merkitsemällä rasti hakijan nimen eteen ja klikkaamalla listan alapuolella olevaa Hakemuksen tiedot - painiketta. Hakijoille voidaan lähettää tästä näkymästä sähköposti- sekä tekstiviestejä. Lisäksi hakijalistalta pystytään tulostamaan listalta valitun hakijan tietoja joko perustulostuksella tai asiakirjapohjatulostuksella. Myös nämä on kuvattu tässä oppaassa rekrytointimoduulin hakemusten käsittely -kappaleessa. Kun sijaishakemuksia on luettu ja mahdollisesti soiteltu (ja/tai muuten viestitty) sijaishakijoiden kanssa, voidaan tehdä päätös, kuka sijaistarpeeseen valitaan. Tällöin voidaan valittu sijainen kiinnittää sijaistarpeeseen Kiinnitä sijainen -painikkeella. Tämä toiminto on kuvattu tarkemmin seuraavassa kappaleessa. Mikäli halutaan jättää väliin sijaisten kanssa erikseen sopiminen, voidaan sijaisen valinnassa ja kiinnittämisessä käyttää automaattista SMS-hakua. Myös tämä on kuvattu omassa kappaleessaan jäljempänä. HUOM! Automaattista SMS-hakua voi käyttää ainoastaan kokonaan käytettävissä oleviin ehdokkaisiin. 3.3 Yhden, kokonaan käytettävissä olevan sijaisen manuaalinen kiinnitys sijaistarpeeseen Kun sijaishakemuksia on luettu ja mahdollisesti soiteltu (ja/tai muuten viestitty) sijaishakijoiden kanssa, voidaan tehdä päätös, kuka sijaistarpeeseen valitaan ja kiinnitetään kyseinen hakija sijaistarpeeseen. Kiinnitys tehdään siten, että valitaan koko sijaistarpeen ajaksi käytettävissä oleva sijaisehdokas listalta ja kiinnitetään hänet sijaistarpeeseen Kiinnitä sijainen -painikkeella. Manuaalista kiinnitystä ei voi tehdä, mikäli sijaistarpeeseen on meneillään automaattinen SMS-haku. Page 21 of 77

22 Kun klikataan Kiinnitä sijainen -painiketta, avautuu alla oleva ikkuna: Tässä ikkunassa voidaan vielä kirjoittaa Lisätietoja sijaistarpeen käsittelijöille. Tämä tietokenttä on sama, kuin sijaistarpeen kirjaamisen vastaava kenttä. Lisäksi tässä ikkunassa voidaan valita, lähetetäänkö kiinnityksestä sähköposti ja/tai tekstiviesti jollekin. Tämä tapahtuu siten, että valitaan rasti halutun viestinlähetysmuodon kohtaan ja kirjoittamalla sähköposti ja/tai puhelinnumero, johon viesti lähtee. Mikäli sijaistarvetta kirjatessa vastaaviin kenttiin kirjoitettiin tietoja, näkyvät nämä tiedot myös tässä ikkunassa. Tavallisesti viesti kiinnityksestä lähetetään sijaistarpeen kirjanneelle esimiehelle ja/tai henkilölle, joka on vastaanottamassa sijaista töihin. Viesti, joka kiinnityksestä lähtee, on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa. Lähetä ilmoitus hakijalle kohdasta voidaan lähettää kiinnitetylle sijaiselle automaattiviesti kiinnityksestä. Jos tähän ei valitse ruksia kumpaankaan kohtaan, tulee sijaiselle ilmoittaa muulla tavalla saadusta sijaisuudesta. Kiinnityksen jälkeen valitut viestit lähtevät, sijaistarvelistalla näytetään kiinnitetyn hakijan nimi ja sijaistarpeen tila muuttuu Sijainen kiinnitetty -tilaan. 3.4 Useamman tai osittain käytettävissä olevien sijaisten manuaalinen kiinnitys sijaistarpeeseen Useamman sijaisen käytettävyyden tarkistaminen Mikäli sijaishakijalistalta huomataan, että kokonaan käytettävissä olevia hakijoita ei ole tarjolla, tai muuten halutaan ottaa useampi hakija yhtä sijaistarvetta hoitamaan, voidaan hakijalistalta valita useampi hakija ja klikata Kiinnitä sijainen -painiketta. Page 22 of 77

23 Kun klikataan Kiinnitä sijainen -painiketta, avautuu näkymä, joka kertoo valittujen hakijoiden käytettävyyden ko. sijaistarpeeseen. Tästä kuva alla. Yllä olevassa näkymässä näytetään riveinä valitut hakijat ja sarakkeina ovat hakijan nimi, matkapuhelinnumero sekä sijaistarpeen vuorot. Vuorojen sarakeotsikoissa kerrotaan päivä sekä vuoro, joka sijaistarpeeseen on merkitty. Taulukon soluissa näytetään värikoodeilla hakijan käytettävyys kuhunkin vuoroon. Vihreä väri tarkoittaa, että hakija on käytettävissä Keltainen väri kertoo, että hakijalla on joko jokin ei-käytettävissä -merkintä käytettävyyskalenterissaan tai hänet on järjestelmässä kiinnitetty johonkin toiseen sijaisuuteen jossain toisessa organisaatiossa. Keltaisissa soluissa oleva vuorotieto kertoo, mihin vuoroihin hakija ei ole käytettävissä Punainen väri kertoo, että hakija on jo kiinnitetty toiseen sijaisuuteen samassa organisaatiossa, kuin mihin kyseessä oleva sijaistarve on tehty Useamman sijaisen kiinnittäminen Tässä samassa näkymässä voidaan myös kiinnittää hakijoita sijaistarpeeseen. Kiinnittäminen tapahtuu merkitsemällä rastit ruutuihin halutun henkilön ja vuoron kohdalle. Tässä näkymässä ei pysty käyttämään automaattista tekstiviestihakua. Alla olevassa esimerkissä kiinnitetään sijaistarpeeseen kaksi eri henkilöä. Page 23 of 77

24 Järjestelmä estää hakijan kiinnittämisen sijaistarpeen vuoroon vain siinä tapauksessa, että hakija on tilassa kiinnitetty. Järjestelmä ei myöskään pakota valitsemaan jokaiseen vuoroon sijaista, eli sijaisuuden jokaiseen vuoroon ei tarvitse valita sijaista ollenkaan. Sama organisaatio pystyy kiinnittämään saman sijaisen vain yhteen vuoroon/pv. Eli jos samassa organisaatiossa on tehty esim. kaksi sijaistarvetta joista toinen aamuvuoroon ja toinen iltavuoroon samalle päivälle, sama hakija ei tule esiin iltavuoroon sijaista haettaessa, jos hänet on jo aamuvuoroon kiinnitetty. Ei vaikka sijainen olisi merkannut itsensä myös iltavuoroon käytettäväksi. Kun kiinnitysrastit on laitettu paikoilleen, klikataan alaosan toimintopalkista Tallenna. Tällöin aukeaa seuraavanlainen ikkuna: 1) Viestintä sijaisen kiinnittämisestä kohdassa pystytään määrittämään kenelle organisaation sisällä viestitään tehdyistä kiinnityksistä. 2) Viestintä kiinnitetylle hakijalle voidaan puolestaan valita, että lähetetäänkö hakijoille tieto tehdystä kiinnityksestä tekstiviestillä ja/tai sähköpostilla. Mikäli viestit halutaan lähettää, tulee dialogissa laittaa rasti joko tekstiviesti tai Sähköposti valintaruutuihin. Page 24 of 77

25 Lisäksi dialogissa näytetään henkilöt, kenelle viesti olisi lähdössä ja mihin osoitteisiin. Dialogissa näytetään oletuksena ne henkilöt, joille kiinnitykset johonkin vuoroon on tehty. Tässä voidaan vielä päättää, lähetetäänkö jollekin henkilölle viestiä vai ei. Mikäli henkilön nimen edessä olevassa valintaruudussa on rasti, lähtee ko henkilölle viesti kiinnityksestä. Viesti hakijoille lähtee siis, mikäli SEKÄ Lähetä ilmoitus hakijalle kohdassa on rasti joko Tekstiviesti tai Sähköposti kohdassa ETTÄ henkilölistalta on valittu, että kenelle viesti lähtee. 3) Onko muokkaamasi sijaistarpeen tila täysin valmis kohta valinnalla voidaan määrittää sijaistarpeen tila kiinnityksen jälkeen. Mikäli sijaisuuden jokaiseen vuoroon on valittu henkilö, voidaan valita Täysin valmis, jolloin järjestelmä tulkitsee, että sijaisuus on täysin käsitelty, sijaiset ovat löytyneet jne. Eli sijaistarve menee tilaan Sijainen löytynyt ja sijaistarve ei esimerkiksi näy avoimien tai keskeneräisten sijaistarpeiden listalla. Täysin valmis voidaan valita myös, vaikka jokaiseen vuoroon ei olisikaan valittu henkilöä. Tällöin käytännön tilanne saattaa olla se, että johonkin vuoroon ei tarvitakaan ketään, tai jokin vuoro hoituu työaikajärjestelyillä tms. Eli tässäkin tapauksessa sijaistarve menee tilaan Sijainen löytynyt ja sijaistarve ei esimerkiksi näy avoimien tai keskeneräisten sijaistarpeiden listalla. Mikäli tässä vaiheessa valitaan Osittain valmis, menee sijaistarve ko. tilaan. Tällöin sijaistarve näkyy edelleen keskeneräisten ja avoimien sijaistarpeiden listalla ja siihen voidaan edelleen hakea sijaisia ja puuttuviin vuoroihin voidaan kiinnittää sijaisia ja kiinnityksiä voidaan muokata jne. Osittain täytetty -tilaan sijaistarve jätetään yleensä silloin, kun jokaiseen vuoroon ei ole pystytty vielä kiinnittämään sijaista. Alla kuva sijaistarvelistauksesta sen jälkeen, kun sijaistarpeeseen, jossa on kolme vuoroa, on kiinnitetty kaksi sijaista ja kiinnityksen yhteydessä sijaistarve on merkitty tilaan Osittain täytetty Useamman henkilön kiinnittämisen sekä osittaisen kiinnityksen muita vaikutuksia järjestelmässä Alla on listattu tähän liittyviä muita ominaisuuksia/toiminnallisuuksia Osittain täytetty -tilassa olevan sijaistarpeen tiedoissa ei pysty muokkaamaan: o Vuoroja, joihin kiinnitys on jo tehty o Yksikköä sekä sijaisen hakukriteereitä o Keikkakalenterijulkaisua Osittain täytettyihin sijaistarpeisiin voidaan lisätä vuoroja Osittain täytetty sijaistarve ei näy keikkakalenterissa, vaikka se olisi sinne julkaistu. Hakija ei pysty keikkakalenterin kautta ilmoittautumaan vain johonkin sijaistarpeen vuoroon, vaan hakija ilmoittaa kiinnostuksensa koko sijaistarpeeseen. Kun osittain täytettyyn sijaistarpeeseen haetaan lisää hakijoita ja siirrytään käytettävyysnäkymään, näytetään siellä aina myös jo tehdyt kiinnitykset Kun sijaisuuteen kiinnitetään useampi henkilö, lähtee sijaistarpeen tiedoissa kohdassa viestintä kiinnityksestä määritettyihin puhelinnumeroihin ja sähköpostiosoitteisiin tieto usean henkilön kiinnityksestä. Tätä varten on viestiasetuksissa oma viestipohja. Mikäli sijaistarve on tilassa Osittain täytetty ja saavutetaan sijaistarpeeseen merkitty ajankohta, jolloin sijainen täytyy viimeistään olla löytynyt, lähtee sijaistarpeen tiedoissa kohdassa viestintä Page 25 of 77

26 kiinnityksestä määritettyihin puhelinnumeroihin ja sähköpostiosoitteisiin tieto usean henkilön kiinnityksestä. Tätä varten on viestiasetuksissa oma viestipohja. Sijaistarpeisiin liittyvissä tilastollisissa raporteissa sijaistarpeet, joihin on kiinnitetty useampi henkilö, tulkitaan täytetyksi, kun kiinnitysten tallennusten yhteydessä on valittu vaihtoehto Täysin kiinnitetty Hakijan CV-tietojen Tehdyt sijaisuudet -osio päivittyy sen mukaan, miten hänet on sijaistarpeeseen kiinnitetty 3.5 Sijaisen valinta ja kiinnittäminen automaattisella SMS-haulla SMS-ryhmävalinnat haettaessa sijaista sijaistarpeeseen Sijaiset voidaan järjestää automaattisesti kelpoisuuksien ja/tai soveltuvuuksien mukaan hakuryhmiin. Klikkaamalla SMS-hakuryhmän kohdalta 1, 2, 3 tai 0 avautuu ikkunassa josta voi valita ryhmään valittavien sijaisten ominaisuudet. Dialogista voidaan valita SMS-ryhmään hakijoita kelpoisuuden ja aiemman kokemuksen mukaan. Mikäli valitaan useita vaihtoehtoja samasta ryhmästä, valintojen välillä on tai ehto ja mikäli valintoja tehdään eri ryhmistä, on näiden välillä ja -ehto. Esimerkiksi mikäli valitaan sekä yksikössä että organisaatiossa aikaisemmin työskennelleet, tulee valituksi hakijat, jotka täyttävät jommankumman vaihtoehdon. Jos puolestaan valitaan esim. kelpoiset ja samassa yksikössä työskennelleet, tulee valituksi hakijat, jotka täyttävät nämä molemmat ehdot. Page 26 of 77

27 Sijaiset voi myös valita yksitellen haluamaansa hakuryhmään Automaattisen SMS-haun käynnistäminen Kun valinnat on tehty, painetaan alapalkissa olevaa Tekstiviestihaku -painiketta. Tällöin avautuu alla oleva ikkuna. Vasemmassa reunassa näkyy ketkä sijaiset ovat missäkin hakuryhmässä. Lähetettävä tekstiviesti Lisätietoja tekstiviestiin Odotusajat Haun voimassaoloaika Tässä kentässä näkyy viesti, joka sijaisehdokkaille on lähdössä. Suurin osa lähtevää viestiä on etukäteen kirjoitettu sijaisrekisterin viestintäasetuksissa. Tähän kenttään kirjoitettu teksti tulee osaksi ehdokkaille lähetettävää tekstiviestiä. Näet esikatselun Lähetettävä tekstiviesti -kentässä. Kentän oikealla puolella on laskuri, joka näyttää viestin pituuden. Esimerkiksi jos valitaan kenttään toisen ryhmän odotusaika 10 min, lähetetään tälle toiselle ryhmälle SMS-haku 10 min haun käynnistyksen jälkeen, mikäli kukaan ensimmäisestä ryhmästä ei ole sijaisuutta vastaanottanut. Vaikka SMS-haku olisikin käynnistynyt jo toiselle ryhmälle, ovat ensimmäisenkin ryhmän hakijat vielä haussa mukana ja jos joku heistä ensimmäisenä vastaa haluavansa sijaisuuden, hän sen myös saa. Tähän valitaan, miten kauan tekstiviestihaku on voimassa, eli miten pitkään vastauksia odotetaan niiltä hakijoilta, joille viesti nyt lähetetään. Page 27 of 77

28 Lisätietoja antavan henkilön: Nimi Puhelinnumero Muuta lisätietoa Tähän kenttään kirjoitettu tieto menee valitulle henkilölle valinnan jälkeen. Tähän kenttään kirjoitettu tieto menee valitulle henkilölle valinnan jälkeen. Tähän kenttään kirjoitettu tieto menee valitulle henkilölle valinnan jälkeen. Tähän voi kirjoittaa esimerkiksi työpaikan osoitteen, lisätietoa töihin tulemisesta tms. Hakutuloksen lähettäminen Tähän kirjattuihin osoitteisiin/numeroihin lähetetään tieto siitä, kuka sijaistarpeeseen on kiinnitetty. Mikäli jo sijaistarvetta kirjatessa vastaaviin kenttiin kirjattiin tietoja, näkyvät ne tässä valmiiksi. Tavallisesti viesti kiinnityksestä lähetetään sijaistarpeen kirjanneelle esimiehelle ja/tai henkilölle, joka on vastaanottamassa sijaista töihin. Viesti, joka kiinnityksestä lähtee, on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa Automaattinen SMS-hakuprosessi Sijainen löytyy: Haku käynnistetään, jolloin valituille hakijoille lähtee viesti Sijaisuus tarjolla Ensimmäinen joka vastaa viestiin myöntävästi, saa sijaisuuden ja järjestelmä kiinnittää ko. henkilön sijaisuuteen Toinen sijaishakija (ja muut siitä eteenpäin), joka vastaa myöntävästi, saa takaisin viestin, että sijaisuus on täytetty (viestin sisältö on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa) Ensimmäinen sijaishakija, joka sijaisuuteen kiinnitettiin, saa vastausviestin, jossa kerrotaan sijaisuuden saamisesta ja tämän viesti mukana menee lisätietoja sijaisuudesta sekä keneltä voi kysyä lisätietoja tarvittaessa (asetuksissa määritetty viesti, jossa mukana hakua käynnistettäessä Lisätietoja antavan henkilön yhteystiedot -kohtaan kirjoitetut tiedot) Mikäli SMS-hakua käynnistettäessä kohtaan Hakutuloksen lähettäminen valittiin, että kiinnityksestä lähetetään viesti jollekin (esim. sijaistarpeen kirjanneelle esimiehelle), niin järjestelmä lähettää viestin kiinnityksestä (viestin sisältö on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa) Mikäli joku vastaa sijaistarjoukseen myöntävästi liian myöhään, hänelle menee vastausviesti, että hakuaika on päättynyt (viestin sisältö on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa). Sijaista ei löydy Haku käynnistetään, jolloin valituille hakijoille lähtee viesti Sijaisuus tarjolla Kukaan ei vastaa haun voimassaoloaikana myöntävästi Mikäli automaattista tekstiviestihakua käynnistettäessä kohtaan Hakutuloksen lähettäminen valittiin, että kiinnityksestä lähetetään viesti jollekin (esim. sijaistarpeen kirjanneelle esimiehelle), niin järjestelmä lähettää viestin että sijaista ei ole löydetty (viestin sisältö on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa) Mikäli joku vastaa sijaistarjoukseen myöntävästi liian myöhään, hänelle menee vastausviesti, että hakuaika on päättynyt Mikäli SMS-haku keskeytetään sen voimassaoloaikana, lähtee tieto peruutuksesta tekstiviestillä kaikille niille hakijoille, joille alkuperäinen sijaisuustarjousviestikin lähti. Tieto peruutuksesta lähtee haussa mukana olleille hakijoille myös silloin jos SMS-haun käynnissä ollen tarpeeseen kiinnitetään käsin työntekijä, joko suoraan hakijalistalta tai keikkakalenterin kautta Sijainen löytyi automaattisella SMS-haulla Kun sijainen löytyy SMS-haulla, tapahtuu sijaisen kiinnitys sijaistarpeeseen automaattisesti. Kiinnityksen jälkeen, sijaistarvelistalla näytetään kiinnitetyn hakijan nimi ja sijaistarpeen tila muuttuu Sijainen kiinnitetty - tilaan. Page 28 of 77

29 4 Rekrymobiili Sijaishausta on myös mobiililaitteilla näppärästi toimiva versio ja se löytyy osoitteesta Rekrymobiiliin kirjaudutaan samoilla käyttäjätunnuksilla kuin normaalistikin järjestelmään. Sijaishaku tehdään painikkeesta Uusi sijaistarve Page 29 of 77

30 Kenttiin syötetään sijaistarpeen tiedot. Yksikkö, tehtävä ja sijaistarpeen syy merkitään niin että lähdetään kirjoittamaan kenttään ja sen jälkeen valitaan sopiva tieto alasvetovalikosta: Page 30 of 77

31 Valitse sijaisehdokkaat-painikkeesta saa näkyviin hakuehtoja vastaavat sijaiset: Page 31 of 77

32 Yllä olevalla ehdokaslistalla kelpoiset ehdokkaat on kuvattu täyteen värjätyllä tähdellä ja soveltuvat eikelpoiset puolittain värjätyllä tähdellä. Vihreällä värillä on kuvattu sellaiset ehdokkaat, jotka on aiemminkin kiinnitetty sijaiseksi siihen yksikköön, johon sijaista nyt haetaan. Sinisellä värillä on kuvattu ne ehdokkaat, jotka ovat aiemmin kiinnitetty sijaiseksi siihen organisaatioon, johon sijaista nyt haetaan. Mustalla ovat ne jotka eivät ole aiemmin tehneet sijaisuuksia organisaatiossa. Klikkaamalla sijaisen nimen edessä olevaa 0-painiketta, saa siitä valittua sijaisen ryhmään 1,2,3 tai 0. Tekstiviestihaku voidaan ajastaa lähtemään eri ryhmille eri aikaan ja ryhmä 0 ei saa lainkaan tekstiviestiä tästä sijaisuudesta. Lähetä SMS kaikille sijaisehdokkaille käynnistää sijaishaun. Haku on mahdollista tallettaa hakupohjaksi haun käynnistämisen jälkeen. Hakupohjia voi hyödyntää jatkossa kun haetaan jälleen sijaisia. Rekrymobiilista on myös video-ohje: 5 Etsi hakijoita 5.1 Henkilöhaku Henkilöhakutoimintoon pääsee sekä sijaisrekisterin että rekrytointimoduulin etusivunäkymästä Henkilöhaku -painikkeella. Molemmista painikkeista avautuu alla oleva näkymä. Hakunäkymässä voidaan erikseen valita haetaanko hakijoita kohdistetuista rekrytoinneista, avoimista rekrytoinneista vai sijaishakijoista vai joistain näiden yhdistelmästä. Kun näkymään tullaan rekrytointimoduulista, on oletuksena valittu kohdistettu rekrytointi. Kun näkymään tullaan sijaisrekisteristä, on oletuksena sijaishakemus. Käyttöoikeudet vaikuttavat hakuun seuraavasti: Henkilöhaku kohdistetuista rekrytoinneista > haetaan hakijoita niistä rekrytoinneista, joihin käyttäjällä on oikeus Henkilöhaku avoimista rekrytoinneista > käyttäjällä täytyy olla oikeus hakea avoimista rekrytoinneista ja järjestelmä hakee hakijoita niistä avoimista rekrytoinneista, joihin käyttäjillä on oikeus. Henkilöhaku sijaishakemuksista > Käyttäjällä täytyy olla oikeus Etsi sijaisrekisteristä -toimintoon ja hakijoita haetaan niiden organisaatioiden hakijoiden joukosta, mihin käyttäjällä on oikeus luoda sijaistarpeita. Hae myös ei-käytettävissä olevista kohdan ruksaamalla saa näkyviin myös sellaiset sijaiset jotka eivät juuri sillä hetkellä ole kalenterinsa mukaan käytettävissä. Hakutuloksena näytetään lista hakukriteereihin sopivista hakijoista. Mikäli samalta hakijalta löytyy useampia hakemuksia, näytetään nämä kaikki. Klikkaamalla hakijaa, päästään tarkemmin tarkastelemaan hänen hakemustaan ko. rekrytoinnissa. Page 32 of 77

33 5.2 Etsi sijaisrekisteristä Hakijoiden etsiminen sijaisrekisteristä Etsi sijaisrekisteristä -toiminnolla pystytään etsimään sijaishakijoita koko sijaisrekisteristä. Käyttäjä näkee hakijan sijaisrekisterissä, mikäli hakija on hakulomakkeella ollut kiinnostunut niistä maantieteellisistä kunnista JA niistä ammattialueista, joissa käyttäjän organisaatio toimii TAI hakija on ollut kiinnostunut käyttäjän työnantajaorganisaatiosta TAI hakija on jättänyt hakemuksensa käyttäjän organisaation sijaisrekrytointiilmoituksen kautta. Täten Etsi Sijaisrekisteristä -toiminnolla voidaan löytää myös sellaisia hakijoita, jotka ovat jättäneet hakemuksensa jonkin muun työnantajaorganisaation ilmoituksen kautta, kuin käyttäjän organisaation ilmoituksen kautta. Klikattaessa Etsi sijaisrekisteristä -painiketta etusivulla avautuu alla oleva näkymä. Hakutoiminnossa on neljä eri välilehteä, joissa jokaisessa voidaan etsiä sijaisia erilaisin kriteerein Etsi sijaisrekisteristä -hakukriteereiden määrittäminen Sijaishaun hakuehdot -kohtaan määritetään hakuehdot, joilla sijaispoolista halutaan etsiä sijaisia. Hakuehtoja voi lisätä joko valitsemalla tallennetun raporttipohjan tai Valitse hakukriteerit -painikkeella, jolla voi lisätä useamman hakukriteerin yhtä aikaa. Lisää hakuehto -painikkeen avulla voi lisätä yhden hakukriteerin kerrallaan. Klikattaessa Valitse hakukriteerit -painiketta, avautuu lista tietokentistä, joita rekrytointimoduulin asetuksissa on hakulomakkeelle valittu käyttöön. Tästä listasta voidaan valita haluttu tietokenttä, jota halutaan käyttää hakuehtona, esimerkiksi Sukupuoli, jolloin tämä tietokenttä tulee näkyviin sijaistarpeen hakuehdoksi. Page 33 of 77

34 Tämän jälkeen voidaan asettaa haluttu hakukriteeri, esim. Nainen. Mikäli hakuehtoja ei anneta ollenkaan, näyttää järjestelmä kaikki ne hakijat, jotka käyttäjällä on järjestelmässä oikeus nähdä. HUOM! Tällaisen haun tekeminen saattaa kestää todella kauan, koska järjestelmässä saattaa olla satoja tai tuhansia hakijoita. Hakukriteereiden alla olevaan Hakemuksen tila -kenttään voi valita millaisessa tilassa olevia hakijoita haluaa etsiä. Kun etsitään uusia hakijoita haastatteluun, valitaan tässä valikossa Uusi hakemus. Alimpana olevaan Sijaisrekrytoinnit -kenttään voidaan valita jokin rekrytointi, mikäli halutaan kohdistaa haku hakijoihin, jotka ovat jättäneet hakemuksensa johonkin tiettyyn rekrytointiin Hakuehtojen tallentaminen Kun olet antanut hakuehdot, voit tallentaa hakuehdot. Tallennus tapahtuu hakuehtojen alla olevalla Tallenna hakuehdot -painikkeella. Tallennetulle haulle tulee antaa nimi. Haku kannattaa nimetä mahdollisimman informatiivisesti, esim.: Lähihoitajan tehtävistä kiinnostuneet uudet hakijat, joilla on Valvira-sertifikaatti. Tallennetut hakuehdot ovat käytettävissä sekä tässä Etsi sijaisrekisteristä -näkymässä että sijaistarpeita kirjattaessa. Tallennettu haku käytettävissä kaikilla niillä henkilöillä, jotka kuuluvat tallentajan kanssa samaan organisaatioon Haun suorittaminen Kun on antanut hakuehdot, voi suorittaa haun kriteereiden alla olevalla Hae -painikkeella. Painikkeen painamisen jälkeen tulee näkyviin hakijalista. Järjestelmässä on rajoitettu hakijamäärää, joka listalla maksimissaan näytetään. Mikäli järjestelmä antaa virheilmoituksen, että hakijoita löytyy liian paljon, tulee hakuehtoja muuttaa siten, että hakijoita ei löydy liian isoa määrää Hakuvahti Tallennettu haku voidaan asettaa sijaisvahdiksi. Kun työnhakija jättää uuden hakemuksen, järjestelmä tarkistaa, täyttääkö työnhakija asetetun vahdin ehtoja, ja jos täyttää, sijaisvahti ilmoittaa siitä vahdin itselleen tallentaneelle sähköpostitse. Valmiiksi tallennettuun hakuun (jotka siis näkyvät kaikille saman yksikön henkilöille) voi kuka vain yksiköstä asettaa sijaisvahdin itselleen. Sijaisvahti asetetaan päälle valitsemalla alasvetovalikosta haluttu tallennettu haku jolloin Käytä sijaisvahtina -valintaruutu tulee esiin oikeaan yläkulmaan. Kun laittaa ruutuun rastin, hakuvahti aktivoituu päälle. Hakuvahdin saa pois päältä poistamalla rasti samaisesta paikasta, jolloin ohjelma kysyy vielä varmistusta toimenpiteelle. Käyttäjän tulee itse poistaa hakuvahti, pääkäyttäjä ei voi tehdä sitä toisen käyttäjän puolesta.alla kuva. Page 34 of 77

35 HUOM! Jos joku poistaa tallennetun haun johon vahti on asetettu, poistuu haun mukana kyseiseen hakuun asetetut vahdit kaikilta. Ohjelma ilmoittaa hakua poistettaessa, jos jollain on kyseiseen hakuun vahti asetettuna Haku tarkastusmerkinnöistä Mikäli käyttäjällä on käyttöoikeuksiensa puolesta oikeus tehdä tarkistusmerkintöjä useaan organisaatioon, pystyy hän etsimään hakijoita kaikkein näiden organisaatioiden tarkistusmerkintöjen avulla. Tämä tapahtuu valitsemalla ensimmäiseen hakukenttään haluttu organisaatio. Hakuja voi tehdä vain yhden organisaation tarkastusmerkintöihin kerrallaan. Page 35 of 77

36 Mikäli käyttäjä vaihtaa organisaatiota sen jälkeen kun hän on antanut hakuehdot, tyhjenevät kelpoisuus tehtävään ja kelpoisuus yksiköihin hakukentät, koska nämä ovat nk. organisaatiokohtaisia hakukenttiä. Mikäli puolestaan käyttäjällä on oikeus tehdä tarkistusmerkintöjä vain yhteen organisaatioon, hän ei näe organisaatiovalintakenttää yllä olevassa näkymässä ollenkaan. Silloin hänen hakunsa kohdistuu automaattisesti sen organisaationi tarkistusmerkintöihin, joihin hänellä on oikeus. Organisaatiovalinnan lisäksi voidaan hakuehtoina tässä näkymässä käyttää seuraavia tietoja: 1) Hakemuksen tila, 2) Kelpoisuus tehtäviin, 3) Kelpoisuus opetusaineisiin, 4) Kelpoisuus yksiköihin, 5) Vaaditut todistukset, luvat/sertifikaatit ja osaamiset. Hakemuksen tila hakuehto hakee sellaiset hakijat, jotka ovat hakuehdoksi valitussa tilassa. Tässä haussa tila Uusi hakemus tarkoittaa vain niitä hakijoita, jotka ovat ko tilassa. Tällä hakuehdolla ei saada sellaisia hakijoita, joilla ei ole tilaa vielä ollenkaan, toisin kuin Etsi sijaisrekisteristä haussa. Kelpoisuus tehtävään hakuehdossa voidaan valita hakuehdoksi tehtävänimike sekä lisäksi tulee määrittää halutaanko etsiä pelkästään kelpoisia vai pelkästään soveltuvia ei-kelpoisia vai näitä molempia. Alla olevassa esimerkissä Kelpoisuus opetusaineisiin hakuehdossa voidaan valita hakuehdoksi opetusaine sekä lisäksi tulee määrittää halutaanko etsiä pelkästään kelpoisia vai pelkästään soveltuvia ei-kelpoisia vai näitä molempia. Alla olevassa esimerkissä haetaan henkilöitä, jotka ovat kelpoisia aineeseen biologia. Kelpoisuus yksiköihin hakuehdossa voidaan valita hakuehdoksi useita yksiköitä. Mikäli valitaan useita yksiköitä, etsii järjestelmä hakijoita, jotka ovat kelpoisia johonkin valituista yksiköistä. Tässä yhteydessä tulee muistaa, että mikäli hakija on merkitty kelpoiseksi ylempään organisaatiopuun yksikköön, on hän samalla kelpoinen myös kaikkiin sen alayksiköihin. Alla olevassa esimerkissä haetaan henkilöitä, jotka ovat kelpoisia yksiköihin Asiakaspalvelu TAI Konsultointi TAI Hallinto. Page 36 of 77

37 Vaaditut todistukset hakuehdoissa voidaan valita hakuehdoksi todistuksia ja/tai lupia/sertifikaatteja ja/tai osaamisia. Lisäksi tulee määrittää halutaanko etsiä hakijoita, joilla jokin valituista todistuksista/luvista/sertifikaateista/osaamisista on 1) Voimassa, 2) Vanhentunut, 3) Vanhenemassa 1 kk:n sisällä 4) Vanhenemassa 2 kk:n sisällä tai 5) etsitään kaikki hakijat, joilla ko todistus tms on olemassa. Mikäli siis valitaan useita todistuksia/lupia/sertifikaatteja/osaamisia, etsii järjestelmä hakijoita, joilla joku valituista vastaa annettua voimassaolokriteeriä. Alla olevassa esimerkissä haetaan henkilöitä, joilla on voimassa Rikostaustaote- TAI Opintorekisteriote todistukset TAI EPI-lupa- TAI IV-lupa luvat TAI Photoshop- TAI MD-Titania -osaaminen. Kaikkia näitä hakuehtoja voidaan myös käyttää yhtäaikaisesti. Alla olevassa esimerkissä etsitään sijaishakijoita, jotka: Ovat tilassa Kontaktoitu TAI Kutsuttu haastatteluun JA Ovat kelpoisia tehtävään Historian lehtori JA Ovat joko kelpoisia tai soveltuvia ei-kelpoisia aineeseen Maantiede JA Ovat kelpoisia yksiköihin Asiakaspalvelu TAI Konsultointi JA Joilla on voimassa Rikostaustaote- TAI Opintorekisteriote todistukset TAI Hygieniapassi- TAI Ajokortti BE-luokka luvat TAI Photoshop- TAI MD-Titania -osaaminen. Page 37 of 77

38 Etsi tarkastusmerkinnöistä haun lopputuloslistaus on samanlainen kuin Etsi sijaisrekisteristä haun lopputuloslistaus ja tästä listauksesta päästään normaaliin tapaan tarkastelemaan hakijoiden tietoja Haku muokatuista tarkastuksen jälkeen Tässä toiminnossa voidaan etsiä sellaisia sijaisia, jotka ovat muokanneet tietojaan sen jälkeen kun heidän tarkastusmerkinnät on tehty. Siirryttäessä Etsi sijaisrekisteristä näkymään, on avautuvassa näkymässä välilehti Haku muokatuista tarkastuksen jälkeen. Tästä kuva alla. Mikäli käyttäjällä on oikeus tehdä tarkistusmerkintöjä useampaan organisaatioon, näytetään tässä näkymässä hakuehtona ainoastaan organisaatio, kenen tarkastuksen jälkeisistä muutoksista ollaan kiinnostuneita. Mikäli käyttäjällä on oikeus vain yhteen organisaatioon, näytetään ko organisaatio tässä näkymässä, mutta käyttäjä ei pysty vaihtamaan sitä. Lopputulosnäkymä on samanlainen, kuin näiden hakujen muutkin lopputulosnäkymät Raportti ei-aktiivisista hakijoista Etsi sijaisrekisteristä raporteissa on mukana raportti, jolla järjestelmästä voidaan etsiä ei-aktiivisia sijaishakijoita. Tässä yhteydessä ei-aktiivisella sijaisella tarkoitetaan henkilöä, joka on hyväksytty sijaiseksi, mutta toistuvasti ei reagoi SMS-hakuihin joissa hän on mukana. Page 38 of 77

39 Raportin tavoitteena on, että sen avulla pystytään järjestelmästä löytämään tällaiset passiiviset hakijat. Rekrytoija tai muu työnantajakäyttäjä voi löytää heidät ja esimerkiksi kontaktoida heitä ja tarvittaessa vaihtaa tällaiset hakijat Ei käytettävissä tilaan. Tämän jälkeen he eivät nouse mukaan hakuihin, joilla etsitään sijaista sijaistarpeeseen. Uusi raportti on omana välilehtenään yhtenä Etsi sijaisrekisteristä osion raporttina. Raporttia otettaessa valitaan organisaatio, jonka hakijoista raportti halutaan. Mikäli käyttäjällä on oikeus vain yhteen organisaatioon, tätäkään valintaa ei tarvitse tehdä. Kuva raportin ottamisesta alla. Raportin lopputuloksessa näytetään henkilöt, jotka ovat viimeisen 3 kk:n aikana olleet mukana vähintään 20 SMS-haussa, mutta eivät ole vastanneet tekstiviestillä yhteenkään hakuun. 6 Sijaisrekrytoinnit-näkymä Sen lisäksi, että hakijoita voi etsiä sijaisrekisteristä, voidaan hakijoita selata sijaisrekrytoinnit -näkymän kautta. Tuplaklikkaamalla haluttua sijaisrekrytointia saadaan näkyviin hakijalista hakijoista, jotka ovat jättäneet hakemuksensa tiettyyn sijaisrekrytointiin. 6.1 Hakemusten lukeminen ja haastatteluiden sopiminen Hakemuksia luettaessa käytetään järjestelmän hakijalista- ja CV-näkymiä. Näistä näkymistä voidaan hakijoille lähettää sähköpostia ja tekstiviestejä sekä muuttaa hakijan tilaa hakemuksen käsittelyprosessin mukaisesti. Esimerkiksi, kun hakija päätetään kutsua haastatteluun, muutetaan hänen tila Kutsuttu haastatteluun. Tämän jälkeen sijaisrekisterin Etsi sijaisrekisteristä -toiminnolla saadaan nopeasti lista hakijoista, jotka haastatteluun on kutsuttu. Nämä näkymät ja toiminnot on kuvattu tässä kappaleessa Hakijalista Sijaisrekrytointia tuplaklikkaamalla saa näkyviin siihen rekrytointiin jätetyt sijaishakemukset. Page 39 of 77

40 Listalla näkyy hakijan nimi, viimeisin työkokemus, työkokemuksen määrä yhteensä, hakijan tutkinto, hakijan matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite, hakijan ikä, hakemuksen muokkauspäivä sekä kommentti hakijasta. Käyttäjä pystyy näistä tiedoista valitsemaan, mitä hakijalistalla näytetään. Hakijalistalla näytettävien sarakkeiden valinta tehdään hakijalistan oikeassa yläkulmassa olevan jakoavainpainikkeen takaa. Sarakevalinnat tallentuvat käyttäjän henkilökohtaisiin asetuksiin ja kun käyttäjä seuraavan kerran tulee tähän näkymään, on hänen tekemät valinnat edelleen voimassa. Hakijalistaa pystytään filtteröimään listan oikeassa yläkulmassa olevan valikon avulla. Hakijalistalle on valittavissa Kaikki hakijat, jolloin listalla näytetään kaikki hakuehdot täyttäneet hakija, minkä lisäksi listalle voidaan valita Tarkastetut sijaishakijat, jolloin listalla näytetään vain sellaiset hakuehtoihin sopineet hakijat, jotka ovat tilassa Haastateltu Soveltuu sijaiseksi. Mikäli listalla on enemmän kuin 50 hakijaa, jakautuvat nämä eri näkymille ja tällöin hakijalistan yläpuolelle tulevat esim. linkit jne. Page 40 of 77

41 6.1.2 Hakijan CV-näkymä Hakijalistalta päästään hakijan CV-näkymään tuplaklikkaamalla hakijaa. Hakijan CV-tiedot -näkymässä näytetään hakijasta ne tiedot, jotka organisaatio on rekrytoinnin asetuksissa valinnut käyttöön hakulomakkeelle JA joihin hakija on täyttänyt tietoja. Tässä näkymässä voidaan lukea hakijan tietoja ja mikäli hän vaikuttaa sopivalta ehdokkaalta sijaiseksi organisaatioon, hänet voidaan kutsua haastatteluun. Hakijasta voidaan CV-tiedot -näkymässä myös kirjoittaa kommentteja oikeassa reunassa olevaan Kommentit-kenttään. Kommentit eivät näy sijaiselle hänen hakemuksellaan. Kun hakija kutsutaan haastatteluun, muutetaan hakemuksen tila Tarkistusmerkinnät välilehdellä tilaan Kutsuttu haastatteluun. Tilamuutoksen jälkeen ei tarvita erillistä tallennusta, vaan muutos tallentuu automaattisesti. Page 41 of 77

42 Mikäli hakijaa ei CV:n perusteella kutsuta haastatteluun, voidaan hänen tilansa muuttaa Ei haastatella. Samalla tavalla hakijan tilaa muutetaan hakemuksen käsittely- ja haastatteluprosessin edetessä aina sopivaksi Hakijan yhteystietojen muokkaus Sijaishakijan puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta pystytään muokkaamaan, mikäli käyttäjän käyttöoikeustaso sen sallii. Kun käyttäjällä on oikeus muokata näitä tietoja, on hänellä hakijan CV-tiedot - välilehdellä näkyvissään kynä, josta klikkaamalla avautuu ikkuna, jossa muokkauksen voi tehdä Viestintä hakijoiden kanssa Hakemuksia käsiteltäessä voidaan hakijoille lähettää sähköpostia, kirjepostia tai tekstiviestejä. Viestintä tapahtuu hakijalistanäkymässä siten, että valitaan hakijalistalta ne hakijat (merkitään rasti hakijan nimen edessä olevaan ruutuun), joille halutaan viestejä lähettää ja painetaan Lähetä viesti - tai Lähetä tekstiviesti -painiketta näkymän alaosan toimintopalkissa. CV-näkymästä voi lähettää viestejä yhdelle hakijalle kerrallaan ja siellä toimintopainikkeet löytyvät näkymän yläosan toimintopalkista Hakijan tietojen tulostaminen perustulostustoiminnolla Perustulostustoiminto tulostaa hakijan tiedot sellaisena, kuin ne näytöllä ovat. Tämä toiminto on käyttökelpoinen silloin, kun esimerkiksi nopeasti täytyy saada hakijan tiedot paperille Hakijan tietojen tulostaminen/tallentaminen asiakirjapohjien avulla Tämä toiminto hyödyntää järjestelmään tehtyjä asiakirjapohjia. Asiakirjapohjiin voidaan tehdä esimerkiksi asetteluja ja muotoiluja organisaation haluamalla tavalla. Asiakirjapohjien laatiminen on kuvattu tarkemmin Hallinto-moduulin käyttöoppaassa. Page 42 of 77

43 6.1.7 Muokkaa CV-tietoja Pääkäyttäjän oikeuksilla pääsee muokkaamaan sijaisen hakemusta Hakijan poistaminen Kuntarekryn asiakastuesta voi pyytää sijaisen hakemuksen poistamista Hakemuksen vanheneminen Sijaisrekrytointiin jätetty hakemus vanhenee kuuden (6) kuukauden jälkeen, ellei hakemusta päivitetä välillä järjestelmässä, eikä hakijaa myöskään ole tuona aikana kiinnitetty mihinkään sijaisuuteen. Hakemuksen vanhenemisesta lähtee sijaiselle automaattisesti muistutusviesti kaksi viikkoa ennen vanhenemista jotta hän tietää päivittää hakemuksensa niin halutessaan. Ellei hakija päivitä hakemusta, hänelle lähtee viesti hakemuksesi on vanhentunut. Tällöin järjestelmä muuttaa hakijan tilaksi ei käytettävissä. Page 43 of 77

44 7 Sijaisen hakemukseen tehtävät tarkistusmerkinnät Haastattelussa sijaisen tiedot tarkastetaan ja hakija merkitään kelpoisiksi sijaisuuksiin. Nämä merkinnät tehdään sijaisen hakemuksella Tarkistusmerkinnät -välilehdellä. Huomioitavaa on että samasta organisaatiosta vain yksi henkilö kerrallaan voi tehdä tarkastusmerkintöjä samalle hakijalle. Page 44 of 77

45 7.1 Hakemuksen tila Sijaiseksi soveltuvan henkilön hakemuksen tila tulee olla Haastateltu soveltuu sijaiseksi. Se on ainoa tila, joka nostaa sijaisen mukaan sijaishakujen hakutuloksiin. Muuten tiloja voi käyttää aina tilanteen mukaan sopivalla tavalla, esim. kutsuttu haastatteluun siinä vaiheessa kun sijainen on kutsuttu haastatteluun. Tilavalintaa ei tarvitse erikseen tallentaa, vaan se tallentuu automaattisesti valinnan jälkeen. Organisaation kannatta sopia sisäisesti, miten tiloja käytetään sijaisten hakemuksilla, niin silloin kaikki käyttävät niitä samalla tavalla ja on helppo hahmottaa että mikä tila tarkoittaa mitäkin vaihetta sijaisen haastattelu-/hyväksymisprosessissa Sijaisen mahdollisuus itse kiinnittää itsensä sijaisuuteen keikkakalenterissa Mikäli hakija todetaan niin hyväksi sijaiskandidaatiksi, että hän voi ilman muuta toimia sijaisena hänelle kelpoisiksi määritetyissä tehtävissä, voidaan hänelle antaa mahdollisuus itse kiinnittää itsensä sijaisuuteen keikkakalenterissa. Tämä määritys tehdään tilamuutoskentän alapuolella olevaan Salli hakijan kiinnittää itsensä keikkaan - ruutuun. Tämä ruutu on näkyvillä, mikäli se on sijaisrekisterin asetuksissa valittu käyttöön. Page 45 of 77

46 7.2 Sijaisen kelpoisuus tehtävään Tarkistusmerkinnät-välilehdellä nähdään, mihin tehtäväalueisiin sijainen on osoittanut kiinnostuksensa hakulomakkeella. Lisäksi nähdään, mitä tehtävänimikkeitä näiden tehtäväalueiden alla organisaatiossa on. Jos mitään tehtäväalueita ei ole näkyvillä ja tiedetään että tämä henkilö tekee lähihoitajan sijaisuuksia, tulee Lisää tehtäväalueita -painikkeesta valita kyseinen tehtäväalue, jolloin saadaan tehtävänimikkeet näkyviin. Tässä näkymässä hakija voidaan merkitä kelpoiseksi eri tehtävänimikkeisiin. Kelpoisuustietoa käytetään, kun hakijoita haetaan sijaistarpeisiin. Sijaistarpeisiin sijaisia haettaessa haetaan pelkästään sellaisia hakijoita, jotka on täällä merkitty kelpoiseksi sijaistarpeessa määritettyyn tehtävään. Mikäli hakija ei ole kelpoinen tehtävään, mutta on sopii tekemään sijaisuuksia, merkitään hakijan tietoihin tarkistusmerkintä Soveltuva ei-kelpoinen. Tällainen sijainen tulee ehdokkaaksi sijaistarpeeseen, kun sijaistarvetta kirjattaessa on valittu, että myös Soveltuvat ei-kelpoiset voivat tulla mukaan hakutuloksiin. Haastattelussa tulee usein vastaan tilanne, että hakija on kelpoinen myös muihin tehtäviin, kuin mistä hän on ollut kiinnostunut hakemuksellaan. Hakijan kanssa kannattaa sopia, että hänet merkitään kelpoiseksi myös näihin tehtäviin, jolloin potentiaalisten sijaisten määrä kasvaa, samoin kuin kasvaa hakijan mahdollisuus saada sijaisuuksia. Kelpoisuusmerkintäosion alapuolella on painike Lisää tehtäväalueita. Tästä pystytään lisäämään hakijan tietoihin tehtäväalueita ja sitä kautta hänet voidaan merkitä kelpoiseksi myös muihin tehtäviin, kuin pelkästään niihin, joista hän on hakulomakkeella ollut kiinnostunut. Tarkistusmerkinnät tallentuvat automaattisesti heti kun ruksin on laittanut. Erillistä tallennusta ei siis tarvita Sijaisen kelpoisuus opetusaineisiin Tarkastusmerkinnät näkymässä nähdään, mihin opetusaineisiin hakija on osoittanut kiinnostuksensa hakulomakkeella ja hänet voidaan merkitä kelpoiseksi eri opetusaineisiin. Listan alapuolella on painike Lisää aineita, josta pystytään lisäämään hakijan tietoihin myös muita kuin niitä aineita, joista hän on hakulomakkeella ollut kiinnostunut. Page 46 of 77

47 Haettaessa kandidaatteja sijaistarpeisiin, näytetään pelkästään sellaisia hakijoita, jotka on täällä merkitty kelpoiseksi sijaistarpeessa määritettyihin opetusaineisiin. Mikäli hakija ei ole kelpoinen opettamaan jotain ainetta, mutta sopii kuitenkin sijaiseksi, merkitään ruksilla Soveltuva ei-kelpoinen. Tällainen sijainen tulee ehdokkaaksi sijaistarpeeseen, kun sijaistarvetta kirjattaessa on valittu, että myös Pätevät ei-kelpoiset käyvät sijaiseksi. Tarkistusmerkinnät tallentuvat automaattisesti heti kun ruksin on laittanut. Erillistä tallennusta ei siis tarvita. 7.3 Hakijan kelpoisuus yksiköihin Tarkastusmerkinnät näkymässä merkitään seuraavaksi, missä yksiköissä hakija voi toimia sijaisena. Tämä tapahtuu näkymän Kelpoisuus yksikköihin -osiossa. Valitse yksiköt -painikkeella avautuu yksikkövalintaikkuna, josta voi valita yksiköt, joissa hakija voi toimia sijaisena. Yksikkövalinta vaikuttaa siihen, että hakija löytyy sijaisehdokkaaksi, kun sijaistarpeeseen etsitään sijaisia tiettyyn yksikköön. Ehdokkaaksi sijaistarpeeseen nousevat ainoastaan sellaiset sijaishakijat, jotka on merkitty kelpoisiksi sijaistarpeeseen kirjattuun yksikköön. Jos valitaan sijaiselle ylätason yksikkö, esim. koko perusturva, tulee hän mukaan kaikkiin sellaisiin sijaishakuihin, joissa etsitään sijaista mihin tahansa perusturvan alayksikköön (jos muut kriteerit esim. tehtävänimike täsmäävät myös). 7.4 Todistuksien, lupien ja sertifikaattien tarkastus ja lisäys Sijaisen hakemuksen tarkastusmerkinnät -näkymän kohdassa Vaaditut todistukset, luvat, sertifikaatit ja osaamiset näkyvät ne todistukset, luvat jne., joiden suhteen hakija on hakulomakkeella merkinnyt, että hänellä nämä ovat. Tarkastusmerkinnät -näkymässä pystytään lisäksi lisäämään hakijalle ko. asioita listan alla olevilla painikkeilla. Näkymästä mallikuva alla. Page 47 of 77

48 Hakijan todistukset, luvat ja sertifikaatit sekä osaamiset pystytään myös tarkastamaan tässä näkymässä. Tarkastus tapahtuu merkitsemällä rasti Tarkastettu -ruutuun. Lisäksi tarkistuksen yhteydessä voidaan merkitä esim. jonkin luvan voimassaoloaika sekä lisäkommentteja. Kun haetaan sijaisia sijaistarpeeseen ja hakuehtoina on esimerkiksi jokin sertifikaatti tai lupa, haetaan vain sellaisia hakijoita, joilla ko. sertifikaatti tai lupa on tarkastettu ja se on voimassa (mikäli voimassaoloaika on merkitty). Mikäli voimassaoloaikaa ei ole ollenkaan merkitty tarkastusnäkymässä, hakija löytyy haun lopputulokseen, mikäli hakukriteerinä ollut todistus, lupa sertifikaatti tai osaaminen on tarkastettu. Tässä näkymässä hakijalle lisätyt osaamiset, todistukset ja sertifikaatit näkyvät myös järjestelmän muille käyttäjille, mutta tarkastusmerkinnät ovat organisaatiokohtaisia. Esimerkiksi jos Teuvan rekrytoija lisää hakijalle jonkin todistuksen ja tekee sille tarkastusmerkinnät, näkyy tämä todistus yhtenä rivinä myös esimerkiksi Rovaniemen rekrytoijalle, mutta Teuvan rekrytoijan tekemät tarkastusmerkinnät eivät Rovaniemellä näy. Tässä näkymässä hakijalta ei pystytä poistamaan todistuksia, osaamisia tai sertifikaatteja. Poistamisen pystyy tekemään ainoastaan hakija itse jättäessään hakemusta. Tarkistusmerkinnät tallentuvat automaattisesti heti kun ruksin on laittanut. Erillistä tallennusta ei siis tarvita. 7.5 Työkokemuksen tarkastus ja kokemuksien merkitseminen opettajakokemukseksi ja/tai oleelliseksi työkokemukseksi Tarkastusnäkymässä työkokemukset näytetään alla olevan kuvan mukaisessa taulukossa. Page 48 of 77

49 Työkokemuksen tarkastus tehdään klikkaamalla ruksi kohtaan Tarkistettu. Tämän jälkeen taulukon Tarkistettu -sarakkeessa näkyy, kuka tarkistuksen teki ja milloin. Lisäksi työkokemuksia voidaan luokitella Opettajakokemukseksi ja/tai Oleelliseksi työkokemukseksi klikkaamalla ruksi kyseiseen kohtaan. Opettajakokemus- ja oleellinen kokemus -luokituksia pystytään hyödyntämään Etsi sijaisrekisteristä - hakutoiminnossa sekä sijaisen hakukriteereinä haettaessa sijaisia sijaistarpeeseen. Voidaan esimerkiksi tehdä haku, jossa kysytään etsi hakijat, joilla löytyy oleelliseksi merkityistä työkokemuksista tehtävänimike Sairaanhoitaja. 7.6 Tutkintojen tarkastus Myös tutkinnot voidaan tarkastusnäkymässä merkitä tarkastetuiksi. Tarkastusmerkinnät -näkymässä näkyvät hakijan hakulomakkeillaan valitsemat tiedot. Näiden tarkastus suoritetaan merkitsemällä rasti Tarkastettu - ruutuun. Tarkistusmerkinnät tallentuvat automaattisesti heti kun ruksin on laittanut. Erillistä tallennusta ei siis tarvita. 7.7 Sijaisen kommentointi Sijaisesta voidaan kirjoittaa kommentteja hakemuksen oikeassa reunassa olevalle kommenttipalstalle. Lisäksi tarkistusmerkintänäkymässä voidaan antaa hakijasta kommentti erilliseen kommenttikenttään (Kommentti sijaislistalle). Tähän kenttään kirjoitettu kommentti näkyy mm. hakijalistoilla, kun etsitään hakijoita sijaistarpeisiin. Page 49 of 77

50 7.8 Sijaisen tehdyt sijaisuudet Tehdyt sijaisuudet välilehdeltä näkee aikajärjestyksessä sellaiset sijaisen tekemät sijaisuudet joihin käyttäjällä on oikeus. 7.9 Sijaisen käytettävyyden näkeminen ja muokkaaminen Hakemuksen välilehdellä Käytettävyys, käyttäjä näkee ja pystyy muokkaamaan sijaisen käytettävyystietoja, mikäli hänen käyttöoikeutensa sen sallivat. Sijainen pystyy muokkaamaan käytettävyyttään helpommin pidemmälle ajalle kerrallaan kuin työnantaja tässä työnantajan näkymässä. Työnantaja voi muokata vain yhtä viikkoa kerrallaan. Page 50 of 77

51 8 Sijaisrekisterin hallinta 8.1 Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen Taustaa Sijaisrekrytointi-ilmoituksella EI tarkoiteta perinteistä kohdistettua rekrytointi-ilmoitusta. Vaikka sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen rekrytointijärjestelmässä on kutakuinkin samanlaista, kuin kohdistetunkin rekrytointi-ilmoituksen, niin sijaisrekrytointi-ilmoitus poikkeaa kohdistetusta rekrytointiilmoituksesta käyttötarkoituksensa puolesta. Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tarkoitus on toimia kanavana, josta sijaisuuksista kiinnostuneet hakijat jättävät hakemuksiaan järjestelmän sijaishakijapooliin. Sijaisrekrytointiilmoituksesta EI myöskään suoraan valita sijaisia sijaisuuksiin. Sijaisrekrytointi-ilmoituksen sisällön ei näin ollen tarvitse olla läheskään niin tarkka, kun kohdistetun rekrytointi-ilmoituksen, vaan siinä enemmänkin markkinoidaan sijaisuuksia organisaatiossa. Rekrytointiilmoituksen tehtävänimikkeenä voi olla esim. Hae meille sijaiseksi ja itse ilmoitus pitää sisällään yleisluonteisen kuvauksen sijaisuuksista organisaatiossa, kuvauksen sijaishakemusten käsittelyprosessista sekä sijaisten valintaprosessista. On hyvin yleistä, että organisaatiolla on esimerkiksi kaksi tai kolme sijaisrekrytointi-ilmoitusta. Esimerkiksi eri toimialoille voi olla oma ilmoituksensa. Syynä tähän on yleensä se, että eri toimialoilla halutaan hakulomakkeella kysyä hakijoilta erilaisia asioita. Mikäli pyrittäisiin pitämään vain yksi sijaisrekrytointiilmoitus, jota kautta kaikki sijaisuuksista kiinnostuneet jättäisivät hakemuksensa, jouduttaisiin hakulomakkeella tekemään liikaa kompromisseja ja eri tehtäviä hakevista hakijoista saattaisi jäädä jotain oleellista kysymättä. Huomioitavaa kuitenkin on, että vaikka sijaisrekrytointi-ilmoituksia järjestelmässä olisikin useampia, niin näihin ilmoituksiin tulleet hakemukset menevät kuitenkin kaikki samaan pooliin, josta ne ovat käytettävissä sijaishakuihin. Sama koskee myös muiden rekrytointijärjestelmän käyttäjäorganisaatioiden ilmoitusten kautta tulleita hakemuksia: eli sijaisrekisterissä on olemassa yksi iso hakijapooli, johon kaikki hakijat menevät hakemuksensa jätettyään. Esimerkki sijaisrekrytointi-ilmoituksesta: Page 51 of 77

52 8.1.2 Sijaisrekrytoinnit -näkymä Sijaisrekrytointeihin päästään Sijaisrekisteri -moduulin etusivulla Sijaisrekisterin hallinta -kohdassa olevasta linkistä. Sijaisrekrytoinnit -linkistä avautuu lista niistä sijaisrekrytoinneista, joita käyttäjällä on oikeus järjestelmässä nähdä. Page 52 of 77

53 Listalla olevien sijaisrekrytointien käsittely tapahtuu samalla tavalla kuin kohdistettujen rekrytointienkin: Valitsemalla halutun sijaisrekrytoinnin ja painamalla alapalkin oikeassa reunassa olevaa Rekrytoinnin hallinta -painiketta, päästään katsomaan ja muokkaamaan sijaisrekrytoinnin hallinnollisia tietoja, hakuilmoitusta, hakulomaketta ja julkaisua. Tuplaklikkaamalla rekrytointia, nähdään juuri siihen ilmoitukseen tulleet hakijat listattuna ja hakijalistalta päästään pureutumaan hakijan CV-tietoihin. Sijaishakijan CV pitää sisällään ainoastaan CV-välilehden. Sijaisrekrytointinäkymän alapalkin toiminnot näkyvät käyttäjälle käyttöoikeuksien mukaan. Toiminnot ovat: Poista rekrytointi (poistaa listalta valitun rekrytoinnin järjestelmästä) Sulje rekrytointi (sulkee listalta valitun rekrytoinnin, eli poistaa rekrytoinnin aktiivisten listalta) Kopioi rekrytointi (tekee listalta valitusta rekrytoinnista kopion, tätä voi käyttää uuden rekrytoinnin luomisessa) Uusi rekrytointipohja (luo uuden rekrytointipohjan sijaisrekrytointien tekemistä varten) Hakemukset (sama kuin rekrytoinnin tuplaklikkaus, eli tästä päästään hakijalistalle) Rekrytoinnin hallinta (päästään katsomaan ja muokkaamaan listalta valitun sijaisrekrytoinnin hallinnollisia tietoja, hakuilmoitusta, hakulomaketta ja julkaisua) Page 53 of 77

54 8.1.3 Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen järjestelmässä Uuden sijaisrekrytoinnin luominen aloitetaan sijaisrekrytointinäkymän etusivunäkymästä. Uuden sijaisrekrytoinnin voi luoda kolmella tavalla. 1. Kokonaan uusi rekrytointi 2. Uusi rekrytointi käyttäen rekrytointipohjaa 3. Uusi rekrytointi vanhaa rekrytointia pohjana käyttäen Sijaisrekrytoinnin tekeminen on lähestulkoon samanlainen toimenpide järjestelmässä, kuin kohdistetun rekrytoinninkin luonti. Erotuksena kohdistettuun rekrytointiin on se, että sijaisrekrytoinnin luonnissa on näkyvillä ainoastaan 1) Hallinnolliset tiedot, 2) Työpaikkailmoitus, 3) Hakulomake ja 4) Julkaisu -välilehdet. Sijaisrekrytoinneissa ei siis voi tehdä lupahakemusprosessia eikä rekrytointisuunnitelmaa. Edellä mainituilla välilehdillä on käytössä samat tietokentät, kuin rekrytointimoduulinkin puolella. Hallinnollisten tietojen pakollisuus ei kuitenkaan päde sijaisrekrytointeihin. Mikäli olet tässä oppaassa jo tutustunut rekrytoinnin luontiin tai olet rekrytointimoduulin puolella tehnyt rekrytointi-ilmoituksia, sinun ei välttämättä tarvitse lukea seuraavia, uuden sijaisrekrytoinnin luomiseen liittyviä kappaleita Kokonaan uusi rekrytointi tyhjältä pöydältä tai rekrytointipohjaa hyödyntäen Valitaan harmaasta yläpalkista Uusi sijaisrekrytointi, jolloin avautuu uuden rekrytoinnin luonti-ikkuna. Uudelle rekrytoinnille tulee antaa nimi. Tässä annettava nimi on rekrytoinnin nimi järjestelmässä, tämä nimi ei näy esim. työnhakijoille missään vaiheessa. Järjestelmässä rekrytoinnin nimi näkyy esimerkiksi listausnäkymissä ja muissa vastaavissa paikoissa, joissa rekrytointeja tulee valita listalta, muiden Page 54 of 77

55 rekrytointien joukosta. On hyvä, että rekrytoinnin nimi noudattaa jotain sovittua logiikkaa, esim. <tehtävä, yksikkö, ajankohta> eli esim. Sairaanhoitaja, Kissankulman terveyskeskus, 05/05. Kun käytetään informatiivista nimeämislogiikkaa, tunnistetaan rekrytointi paremmin sen nimestä vielä myöhemminkin. Alla kuva rekrytoinnin luonti-ikkunasta. Kolmas valittavissa oleva asia rekrytoinnin luonti-ikkunassa on rekrytointipohja. Mikäli valittuun organisaatioon on tehty rekrytointipohjia ja sisäänkirjautuneella käyttäjällä on näihin rekrytointipohjiin käyttöoikeus, on luonti-ikkunan Käytä pohjaa -valikossa nämä pohjat valittavissa. Käytettäessä rekrytointipohjaa, on hallinnolliset tiedot näkymän tietokenttiä esitäytetty, minkä lisäksi rekrytoinnissa voi olla valmiita työpaikkailmoituksia/ilmoituspohjia sekä hakulomakkeita/hakulomakepohjia Uusi rekrytointi vanhaa rekrytointia pohjana käyttäen Aiempia rekrytointeja voi myös käyttää pohjana rekrytointia luotaessa. Tämä tapahtuu siten, että valitaan sijaisrekrytointilistalta rekrytointi, jota halutaan pohjana käyttää ja tämän jälkeen painetaan listausnäkymän alalaidan harmaassa toimintopalkissa olevaa Kopioi rekrytointi -painiketta. Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa uudelle rekrytoinnille tulee antaa nimi. Käytettäessä vanhaa rekrytointia pohjana, kopioituvat kaikki hallinnolliset tiedot näkymän tiedot vanhasta rekrytoinnista ja näiden lisäksi kopioituvat vanhan rekrytoinnin työpaikkailmoitukset ja hakulomakkeet. Kannattaa siis tarkistaa kaikki tiedot vielä läpi, ettei rekrytointiin jää virheellisiä tietoja. Page 55 of 77

56 8.1.4 Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot Alla on kuva hallinnolliset tiedot -näkymästä Hallinnolliset tiedot näkymän kentät valitaan rekrytointimoduulin asetuksissa. Hallinnollisissa tiedoissa yleensä syötetään rekrytoinnista sellaista tietoa, jota tarvitaan esimerkiksi raportoinnin näkökulmasta. Usein hallinnollisissa tiedoissa saattaa olla myös ylimääräisiä tietokenttiä, koska kentät ovat samat kuin rekrytointimoduulin puolella ja siellä tavallisesti kenttiä tarvitaan enemmän. Sijaisrekrytointi ei kohdistu yksittäiseen virkaan tai toimeen. Sijaisrekrytoinnin hakuaika on yleensä hyvin pitkä. Sijaisrekrytoinnilla halutaan saada hakemuksia henkilöiltä, jotka haluavat mukaan sijaisreserviin. Tästä syystä kaikki hallinnolliset tiedot -välilehdellä kysytyt tiedot eivät ole relevantteja esim. tilastoraportoinnin kannalta, (kuten työpaikkojen lukumäärä). Välilehtien tiedot tallentuvat automaattisesti kun siirrytään sivulta toiselle joko alareunan Edellinen Seuraava painikkeilla tai sitten välilehtien otsikoista klikkaamalla. Punainen merkki on niiden kenttien alussa, jotka ovat pakollisia täyttää. Vihreällä kynäpainikkeella Vihreä valikkopainike saa tekstikentän suuremmaksi. avaa kyseisen kohdan valintavaihtoehdot. Punaisella rastipainikkeella Vihreällä liitinpainikkeella Vihreällä kalenteripainikkeella voi poistaa tekemänsä valinnat ko. kentästä. voi liittää tiedostoja. voi valita oikeat ajankohdat. Page 56 of 77

57 Vihreällä henkilöpainikkeella voi valita henkilöluettelosta oikean henkilön. Moduulien oikean alareunan siirtymispainikkeet samalla tallentaen sivulle tehdyt muutokset. siirtävät eri välilehdille Työpaikkailmoitus Työpaikkailmoitusnäkymä Alla on kuva työpaikkailmoitusnäkymästä Rekrytointimoduulin asetuksissa määritetään, mitä tietokenttiä työpaikkailmoitusnäkymässä organisaatiolla on käytettävissä ja mitkä niistä on pakollisia täytettäviä. Kun rekrytointiin luodaan uusi työpaikkailmoitus klikkaamalla Uusi ilmoitusteksti -painiketta, kopioituu siihen hallinnollisten tietojen vastaavista kentistä tietoa, mikäli hallinnollisissa tiedoissa on samoja kenttiä ollut käytössä ja sinne on tietoa syötetty. Työpaikkailmoituksen tiedot muodostavat työpaikkailmoituksen organisaation nettisivuilla (internet ja intranet), rekrytointiportaalissa sekä TE-palvelut.fi -palvelussa. Rekrytointimoduulin asetuksia tehdessä kannattaa miettiä laitettavaksi pakollisiksi sellaiset tietokentät, jotka työpaikkailmoitusnäkymässä ovat oleellisia. Page 57 of 77

58 Työpaikkailmoitusnäkymän toiminnot Uusi ilmoitusteksti Tällä painikkeella luodaan uusi ilmoitusteksti. Luotaessa uusi ilmoitusteksti järjestelmä kysyy sille nimen. Tämä nimi on ilmoituksen nimi järjestelmässä, eikä näy esim. työnhakijoille. Nimi näkyy myös esim. rekrytointia julkaistaessa, kun valitaan tietyssä julkaisupaikassa käytettävä työpaikkailmoitus Poista ilmoitusteksti Ilmoitustekstin voi poistaa valitsemalla ko. ilmoitusteksti ja painamalla Poista ilmoitusteksti -painiketta Nimeä uudelleen Ilmoitustekstin voi nimetä uudelleen valitsemalla ko. ilmoitusteksti ja painamalla Nimeä uudelleen - painiketta Kopioi ilmoitusteksti Ilmoitustekstin voi kopioida valitsemalla ko. ilmoitusteksti ja painamalla Kopioi ilmoitusteksti -painiketta. Painikkeen painamisen jälkeen järjestelmä pyytää antamaan kopiolle nimen. kopioituun ilmoitukseen kopioituvat kaikki lähdeilmoituksen tiedot Esikatselu Näkymässä aktiivisena olevan ilmoitustekstin voi tulostaa tulostuspohjalle, joka on viestipohjien hallinnassa tallennettu näkyvyysalueelle Työpaikkailmoitus. Tätä käytetään usein esim. tulostettaessa ilmoitus ilmoitustaululle Lähetä kommentoitavaksi Ilmoitustekstin voi lähettää kommentoitavaksi valitsemalla ko. ilmoitusteksti ja painamalla Lähetä kommentoitavaksi -painiketta. Tällöin järjestelmä luo sähköpostiviestin ilmoitustekstin tiedoista ja avaa sähköpostin lähetysikkunan. Tästä voi valita, kenelle ilmoituksen haluaa lähettää kommentoitavaksi. Kommentointi ja siihen liittyvä sähköpostiliikenne tapahtuu rekrytointijärjestelmän ulkopuolella. Page 58 of 77

59 8.1.6 Hakulomake Hakulomakenäkymä Alla on kuva hakulomakenäkymästä Sijaisrekrytoinneissa hakulomakkeelle sisältyy automaattisesti kohta käytettävyys, joka on sijaisen käyttämä keikka- ja käytettävyyskalenteri. Sijaisrekrytoinneissa on kysyttävä pakollisina kysymyksinä Kiinnostuskysymykset Alue/ Kunta, jossa haluan työskennellä ja Tehtäväalueet/ tehtävät, joista olen kiinnostunut. Työnantajat näkevät järjestelmässä sellaiset hakemukset, joissa ollaan heistä kiinnostuneita, joten siksi nämä kysymykset on kysyttävä pakollisina kaikissa sijaisrekrytoinneissa. Hakulomakenäkymässä valitaan, mitä tietokenttiä kyseisen rekrytoinnin hakulomakkeella on, eli mitä asioita hakijalta kysytään juuri tässä rekrytoinnissa. Käyttäjälle, joka rekrytointia on tekemässä, näytetään tässä näkymässä ne hakulomakkeen tietokentät, jotka rekrytointimoduulin asetuksissa on valittu käyttöön. Näistä käyttäjä, joka rekrytointia tekee, voi vielä erikseen valita, mitä hän käyttää juuri tässä rekrytoinnissa. Tähän kannattaa laittaa pakollisiksi kysymyksiksi matkapuhelinnumero sekä sähköpostiosoite Hakulomakenäkymän toiminnot Uusi hakulomake Page 59 of 77

60 Tällä painikkeella luodaan uusi hakulomake. Luotaessa uusi hakulomake järjestelmä kysyy sille nimen. Tämä nimi on hakulomakkeen nimi järjestelmässä, eikä näy esim. työnhakijoille. Nimi näkyy myös esim. rekrytointia julkaistaessa, kun valitaan julkaisussa käytettävä hakulomake Poista hakulomake Hakulomakkeen voi poistaa valitsemalla ko. hakulomake ja painamalla Poista hakulomake -painiketta Nimeä uudelleen Hakulomakkeen voi nimetä uudelleen valitsemalla ko. hakulomake ja painamalla Nimeä uudelleen - painiketta. Hakulomakkeen nimi ei näy työnhakijoille Sijaisrekrytoinnin julkaisu Julkaisun tekeminen eri julkaisupaikoille (esim. Kuntarekry.fi tai intranet) Alla on kuva julkaisunäkymästä. Julkaisunäkymään pääsee voin jos siihen on käyttöoikeus. Rekrytoinnin julkaisunäkymässä valitaan yllä olevan kuvan listalle julkaisupaikat, joissa kyseinen rekrytointi halutaan julkaista. Julkaisupaikan valintaikkuna aukeaa automaattisesti julkaisu -välilehdelle siirryttäessä tai sen voi klikata auki oikean alareunan Uusi-painikkeesta. Page 60 of 77

61 Julkaisulle määritetään kieli, julkaisun alku- ja loppuajankohta (=hakuaika) sekä työpaikkailmoitus ja hakulomake sekä valitaan julkaisupaikat, joissa kyseinen rekrytointi halutaan julkaista. Kun tiedot on täytetty, klikataan Tallenna-painiketta, niin julkaisu-välilehdelle muodostuu oma rivi jokaisesta julkaisupaikasta. Jos tehtyjä julkaisuja halutaan muokata, tehdään se klikkaamalla julkaisulistanäkymässä haluttua julkaisupaikkaa. Page 61 of 77

62 Julkaisu TE-palvelut.fi sivustolla Ilmoituksen julkaisu TE-palvelut.fi -sivustolle tapahtuu rekrytoinnin julkaisuikkunassa valitsemalla julkaisupaikaksi TE-palvelut.fi Tällöin tulee ikkunassa antaa TE-palvelut.fi -julkaisun vaatimat koodit ja luokitukset sekä muut määritykset. Näitä määrityksiä ovat: Ammattinimikkeen koodi Työn kesto Työaika Lähiosoite Työpaikan postinumero TE-PALVELUT.FIn tehtäväkoodiston mukainen ammattinimike. Täällä ei ole kaikkia suomessa yleisesti käytettyjä nimikkeitä. Lisätietoja saat paikalliselta Te-toimistolta. TE-PALVELUT.FIn koodiston mukainen valinta TE-PALVELUT.FIn koodiston mukainen valinta Työpaikan lähiosoite, jonka mukaan TE-PALVELUT.FI näyttää työpaikan sijainnin kartalla 5-numeroinen luku, jonka mukaan TE-PALVELUT.FI tulkitsee työpaikan sijainnin Voi jättää tyhjäksi jos sen on kirjoittanut jo työpaikkailmoitus-välilehdellä Jos ko. työpaikka sisältää asunnon, tulee tähän valita rasti Työn alkamispäivä Asuntomahdollisuus Kesätyö Jos ko. työpaikka on kesätyö, tulee tähän merkitä rasti Toisen kielen työpaikkailmoitus Tästä valikosta valitaan se rekrytointijärjestelmän ilmoitusteksti, joka on tehty toisella kielellä (HUOM! ei pakollinen) Eli mikäli samasta työpaikasta halutaan ilmoitus sekä suomeksi että ruotsiksi, tulee ilmoitustekstien luontivaiheessa tehdä rekrytointijärjestelmään kaksi ilmoitustekstiä, joista toiseen kirjoitetaan tekstit suomeksi ja toiseen ruotsiksi. TE-PALVELUT.FI -julkaisussa on huomioitava, että ainoastaan uudet ilmoitustekstit siirtyvät julkaisurajapinnan avulla TE-PALVELUT.FI.fi sivustolle julkaisun alkamispäivän aamuna ma-su puolen tunnin välein. Mikäli rekrytointijärjestelmässä muokataan ilmoitustekstejä julkaisun alkamispäivänä tai sen jälkeen, muokkaukset eivät päivity TE-PALVELUT.FI.fi -sivustolle (edellisenä päivänä tehdyt muokkaukset päivittyvät). Mikäli TE-PALVELUT.FI.fi -sivustolla olevia ilmoitustekstejä on tarve muokata julkaisun alkamispäivän jälkeen, tapahtuu tämä TE-PALVELUT.FIin ylläpitosivuston kautta. Tunnukset saa TE-toimistosta. Lisäksi TE-PALVELUT.FI -julkaisussa huomioitavaa on, että ilmoitus ei poistu TE-PALVELUT.FIsta täsmälleen sinä kellonaikana, joka tässä on määritetty. Ilmoitus poistuu TE-PALVELUT.FIsta yleensä ko. vuorokauden aikana. Työnhakija ei kuitenkaan pysty jättämään hakemustaan tässä valitun kellonajan Page 62 of 77

63 jälkeen. Mikäli esimerkiksi julkaisu on merkitty päättyväksi 1.6. klo 15:45 ja joku hakija TE-PALVELUT.FIin sivustolla olevan työpaikkailmoituksen Hae tehtävää -linkkiä klo 16:00, hakija ei pääse hakulomakkeelle, vaan hänelle kerrotaan, että hakuaika on päättynyt Julkaisu Kuntarekry.fi sivuilla ja omilla kotisivuilla Julkaisupaikat Kuntarekry.fi (Suomi) ja Kuntarekry.fi (Ruotsi) vievät julkaisun valinnan mukaan suomen- tai ruotsinkieliselle sivustolle. Työpaikkailmoitukset siirtyvät automaattisesti organisaation omille kotisivuille, jos sinne on tehty linkitys RSS-syötteen tai tavallisen linkin avulla. Tästä saa lisätietoa Kuntarekryn asiakastuesta. Jos ilmoitusta tai hakulomaketta muokataan julkaisun jälkeen, muutokset päivittyvät automaattisesti Kuntarekry.fi -sivuille ja kotisivuille tehdyn linkityksen kautta myös kotisivuille Julkaisu lopettaminen suunniteltua aiemmin, ilmoituksen poistaminen internet sivustolta Ilmoitus poistuu sivustolta, kun hakuaika päättyy. Jos ilmoitus halutaan pois julkisuudesta suunniteltua aiemmin, käydään muokkaamassa julkaisun tiedoissa hakuajan päättymisaikaa ja tallennetaan. Jos ilmoitus halutaan pois julkaisusta mahdollisimman pian, muutetaan hakuaika päättymään 20 minuutin kuluttua tästä hetkestä. Julkaisuikkunassa oleva Poista -painike ei poista ilmoitusta verkkosivuilta Kuntarekryjärjestelmässä, joten älä käytä painiketta, kun haluat poistaa ilmoituksen Kuntarekry.fi:stä ja omilta sivuiltanne. Painiketta tarvitaan vain silloin, kun halutaan tehdä uusi julkaisu te-palvelut.fi -sivustolle Sisäisen haun julkaiseminen Julkaisupaikat Oma sisäverkko (Suomi) ja Oma sisäverkko (Ruotsi) vievät julkaisun organisaation intranettiin, jos sinne on tehty organisaation toimesta linkitys RSS-syötteen avulla. Sisäisten hakujen ilmoituksia tuovan RSS-syötteen voi noutaa sivustolta kirjautumalla Työnantaja-osioon Hakuajan jatkaminen Jos hakuaika on jo päättynyt, ja sama rekrytointi halutaan julkaista uudelleen hakuun, voidaan rekrytointi julkaista uudelleen muokkaamalla julkaisun tiedoissa hakuajan päättymisaikaa. Koska hakuajan alkamisaika on menneisyydessä, ilmoitus tulee julkiseksi heti tallennuksen jälkeen (tai viimeistään 15 minuutin kuluttua sivuston päivityssyklistä johtuen). Mikäli hakuaika ei ollut vielä päättynyt, voidaan hakuajan päättymisaikaa silti muokata kauemmas tulevaisuuteen samalla tavalla. Uusi hakuajan päättymisaika on muokattava myös te-palvelut.fi -julkaisun tietoihin, että hakulomake aukeaisi myös te-palvelut.fi -sivuilta. Ilmoituksessa näkyvä uusi hakuaika on muokattava suoraan ilmoitukseen tepalvelut.fi -sivustolla Aiemmin julkisena olleen ilmoituksen julkaiseminen uudelleen TE-palvelut.fi -sivuilla TE-palvelut.fi ottaa vastaan vain yhden julkaisun rekrytoinnista. Tästä syystä rekrytoinnista saadaan tehtyä uusi julkaisu TE-palvelut.fi -sivustolle vain seuraavasti: Page 63 of 77

64 Varmista, että rekrytoinnin työpaikkailmoitus ei ole TE-palvelut.fi:ssä. Jos se on siellä, voit poistaa sen kirjautumalla palveluun TE-toimiston antamilla työnantajatunnuksilla. Avaa Julkaisu -välilehdellä oleva te-palvelut.fi -julkaisu muokattavaksi klikkaamalla julkaisun riviä. Poista julkaisu Kuntarekry-järjestelmästä Poista -painikkeella. HUOM: tämä painike ei poista ilmoitusta TEpalvelut.fi -sivuilta. Tee uusi julkaisu Uusi painikkeesta Rekrytointipohjat Sijaisrekrytointien luomista helpottamaan voidaan tehdä rekrytointipohjia samaan tapaan, kuin rekrytointimoduulissa. Tämä on tarpeen vain, jos uusia sijaisrekrytointeja luodaan ja julkaistaan usein. Rekrytointipohja on valittavissa pohjaksi eli malliksi uutta rekrytointia luotaessa. Siihen esitäytetään rekrytoinnin tietoja valmiiksi siinä määrin kuin tarpeellista sekä tehdään työpaikkailmoituspohjat ja hakulomakkeet valmiiksi. Sijaisrekrytointien listausnäkymän alarivissä on painike Uusi rekrytointipohja, jolla rekrytointipohja luodaan. Mikäli painiketta klikattaessa on rastilla valittuna jokin listan sijaisrekrytoinneista, kopioituu sen tiedot uuteen sijaisrekrytointipohjaan. Page 64 of 77

65 8.2 Sijaisrekisterin tilastoraportit Sijaisrekisterin tilastoraportteihin siirrytään etusivunäkymässä olevasta linkistä, mikäli käyttäjätunnuksella on oikeudet käyttää tilastoraporttitoimintoa. Tilastoraporttien aloitusnäkymä on alla olevan mukainen. Sijaisrekisterin tilastot jakautuvat neljään osioon (=välilehteen): 1. Sijaistarpeiden tilastot 2. Sijaishakijoiden käsittely 3. Sijaishakijoiden taustatiedot 4. Kävijätilastot Page 65 of 77

66 8.2.1 Sijaistarpeiden tilastot Sijaistarpeiden tilastot -raportilla tarkastellaan sijaistarpeita, niiden täyttöastetta, kelpoisuusastetta, pituuksia, syitä sekä julkaisuja keikkakalenteriin Hakukriteerit Sijaistarveraporteissa voidaan hakukriteereinä käyttää seuraavia sijaistarpeiden tietoja: Aikaväliltä: Rekrytoiva yksikkö Sijaisuuden pituus Tehtäväalue tai tehtävänimike = Sijaistarpeen ajankohta = Yksikkö, johon sijaistarve on kirjattu = Sijaisuuden pituus (alle 1 pv, 1-3 pv, 3-12 pv, pv, pv, yli 120 pv) = Tehtäväaluetta käytetään hakukriteerinä, mikäli hakukriteeriksi valitaan useampi organisaatio (=organisaatiorakenteen päätaso), Tehtävänimikettä käytetään hakukriteerinä silloin, kun hakukriteeriksi on valittu yksiköitä vain yhden organisaation sisältä. Jos esimerkiksi tehdään haku, jolla etsitään valittujen yksiköiden Terveydenhuoltoala -tehtäväalueen sijaistarpeet väliseltä ajalta, näyttävät hakukriteerit alla olevan mukaisilta. Kun halutut hakuehdot on annettu, päästään katsomaan raportin lopputulosta Aja raportti -painikkeella Raportin lopputulos Samalla tavalla kuin rekrytointien tilastoissakin, voidaan sijaisrekisterinkin tilastoissa tarkastella raportin lopputulosta yksiköittäin, tehtäväalueittain (tehtävittäin) sekä aikaväleittäin. Page 66 of 77

67 1. Lopputulos yksiköittäin ryhmiteltäessä näyttää raportin lopputuloksen riveinä ne yksiköt, jotka hakukriteereiksi valittiin (mukana tarpeet joiden ajankohdasta osakin sijoittuu valitulle aikavälille). 2. Lopputulos Ammattialan-tehtäväalueen mukaan näyttää lopputuloksen riveinä ne ammattialat/tehtäväalueet/tehtävät, jotka hakukriteereiksi valittiin 3. Lopputulos aikaväleittäin näyttää lopputuloksen riveinä hakukriteereihin valitun aikavälin kuukausittain (mukana sijaistarpeet jotka alkaneet valitulla aikavälillä). Sijaistarpeiden tilastoissa on viisi alaosiota: 1) Sijaistarpeiden täyttö, 2) Sijaisten kelpoisuus, 3) Sijaistarpeiden pituus, 4) Sijaistarpeiden syyt sekä 5) Keikkakalenteri Sijaistarpeiden täyttö Sijaistarpeiden täyttö -raportti kertoo miten hyvin järjestelmään kirjatut sijaistarpeet on täytetty. Lopputulosnäkymästä esimerkki alla. Sijaistarpeita -sarake kertoo, miten monta hakukriteereihin sopivaa sijaistarvetta järjestelmästä löytyi Täytetyt -sarake kertoo, miten moneen hakukriteereihin sopivista sijaistarpeista on kiinnitetty sijainen tai jos on kiinnitetty useampia sijaisia, kiinnityksen yhteydessä valittiin sijaistarpeen tilaksi Täysin kiinnitetty. Toisin sanoen Täytetyt -sarake kertoo, miten monta hakukriteereihin sopivaa sijaistarvetta on tilassa Sijainen löytynyt Perutut -sarake kertoo, miten moni hakukriteereihin sopivista sijaistarpeista on tällä hetkellä tilassa Peruttu Ei täytetyt -sarake kertoo miten moneen sijaistarpeista ei ole kiinnitetty ketään Sijaisten määrä -sarake kertoo miten monta kiinnitystä täytettyihin sijaistarpeisiin on tehty. Täyttöprosentti kertoo täytettyjen suhteen ei-peruttujen sijaistarpeiden määrään Täyttöaika kertoo keskimääräisen päivien määrän siitä kun sijaistarve on kirjattu järjestelmään siihen, kun sijaisuus alkaa. Täyttöaika kertoo näin ollen sen, miten paljon esim. rekrytoijalla on ollut aikaa löytää sijainen sijaistarpeeseen Sijaisten kelpoisuus Sijaisten kelpoisuus -raportti kertoo miten kelpoisia sijaisia sijaistarpeisiin on onnistuttu saamaan. Lopputulosnäkymästä kuva alla. Page 67 of 77

68 Täytetyt -sarake kertoo, miten moneen hakukriteereihin sopivista sijaistarpeista on kiinnitetty sijainen tai jos on kiinnitetty useampia sijaisia, kiinnityksen yhteydessä valittiin sijaistarpeen tilaksi Täysin kiinnitetty. Toisin sanoen Täytetyt sarake kertoo, miten monta hakukriteereihin sopivaa sijaistarvetta on tilassa Sijainen löytynyt Sijaisten määrä -sarake kertoo miten monta kiinnitystä täytettyihin sijaistarpeisiin on tehty. Kelpoiset -sarake kertoo miten moni kiinnitetyistä sijaisista oli kelpoinen ko tehtävään Soveltuvat ei-kelpoiset -sarake kertoo, miten moni kiinnitetyistä oli soveltuva ei-kelpoinen ko. tehtävään Kelpoisuus % -sarake kertoo prosentuaalisesti mikä on kelpoisten sijaisten suhde täytettyjen sijaistarpeiden kokonaismäärään Sijaistarpeiden pituus Sijaistarpeiden pituusraportti näyttää hakukriteereihin sopivat sijaistarpeet jaoteltuna sijaistarpeen pituuden mukaisesti luokkiin 1 pv tai alle, 1-3 pv, 3-12 pv, pv, pv, yli 120 pv. Lisäksi raportilla nähdään hakukriteereihin sopivien sijaistarpeiden pituuskeskiarvo. Alla kuva raportin lopputulosnäkymästä Sijaistarpeiden syyt Sijaistarpeiden syyraportti näyttää hakukriteereihin sopivat sijaistarpeet jaoteltuna sijaistarpeen syiden mukaisesti. Sarakkeina raportilla on järjestelmän asetuksissa määritetyt sijaistarpeiden syyt, joista valitaan sijaistarpeen syy myös sijaistarvetta kirjatessa järjestelmään. Page 68 of 77

69 HUOM! Syitä on niin monta, että ne jakautuvat välilehdille 1-10, ja Keikkakalenteri Keikkakalenteriraportti näyttää sijaistarpeiden kokonaismäärän sekä sen miten moni sijaistarve on julkaistu keikkakalenteriin. Käynnit keikkakalenterissa kertoo kokonaismäärän siitä, miten monta kertaa kyseiset sijaistarpeet on klikattu keikkakalenterissa auki. Page 69 of 77

70 8.2.2 Sijaishakijoiden käsittely Sijaishakijoiden käsittely -raportilla tarkastellaan sijaishakijoita, hakijoiden määrää, haastattelujen määrää, eri kelpoisuusluokissa olevien hakijoiden määrää, sijaisuuden saaneiden määrää sekä hakijoiden määrää eri tiloissa Hakukriteerit Sijaishakijoiden käsittely -raportilla voidaan hakukriteereinä käyttää sijaishakijoiden tietoja eli niitä tietoja, joita sijaishakijat ovat hakulomakkeella antaneet.: Oletuksena hakukriteerinäkymässä ovat seuraavat kentät: Aikaväliltä = Ajankohta, jolloin hakija on ensimmäisen kerran osoittanut kiinnostuksensa hakukriteeriksi valittuun organisaatioon Rekrytoiva yksikkö = Organisaatio, josta raportti halutaan (pakollinen kriteeri, voidaan valita vain yksi) Tehtäväalue = Tehtäväalue, josta hakija on kiinnostunut Lisää kriteereitä voidaan valita Valitse hakukriteerit -painikkeella. Hakukriteereinä on käytettävissä kaikki rekrytoinnin asetuksissa hakulomakkeelle valitut kentät. Kun halutut hakuehdot on annettu, päästään katsomaan raportin lopputulosta Aja raportti -painikkeella Raportin lopputulos Sijaishakijoiden käsittelyraportteja voidaan tarkastella raportin lopputulosta tehtäväalueittain ja aikaväleittäin. Yksiköittäin ei pysty tarkastelemaan, koska raportille voidaan valita vain yksi organisaatio. 1. Lopputulos Ammattialan-tehtäväalueen mukaan näyttää lopputuloksen riveinä ne ammattialat/tehtäväalueet/tehtävät, jotka hakukriteereiksi valittiin 2. Lopputulos aikaväleittäin näyttää lopputuloksen riveinä hakukriteereihin valitun aikavälin kuukausittain Sijaishakijoiden käsittelyraporteissa on kaksi alaosiota: 1) Hakemusten käsittely ja 2) Hakemusten tila Page 70 of 77

71 Hakemusten käsittely Hakemusten käsittelyraportilla nähdään alla olevat tiedot. Hakemusten määrä kertoo hakukriteereihin sopivien hakemusten määrän Haastateltu -sarake kertoo miten monta hakukriteereihin sopivaa hakemusta on haastateltu. Haastatelluksi tulkitaan sellainen hakija, jolle on tehty yksikin merkintä sijaisen hakemuksen tarkastusmerkinnät -näkymässä. Haastattelun läpimenoaika kertoo miten monta päivää on keskimäärin kulunut hakemuksen saapumisesta haastatteluun Kelpoinen -sarake kertoo, miten monta hakukriteereihin sopivaa hakijaa on merkitty kelpoiseksi yhteenkin tehtävään sijaisen hakemuksen tarkistusmerkinnät -välilehdellä Soveltuva ei-kelpoinen -sarake kertoo sellaisten hakijoiden määrän, jotka on merkitty Soveltuvaksi ei-kelpoiseksi yhteenkin tehtävään sijaisen hakemuksen tarkistusmerkinnät -välilehdellä Ei kelpoinen -sarake kertoo sellaisten hakijoiden määrän, jotka on haastateltu, mutta joilla ei ole yhtään kelpoinen tai soveltuva ei-kelpoinen merkintää minkään tehtävän kohdalla sijaisen hakemuksen tarkistusmerkinnät -välilehdellä. Ei käsitelty -sarake kertoo miten monta hakukriteereihin sopivaa hakijaa ei ole vielä haastateltu ollenkaan, eli näille hakijoille ei ole tehty mitään merkintää sijaisen hakemuksen tarkistusmerkinnät välilehdellä Sijaisuuden saaneita -sarake kertoo sellaisten hakukriteereihin sopivien hakijoiden määrän, jotka on kiinnitetty yhteenkin sijaistarpeeseen, jonka ajankohta on menneisyydessä Sijaisuuden saamisen läpimenoaika kertoo sen että montako päivää on keskimäärin kulunut sijaisen ensimmäisestä haastattelumerkinnästä sijaisen ensimmäiseen kiinnitykseen sijaistarpeeseen Hakemusten tila Hakemusten tila -raportti kertoo hakukriteereihin sopivien hakemusten tilan tällä hetkellä järjestelmässä. Page 71 of 77

72 8.2.3 Sijaishakijoiden taustatiedot Hakukriteerit Sijaishakijoiden taustatiedot -raportilla voidaan hakukriteereinä käyttää sijaishakijoiden tietoja eli niitä tietoja, joita sijaishakijat ovat hakulomakkeella antaneet.: Oletuksena hakukriteerinäkymässä ovat seuraavat kentät: Aikaväliltä = Ajankohta, jolloin hakija on ensimmäisen kerran osoittanut kiinnostuksensa hakukriteeriksi valittuun organisaatioon Rekrytoiva yksikkö = Organisaatio, josta raportti halutaan (pakollinen kriteeri, voidaan valita useampi organisaatio) Tehtäväalue = Tehtäväalue, josta hakija on kiinnostunut Lisää kriteereitä voidaan valita Valitse hakukriteerit -painikkeella. Hakukriteereinä on käytettävissä kaikki rekrytoinnin asetuksissa hakulomakkeelle valitut kentät. Kun halutut hakuehdot on annettu, päästään katsomaan raportin lopputulosta Aja raportti -painikkeella Raportin lopputulos Raporttien lopputuloksissa on seuraavat näkymät: Ikäjakauma Sukupuolijakauma Koulutusjakauma Äidinkielijakauma Asuinkuntajakauma Jakauma työelämätilanteen mukaan Samaan tapaan, kuin muissa raporteissa, lopputulosnäkymää on mahdollista katsoa yksiköittäin/organisaatioittain, tehtäväalueittain sekä aikaväleittäin jaoteltuna Ikäjakauma Ikäjakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat iän mukaan jaoteltuna ryhmiin: alle 20 vuotiaat, vuotiaat, vuotiaat, vuotiaat, vuotiaat sekä 60 vuotiaat tai sitä vanhemmat. Ikäjakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää syntymäaikatietoa. Mikäli hakija ei ole määrittänyt syntymäaikaansa hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. Page 72 of 77

73 Sukupuolijakauma Sukupuolijakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat sukupuolen mukaan jaoteltuna ryhmiin: Miehet, naiset ja ei määritelty. Sukupuolijakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää sukupuolitietoa. Mikäli hakija ei ole määrittänyt sukupuoltaan hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty Koulutusjakauma Koulutusjakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat ylimmän tutkinnon koulutustason mukaan jaoteltuna ryhmiin. Koulutustasot, jotka raportilla näkyvät, ovat ne, jotka koulutustasoiksi rekrytointimoduulin asetuksissa on määritetty. Koulutustasot ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Koulutusjakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää ylimmän tutkinnon koulutustasoa. Mikäli hakija ei ole määrittänyt koulutustasoaan hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. Page 73 of 77

74 Äidinkielijakauma Äidinkielijakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat äidinkielen mukaan jaoteltuna ryhmiin. Äidinkielet, jotka raportilla näkyvät, ovat ne, jotka äidinkielivaihtoehdoiksi rekrytointimoduulin asetuksissa on määritetty. Äidinkielet ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Äidinkielijakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää äidinkieltä. Mikäli hakija ei ole määrittänyt äidinkieltään hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty Asuinkuntajakauma Asuinkuntajakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat asuinkunnan mukaan jaoteltuna ryhmiin. Asuinkunnat, jotka raportilla näkyvät, ovat kaikki Suomen kunnat. Mikäli raportille ei jostain kunnasta ole löytynyt hakijoita, tätä kuntaa ei näytetä raportilla ollenkaan. Asuinkunnat ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Asuinkunnan laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää asuinkunta -tietoa, jonka hakija valitsee kaikista Suomen kunnista. Mikäli hakija ei ole määrittänyt asuinkuntaansa hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty Jakauma työelämätilanteen mukaan Työelämätilannejakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat työelämätilanteen mukaan jaoteltuna ryhmiin. Työelämätilanteet, jotka raportilla näkyvät, ovat ne, jotka työelämätilannevaihtoehdoiksi on rekrytoinnin asetuksissa määritetty. Työelämätilanteet ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Työelämätilanteen laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää tilanne työelämässä -tietoa. Mikäli hakija ei ole määrittänyt työelämätilannettaan hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. Page 74 of 77

75 8.2.4 Kävijätilastot Hakukriteerit Kävijätilastot -raportilla voidaan hakukriteereinä käyttää pelkästään aikaväliä, jolloin hakija on käynyt tietojaan päivittämässä. Kun hakukriteeriksi on annettu haluttu aikaväli, päästään katsomaan raportin lopputulosta Aja raportti - painikkeella Raportin lopputulos Kävijätilastoraportin lopputulos on alla olevan näköinen. Raportin lopputulosta pystyy katsomaan pelkästään aikaväleittäin ja raportilla näytetään miten monta kertaa hakijat ovat 1) Käyneet keikkakalenterissa (eli miten monta kertaa hakijan Oma työpöytä -näkymässä on klikattu Tarjotut keikat -painiketta) 2) Päivittäneet käytettävyystietojaan (eli miten monta kertaa hakijat ovat miltä tahansa hakulomakkeelta tai omalta työpöydältään klikanneet Käytettävyys -välilehden auki) Page 75 of 77

76 8.2.5 Sijaisrekisterin tilastoraporttien tulostaminen jatkotyöstäminen Kaikki raporttien lopputulosnäkymät ovat tulostettavissa näytön mukaisessa taulukossa tulostimelle ja tämän lisäksi ne ovat kopioitavissa esim. Exceliin jatkotyöstöä ja graafien tekemistä varten. Tulostaminen ja kopiointi tapahtuvat lopputulostaulukon alla olevista painikkeista. 8.3 Henkilökohtaiset asetukset Lähetä minulle sähköpostia oman yksikön uusista sijaistarpeista Käyttäjä pystyy rastittamaan Lähetä minulle sähköpostia oman yksikön uusista sijaistarpeista. Mikäli käyttäjä on merkinnyt tähän rastin, saa hän aina ilmoituksen sähköpostiinsa, kun hänen omaan yksikköön (=se yksikkö, jossa käyttäjä on organisaatiopuussa) tehdään sijaistarve Sijaushaun oletusasetukset - Sijaistarpeen työvuoro Tässä voit asettaa sijaistarpeen oletusasetukset. Kun lähdet tekemään uutta sijaistarvetta järjestelmään, tulevat nämä tiedot sijaistarpeelle automaattisesti (ovat muokattavissa sijaistarvekohtaisesti) Tähän kannattaa valita sellaiset tiedot, jotka useimmiten säilyvät muuttumattomina, esim. lisätietoja antavan henkilön yhteystiedot. Page 76 of 77